00 Raadsvoorstel Evaluatie Nota Verbonden Partijen.pdf

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

163675

Contactpersoon

H.Giljam

Raadsvergadering d.d. 22 april 2021

Commissie

SM&V d.d. 8 april 2021

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

0165-390743

Burgemeester

Onderwerp Evaluatie Nota Verbonden Partijen

Samenvatting In 2015 stelde de raad de ‘Nota verbonden partijen, zes kaderstellende spelregels’ vast. Het betreft de samenwerkingsafspraken tussen gemeenten om gezamenlijk sturing te geven op verbonden partijen (hierna VP) in het algemeen en gemeenschappelijke regelingen in het bijzonder. Deze nota werd in 2015/2016 in alle gemeenteraden in West-Brabant gelijkluidend vastgesteld. In de regio heeft een evaluatie plaatsgevonden en de resultaten en vervolgstappen worden op verzoek van de bestuurlijk opdrachtgevers aan de gemeenteraden van de 16 Westbrabantse gemeenten voorgelegd.

Inleiding & beeldvorming Op 2 juli 2015 stelde de raad de ‘Nota verbonden partijen, zes kaderstellende spelregels’ vast. Deze nota werd in 2015/2016 in alle gemeenteraden in West-Brabant gelijkluidend vastgesteld. Bij de vaststelling van de nota is afgesproken om de werking van de nota na vier jaar te evalueren. De evaluatie is inmiddels uitgevoerd en gereed. Begeleiding vond op ambtelijk niveau plaats door de gemeentesecretarissen van Bergen op Zoom en Steenbergen (namens de kring van gemeentesecretarissen West-Brabant) en de griffiers van de gemeenten Bergen op Zoom, Breda, Etten-Leur en Woensdrecht (namens de griffierskring West-Brabant). Bestuurlijke begeleiding vond plaats door de burgemeesters van Breda, Woensdrecht en Zundert. U treft de Nota VP, de aanbiedingsbrief en het evaluatie verslag aan in de bijlagen. De bestuurlijk opdrachtgevers hebben de Westbrabantse colleges verzocht met de brief opgenomen in bijlage 2 deze voorstellen met de bijlagen aan de raden voor te leggen. De brief was voorzien van een uitgebreid model regionaal raadsvoorstel, waarvan qua tekst gebruik is gemaakt. Op 22 en 23 februari jl. hebben beeldvormende bijeenkomsten plaatsgevonden.

Doelstelling Met dit voorstel wordt beoogd: 1. Uw raad kennis te laten nemen van de evaluatierapport van de Nota verbonden partijen en in de gelegenheid te stellen de conclusies en aanbevelingen uit het rapport te onderschrijven. 1/7

2.

Uw raad een voorstel te doen over het daadwerkelijk actualiseren van de ‘Nota verbonden partijen, zes kaderstellende spelregels’ op basis van: a. De uitgevoerde evaluatie van de nota verbonden partijen. b. De wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna Wgr), het wetsvoorstel dat op dit moment bij de Tweede Kamer in behandeling is. c. Het rapport ‘Grip en sturing op Regio West-Brabant, Hoe houden raden grip en sturing op gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant?’ (Kohlmann R. en S. Dreef Berenschot, 28 januari 2019) zie bijlage 5. d. Het in dit voorstel opgenomen handelingsperspectief.

Overwegingen 1.1 Kennis te nemen van de evaluatierapport van de Nota Verbonden Partijen en het onderschrijven van de conclusies en aanbevelingen uit het rapport. Het (regiobreed) hanteren van de ‘Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels’ heeft als doel het bewerkstelligen van een betere beheersbaarheid van verbonden partijen en vergroting van de betrokkenheid en de invloed van de raden. Dit om te zorgen dat de verbonden partijen op een doelmatige en doeltreffende manier hun bijdrage leveren aan het realiseren van de strategische doelen die de gemeenteraden nastreven. Wij stellen u voor de conclusies en aanbevelingen zoals weergegeven in het evaluatieverslag (zie pagina’s 10 tot en met 16) te onderschrijven. Uit het evaluatieverslag blijkt dat de Nota VP een goede structuur biedt voor de stroomlijning van de planning &control cyclus (P&C-cyclus). Echter de nota biedt onvoldoende handvatten om met elkaar het gesprek aan te gaan over de mate waarin een verbonden partij bijdraagt aan het realiseren van de strategische doelen van de gemeente en (daar waar dit van toepassing is) het te voeren en gevoerde beleid van de verbonden partij. Bij eventuele aanpassing van de nota klinkt de roep het vooral praktisch en niet al te formeel te houden en meer de dialoog aan te gaan over de inhoud en de uitvoering van de werkzaamheden.

