Raadsvoorstel Vaststellen definitieve tegemoetkoming fractieondersteuning 2020 v3.pdf

Raadsvoorstel 4991924 Onderwerp Portefeuillehouder Steller Collegevergadering Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

Vaststellen definitieve tegemoetkoming fractieondersteuning 2020 Marianne Schuurmans-Wijdeven John van der Rhee n.v.t. 8 juli 2021 4991924 Wat willen we bereiken? De fracties uit de gemeenteraad ontvangen jaarlijks een tegemoetkoming in de kosten voor hun werkzaamheden als fractie. De gemeenteraad stelt de definitieve tegemoetkoming fractieondersteuning 2020 vast. Wat gaan we daarvoor doen? Op grond van de Verordening Fractieondersteuning 2019 leggen de fracties jaarlijks aan de gemeenteraad verantwoording af over de besteding van de ontvangen fractieondersteuning. De accountant controleert deze verantwoordingen op basis van de Verordening Fractieondersteuning en stelt een Rapport van feitelijke bevindingen op (bijlage 1.) De van kracht zijnde Verantwoording Fractieondersteuning 2019 treft u bij dit raadsvoorstel aan (bijlage 3). Wat mag het kosten? Jaarlijks wordt € 222.100,- in de begroting opgenomen ten behoeve van de vergoeding voor fractieondersteuning. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De griffier is als budgethouder belast met de uitvoering van de Verordening Fractieondersteuning 2019. De fracties zijn zelf verantwoordelijk voor de rechtmatige besteding van de tegemoetkoming fractieondersteuning.

De accountant beoordeelt op basis van de Verordening Fractieondersteuning 2019 en de wet de verantwoordingen van ieder van de fracties individueel en geeft een Rapport van feitelijke bevindingen (bijlage 1) af over het geheel. Het Seniorenconvent adviseert de gemeenteraad op grond van het Rapport van feitelijke bevindingen van de accountant over de vaststelling van de fractieverantwoordingen. De raad stelt de definitieve tegemoetkoming vast. De raad wordt geadviseerd om kennis te nemen van de feitelijke bevindingen van de accountant en de nadere verklaringen van individuele fracties als afdoende te beoordelen. Op basis hiervan zal de bevoorschotting voor 2021 plaatsvinden.

Vaststellen definitieve tegemoetkoming fractieondersteuning 2018

pagina 2

Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? De raad wordt jaarlijks gevraagd de definitieve tegemoetkoming fractieondersteuning vast te stellen. Na het aannemen van dit voorstel kan tevens overgegaan worden tot uitbetaling van het nieuwe voorschot op de fractieondersteuning 2021 (bijlage 2). Dit op basis van de Verordening op de Fractieondersteuning 2019. 2. Voorstel De raad wordt voorgesteld om: 1. het Rapport van feitelijke bevindingen van de accountant voor kennisgeving aan te nemen (bijlage 1); 2. de definitieve tegemoetkoming voor de fracties in de kosten voor hun werkzaamheden als fractie over het jaar 2020 overeenkomstig bijlage 3 vast te stellen; 3. de bevoorschotting voor de fracties in de kosten voor hun werkzaamheden als fractie voor het jaar 2021 overeenkomstig bijlage 2 vast te stellen.

3. Ondertekening de griffier,

John van der Rhee, B.Ha

de voorzitter,

Marianne Schuurmans-Wijdeven

Bijlage(n): 1. Rapport van feitelijke bevindingen: de verantwoording fractieondersteuning over 2020 van de gemeente Haarlemmermeer 2. Bevoorschotting fractieondersteuning 2021 3. Verantwoording fractieondersteuning 2019

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Rapport van feitelijke bevindingen met betrekking tot verrichte specifieke werkzaamheden inzake de fractieverantwoording 2020 Aan: de gemeenteraad van gemeente Haarlemmermeer []

Opdracht Wij hebben overeengekomen specifieke werkzaamheden verricht in opdracht van de gemeenteraad van Haarlemmermeer met betrekking tot de fractieverantwoording 2020 van de gemeenteraadfracties van gemeente Haarlemmermeer te Hoofddorp (hierna aangeduid als de gemeente). De opdracht is namens u met de griffier overeengekomen en heeft als doel te rapporteren over de feitelijke bevindingen met betrekking tot de verrichte specifieke werkzaamheden inzake de fractieverantwoording 2020. De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn tot stand gekomen op basis van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019 die is vastgesteld door de gemeenteraad op 6 december 2018. De beoogde gebruikers zijn de individuele gemeenteraadsleden en de fracties samenkomend in de gemeenteraad als bestuurlijk orgaan. De opdrachtvoorwaarden zijn omschreven in onze opdrachtbrief van 9 maart 2021. []

