RV - Evaluatie Bijzondere raadsvergaderingen op locatie en Gebiedssessies 12.2024_XS-24111102.679_df

raadsvoorstel Onderwerp Portefeuillehouder Steller

Evaluatie Bijzondere raadsvergaderingen op locatie en Gebiedssessies Werkgroep Werkwijzen Raad Jaap Baars

werkgroepvergadering Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

n.t.b. XS-24111102.679 1. Voorstel De Werkgroep Werkwijzen Raad besluit de raad voor te stellen om: 1. De verbinding tussen de Gemeenteraad en de kernen, wijken en buurten in de gebieden nog verder uit te werken in de agenda’s waarmee periodiek met elkaar in gesprek wordt gegaan in én buiten het Raadhuis. 2. De frequentie van per jaar drie Bijzondere raadsvergaderingen op locatie door het Presidium te laten borgen in de jaaragenda’s van de gemeenteraad, gericht op een totaal van 12 per bestuursperiode, zodat voor ieder gebied de opvolging van de agenda en onderwerpen op locatie besproken en verantwoord kan worden. 3. Met de vorm van de Bijzondere raadsvergaderingen op locatie verder te experimenteren, met daarbij als denkrichtingen: a. 1. De raad en zijn leden meer zichtbaar bij de voorbereiding van de agenda te betrekken door onderwerpen aan de raad voor te leggen die de raad voor de uitvoering van de agenda kan aanwijzen (agendasetting); a. 2. Onderwerpen voor de bovengenoemde selectie te betrekken uit: i Onderwerpen die door dorpsraden en inwoners worden aangereikt; ii Onderwerpen waarvan de raads- en commissieleden die in een kern binnen een gebied wonen weten dat er een maatschappelijk vraagstuk speelt, of komt te spelen.

iii De onderwerpen uit de gebiedsagenda’s van het gebiedsmanagement; iv Het gebiedsprogramma dat voor ieder gebied is opgesteld met bestuurlijke opgaven en plannen; b. Met de werkvorm te experimenteren door informatievoorziening ten behoeve van de uitvoering van een bijzondere raadsvergadering op locatie vóóraf te verzorgen, bijvoorbeeld door schriftelijke informatievoorziening over de historie en context van onderwerpen en waar wenselijk voorafgaande werkbezoeken voor de raad- en commissieleden te organiseren; c. De objectieve en feitelijke informatievoorziening zowel voorafgaand als na afloop van een bijzondere raadsvergadering via de griffie rechtstreeks uit de ambtelijke organisatie te betrekken op grond van de Verordening ambtelijke bijstand (in plaats van de bestuurlijke reactie van b&w). d. Gelet op het tijds- en capaciteitsbeslag en gegeven de verantwoordelijkheid die de raad voor zijn eigen vergaderingen heeft voortaan de organisatie van de

Langetermijnvisie Participatiedemocratie

4.

pagina 2

bijzondere raadsvergaderingen op locatie op grond van ‘Ambtelijke Bijstand’ via de griffie bij de Gemeentesecretaris aan te vragen, zodat de betrokken ambtenaren onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad werkzaam zijn; e. Voor de opvolging van onderwerpen het college een overzicht in het publieke deel van iBabs in te laten stellen en onderhouden, dit periodiek te actualiseren en een koppeling hiervan te maken in Geoviewer, zodat per gebied, kern en buurt de actualiteit door zowel inwoners als allen die bij het gemeentebestuur betrokken zijn gevolgd kan worden en bestuurlijk geborgd is. Aan de betrokken dorpsraden, pitchers e.a. kan in een brief van de raad over de uitkomsten van het proces een terugkoppeling worden gegeven; f. De raad over de periodieke actualisatie uit het vorige punt actief te informeren; g. Het college te verzoeken de kosten in ambtelijke tijd en financiële uitgaven voor de organisatie met betrekking tot de huidige én de voorgestelde werkwijze in kaart te brengen en bij de Voorjaarsrapportage met een voorstel voor aanvulling van het Programma Bestuur, samenleving en publiekscontact te komen waarbij e.e.a. onder een separaat beleidsdoel ‘Participatieve democratie Haarlemmermeer’ wordt samengebracht. g.

