RV Verordening op de raadscommissie Haarlemmermeer 2024 (10490419)

Raadsvoorstel 10490419 Onderwerp Portefeuillehouder Steller Vergadering Senioren Raadsvoorstelnummer

Raadsvoorstel Verordening op de raadscommissie Haarlemmermeer 2024 Marianne Schuurmans-Wijdeven M. Damen 24 oktober 2024 10490419 1. Voorstel Het Seniorenconvent besluit de raad voor te stellen om: 1.

De Verordening op de raadscommissie Haarlemmermeer 2024 vast te stellen.

2. Samenvatting Bij de raadsvergadering van 29 juni 2023 heeft de raad de motie ‘Commissielid is niet je assistent’ aangenomen. Bij deze motie is verzocht om alleen nog maar te spreken van commissielid in plaats van fractie-assistent en dit toe te passen in alle interne en externe communicatie. Ook is bij de raadsvergadering van 25 mei 2023 de motie ‘De jeugd heeft de toekomst’ aangenomen, waarin is opgeroepen om het mogelijk te maken om commissieleden te beëdigen vanaf de leeftijd van 16 jaar. De verordening is conform deze motie gewijzigd. Daarnaast is gebleken dat een aantal bepalingen niet meer aansloten op de huidige werkwijze van de raad. Voorgesteld wordt om deze artikelen eveneens te wijzigen. Tenslotte worden wijzigingen voorgesteld als gevolg van een wetswijziging op het gebied van geheimhouding. 3. Uitwerking De Verordening op de raadscommissie Haarlemmermeer stamt uit 2019 en sprak nog van ‘fractieassistent’, deze term is conform de motie vervangen door de term ‘commissielid’. Daarnaast is het conform de motie ‘De jeugd heeft de toekomst’ mogelijk gemaakt om commissieleden vanaf de leeftijd van 16 jaar te beëdigen. Ook zijn een aantal grammaticale correcties doorgevoerd, is hoofdlettergebruik aangepast waar nodig en is het format gewijzigd. Inhoudelijk worden de onderstaande wijzigingen voorgesteld.

pagina 2

Overzicht inhoudelijke wijzigingen

Artikel 1

Artikel 4

Oude tekst Nieuwe tekst Bij de verwijzing naar een ander artikel is expliciet vermeld dat het een artikel van deze verordening betreft. Als sub l is de begripsomschrijving van het RvO toegevoegd, het oude sub l is de nieuwe sub m. a. raadscommissie: de raadscommissie a. raadscommissie: de raadscommissie zoals zoals ingesteld in artikel 2; ingesteld in artikel 2 van deze verordening; l. sessie in debatvorm: een raadsessie waarin l. RvO: het Reglement van Orde voor de de werkwijze overeenkomstig de werkwijze van vergaderingen en andere werkzaamheden van een raadsdebat, volgens het Reglement van de gemeenteraad van Haarlemmermeer 2024; Orde van de gemeenteraad, verloopt. m. sessie in debatvorm: een raadsessie waarin de werkwijze overeenkomstig de werkwijze van een raadsdebat, volgens het RvO, verloopt. Dit artikel is gewijzigd. In de motie ‘De jeugd heeft de toekomst’ (aangenomen op 25 mei 2023) is opgeroepen om het Reglement van Orde aan te passen zodat commissieleden kunnen worden beëdigd vanaf de leeftijd van 16 jaar. De beëdiging van commissieleden is echter niet geregeld in het RvO. Wel wordt dit artikel gewijzigd conform de motie. Daarnaast is lid 3 gesplitst wat heeft geleid tot een hernummering en hebben er tekstuele wijzigingen plaats gevonden (waaronder het vervangen van het woord fractieassistenten).

Lid 1 Ongewijzigd Lid 2 Ongewijzigd Lid 3 Lid 3 Een lid van de raadscommissie kan zowel Een lid van de raadscommissie kan zowel raadslid als niet-raadslid zijn. De artikelen 11, raadslid als niet-raadslid zijn. De artikelen 10, 12, 13, 14 en 15 van de Gemeentewet zijn van 11, 12, 13, 14 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn. Artikel de raadscommissie. Elk lid dient daarnaast 10 van de Gemeentewet is deels van tijdens de laatste verkiezingen van de raad toepassing: commissieleden (niet-raadsleden) geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van een fractie. Per fractie kunnen maximaal twee niet- hoeven namelijk geen 18 jaar te zijn, maar mogen 16 jaar of ouder zijn. Elk lid dient raadsleden (fractieassistenten) in de daarnaast tijdens de laatste verkiezingen van raadscommissie worden afgevaardigd. de raad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van een fractie. Lid 4 Per fractie kunnen maximaal twee nietraadsleden tot lid van de raadscommissie worden benoemd (commissieleden). Lid 4 Lid 4 wordt lid 5 Per zelfstandig lid, zoals bedoeld in het Per zelfstandig lid, zoals bedoeld in het RvO, reglement van orde voor de vergaderingen en kan maximaal één niet-raadslid (commissielid) andere werkzaamheden van de gemeenteraad worden afgevaardigd.

