Raadsvoorstel_Vaststellen Verordening Auditcommissie HLMR 2024_-sgn

raadsvoorstel Onderwerp

Portefeuillehouder Steller Informatie en contact Aanlevering Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

Vaststellen Verordening op de Auditcommissie Haarlemmermeer 2024

Auditcommissie Haarlemmermeer jaap baars 06-23234267 – j.baars@haarlemmermeer.nl 04.12.2024 19.12.2024 2024 XS-24101507.609 1. Voorstel De Auditcommissie stelt de raad voor : 1. Kennis te nemen van de rollen, functies en taken die ten aanzien van de Auditcommissie in de Verordening op de Auditcommissie Haarlemmermeer 2024 worden voorgesteld; 2. Kennis te nemen van de reactie op de Verordening op de Auditcommissie Haarlemmermeer 2024 van het college van B&W en de brief van de Auditcommissie; 3. De Verordening op de Auditcommissie Haarlemmermeer 2024 conform voorstel vast te stellen. 4. De Verordening op de Auditcommissie in 2028 te evalueren. Samenvatting De nu voorgestelde verordening op de Auditcommissie geeft de taken die er van oudsher al waren weer én werkt nieuwe functies uit. Daarbij wordt onderscheiden tussen ‘vaste’ taken en taken die de Auditcommissie (facultatief) kán oppakken. Die facultatieve taken zijn opgenomen omdat het met het oog op de toekomst afhankelijk is van de tijd en capaciteit die binnen de Auditcommissie beschikbaar is en de actualiteit die in de gemeente speelt. De verordening faciliteert met deze ‘kan’ bepalingen activiteiten, onderwerpen, functies, rollen en taken die relevant zijn bij het organiseren van toezicht en houdt tegelijkertijd de mate waarin daar op wordt ingezet flexibel.

Door dit gedetailleerd in een verordening uit te werken is het mandaat en de opdracht van de raad duidelijk voor alle betrokkenen. De belangrijkste verbijzondering van onderwerpen en functies zijn de bespreking van, en het doen van onderzoek naar: governance, risicobeheersing, IT/ICT, projectbeheersing en informatiekwaliteit. De Auditcommissie heeft zich ten behoeve van de voorgestelde verordening eerst laten adviseren door de accountant van de raad (PWC, n.a.v. de publicatie Groeimodel voor Auditcommissies) en de specialisten uit de ambtelijke organisatie plus de wethouder financiën (mei/juni jl.). Vervolgens zijn Professor Bossert (inhoudelijk) en Professor Boogaard (juridisch) voor advies benaderd. Desgevraagd ontving het college op 1.11.2024 nog een formeel verzoek om een zienswijze op de verordening te kunnen geven. De genoemde stukken zijn bij het raadsvoorstel als bijlage opgenomen, inclusief een korte chronologie.

Initiatiefvoorstel

pagina 2

Context Met het voorliggende voorstel voor de Verordening op de Auditcommissie kan de raad deze commissie het mandaat geven om zich in brede zin in de toezichthoudende rol te verdiepen. Daarmee krijgt het toezicht van de raad meer structuur en vorm en kan de raad op grond van informatie en onderzoek dat de Auditcommissie initieert en de adviezen die het aanlevert zelf bepalen welke onderwerpen hij nader met het college wil bespreken. Met de instelling van de Auditcommissie (2003) heeft de raad van meet af aan een commissie ingesteld die zich verdiept in het financiële bestuur van de gemeente, de accountantszaken behartigt, onderzoek kan doen en adviezen aan de raad uitbrengt. De Auditcommissie was en is sinds 2005 gefundeerd in de Verordening ex artikel 213 Gemeentewet1. Bij de laatste actualisatie van deze verordening, op het raadsplein van december 2023, is mede naar aanleiding van het advies van de Auditcommissie en de amendementen op de collegevoorstellen in de raad besproken dat de Auditcommissie een voorstel voor een eigenstandige verordening opstelt, waarin haar rollen, functies en taken verder worden uitgewerkt2. 2.