De WWR het mandaat te geven om voorstellen voor de verdere ontwikkeling van de Participatieve democratie van Haarlemmermeer aan Presidium en de Gemeenteraad voor te leggen. De Bijzondere raadsvergaderingen op locatie in deze bestuursperiode tot een half jaar vóór de verkiezingen te organiseren (september 2025).

2. Samenvatting Gedurende de zomerperiode van 2024 heeft de WWR een enquête over de Bijzondere raadsvergaderingen op locatie en de daaropvolgende Gebiedssessies uitgezet onder inwoners, dorpsraden en instellingen en onder de raads- en commissieleden, leden van B&W en directie. Van alle respondenten uit de enquête zijn overwegend positieve reacties ontvangen. Daarbij zijn er ook kanttekeningen gemaakt en aanbevelingen gedaan. De WWR stelt op grond van de ontvangen feedback voor om door te werken aan het Haarlemmermeerse pad voor de Participatieve democratie en de aandachtspunten ter harte te nemen. Centraal staan daarbij de (objectieve) informatievoorziening voorafgaand aan én na een bijzondere raadsvergadering op locatie, het verdiepen van de gesprekken met inwoners, het toevoegen van bestuurlijke agendapunten die in een gebied spelen, een heldere verantwoordelijkheidsverdeling tussen college en raad en een prominentere rol van de raad en zijn leden bij de agendasetting. En ten aanzien van de inspanningen en kosten bij de voorbereiding en uitvoering van de Bijzondere raadsvergaderingen wordt een zakelijke grondslag voorgesteld. In bijlage 1 is een samenvatting van de uitkomsten van de enquête opgenomen. In bijlage 2 vindt u de integrale enquêteresultaten. 2.1 Inleiding De rekenkamercommissie Haarlemmermeer bracht in de zomer van 2020 het rapport Goede raad is halve daad uit.

De raad stelde het rapport inclusief de aanbevelingen vast. Aanbeveling aan de raad was om een Langetermijnvisie op de Participatieve Democratie te

Langetermijnvisie Participatiedemocratie

pagina 3

ontwikkelen, in samenspraak met college, belangstellenden, betrokkenen en de Dorps- en wijkraden. De leden van de WWR hebben hierop in de vorige bestuursperiode een initiatiefvoorstel bij de raad aangedragen, dat aan de start van de huidige bestuursperiode – in november 2022- door de raad is vastgesteld. Als eerste stap is voorgesteld om periodiek met inwoners e.a. in én buiten het raadhuis in gesprek te gaan. Dit heeft vorm gekregen in ‘Bijzondere raadsvergaderingen op locatie’, waarbij driemaal per jaar één (van de zes) gebieden waarin Haarlemmermeer bestuurlijk is opgedeeld wordt bezocht. De WWR heeft in samenwerking met de teams van het gebiedsmanagement en via hen met o.a. de Dorps- en wijkraden een interactief proces georganiseerd waarmee de noden en wensen in de buurten en kernen in het kader van de participatiedemocratie van Haarlemmermeer op de agenda van ‘Bijzondere raadsvergaderingen op locatie’ zijn geplaatst1. Einde 2023 heeft een ambtelijke evaluatie plaatsgevonden en in de zomerperiode van 2024 een evaluatie-enquête onder dorpsraden en inwoners e.a., raadsleden c.s. en het college van B&W inclusief de directie. In de evaluatie wordt teruggekeken op de ervaringen die zijn opgedaan met de Bijzondere Raadsvergaderingen op locatie en de gebiedssessies die daarop volgden in het Raadhuis.

