RV Sterke Raad, Sterke Griffie (12757880)

gemeente

Haarlemmermeer orstel

Raadsvoorstel Onderwerp

Sterke raad, sterke griffie

-Rapport actualisatie bouwstenennotitie griffie Haarlemmermeer; -Actualisatie functiegebouw griffie

Portefeuillehouder Steller Informatie en contact WGC-vergadering Seniorenconvent Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

Werkgevercommissie griffier jaap baars 06-23234267 — j.baars@haarlemmermeer.nl 26 oktober 2025 27 november en 11 december 2025 n.t.b. 12757880 Het Seniorenconvent besluit, op voorstel van de werkgeverscommissie griffier, de raad voor te stellen om: 1 2

3

4

Het geactualiseerde Visiedocument Bouwstenen Griffie 2025 vastte stellen. a

Voorde periode 2025-2027 de pragmatische variant uit het visiedocument te effectueren (fase 1);

b

In 2027/2028 op grond van een evaluatie over fase 2 van de raadsondersteuning te besluiten.

a

Kennis te nemen van de geactualiseerde functieomschrijvingen van het functiegebouw van de griffie;

b

De werkgeverscommissie-griffier het nodige te doen verzorgen om de uitkomsten van de geactualiseerde functieomschrijvingen te effectueren (fase 0), waarbij inschaling en/of schaalgroei niet vanzelfsprekend en ter beoordeling van de werkgever is. De financiële effecten te verwerken in de Voorjaarsrapportage 2026.

Samenvatting

De gemeenteraad is werkgever van de griffie. De griffie ondersteunt het bestuursorgaan raad. De raad heeft voor de uitoefening van zijn werkgeversfunctie de werkgevercommissie-griffier ingesteld, bestaande uit drie raadsleden en de voorzitter van de raad als adviseur. Met het raadsbesluit van donderdag 6 juli 2023 besloot de raad op advies van de werkgeverscommissie onder andere tot actualisatie van de griffie-functieomschrijvingen en het actualiseren van het visiedocument Bouwstenen griffie. Het huidige functiegebouw van de griffie is in 2009 opgesteld. Sindsdien is het takenpakket van de raad en daarmee dat van de griffie fors uitgebreid. Om het functiegebouw te herijken aan de actuele bestuurspraktijk is bureau 3V ingehuurd om de functieprofielen en het functiegebouw van de griffie te actualiseren. Uitgangspunt voor de opgestelde functieprofielen is het in 2022 gepubliceerde Generieke Functieprofiel Strategische Griffier / Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen en het rapport Eigenstandig en (on)afhankelijk. Nieuwe spelregels voor sterkere griffie(r)s (2023).

pagina 2

Voor het actualiseren van het visiedocument voor de raad en zijn griffie is dr. Marcel van Dam door de werkgeverscommissie verzocht om de positie en invulling van het hoofdschap van de raad in relatie tot de ondersteuning door zijn griffie te plaatsen. Met het geactualiseerde rapport wordt de in de praktijk ingezette ontwikkeling van de strategische griffie vervolgd. Het rapport reflecteert op de bestuurspraktijk van de Haarlemmermeerse raad, het ambitieniveau en de afstemming op de ondersteuning. De in het rapport geschetste perspectieven op de positie van de raad dienen in samenhang met de taken en formatie van de griffie te worden bezien. Ten aanzien van de ambities voor ondersteuning zijn de varianten van Afwachtend, Pragmatisch en Ambitieus beschreven.

