Raadsvoorstel formatie griffie (7738244)

1. Voorstel

Raadsvoorstel 7738244 Onderwerp Portefeuillehouder Steller Collegevergadering

Formatie griffie Werkgeverscommissie \ Seniorenconvent John van der Rhee Nvt

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

7738244 Het Seniorenconvent besluit, op voorstel van de werkgeverscommissie griffier, de raad voor te stellen om: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

De formatie van de griffie uit te breiden met 1,5 fte De kosten voor 2023 ter grootte van € 53.300 te verwerken in de Najaarsrapportage 2023. De structurele kosten ad € 160.000 mee te nemen bij de integrale afweging bij de Voorjaarsrapportage 2024. De notitie Bouwstenen Griffieplan vast te stellen als basis voor toekomstige inhoudelijke ontwikkelingen op de griffie. Een raadsuitspraak over de keuzes in de notitie Bouwstenen Griffieplan te doen vóór 2024. De bestaande functieomschrijvingen van de griffie te vernieuwen.

2. Samenvatting Na de invoering van de Wet dualisering in 2002 wordt de gemeenteraad in zijn arbeidsintensieve reguliere werkwijze van wekelijkse raadspleinen ondersteund door de griffie. De griffieformatie en taakomschrijving is sindsdien vrijwel ongewijzigd. De raad gaat steeds professioneler opereren. Daarnaast is er sprake van een structurele uitbreiding van de werkzaamheden door o.a. nieuwe wet- en regelgeving. Ook andere autonome ontwikkelingen zoals regionalisering en de participatieve democratie dragen bij aan werkdruk en de behoefte aan keuzes maken, zoals verwoord in griffie- en jaarplan (zie bijlagen). De ondersteuning van de werkzaamheden van de raad door de griffie vereist een constante inzet op zowel proces als procedures, maar inmiddels ook steeds meer op inhoudelijke advisering en ondersteuning. Hier wordt nu tijdelijke ondersteuning voor ingezet. Dit vormt de aanleiding om nu al, ook zonder nadere keuzes uit het griffieplan, de bestaande griffieformatie (vormgegeven in 2002) uit te breiden met 1,5 fte en de functies opnieuw te gaan beschrijven. De griffie ondersteunt nu alle keuzerichtingen zoals genoemd in het griffieplan. Het is aan de raad om voor 2024 hier een keuze uit te willen maken, of om uit te spreken alle keuzes te willen blijven volgen. Na het al dan niet maken van die keuze kan de griffie in 2025 deze keuze verder vormgeven.

...

pagina 2

3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken? 3.1.1 Bouwstenen De griffie ondersteunt de raad bij al zijn werkzaamheden, vergaderingen en activiteiten. De ondersteuning bestaat uit agendavoering, advisering, controle en uitvoering. Door het vaststellen van de Bouwstenen griffieplan zijn deze activiteiten en de daarin te maken keuzes voor de raad inzichtelijk (zie bijlage Bouwstenen Griffie 2025) 3.1.2 Functie-omschrijvingen De omschrijving en titels van de griffie-functies moeten naar de inmiddels organisch gegroeide functie-invulling herijkt worden, om recht te doen aan de door de raad gewenste werkzaamheden die door de griffie-medewerkers worden gedaan (de huidige omschrijvingen zijn separaat in de bijlagen opgenomen). 3.1.3. Formatie De formatie van de griffie moet afgestemd worden op de wensen van de raad. Bij de start van het dualisme in 2002, is de griffie functie in Haarlemmermeer als volgt gevormd, om de procesgang en de procedures van het raadsproces te kunnen vormgeven: 2002 (startformatie griffie dualisme) 1 fte griffier 1 fte raadsadviseur 3 fte assistent-griffiers 0,7 fte raadscommunicatie-adviseur 1 fte secretariaat. 6,7 fte griffie Het ambtelijk secretariaat van de zelfstandig functionerende RKC is bij de griffie belegd. Deze functionaris staat buiten de reguliere griffiewerkzaamheden.