Uitwerking 2.1 Wat willen we bereiken? De bestuurstaak van het gemeentebestuur is het vertegenwoordigen van de inwoners, het vaststellen en uitvoeren van beleid, het beheren van gemeentelijke middelen, en het waarborgen van een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend bestuur. Daartoe werken de gemeenteraad, het college van B&W en de burgemeester samen en hebben er tevens een eigen taak in te vervullen. We willen bereiken dat de gemeenteraad als eindverantwoordelijk orgaan zich ten behoeve van zijn controlerende rol en toezichthoudende taak uitgebreid door de Auditcommissie kan laten ondersteunen. Met het voorstel voor de Verordening op de Auditcommissie kan de raad besluiten een concreet mandaat voor de taken en bevoegdheden van de Auditcommissie vast te stellen. Wat is de aanleiding, context? In de afgelopen jaren is door vertegenwoordigers uit het college en de organisatie met enige regelmaat geïnformeerd naar de taakomschrijving van de Auditcommissie en het mandaat van de raad bij geagendeerde onderwerpen in vergaderingen. Directe aanleiding hiervoor waren agendapunten rond o.a. IT-governance/ICT, informatiebeveiliging en de (stagnerende) doorontwikkeling van de interne beheersing van de organisatie.

Naar aanleiding van het raadsvoorstel tot actualisatie van de verordening ex artikel 213 Gemeentewet zond de Auditcommissie een advies aan de raad en amendeerde de raad deze verordening (21december 2023). In deze raadsvergadering is tevens afgesproken dat de Auditcommissie een eigenstandige verordening voor zijn taken en bevoegdheden bij de raad

1 Voorheen de Verordening Accountantscontrole 2005;

Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Haarlemmermeer 2023 ex artikel 213 Gemeentewet 2 Zie agendapunt 5.1.13, raadsplein 21.12.2023

Initiatiefvoorstel

pagina 3

voorlegt. Gelet op de ervaringen met de vragen naar het mandaat van de raad is gekozen voor een meer dan gebruikelijk gedetailleerde uitwerking van de verordening. 3.1.1 Wat is de beleidstheorie en het beleidsdoel? Door een uitgebreide beschrijving van de activiteiten van de Auditcommissie in een eigenstandige verordening vast te leggen wordt de positie van deze commissie binnen het gemeentebestuur verduidelijkt. De theorie hierbij is dat het verduidelijken van de toezichthoudende taak die de raad voor zijn advisering bij de Auditcommissie onderbrengt bijdraagt aan de versterking van de algehele gemeentelijke control3. Het doel daarvan is de publieke verantwoording over de kwaliteit van het bestuur verder te verbeteren door inzichtelijk te maken hoe het toezicht van de raad op het college, van het college op de directie en van de directie op de organisatie elkaar versterkt. Daarmee neemt de kwaliteit van de publieke verantwoording over alle geledingen van het gemeentelijk bestuur in aanleg toe. 2.2 Wat gaan we daarvoor doen? De raad stelt voor zijn Auditcommissie een verordening vast. Artikel 84 Gemeentewet is de juridische basis voor de verordening op de Auditcommissie. De verordening beschrijft de taken, functies, bevoegdheden, bemensing en rollen van de Auditcommissie. Wat zijn de argumenten? Zie onder beleidstheorie en beleidsdoel.

Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? De verordening op de Auditcommissie bevat naast ‘vaste’ taken diverse facultatieve onderwerpen. Die zijn als ‘kan’ bepalingen opgenomen. Het is per raadsperiode en afhankelijk van de tijd, capaciteit en het vaarwater waarin de gemeente zich bevindt of en welke van die facultatieve bepalingen ter hand genomen worden. De kanttekening hierbij is dat het tijd en inzet van de leden en ondersteuning vraagt die op grond van ervaring verder beproefd zal kunnen worden. Risico’s bestaan er in dat de toezichthoudende taak en de eindverantwoordelijkheid van de raad voor het gevoerde bestuur niet in alle opzichten naar wens of volledigheid ondersteund worden door de Auditcommissie.

