06 Raadsvoorstel -besluit Commissie Omgevingskwaliteit (getekend raad 14-12-2023).pdf

RAADSVOORSTEL Gemeente Halderberge

Zaaknummer

635201

Contactpersoon

Colinda Voet-Nuiten

Raadsvergadering d.d

14-12-2023

Commissie

B&O (Beheer en Ontwikkeling) 29 november 2023

Portefeuillehouder

Hans Wierikx, wethouder

Telefoonnummer

140165

Onderwerp commissie Omgevingskwaliteit Samenvatting Op 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. Een van de zaken die dan geregeld moet zijn, is het werken met een gemeentelijke adviescommissie Omgevingskwaliteit. De taken en bevoegdheden van de huidige welstand- en monumentencommissies vervallen namelijk van rechtswege bij inwerkingtreding van de Omgevingswet. Ter continuering moet een nieuwe adviescommissie worden ingesteld. Ter voorbereiding hierop heeft de gemeenteraad op 16 december 2021 de Verordening commissie Omgevingskwaliteit vastgesteld. Het doel van de verordening is dat de gemeentelijke advisering aansluit bij de regelgeving omtrent de nieuwe Omgevingswet, waarbij een goede omgevingskwaliteit centraal staat. Het voorstel omvat het benoemen van de commissie en het beschikbaar stellen van budget. Inleiding & beeldvorming Het voorstel omvat het benoemen van de commissie Omgevingskwaliteit en het beschikbaar stellen van budget. Met grote zorgvuldigheid is het proces om te komen tot een commissie Omgevingskwaliteit doorlopen, waarbij de raadswerkgroep Omgevingswet op drie momenten is geïnformeerd en geconsulteerd. Bij `overwegingen' wordt de doorlopen procedure toegelicht. Doelstelling Het benoemen en installeren van een commissie Omgevingskwaliteit.

De gemeentelijke advisering dient aan te sluiten bij de regelgeving omtrent de nieuwe Omgevingswet, waarbij een goede omgevingskwaliteit centraal staat. Daarbij gaat het om het belang van aspecten als cultureel erfgoed, architectonische kwaliteit van bouwwerken, stedenbouwkundige kwaliteit en kwaliteit van natuur en landschap. De advisering wordt gebaseerd op het Welstandsbeleid uit 2017 en de Erfgoedverordening 2018. Bij in werking treden van de Omgevingswet maken deze automatisch deel uit van het omgevingsplan. De voorgestelde personen zijn deskundig en onafhankelijk en vertegenwoordigen met elkaar alle genoemde disciplines in de verordening.

1 van 7

Overwegingen Proces Stap 1: Om de mogelijkheden om te komen tot een nieuwe commissie Omgevingskwaliteit te verkennen, zijn er gesprekken gevoerd met diverse gemeenten en bedrijven. De opties zijn in een memo verwerkt en besproken met de raadswerkgroep Omgevingswet op 30 maart 2023. Afgesproken is om de samenwerking met twee bureaus nader te onderzoeken. Stap 2: Met twee bureaus zijn in de periode april/mei 2023 gesprekken gevoerd. Hierbij is gebleken dat beide bureaus een adviescommissie Omgevingskwaliteit voor de gemeente kunnen verzorgen. Beide bureaus zijn deskundig en onafhankelijk, en ook op de andere beoordelingspunten: flexibel (in samenstelling), maatwerk, direct inzetbaar, plaatselijk bekend en `bredere beleidsadvisering mogelijk' scoren ze beiden hoog en vergelijkbaar, met een lichte voorkeur op inhoud voor bureau 1. Daarentegen ontstaat de indruk dat de samenwerking met bureau 1 meer werk met zich meebrengt voor de ambtelijk secretaris / gemeentelijke organisatie. Om meer inzicht in de werkwijze te krijgen, is de vraag gesteld aan beide bureaus om drie testcasussen te behandelen volgens hun standaard werkwijze. De casussen lopen uiteen van klein naar groot en de diverse disciplines binnen de nieuwe commissie zijn hierbij nodig. De raadswerkgroep Omgevingswet is met een memo van 27 juni 2023 hierover geïnformeerd.