Voor wat betreft de toepasbaarheid van de nota, is tijdens de evaluatie bovendien gebleken dat ‘DE verbonden partij’ niet bestaat. In het evaluatierapport is geconcludeerd dat, in afwachting van de aanpassing van de Wgr, de structuur die de raden hebben vastgesteld in de zes spelregels dient te worden gehandhaafd maar dat al wel kan worden geïnvesteerd in de cultuuraspecten. Dit om de dialoog over de bijdragen van de verbonden partijen aan de strategische doelen van de gemeente te verbeteren. Hieronder wordt op dit handelingsperspectief nader in gegaan. Ook dient met de raad te worden bepaald wat de betrokkenheid dient te zijn die de raad wil hebben bij de verschillende verbonden partijen. Het is namelijk een groot verschil of een verbonden partij een organisatie is die zich enkel bezighoudt met de bedrijfsvoering op een bepaald terrein of dat sprake is van een verbonden partij met ook (meer) beleidsmatige taken. Daar waar het puur gaat om bedrijfsvoering zal de sturing gericht zijn op doelmatigheid, doeltreffendheid en de kwaliteit van de dienstverlening. Daar waar beleidsvorming aan de orde is, zal naast doelmatigheid, doeltreffendheid en de kwaliteit van de dienstverlening vooral ook gekeken worden naar de mate waarin de verbonden partij bijdraagt aan de door de raad gestelde strategische doelen.

2.1 Het verbeteren van de politiek-bestuurlijke betrokkenheid op de verbonden partijen (door te bezien in hoeverre de raden meer zicht en invloed kunnen hebben op de doelstelling en prestaties van de verbonden partijen). Dit vraagt niet om ingrepen in de structuur maar in de cultuur. Uit de conclusies en aanbevelingen in het evaluatieverslag (zie pagina’s 10 tot en met 16) blijkt dat de structuur op dit moment voldoet maar dat in afwachting van de aanpassing van de Wgr het sterk gewenst is om nu al te werken aan de cultuuraspecten zoals die zijn benoemd in de

evaluatie. In het rapport wordt, mede op basis van het voorstel tot wijziging van de Wgr, aanvullend de volgende, nader uit te werken, kaders/aanbevelingen voorgesteld voor deze cultuuraanpassing: 1. Bepaal als raad voor elke verbonden partij waaraan de gemeente deelneemt op basis van het risicoprofiel (zie pagina 6 van de nota verbonden partijen, zes kaderstellende spelregels) of het basispakket, het pluspakket of het risicopakket van toepassing is en spreek voor de verbonden partijen waarvoor het risicopakket op van toepassing is af, hoe monitoring vanuit de raad plaatsvindt. Dit kan door het aanwijzen van raadsrapporteurs maar ook door tijdens de raadsvergaderingen op een nader te bepalen aantal keren met de verantwoordelijk portefeuillehouder de dialoog te voeren over doelmatigheid, doeltreffendheid, kwaliteit van dienstverlening en bijdrage aan de strategische doelen van de gemeente; 2. Voorkom dat de nota Verbonden Partijen vatbaar is voor interpretatie. Daarom wordt voorgesteld dat er, in aanvulling op de nota Verbonden Partijen, met iedere verbonden partij op regionaal niveau aparte werkafspraken worden gemaakt waarbij rekening gehouden wordt met: a. het al dan niet wettelijk verplicht zijn van de samenwerking; b. het type verbonden partij (beleidsmatig, beleidsmatig en uitvoerend of enkel uitvoerend); c. de taken van de verbonden partij; d.

het al dan niet regio overschrijdende karakter van de verbonden partij; 3. In de te maken werkafspraken worden in ieder geval afspraken vastgelegd over: a. het type informatie (niet alleen op het gebied van planning & control maar ook inhoudelijk) dat door de gemeente gewenst wordt en de frequentie waarin en de wijze waarop deze verstrekt wordt; b. de manier en het moment waarop informatie wordt aangeboden; c. de inhoudelijke (lokale) duiding die van het college verwacht mag worden bij de informatie die van een verbonden partij wordt ontvangen; d. de informatie die het meerjaren(beleids)plan in ieder geval moet bevatten en de periode die dit plan beslaat. Het meerjaren(beleids)plan en de op basis van dit plan behaalde resultaten vormen de basis voor de evaluatie van de samenwerking en de te maken afspraken voor de toekomst. Onderdeel van deze evaluatie is het geven van een antwoord op de vraag of de gekozen vorm van samenwerking nog steeds de meest geëigende is om tot de resultaten te komen die door de samenwerkende partners gewenst worden. Hiermee wordt ervoor gezorgd dat dat tussen gemeenten en verbonden partij duidelijk wordt wat men van elkaar mag verwachten. Ook liggen hiermee duidelijke afspraken tussen raad en college vast, ieder vanuit hun eigen rol. 4.