2. Uitwerking 2.1 Wat willen we bereiken? Met dit raadsvoorstel ligt de keuze voor het ambitieniveau van de raad en zijn ondersteuning voor besluitvorming voor. Voorgesteld wordt om het visiedocument vast te stellen en als eerste stap de bestaande griffie-formatie in 2026 toe te rusten met een senior raadsadviseur (fase 1) en in 2027 een evaluatie uit te voeren waarna de raad over de verdere formatie op de griffie besluit (fase 2). Haarlemmermeer is een dynamische gemeente en centrumgemeente in het hart van de Randstad waar internationale bedrijvigheid en lokale gemeenschappen samenkomen. Dankzij Schiphol, de sterke economie (nr 1 economische gemeenten/Elsevier) en groene ambities is Haarlemmermeer een gemeente in voortdurende ontwikkeling — grootstedelijk én dorps, innovatief én verbonden. In de komende 15 jaar wil de gemeente dat met een groei naar 200.000 inwoners kunnen blijven bieden. De gemeenteraad is het hoogste orgaan van de gemeente en wil zijn politiek-bestuurlijke positie als lokaal democratisch zwaartepunt voor het besturen van de gemeente ook naar de toekomst toe waarborgen. Om aan dit hoofdschap van de raad invulling te geven dient de raad te kunnen blijven sturen op: a) de politieke agenda, b) het verloop van beleidsprocessen en c) de informatie die hij hiervoor nodig heeft.

Voor de organisatie hiervan staat de griffie de raad ten dienste met drie kerntaken: (1) Adviseur van de raad, raadsfracties, raadsleden, raadsorganen en raadsvoorzitter; (2) Ambassadeur en belangenbehartiger van de raad en (3) Manager van politiek-bestuurlijke processen. Een sterke raad vraagt om een sterke griffie. In het rapport Actualisatie bouwstenennotitie griffie 2025 is het ambitieniveau van de raad en voor de griffie uitgewerkt. In het geactualiseerde functieboek van de griffie zijn de functieprofielen beschreven en is het functiegebouw verder uitgewerkt. Wat is de aanleiding, context? Het functiegebouw van de griffie stamt uit 2009 en heeft zich sindsdien in de praktijk verder ontwikkeld. In afgelopen jaren is ook vanuit de verenigingen van de VNG, Vereniging van raadsleden en Vereniging van Griffiers met onderzoeksrapporten de nadruk op de volgende fase van professionalisering van de griffies in algemene zin gelegd*. Het ambitieniveau dat in het (landelijke) Generieke Functieprofiel Griffier is vastgelegd is in Haarlemmermeer al praktijk. De

1 Generieke Functieprofiel Strategische Griffier / Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen en het rapport Eigenstandig

en (on)afhankelijk. Nieuwe spelregels voor sterkere griffie(r)s (2023).

pagina 3

geactualiseerde functieprofielen voor de griffie consolideren die praktijk in die zin. 2.1.1 Wat is de beleidstheorie en het beleidsdoel? Het beleidsdoel is een strategische griffie die het democratische hoofdschap van de raad ondersteunt en operationaliseert ten behoeve van sturing op agenda, proces en informatie — zodat de raad effectief, gezaghebbend en toekomstgericht kan handelen. In de bijlagen zijn de beleidstheorie en de beleidsdoelen uit het visierapport samenvattend toegelicht met suggesties voor rapportage. 2.2 Wat gaan we daarvoor doen? Het ambitieniveau van de raad vaststellen en het ambitieniveau voor de bemensing van het functiegebouw van de griffie daar een afgeleide van maken. Wat zijn de argumenten? De gemeenteraad is het hoogste orgaan van de gemeente en wil zijn politiek-bestuurlijk positie als lokaal democratisch zwaartepunt voor het besturen van de gemeente ook naar de toekomst toe waarborgen. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Gemeenteraden in den lande hebben zich te verhouden tot een toenemende mate van complexiteit in de lokale bestuurspraktijk.

