RV Kader voor opleggen en opheffen geheimhouding op nota's van B&W, raadsvoorstellen en brieven (2022.0001159)

gemeente Haarlemmermeer

raadsvoorstel Onderwerp

Portefeuillehouder Steller Collegevergadering

Kader vooropleggen en opheffengeheimhouding opnota'svan B&W, raadsvoorstellen en brieven MarianneSchuurmans-Wijdeven drs. Petra vander Meulen 7 juni2022

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer 2022.0001159

1. Voorstel Collegebesluit(en)

Het college besluit de raad voorte stellen om: 1. het kader voorhet opleggen en opheffenvangeheimhouding opnota'svan B&W, raadsvoorstellen en brieven vast te stellen conformde volgende uitgangspunten: a) alleengeheimhouding opte leggen indien daarvooreen uitzonderinggeldt zoals opgenomenin artikel 5.1 Wet openoverheid en dit uitdrukkelijkte motiveren; b) de geheimhouding opte heffen conformonderstaande tabel Geheimhouding opgrond vanartikel 5.1 lid 2 sub b Woo(economischeoffinanciële belangenvande gemeente) 1. Grondaan-en verkoop 2.

Grondexploitatie

3.

Anterieureovereenkomst

4.

Aanbesteding

5.

Financiëlebeleidskaders incl. (t)MPG

6.

Garantstellingen

7.

Restcategorie

Geheimhouding opgrond vanartikel 5.1 lid 2 sub c Woo(de opsporing en vervolging van strafbarefeiten) 8. Onderzoeknaarfraudeen corruptie

Motivatietotopheffing

Opheffingstermijn

bij inschrijving in het kadaster naafronding/afsluitingvan

Zo spoedig mogelijk (z.s.m.) z.s.m.

de exploitatie ontwikkelinggekoppeldaan een bestemmingsplan naafrondingvande aanbestedingsprocedure belang actuele onderhandel-positie niet meer aande orde belang actuele onderhandel-positie niet meer aande orde belang actuele onderhandel-positie niet meer aande orde Motivatietot opheffing

naafrondingvande justitiëlestrafzaak

na5jaar z.s.m. na5jaar

z.s.m.

z.s.m.

Opheffingstermijn

z.s.m.

Kader vooropleggen en opheffengeheimhouding opnota'svanB&W, raadsvoorstellenen brieven

Geheimhouding opgrond vanartikel 5.1 lid 2 subiWoo(Goed functioneren vande gemeente) 9. Bestuur

2.

pagina2

Motivatietot opheffing

Opheffingstermijn

belang actuele geheimhouding niet meer aande orde

z.s.m.

en voorde niet naderuitgewerkte categorieënde wet te volgen; het raadsvoorstel'Kader actief opheffenvangeheimhouding opraadsstukken' (2013/66065) en raadsvoorstel'Opheffen geheimhouding opraadsstukken (2016/1545673) in te trekken.

2. Samenvatting

Het uitgangspuntbij onzebestuurlijkebesluitvormingis dat informatieopenbaar is. Dit sluit aanbij het principevan een transparante overheid zoalsbedoeld in de Wet openoverheid (Woo).Er kunnenzich echter situatiesvoordoenwaarbij openbaarmaking van bepaalde informatieniet gewenst is. Als openbaar bestuurwillen wij alleen in uitzonderlijkesituaties geheimhouding opleggen oponzebesluiten. In dit raadsvoorstelgeven wij aanopwelke grond wij geheimhouding opleggen en welk kader wij hanterenom de geheimhouding actief opte heffen. 3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken?

Wij zijn het openbaar bestuuren wij willen dat onzebesluitenopenbaar zijn en dat hier in het openbaar over gesprokenkanworden.Wij willen alleen in uitzonderlijkesituaties,met belangen die zwaarderwegen dan het belang vantransparantie, geheimhouding opleggen oponzebesluiten. De gronden hiervoor zijn wettelijk vastgelegd in de Gemeentewet en in de Woo.Het procesvangeheimhouding is te verdelen in drie onderdelen:opleggen, bekrachtigen en opheffenvangeheimhouding. Wat is de aanleiding,context?

