RV Werkgeverscommissie en mandaten griffie

gemeente Haarlemmermeer

raadsvoorstel

Onderwerp

Portefeuillehouder Steller Collegevergadering

Werkgeverscommissie en mandaten griffie Marianne Schuurmans-Wijdeven Peter Klaver/Jaap Baars 29 juni 2021

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

2021.0001604 1. Voorstel Collegebesluit(en) Het college, de burgemeester en de raad, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft, hebben besloten om: 1. het Mandaat-, volmacht,- en machtigingsbesluit werkgeverscommissie/griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021 (Mandaatbesluit) vast te stellen. De werkgeverscommissie besluit de raad voor te stellen om: 1. vast te stellen de Verordening werkgeverscommissie griffier Haarlemmermeer 2021; 2. vast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021; 3. de griffier de bevoegdheid te verlenen tot het tussentijds verwerken, na inhoudelijke besluitvorming door de raad of de werkgeverscommissie, van besluiten tot het wijzigen van (onder)mandaten of het vaststellen van nieuwe mandaten. 2. Samenvatting De raad kent een werkgeverscommissie ten behoeve van de uitoefening van de werkgeversrol van de raad. De samenstelling wordt in overeenstemming gebracht met de uitgangspunten van het duale bestuur. Daarvoor worden de Verordening en de Instructie griffier aangepast. Tevens worden de mandaten aan de werkgeverscommissie en de griffier vastgesteld. 3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken?

De gemeente is de werkgever van de ambtenaren die werkzaam zijn bij deze rechtspersoon. Raad en college vullen dit werkgeverschap in. De raad is daarbij het bevoegd gezag over de griffie en het college over zijn organisatie. In het raadsbesluit 339 van oktober 2002 is reeds besloten het mandaatsbesluit personele bevoegdheden van toepassing te verklaren op de griffier. Om praktische redenen is vervolgens in 2005 door de raad besloten om de invulling van het werkgeverschap van de griffier over te dragen aan een werkgeverscommissie. Deze commissie is een bestuurscommissie op basis van artikel 83 en artikel 156, eerste lid van de Gemeentewet. Deze commissie kan daarom een bevoegdheid van de raad uitoefenen.

Werkgeverscommissie en mandaten griffie

pagina 2

Er is aanleiding om verduidelijkingen aan te brengen in de rol en taken van de werkgeverscommissie, welke in de voorliggende verordening en de Instructie voor de griffier worden verwerkt. Dit betreft de rol van de burgemeester, die met de uitgangspunten van dualisering in overeenstemming wordt gebracht. Ook worden de taken die aan de werkgeverscommissie worden overgedragen verduidelijkt. Het Mandaatbesluit bevat de mandaten, machtigingen en volmachten voor de werkgeverscommissie en de griffer. Een mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Bij mandaat behoudt het bestuursorgaan de verantwoordelijkheid en zeggenschap. Het bestuursorgaan kan de bevoegdheid altijd zelf blijven uitoefenen. Voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen (bijvoorbeeld het aangaan van overeenkomsten) verlenen de raad, het college en de burgemeester volmachten. Voor het feitelijk verrichten van handelingen (bijvoorbeeld het verstrekken van informatie) verlenen zij machtigingen. 3.2 Wat gaan we daarvoor doen?

Er bestaan al diverse mandaten voor griffier en werkgeverscommissie, maar deze zijn niet centraal vastgelegd. Daardoor ontstaat mogelijk onduidelijkheid over de inhoud en de juiste uitoefening van bevoegdheden. Vandaar dat met deze besluitvorming de mandaten voor werkgeverscommissie en griffier expliciet worden vastgesteld. Na vaststelling zullen alle mandaten, machtigingen en volmachten in één register worden samengevoegd conform de opzet die gebruikelijk is binnen de ambtelijke organisatie. In navolging van het bestaande mandaat voor de clustermanager Inkoop & Juridische Zaken, wordt ook de griffier gemandateerd om tussentijds genomen besluiten omtrent mandaat en ondermandaat in het register te verwerken. 3.3 Wat mag het kosten?

Aan de uitvoering van dit voorstel zijn, naast de beschikbare ambtelijke capaciteit, geen kosten verbonden. 3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk?