Stap 3: De adviezen op de drie testcasussen zijn in de maand juli ontvangen. Concluderend kan worden gesteld, dat beide bureaus de taak van commissie Omgevingskwaliteit goed kunnen invullen. Daaropvolgend heeft met beide bureaus een vervolggesprek plaatsgevonden over onze (wederzijdse) bevindingen. Hieronder de beoordelingscriteria met de score per bureau. WAARDEN

Bureau 1

Deskundig Onafhankelijk Flexibel (in samenstelling) Maatwerk Inzetbaar per 1-1-2024 Plaatselijk bekend Bredere beleidsadvisering

++ ++ ++ ++ ++ + ++

Bureau 2: AMRK Omgevingadvies ++ ++ ++ ++ ++ ++ +

Professionaliteit / casussen Soepele overgang naar de nieuwe werkwijze

++ +

+ ++

mogelijk

++ + FINANCIEEL *AMRK Omgevingadvies = Stichting Advisering Monumenten & Ruimtelijke Kwaliteit Omgevingadvies

2 van 7

Financieel De financiële afweging is uitgewerkt in een memo en toegelicht aan de raadswerkgroep Omgevingswet op 13 september 2023. jaar

2023

2022 2021 2020 Uurtarief

Advieskosten welstand

Advieskosten Monumentencommissie

TOTAAL

€ 11.816 € 8.509 € 6.681 € 95,00

€ 21.073,02 € 18.904,16 € 21.109,57 € 95,00

€ 32.889,02 € 27.413,16 € 27.790,57

Lidmaatschap Uurtarief 2024

Bureau 1 € 1.000,00 € 113,00

AMRK Omgevingadvies n.v.t. € 95,00

Berekening kosten door bureau 1: op basis van een vast bedrag per behandeling of per aanvraag, mede afhankelijk van de hoogte van de bouwkosten. Berekening kosten door AMRK Omgevingadvies: op basis van werkelijk gemaakte uren. Toelichting De advieskosten en het aantal aanvragen over 2022 geven een compleet beeld over een volledig jaar. Als in 2022 de advisering door bureau 1 was verzorgd, dan zouden we hiervoor €119.517,10 aan kosten hebben gemaakt. Met de huidige werkwijze was dit: €32.889,02. De nieuwe commissie moet echter integraal adviseren over een goede Omgevingskwaliteit. Doordat met meerdere personen en disciplines naar een plan wordt gekeken, zullen de kosten van de advisering toenemen. De wijze van doorbereken: per plan of op basis van werkelijk gemaakte uren bij AMRK Omgevingadvies, kan tot een groot verschil leiden. Prognose/kostenvergelijking 2024 Bureau 1 Welstand 2024 Welstand/Monumenten

2024

AMRK Omgevingadvies € 23.236 € 21.073,02

PM (prognose 6.000) € 44.073,02: € 119.517,10 verwachting: € 50.000,00 Uit bovenstaand vergelijk blijkt dat de totale advieskosten bij AMRK Omgevingadvies tussen de €60.000 en €75.444 lager uitvallen, dan de berekening bij bureau 1. Complete commissie Totaal

Voorkeur werkwijze Beide bureaus worden op alle fronten geschikt geacht om een gedegen commissie te leveren. Qua flexibiliteit, continuïteit en om een soepele overgang per 1 januari aanstaande te bewerkstelligen heeft de keuze voorAMRK Omgevingadvies de voorkeur. Financieel gezien maakt het een groot verschil, gezien de prognoses hierboven en uitgewerkt in de memo van 7 september 2023. De gezamenlijke conclusie is dat de voorkeur uitgaat naar het bureau AMRK Omgevingadvies, waarbij de financiële doorrekening de doorslag heeft gegeven. Het college heeft overeenkomstig het advies besloten om een overeenkomst te sluiten met het bureau AMRK Omgevingadvies. De benoeming van de voorzitter en de leden is een bevoegdheid van de raad.