Op 1 mei 2022 is de Wooin werking getreden. Deze wet is de opvolgervande Wet openbaarheidvan bestuur(Wob). Deze wetswijziging en een verzoek uit de raad tijdens een raadssessie op25 november2021 bij de bespreking van het raadsvoorstel'Opheffen geheimhouding opraadsstukkenvan2010 tot en met 2020' (2021.0001070) is aanleiding om de wijze waaropgeheimhouding in onzegemeente wordt opgelegd en opgeheven opnieuw onderde loepte nemen. In 2013 heeft de raad met het raadsvoorstel'Kader actief opheffenvangeheimhouding op raadsstukken'een besluit genomenopbasis vanwelke indeling hij overgaattot het actief opheffenvangeheimhouding opraadsbesluiten.Vanaf2016 is de categorie 'Bestuur' toegevoegd aandit kader in verband met een raadsenquête (2016/1545673). Jaarlijks wordt beschouwd vanwelke bestuurlijkestukken,vanafmaart2010, de geheimhouding opgeheven kanwordenen doet zij hiertoe een voorstelaande raad. De redenenwaarvoorgeheimhouding opnota's,raadsvoorstellen en brieven (hierna: stukken)opgelegd wordenwarenvoorheenvastgelegd in de artikelen10 en 11 vande Wob. In de Woozijn deze opgenomenin de artikelen5.1 Uitzonderingenen 5.2 Persoonlijkebeleidsopvattingen.In de nieuwewet zijn categorieëntoegevoegd en nuances aangebracht.

Kader vooropleggen en opheffengeheimhouding opnota'svanB&W, raadsvoorstellenen brieven

pagina3

In de nieuweartikelenis (samengevat)opgenomen: 1. dat het openbaar makenvaninformatieachterwege blijft voorzover dit: a. de eenheid vande Kroonin gevaar zoukunnenbrengen; b. de veiligheid vande Staatzoukunnenschaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die doornatuurlijkepersonenof rechtspersonen vertrouwelijkaande overheid zijn meegedeeld; d. persoonsgegevensals bedoeld in paragrafen3.1 en 3.2 vande Uitvoeringswet Algemene verordeninggegevensbescherming; e. nummersdie ter identificatiedienen als bedoeld in artikel 46 Uitvoeringswet Algemene verordeninggegevensbescherming. 2. a. b.

c. d. e. f. g. h. i.

dat het belang vanhet openbaar maken niet opweegt tegen de volgende belangen; de betrekkingen van Nederland met anderelandenen statenen met internationale organisaties; de economischeof financiëlebelangen vande overheid, in geval van milieu-informatie slechts voorzover de informatiebetrekking heeft ophandelingen met een vertrouwelijkekarakter; de opsporingen vervolging vanstrafbarefeiten; de inspectie,controleen toezicht doorbestuursorganen; de eerbiediging vande persoonlijkelevenssfeer, tenzij de betrokken persooninstemt met openbaarmaking; de bescherming vananderedan onder1c genoemde concurrentiegevoeligebedrijfsen fabricagegegevens; de bescherming vanhet milieu waaropdeze informatiebetrekking heeft; de beveiliging vanpersonenen bedrijven en het voorkomenvansabotage; het goed functioneren vande gemeentelijke bestuursorganen.

Openbaarmakingkantijdelijk achterwege blijven, indien het belang vande geadresseerde vande informatieom als eerste kenniste nemenvande informatiedit kennelijkvereist. In uitzonderlijkegevallen kan openbaarmaking vanandere informatiedan milieu-informatie voortsachterweg blijven indienopenbaarmaking onevenredigebenadeling toebrengt aan een anderbelang (zie voorde volledige tekst vanartikel 5.1 Woode bijlage). Uitdrukkelijke motiverinfi Nieuw is dat indieneen verzoek tot openbaarmaking vande hierboven ondercategorie 2 genoemde belangen wordt afgewezen dit besluit een uitdrukkelijkemotivering moet bevatten. Persoonlijkebeleidsopvattingen Ook expliciet is in de Wooopgenomende uitbreiding vanhet artikel over geheimhouding oppersoonlijkebeleidsopvattingen(artikel 5.2 WooPersoonlijkebeleidsopvattingen). Nadrukkelijkis opgenomendat hieronder wordt verstaan'ambtelijke adviezen,visies, standpunten en overwegingen ten behoeve vaninternberaad, niet zijnde feiten, prognoses,beleidsalternatieven,de gevolgen vaneen bepaaldbeleidsalternatiefof andere onderdelenmet een verwegend objectief karakter.'