0,8 fte RKC ambtelijk secretaris 7,5 fte griffie en RKC De eerste en enige grote wijziging sinds 2002 vond plaats in 2018, door een autonome factor. Bij de bestuurlijke fusie met Haarlemmerliede & Spaarnwoude werd 0,9 fte griffiefunctie uit H&S toegevoegd aan de griffie Haarlemmermeer. Deze uren zijn grotendeels toebedeeld aan bestaande functies en ingezet om structureel overwerk in de bestaande formatie op te vangen. 2018 (autonome en budgetneutrale wijziging door fusie) • • • • • •

1 fte griffier 1 fte raadsadviseur 3 fte assistent-griffiers 1 fte raadscommunicatie-adviseur 1,16 fte secretariaat 7,16 fte griffie 0,4 fte griffie nog niet ingevuld (afronding)

• •

0,90 fte RKC ambtelijk secretaris 8,06 fte griffie en RKC 0,4 fte griffie nog niet ingevuld (afronding)

...

pagina 3

Uit de laatste benchmark (Doe mee-onderzoek, zie bijlage) blijkt dat de griffie Haarlemmermeer, ondanks het ondersteunen van het arbeidsintensieve wekelijkse raadsplein, onder het gemiddelde zit als het gaat om de griffie-formatie. Op de griffie is traditioneel de functie van assistent-griffier een (gespecialiseerde) functie, waar het verloop relatief hoog is, mede veroorzaakt door de werkdruk, waardoor weinig aandacht aan de inhoud van het griffieen raadswerk kan worden gegeven. Dat laatste is ook met het oog op de in de huidige arbeidsmarkt niet gunstig. Door de reeds ingezette uitbreiding van het griffie-secretariaat kunnen een aantal procedure en proces-taken van de assistent-griffiers worden overgenomen. Daardoor ontstaat de mogelijkheid om te komen tot meer inhoudelijke ondersteuning van raad maar ook met name werkgroepen en commissies, waarbij ook werkzaamheden horen die eerder door de raadsadviseur werden gedaan. Dus enerzijds een afstoten van werkzaamheden naar het secretariaat, anderzijds een uitbreiding van de werkzaamheden door het overnemen van taken die eerder door de raadsadviseur werden gedaan. Hierdoor wordt tevens de functie raadsadviseur minder belast. Deze transitie op de griffie is gedeeltelijk ingezet, maar kan nu verder handen en voeten worden gegeven.

Actualiteit: Door langdurige ziekte-uitval op het secretariaat (secretaresse; 0,56 fte) en diverse andere langdurige verlofopnames, maar ook door diverse nieuwe, structureel extra werkzaamheden vanaf 2022 wordt momenteel op het secretariaat met 1 langdurig intern gedetacheerde medewerkster gewerkt, en wordt ook 1 extern ingehuurde assistent-griffier langdurig ingezet. Op deze wijze kan de reguliere, arbeidsintensieve werkwijze van wekelijkse raadspleinen (afwisselend sessie-avonden en plenaire vergaderingen) tijdelijk voldoende ondersteund worden. Beoogde formatie griffie vanaf 2023 2023 formatie griffie 1 fte griffier 1 fte raadsadviseur 4 fte assistent-griffiers 1 fte raadscommunicatie-adviseur 2 fte secretariaat 9 fte griffie 0,90 fte RKC ambtelijk secretaris 9,9 fte griffie en RKC

3.2. Wat gaan we daarvoor doen? Voorstel formatie griffie: De gemeenteraad gaat steeds professioneler opereren. Daarnaast is er sprake van een structurele uitbreiding van de werkzaamheden (zie griffieplan en jaarplan), zoals bijvoorbeeld met het integriteitsbeleid en meldingen, maar ook invoering van nieuwe wetgeving, zoals de Omgevingswet. Hierdoor komt er structureel meer werk naar raad en griffie toe. Niet alleen in de raadzaal zelf, maar ook en juist in de commissies en werkgroepen die het werk in de raadzaal voorbereiden en begeleiden. De ondersteuning van deze werkzaamheden vanuit de griffie vereist een constante inzet op zowel proces en procedures, maar steeds meer ook op inhoudelijke ondersteuning.

