RV Financiële verordening Haarlemmermeer 2021.pdf

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten Dit artikel bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. De autorisatie van de begroting vindt plaats op programmaniveau, tenzij een beleidsdoel 10% of meer uitmaakt van het begrotingstotaal. Als dit laatste het geval is, dan vindt voor de beleidsdoelen waar dat voor geldt autorisatie op beleidsdoel plaats. Autorisatie op programmaniveau betekent dat het college binnen het programma mag schuiven met budgetten, mits het afgesproken beleid gerealiseerd wordt. Als een beleidsdoel apart geautoriseerd wordt, dan mag het college alleen binnen dit beleidsdoel schuiven met budgetten. Bij de autorisatie van de investeringskredieten wordt een grensbedrag van € 2.000.000 aangehouden. Voor investeringen met een totaal investeringsbedrag van € 2.000.000 en hoger moet altijd een apart raadsvoorstel gedaan worden. In dit raadsvoorstel moet het college een goede kwalitatieve en kwantitatieve onderbouwing opnemen. Investeringen met een totaalbedrag lager dan € 2.000.000 worden geautoriseerd bij het vaststellen van de begroting, tenzij de raad expliciet aangeeft voor bepaalde investeringen een apart voorstel te willen ontvangen.

In de programmabegroting wordt met de kapitaallasten van de nog te autoriseren investeringskredieten, voor zover die bekend zijn, rekening gehouden, zodat in de dekking van deze lasten voorzien is. Uitgezonderd op de nieuwe investeringen van € 2.000.000 of hoger zijn de vervangingsinvesteringen die bestemd zijn voor de vervanging van activa waarvan de lasten conform het BBV moeten worden verantwoord onder het Overzicht overhead. Voorbeelden hiervan zijn vervangingsinvesteringen voor ‘Informatievoorziening en automatisering’ en ‘Facilitaire zaken en huisvesting’. Als in de jaarstukken sprake is van een begrotingsoverschrijding op de geautoriseerde budgetten (exploitatie en investeringen) dan moeten die betrokken worden in de rechtmatigheidsverantwoording van het college aan de raad. Strikt genomen zijn bestedingen boven de geautoriseerde budgetten onrechtmatig. Het kan hier ook gaan om begrotingsafwijkingen en overschrijdingen waarbij het college binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven. Het is aan de raad om te bepalen in hoeverre afwijkingen acceptabel zijn. In lid 6 is een tabel opgenomen met toetsingscriteria om te bepalen of een begrotingsoverschrijding acceptabel is en daarom niet separaat meegenomen hoeft te worden in de rechtmatigheidsverklaring van het college.

Voor de toetsingscriteria is aangesloten bij criteria die opgenomen waren in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV. Deze criteria werden gehanteerd door de accountant bij het afgeven van de verklaring over de rechtmatigheid van de jaarstukken (tot en met 2020). In lid 8 wordt bepaald dat de raad beslist over de aanwending van eventuele aanbestedingsvoordelen. Een dergelijk voordeel kan worden aangewend binnen het betreffende investeringsproject. Als wordt besloten het voordeel niet in te zetten binnen het project, dan worden de kapitaallasten (rente en afschrijving) van het betreffende investeringskrediet lager. Dit voordeel op de kapitaallasten wordt als voordeel in de programmabegroting geraamd.

11

Lid 9 betekent dat lasten of uitgaven die gedekt worden door ontvangen baten of inkomsten altijd geraamd moeten worden via een door de raad vast te stellen begrotingswijziging of aanvullend kredietbesluit.

Artikel 7. Informatieplicht In dit artikel is een nadere invulling van de informatieplicht van het college aan de raad opgenomen. Het betreft een uitwerking van het vierde lid van artikel 169 Gemeentewet. Dat artikel verplicht het college vooraf aan het aangaan van bepaalde verplichtingen de raad inlichtingen te verstrekken indien de raad daar om verzoekt of indien de uitoefening van deze bevoegdheden van het college ingrijpende gevolgen heeft voor de gemeente. In dit artikel verzoekt de raad het college om informatie vooraf aan het aangaan van de opgesomde rechtshandelingen met een financieel gevolg, indien het aangaan van deze verplichtingen de in het artikel genoemde bedragen overschrijden. De bepalingen uit het artikel ontslaan het college niet van de informatieplicht in andere gevallen. Ook moeten besluiten van het college voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door de raad is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen het college en de raad over wanneer de raad in elk geval vóóraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken.