Bespreek met elkaar (als raden onderling en als raad met het college) de manieren waarop de raden meer aan de voorkant betrokken kunnen en willen worden bij verbonden partijen. 5. Per verbonden partij wordt onderzocht hoe de gemeenteraden geïnformeerd willen worden en hoe de verbonden partijen dit uit kunnen voeren. De resultaten van dit onderzoek worden vastgelegd in de hiervoor onder 3 genoemde werkafspraken per verbonden partij. 6. Onderzoek samen (dus zowel met het college als met de colleges en de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten) per verbonden partij of de raadsparticipatie zoals opgenomen in het wetsvoorstel voor de wijziging van de Wgr draagvlak heeft. De resultaten van dit onderzoek verwerken we in de te actualiseren gemeenschappelijke regelingen. De nadere uitwerking van deze aanbevelingen kan bijvoorbeeld plaatsvinden in De6 verband. Van belang om hier te melden is dat binnen De6 in april 2021 een raadsbijeenkomst gepland is. De opzet van deze bijeenkomst is dat De6 raden hierin onderling het gesprek met elkaar aangaan over grip op Verbonden Partijen. Ons college heeft op 4 februari 2020 de notitie ‘Grip op Verbonden Partijen’ (zie bijlage 6) vastgesteld, die uw raad op 5 februari 2020 is toegezonden. Daarin is al opgenomen dat waar

mogelijk de informatievoorziening naar de gemeenteraad wordt verbeterd en dat het werken met raadsrapporteurs wordt aanbevolen. Inmiddels is besloten om als pilot voor gemeenschappelijke regelingen te gaan werken met raadsadoptanten of -rapporteurs. Aanvullend op deze cultuuraspecten wordt in het evaluatierapport het volgende kader voorgesteld voor de actualisering van de Nota verbonden partijen: Concretiseer in de nota de passages over ‘mogelijke invulling’ (zie pagina’s 4, 5, 7, 8, 9 en 10). Is deze invulling flexibel, leg die dan vast in de te maken werkafspraken per verbonden partij (zie hierboven). Is deze invulling niet flexibel, leg deze dan vast in de nota en wanneer deze op basis van de in voorbereiding zijnde aanpassing van de Wgr in de gemeenschappelijke regeling thuishoren, in de te actualiseren gemeenschappelijke regeling zelf. Met bovenstaande kaderstelling op basis van de evaluatie, alsmede de nadere concretisering hiervan, kan invulling worden gegeven aan het verbeteren van de politiek-bestuurlijke betrokkenheid op de verbonden partijen, door te bezien in hoeverre de raden meer zicht en invloed kunnen hebben op de doelstelling en prestaties van de verbonden partijen, met respect voor ieders rol.

Bij brief van 7 februari 2019 ontvingen de Westbrabantse raden het rapport ‘Grip en sturing op Regio West-Brabant, Hoe houden raden grip en sturing op gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant?’ (Kohlmann R. en S. Dreef Berenschot, 28 januari 2019). Dit rapport opgenomen in bijlage 5, opgesteld in opdracht van de raden in West-Brabant, geeft een beeld van de gemeenteraden binnen de RWB en doet aanbevelingen om de politiekbestuurlijke betrokkenheid op de RWB te verbeteren. De bovenstaande kaderstelling op basis van de evaluatie, alsmede de nadere concretisering hiervan kunnen ook worden gebruikt om invulling te geven aan het (nader) uitwerken van de aanbevelingen zoals die zijn opgenomen in het rapport ‘Grip en sturing op Regio West-Brabant’. De aanbevelingen in dit rapport zijn specifiek gericht op RWB en kunnen daarom uiteraard worden opgenomen in de werkafspraken met de RWB. Overigens zijn in het rapport ook aanbevelingen opgenomen die breed toepasbaar zijn voor verbonden partijen. Deze breed toepasbare aanbevelingen kunnen worden verwerkt in de werkafspraken met de diverse verbonden partijen. 3.1 Binnen een jaar na publicatie van de wijziging van de Wgr wordt een voorstel tot vaststelling van en implementatiestrategie voor een regionaal eensluidende geactualiseerde Nota verbonden partijen ter vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd.