De artikelen 11, 12, 13, van Haarlemmermeer 2016, kan maximaal één 14 en 15 van de Gemeentewet zijn van niet-raadslid (commissielid) worden overeenkomstige toepassing op een afgevaardigd. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 commissielid dat geen raadslid is. Artikel 10 van van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige de Gemeentewet is deels van toepassing: toepassing op een lid van de raadscommissie. commissieleden (niet-raadsleden) hoeven Elk lid dient, tijdens de laatste verkiezingen van namelijk geen 18 jaar te zijn, maar mogen 16

pagina 3

de raad, geplaatst te zijn op de kandidatenlijst waarvan het zelfstandig lid afkomstig is. Lid 5 Per zelfstandige groep, zoals bedoeld in het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer 2016, kunnen geen nietraadsleden (commissieleden) worden afgevaardigd. Lid 6 Leden als bedoeld in lid, 2, 3 en 4 worden benoemd door de raad waarbij leden als bedoeld in lid 3 en lid 4 alleen benoemd kunnen worden op voordracht van een fractie of een zelfstandig lid.

jaar of ouder zijn. Elk lid dient, tijdens de laatste verkiezingen van de raad, geplaatst te zijn op de kandidatenlijst waarvan het zelfstandig lid afkomstig is. Lid 5 wordt lid 6 Een zelfstandige groep, zoals bedoeld in het RvO, kan geen niet-raadsleden (commissieleden) voor benoeming tot lid van de raadscommissie bij de raad voordragen. Lid 6 wordt lid 7 Leden als bedoeld in lid, 2, 4 en 5 worden benoemd door de raad waarbij leden als bedoeld in lid 4 en lid 5 alleen benoemd kunnen worden op voordracht van een fractie of een zelfstandig lid.

Artikel 5

Alleen lid 3 is gewijzigd als gevolg van het verwijderen van de term fractieassistent. Lid 3 Lid 3 De raad kan benoemde leden ontslaan; een De raad kan benoemde leden ontslaan; een fractieassistent of commissielid alleen op commissielid alleen op voorstel van de fractie voorstel van de fractie of het zelfstandige lid op of het zelfstandige lid op wiens voordracht het wiens voordracht de fractieassistent of het commissielid is benoemd. commissielid is benoemd.

Artikel 6

Bij lid 1 is een verduidelijking toegevoegd en lid 6 is gewijzigd zodat het ontslag niet meer standaard één maand na de schriftelijke mededeling in gaat. Lid 1 Lid 1 De raad benoemt uit zijn midden een De raad benoemt uit zijn midden een commissievoorzitter en plaatsvervangend commissievoorzitter en plaatsvervangend commissievoorzitters van de commissievoorzitters (sessievoorzitters) van de raadscommissie. raadscommissie. Lid 6 Lid 6 De commissievoorzitter en zijn De commissievoorzitter en zijn plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een mededeling aan de raad. Het ontslag gaat maand na de schriftelijke mededeling in of uiterlijk een maand na de schriftelijke zoveel eerder als hun opvolger is benoemd. mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

Artikel 10

Er wordt in het RvO niet meer gesproken over een schriftelijke oproep, dit is ook in de commissieverordening aangepast. De oproep is in de praktijk namelijk de publicatie van de ‘papieren’ agenda, welke is voorzien van een uitnodiging, op de openbare website van de gemeenteraad. Ook de onderliggende stukken worden via de website beschikbaar gesteld. Lid 1 Lid 1 Het presidium zendt ten minste tien werkdagen Het presidium zendt ten minste tien werkdagen voor een raadssessie de leden een voor een raadssessie de leden een oproep schriftelijke oproep onder vermelding van de bestaande uit een uitnodiging onder

pagina 4

dag, het tijdstip en de plaats van de raadssessie. Lid 2 Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt het presidium de agenda’s van de raadssessies voorlopig vast. Lid 3 De voorlopige agenda’s worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden. De bij de agenda’s behorende stukken worden zodra zij beschikbaar zijn en op een agenda zijn geplaatst meegezonden met deze agenda. Lid 4 In spoedeisende gevallen kan het presidium in overleg met de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een raadssessie een aanvullende agenda aan de leden verzenden. Artikel 11

vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de raadssessie. Lid 2 Voordat de oproep wordt verzonden, stelt het presidium de voorlopige agenda’s van de raadssessies vast. Lid 3 De voorlopige agenda’s worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden. De bij de agenda’s behorende stukken worden zodra zij beschikbaar zijn en op een agenda zijn geplaatst via de website van de gemeenteraad beschikbaar gesteld. Lid 4 In spoedeisende gevallen kan het presidium in overleg met de betreffende voorzitter na het verzenden van de oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een raadssessie een aanvullende agenda aan de leden verzenden.

Dit artikel is gewijzigd om aan te sluiten bij de huidige werkwijze: op de donderdagochtend van een plenaire raadsavond stelt het presidium voorlopige agenda’s vast van zowel het volgende raadsplein als een eventuele sessieavond. Deze agenda’s worden nog dezelfde avond voorgelegd aan de raad. De raad stemt vervolgens over het vaststellen van de agenda. Bij de formuleringen wordt aangesloten op de formuleringen in het RvO. Lid 1 Lid 1 Het presidium stelt een voorlopige Het presidium stelt een voorlopige agenda op, raadssessieagenda op en stuurt deze aan de deze wordt tijdens de stemmingen van een commissieleden. raadsvergadering vastgesteld. Lid 2 Lid 2 Wijzigingsvoorstellen op de voorlopige agenda Wijzigingsvoorstellen op de voorlopige agenda dienen schriftelijk ingediend te worden bij het dienen schriftelijk ingediend te worden bij het presidium, via de griffie, uiterlijk presidium, via de griffie, uiterlijk woensdagmiddag 18.00 uur, voorafgaand aan woensdagmiddag 18.00 uur, voorafgaand aan de eerstvolgende raadsvergadering na de eerstvolgende raadsvergadering. verzending ervan. Lid 3 Lid 3 De voorzitter van de raadsvergadering bekijkt De voorzitter van de raadsvergadering bekijkt op donderdagmiddag de voorgestelde op donderdagmiddag voorafgaand aan de wijzigingen.

