RV Concept Controlecyclus accountantscontrole 2021 sgn_.pdf

Raadsvoorstel 4887483

Onderwerp

Portefeuillehouder Steller Auditcommissie Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

Controlecyclus accountantscontrole 2021 Auditcommissie jaap baars 17 juni 2021 8 juli 2021 2021.4887483 1. Voorstel De auditcommissie stelt de raad voor om: 1. De goedkeurings- en rapporteringstolerantie voor de accountantscontrole over 2021 als volgt vast te stellen: a. voor een goedkeurende verklaring mag de jaarrekening maximaal 1% aan fouten bevatten; b. voor een goedkeurende verklaring mag de jaarrekening maximaal 3% aan onzekerheden bevatten; c. de rapporteringtolerantie is 200.000 euro 2. De bijgaande normenkaders (stand 1 juni 2021) vast te stellen: a. het normenkader van interne regelgeving b. het normenkader van externe regelgeving 3. Als specifieke onderzoeksvragen aan de accountant op te dragen: Onderzoek te doen naar de grondslagen voor de kostendekking van de afvalstoffenheffing (de totstandkoming) en de wijze van verantwoording daarvan in de paragraaf lokale heffingen. 4. Kennis te nemen van de Startnotitie 2021, inclusief de bijbehorende bijlagen.

2. Samenvatting Met ingang van 1 juni 2021 is naar aanleiding van de aanbestedingsprocedure een nieuwe contractperiode ingaan waarin PWC door de gemeenteraad als accountant is aangewezen. In de Startnotitie 2021 e.v. zijn doelstellingen en ambities voor de gemeentelijke control beschreven. Per jaar worden die uitwerkt in de jaarlijkse startnotitie, waarin tevens de werkafspraken tussen de gemeente en de accountant worden vastgelegd. Vanaf dit jaar, 2021, zal het college een rechtsmatigheidsverantwoording aan de raad aanbieden. Dit komt in de plaats van de rechtmatigheidsverklaring die de accountant bij de jaarrekeningcontrole afgaf. De accountant geeft dus geen verklaring meer af over de rechtmatigheid. Het accountantsoordeel over de

controlecyclus accountantscontrole 2021

pagina 2

getrouwheid van de jaarrekening richt zich ook op deze rechtmatigheidsverantwoording van het college. Op 21 januari jl. stelde de raad reeds de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college vast (rv 2020.0003279). De verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsafwijkingen is gelijk gesteld aan de goedkeuringstolerantie voor fouten bij de jaarrekeningcontrole en daarmee op 1 % gesteld. De rapporteringstolerantie is op 200.000 gesteld. Deze rapporteringsgrens voor fouten en onzekerheden is tevens in de Financiële verordening vastgelegd. De raad stelt, net als in voorgaande jaren, de normenkaders voor de rechtmatigheidscontrole vast. Deze normenkaders zijn geactualiseerd naar de stand van 31 mei van dit jaar. In dit raadsvoorstel stelt de raad tevens de goedkeurings- en rapporteringstolerantie vast ten behoeve van de accountantscontrole over 2021 en geeft specifieke aandachtspunten (speerpunten) mee waar de accountant tijdens zijn onderzoek in het bijzonder aandacht aan geeft en waarover de raad in het accountantsverslag de uitkomsten over ontvangt. 3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken? We willen bereiken dat de informatie in de jaarstukken een getrouwe weergave van de werkelijkheid is.

Wat is de aanleiding, context? Na afloop van ieder begrotingsjaar legt het college aan de raad verantwoording af over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). De jaarrekening dient door een bevoegd accountant te zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). Welk doel wordt nagestreefd? We willen waarborgen dat de informatie in de jaarstukken betrouwbaar is. De accountantscontrole is gericht op het verkrijgen van zekerheid over de getrouwheid van de inhoud van de jaarstukken. We bereiken hiermee dat de raad de jaarrekening kan gebruiken voor zijn beslissingen en voor zijn controlerende taak. In zijn rol als vertrouwenspersoon van het maatschappelijk verkeer voegt de accountant door middel van zijn controle betrouwbaarheid toe aan informatie. 3.2 Wat gaan we daarvoor doen? De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). Halverwege het jaar verzorgt de accountant de interim-controle. In deze controle ligt de focus op de werking van processen en systemen in de interne beheersing en de checks and balances. De accountant brengt daarover verslag uit in de managementletter (gericht aan de directie en organisatie ten behoeve van de bedrijfsvoering) en de boardletter (gericht aan de raad ten behoeve van het toezicht).

Aan het einde van het boekjaar controleert de accountant de jaarrekening waarna de gemeenteraad besluit over de vaststelling van de jaarstukken. 3.2.1. Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie voor fouten is op 1% van het totaal van de lasten gesteld. De goedkeuringstolerantie voor onzekerheden is op 3% van het totaal van de lasten gesteld. Deze toleranties betreffen de standaardtoleranties die wettelijk zijn voorgeschreven in artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).