Verantwoordelijkheden Het is de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad om te bepalen of de overeengekomen specifieke werkzaamheden toereikend en geschikt zijn voor het hierboven beschreven doel. Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met de Nederlandse Standaard 4400N ‘Opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden’. Bij het uitvoeren van deze opdracht hebben wij ons gehouden aan de voor ons geldende relevante ethische voorschriften in de Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants (VGBA). Verder hebben wij de onafhankelijkheidsregels van de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten (ViO) in acht genomen. []

Werkzaamheden en bevindingen In deze paragraaf geven wij een beschrijving van de overeengekomen specifieke werkzaamheden en doen wij verslag van de feitelijke bevindingen naar aanleiding van deze werkzaamheden. Dit betekent dat wij op de in de fractieverantwoording 2020 opgenomen informatie geen accountantscontrole hebben toegepast en evenmin een beoordelingsopdracht hebben uitgevoerd. Wij doen geen uitspraak over wat de feitelijke bevindingen betekenen voor de fractieverantwoording 2020 in zijn totaliteit en de gemeenteraad kan aan onze rapportage daarover geen zekerheid ontlenen. De gemeenteraad zal hierover een eigen afweging moeten maken waarbij u gebruik kunt maken van dit rapport van feitelijke bevindingen en eventuele andere beschikbare informatie.

FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127 PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Wij zijn overeengekomen de volgende werkzaamheden te verrichten voor de fractieverantwoording over de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020 van de fracties: ChristenUnie-SGP, GroenLinks, Haarlemmermeerse Actieve Politiek, VVD, CDA, PvdA, D66, EEN Haarlemmermeer, Sociaal Rechts Haarlemmermeer en GEZOND Haarlemmermeer. Wij merken op dat wij niet rapporteren over bevindingen kleiner dan € 1.

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 2 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Verantwoording CU-SGP Omvang Totale uitgaven van de fractie in de concept verantwoording

€7.558

Totale uitgaven van de fractie in de definitieve verantwoording

€7.558

Werkzaamheden

Feitelijke bevindingen

1.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording. 2. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

We hebben de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording vastgesteld.

3. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording dat de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of het bonnetje passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de omschrijving volgens de factuur of het bonnetje past binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

4. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 3 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Verantwoording GroenLinks Omvang Totale uitgaven van de fractie in de concept verantwoording

€7.947

Totale uitgaven van de fractie in de definitieve verantwoording

€7.947

Werkzaamheden

Feitelijke bevindingen

1.

We hebben de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording vastgesteld.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording.

2. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

3. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording dat de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of het bonnetje passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de omschrijving volgens de factuur of het bonnetje past binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

4. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 4 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Verantwoording Haarlemmermeerse Actieve Politiek Omvang Totale uitgaven van de fractie in de concept verantwoording

€25.652

Totale uitgaven van de fractie in de definitieve verantwoording

€25.652

Werkzaamheden

Feitelijke bevindingen

1.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording. 2. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

We hebben de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording vastgesteld.

3. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording dat de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of het bonnetje passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de omschrijving volgens de factuur of het bonnetje past binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

4. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje, met uitzondering van de hierna genoemde bevinding. -

Voor de motorrijtuigenbelasting van in totaal €2,461,00 voor het voertuig met kenteken 84-ZJZ-3 zijn geen facturen (of andere opgaven) van de belastingdienst beschikbaar, anders dan de omschrijving op het bankafschrift. We hebben vastgesteld dat op de website van de belastingdienst staat beschreven: “Bij gebruik van automatische afschrijvingen van rekeningen van uw afnemers, kunt u de afrekening van de bank als factuur beschouwen.”

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 5 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Verantwoording VVD Omvang Totale uitgaven van de fractie in de concept verantwoording

€17.525

Totale uitgaven van de fractie in de definitieve verantwoording

€17.441

Werkzaamheden

Feitelijke bevindingen

1.

We hebben de rekenkundige juistheid van de definitieve fractieverantwoording vastgesteld.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording.

2. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje. 3. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording dat de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of het bonnetje passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

We hebben voor alle declaraties in de definitieve fractieverantwoording vastgesteld dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

4. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de definitieve fractieverantwoording vastgesteld dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de definitieve fractieverantwoording vastgesteld dat de omschrijving volgens de factuur of het bonnetje past binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 6 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Verantwoording CDA Omvang Totale uitgaven van de fractie in de concept verantwoording

€10.714

Totale uitgaven van de fractie in de definitieve verantwoording

€10.714

Werkzaamheden

Feitelijke bevindingen

1.