Wijzigingen die dooreen plenaire raadsvergadering de voorgestelde raadsmeerderheid gesteund worden, worden wijzigingen. De voorzitter kan op inhoudelijke ingewilligd. Daarnaast kan de voorzitter op gronden een wijzigingsvoorstel overnemen. inhoudelijke gronden een wijzigingsvoorstel Daarnaast kunnen wijzigingsvoorstellen tijdens overnemen. de betreffende raadsvergadering bij het vaststellen van de agenda aan de raad worden voorgelegd. Wijzigingen die door een raadsmeerderheid worden gesteund, worden ingewilligd. Lid 4 Vervallen

pagina 5

Tijdens de eerstvolgende raadsvergadering na verzending van de agenda vindt, na mededeling van de overgenomen wijzigingsvoorstellen, vaststelling van de agenda plaats. Artikel 12

Dit artikel is gewijzigd om aan te sluiten bij de huidige werkwijze en bij de formulering wordt aangesloten bij het RvO. Overal waar werd verwezen naar de website van de gemeente, wordt nu gesproken over de website van de gemeenteraad, gezien dat is waar de raadsstukken te vinden zijn. Lid 1 Lid 1 Een raadssessie wordt tegelijkertijd met de Een raadssessie wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in de oproep door aankondiging in de lokale en regionale pers, het gemeentelijk Gemeentekrant, het gemeentelijk informatiecentrum in de hal van het Raadhuis informatiecentrum in de hal van het Raadhuis en door plaatsing op de internetsite van de en door plaatsing op de website van de gemeente ter openbare kennis gebracht. gemeenteraad ter openbare kennis gebracht. Lid 2 sub d Lid 2 sub d de mogelijkheid tot het uitoefenen van het de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 25. spreekrecht als bedoeld in artikel 25 van het RvO.

Artikel 13

Dit artikel is gewijzigd om aan te sluiten bij de huidige werkwijze en bij de formulering wordt aangesloten bij het RvO. Daarnaast is toegevoegd dat de stukken digitaal beschikbaar worden gesteld en heeft de wetswijziging op het gebied van geheimhouding geleid tot een volledige wijziging van lid 3. Lid 1 Lid 1 Stukken, die ter toelichting van de Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op van de oproep voor een ieder op het Raadhuis het gemeentehuis ter ter inzage gelegd in het gemeentelijk inzage gelegd. Het presidium maakt van de informatiecentrum en digitaal beschikbaar terinzagelegging melding in de openbare gesteld op de website van de gemeenteraad. kennisgeving, bedoeld in artikel 12. Indien na Het presidium maakt van de terinzagelegging het verzenden van de schriftelijke oproep melding in de openbare kennisgeving, bedoeld stukken ter inzage worden gelegd, wordt in artikel 12 van deze verordening. Indien na hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mogelijk in een openbare kennisgeving. mededeling gedaan aan de leden van de commissie en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

Lid 2 Lid 2 Een origineel van een ter inzage gelegd stuk Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht. wordt niet buiten het Raadhuis gebracht. Lid 3 Lid 3 (nieuw) Stukken die onder geheimhouding ter inzage Informatie van de raadscommissie of aan de worden gelegd, zijn alleen in te zien voor raadscommissie verstrekte informatie raadsleden en commissieleden. Eventuele waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van kopieën van deze stukken worden persoonlijk de wet geheimhouding is opgelegd, wordt in gewaarmerkt. afwijking van het eerste en tweede lid op het

pagina 6

besloten deel van het vergadersysteem van de gemeenteraad gepubliceerd. In buitengewone gevallen wordt informatie alleen op het Raadhuis ter inzage gelegd. Artikel 14

In lid 2 is toegevoegd dat de verslagen openbaar op de website van de gemeenteraad worden geplaatst. Daarnaast is toegevoegd dat de verslagen expliciet vast worden gesteld als onderdeel van het plenaire raadsplein Lid 1 Ongewijzigd Lid 2 Lid 2 Concept-verslagen worden zo spoedig mogelijk Concept-verslagen worden zo spoedig mogelijk toegezonden aan alle commissieleden en toegezonden aan alle commissieleden en anderen die het woord hebben gevoerd tijdens anderen die het woord hebben gevoerd tijdens de raadssessie. de raadssessie. Digitaal beschikbare verslagen worden op de website van de gemeenteraad geplaatst. Lid 3 Lid 3 Verslagen worden geacht te zijn vastgesteld Verslagen worden tijdens de raadsvergadering tenzij een commissielid of iemand anders die in vastgesteld. Verslagen worden daarnaast de betreffende raadssessie het woord heeft geacht te zijn vastgesteld tenzij een gevoerd binnen 10 werkdagen na verzending commissielid of iemand anders die in de schriftelijk bij de griffier aangeeft wijzigingen te betreffende raadssessie het woord heeft wensen, waarbij een tekstvoorstel wordt gevoerd binnen 10 werkdagen na verzending gedaan. De voorgestelde wijzigingen worden in schriftelijk bij de griffier aangeeft wijzigingen te dat geval schriftelijk aan de leden van de raad wensen, waarbij een tekstvoorstel wordt gestuurd en besproken in de eerstvolgende gedaan.