Kader vooropleggen en opheffengeheimhouding opnota'svanB&W, raadsvoorstellen en brieven

3.2

pagina4

Watgaanwe daarvoordoen?

Wij kunnenalleengeheimhouding opleggen opstukkenopgrond artikel 5.1 en 5.2 vande Woo.Omdat onsuitgangspuntis 'openbaar tenzij' wordt geheime informatieindien mogelijk in een bijlage opgenomenzodat zoveel mogelijk informatieopenbaar in de notaof het raadsvoorstelstaatbeschreven. Indienwij geheimhouding opleggen, zullenwij nadrukkelijkmotiverenwaaropen waaromdeze informatieopdat momentniet openbaar gemaakt kanworden. Periode vangeheimhouding Bij het afwijzenvaneen verzoek om informatieouderdan vijfjaargeldt een verzwaarde motiveringsplicht. Afwijzen mag alleenwanneer- ondankshet tijdsverloop- het belang vangeheimhouding zwaarderweegt dan algemeen belang vanopenbaarmaking. Qpheffinestermiinen In het doorde raad vastgestelde 'Kader actief opheffenvangeheimhouding op raadsstukken'(2013/66065) zijn vooracht economischeof financiële categorieënde volgende opheffingstermijnenafgesproken: Geheimhouding opgrond vanartikel 10 lid 2 sub b Wob (economischeoffinanciële belangen vande gemeente) 1. Grondaan-en verkoop

Motivatietot opheffing

Opheffingstermijn

Zo spoedig mogelijk (z.s.m.) z.s.m.

2.

Grondexploitatie

3.

Anterieureovereenkomst

4.

Aanbesteding

bij inschrijving in het kadaster naafronding/afsluiting vande exploitatie ontwikkelinggekoppeld aande termijn van het bestemmingsplan naafrondingvande

Financiëlebeleidskaders incl. (t)MPG

aanbestedingsprocedure belang actuele

5.

6.

Restcategorie

Geheimhouding opgrond vanartikel 10 lid 2 sub c Wob (de opsporingen vervolging van strafbarefeiten) 7. Onderzoeknaarfraudeen corruptie 8.

Bestuur

onderhandelpositieniet meer aande orde belang actuele onderhandel-positieniet meer aande orde Motivatietot opheffing

naafrondingvande justitiëlestrafzaak belang actuele geheimhouding niet meer aande orde

na 10jaar

z.s.m. na5jaar

5 jaarnaafronding

Opheffingstermijn

z.s.m. z.s.m.

pagina5

Kader vooropleggen en opheffengeheimhouding opnota'svanB&W, raadsvoorstellen en brieven

Nieuw voorstel Wij stellen voorde indeling te handhaven maarwel de termijnenaante passenaande Woo. Dit ziet er als volgt uit (de wijzigingen zijn in roodaangegeven): Geheimhouding opgrond van Wooartikel 5.1 lid 2 sub b (economischeof financiëlebelangenvande gemeente) 1. Grondaan-en verkoop 2.

Grondexploitatie *

3.

Anterieureovereenkomst

4.

Aanbesteding

5.

Financiëlebeleidskaders incl. (t)MPG

6.

Garantstellingen*****

7.

