Samenvatting -1- Inwoners e.a. -2- raads en cieleden -3- b en w en directie

Bijlage 1 Bij raadsvoorstel Evaluatie Bijzondere raadsvergaderingen op locatie en Gebiedssessies (XS-24111102.679) Samenvatting Samenvatting bij de rapportage over de enquête gehouden onder: (1) inwoners, dorps- en wijkraden en instellingen; (2) raads- en commissieleden; (3) Leden van het college van B&W en directie. Samenvatting van de respons van inwoners, dorps- en wijkraden en instellingen Met de inwoners, dorps -en wijkraden en instellingen gaat de raad tijdens Bijzondere raadsvergaderingen op locatie in gesprek om ontwikkelingen in de gebieden en kernen actief te kunnen volgen. Inwoners die de enquête hebben ingevuld waren veelal bij de voorbereiding of uitvoering van een Bijzondere raadsvergadering op locatie betrokken. De samenwerking met het gebiedsmanagement wordt daar in het bijzonder bij gewaardeerd en overwegend wordt de werkvorm van Bijzondere raadsvergaderingen op locatie als een goede vorm genoemd, die bijdraagt aan de zichtbaarheid van de raad, omdat de 'afstand' tussen de kernen en Hoofddorp -als zetel voor het bestuur- als te groot wordt ervaren. De gekozen vorm van vergaderen draagt positief bij aan het verkleinen van die afstand.

De Bijzondere raadsvergaderingen op locatie bieden in beginsel een basis voor het ontwikkelen van de participatiedemocratie in Haarlemmermeer, hoewel er veel meer uit is te halen en waarbij van belang is om dicht bij de lokale situatie en problemen te blijven. De raad kan de beweging naar buiten verder uitwerken, door bijvoorbeeld ook hoorzittingen en raadsbesprekingen over lokale onderwerpen op locatie te organiseren. Dat brengt het bestuur letterlijk dichter bij de burger en maakt de besprekingen daarmee toegankelijker. De communicatie verdient verbetering om meer inwoners te bereiken en te betrekken. Onderdeel van die verbetering is ook dat er beter bekendheid aan gegeven moet worden, door er onder andere ruim van te voren ruchtbaarheid aan te geven. Als aandachtspunten komen verder naar voren dat de raadsleden vooraf beter over de geagendeerde onderwerpen geïnformeerd kunnen worden, zodat er ter plekke reeds verdieping aangebracht kan worden in de gesprekken. Want soms is er sprake van teleurstelling in de kennis over wat in gebieden speelt. Verder speelt ook de tijd die voor een onderwerp beschikbaar is een rol. De raad kan naast het ‘ophalen’ ook onderwerpen brengen om tweerichtingsverkeer op gang te brengen. De gebiedsprogramma’s kunnen hier een nuttige functie bij vervullen.

De status van de gebiedsprogramma’s is nu nog onvoldoende duidelijk en er wordt aangegeven dat deze niet via de website(s) van dorpsraden voor de inwoners gepubliceerd mogen worden. De digitale gebiedskaarten die de gemeente in GEO-viewer publiceert zijn relatief onbekend bij alle intern- en extern betrokkenen en voor zover deze bekend zijn wordt de inhoud kritisch gewaardeerd: de informatie is beperkt en vaak sterk verouderd. De gebiedssessie en de bestuurlijke reactie op de presentaties van inwoners en instellingen is het vervolg dat op de Bijzondere raadsvergaderingen op locatie volgt. Die opvolging is bij respondenten niet helemaal goed of helemaal niet bekend. En voor zover dat wel het geval is wordt het als vrij algemeen ervaren met een onduidelijke uitkomst, hetgeen onder andere teruggaat op het ontbreken van actiepunten en/of een ander begrip van de gepresenteerde problematiek. Over het geheel genomen is er niettemin een grondtoon van waardering. En de beperkingen geven inwoners meer inzicht in de mogelijkheden en onmogelijkheden van het gemeentebestuur. Er is een basis om op voort te bouwen met ruimte voor verbeteringen. In de bijlage zijn alle toelichtingen op de vragen te vinden. WWR advies: 1a. Opvolging van onderwerpen uit het gebiedsbezoek.