De voorgestelde wijzigingen worden in raadsvergadering na het aflopen van de termijn dat geval toegevoegd aan de vergaderstukken. van 10 werkdagen. Na bespreking van de Na bespreking van de wijzigingsvoorstellen wijzigingsvoorstellen vindt vaststelling van het vindt vaststelling van het verslag plaats. verslag plaats. Lid 4 Ongewijzigd Lid 5 Ongewijzigd

Artikel 18

Redactionele wijziging, afkorting voor het RvO. Lid 2 Indien sprake is van een sessie in debatvorm, zijn de algemene spreekregels maar in het bijzonder de spreektijdenregeling conform de betreffende artikelen in het Reglement van Orde van de raad van toepassing, ongeacht het hieromtrent bepaalde in deze verordening.

Artikel 20

Lid 2 Indien sprake is van een sessie in debatvorm, zijn de algemene spreekregels maar in het bijzonder de spreektijdenregeling conform de betreffende artikelen in het RvO van toepassing, ongeacht het hieromtrent bepaalde in deze verordening.

Redactionele wijzigingen, namelijk het splitsen van lid 1. Dit leidt ook tot hernummering. Daarnaast wordt toegevoegd dat spreektijden niet overdraagbaar zijn, hiermee wordt aangesloten op het RvO (artikel 21 lid 1 sub b). Tenslotte is lid 2 inhoudelijk gewijzigd om de situatie te verduidelijken waarin een sessie door meerdere initiefnemers aan wordt gevraagd. De extra spreektijd bedraagt in totaal 5 minuten, ook in het geval er sprake is van meerdere initiatiefnemers, in dat geval wordt de extra spreektijd verdeeld.

pagina 7

Lid 1 Het presidium stelt per raadssessie of deel daarvan spreektijden vast. Spreektijden worden in alle raadssessies gehanteerd. Elke fractie, zelfstandig lid en zelfstandige groep krijgt een gelijk aantal basisminuten. De resterende tijd wordt naar rato van het aantal raadsleden per fractie, zelfstandig lid en zelfstandige groep toegekend. Het college krijgt, indien betrokken in de beraadslagingen, 15% van de totale spreektijd.

Lid 2 Indien het een raadssessie betreft waarin een stuk aan de orde is dat door een fractie, zelfstandig lid of zelfstandige groep naar de raadssessie gevraagd is, krijgt de fractie, het zelfstandig lid of de zelfstandige groep die hiertoe het initiatief heeft genomen vijf minuten spreektijd ter inleiding op het onderwerp. Lid 3 Het presidium bepaalt hoeveel spreektijd wordt toegekend aan de indiener(s) van een (initiatief)voorstel. Lid 4 Voor zover niet door het presidium bepaald, kan de voorzitter een voorstel doen over de spreektijd van de aanwezigen.

Lid 1 Het presidium stelt per raadssessie of deel daarvan spreektijden vast. Spreektijden worden in alle raadssessies gehanteerd. Lid 2 Elke fractie, zelfstandig lid en zelfstandige groep krijgt een gelijk aantal basisminuten. Het college krijgt, indien betrokken bij de beraadslagingen, 15% van de totale spreektijd. De resterende tijd wordt naar rato van het aantal raadsleden per fractie, zelfstandig lid en zelfstandige groep toegekend. Spreektijden zijn niet overdraagbaar tussen de fracties, zelfstandige leden en groepen onderling. Lid 2 wordt lid 3 (hernummering) Indien het een raadssessie betreft waarin een stuk aan de orde is dat door een fractie, zelfstandig lid of zelfstandige groep naar de raadssessie gevraagd is, krijgt/krijgen de initiatiefnemer(s), zijnde de fractie, het zelfstandig lid of de zelfstandige groep die hiertoe het initiatief heeft/hebben genomen, maximaal vijf minuten spreektijd ter inleiding op het onderwerp. Lid 3 wordt lid 4 (hernummering, inhoudelijk ongewijzigd) Lid 4 wordt lid 5 (hernummering, inhoudelijk ongewijzigd)

Artikel 21

Bij lid 3 wordt toegevoegd dat de voorzitter bij een gelijke stemming de door de raad vastgestelde orde handhaaft. Lid 3 Lid 3 Over een voorstel van orde beslist de Over een voorstel van orde beslist de vergadering terstond. Bij gelijke stemming vergadering terstond. handhaaft de voorzitter de door de raad vastgestelde orde.