- Om die reden is minimaal één uitgebreide evaluatie per bestuursperiode in de verordening opgenomen, zodat een plan-do-check-act feedbackloop onderdeel van het geheel is; - Wanneer er geen duidelijk mandaat van de raad aanwezig is en/of de oriëntatie van de Auditcommissie te beperkt is, bestaan risico’s uit een gebrek aan duidelijkheid over het beleggen van controle en toezicht waar de raad verantwoordelijk voor is; - Gebreken in de controleketen van raad-college-directie-organisatie kunnen tot verlies aan doeltreffendheid en doelmatigheid leiden en in het uiterste geval zelfs destructief op de checks and balances van het bestuur inwerken, hetgeen tot reputatieschade voor de gemeente leidt en hoge kosten aan onderzoeken en accountantscontrole tot gevolg kan hebben4. 2.2.1 Welke beleidsinstrumenten worden ingezet om het doel te bereiken? In de verordening worden de mogelijkheden voor onderzoek/audits, het betrekken van experts, risico-analyses en informatievoorziening voor de raad als beleidsinstrumenten ingezet. Het doel is het optimaliseren van de controlerende- en toezichthoudende rol van de gemeenteraad 3 Het verheldert tevens de functionele verbinding tussen de Auditcommissie 4 In het bijzonder is dit bij de jaarrekeningcontrole 2015 e.v. tot uitdrukking gekomen (advies AC 13.07.2016 /

15.09.2016, raadsplein 15.09.2016, agendapunt 4).

Initiatiefvoorstel

pagina 4

mede te versterken door middel van zijn opdracht aan de Auditcommissie. 3.2.1.a Wat is de nulmeting en wat zijn de indicatoren? De nulmeting bestaat uit de huidige activiteiten van de Auditcommissie die voor de raad kenbaar zijn. a. De voorbereidingen t.b.v. de Europese aanbesteding op accountantsdiensten (eens in vier tot zes jaar) en jaarlijks de voorbereiding van de besluitvorming rond de accountantsopdracht tot jaarrekeningcontrole van de gemeente; b. Jaarlijkse ontvangt de raad advies dat de Auditcommissie uitbrengt bij de vaststelling van de jaarstukken. Op onregelmatige basis verzorgt de Auditcommissie masterclasses en workshops voor de raad over onderwerpen die verband houden met de Planning & Controlcyclus (PCC). c. Bij de vaststelling van voorstellen die op de financiële functie betrekking hebben, zoals de Financiële verordening en de beleidsnotities die daaruit volgen geeft de Auditcommissie zijn advies en overwegingen mee. d. Vooruitlopend op de voorgestelde verordening heeft de Auditcommissie in 2019 het traject van de Versterking van Informatiewaarde op verzoek van de gemeenteraad ter hand genomen. De Auditcommissie werkte een raadsvoorstel uit en voert sindsdien de regie op de diverse activiteiten rond het versterken van informatiewaarde. e.

Aanvullende indicatoren zijn: werkgroepen per programma uit de programmabegroting, het proces rond de rapportages Methode Duisenberg bij Programmabegroting & Jaarstukken en de Informatiewaarde in raadsvoorstellen. f. Nieuw voorgestelde indicatoren zijn: het toezicht op de aansluiting van de controlecycli en rapportages van de accountant en corporate control op de sturing door het college op de directie en de directie op de organisatie. Verder de informatie voor de raad over de speerpunten Risicobeheersing, IT/ICT en de (door-)ontwikkeling van het controlemodel van de Three lines of defence. En de regelmatige updates die de Auditcommissie onder andere hierover aan de raad zendt (d.m.v. nieuwsbrieven). 3.2.1.b Wat zijn de streefwaarden? 2.3 Wat mag het kosten? De Auditcommissie beheert het accountantsbudget namens de raad. Uit dit budget worden de kosten voor de jaarlijkse accountantscontrole gedekt (in 2024 omvat dat 316.813), kosten voor opdrachten van de Auditcommissie en raad tot aanvullende onderzoeken, kosten voor adviezen van experts en trainingen. In het budget is voor die laatste opsomming tezamen een omvang van 96.400,- euro beschikbaar. Wat zijn de financiële risico’s? 2.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk? De raad is verantwoordelijk voor het instellen van zijn commissies.

Welke overige relevante informatie is beschikbaar? In de bijlagen zijn de primair relevante documenten opgenomen. In het huidige Controlstatuut (2018) is een begin gemaakt met de beschrijving van de functionele relatie tussen de Auditcommissie en de Corporate Controller en beschreven in artikel 3, lid 6 en 7 en in artikel 4, lid 2: Artikel 4, lid 2: De concerncontroller kan van het college verlangen dat door de concerncontroller