Door middel van de bestuurlijke reactie, uitnodiging gebiedssessie en terugkoppeling van de uitkomsten van bespreking in de gebiedssessie de opvolging borgen. Dit kan door middel van het invullen van een format per onderwerp gericht en per doelgroep worden verzorgd. Aan de betrokken dorpsraden, pitchers e.a. kan in een brief van de raad over de uitkomsten van het proces een terugkoppeling worden gegeven. 1b. Het programma kan worden uitgebouwd door een mix te maken van gemeentelijke lokale (beleids- en plan) actualiteit én lokale onderwerpen die uit de lokale leefomgeving worden geagendeerd. 1c. Communicatielijnen verder uitwerken (kanaalstrategie en benutten van alle mediakanalen die via CRM ingezet kunnen worden) en tijdig beginnen met communiceren.

Samenvatting bij de rapportage over de enquête Bijzondere raadsvergaderingen op locatie

1

Samenvatting van de respons van raads- en commissieleden Over het algemeen vinden raads- en commissieleden dat de raad met de bezoeken op locatie moet doorgaan. De uitvoering kan wat efficiënter, maar de bezoeken zijn leuk en binden het bestuursorgaan raad als geheel met de inwoners. Het signaal dat de raad daarmee afgeeft richting de inwoners is goed. Verwachtingen over en weer richting raad en inwoners moeten wel wat duidelijker. Wat gaan we allemaal te zien krijgen? Ook is meer informatie vooraf nodig over wat er speelt en wat er al door de gemeente wordt gedaan. Raads-en commissieleden vinden het jammer dat ze vaak weinig tijd hebben om écht in gesprek te gaan met inwoners. En het zijn vaak leden van dorps- en wijkraden en inwoners die raadsleden al wel weten te vinden. Er is grote behoefte om ook de ‘onbekende inwoner’ te ontmoeten en spreken. De kwaliteit van het gesprek laat door het tempo van het programma soms te wensen over. Er wordt ook een zorg geuit over het grensvlak van betrokkenheid bij individuele casuïstiek versus de rol van de raad als algemeen bestuur van de gemeente. De koppeling van het gebiedsprogramma aan het bezoek is een logische aanvulling op het programma, naast de onderwerpen die inwoners zelf aandragen. En er moet ruimte zijn voor onderwerpen/projecten die geen plaats in een gebiedsprogramma hebben gekregen maar het gebied wel aangaan.

De digitale kaart in GEOviewer moet toegankelijker en up to date worden gemaakt, zodat het als informatiepunt kan dienen, inclusief de gebiedsprogramma’s. Er bestaat het beeld dat het college alles oppakt na een bezoek. En er is ook de indruk dat dat pas gebeurt na agendering in een gebiedssessie. In de bestuurlijke reactie wordt aangegeven hoe de gemeente met een onderwerp zal vervolgen. Daarmee is heeft de opvolging een duidelijke plaats maar het heeft weinig politiek debat meer als gevolg. Meerdere commissie- en raadsleden vinden dat de publieke aankondiging die twee weken van tevoren gedaan wordt, te kort is en eerder mag. Verder wordt het sturen van brieven genoemd zodat iedereen de informatie krijgt over het bezoek. Het moet duidelijk zijn dat elke inwoner kan komen en dat het niet alleen voor stichtingen, bedrijven en verenigingen is. Het raadsbezoek moet juist dé gelegenheid zijn om met elkaar in discussie te gaan en standpunten uit te wisselen. Er moet ruimte zijn voor inbreng vanuit de inwoners, maar hierbij kan enige hulp zeker helpen. Sommige raadsleden zien ook een rol voor zichzelf bij de voorbereidingen van een raadsvergadering op locatie. Anderen zien niet zozeer een rol voor zichzelf of hun fractie, maar wel een actieve rol van de raad als totaal bij het betrekken van inwoners.