Artikel 23

Redactionele wijziging in lid 2, de overige leden zijn niet gewijzigd. Lid 2 Lid 2 Op verzoek van een lid of op voorstel van de Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan de vergadering besluiten de voorzitter kan de vergadering besluiten de beraadslaging voor een door de voorzitter te beraadslaging voor een door hem te bepalen bepalen tijd te schorsen teneinde het college of tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden nader beraad. De beraadslagingen worden

pagina 8

hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 25

Alleen lid 2 en 4 zijn gewijzigd. Lid 2 is gewijzigd conform huidige werkwijze, overeenkomstig het RvO, namelijk de melding dat insprekers hun onderwerp vermelden bij aanmelding. Lid 4 noemt de uitsluitingsgronden, deze zijn gewijzigd en komen nu overeen met het RvO. Lid 2 Lid 2 Degenen die willen inspreken dienen dit Degenen die willen inspreken dienen dit uiterlijk de woensdagmiddag voor de uiterlijk de woensdagmiddag voor de vergadering om 12.00 uur aan te geven bij de vergadering om 12.00 uur aan te geven bij de griffier. griffier onder vermelding van het onderwerp. Lid 4 Lid 4 Het woord kan niet gevoerd worden: Het woord kan niet gevoerd worden: a. over een besluit van het a. over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep op de rechter open staat of heeft beroep op de rechter open staat of heeft opengestaan; opengestaan; b. over benoemingen, keuzen, b. over benoemingen, keuzen, voordrachten voordrachten of aanbevelingen van of aanbevelingen van personen; personen; c. over personen; c. indien een klacht op grond van artikel 9:1 d. over een onderwerp waarover door van de Algemene wet bestuursrecht kan dezelfde persoon, dezelfde organisatie óf of kon worden ingediend. vertegenwoordiger daarvan reeds ingesproken is en sindsdien geen gewijzigde omstandigheden zijn ontstaan; e.

indien een klacht op grond van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend; f. ter promotie van een dienst of product vanuit een commercieel belang en/of partijpolitiek belang.

Artikel 26

Redactionele wijziging. Het presidium kan op eigen initiatief of op voorstel van een vergadering van raadssessie of raad een raadssessie beleggen als hoorzitting om de opvattingen onder de bevolking te peilen, dan wel om nadere informatie in te winnen. Hiertoe wijst het presidium een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan die in overleg met het presidium de hoorzitting organiseert en personen en organisaties uitnodigt, die in verband met het aan de orde te stellen onderwerp voldoende gekwalificeerd en representatief zijn.

Artikel 28

Het presidium kan op eigen initiatief of op voorstel van een vergadering van de raadscommissie of raad een raadssessie beleggen als hoorzitting om de opvattingen onder de bevolking te peilen, dan wel om nadere informatie in te winnen. Hiertoe wijst het presidium een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan die in overleg met het presidium de hoorzitting organiseert en personen en organisaties uitnodigt, die in verband met het aan de orde te stellen onderwerp voldoende gekwalificeerd en representatief zijn.

De verslagen van besloten vergaderingen worden via een besloten deel van de digitale vergaderomgeving beschikbaar gesteld, ze worden niet meer toegezonden.

pagina 9

Lid 1 De notulen van een besloten raadssessie worden uitsluitend aan de leden en eventuele andere deelnemers aan de raadssessie vertrouwelijk toegezonden.

Lid 2 Verslagen worden geacht te zijn vastgesteld tenzij een deelnemer aan de raadssessie binnen 10 werkdagen na verzending bij de griffier aangeeft wijzigingen te wensen, waarbij een tekstvoorstel wordt gedaan. De voorgestelde wijzigingen worden onder geheimhouding schriftelijk aan de leden van de commissie gezonden en besproken in een besloten deel van de eerstvolgende raadsvergadering na het aflopen van de termijn van 10 werkdagen. Na bespreking van de wijzigingsvoorstellen vindt vaststelling van het betreffende verslag plaats. Artikel 29

Lid 1 De notulen van een besloten raadssessie zijn geheim en worden aan de leden van de raadscommissie en eventuele anderen die het woord gevoerd hebben via de digitale vergaderomgeving beschikbaar gesteld. Het presidium kan in buitengewone gevallen besluiten dat de ontwerpnotulen van een besloten raadssessie alleen op het Raadhuis ter inzage worden gelegd. Lid 2 Verslagen worden geacht te zijn vastgesteld tenzij een deelnemer aan de raadssessie binnen 10 werkdagen na verzending bij de griffier aangeeft wijzigingen te wensen, waarbij een tekstvoorstel wordt gedaan. De voorgestelde wijzigingen worden onder geheimhouding bij de vergaderstukken gevoegd en besproken in een besloten deel van de eerstvolgende raadsvergadering na het aflopen van de termijn van 10 werkdagen. Na bespreking van de wijzigingsvoorstellen vindt vaststelling van het betreffende verslag plaats.

Gezien een wetswijziging op het gebied van geheimhouding is dit artikel volledig gewijzigd. Zie ook de memo ‘Wetswijziging geheimhoudingsprocedure’ d.d. 30 maart 2023 (Lijst ingekomen stukken week 15 2023 nr. 19). Lid 1 (vervallen) Lid 1 (nieuw) Geheimhouding op de inhoud van de in de Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet, besloten sessie behandelde stukken kan kan geheimhouding op informatie worden opgelegd door de raad, het college, de overeenkomstig artikel 86, lid 1 GW, opgelegd burgemeester en een commissie. worden door de commissie tijdens de vergadering, en overeenkomstig artikel 86, lid 2 GW, opgelegd worden door het orgaan dat de stukken overlegt. Lid 2 (vervallen) Lid 2 (nieuw) De vergadering beslist voor afloop van de Op grond van artikel 23 van de Gemeentewet is besloten raadssessie overeenkomstig artikel 86, de informatie die in een besloten vergadering eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent het van de raadscommissie ter kennis van de behandelde geheimhouding zal gelden. De aanwezigen komt geheim, tenzij de raad anders vergadering kan besluiten de geheimhouding beslist. op het behandelde op te heffen indien minimaal 5 fracties in de raadssessie vertegenwoordigd zijn.