Initiatiefvoorstel

pagina 5

verstrekte informatie ter kennis wordt gebracht aan de Auditcommissie als onderdeel van de gemeenteraad. En de concerncontroller is bevoegd om namens het college de Auditcommissie op ambtelijk niveau schriftelijk en mondeling te informeren. Artikel 3, lid 6 en 7: De concerncontroller kan van het college verlangen dat door de concerncontroller verstrekte informatie ter kennis wordt gebracht aan de Auditcommissie als onderdeel van de gemeenteraad. En de concerncontroller is bevoegd om namens het college de Auditcommissie op ambtelijk niveau schriftelijk en mondeling te informeren. 2.5 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd? Onderdeel van de nieuwe taken van de Auditcommissie is het frequenter informeren van de raad over actuele onderwerpen op de agenda van de Auditcommissie. Dit zal in een vorm van een nieuwsbrief per kwartaal worden verzorgd. Indien de raad besluit tot vaststelling van de voorgestelde verordening zal daar in ieder geval bij het volgende advies bij de jaarstukken over 2024 op worden teruggekomen, of zoveel eerder als er in een nieuwsbrief een update kan worden gegeven.

2.5.1 Hoe wordt het voorstel gemonitord en geëvalueerd? Onderdeel van de opdracht in de verordening betreft een evaluatie van het functioneren van de Auditcommissie met alle betrokkenen die minimaal eenmaal per bestuursperiode wordt uitgevoerd en voor het eerst na vier jaar, in 2028. 2.6 Wat betekent dit voor de Metropoolregio Amsterdam (MRA)? Er is geen verband met het werk van de Auditcommissie dat een direct gevolg voor de Metropoolregio Amsterdam heeft. 3. Ondertekening Auditcommissie van de gemeente Haarlemmermeer Ambtelijk secretaris

Voorzitter

Jaap Baars

Erik Vermeulen

Bijlagen: •

Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden

•

Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht

•

Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening,

•

Reactie van organisatie en bestuur t.b.v. reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)

•

Controlstatuut Haarlemmermeer 2018

•

Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)

•

Reactie van het college aan de raad (november ’24)

•

Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)

•

Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024

OPLEGNOTITIE Onderwerp: Vaststellen Verordening op de Auditcommissie Haarlemmermeer 2024 Nummer XS-24101507.609 Versie 1 Thema Bestuurszaken en regionale samenwerking Indiener/pfh. Auditcommissie Haarlemmermeer Steller Jaap Baars Verzoek portefeuillehouder De raad voor te stellen dit raadsvoorstel ter besluitvorming te agenderen. Beslispunten voor de raad 1. Kennis te nemen van de rollen, functies en taken die ten aanzien van de Auditcommissie in de Verordening op de Auditcommissie Haarlemmermeer 2024 worden voorgesteld; 2. Kennis te nemen van de reactie op de Verordening op de Auditcommissie Haarlemmermeer 2024 van het college van B&W en de brief van de Auditcommissie; 3. De Verordening op de Auditcommissie Haarlemmermeer 2024 conform voorstel vast te stellen. 4. De Verordening op de Auditcommissie in 2028 te evalueren. Overwegingen De toezichthoudende taak van de raad mede door zijn portefeuillehouder m.b.t. proces Auditcommissie te laten ondersteunen en tot een meer integraal verband te brengen.

Proces formele besluitvorming Historie: Raadsplein 20.09.2017, Plan van aanpak Duurzaam in ControlRaadsplein 20.06.2019, Jaarstukken 2018 met daarbij de In Control Statements Raadsplein 21.12.2023, agendapunt 5.1.13 (verordeningen Financiële functie en advies Auditcommissie): Wanneer en hoe wordt de raad over de voortgang geïnformeerd: Indien de raad besluit tot het vaststellen van de voorliggende verordening zal door middel van een nieuwsbrief per kwartaal over de voortgang worden gerapporteerd. De eerste vervolgstap is de ontvangst van een aangevulde jaaragenda 2025, met de onderwerpen die de Auditcommissie (aanvullend) ter hand neemt. Voorgesteld wordt om over vier jaar de verordening te evalueren en te zien of herziening gewenst is. Informeren derden: PWC-accountants wordt over de raadsbehandeling geïnformeerd. Zijn er zienswijzen ingediend: Ja, het college van B&W van Haarlemmermeer heeft op vrijdag 22.11.2024 om 12:27 via raadsinformatie een reactie verzonden. Op dat moment was de verordening echter nog niet bij de raad bekend. Planning proces Thema: Stap Datum Doel Gewenste rol college