Het voorstel tot wijziging van de Wgr is thans in behandeling bij de Tweede Kamer. De voorgestelde wijzigingen zijn grofweg in te delen in drie categorieën: 1. Versterken van de positie van gemeenteraden bij besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen. 2. Aanvullende controle-instrumenten voor gemeenteraden. 3. Verbeteren van de positie van gemeenteraden met betrekking tot het functioneren van de regeling. In bijlage 4 worden deze voorstellen nader toegelicht. Op dit moment is het wetsvoorstel Wgr in behandeling bij de Tweede Kamer en is nog niet duidelijk wanneer de wijziging van de Wgr in de Staatscourant wordt gepubliceerd. Het is echter wel van belang dat de actualisering van de Nota verbonden partijen zo snel als mogelijk na publicatie wordt doorgevoerd en geïmplementeerd. Daarom wordt door de bestuurlijk opdrachtgevers voorgesteld om een voorstel tot actualisering en implementatie van de Nota verbonden partijen binnen een jaar na publicatie van de wijziging van de Wgr aan de Westbrabantse raden ter vaststelling aan te bieden. Risico's

Aan dit voorstel zijn geen bijzondere risico’s verbonden. Kanttekening is wel dat het actualiseren van de nota verbonden partijen niet iets is dat je alleen als raad van Halderberge kunt bewerkstelligen. Om effectief en efficiënt te zijn in het stellen van kaders voor en het controleren van verbonden partijen is het noodzakelijk dat de gemeenteraden in West-Brabant een gelijkluidende Nota verbonden partijen vaststellen. Financiële gevolgen Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan voorliggend voorstel. Duurzaamheid n.v.t. Burger-& overheidsparticipatie n.v.t. Communicatie De besluitvorming van uw raad zal per brief worden verzonden aan de heer P. Depla, burgemeester van Breda, als voorzitter van de bestuurlijk opdrachtgevers evaluatie Nota VP (zie inleiding). Vervolg Na besluitvorming door uw raad vindt op basis van de besluitvorming in de gemeenteraden in West-Brabant, van de resultaten van de evaluatie en het wetsvoorstel voor de wijziging van de Wgr de actualisering van de Nota verbonden partijen plaats. De exacte planning van de actualisering wordt afgestemd op de planning van de behandeling van het wetsvoorstel voor de aanpassing van de Wgr. De verbonden partijen wordt de mogelijkheid geboden om hun zienswijze te geven op het concept van de geactualiseerde Nota verbonden partijen.

Regionaal wordt ernaar gestreefd om binnen een jaar nadat de wijziging van de Wgr in de Staatscourant is gepubliceerd, het voorstel voor de actualisering van de Nota verbonden partijen ter behandeling aan de raden aan te bieden. Voor het actualiseren van de nota Verbonden Partijen blijven voornoemde ambtelijke en bestuurlijke begeleidingscommissie, zoals genoemd in de inleiding, actief. De daadwerkelijke actualisering van de nota Verbonden Partijen wordt uitgevoerd door een groep vakambtenaren uit de diverse gemeenten in West-Brabant. Voorstel Wij stellen u voor: 1. het evaluatierapport van de Nota verbonden partijen en de conclusies en aanbevelingen uit het rapport te onderschrijven; 2. in te stemmen met het voorstel van de bestuurlijk opdrachtgevers om, binnen een jaar na publicatie van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in de Staatscourant, regionaal een voorstel tot vaststelling van en implementatiestrategie voor een regionaal eensluidende geactualiseerde Nota verbonden partijen ter vaststelling aan de gemeenteraad voor te leggen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge.

Bijlagen: 1. Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels; 2. Aanbiedingsbrief bestuurlijk opdrachtgevers; 3. Evaluatieverslag Nota VP zes kaderstellende spelregels inclusief bijlagen A, B, C, D, E; 4. Samenvatting wetsvoorstel tot wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen; 5. Rapport Berenschot Grip en sturing op Regio West-Brabant; 6. Notitie Grip op verbonden partijen.

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 9 maart 2021;

gelet op de Nota verbonden partijen;

BESLUIT:

1. 2.

het evaluatierapport van de Nota verbonden partijen en de conclusies en aanbevelingen uit het rapport te onderschrijven; in te stemmen met het voorstel van de bestuurlijk opdrachtgevers om, binnen een jaar na publicatie van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in de Staatscourant, regionaal een voorstel tot vaststelling van en implementatiestrategie voor een regionaal eensluidende geactualiseerde Nota verbonden partijen ter vaststelling aan de gemeenteraad voor te leggen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 22 april 2021,

de griffier,

de voorzitter,

drs. A. Koenen

drs. B.J.A. Roks