We hebben de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording vastgesteld.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording.

2. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje. 3. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording dat de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of het bonnetje passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

4. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de omschrijving volgens de factuur of het bonnetje past binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 7 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Verantwoording PvdA Omvang Totale uitgaven van de fractie in de concept verantwoording

€7.340

Totale uitgaven van de fractie in de definitieve verantwoording

€7.340

Werkzaamheden

Feitelijke bevindingen

1.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording. 2. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje. 3. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording dat de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of het bonnetje passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

We hebben de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording vastgesteld.

4. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de omschrijving volgens de factuur of het bonnetje past binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 8 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Verantwoording D66 Omvang Totale uitgaven van de fractie in de concept verantwoording

€9.342

Totale uitgaven van de fractie in de definitieve verantwoording

€9.342

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 9 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Werkzaamheden

Feitelijke bevindingen

1.

We hebben de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording vastgesteld.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording. 2. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

3. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording dat de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of het bonnetje passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje, met uitzondering van de hierna genoemde bevindingen. -

De fractie D66 heeft twaalf keer (maandelijks) een bedrag gedeclareerd van tezamen €249,99 in relatie tot een abonnement op het Haarlems Dagblad. Hiervoor zijn geen facturen beschikbaar, waardoor wij niet hebben kunnen vaststellen dat de abonnementskosten aansluiten met onderliggende facturen. Er is een afschrift van een email beschikbaar, waaruit blijkt dat de kosten van het abonnement van het dagblad automatisch wordt afgeschreven van de bankrekening van de fractie. We hebben aan de hand van bankafschriften vastgesteld dat deze maandelijkse kosten zijn afgeschreven.

-

Voor de aanschaf van een boek van €49,95 is geen factuur beschikbaar. Er is een printscreen van de digitale orderbevestiging aanwezig. De fractie heeft via e-mail bevestigd dat het boek aanwezig is.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de omschrijving volgens de factuur of het bonnetje past binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019, met uitzondering van de hierna genoemde bevindingen. Wij hebben deze bevindingen gedeeld met de betreffende fracties en de reacties van deze fracties toegevoegd bij de bevindingen. -

Voor het evenement ‘verkiezing van de conciërge van het jaar’ zijn de kosten van mokken met foto’s verantwoord. Deze mokken zijn als prijs uitgereikt. De kosten van de mokken zijn €155,10. Het evenement wordt georganiseerd om het belang van het onderwijs te benadrukken, inclusief de rol van de conciërge daarbij, aldus de fractie.

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 10 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

-

4. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

Een besteding van €30,66 heeft betrekking op chocoladerepen voor ‘ondernemer voor de klas’. Ondernemers komen (als vrijwilliger) een presentatie geven voor de klas en krijgen als bedankje een chocoladereep, is de uitleg van de fractie.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 11 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Verantwoording EEN Haarlemmermeer Omvang Totale uitgaven van de fractie in de concept verantwoording

€6.063

Totale uitgaven van de fractie in de definitieve verantwoording

€6.063

Werkzaamheden

Feitelijke bevindingen

1.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording. 2. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje. 3. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording dat de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of het bonnetje passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

We hebben de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording vastgesteld.

4. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de omschrijving volgens de factuur of het bonnetje past binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 12 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Verantwoording Sociaal Rechts Haarlemmermeer Omvang Totale uitgaven van de fractie in de concept verantwoording

€5.451

Totale uitgaven van de fractie in de definitieve verantwoording

€5.451

Werkzaamheden

Feitelijke bevindingen

1.

We hebben de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording vastgesteld.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording.

2. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje. 3. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording dat de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of het bonnetje passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

4. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de omschrijving volgens de factuur of het bonnetje past binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 13 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Verantwoording GEZOND Haarlemmermeer Omvang Totale uitgaven van de fractie in de concept verantwoording

€3.268

Totale uitgaven van de fractie in de definitieve verantwoording

€3.268

Werkzaamheden

Feitelijke bevindingen

1.

We hebben de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording vastgesteld.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoording.

2. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje, met uitzondering van de hierna genoemde bevinding.

3. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording dat de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of het bonnetje passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de omschrijving volgens de factuur of het bonnetje past binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 2 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

4. Voor tien fracties vaststellen voor alle declaraties in de fractieverantwoording, dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

We hebben voor alle declaraties in de fractieverantwoording vastgesteld dat de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020.