De raad is verantwoordelijk voor het opstellen en instellen van de Instructie griffier en voor het vaststellen van verordeningen. De werkgeverscommissie die namens de raad het werkgeverschap richting de griffier vormgeeft ziet toe op de uitvoering van de Instructie griffier. Binnen het college is de portefeuillehouder Bestuurlijke Zaken eerste aanspreekpunt. 3.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar?

Op basis van artikel 107a lid 2 van de Gemeentewet stelt de raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Het Mandaatbesluit treedt in werking met ingang van de dag nadat het overeenkomstig artikel 3:42 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht is bekend gemaakt. De bekendmaking vindt plaats in het elektronische gemeenteblad via officielebekendmakingen.nl. De mandaten worden op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Verder wordt het Mandaatbesluit op de website van de gemeente geplaatst. Interne communicatie vindt plaats door plaatsing op intranet.

Werkgeverscommissie en mandaten griffie

pagina 3

3.6 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd?

De werkgeverscommissie brengt jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen.

• • •

Mandaat-, volmacht,- en machtigingsbesluit werkgeverscommissie/griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021 Verordening werkgeverscommissie griffier Haarlemmermeer 2021 Instructie voor de griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021

Mandaat-, volmacht,- en machtigingsbesluit werkgeverscommissie/griffier van de gemeente Haarlemmermeer Het college, de raad en de burgemeester van de gemeente Haarlemmermeer, ieder voor zover het zijn of haar bevoegdheden betreft; Gelet op de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra); Gezien het voorstel van de werkgeverscommissie Griffier, van 29 juni 2021; Besluiten vast te stellen het Mandaat-, volmacht,- en machtigingsbesluit werkgeverscommissie/griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021. HOOFDSTUK 1 Algemeen/Begripsbepalingen Artikel 1:1 In dit besluit wordt verstaan onder: ambtenaar: de ambtenaar of werknemer als bedoeld in de Ambtenarenwet; griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 Gemeentewet; mandaat: de bevoegdheid om namens de raad respectievelijk het college besluiten te nemen en te ondertekenen; machtiging: de toestemming om al dan niet in naam en/of voor rekening van de functionaris die de machtiging afgeeft (rechts)handelingen te verrichten, niet zijnde het nemen van een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling; ondermandaat: de door de gemandateerde verleende bevoegdheid om namens de raad respectievelijk het college besluiten te nemen en te ondertekenen; raadsorganisatie: het geheel van de raad en de door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en gremia, met inbegrip van de bijbehorende bestuurlijke overlegstructuren; volmacht:

de bevoegdheid om namens de burgemeester de gemeente te vertegenwoordigen in en buiten rechte; werkgeverscommissie: de commissie zoals bedoeld in de Verordening werkgeverscommissie griffier Haarlemmermeer 2021.

Artikel 1:2 Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

Mandaat-, volmacht,- en machtigingsbesluit werkgeverscommissie/griffier van de gemeente Haarlemmermeer

pagina 1 van 4

HOOFDSTUK 2 Mandaat Artikel 2:1 1. Aan de werkgeverscommissie wordt de bevoegdheid gemandateerd tot het uitvoeren van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra), van de artikelen 107 tot en met 107e Gemeentewet met uitzondering van de bevoegdheden als bedoeld in artikel 107, 107a, tweede lid, 107d, eerste lid en 107 e, eerste lid van de Gemeentewet, van de overige rechtspositieregelingen en van het krachtens of bij wet gestelde voor zover dit betrekking heeft op de rechtspositie van ambtenaren, alsmede de daaraan verbonden nadere regelingen, ten aanzien van de griffier en de plaatsvervangend griffier. 2. Bij de volgende besluiten ten aanzien van de griffier en de plaatsvervangend griffier wordt geen mandaat toegestaan: a. het nemen van besluiten met betrekking tot de benoeming, schorsing of ontslag; b. het nemen van disciplinaire maatregelen. 3. De raad blijft bevoegd tot het nemen van beslissingen op bezwaarschriften tegen besluiten, genomen krachtens dit artikel. Artikel 2:2 1. Aan de griffier wordt de bevoegdheid gemandateerd tot het uitvoeren van de Wnra, van de overige rechtspositieregelingen en van het bij of krachtens wet gestelde voor zover dit betrekking heeft op de rechtspositie van ambtenaren, alsmede de daaraan verbonden nadere regelingen, ten aanzien van de medewerkers van de griffie. 2.