3 van 7

Reglement van orde De werkwijze van de nieuwe commissie wordt vastgelegd in een Reglement van orde. De basis ligt al vast in de door de raad vastgestelde Verordening en de Toelichting daarop. Het Reglement van orde wordt in samenspraak met de nieuwe commissie opgesteld. Het college draagt zorg voor de bekendmaking van het door de commissie vastgestelde reglement van orde.

Risico's

Benoeming In basis worden volgens de Omgevingswet en de vastgestelde Verordening de leden van de commissie benoemd door de raad. Sinds het opstellen van de Modelverordening, is er sprake van voortschrijdend inzicht. De conclusie is dat delegatie en mandaat mogelijk zijn. De VNG adviseert thans om de bevoegdheid om leden van de adviescommissie te benoemen, te mandateren aan het college. Mandatering doet het meeste recht aan de centrale rol die de gemeenteraad vervult bij de onafhankelijk advisering over ruimtelijke kwaliteit in de gemeente. Zodra de gelegenheid zich voordoet, zal een voorstel hiertoe worden voorbereid. Daarmee wordt voorkomen dat uw raad voor elke (her-)benoeming een besluit moet nemen. Inkoop/aanbestedingsbeleid Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Halderberge schrijft voor dat het inkopen van een 'dienst' met een opdrachtwaarde (gerekend over 4 jaar) tussen de € 30.000 en de Europese aanbestedingsgrens van € 215.000 (excl. BTW) minimaal meervoudig onderhands dient te worden aanbesteed. Hiervoor dienen minimaal 3 en maximaal 5 partijen te worden uitgenodigd. Het college heeft de bevoegdheid om hiervan af te wijken en de opdracht 1 op 1 te gunnen. Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is mogelijk omdat de geraamde waarde van de opdracht, over vier jaar gerekend, onder de Europese aanbestedingsgrens blijft.

Zoals beschreven zijn er, voor het instellen van de Commissie Omgevingskwaliteit, twee partijen vergeleken. Deze vergelijking heeft zowel plaatsgevonden op prijs als op kwaliteit. Gezien de zorgvuldigheid waarmee de keuze tot stand is gekomen heeft het college afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de opdracht 1 op 1 gegund. Afwijken is noodzakelijk aangezien niet is voldaan aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid met betrekking tot het minimaal aantal uit te nodigen partijen en er dus geen meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure heeft plaatsgevonden. Indien de kosten per jaar hoger uitvallen dan vooraf ingeschat zou de Europese aanbestedingsgrens in jaar 4 van de overeenkomst kunnen worden overgeschreden. Dit neemt het risico op onrechtmatigheid met zich mee. Om die reden zal ieder jaar gekeken moeten worden of er wordt afgeweken van het geraamde bedrag. Indien dit het geval is, bestaat de kans dat er in jaar 3 van de overeenkomt opnieuw (Europees) moet worden aanbesteed. Financiële gevolgen In het raadsbesluit behorende bij de vaststelling van de Verordening commissie Omgevingskwaliteit van 16 december 2021 is onderstaande passage opgenomen: 'Be kosten van de huidige Monumentencommissie en Welstandscommissie worden betaald uit beschikbare budgetten van team Ontwikkeling en team Klantzaken.

Als in de toekomst de adviezen worden opgevraagd waarbij ook een landschapsdeskundige en stedenbouwkundige aansluiten, worden deze kosten betaald uit budgetten van het desbetreffende team. Het is wenselijk om deze budgetten in de toekomst samen te voegen, zodat de commissie een eigen budget krijgt van waaruit zij betaald worden.