-

In de verantwoording zijn kosten verantwoord van €4,99 voor identificatie ten behoeve van eHerkenning. Hiervoor is geen factuur beschikbaar. We hebben vastgesteld dat het betreffende bedrag is afgeschreven van de bankrekening.

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 14 van 15

Bijlage 1 Rapport van feitelijke bevindingen

Wij wijzen erop dat, als wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht, of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wij wellicht aanvullende bevindingen zouden hebben geconstateerd die voor u van belang zijn. []

Beperking in het gebruik en verspreidingskring Dit rapport is geadresseerd aan en uitsluitend bestemd voor de griffie en de gemeenteraad van gemeente Haarlemmermeer in het kader van de rapportering van de feitelijke bevindingen met betrekking tot verrichte specifieke werkzaamheden inzake de fractieverantwoording 2020 en kan niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Op het rapport kan niet door derden worden gesteund aangezien derden niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden en de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Ons rapport mag niet (geheel of gedeeltelijk) aan derden worden verstrekt zonder onze uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming, anders dan de publicatie bij het desbetreffende raadsvoorstel met betrekking tot de vaststelling van de fractieverantwoording door de gemeenteraad van Haarlemmermeer. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid, zorgplicht en/of verantwoordelijkheid jegens andere partijen dan de gemeenteraad van Haarlemmermeer. Amsterdam, 1 juli 2021 PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

Origineel getekend door drs. M.J.A. Koedijk RA RE

gemeente Haarlemmermeer - FXR7ETEZQ2SX-1752220525-127

Pagina 15 van 15

BIJLAGE 2 Bevoorschotting

Partijen VVD HAP CDA GroenLinks D66 PvdA ChristenUnie-SGP EEN Haarlemmermeer Sociaal Rechts Haarlemmermeer GEZOND Haarlemmermeer Lid Meijer * totaal

Zetels 2021 7 6 5 4 4 3 2 1 1 1 1 35

Bedrag per partij o.b.v. zetels

Bedrag per zetel

Vast bedrag per partij

€ € € € € € € € € €

€ € € € € € € € € €

10.095,45 10.095,45 10.095,45 10.095,45 10.095,45 10.095,45 10.095,45 10.095,45 10.095,45 10.095,45

€

100.954,55 €

2.847,44 2.847,44 2.847,44 2.847,44 2.847,44 2.847,44 2.847,44 2.847,44 2.847,44 2.847,44

€ € € € € € € € € €

19.932,08 17.084,64 14.237,20 11.389,76 11.389,76 8.542,32 5.694,88 2.847,44 2.847,44 2.847,44

€ € € € € € € € € €

Totaal

80% Fractie ondersteuning (te verantwoorden)

30.027,53 27.180,09 24.332,65 21.485,21 21.485,21 18.637,77 15.790,33 12.942,89 12.942,89 12.942,89

€ € € € € € € € € €

96.812,96 € 197.767,51 €

20% fractieonkosten vergoeding (vrij van verantwoording)

24.022,03 21.744,08 19.466,12 17.188,17 17.188,17 14.910,22 12.632,27 10.354,32 10.354,32 10.354,32

€ € € € € € € € € € € 158.214,00 €

Conform de verordening op de fractieondersteuning 2019 nemen afgesplitste leden het evenredige deel mee van de fractieonkostenvergoeding.

6.005,51 5.436,02 4.866,53 4.297,04 4.297,04 3.727,55 3.158,07 2.588,58 2.588,58 2.588,58 973,31 40.526,81

Totaal € 30.027,53 € 27.180,09 € 24.332,65 € 21.485,21 € 21.485,21 € 18.637,77 € 15.790,33 € 12.942,89 € 12.942,89 € 12.942,89 € 973,31 € 198.740,82

Overschot reserve 2020 € € € € € € € € € € €

6.580,75 8.751,92 5.568,01 7.570,48 5.074,63 4.291,57 780,54 12.942,89

Te betalen aan fracties 2021 (I-J)

€ € € € € € € € € € € 51.560,79 €

23.446,79 27.180,09 15.580,73 21.485,21 15.917,20 11.067,29 10.715,71 8.651,32 12.162,35 0,00 973,31 146.206,71

Te betalen eerste termijn

Restantbetaling fractieondersteuning

€ € € € € € € € € €

6.005,51 5.436,02 4.866,53 4.297,04 4.297,04 3.727,55 3.158,07 2.588,58 2.588,58 2.588,58

€ € € € € € € € € €

17.441,28 21.744,08 10.714,20 17.188,17 11.620,16 7.339,74 7.557,64 6.062,74 9.573,77 -2.588,57