...

pagina 4

Om deze eigenstandige ontwikkeling van de raad goed te kunnen blijven ondersteunen is, 21 jaar nadat de dualisering heeft plaatsgevonden en de formatie van de griffie Haarlemmermeer werd bepaald, een herijking nodig. Niet alleen in functie-omschrijving, maar ook in formatieomvang en keuzes die de raad wil maken in wijze van ondersteuning. Het voorstel dat de raad wordt voorgelegd is om zowel de secretariaatsfunctie als de (huidige) assistent-griffier functie in formatie uit te breiden. Daarbij kan gedeeltelijk gebruikt worden gemaakt van nog bestaande formatie-ruimte (0,4 fte), maar zal er structureel tot 1,5 fte extra formatie-ruimte moeten worden besloten. Zo kan na besluitvorming in en door de raad in 2023, de griffie zich per 2024 richten op de keuzes die de raad maakt voor gewenste ondersteuning. 3.3. Wat mag het kosten? De kosten voor 2023 worden geraamd op € 53.300 en worden verwerkt in de Najaarsrapportage 2023. De structurele kosten voor de uitvoering van dit voorstel worden geraamd op € 160.000. Met deze kosten is geen rekening gehouden in de programmabegroting. Voor de dekking van de geraamde kosten wordt een voorstel gedaan bij de integrale afweging in de Voorjaarsrapportage 2024. 3.4. Wie is daarvoor verantwoordelijk? De raad is verantwoordelijk voor het werkgeverschap van de griffie, door tussenkomst van de werkgeverscommissie uit de raad.

De griffier is gemandateerd werkgever van de griffie. 3.5. Welke overige relevante informatie is beschikbaar? De arbeidsmarkt is al langere tijd niet gunstig. Om de werkzaamheden op positieve wijze vorm te kunnen geven en een goede teamsamenstelling te kunnen blijven garanderen, is uitbreiding van de formatie en de juiste omschrijving van de werkzaamheden gewenst. 3.6. Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd? De raad zal via de werkgeverscommissie en de P&C producten worden geïnformeerd. 3.7. Wat betekent dit voor de Metropoolregio Amsterdam (MRA)? De ondersteuning van raadspleinen, de diverse werkgroepen en commissies, waaronder de AM-MRA werkgroep kan door de formatie-uitbreiding gestand worden gedaan. 4. Ondertekening Het Seniorenconvent van de gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer, de voorzitter, de griffier, John van der Rhee Bijlage(n): • Notitie Bouwstenen Griffieplan • Bestaande functie-omschrijvingen griffie • Jaarplan griffie

Marianne Schuurmans-Wijdeven

OPLEGNOTITIE Onderwerp: Formatie griffie Nummer Versie Thema Indiener Steller Verzoek portefeuillehouder Beslispunten voor de raad

7738244 1 Bestuur Werkgeverscommissie \ Seniorenconvent John van der Rhee 1. 2. 3.

4.

5. 6. Overwegingen portefeuillehouder m.b.t. proces

-

-

De formatie van de griffie uit te breiden met 1,5 fte De kosten voor 2023 ter grootte van € 53.300 te verwerken in de Najaarsrapportage 2023. De structurele kosten ad € 160.000 mee te nemen bij de integrale afweging bij de Voorjaarsrapportage 2024. De notitie Bouwstenen Griffieplan vast te stellen als basis voor toekomstige inhoudelijke ontwikkelingen op de griffie. Een raadsuitspraak over de keuzes in de notitie Bouwstenen Griffieplan te doen vóór 2024. De bestaande functieomschrijvingen van de griffie te vernieuwen. Ivm tijdig benodigde uitvoering, is besluitvorming gewenst op 6 juli 2023 (Presidium voorlopige agendering per 22 juni, voorafgaand bespreking in Seniorenconvent). Rechtstreeks op stemmingenlijst.

Proces formele besluitvorming afronden vóór (wettelijk vereiste termijn)

Historie: Wanneer en hoe wordt de raad over de voortgang geïnformeerd. De raad zal via de werkgeverscommissie en de P&C producten worden geinformeerd. Planning proces Thema: Stap Datum Agendering 22 juni Stemming 6 juli

Doel Agendering Presidium Besluitvorming raad

Gewenste rol college nvt nvt