Lid 3 (vervallen) Lid 3 (nieuw) De geheimhouding omtrent de inhoud van De opgelegde geheimhouding met betrekking stukken kan uitsluitend worden opgeheven tot aan de raad verstrekte informatie vervalt, door het orgaan dat de geheimhouding heeft indien de raad de verplichting tot opgelegd, dan wel door de raad, conform geheimhouding opheft (artikel 89, vierde lid, artikel 86 lid 2 GW. van de wet).

pagina 10

Lid 4 (vervallen) Als een raadssessie zich ter zake van het behandelde waarop geheimhouding ligt tot de raad heeft gericht, kan alleen de raad de geheimhouding opheffen (GW art. 86 lid 3).

Lid 5 De sessie kan op grond van artikel 25, lid 2 GW besluiten geheimhouding op te leggen op stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. Lid 6 Deze geheimhouding dient in de eerstvolgende vergadering van de raad bekrachtigd te worden (GW art. 25 lid 3). Deze geheimhouding geldt voor allen die bij raadsbehandeling aanwezig zijn en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd of de raad haar opheft (GW art. 25 lid 1 en 4). Artikel 31

Lid 4 (nieuw) Als de raad op grond van artikel 89 vierde lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd. Vervallen

Vervallen

Inhoudelijk is de bepaling niet gewijzigd, maar het Protocol beeld- en geluidregistraties tijdens raadsvergaderingen en raadsessies wordt expliciet van toepassing verklaard. Dit stond al in het RvO. Degenen die in de vergaderzaal tijdens de Degenen die in de vergaderzaal tijdens de raadssessie geluid- dan wel beeldregistraties raadssessie geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan vooraf mededeling willen maken doen hiervan vooraf mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. aanwijzingen. In de vergaderzalen van de raad gelden voorschriften die zijn vastgelegd in 'Het protocol beeld- en geluidregistraties tijdens raadsvergaderingen en raadsessies Haarlemmermeer'.

Artikel 32

Redactionele wijzigingen Lid 1 In de gevallen gedurende een raadssessie waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter. Lid 2 In de gevallen buiten een raadssessie waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over der

Lid 1 In de gevallen gedurende een raadssessie waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter. Lid 2 In de gevallen buiten een raadssessie waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel

pagina 11

toepassing van dit reglement, beslist het presidium.

Artikel 4

Artikel 5

over de toepassing van de verordening, beslist het presidium.

Toelichting Redactionele wijzigingen en de term fractieassistent is vervangen. Daarnaast is de mogelijkheid voor commissieleden om vóór hun 18e jaar te worden beëdigd benoemd. Uitgangspunt van dit artikel is dat ieder raadslid Uitgangspunt van dit artikel is dat ieder raadslid automatisch ook lid is van de raadscommissie automatisch ook lid is van de raadscommissie en daarmee dus het recht heeft om en daarmee dus het recht heeft om raadssessies bij te wonen. Conform deze raadssessies bij te wonen. Conform deze Commissieverordening zijn dit naast Commissieverordening zijn dit naast raadsleden raadsleden ook fractieassistenten die op ook niet-raadsleden die op voordracht van een voordracht van een fractie door de raad tot fractie door de raad tot commissielid zijn commissielid zijn benoemd,, Dit maakt het benoemd. Dit maakt het mogelijk dat ook de mogelijk dat ook de kleinste fracties in staat kleinste fracties in staat zijn om deel te nemen zijn om deel te nemen aan de vergadering van aan de vergadering van de raadscommissie. de raadscommissie. Een zelfstandig lid, als Een zelfstandig lid, als bedoeld in het RvO, kan bedoeld in het reglement van orde voor de maximaal één niet-raadslid (commissielid) vergaderingen en andere werkzaamheden van afvaardigen.

Dit lid dient geplaatst te zijn op de de gemeenteraad, kan maximaal één nietkandidatenlijst waarvan het zelfstandig lid raadslid (commissielid) afvaardigen. Dit lid afkomstig is. Een zelfstandige groep kan geen dient geplaatst te zijn op de kandidatenlijst enkel niet-raadslid (commissielid) afvaardigen. waarvan het zelfstandig lid afkomstig is. Een Daarnaast houdt de raad ook de mogelijkheid zelfstandige groep kan geen enkel niet-raadslid om anderen te benoemen. (commissielid) afvaardigen. Daarnaast houdt de Commissieleden en eventuele andere leden raad ook de mogelijkheid om anderen te worden door de raad benoemd; benoemen. commissieleden op voordracht van Fractieassistenten, commissieleden en respectievelijk een fractie of zelfstandig lid. eventuele andere leden worden door de raad Op grond van het derde en vijfde lid moeten benoemd; fractieassistenten en leden voldoen aan hetgeen bepaald is in de commissieleden op voordracht van artikelen 11, 12, 13, 14 en 15 van de respectievelijk een fractie of zelfstandig lid. Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij over een geldige verblijfstitel moeten Op grond van het derde lid moeten leden beschikken, hun nevenfuncties openbaar voldoen aan hetgeen bepaald is in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet.