Enkele fracties geven aan om aan de communicatie bij te dragen door de achterban meer te informeren en te stimuleren om naar de Raad op locatie te komen. WWR advies: 2a. Betrokkenheid van de raad en zijn leden bij de voorbereiding van agendapunten en programma versterken. 2.b Programma en informatievoorziening over de onderwerpen uit het programma vóórafgaand aan het bezoek verzorgen en de communicatie richting inwoners tijdig en zo doeltreffend mogelijk organiseren. 2b. Algemene informatievoorziening voor zowel inwoners als gemeentebestuur toegankelijk en up to date maken. Publiceren van de gebiedsprogramma’s, het beleid en plannen die per gebied, kern, buurt aan de orde zijn en gebiedsagenda’s dienen in applicaties als GEOVIEWER volledig en juist beschikbaar en gebruikersvriendelijk te zijn. 2b. Fracties kunnen zelf het vervolggesprek oppakken. Er zal altijd een gebrek aan tijd zijn tijdens de bezoeken die de raad brengt. De bijzondere raadsvergaderingen op locatie zijn een aanleiding voor fracties om nader afspraken te maken en over onderwerpen verder te spreken, met de inwoners e.a. en vervolgens in de raad.

Samenvatting bij de rapportage over de enquête Bijzondere raadsvergaderingen op locatie

2

Samenvatting van de respons van Leden van het college van B&W en directie Het college van B&W vindt de frequentie van de Bijzondere raadsvergaderingen op locatie goed en benadrukt dat het een hoge werkdruk bij de ambtelijke organisatie teweeg brengt. Over de kosten in termen van bijvoorbeeld ambtelijke capaciteit is bij de besluitvorming over het initiatief geen expliciete afweging gemaakt terwijl het wel uit de bestaande middelen georganiseerd wordt. Op locatie in gesprek gaan met de raad roept daarnaast ook verwachtingen op over oplossingen voor de gepresenteerde problemen terwijl die niet allemaal waargemaakt kunnen worden. De bijzondere raadsvergaderingen op locatie en de halfjaarlijkse gesprekken met het college verschillen sterk van elkaar in opzet en doelgroepen. Ze vullen elkaar echter wel aan op inhoud van onderwerpen en zichtbaarheid van het gemeentebestuur in de gebieden. De beweging naar buiten, door bijvoorbeeld ook hoorzittingen en raadssessies op locatie te organiseren over relevante onderwerpen voor een gebied is kostbaar en is geen garantie dat specifieke belangen en het algemeen belang beter afgewogen zullen worden. Ondanks dat dit al sinds jaren een duidelijke intentie van de raad is ziet B&W in meerderheid hier geen meerwaarde voor de kwaliteit van de besluitvorming in.

De gebiedssessies worden vanuit het perspectief van de functies die B&W vervult matig gewaardeerd. In de agenda’s van de gebiedssessies valt de veelheid van onderwerpen op, die op de locaties zijn gepresenteerd. Ten aanzien van individuele casuïstiek wordt hierbij een risico van cliëntelisme beleefd. De veelheid van onderwerpen maakt ook dat niet alles tijdens een gebiedssessie op het raadhuis in bespreking komt en dat werkt gemakkelijk teleurstelling in de hand. Ten aanzien van onderwerpen die extra subsidies of faciliteiten betreffen is te zien dat de raadsbespreking in de gebiedssessies steeds evenwichtiger worden. De bestuurlijke reactie is een goed middel om de ambtelijk-bestuurlijke kant van een onderwerp te kunnen belichten vóórdat de raadscommissie en het college in gesprek gaan tijdens een gebiedssessie. De reactie zal niet voor alle betrokkenen als voldoende worden ervaren maar het geeft wel het nodige aan inzicht in de stand van zaken bij de betreffende onderwerpen. Een alternatief kan hier nog zijn dat in plaats van een bestuurlijke reactie van het college van B&W de historie van, en informatie over, onderwerpen rechtstreeks via ambtelijk wederhoor verzameld wordt. De samenwerking tussen griffie en het gebiedsmanagement voor het organiseren van Bijzondere raadsvergaderingen op locatie wordt verschillend gewaardeerd. Naar de inhoud is die samenwerking logisch.