Restcategorie ******

Geheimhouding opgrond van Wooartikel 5.1 lid 2 sub c (de opsporingen vervolging vanstrafbarefeiten) 8. Onderzoeknaarfraudeen corruptie Geheimhouding opgrond vanartikel 5.1 lid 2 sub i Woo (Goed functioneren vande gemeente) 9. Bestuur

Motivatietot opheffing

Opheffingstermijn

bij inschrijving in het

Zo spoedig mogelijk (z.s.m.) z.s.m.

kadaster na afronding/afsluiting vande exploitatie ontwikkelinggekoppeld aaneen bestemmingsplan naafrondingvande aanbestedingsprocedure belang actuele onderhandel-positieniet meer aande orde belang actuele onderhandel-positieniet meer aande orde belang actuele onderhandel-positie niet meer aande orde Motivatietot opheffing

na5 jaar**

z.s.m. *** na5 jaar****

z.s.m.

z.s.m.

Opheffingstermijn

naafrondingvande

z.s.m.

justitiëlestrafzaak Motivatietotopheffing

Opheffingstermijn

belang actuele geheimhouding niet meer

z.s.m.

aande orde * Hieronderwordenookverstaanfinanciëlebijlagen bij ruimtelijke kaders en plannen. ** Tenzij er sprakeis vannog lopendeovereenkomsten. *** Hierbij zal ookrekening wordengehouden met artikelen2.104 en artikel 2.138 Aanbestedingswet 2012 ter bescherming vande rechtmatige commerciëlebelangen (lid c) en het algemeen belang (lid b). **** Tenzij er strategische belangen in het geding zijn. ***** Categorie toegevoegd viel voorheenin de restcategorie maarkomt regelmatig voor ****** zoalsonteigening,schadeloosstelling, Wet voorkeursrechtgemeenten, ontwikkelovereenkomst maatschappelijkevoorziening,ontwikkelovereenkomst met verbondenpartij.Deze restcategorie bevat voornamelijk uniekedocumentenwaarvoor categorisering (nog) niet mogelijk is.

Voorde overige in artikel 5.1 Woobeschreven uitzonderingenopbasis waarvan geheimhouding kanwordenopgelegd (zie pagina3) stellen wij geen specifieke uitwerking vooren sluitenwij aanbij de termijn vanvijf jaarzoalsgenoemd in artikel 5.3 Woo.

Kader vooropleggen en opheffengeheimhouding opnota'svanB&W, raadsvoorstellen en brieven

pagina6

Watzijn de argumenten?

Ons uitgangspuntis dat bestuurlijkebesluitenopenbaar zijn tenzij er sprakeis vaneen uitzonderingzoalsopgenomenin hoofdstuk5 vande Woo.Indienwij opbasis vandit artikel geheimhouding opleggen zullenwij dat uitdrukkelijkmotiveren. Het merendeel vande besluitenwaaropwij geheimhouding hebben gelegd, is gedaan op basis vande economischeoffinanciëlebelangen vande gemeente. Wij willen een stevige onderhandelingspositiehebben en willen onzefinanciëleinformatieom die reden niet openbaar maken. De volgende regelmatig terugkerende categorie opbasis waarvangeheimhouding wordt opgelegd is de eerbiediging vande persoonlijkelevenssfeer. Met ingang van2019 zijn raadsstukkenwaaropgeheimhouding berust opgrond vaneerbiediging vande persoonlijke levenssfeer (artikel 10 lid 2 sub e vande Wob / artikel 5.1 lid 2 sub e Woo)en dus persoonsgegevensbevatten niet meer ophet overzicht geplaatstin verband met de Algemene VerordeningGegevensbescherming (AVG). Deze geheimhoudingen kunnen immers nooitactief dooronsopgeheven wordentenzij de betrokken persoonzelf instemt met openbaarmaking. Onder de Wooverandertdit niet. 3.3

Wat mag het kosten?

Aande uitvoeringvandit raadsvoorstelzijn, naastde beschikbare ambtelijke capaciteit, geen kostenverbonden. Watzijn definanciële risico's?

Onze gemeente looptgeen vermeldenswaardige financiëlerisico's bij de uitvoeringvandit voorstel. 3.4

Wie is daarvoorverantwoordelijk?