€

39.553,50 €

106.653,21

Bijlage 3

Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019 Artikel 1 1. Fracties, zoals bedoeld in het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer 2009, ontvangen jaarlijks een tegemoetkoming in de kosten voor hun werkzaamheden (fractieondersteuning) als fractie. 2. Over de besteding hiervan leggen de fracties verantwoording af aan de gemeenteraad. 3. Fracties krijgen daarnaast een onkostenvergoeding voor het dagelijks functioneren van de fractie toegekend (fractieonkostenvergoeding). 4. Over de besteding van de fractieonkostenvergoeding wordt geen verantwoording aan de gemeenteraad afgelegd. 5. De raad stelt jaarlijks voor 1 december een bedrag hiervoor beschikbaar. 6. Elke fractie ontvangt een vaste basis gebaseerd op de helft van het totale bedrag dat is gereserveerd voor fractieondersteuning, gedeeld door het aantal fracties zoals deze zijn gevormd op grond van de verkiezingsuitslag. Daarnaast wordt het resterende bedrag naar rato van het aantal raadsleden per fractie verdeeld. 7. Tachtig procent van het bedrag als bedoeld in lid 5 is bedoeld voor de tegemoetkoming fractieondersteuning, zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel en twintig procent voor de tegemoetkoming fractieonkostenvergoeding, zoals bedoeld in lid 2. 8. Het beheer van deze gelden wordt door de fractie geregeld.

Artikel 2 1. Het uitgangspunt van deze verordening is dat de gelden bedoeld zijn voor ondersteuning van de fractie en niet voor partijpolitieke doeleinden. 2. Fracties besteden het deel fractieondersteuning zoals bedoeld in artikel 1 lid 1 volgens de volgende bestedingscategorieën:

Bijlage 3

Medewerkers a. Inhoudelijke en secretariële fractie-ondersteuning door fractiemedewerker(s) en/of inhuur van externen en/of kosten verbonden aan het inwinnen van extern advies. b. Met betrekking tot sub a van dit lid worden afspraken over loon, vergoeding en onkostenvergoeding ten aanzien van activiteiten ter ondersteuning van de fractie intern vastgelegd. Communicatie en bijeenkomsten c. Communicatie van en door de fractie, zoals het presenteren van standpunten en contact maken met inwoners, door middel van website e.d. inclusief bijkomende kosten zoals het hosten van een website e.d. d. Fractiebijeenkomsten en themabijeenkomsten van de fractie, waarbij kosten voor de organisatie, zaalhuur, sprekers, uitnodigingen en dergelijke worden gemaakt. e. Kosten van het organiseren van spreekuren op locaties in de kernen van Haarlemmermeer: -

door huur van spreekruimte;

-

uit de aanschaf van een voorziening daartoe, zoals een camper, bus, caravan e.d. en de daar uit voortvloeiende kosten voor het beheer en gebruik van die voorziening.

f. Kosten voor opslag van materialen, archieven en voorzieningen zoals bijvoorbeeld geluidsinstallaties. Trainingen en scholing g. Fractiegerichte opleidingen, cursussen en coaching voor de fractie als geheel of haar individuele leden. Teamverband h. Activiteiten in teamverband die bijdragen aan het functioneren en presteren van een fractie in relatie tot de in lid 1 beschreven doelstelling. 3. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

Bijlage 3

b. Giften en leningen; c. Uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen of in andere regelgeving die op basis van de artikelen 95, 96 en 97 Gemeentewet is vastgelegd; d. Uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht of op verzoek van een fractie verrichten; e. Campagne gerelateerde activiteiten, promotieartikelen.

Artikel 3 1. Fracties benutten het deel fractieonkostenvergoeding zoals bedoeld in artikel 1 lid 3 voor het dagelijks functioneren van de fractie. 2. De uitgaven uit de onkostenvergoeding worden niet aan de gemeenteraad verantwoord.

Artikel 4 1. De tegemoetkoming wordt jaarlijks vóór 31 maart als voorschot op het lopende jaar verstrekt. Een eventueel overschot van het voorgaande jaar wordt ingehouden op dit voorschot. 2. Uit de controle op de verantwoordingen volgt de berekening van een overschot als bedoeld in artikel 9. 3. In een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin deze verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de installatieraad wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 5 Wijziging fractiebezetting als gevolg vereniging van fracties 1. Indien twee of meer fracties als één fractie gaan optreden wordt hiermee bij de verdeling voor het eerstvolgende jaar rekening gehouden en is de verdelingsregeling van artikel 1 lid6 van toepassing. Wijziging Fractiebezetting als gevolg van verkiezingen