Maar het vraagt veel van de tijd van de gebiedsmanagers en hun team. En dat gaat ten kosten van hun reguliere taken en verantwoordelijkheden. Er zouden daarom keuzes over de inzet gemaakt moeten worden. Strikt genomen gaat het om de inzet van gebiedsmanagement voor de raad en is daarmee feitelijk een zaak van ambtelijke bijstand. Een formeel verzoek tot ambtelijke bestand vooraf en inclusief een dekkingsvoorstel zou daarom ook zakelijk gezien juist zijn. De zichtbaarheid van de gemeentepolitiek wordt via diverse kanalen reeds onder de aandacht van inwoners gebracht maar het bereiken van inwoners is niet eenvoudig. Het kan dus altijd beter. De Bijzondere raadsvergaderingen op locatie vormen op dat punt niet een (meetbare) verbetering of doen er juist aan af omdat de uitkomsten voor inwoners vaak op een teleurstelling uitlopen en daarmee een averechts effect sorteren. In algemene zin kan in den lande al decennia worden beluisterd dat er op onderdelen sprake is van een problematische verhouding tussen overheid en burgers. Binnen Haarlemmermeer wordt dat geluid ook gehoord en daarbij spelen het grote aantal kernen en de beleefde afstand tot het bestuur een rol.

Het feit dat overheidshandelen tegenwoordig niet zomaar door inwoners wordt aanvaard, geeft aan dat we mondige inwoners en ondernemers hebben en die hebben we ook nodig omdat die tegelijkertijd zowel betrokken zijn bij hun eigen leefomgeving als daarmee bij de samenleving als geheel. Van belang is wel dat vertrouwen de noodzakelijke basis voor samenwerking is. Met de Bijzondere raadsvergaderingen op locatie geeft de raad invulling aan de wens tot direct contact met inwoners, dorpsraden en instellingen. De formele status van raadsvergadering roept echter ook verwachtingen op, terwijl het in de uitvoering meer het karakter van een werkbezoek heeft. Een aandachtspunt is dat meer Samenvatting bij de rapportage over de enquête Bijzondere raadsvergaderingen op locatie

3

dan een derde van onze inwoners geen kiezers zijn want jonger dan 18 jaar. En het is in de eerste plaats aan politieke fracties zelf hun om hun rol te pakken en goed op de hoogte moeten zijn van wat er speelt in onze dorpen en wijken, maar ook bij onze verenigingen en organisaties. Verdere verambtelijking van het contact met de inwoners is eigenlijk een substituut creëren zoals het oorspronkelijk vanuit de rol van de raad niet bedoeld is. De gebiedsprogramma's en digitale gebiedskaarten in Geoviewer e.a. zijn geen onderwerpen die een brede bekendheid onder de leden van B&W en directie genieten. Er kan daarom geen oordeel worden gegeven over de doeltreffendheid waarmee dit is ingericht om voor alle betrokkenen de projecten en het beleid in een gebied voor de middellange termijn zichtbaar te maken voor inwoners en andere betrokkenen. Ditzelfde geldt voor de huidige toegankelijkheid en inhoud van de instrumenten voor het gebiedsgericht werken (zoals de digitale gebiedsprogramma's, gebiedsagenda's, geoviewer met kaartlagen en projecten, planningen etc.). WWR advies: 3a. Maak een zakelijk grondslag voor de samenwerking tussen gebiedsmanagement en de raad (via zijn griffie) door afspraken te maken op grond van Ambtelijke bijstand. 3b. Werk aan de verwachtingen bij inwoners e.a.