Voor besluiten met betrekking tot de volgende onderwerpen ten behoeve van de plaatsvervangend griffier overlegt de griffier met de werkgeverscommissie griffier: a. het vaststellen van instructies; b. besluiten met betrekking tot de ontwikkeling, beoordeling en beloning. 3. De raad blijft bevoegd tot het nemen van beslissingen op bezwaarschriften, genomen krachtens dit artikel. Artikel 2:3 Aan de griffier wordt de bevoegdheid gemandateerd tot het doen uitvoeren van advies- en onderzoekswerkzaamheden, de inhuur van externe (onderzoeks) bureaus, de inhuur van extern personeel en het aangaan van overige financiële verplichtingen ten behoeve van het functioneren van de raadsorganisatie en de griffie. Artikel 2:4 Aan de griffier wordt de bevoegdheid gemandateerd tot het aangaan van overeenkomsten, een en ander uitsluitend voor zover het aangelegenheden van de raad betreft en past binnen het door de raad beschikbaar gestelde budget. Artikel 2:5 1. Het mandaat als bedoeld in artikelen 2:2, 2:3 en 2:4 omvat tevens de bevoegdheid tot ondertekening van de betreffende documenten.

Mandaat-, volmacht,- en machtigingsbesluit werkgeverscommissie/griffier van de gemeente Haarlemmermeer

pagina 2 van 4

2. Het gestelde in artikel 3:3 is van overeenkomstige toepassing op het mandaat dat aan de griffier is verleend. HOOFDSTUK 3 Ondermandaat Artikel 3:1 De griffier is bevoegd ondermandaat te verlenen aan de medewerkers van de griffie onder de voorwaarden dat: a. het ondermandaat schriftelijk geschiedt; b. het ondermandaat tenminste de functiebenaming aangeeft van de medewerker en diens plaats in de organisatie van de griffie; c. het ondermandaat tenminste dezelfde voorschriften bevat als genoemd in artikel 3:3. Artikel 3:2 De met toepassing van artikel 3:1 aangewezen medewerkers zijn niet bevoegd een ander aan te wijzen om de in ondermandaat verleende bevoegdheden uit te oefenen. Artikel 3:3 Aan de ondermandaten genoemd in dit besluit zijn de volgende voorschriften verbonden: a. de te nemen besluiten moeten in overeenstemming zijn met alle terzake geldende regelingen en het terzake gevoerde beleid; b. tot het mandaat of ondermandaat behoort mede het afdoen en voeren van de betreffende correspondentie, alsmede het treffen van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen; c. alle stukken verband houdende met de bevoegdheden krachtens dit besluit moeten als volgt zijn ondertekend: De raad van de gemeente Haarlemmermeer, namens deze, (functie) (handtekening) (naam) d.

de uitoefening van de bevoegdheden strekt zich niet uit tot besluiten ten aanzien van diegene aan wie dat mandaat of ondermandaat is verleend.

HOOFDSTUK 4 Machtiging Artikel 4:1 1. De griffier is gemachtigd in voorkomende gevallen namens de raad het woord te voeren tijdens de zitting van: a. de Kamer en de Voorzieningenrechter van de Arrondissementsrechtbank, sector bestuursrecht; b. de Belastingkamer en de Voorzitter van het Gerechtshof; c. de Afdeling bestuursrechtspraak en diens Voorzitter van de Raad van State; d. het College en de President van het College van Beroep voor het bedrijfsleven; e. Gedeputeerde Staten van <naam provincie>; Mandaat-, volmacht,- en machtigingsbesluit werkgeverscommissie/griffier van de gemeente Haarlemmermeer

pagina 3 van 4

f. g. h. i.