controlecyclus accountantscontrole 2021

pagina 3

3.2.2. Rapportering De rapporteringtolerantie is op € 200.000,-- gesteld. Een fout of onzekerheid van groter dan € 200.000.— euro rapporteert de accountant aan de raad in zijn rapport van bevindingen dat met de accountantsverklaring bij de Jaarrekeningcontrole wordt meegezonden. Met ingang van de samenwerking met PWC is afgesproken dat de samenwerking tussen de organisatie en de accountant in een startnotitie wordt beschreven (bijlage 2). De startnotitie is het overkoepelende document waarin de afspraken uit het Auditjaarplan (dit is het interne controleplan van het cluster Corporate Control, zie bijlage 3) en het controleplan van de accountant (bijlage 4) worden gebundeld. 3.2.3. Getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording door het college Met ingang van dit jaar, 2021, is de controle op de rechtmatigheid een verantwoordelijkheid die rechtstreeks bij de raad komt te liggen. Het college biedt de raad hiertoe over 2021 een rechtmatigheidsverantwoording aan. Deze rechtmatigheidsverantwoording zal worden opgenomen in de jaarrekening 2021. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording ondersteunt het gesprek over de (financiële) rechtmatigheid tussen de gemeenteraad en het college en versterkt zo de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad.

In de paragraaf Bedrijfsvoering zal een nadere toelichting door het college worden gegeven ten aanzien van onderwerpen die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. De visie op rechtmatigheid en de visie op de ontwikkeling en kwaliteit van bedrijfsvoering kan tevens in deze paragraaf worden toegelicht. In ieder geval wordt een nadere toelichting gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. De accountant controleert of de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Indien de rechtmatigheid van het gevoerde beleid tekort schiet maar de verantwoording daarvan correct is beschreven, dan heeft dit geen gevolg (meer) voor het afgeven van de accountantsverklaring. Het wordt zo duidelijker dat de verantwoordelijkheid voor het toezicht op het rechtmatige bestuur bij de gemeenteraad ligt. Voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt, net als in het verleden, gebruik gemaakt van de interne- en externe normenkaders (bijlage 1). Eénmaal per jaar, bij de vaststelling van de cyclus krijgt de raad deze normenkaders voor vaststelling voorgelegd. Aan het einde van het boekjaar zal het college de normenkaders actualiseren en daarover bericht ter informatie aan de raad zenden. Deze paragraaf is slechts van toepassing indien de invoering van de wettelijke rechtsverantwoording per 1 januari 2021 van kracht wordt.

Thans is deze wet nog niet aangenomen door het Parlement. Indien de ingangsdatum van de verplichte rechtmatigheidsverantwoording verschuift naar 1 januari 2022 vervalt deze paragraaf. U wordt als Raad hierover separaat geïnformeerd. 3.2.4 Aandachtspunten controle 2021 Raad, college, directie, corporate control en de rekenkamercommissie zijn per brief d.d. 26 mei jl. via Raadsinformatie uitgenodigd om voorstellen voor specifieke aandachtspunten ten behoeve van de accountantscontrole aan te reiken. De ontvangen vraagstellingen zijn ten behoeve van de uitvoerbaarheid met de accountant overlegd. Het volgende aandachtspunt wordt voor de controlecyclus van 2021 aan de raad voorgesteld: Onderzoek te doen naar de grondslagen voor de kostendekking van de afvalstoffenheffing (de totstandkoming) en de wijze van verantwoording daarvan in de paragraaf lokale heffingen.

controlecyclus accountantscontrole 2021

pagina 4

3.3 Wat mag het kosten? Met ingang van juni 2021 is de nieuwe contractperiode met de accountant ingegaan. De kosten voor de jaarlijkse controlewerkzaamheden zijn contractueel vastgelegd. De basisprijs is 238.940,00 voor de jaarrekeningcontrole. De nieuwe contractperiode heeft een termijn van drie jaar als basis en kan viermaal met een jaar worden verlengd. Er kan naar keuze in de bestuursperiode 2022-2026 óf 2026-2030 een nieuwe aanbesteding kan worden ingezet. 3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk? Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, het jaarverslag en de rechtmatigheidsverantwoording. De raad stelt de goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle vast. De Auditcommissie onderhoudt de relatie met de accountant, namens de raad. De accountant is verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening en de verenigbaarheid met het verslag. De accountant controleert tevens de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie en beoordeelt of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. De accountant verklaart de gebruikers van de jaarrekening of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. De bevindingen worden in het accountantsverslag en de controleverklaring vastgelegd. 3.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar In de bijlagen is de startnotitie opgenomen.

Hierin zijn de werkafspraken tussen de gemeentelijke organisatie en de accountant vastgelegd. De startnotitie bevat bovendien de uitwerking van de ambities voor de ontwikkeling van control in de gemeente. Naar aanleiding van de aanbesteding in 2020-2021 is het door PWC voorgestelde groeipad voor de komende vier jaar uitgewerkt. 3.6 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd? Medio oktober-november ontvangt de raad de boardletter, waarin de accountant aan de raad verslag uitbrengt over de interim-controle. In het tweede kwartaal van 2022 ontvangt de raad vervolgens de Jaarstukken 2020, de rechtmatigheidsverantwoording en de controleverklaring met het bijbehorende accountantsverslag.

4. Ondertekening De Auditcommissie van de gemeente Haarlemmermeer, de ambtelijk secretaris,

de voorzitter,

Jaap Baars

Maaike Ballieux

Bijlage(n): • Normenkaders: intern normenkader (gemeentelijke verordeningen) en extern normenkader (wetten) • Startnotitie accountantscontrole 2021 • Controleplan PWC 2021 • Auditjaarplan Corporate Control 2021