RV Rekenkameronderzoek beheer en onderhoud

1. Voorstel

Raadsvoorstel 12686482 Onderwerp

Portefeuillehouder

Steller Collegevergadering

Rekenkameronderzoek Grip op beheer en onderhoud Bestuurlijk: Marianne Schuurmans-Wijdeven Thematisch: Marjolein Steffens–Van de Water Margo Rosdorff

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

2025.12686482

Op basis van het onderzoek Grip op beheer en onderhoud stelt de rekenkamer de raad voor de volgende aanbevelingen over te nemen en het college te verzoeken: 1. De budgetten voor beheer en onderhoud realistischer te begroten. Dit kan bijvoorbeeld door: a. De prijsinflatie voor de budgetten van Beheer en onderhoud met de GWW1-index van het CBS te berekenen in plaats van met de CPI-index. b. Alle budgetten jaarlijks te indexeren voor prijsstijgingen, ook die van vertraagde of uitgestelde projecten. c. Budgetten die nodig zijn om te voldoen aan wettelijke voorschriften in de begroting op te nemen. d. Een wijze van budgettoekenning te overwegen die de groei van het te beheren areaal aan openbare ruimte structureel incalculeert. Dit als vervanging van de areaalsystematiek en voor de jaarlijkse correctie die daardoor nodig is. e. Een pilot te overwegen met een rolling forecast. Een rolling forecast maakt het mogelijk om flexibeler in te spelen op veranderende omstandigheden. 2. De raad te betrekken in de beleidsvoorbereiding, bijvoorbeeld door minstens een maal per raadsperiode een bijeenkomst te organiseren waarin de raadsleden zich kunnen uitspreken over de gewenste effecten van beheer en onderhoud in de samenleving, de formulering van de doelen en het gewenste kwaliteitsniveau van de activiteiten.

1 Betekenis van de afkortingen in deze zin: GWW staat voor inputprijsindex grond-, weg- en waterbouw.

CBS is Centraal Bureau voor de statistiek, CPI is consumentenprijsindex.

Rekenkameronderzoek Beheer en onderhoud

pagina 2

3. De kwaliteit en bruikbaarheid te verbeteren van de kwaliteitsindicatoren van de vijf beleidsdoelen bij het programma Kwaliteit fysieke omgeving. De rekenkamer adviseert de streefwaarden zodanig te bepalen dat ze ook op lange termijn bijdragen aan de doeltreffendheid en doelmatigheid van Beheer en onderhoud. Neem ook kwaliteitsindicatoren op voor beleidsdoel E en vraag de Omgevingsdienst informatie aan te leveren zodat de raad kan beoordelen of doelen worden behaald. Overweeg om ook het perspectief van inwoners mee te nemen en relevante contextfactoren inzichtelijk te maken. 4. Te onderzoeken op welke wijze de uitvoeringscapaciteit voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte zowel intern bij cluster B&O en het Ingenieursbureau als extern bij aannemers vergroot of doelmatiger ingezet kan worden. Onderzoek bijvoorbeeld ook hoe de gemeente de samenleving hierin kan betrekken (denk bijvoorbeeld aan inwoners die een groenstrook bij hun huis onderhouden). Bekijk daarnaast met het Ingenieursbureau hoe het cluster B&O structureel betrokken kan worden in de projectvoorbereiding. Samenvatting van het onderzoek De raad signaleerde dat de kosten van het programma Kwaliteit fysieke omgeving jaarlijks stijgen en vroeg zich af of het beheer en onderhoud van de openbare ruimte in Haarlemmermeer doeltreffender en doelmatiger kan.

De rekenkamer concludeert dat het voor de rekenkamer en voor de raad lastig is om een goed beeld van de doeltreffendheid van het beleid bij beheer en onderhoud te krijgen. Bij verschillende doelen in de programmabegroting worden geen of minder passende kwaliteitsindicatoren gebruikt. Door passende kwaliteitsindicatoren te gebruiken, het perspectief van inwoners te betrekken en daarnaast relevante contextfactoren te benoemen, kan de raad wel een beter beeld van de doeltreffendheid krijgen dan nu het geval is. Zonder goed zicht op doeltreffendheid, is het lastig om doelmatigheid vast te stellen. Tegelijkertijd constateert de rekenkamer dat er geen reden is om aan te nemen dat het beheer en onderhoud niet doelmatig is. Sterker nog, de indruk is dat de gemeente veel werk voor relatief weinig geld verzet. De gemeente probeert kostenbesparend te werk te gaan door de streefwaarden bij de kwaliteitsindicatoren te verlagen. Dat de gemeente minder geld per vierkante kilometer aan de openbare buitenruimte besteedt dan andere gemeenten is ook een indicatie. Daarentegen laat het onderzoek ook zien dat lagere kosten op de korte termijn negatieve gevolgen kunnen hebben voor de doelmatigheid en doeltreffendheid op de langere termijn. Het onderzoek toont verschillende factoren die de kwaliteit van de openbare ruimte op langere termijn bedreigen en tot hogere kosten leiden op langere termijn.