Dit moeten maken, geen functie als bedoeld in betekent onder andere dat zij achttien jaar artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd moeten zijn, over een geldige verblijfstitel mogen handelen met artikel 15. Artikel 10 van moeten beschikken, hun nevenfuncties de Gemeentewet is slechts gedeeltelijk van openbaar moeten maken, geen functie als toepassing, commissieleden kunnen worden bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in beëdigd vanaf de leeftijd van 16 jaar. strijd mogen handelen met artikel 15. Redactionele wijzigingen en de term fractieassistent is vervangen. Raadsleden kunnen geen ontslag nemen. Zij Raadsleden kunnen geen ontslag nemen. Zij kunnen er vanzelfsprekend wel voor kiezen kunnen er vanzelfsprekend wel voor kiezen geen raadssessies bij te wonen. Anderen geen raadssessies bij te wonen. Anderen kunnen wel ontslagen worden; kunnen wel ontslagen worden, een fractieassistenten en commissieleden commissielid alleen op voordracht van alleen op voordracht van de respectievelijk de respectievelijk de fractie of het zelfstandige lid fractie of het zelfstandige lid welke zij welke zij vertegenwoordigen. Ook is geregeld vertegenwoordigen. Ook is geregeld dat als een dat als een fractie of zelfstandig lid niet meer in

pagina 12

fractie of zelfstandig lid niet meer in de raad vertegenwoordigd is, op voordracht van die fractie benoemde fractie-assistenten of commissieleden automatisch ontslagen zijn.

de raad vertegenwoordigd is, op voordracht van die fractie benoemde commissieleden automatisch ontslagen zijn.

Artikel 10

De toelichting is, evenals het artikel, aangepast aan de huidige werkwijze. Het presidium vergadert op de donderdagen Lid 1: Het presidium zendt de oproep, zoals tussen raadsvergaderingen in. De dag erna bedoeld in artikel 19 lid 1 van de Gemeentewet worden de stukken verstuurd. Dus voor en de digitale varianten daarop. Het presidium raadssessies op tussenliggende donderdagen 2 vergadert op de donderdagochtend van de weken (10 werkdagen) van te voren, voor plenaire vergadering. Het conceptverslag van raadssessies parallel aan de raadsvergadering 3 de vergadering wordt nog dezelfde dag, zo snel weken van te voren. mogelijk, per mail verstuurd. De Stukken worden maar 1 keer verstuurd. conceptagenda’s worden in het digitale vergadersysteem geplaatst en nog dezelfde avond door de raad vastgesteld. Hierdoor worden de stukken met betrekking tot raadssessies van de plenaire vergadering 2 weken van tevoren gedeeld en de stukken met betrekking tot de raadssessies op tussenliggende donderdagen 3 weken van tevoren.

Artikel 11

De toelichting is, evenals het artikel, aangepast aan de huidige werkwijze. Het presidium speelt in dit stelsel een centrale Het presidium speelt in dit stelsel een centrale rol. De raad heeft de mogelijkheid om besluiten rol. De raad heeft de mogelijkheid om besluiten van het presidium met betrekking tot de van het presidium met betrekking tot de agenda (korte en lange termijn) te herzien. agenda (korte en lange termijn) te herzien. Wijzigingen hebben alleen betrekking op Wijzigingen hebben alleen betrekking op planning en agendering. planning en agendering. Deze herziening kan alleen plaatsvinden in de eerstvolgende raadsvergadering na het De raad kan bij het vaststellen van de agenda’s verzenden van de stukken; dit is dus 1 week direct besluiten om de voorgestelde agenda’s voor raadssessies op de tussenliggende te wijzigen. Daarnaast kan een verzoek tot donderdag en 2 weken voor de parallel aan een herziening worden gedaan, deze wordt dan behandeld bij de volgende plenaire raadsvergadering gehouden raadssessies. Herziening vindt plaats na schriftelijke vergadering.

Herziening vindt plaats na voordracht van wijzigingen, indien deze tijdig schriftelijke voordracht van wijzigingen, indien zijn ingediend en voldoende steun vinden of de deze tijdig zijn ingediend en voldoende steun vinden of de voorzitter op inhoudelijke gronden voorzitter op inhoudelijke gronden besluit het voorstel over te nemen. Wijzigingen besluit het voorstel over te nemen. doorvoeren tijdens de raadsvergadering is daardoor niet meer mogelijk. In de raadsvergadering worden de wijzigingsvoorstellen enkel nog vastgesteld.