Op grond vanartikel 25 lid 2, artikel 55 lid 1 en artikel 86 van de Gemeentewet bepaalthet college, de burgemeester of een commissie dat geheimhouding wordt opgelegd en wordt deze geheimhouding, opgrond vanartikel 25 lid 3 Gemeentewet, doorde raad bekrachtigd. De geheimhouding wordt in acht genomentotdathet orgaandat de verplichting heeft opgelegd, danwel de raad deze opheft. Op grond vanartikel 25 lid 4 Gemeentewet kande raad de geheimhouding opheffen. De gemeenteraad is verantwoordelijkvoorhet vaststellenvanhet kader. De uitvoeringis belegd bij het college. Binnenhet college is de portefeuillehouderBestuurlijkezaken het eerste aanspreekpunt. 3.5

Welkeoverigerelevante informatieis beschikbaar?

In beginsel zijn alle besluitenvanhet college van B&W en de gemeenteraad openbaar. In sommige gevallen is openbaarheidechter in strijd met een anderbelang zoalsbijvoorbeeld economischeen financiëlebelangen of privacy.In dergelijke gevallen kangeheimhouding wordenopgelegd opstukken.Op grond vanartikel 25 lid 4 Gemeentewet kan de raad de geheimhouding opheffen.Wanneerde openbaarmaking persoonlijkegegevens van derden of ondernemingenbetreffen, zal eerst een zienswijze wordengevraagd aande betrokkenenover de opheffing vande geheimhouding.

Kader vooropleggen en opheffengeheimhouding opnota'svanB&W, raadsvoorstellenen brieven

pagina7

3.6 Wanneeren hoe zal de raadoverde voortgangworden geïnformeerd?

De raad besluit over het opheffenvangeheimhouding opraadsstukken.Jaarlijkswordt een voorstelgedaan tot actieve opheffing vangeheimhouding opraadsstukken. 4.

Ondertekening

Burgemeester en 1

jders vande gemeente Haarlemmermeer, de burgemeester,

uurmans-Wijdeven Bijlage 1: Wettekst artikel 5.1, 5.2 en

Kader vooropleggen en opheffengeheimhouding opnota'svan B&W, raadsvoorstellen en brieven

pagina8

Bijlage 1: Wettekst artikel 5.1, artikel 5.2 en artikel 5.3 Wet openoverheid HOOFDSTUK 5. UITZONDERINGEN Wet openoverheid Artikel 5.1

Uitzonderingen

1. Het openbaar makenvan informatieingevolge deze wet blijft achterwege voorzover dit: a. de eenheid vande Kroonin gevaar zou kunnenbrengen; b. de veiligheid vande Staatzou kunnenschaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die doornatuurlijkepersonenof rechtspersonenvertrouwelijkaande overheid zijn meegedeeld; d. persoonsgegevensbetreft als bedoeld in paragraaf3.1 onderscheidenlijk paragraaf3.2 vande Uitvoeringswet Algemene verordeninggegevensbescherming, tenzij de betrokkeneuitdrukkelijktoestemming heeft gegeven voorde openbaarmaking vandeze persoonsgegevensof deze persoonsgegevenskennelijkdoorde betrokkeneopenbaar zijn gemaakt; e. nummersbetreft die dienenter identificatievan personendie bij wet of algemene maatregel van bestuurzijn voorgeschreven als bedoeld in artikel 46 vande Uitvoeringswet Algemene verordeninggegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijkgeen inbreuk opde levenssfeer maakt. 2. Het openbaar makenvaninformatieblijft eveneensachterwege voorzover het belang daarvanniet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met anderelandenen statenen met internationale organisaties; b. de economischeoffinanciëlebelangen vande Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, in geval van milieu-informatie slechts voorzover de informatie betrekking heeft ophandelingen met een vertrouwelijkkarakter; c.