4 van 7

De totale kosten gaan circa € 50.000 per jaar bedragen. Op basis van de huidige budgetten betekent dit dat extra budget nodig is. E.e.a. is in de volgende tabel in beeld gebracht. Omschrijving Lasten Budget commissie Omgevingskwaliteit

2024

2025

2026

2027

50.000

51.500

53.045

54.636

Dekking Monumentencommissie Welstandscommissie Totaal beschikbaar

20.000 12.000 32.000

20.000 12.360 32.360

20.000 12.731 32.731

20.000 13.113 33.113

Saldo

-18.000 -19.140 -20.314 -21.524

Dekking tekort uit begrotingsaldo 2024 en meerjarenraming Uit bovenstaand totaal overzicht blijkt een jaarlijks tekort. Voorgesteld wordt om dit tekort te dekken uit het begrotingssaldo 2024 en het saldo van de meerjarenraming. De gevolgen voor de begrotingssaldo's is in onderstaande tabel in beeld gebracht. Er is met uitzondering van de 2026 voldoende saldo om de extra lasten te kunnen dekken. 2025 2.817.000 -30.000

2026 -1.038.000

2027 92.000

678.000

2.787.000

-1.038.000

92.000

Voorstel "Commissie Omgevingskwaliteit"

-18.000

-19.140

-20.314

-21.524

Restantsaldo

660.000

2.767.860

-1.058.314

70.476

Gevolgen begrotingssaldo Begrotingssaldo Amendement "Verdubbeling nieuwe bomen binnen de bebouwde kom" Amendement "Versnelling van het vergroenen en klimaat adaptief inrichten van de openbare ruimte 2024" Aangepast begrotingssaldo

2024 768.000 -30.000 -60.000

Duurzaamheid Niet van toepassing. Burger-& overheidsparticipatie Het benoemen van de commissie Omgevingskwaliteit leent zich niet voor participatie. Communicatie Na het besluit wordt het bureau geïnformeerd over het genomen besluit. Op de gemeentelijke website wordt informatie gedeeld over de nieuwe commissie Omgevingskwaliteit. Vervolg Jaarverslag Volgens artikel 15 van de Verordening commissie Omgevingskwaliteit brengt de commissie jaarlijks een verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Dit zal jaarlijks in het tweede kwartaal plaatsvinden.

Overeenkomst De overeenkomst wordt in principe voor twee jaar aangegaan met de optie om 2x te verlengen met 1 jaar. In de overeenkomst met het bureau staat een clausule opgenomen over beëindiging van de overeenkomst en onder welke condities dit mogelijk is. Dit is mogelijk indien uit een vastgelegd voortgangsgesprek blijkt, dat de opdrachtnemer niet (meer) naar behoren functioneert. Benoeming commissie Omgevingskwaliteit Volgens de 'Verordening commissie van advies voor de omgevingskwaliteit' kunnen de voorzitter, leden en de plaatsvervangende leden worden benoemd voor een termijn van ten hoogste 4 jaar. Herbenoeming van leden kan eenmaal voor ten hoogste 4 jaar plaatsvinden. De raad benoemt de voorzitter in functie. De leden worden op eigen aanvraag ontslagen. Zij kunnen door burgemeester en wethouders worden geschorst en door de raad worden ontslagen wegens ongeschiktheid, onbekwaamheid of op andere zwaarwegende gronden. Voorstel Wij stellen u voor: 1. In te stemmen met de benoeming van de leden van de commissie Omgevingskwaliteit overeenkomstig bijgaand benoemingsvoorstel. 2. De financiële gevolgen van dit voorstel te dekken uit het begrotingssaldo 2024 en het saldo van de meerjarenraming. 3. De 3e begrotingswijziging 2024 vast te stellen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge

Bijlage: benoemingsvoorstel commissie Omgevingskwaliteit

6van,

~ a

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 7 november 2023;

Gemeente

Halderberge

gelet op de Verordening commissie Omgevingskwaliteit van 16 december

2021

BESLUIT: 1. 2. 3.

In te stemmen met de benoeming van de leden van de commissie Omgevingskwaliteit overeenkomstig bijgaand benoemingsvoorstel. De financiële gevolgen van dit voorstel te dekken uit het begrotingssaldo 2024 en het saldo van de meerjarenraming. De 3e begrotingswijziging 2024 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 14 december 2023,

rl

nriffiPr

de voorz

drs. B.J.A. Roks

7 van 7