Het naar beneden bijstellen van streefwaarden in de afgelopen jaren leidt tot een lagere kwaliteit en achterstallig onderhoud in de openbare ruimte. Verder kunnen complexe, langdurige infrastructurele projecten en personeelstekorten bij de gemeente en

Rekenkameronderzoek Beheer en onderhoud

pagina 3

aannemers leiden tot uitgesteld onderhoud en daarmee tot een lagere kwaliteit van de openbare buitenruimte. Een belangrijke conclusie is daarnaast dat het beheer en onderhoud van de gemeente te krap wordt begroot. Dit komt doordat de gehanteerde prijsindex onvoldoende compenseert voor de werkelijke prijsstijgingen in de sector van de afgelopen jaren. Daarnaast worden de kosten van het beheer van nieuw areaal aan openbare ruimte (door woningbouw) berekend op basis van de areaalsystematiek. Voor deze twee aspecten in de wijze van budgettering wordt jaarlijks gecorrigeerd in de voorjaarsrapportage. Dit is geen kwestie van budgettaire discipline bij cluster B&O, maar het gevolg van de afspraken die gemaakt zijn voor de planning- en controlcyclus. Daarnaast zorgen nieuwe wettelijke voorschriften, wensen van de gemeente zelf en levensduur verlengende maatregelen bij uitgesteld onderhoud voor beheer- en onderhoudskosten die niet in de begroting zijn opgenomen. Door deze oorzaken neemt het reële budget voor beheer en onderhoud af, wat op termijn ten koste gaat van de kwaliteit van de fysieke omgeving. Het gevolg van de krappe begroting is bovendien dat het college jaarlijks ad hoc aanvragen doet bij de gemeenteraad voor extra budget, bijvoorbeeld om herstelwerkzaamheden te doen na een incident of voor de uitvoering van nieuw rijksbeleid.

De confrontatie met deze onverwachte extra budgetaanvragen maakt dat raadsleden te weinig grip ervaren op de uitvoering van het beleid en de daaraan gekoppelde budgetten. Raadsleden willen eerder betrokken worden in de beleidsvorming en beter geïnformeerd worden zodat hij de consequenties van gemaakte keuzes, zowel kwalitatief als financieel, kan overzien en daar ook iets van kan vinden. 2. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken? De gemeenteraad heeft op 4 juli 2024 de motie ‘Sturen op effectief en efficiënt beheer en onderhoud’ unaniem aangenomen. Daarin verzocht de gemeenteraad de rekenkamer onderzoek te doen naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beheer en onderhoud van de openbare ruimte in de gemeente. De rekenkamer is daarom een onderzoek gestart met als hoofdvraag: Welke mogelijkheden hebben de raad en het college om de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het beheer en onderhoud van de openbare ruimte te verbeteren? 3.2 Wat gaan we daarvoor doen? Het onderzoek is uitgevoerd door onderzoeksbureau Ecorys. De belangrijkste onderdelen van het onderzoek waren een documentenstudie, individuele en groepsgesprekken met raadsleden en binnen de gemeentelijke organisatie, en een benchmark met andere gemeenten. De resultaten zijn vastgelegd in een feitenrapport.

Rekenkameronderzoek Beheer en onderhoud

pagina 4

In de rekenkamernota Grip op beheer en onderhoud staan de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer. 3.3 Wat mag het kosten? De rekenkamer bekostigt haar onderzoeken uit het aan haar door de raad toegekende budget (Programma 1, ‘Bestuur’ in de Programmabegroting). 3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk? De rekenkamer is verantwoordelijk voor (de uitvoering van) dit onderzoek, de conclusies en de daaruit voortvloeiende aanbevelingen. De klankbordgroep uit de raad adviseert de rekenkamer over de onderzoeksvraag en over de bruikbaarheid van de aanbevelingen van de onderzoeken. Conform artikel 30a van het Reglement van Orde van de gemeenteraad wordt een raadsvoorstel inzake een rekenkameronderzoek geschreven en ingediend onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de raad. De gemeenteraad en het college zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de aanbeveling(en) die aan hen zijn gericht, als de raad deze aanbeveling(en) heeft overgenomen. 3.5 Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? Sinds 1 januari 2023 is het college wettelijk verplicht om elk jaar de raad te informeren over wat er is gedaan met de aan het college gerichte aanbevelingen uit de onderzoeken van de rekenkamer. In het voorjaar van 2026 zal het college rapporteren over de opvolging van de aanbeveling uit dit onderzoek. 4.

Ondertekening Hoogachtend, Burgemeester van de gemeente Haarlemmermeer,

Marianne Schuurmans-Wijdeven Bijlage(n): Rekenkamernota, feitenrapport van Ecorys en bestuurlijke reactie van het College op het onderzoek Grip op beheer en onderhoud