de opsporingen vervolging vanstrafbarefeiten; d. de inspectie,controleen toezicht doorbestuursorganen; e. de eerbiediging vande persoonlijkelevenssfeer; f. de bescherming vananderedan in het eerste lid, onderdeel c, genoemde concurrentiegevoeligebedrijfs- en fabricagegegevens; g. de bescherming vanhet milieu waaropdeze informatiebetrekking heeft; h. de beveiliging vanpersonenen bedrijven en het voorkomenvansabotage; i. het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen. 3. Indieneen verzoek tot openbaarmaking opeen vande in het tweede lid genoemde gronden wordt afgewezen, bevat het besluit hiervoor een uitdrukkelijkemotivering. 4. Openbaarmakingkantijdelijk achterwege blijven, indienhet belang vande geadresseerde vande informatieom als eerste kenniste nemenvande informatiedit kennelijkvereist. Het bestuursorgaan doet mededeling aande verzoeker vande termijn waarbinnen de openbaarmaking alsnogzal geschieden. 5. In uitzonderlijkegevallen kan openbaarmaking vanandere informatiedan milieu-informatie voortsachterwege blijven indienopenbaarmaking onevenredige benadelingtoebrengt aan een anderbelang dan genoemd in het eerste oftweede lid en het algemeen belang van openbaarheidniet tegen deze benadeling opweegt.

Het bestuursorgaanbaseert een beslissing tot achterwege latenvande openbaarmaking vanenige informatieopdeze grond ten aanzienvandezelfde informatieniet tevens opeen vande in het eerste oftweede lid genoemde gronden.

Kader vooropleggen en opheffengeheimhouding opnota'svan B&W, raadsvoorstellen en brieven

pagina9

6. Het openbaar makenvaninformatieblijft in afwijking vanhet eerste lid, onderdeel c, in geval van milieu-informatieeveneensachterwege voorzover daardoorhet in het eerste lid, onderdeel c, genoemde belang ernstig geschaad wordt en het algemeen belang van openbaarheidvaninformatieniet opweegt tegen deze schade. 7. Het eerste en tweede lid zijn niet vantoepassingopmilieu-informatiedie betrekking. Artikel 5.2

Persoonlijkebeleidsopvattingen

1. In geval vaneen verzoek om informatieuit documenten,opgesteld ten behoeve van intern beraad, wordt geen informatieverstrekt over daarinopgenomenpersoonlijke beleidsopvattingen.Onder persoonlijkebeleidsopvattingenwordenverstaanambtelijke en overwegingen ten behoeve van internberaad, niet zijnde adviezen,visies, standpunten feiten, prognoses,beleidsalternatieven,de gevolgen vaneen bepaaldbeleidsalternatiefof andereonderdelenmet een overwegend objectief karakter. 2. Het bestuursorgaankan over persoonlijkebeleidsopvattingenmet het oog opeen goede en democratische bestuursvoeringinformatieverstrekken in niet tot personenherleidbare vorm. Indien degene die deze opvattingenheeft geuit of zich erachter heeft gesteld, daarmee heeft ingestemd, kan de informatiein tot personenherleidbare vorm worden verstrekt. 3. Onverminderd het eerste en tweede lid wordt uit documentenopgesteld ten behoeve van formele bestuurlijkebesluitvormingdooreen minister, een commissarisvande Koning, GedeputeerdeStaten,een gedeputeerde, het college van burgemeester en wethouders, een burgemeester en een wethouder, informatieverstrekt over persoonlijkebeleidsopvattingen in niet tot personenherleidbare vorm, tenzij het kunnenvoerenvaninternberaad onevenredigwordt geschaad. 4.

In afwijking vanhet eerste lid wordt bij milieu-informatiehet belang vande bescherming vande persoonlijkebeleidsopvattingenafgewogen tegen het belang vanopenbaarmaking. Informatieover persoonlijkebeleidsopvattingenkanwordenverstrekt in niet tot personen herleidbare vorm. Indien degene die deze opvattingenheeft geuit of zich erachter heeft gesteld, daarmee heeft ingestemd, kande informatiein tot personenherleidbare vorm wordenverstrekt. Artikel 5.3

Informatieouderdan vijfjaar

Bij een verzoek om informatiedie ouderis danvijfjaarmotiveert het bestuursorgaanbij een weigering vandie informatiewaaromde in artikel 5.1 lid 2 of 5 ofartikel 5.2 bedoelde belangen ondankshet tijdsverloopzwaarderwegen dan het algemeen belang vanopenbaarheid.