Gedurende hettraject dat aan dit raadsvoorstel vooraf is gegaan is daarnaast gebleken dat de positie van gemeenteraden als werkgever van zijn griffie weliswaar in de Gemeentewet goed is verankerd maar dat de raden zich in de circuits van VNG en LOGA als bestuursorgaan/werkgever in een niemandsland bevinden? In een column van Prof. Elzinga wordt dit positionering-hiaat voor zowel raad als griffie inzichtelijk gemaakt? Het is aan de gemeenteraad om het lokale democratische bestel recht te doen en daarbij de naar zijn inzicht passende ondersteuning te organiseren. In Haarlemmermeer is dat met het functiewaarderingssysteem NERF sinds 2009 verzorgd en tussen 2023 en voorjaar 2025 op grond van ditzelfde systeem geactualiseerd. Ten aanzien van de inschaling van functies gaat het om een groeimodel. De functieomschrijvingen zijn gekoppeld aan functieschalen. De feitelijke inschaling is per werknemer op grond van beoordelingsgesprekken door de werkgever te bepalen. Welke beleidsinstrumenten worden ingezet om het doel te bereiken? Zie de bijlage Beleidstheorie, beleidsdoelen en indicatoren 2.3 Wat mag het kosten? In 2025 is €1.133.500° begroot waarvan €996.500 aan einde van dat jaar gerealiseerd zal zijn. Als gevolg van tijdelijke inhuur door verloop en uitval van capaciteit is in 2025 een bedrag van €54.000 aan interim-kosten gemaakt.

De ruimte in het budget voor loonkosten is een gevolg van de begrotingssystematiek, waarbij op de functieschaal behorende bij het functieprofiel en de uiterste trede maximaal begroot dient te worden. De reële schalen en periodieken wijken hier in de praktijk af. Dat geldt ook voor de begrote bedragen van de actualisatie en uitbreiding van formatie. De reële kosten liggen hierdoor aanmerkelijk lager. 2025

Fase O Herwaardering functieschalen

Fase 1 Uitbreiding 1 fte

121.100

2026

121.100

138.700

2027

121.100

138.700

2027/2028

Evaluatie en nader

besluitvorming

2 Gemeenteraden worden niet als werkgeversorganisaties vertegenwoordigd in de CAO-overleggen die sinds 2020 met intrede van de Wnra voor de sector gemeenten zijn gaan gelden. 3 sterke griffie , Elzinga, juni 2025 (linked-in artikel) 4 In de financiële begroting 2026 is abusievelijk niet het juist bedrag opgenomen.

pagina 4

(zie bijlagen Visierapport)

Fase 2 Uitbreiding 121.100

259.800

259.800

Wat zijn de financiële risico’s? Er zijn geen financiële risico’s aan dit voorstel verbonden. 2.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk? De gemeenteraad is werkgever van de griffie. De raad heeft de werkgevercommissie griffier ingesteld om deze functie in de praktijk uit te oefenen. 2.5 Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? Hoe wordt het voorstel gemonitord en geëvalueerd? Het voorstel wordt gemonitord en geëvalueerd aan de hand van de doelstellingen en indicatoren die in de bijlage Beleidstheorie, beleidsdoelstellingen en indicatoren beschreven zijn. In een informatieve bijeenkomst zal ter voorbereiding op de besluitvorming over positionering van de strategische raad en de rollen, taken en functie van de griffie ten aanzien van de ondersteuning nu en in de toekomst verder worden ingegaan. 2.6 Wat betekent dit voor de Metropoolregio Amsterdam (MRA)? De informatiepositie van de raad bij samenwerkingsverbanden van de gemeente neemt met dit voorstel toe. De raadsbetrokkenheid bij de MRA zal dien overeenkomstig worden versterkt. 3.

Ondertekening

Werkgevercommissie-griffier Ambtelijk secretaris

Sj <t

Voorzitter

Jaap Baars

rmans-Wijdeven

isiedocument Bouwstenen Griffie 2025 Aisie document Bouwstenen Griffie 2018 Actieboek Griffie 2025 4 elute beleidsdoelstellingen en indicatoren

i Hyperlinks Ministerie van BZK (2021) Kamerbrief over ROB-advies Goede ondersteuning, sterke democratie Paulides, P., H. Binnema, G. Boogaard (2023) Eigenstandig en (on)afhankelijk. Nieuwe spelregels voor sterkere griffie(r)s Peters, K., R. de Greef, M. Boogers, G. Boogaard (2022). Regionale samenwerking en gemeenteraden. Een samenvattend onderzoek naardelegitimiteit, effectiviteit en doelmatigheid van regionale samenwerkingsverbanden.Stichting Decentraal Bestuur. Raad voor het openbaar bestuur (2020) Goede ondersteuning, sterke democratie