de Centrale Raad van Beroep; de Kantonrechter; administratief beroep, alsmede andere voorkomende, hier niet bij name genoemde bestuursrechtelijke zittingen, alsmede privaatrechtelijke zittingen in zoverre vertegenwoordiging door een procureur niet verplicht is, waar beroepen tegen door de raad genomen besluiten of door de raad gemaakte bezwaren c.q. ingestelde beroepen van andere bestuursorganen of tegen uitspraken van rechterlijke colleges worden behandeld, dan wel anderszins de belangen van de raad moeten worden behartigd. 2. De griffier is bevoegd diens medewerkers en, in overleg met de gemeentesecretaris/algemeen directeur, ambtenaren anders dan diens medewerkers, schriftelijk te machtigen voor de daadwerkelijke uitoefening van de in lid 1 genoemde bevoegdheid. HOOFDSTUK 5 Rapportage Artikel 5:1 De werkgeverscommissie griffier en de griffier zijn desgevraagd verplicht aan de raad te rapporteren over de manier waarop gebruik is gemaakt van de in mandaat en ondermandaat verleende bevoegdheden. HOOFDSTUK 6 Slotbepalingen Artikel 6:1 Dit besluit kan worden aangehaald als “Mandaat-, volmacht,- en machtigingsbesluit werkgeverscommissie/griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021”. Artikel 6:2 Dit besluit treedt in werking op ………………….. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van de gemeente Haarlemmermeer op ………. de secretaris, Carel Brugman

de burgemeester, Marianne Schuurmans-Wijdeven

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Haarlemmermeer op …... de griffier, John van der Rhee

de voorzitter, Marianne Schuurmans-Wijdeven

Aldus vastgesteld op ………. de burgemeester Marianne Schuurmans-Wijdeven

Mandaat-, volmacht,- en machtigingsbesluit werkgeverscommissie/griffier van de gemeente Haarlemmermeer

pagina 4 van 4

Verordening werkgeverscommissie griffier Haarlemmermeer 2021 De raad van de gemeente Haarlemmermeer; gelet op artikel 83, eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht; Overwegende •

dat het gewenst is de werkgeverscommissie voort te zetten;

•

dat het gewenst is om de werkgeverscommissie in overeenstemming te brengen met het duale bestel;

besluit: vast te stellen de ‘Verordening werkgeverscommissie griffier Haarlemmermeer 2021':

Artikel 1

Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie

1. De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier zoals die door de raad aan haar zijn gemandateerd. 2. De werkgeverscommissie voert periodiek overleg met de griffier. 3. De werkgeverscommissie voert functioneringsgesprekken met de griffier. 4. De griffier legt verantwoording af aan de werkgeverscommissie. 5. Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen.

Artikel 2

Samenstelling werkgeverscommissie

1. De werkgeverscommissie bestaat uit een formele voorzitter in de persoon van de eerste waarnemend voorzitter van de raad, en een ander lid uit de raad, afkomstig uit een oppositiefractie. Indien de eerste waarnemend voorzitter van de raad geen lid is van de coalitie dient het andere lid uit de raad uit een coalitiefractie te komen. 2. De voorzitter vertegenwoordigt de werkgeverscommissie. 3. Het lid van de werkgeverscommissie niet zijnde de eerste waarnemend voorzitter van de raad wordt door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad. 4. Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt: a. op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd; b. indien het lid aftreedt als lid van de raad; c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is ode functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen. 5. De voorzitter van de raad staat de werkgeverscommissie als adviseur bij. 6. De voorzitter van de raad is technisch voorzitter tijdens de bijeenkomsten van de werkgeverscommissie. Artikel 3 Taken voorzitter De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor: a. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de werkgeverscommissie;

b. het doen naleven van deze verordening; c. het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgeverscommissie; d. het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie. Artikel 4 Ondersteuning van de commissie 1. De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris staat de werkgeverscommissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en maakt met de werkgeverscommissie afspraken over ondersteuning. 2. In ieder geval worden afspraken gemaakt over: a. het secretariaat van de werkgeverscommissie; b. de toeleiding van onderwerpen die uit de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren voortvloeien en de op deze wet gebaseerde en door de raad vastgestelde rechtspositionele voorschriften; c. de onderwerpen die uit de organisatie van de gemeentelijke bedrijfsvoering voortkomen en de functie van raads- en griffie activiteiten raken; d. overige onderwerpen die relevant zijn binnen de context van het werkgeverschap. Artikel 5 Besluitvorming 1. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden zoals bedoeld in artikel 2 lid 1. 2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3. Bij staken van de stemmen wordt de besluitvorming overgedragen aan het seniorenconvent. Artikel 6 Verslaglegging De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld. Artikel 7

Beslotenheid van vergaderingen

1. De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden. 2. De werkgeverscommissie beslist per vergadering over de openbaarheid van stukken wanneer die niet onder de bescherming van artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur vallen. Artikel 8

Vergaderfrequentie

De werkgeverscommissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht. Artikel 9 Verantwoording De werkgeverscommissie brengt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen.

Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan beslist de werkgeverscommissie op voorstel van de voorzitter. Artikel 11

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking. Artikel 12 Citeertitel Dit besluit kan worden aangehaald als 'Verordening werkgeverscommissie griffier Haarlemmermeer 2021'. Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van (…………) de griffier,

de voorzitter,

Toelichting Verordening werkgeverscommissie griffier Haarlemmermeer 2021 1.

Algemeen

De gemeente is de werkgever van de ambtenaren die werkzaam zijn bij deze rechtspersoon. Raad en college vullen dit werkgeverschap in. De raad is daarbij het bevoegd gezag van de griffie en het college voor zijn organisatie. Gelet op de publieke taken, de grootte en de samenstelling van de raad ligt het voor de hand dat hij voor de feitelijke invulling van het werkgeverschap een commissie instelt waaraan hij deze taak delegeert. Gelet op artikel 83 en artikel 156, eerste lid van de Gemeentewet ligt de instelling van een bestuurscommissie het meest voor de hand. Bij Raadsbesluit van 3 november 2005 (RV 2005/29414) inzake de Rechtspositie griffiemedewerkers, Mandaatbesluit uitvoering arbeidsvoorwaarden regeling en Medezeggenschap griffie, is hierin voorzien. De vaststelling van regelingen (algemeen verbindende voorschriften) blijft bij de raad, de te nemen personele besluiten en dergelijke worden gedelegeerd (met uitzondering van benoeming, schorsing en ontslag griffier, de vaststelling van de instructie griffier, de vervanging van de griffier en de vaststelling van de organisatieverordening). Artikelsgewijs Artikel 1. Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie In artikel 1 wordt verwoord dat de werkgeverscommissie alle bij het werkgeverschap horende taken en bevoegdheden vervult.

Naast het nemen van besluiten met betrekking tot het vaststellen en wijzigen van rechtspositieregelingen en de personele besluiten, buigt deze commissie zich bijvoorbeeld ook over het te voeren HRM-beleid, integriteitsbeleid (o.a. gedragscode, ambtseed, vertrouwenspersoon) en bereidt zij de voorstellen aan de raad voor die voortvloeien uit het werkgeverschap. Andere voorbeelden die horen tot de werkgeverstaak zijn het voeren van overleg met de griffier over de voortgang van de werkzaamheden van de griffie, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier en het doen van voorstellen over de inrichting van de griffie. De bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel zijn in het Mandaat-, volmacht,- en machtigingsbesluit werkgeverscommissie/griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021 gemandateerd aan de griffier, vandaar dat dit in lid 1 niet meer als taak wordt benoemd. Artikel 2. Samenstelling werkgeverscommissie Uit artikel 83 van de Gemeentewet vloeit voort dat de burgemeester (en de wethouders) geen lid kunnen zijn van de werkgeverscommissie. Dit is volledig in de lijn met het feit dat de raad het bevoegde gezag is van de griffie. De burgemeester is geen lid van de raad. De griffier is om die reden niet aan de burgemeester ondergeschikt.

Overigens is de burgemeester wel lid van het college en stuurt dus rechtstreeks de secretaris aan, maar niet de griffier. De burgemeester is echter wel voorzitter van de raad en zal in die hoedanigheid vaak een beroep doen op de griffier. In dat kader is het zinvol om de burgemeester als voorzitter van de raad op te laten treden als vaste adviseur van de werkgeverscommissie. Daarnaast zal de burgemeester als technisch voorzitter van de vergaderingen optreden ten behoeve van een optimale bespreking tussen de leden. Daar waar de wens bestaat dat de burgemeester ook de werkgeverscommissie vertegenwoordigt, zal daarvoor een specifieke volmacht moeten worden afgegeven, waarin eventueel voorwaarden door de werkgeverscommissie kunnen worden opgenomen. Artikel 3. Taken voorzitter De inhoud van dit artikel spreekt voor zich.