Artikel 8. EMU-saldo Voor gemeenten is in de Wet houdbare overheidsfinanciën vastgelegd dat ze aandeel hebben in het plafond voor het totale EMU-tekort van Nederland. Wordt dit gemeentelijk aandeel in het EMU-tekort door de gezamenlijke gemeenten overschreden dan kan dat tot een correctieve maatregel van het Rijk leiden of tot een boete uit Europa die naar gemeenten wordt doorvertaald. Maar het kan ook zijn dat de overschrijding niet erg is. Gemeenten krijgen in het voorjaar van het Rijk bericht of het gemeentelijk aandeel in het nationale toegestane EMU-tekort met de lopende begroting dreigt te worden overschreden. Ook wordt dan duidelijk of daarop actie van gemeenten is gewenst. Pas als dit laatste het geval is, moeten gemeenten met een individueel EMU-saldo hoger dan gemeentelijke EMU-referentiewaarde hun begroting neerwaarts bijstellen om de overschrijding van het collectieve aandeel ongedaan te maken. In het artikel is opgenomen dat het college de raad informeert bij een overschrijding van het toegestane EMU-tekort voor alle gemeenten. Als daarop actie nodig is van de gemeente, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa De verordening moet volgens artikel 212, lid 2, Gemeentewet in elk geval regels bevatten voor waardering en afschrijving van activa. Het BBV (artikels 59 tot en met 65) stelt hier regels voor. Dit artikel van de verordening bepaalt dat het college een notitie hierover ter vaststelling aan de raad aanbiedt.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen Dit artikel bepaalt dat het college een notitie over de reserves en voorzieningen ter vaststelling aanbiedt aan de raad. Met deze notitie stelt de raad regels voor de vorming van reserves. De vorming en opheffing van een voorziening is, evenals de vorming en opheffing van reserves, voorbehouden aan de gemeenteraad. In de praktijk heeft de raad bij het vaststellen van voorzieningen weinig tot geen ruimte voor het maken van keuzen (allocatiefunctie), voorzieningen hebben immers een verplichtend karakter op grond van artikel 44 Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Vandaar dat wij voorstellen dat het instellen van een voorziening wordt gemandateerd aan het college. De raad wordt over het instellen van een voorziening geïnformeerd in het raadsvoorstel behorende bij het P&C-product waarin de voorziening wordt ingesteld of opgeheven. 12

Artikel 12. Kostprijsberekening Artikel 212, lid 2 onder b, Gemeentewet bepaalt dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In dit artikel van de verordening zijn de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten opgenomen.

Artikel 13. Prijzen economische activiteiten Als een gemeente goederen, diensten of werken levert aan overheidsbedrijven of derden dan mag zij dezen niet bevoordelen als het economische activiteiten betreft. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee de gemeenten in concurrentie met ander ondernemingen treedt. Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in dat tenminste een integrale kostprijs voor de levering van goederen, diensten werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal in rekening moet worden gebracht. Van deze verplichting kan worden afgeweken als de activiteiten worden ontplooid in het kader van het publiek belang. Daarvoor is wel nodig dat in een raadbesluit het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Het raadbesluit moet worden aangemerkt als een concretiserend besluit van algemene strekking. Het besluit moet worden bekendgemaakt in een van overheidswege uitgegeven blad of een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad en moet open staan voor bezwaar en beroep. Belanghebbenden kunnen dan binnen uiterlijk zes weken na bekendmaking van het besluit een bezwaarschrift indienen bij de gemeente (artikel 6:7 Algemene wet bestuursrecht).

De gemeente moet binnen zes weken een besluit nemen over het bezwaarschrift of – indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Algemene wet bestuursrecht is ingesteld – binnen twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. Bij afwijzing van de bezwaren kan de belanghebbende beroep instellen bij de bestuursrechter. Voor het verplicht in rekening brengen van minimaal een integrale kostprijs voor de levering van goederen, werken en diensten of voor het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal gelden een aantal uitzonderingen. Deze uitzonderingen worden in het vierde lid opgesomd.

Artikel 14. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemeentewet). Hier gaat dit artikel van de verordening over. Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken (die niet vallen onder artikel 229 Gemeentewet) is een privaatrechtelijk besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college (artikel 160, lid 1 onder e, Gemeentewet). Daar waar bij het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken een publiek belang in het geding is en prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld, is het aan de raad om het publiek belang te definiëren en het college kaders mee te geven voor het afwijken van marktconforme prijzen. Hierbij wordt de Wet markt en overheid in acht genomen voor zover het economische activiteiten in de zin van die betreft. Afwijken van de integrale kostprijs kan in die gevallen alleen indien de raad de activiteiten uitdrukkelijk (in een raadsbesluit) heeft aangewezen als activiteit van algemeen belang.

Artikel 15. Financieringsfunctie Artikel 212, lid 2 onder c, Gemeentewet bepaalt dat de verordening in ieder geval regels bevat over het beleid en de organisatie van de financieringsfunctie. Dit artikel van de verordening geeft invulling aan deze wettelijke plicht. Het Treasurystatuut is een regeling voor het sturen en het beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's. Daarnaast zijn regels over financiering vastgelegd in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). Het college draagt er zorg voor dat aan deze wet wordt voldaan.

13

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken rapporteert het college over de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het BBV, te weten de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille.

Artikel 16. Schuldbeheersing Gezien het belang van de beheersing van de gemeentelijke schulden en de bewustwording over dit onderwerp wordt in dit artikel vastgelegd dat het college een notitie over dit onderwerp ter vaststelling aan de raad aanbiedt.