De uitkomsten hiervan zijn naar beslispunten vertaald en worden met dit voorstel aan de raad voorgelegd. 3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken? We evalueren de Bijzondere raadsvergaderingen op locatie die sinds maart 2023 zijn uitgevoerd. De evaluatie levert feedback op voor verbeteringen en tevens wordt voorgesteld om de agenda te verdiepen met bestuurlijke onderwerpen die actueel zijn of worden in ieder van de gebieden. De Programmabegroting 2025 noemt het overkoepelende doel dat het gemeentebestuur wil bereiken: ‘Wij willen een dienstbare, betrouwbare en daadkrachtige overheid zijn met een bestuur dat zichtbaar, herkenbaar en benaderbaar is. Inwoners, instellingen en ondernemers willen meedenken, meepraten en meebeslissen over zaken die spelen in hun leefomgeving. Een eigentijdse overheid onderkent en waardeert dit en speelt actief op deze behoefte in. Het gemeentebestuur wil daarom de betrokkenheid van inwoners, instellingen en ondernemers vergroten en ruimte geven aan initiatieven uit de samenleving. Ook wil het gemeentebestuur zorgen voor voldoende draagvlak bij het ontwikkelen van beleid én de uitvoering daarvan.

Zo versterken wij de lokale betrokkenheid tussen inwoners, instellingen en ondernemers’ (zie verder Beleidsdoel B: ‘Wederzijdse betrokkenheid bij de besluitvorming en onze kennis over onze lokale samenleving vergroten / Programmabegroting, Bestuur, samenleving en publiekscontact). 3.2 Wat gaan we daarvoor doen? Het raadswerk en het gebiedsgericht werken zijn in de afgelopen twee jaar met elkaar in verband komen te staan. We willen dit verder uitdiepen en versterken. Daarbij speelt de informatievoorziening een sleutelrol, zowel voor de raad ter voorbereiding op zijn 1 NB: Het interactieve gesprek over het memo Langetermijnvisie Participatiedemocratie (dat bij het

initiatiefvoorstel uit 2022 was aangeleverd) is nog niet geactiveerd.

Langetermijnvisie Participatiedemocratie

pagina 4

vergaderingen in de gebieden en kernen, als voor de inwoners van die gebieden en kernen voor het gesprek met de raad. Met die verdiepende aansluiting van de raad op de instrumenten van het gebiedsgericht werken komt het gemeentebestuur geleidelijk en integraal verder in verbinding met de gebiedsgerichte werkwijzen en dus met de inwoners. Het stelt de raad tevens in staat om de continue ontwikkeling daarvan te borgen. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Zoals ten tijde van de bespreking van het initiatiefvoorstel al was verwacht vraagt het proces van alle betrokkenen een grote inzet. De relationele waarde is de kwaliteit van het proces dat overwegend positief wordt gewaardeerd en nu voldoende is beproefd om verder te gaan ontwikkelen. Er is ervaring in de opzet en uitwerking opgedaan en een verdere ontwikkeling zal nieuwe investeringen in tijd, capaciteit, houding en gedrag vergen. 3.3 Wat mag het kosten? De kosten bestaan enerzijds uit concrete facilitaire kosten, zoals het inhuren van diensten van derden en anderzijds om kosten in de vorm van tijd van ambtelijke ondersteuning door het gebiedsmanagement, de griffie en de informatievoorziening vanuit de ambtelijke organisatie.

Extra inzet vanuit de volle breedte van de organisatie is nodig gebleken en dit levert een piekbelasting op voor het gebiedsmanagement, dat bovendien nu onder de druk van de gezagsverhouding onder het college zijn inzet voor de raad maakt, ten behoeve van de inwoners. De raad kan naar de toekomst toe een beroep op ambtelijke ondersteuning doen om de verantwoordelijkheden in de voorbereiding en uitvoering bij de raad zelf onder te brengen. Ten tijde van het initiatiefvoorstel was reeds aangekondigd dat er rekening diende te worden gehouden met een forse impact. Per editie variëren de kosten afhankelijk van het programma. Als algemene vuistregels kunnen de volgende kosten als uitgangspunt worden genomen bij het vervolg: Organisatieonderdeel (in uren) Betrokken derden (inwoners, dorpsraden, instellingen) Gebiedsmanagement in uren Griffie in uren Facilitaire dienst in uren Bestuurlijke reactie in uren Post-producties (films, interviews e.d.) Financieel (in euro’s) Locaties Transport Catering incl. afsluiting Facilitair

Voorbereiding Onbekend

Uitvoering Onbekend

250 - 300 100 - 150 50 - 60

Na-traject onbekend Nb.