Artikelen 4, 5 en 6: Ondersteuning van de commissie, Besluitvorming en Verslaglegging De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich. Artikel 7. Beslotenheid van vergaderingen De werkgeverscommissie vergadert in beginsel in beslotenheid ter bescherming van de personele aangelegenheden. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn in beginsel geheim, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. De werkgeverscommissie is op grond van artikel 7, tweede lid van deze verordening en in lijn met artikel 86 van de Gemeentewet, bevoegd de geheimhouding op te heffen voor zover dat niet in strijd is met de bepalingen in de Wet openbaarheid van bestuur. Artikel 8. Vergaderfrequentie De inhoud van dit artikel spreekt voor zich. Artikel 9. Verantwoording De raad heeft sinds de dualisering van het gemeentebestuur een griffier met griffie gekregen.om hem, zijn organen en de griffier te ondersteunen. Daardoor heeft de raad er formeel een taak bij gekregen, de invulling van het werkgeverschap. Het is van belang dat de raad inzicht krijgt en houdt wat hieronder moet worden verstaan. De verantwoording door de werkgeverscommissie van haar werkzaamheden en bevindingen kan hieraan bijdragen.

Ook het feit dat het de raad is die de arbeidsvoorwaardenregelingen vaststelt, waarop de werkgeverscommissie de personele besluiten baseert, vormt een belangrijk argument om deze verantwoording te regelen. Artikelen 10, 11 en 12: Onvoorziene omstandigheden, Inwerkingtreding en Citeertitel De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich.

Instructie voor de griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021

Algemeen Artikel 1 Griffier 1. De raad benoemt de griffier. 2. De raad benoemt de plaatsvervangend griffier. 3. De griffier stelt medewerkers van de griffie aan. 4. Bij verhindering of afwezigheid van de griffier treedt de daartoe door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier in zijn plaats. Artikel 2 Organisatie en werkwijze griffie 1. De griffier geeft leiding aan de griffie. 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3. De nadere invulling van de werkwijze en taken van de griffie worden vastgelegd in een functieboek griffie. Taken van de griffier Artikel 3 Algemene ondersteuning 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad. 2. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. 3.. De griffier draagt zorg voor de toegankelijkheid van het vergaderstelsel van de gemeenteraad voor inwoners en instellingen van de gemeente Haarlemmermeer. 4. De griffier draagt zorg voor het faciliteren en organiseren van eventuele trainingen ten behoeve van de vaardigheden van raadsleden. Artikel 4

Ondersteuning commissies, en werkgroepen Indien de raad een werkgroep of commissie instelt, draagt de griffier zorg voor de ondersteuning van die werkgroep of commissie, tenzij de raad of de commissie anders beslist.

Artikel 5 Ambtelijke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover zijn gesteld in de Verordening op de ambtelijke bijstand. Artikel 6 Agenda en Presidium 1 De griffier ondersteunt het Presidium bij het voorbereiden van de agenda's van de raadsvergaderingen en raadsessies. 2. De griffier draagt in opdracht van het Presidium zorg voor de verzending van de raadsagenda en daarbij behorende stukken 3. De griffier verzendt overige informatie welke aan de raad is gericht op de naar zijn inzicht meest geschikte wijze. Artikel 7 Presidium en Cultuur en Structuur 1. De griffier ondersteunt het Presidium bij zijn voorbereidende functie tot het leveren van bijdragen aan: a. de ontwikkeling van kwaliteit van de raadspleinvergaderingen b. de ontwikkeling van werkwijzen van de raad. c. het waarborgen van de kwaliteit van de raadsstukken Artikel 8

Seniorenconvent De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het Seniorenconvent.

Artikel 9 Vergaderingen van de raad en raadssessies 1 De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen. 2 De griffier of een door hem daartoe aangewezen medewerker van de griffie is aanwezig bij de raadssessies. Artikel 10 Bijstand raadsvoorzitter en sessievoorzitters 1 De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2 De griffier draagt er zorg voor dat de voorzitters van de raadsessies worden bijgestaan in een goede voorbereiding en een goed verloop van de raadssessies waarin de raadscommissie uiteengaat. Artikel 11 Inwoners en instellingen De griffier is verantwoordelijk voor een goede ondersteuning van inwoners en instellingen die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad. Artikel 12 Afstemming gemeentesecretaris De griffier zorgt voor adequate afstemming met de secretaris gericht op een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures. Artikel 13 Driehoeksoverleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris en griffier De griffier overlegt met burgemeester en gemeentesecretaris om gezamenlijk optimale ondersteuning van en regie op de verdeling van rollen en taken tussen raad en college te bewerkstelligen.

Artikel 14 Slotbepaling 1 In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie. 2 Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van ….,