Bijlage 3

a. 2. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de tegemoetkoming van de op grond van artikel 1 lid 4 vastgestelde bijdrage ten behoeve van fractieondersteuning en fractieonkostenvergoeding zoals bedoeld in artikel 1 lid 1 en artikel 1 lid 3met ingang van de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling plaatsvindt. Wijziging van fractiebezetting als gevolg van afsplitsing van een lid 3Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van afsplitsing van een of meer fractieleden verandert, wijzigt de tegemoetkoming van de op grond van artikel 1 lid 4 vastgestelde bijdrage ten behoeve van fractieondersteuning en fractieonkostenvergoeding, zoals bedoeld in artikel 1 lid 1 en artikel 1 lid 3: a. voor de oorspronkelijke fractie ter hoogte van de het bedrag dat naar rato per fractielid is toebedeeld evenredig naar het aantal bij de splitsing betrokken leden. b. voor het afgesplitste lid blijft het deel fractieonkostenvergoeding van het bedrag dat naar rato wordt verstrekt overeenkomstig artikel 1 lid 3 beschikbaar. 4Een afgesplitst lid ontvangt het oorspronkelijke en evenredige deel van het naar rato verstrekte bedrag ten behoeve van de fractieonkostenvergoeding ongeacht of zij als zelfstandig lid, als zelfstandige groep gaan optreden dan wel zich aansluiten bij een andere fractie.

5Het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot wordt verrekend met ingang van de eerste dag van de maand na de maand waarin de raad formeel van de afsplitsing in kennis is gesteld.

Artikel 6 1. Elke fractie legt, binnen 1 maand na het einde van het kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag conform het verstrekte format. 2. De verantwoording wordt opgesteld op grond van het kasstelsel. 3. De fractievoorzitter staat in voor de verantwoording en onder zijn verantwoordelijkheid wordt eventuele toelichting die de accountant vraagt verstrekt. 4. Alle uitgaven dienen per kostencategorie:

Bijlage 3

a. te worden toegelicht waarom de uitgave met het fractiewerk te maken heeft, b. en door middel van facturen/bonnen én daaraan gerelateerde betalingsbewijzen/bankafschriften aangetoond te worden. 5. Elke fractie neemt bij de verantwoording een overzicht van de namen en functies van de tot de fractie behorende fractiemedewerkers op. 6. Alvorens de verantwoordingen ter controle aan de accountant worden aangeboden, voert de griffie een interne toets uit op volledigheidsaspecten, zoals het volledig ingevuld zijn van het verslag en het aanwezig zijn van alle bewijsstukken.

Artikel 7 1. De accountant beoordeelt op basis van deze verordening en de wet de verantwoordingen van ieder van de fracties individueel en geeft een Rapport van Bevindingen af over het geheel. Dit vindt plaats op basis van de bestedingcategorieën uit artikel 2 lid 2. 2. Het Seniorenconvent adviseert de gemeenteraad op grond van het Rapport van Bevindingen van de accountant over de vaststelling van de fractieverantwoordingen. 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van het Seniorenconvent inclusief het Rapport van Bevindingen van de accountant de definitieve tegemoetkoming vast.

Artikel 8 1. Controle van de door de fracties aangeleverde verantwoordingen vindt vóór 1 maart plaats door een accountant. 2. Indien de bestedingen die worden verantwoord niet juist, tijdig en volledig zijn rapporteert de accountant hierover in zijn Rapport van Bevindingen.

Artikel 9 1. Het verstrekte voorschot dient uiterlijk in het daaropvolgende jaar besteed te worden. 2. Een reserve uit niet-besteding van een voorschot is niet groter dan 100% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam.

Bijlage 3

3. Wanneer blijkt dat het overschot uit het voorgaande jaar niet is besteed, wordt dit overschot ingehouden op het voorschot voor het dan lopende jaar.

Artikel 10 De griffier is belast met de uitvoering van deze verordening.

Slotbepalingen

Artikel 11 1. In gevallen waarin deze verordening niet, of niet genoegzaam voorziet beslist de raad, gehoord de accountant en op voorstel van de burgemeester. 2. De raad kan nadere regels stellen over de uitwerking van deze verordening.

Artikel 12 Intrekking De Verordening op de Fractieondersteuning 2017 wordt met ingang van 1 januari 2019 ingetrokken.

Artikel 13 Inwerkingtreding De Verordening op de Fractieondersteuning 2019 treedt met ingang van 1 januari 2019 in werking.

Artikel 14 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de Fractieondersteuning Haarlemmermeer 2019.