door de informatievoorziening over het programma van een Bijzondere raadsvergadering op locatie vooraf te verzorgen. Objectieve informatie kan op grond van ambtelijke bijstand rechtstreeks uit de ambtelijke organisatie worden verzameld. 3c. De instrumenten voor het gebiedsgericht werken moeten opnieuw ter hand worden genomen en doorontwikkeld worden. De aansluiting van de raad op de informatievoorziening voor inwoners per gebied, kern en wijk werkt zowel als actualiteit én als borging van een volledige en juiste (transparante) informatievoorziening.

Samenvatting bij de rapportage over de enquête Bijzondere raadsvergaderingen op locatie

4

Toelichting bij vraag 34: Wat wilt u de gemeenteraad meegeven voor toekomstige Raadsvergaderingen op locatie? 1

anonymous

blijf goed jullie best doen, wat jullie nu ook al doen! Compliment

2

anonymous

Bereid zaken voor en ga in gesprek met de bewoners; zij zijn de lokale deskundigen.

3

anonymous

De onderwerpen van de pitches zijn vantevoren bekend en uitgeschreven, het is aardig als deze ook gelezen worden. Er waren raadsleden die niet wisten wat een BIZ was en hoorden voor het eerst van een uitdaging terwijl alle stukken al beschikbaar waren. Als een raadslid besluit stukken niet te lezen, dan is het handiger als ze geen vragen stellen, dat komt ongeinteresseerd over als de informatie al te lezen is geweest.

4

anonymous

Denk er nog eens goed over na, kijk eens naar de omgevingswet en de "Wet versterking participatie op decentraal niveau" en trek je plan.

5

anonymous

Toon oprechte belangstelling, luister goed, stel vragen om het goed te kunnen begrijpen. Stel je open voor contact.

6

anonymous

Goed initiatief. Probeer onderscheid te maken tussen "grote" onderwerpen en "kleine" wensen en aandachtspunten

7

anonymous

Ik stel de raadsvergadering op locatie zeer op prijs, inclusief uitbreidingen. Zie de antwoorden op de bovenstaande vragen.

8

anonymous

specifiekere onderwerpen, waar de raad zich vooraf ook over kan voorbereiden.

9

anonymous

Perwijk of gebied afzonderlijk behandelen. Geeft mmer aandacht voor jouw gebied!!

10

anonymous

het ophalen van input is top! manier uitstekend. vervolgens gaat het echter om het onderscheid tussen horen en luisteren. wat doen we er mee? als het dan niet praktisch is, dan wel in gesprek.

11

anonymous

Formuleer een concrete doelstelling en bedenk een vorm om de beste resultaat te bereiken. Bijvoorbeeld door het organiseren van een debat.

12

anonymous

Vooraf mensen uitnodigen een locatie aan te dragen die bezocht kan worden. Eventueel via de gebiedsmanager.

13

anonymous

Geen suggesties, maar we zijn er blij mee.

Matig tot Goedi: -hoge werkdruk bij de ambtelijke organisatie om ambities waar te maken; -verwachtingen van de inwoners: in veel gevallen zijn verwachten inwoners dat hun punten opgelost kunnen

Samenvatting bij de rapportage over de enquête Bijzondere raadsvergaderingen op locatie

5

worden nu ze de raad spreken. Dat werkt in de praktijk anders uit waardoor er veel teleurstelling is; -kosten en ambtelijke tijd inzichtelijk maken; -doseren en expliciteren van verwachtingen i

Samenvatting bij de rapportage over de enquête Bijzondere raadsvergaderingen op locatie

6