Artikel 17. Budgetoverhevelingen In dit artikel wordt vastgelegd aan welke criteria budgetoverhevelingen getoetst moeten worden. Hiermee wordt duidelijkheid gegeven wanneer budgetten die niet besteed zijn in enig jaar, in aanmerking komen voor overheveling naar een volgend jaar. Deze criteria zijn noodzakelijk ter voorkoming van het onnodig meenemen van overgebleven budgetten naar een volgend jaar.

Artikel 19. Weerstandsvermogen en risicomanagement In artikel 11 BBV staat welke informatie in elk geval in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en jaarstukken moet worden opgenomen, namelijk een inventarisatie van de weerstandscapaciteit en de risico’s en het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s. Dit artikel van de verordening bepaalt dat het college naast deze paragraaf een apart beleidskader voor het weerstandsvermogen opstelt en ter vaststelling aanbiedt aan de raad.

Artikel 20. Grondbeleid Het grondbeleid kan een grote impact hebben op de financiën van de gemeente. Daarom wordt in dit artikel vastgelegd welke documenten door het college aan de raad overlegd moeten worden. In deze documenten wordt het beleid rondom grondexploitaties vastgelegd. Tevens is vastgelegd op welke momenten gerapporteerd moet worden over de grondexploitaties en waaraan in die rapportages aandacht moet worden besteed.

Artikel 21. Financiering In het BBV staat in artikel 13 welke informatie de paragraaf financiering in elk geval moet bevatten. Aanvullend is opgenomen dat de raad in de paragraaf financiering ook wordt geïnformeerd over de opbouw van de korte en lange schuldpositie, de liquiditeitsplanning en de rentevisie voor de komende jaren.

Artikel 22. Onderhoud kapitaalgoederen Naast de informatie die volgens artikel 12 BBV moet worden opgenomen in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt in dit artikel bepaald dat ook ingegaan moet worden op de voortgang van het geplande onderhoud en de omvang van het achterstallig onderhoud van de kapitaalgoederen. Verder wordt in dit artikel bepaald dat het college eens in de zes jaar de diverse beheerplannen actualiseert en ter vaststelling aan de raad aanbiedt. De beheerplannen vormen het kader voor het uit te voeren onderhoud aan de kapitaalgoederen. Op basis van de Wet Milieubeheer (artikel 4.22) moet de gemeenteraad voor een daarbij vast te stellen periode een rioleringsplan (het Gemeentelijk Rioleringsplan, GRP) vaststellen. In de Wet Milieubeheer is bepaald waar het plan aan moet voldoen.

14

Artikel 23. Administratie In dit artikel zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.

Artikel 24. Financiële organisatie Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Ingevolge artikel 160 lid 1 onder a, Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente. In dit artikel van de verordening wordt het college opgedragen om zorg te dragen voor bepaalde regels die de financiële organisatie betreffen. De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en beleid aan ede eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de financiële rechtmatigheid van de beheershandelingen en getrouwheid van de jaarrekening.

Artikel 25. Interne beheersing De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 25 draagt het college op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of voorafgaand aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen. De inrichting van de controlfunctie binnen de gemeente is vastgelegd in het controlstatuut, dat door het college vast wordt gesteld. Iedere zes jaar stelt het college de visie op control vast, waarin de visie op de verdere ontwikkeling van de controlfunctie wordt uiteengezet.

Artikel 26. Intrekken oude verordening en overgangsrecht Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t+1 en later. De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t-1 en de begroting en jaarstukken van het jaar t. Hiervoor is in artikel 26 een overgangsbepaling opgenomen.

15

Bijlage 1. Overzicht beleidsnotities

Beleidsnotitie

RV nummer

Datum vaststelling

Vast te stellen door

Actualiseren uiterlijk

Schuldbeheersing

2016.0051961

15 december 2016

Gemeenteraad

2021

Rioleringsplan (GRP)

2015.0040910

29 oktober 2015

Gemeenteraad

2021

Financiële verordening

2016.0024990

30 juni 2016

Gemeenteraad

2021

Algemene subsidieverordening 2017

2016.0069187

13 december 2016

Gemeenteraad

2021

Risicomanagement en Weerstandsvermogen

2017.0032011

7 september 2017

Gemeenteraad

2021

Beleidskader verbonden partijen

2017.0041195

2 november 2017

Gemeenteraad

2021

Planning- en controlcyclus

2017.0040561

19 oktober 2017

Gemeenteraad

2021

Visie op Control en Controlstatuut

2018.0056726

18 september 2018

Gemeenteraad

2022

Activabeleid

2019.0054155

31 oktober 2019

Gemeenteraad

2023

Beleidskader Strategisch Grondbeleid

2019.0057735

14 november 2019

Gemeenteraad

2023

Garantiebeleid

2019.0057727

28 november 2019

Gemeenteraad

2023

Verordening Grondzaken

2020.0000918

11 juni 2020

Gemeenteraad

2024

Reserves en voorzieningen

2019.0058406

3 september 2020

Gemeenteraad

2024

Beheerplan Fysieke omgeving

2020.0000724

28 mei 2020

Gemeenteraad

2024

16