Vastgesteld in de raadsvergadering van .., .. 2018

Bijlage 3

De griffier,

J. van der Rhee Bha.

De voorzitter,

O. Hoes

Bijlage 3

Toelichting Artikelsgewijze toelichting op de verordening fractieondersteuning.

Artikel 1 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De financiële ondersteuning staat ten dienste aan de fractie en niet aan de politieke partij waaruit deze fractie voortkomt. Er kan geen vermenging van fractiegelden en verenigingsgelden aan de orde zijn. Ter zake van het beheer van de gelden kan in geval van een natuurlijke persoon bij voorkeur een van de raadsleden uit de fractie door de fractie worden aangewezen om het beheer te verzorgen. Er kan ook voor worden gekozen de gelden door een rechtspersoon te laten beheren. Voordeel van een rechtspersoon is dat bij de bank een zakelijke rekening geopend kan worden.

Rekenvoorbeeld:

Raadsbudget voor Fractieondersteuning, artikel 1 lid 4 en lid 5 Totaal

Budget t.b.v.

Budget t.b.v. verdeling

verdeling naar

naar aantal raadsleden

aantal fracties

(rato)

100% € 240.000,-

Bij 12 fracties: Bij 39 raadsleden:

50%

50%

€ 120.000,-

€ 120.000,-

Deel per fractie

Deel per raadslid

€ 10.000,€ 3.076,92

Berekening van het budget van een Fractie van 3 leden

Bijlage 3

budget

fractieondersteuning fractieonkostenvergoeding 100%

fractiedeel

10.000,-

fractieleden 9.230,76

80%

20%

8.000,-

2.000,-

7.384,62 (3

1.846,14 (3 x~615,38)

x~2.461,54)

totaal

19.230,76

15.384,62

3.846,14

(te verantwoorden)

(vrij van verantwoording)

Artikel 2 De fracties wordt binnen de genoemde bestedingscategorieën de keuzevrijheld gelaten wat betreft de verdeling van inhoudelijke besteding tussen deze categorieën. Voorwaarde is wel dat de bestedingen gemotiveerd worden en op de raadswerkzaamheden overeenkomstig lid 1 zijn gericht. Afspraken over loon, vergoeding en onkostenvergoeding voor werkzaamheden en activiteiten ten behoeve van de fractie dienen schriftelijk binnen de fractie te worden vastgelegd. Deze afspraken kunnen desgevraagd als toelichting op en motivatie van de uitgaven aan de accountant worden overlegd. Voor medewerkers in dienst van de fractie dient aangetoond te kunnen worden dat de werkgeversverplichtingen concreet worden uitgevoerd.

Indien middelen, zoals bijvoorbeeld een mobiele fractiekamer, worden aangeschaft en deze middelen ook worden gebruikt voor activiteiten van de politieke partij (zoals campagne) dient in de verantwoording van de fractieondersteuning te worden aangegeven welk deel van de totale kosten ten laste van de fractieondersteuning wordt gebracht.

Bijlage 3

Zaken waar bijkomende kosten voor worden gemaakt, zoals de kosten voor het beheren van een website, de kosten voor het houden en onderhouden van een mobiele fractiekamer e.d. dienen in de toelichting op de verantwoording onderbouwd te zijn ten aanzien van de relevantie van de besteding binnen de regeling voor fractieondersteuning.

Artikel 3 De fractieonkostenvergoeding is bedoeld voor zaken als bureaukosten (t.b.v. het dagelijks functioneren van de fractie, te denken valt aan pennen, papier en cartridges), representatie (b.v. paraplus, dassen, bloemen, verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s), abonnementen op kranten, tijdschriften, vakliteratuur e.d. die ten behoeve van de fractie worden ontvangen.

Artikel 4 De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst en aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad.

Artikel 5 Lid 2: de bijdrage wordt aangepast aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die groter, kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie waarbij een zelfstandig lid of zelfstandige groep ontstaat, zal het al eerder verstrekte voorschot direct in mindering gebracht moeten worden bij de betreffende fractie en door deze fractie teruggestort worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot

Bijlage 3

beschikken. Een zelfstandig lid of zelfstandige fractie heeft geen recht op fractieondersteuning maar wel op fractieonkostenvergoeding. Het samengaan van fracties of het overstappen naar een andere fractie wordt gedurende een kalenderjaar niet verrekend. In het daarop volgende kalenderjaar wordt het bij de reguliere verdeling betrokken, maar niet met terugwerkende kracht.

Rekenvoorbeeld Onderstaand voorbeeld gaat door op de bedragen uit het rekenvoorbeeld bij artikel 1.