Nb. 10 variabel 1.600 2.000 1.500

Wat zijn de (financiële) risico’s Risico’s zijn gelegen in de duurzame ontwikkeling van de participatiedemocratie en de verbinding tussen het gemeentebestuur en de samenleving. Het gaat er nu om toekomstgericht te investeren in mensen en de organisatie van werkprocessen. De kosten die hiermee gepaard gaan lopen vooruit op het doel van de revitalisering van het sociaal contract met de gemeenschap.

Langetermijnvisie Participatiedemocratie

pagina 5

3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk? De bijzondere raadsvergaderingen op locatie en gebiedssessies zijn een activiteit van de gemeenteraad. De WWR verzorgt de voorbereidingen en levert een concept-programma bij het Presidium aan ten behoeve feedback en vervolgens ten behoeve van de vaststelling van het programma door de raad. 3.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar? In het Programma Bestuur, Samenleving en publiekscontact is het relevante beleid en zijn de maatschappelijke doelstellingen met betrekking tot participatie opgenomen. In september 2021 besloot de raad tot zijn Werkwijze Raad bij Participatie. Op 25 september 2024 ontving de raad voortgangsbericht over het Gebiedsgericht werken (XS-24092412.549) In Q4 2024 spreekt de raad verder over het Plan van Aanpak voor de actualisatie van het participatiebeleid voor de gemeente. Het college informeert de raad via raadsinformatie over de ontwikkelingen in het gebiedsgericht werken. 3.6 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd? De raad organiseert het proces en het college is standaard genodigd deel te nemen. 3.7 Wat betekent dit voor de Metropoolregio Amsterdam (MRA)? n.v.t. 4. Ondertekening Namens de Werkgroep Werkwijzen Raad, De voorzitter,

Marianne Schuurmans-Wijdeven

Bijlage(n): 1) Samenvatting Enquete-resultaten Bijzondere raadsvergaderingen op locatie en Gebiedsessies, Q3 2024 2) Integrale uitkomsten Enquetes onder de doelgroepen: inwoners, dorpsraden en instellingen Raadsleden en raadscommissieleden, College van B&W Haarlemmermeer en directie. 3) Rapportage Ambtelijke evaluatie Q4 2023 4) Subsidieverordening 2024 Haarlemmermeeri i

1.03 Participatiesubsidie ter ondersteuning van dorps- en wijkraden bij de voorbereiding van beleids- en uitvoeringsplannen Belangrijke beleidsnota’s - Actualisatie Participatiebeleid en Inspraakverordening 2008 (2008.19950) -‘Haarlemmermeer Weet raad 2018’ (2017.0063632) - Meedoen mogelijk maken in Haarlemmermeer, Algemeen beleidskader sociaal domein (2023.7532520)

Langetermijnvisie Participatiedemocratie

pagina 6

Doel van de subsidie -Ervoor te zorgen dat inwoners actief betrokken zijn bij het beleid en de uitvoering hiervan binnen hun gemeente. -Ervoor te zorgen dat inwoners actief betrokken zijn bij het maken van nieuw beleid in hun gemeente. Activiteiten 1. Contact hebben met en informatie geven aan inwoners in het werkgebied. In elk geval: -het up-to-date houden van de website; -ten minste twee keer per jaar samenkomen met bewoners en samen een mening vormen over een bepaald (beleids)onderwerp; -zelf onderwerpen die belangrijk zijn voor inwoners bespreken met de gemeente. 2. Meedoen in overleggen over het maken van nieuw beleid bij de gemeente, waaronder de gebiedsprogramma's.