Artikel 14

De toelichting is, evenals het artikel, aangepast aan de huidige werkwijze. Aangezien de samenstelling van raadssessies Aangezien de samenstelling van raadssessies per keer wisselt, kunnen verslagen alleen door per keer wisselt, kunnen verslagen alleen door de raad als geheel worden vastgesteld. Hierbij de raad als geheel worden vastgesteld. De

pagina 13

is gekozen voor een procedure waarbij de verslagen stilzwijgend worden vastgesteld tenzij wijzigingen van te voren worden doorgegeven. De ontwerpnotulen worden zo snel mogelijk na ontvangst bij de griffie verstuurd aan alle raadsleden, fractieassistenten en het college van burgemeester en wethouders. Zij krijgen 10 werkdagen de tijd om wijzigingen door te geven. Deze wijzigingen worden aan het eind van die termijn aan de raadsleden gemaild en in de eerstvolgende raadsvergadering behandeld, waarna de verslagen zijn vastgesteld. Indien geen wijzigingen zijn doorgegeven, is het verslag na het aflopen van de termijn van 20 werkdagen automatisch vastgesteld.

verslagen worden vastgesteld tijdens de plenaire vergadering. Daarnaast kunnen verslagen ook stilzwijgend worden vastgesteld. Dit betekent dat een verslag geacht wordt te zijn vastgesteld, tenzij er binnen de genoemde termijn wijzigingen worden doorgegeven. Met toezenden wordt bedoeld het digitaal beschikbaar stellen van de verslagen via het digitale vergadersysteem. De conceptnotulen worden beschikbaar gesteld aan alle raadsleden, commissieleden en het college van burgemeester en wethouders. Zij krijgen in ieder geval 10 werkdagen de tijd om wijzigingen door te geven, of tot het betreffende verslag door de raad wordt vastgesteld. Wijzigingsvoorstellen worden via het digitale vergadersysteem gedeeld met de raad en in de eerstvolgende raadsvergadering behandeld.

Artikel 15

Redactionele wijziging, afkorting is uitgeschreven. Op grond van de presentielijst wordt de Op grond van de presentielijst wordt de aanwezigheid bijgehouden t.b.v. de uit te keren aanwezigheid bijgehouden ten behoeve van de aanwezigheidsvergoeding. uit te keren aanwezigheidsvergoeding.

Artikel 19 en 20

Naar aanleiding van een inhoudelijke wijziging van artikel 20 is ook de toelichting gewijzigd, een laatste alinea is toegevoegd inzake de extra spreektijd van de initiatiefnemer van een sessieverzoek, de overige alinea’s zijn ongewijzigd. Indien het een sessie betreft naar aanleiding van een sessieverzoek, krijgt de initiatiefnemer 5 minuten extra spreektijd ter inleiding van het onderwerp. In het geval er sprake is van meerdere initiatiefnemers wordt de extra spreektijd verdeeld, deze bedraagt in totaal nooit meer dan 5 minuten.

Artikel 22

De verwijzing is aangepast. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 29 van deze verordening.

Artikel 27

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 30 van deze verordening.

Artikel 27 stond niet genoemd in de toelichting, deze is alsnog genoemd. Dit artikel benoemt algemene zaken omtrent beslotenheid.

pagina 14

Artikel 28

Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus de raadscommissie anders beslist.

Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus de raadscommissie anders beslist. Dit verslag wordt ter beschikking gesteld aan de commissieleden via een besloten deel van het digitale vergadersysteem.

In de toelichting werd nergens gesproken van de hoofdstukken en paragrafen uit het reglement, enkel de artikelen. Om die reden is de vermelding dat Hoofdstuk 5 start, verwijderd. Artikel 29

Gezien een wetswijziging op het gebied van geheimhouding is het artikel volledig gewijzigd, hetzelfde geldt voor de toelichting. lid 2: hetgeen besproken wordt in een besloten Dit artikel is gewijzigd als gevolg van een vergadering, valt niet van rechtswege onder de wetwijziging op het gebied van geheimhouding. geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing Voorheen diende de raadscommissie bij het van de procedure volgens artikel 86 van de afsluiten van een raadssessie altijd te bepalen Gemeentewet nodig. In artikel 29, lid 2, wordt of op het behandelde geheimhouding zal afgeweken van het uitgangspunt dat voor gelden. Dit is niet meer het geval, de informatie raadssessies geen quorum vereist is. Aangezien die in een besloten vergadering ‘ter kennis van de commissieleden aanwezig in een raadssessie de aanwezigen komt’ is geheim tenzij de raad in dat geval een besluit kunnen nemen dat ook anders beslist. De raadscommissie kan hier dan voor externen verstrekkende gevolgen kan ook niet zelf toe beslissen. Geheimhouding geldt ten aanzien van een hebben, is vastgelegd dat hier tenminste vijf fracties bij betrokken moeten zijn. ieder die aanwezig is bij een besloten Geheimhouding geldt ten aanzien van ieder die vergadering of die kennis draagt van stukken aanwezig is bij een besloten vergadering of die ten aanzien waarvan geheimhouding geldt.

kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt.

Artikel 31

Er wordt ook in de toelichting verwezen naar het Protocol beeld- en geluidregistraties tijdens raadsvergaderingen en raadsessies. Aangezien de vergaderingen van de Aangezien de vergaderingen van de raadscommissie in principe openbaar zijn, raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en kunnen media en toehoorders geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet beeldregistraties maken, met inachtneming van het geval als het een besloten vergadering het genoemde protocol. Dit is uiteraard niet betreft. het geval als het een besloten vergadering betreft.

pagina 15

3.1 Wat mag het kosten? Er zitten geen kosten aan de wijziging van de Verordening op de raadscommissie Haarlemmermeer 2024. 3.2 Wie is daarvoor verantwoordelijk? De raad is verantwoordelijk voor de vaststelling van de Verordening. 4. Ondertekening Het Seniorenconvent van de gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer, de griffier,

de voorzitter,

John van der Rhee

Marianne Schuurmans-Wijdeven

Bijlage(n): • Verordening op de raadscommissie Haarlemmermeer 2024