Na afsplitsing van één lid ontvangt de fractie van twee leden: € 16.144,- (€ 8.000 + 4.922,- fractieondersteuning + 2/3 van de oorspronkelijke fractieonkostenvergoeding ad 2.564,-). Het afgesplitste lid ontvangt geen fractieondersteuning meer maar wel het evenredig deel van de oorspronkelijke fractieonkostenvergoeding: € 1282,- (1/3 van € 3846).

Berekening van het voorbeeld fractiebudget uit artikel 1, na afsplitsing van een lid. budget

fractieondersteuni

fractieonkostenvergoedi

ng

ng

100% fractiedeel

80%

20%

10.000 8.000,,-

2.564,09 (2/3 van 3.846,14- het

2 fractieleden

6.144, 4.923,08 (2

oorspronkelijke

- x~2.461,54)

totaalbedrag van fractieonkosten)

totaal

Bijlage 3

€ 15.487.09

€ 12.923,08

€ 2.564,09

(te verantwoorden)

(vrij van verantwoording)

Afgesplitst lid dat als zelfstandig lid doorgaat of zich aansluit bij een andere fractie Totaal

fractieondersteuni

fractieonkostenvergoedi

ng

ng 0%

1 afgesplitst lid

0,-

20% 1.282,05 (1/3 van 3.846,- het oorspronkelijke totaalbedrag van fractieonkosten)

€ 0,-

€ 1.282,05

(te verantwoorden)

(vrij van verantwoording)

Verschil in financiën vóór en ná afsplitsing Oorspronkelijk

€ 19.230,76

fractiebudget Fractiebudget na

€ 15.487,09

splitsing Budget afgesplitst lid Verschil

€ 1.282,05 -/- Het verschilbedrag valt vrij binnen 2.461,62 het raadsbudget

NB: verrekening vindt plaats op grond van kalendermaand, zoals in lid 2 sub a en in lid 3 is aangegeven.

Bijlage 3

Artikel 6 In het kasstelsel is de datum van een betaling leidend en niet de datum van de factuur of de activiteit. Een betaling die bijvoorbeeld op 30 december 2018 is gedaan kan in de verantwoording van het jaar 2018 worden opgenomen. De betaling van een factuur uit 2018 die in 2019 wordt betaald wordt meegenomen in de verantwoording van 2019.

Bij het afleggen van verantwoording gaat het om het verstrekken van informatie die beoordeeld kan worden. Uitgaven voor fractieondersteuning worden na afweging door de fractie besloten en deze afwegingen zijn daarmee de motivaties voor de uitgaven. De uitgave zelf wordt door middel van facturen/bonnen/betalingsbewijzen én bankafschriften aangetoond. Een en ander is in het format voor de verantwoording vormgegeven.

Artikel 7 De controle op de fractieverantwoordingen kan door de accountant die de gemeentelijke jaarrekening controleert worden uitgevoerd maar de raad kan ook bepalen dat een andere (bijvoorbeeld) lokale accountant deze controle uitvoert. Het budget voor fractieondersteuning maakt onderdeel van de gemeentelijke begroting uit en zal daarom (ook) altijd onderdeel van de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente zijn en daarmee onderdeel van de accountantsverklaring bij de gemeentelijke jaarrekening.

Uit het Rapport van Bevindingen van de accountant dat bij de fractieverantwoordingen wordt gevoegd kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.

Bijlage 3

In een Rapport van Bevindingen geeft een accountant de uitkomsten en conclusies van zijn controle weer. Voor de controle is een toetsingskader nodig. Deze verordening is het toetsingskader voor de bestedingen die verantwoord worden. Beschreven is waaraan geld uitgegeven kan worden (de bestedingsdoelen), ten behoeve van wie (de fractie) en wat (het raadswerk) en op welke wijze dat uit de administratie moet blijken (factuur, betalingsbewijs én toelichting daarop). Naast deze verordening kijkt de accountant ook naar wet- en regelgeving die ten aanzien van fractiebestedingen relevant kan zijn. Zo zal bijvoorbeeld een telefoonabonnement voor een raadslid niet passend gemotiveerd in een bestedingscategorie van deze verordening gedeclareerd kunnen worden omdat de onkostenvergoeding bij de raadswedde dat al als oogmerk heeft. Dit voorbeeld zal dan als fout worden beoordeeld en in het Rapport van Bevindingen worden opgenomen.

Artikel 8 Dit artikel behoeft geen toelichting

Artikel 9 Niet bestede reserves dienen door een fractie aan de gemeente teruggestort te worden indien deze na de verkiezing niet terugkeert.

Artikelen 10 tot en met 13 Deze artikelen behoeven geen toelichting.