PWC - Controleplan gemeente Haarlemmermeer 2022.pdf
Tekst van het document
0I
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Morgen maak je samen_ Controleplan 2022 2022 Controleplan
Gemeente Haarlemmermeer
CONCEPT
1
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Morgen maak je samen_ Gemeente Haarlemmermeer T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Taurusavenue 100 2132 LS HOOFDDORP
21 juni 2022 Referentie: Geachte leden van de raad, Met genoegen presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2022. Net als in voorgaande jaren is kwaliteit onze basis en delen we graag hoe we werken aan kwaliteit, terwijl we uw audit vormgeven door een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie.
Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit tevens aan op de bedrijfsvoering van de organisatie.
Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector.
Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke rol heeft de raad als opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening? Daarna komen uw en onze risicoanalyse, onze controleaanpak, belangrijke actuele ontwikkelingen en de wijze waarop we samenwerken aan bod.
Met de gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven, vertaald in praktische, uitvoerbare aanbevelingen, afgestemd op uw gemeente.
drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterda m.
3
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan we stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle. Ook staan we stil bij de feedback die we vanuit gemeente Haarlemmermeer hebben gekregen.
01
4
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave
Onze kernboodschappen
Onze boodschappen Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Controleopdracht
Risicobeoordeling
Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2022 met betrekking tot de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid (inclusief SiSa en WNT). Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen onjuistheden zien.
We hebben onze risicobeoordeling uitgevoerd. De risico’s zijn gelijk gebleven in vergelijking met het controleplan 2021, alleen het risico rondom prestatielevering Jeugd en Wmo (Zorg in Natura) is verlaagd van ‘verhoogd’ naar ‘normaal’. De reden is dat we in de afgelopen jaren een stabiel beeld hebben gezien en geen onjuistheden of onzekerheden hebben aangetroffen.
Voor ons oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening zal het college u nog eind 2022 de update van het normenkader met alle te toetsen wet- en regelgeving ter kennisname voorleggen.
Onze opdracht
Uw speerpunten
Risicobeoordeling
Materialiteit van de controle
Jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit van de controle
Uw speerpunten Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegegeven, waarover u additioneel geïnformeerd wilt worden. Tijdens de vergadering van de auditcommissie in juni 2022 zullen we deze bespreken.
Ontwikkelingen in verslaggeving en standaarden •
Rechtmatigheidsverantwoording: Het wetsvoorstel inzake de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in mei 2022 • goedgekeurd door de tweede kamer. Wel is besloten dat die pas wordt ingevoerd vanaf 2023 in verband met verdere parlementaire behandeling. U heeft 2021 als pilotjaar gebruikt.
Ontwikkeling in verslaggeving en standaarden
Evaluatie 2021
De rechtmatigheidsverantwoording maakte nog geen onderdeel uit van de jaarrekening. Wij adviseren u om de rechtmatigheidsverantwoording wel op te nemen in de jaarrekening 2022. Onze controleverklaring: Wij zullen op basis van de aangepaste standaard gaan rapporteren over de risico-inschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude.
Als raad bepaalt u door het vaststellen van de goedkeuringstolerantie met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U hebt, net als veel andere gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten. U hebt ons gevraagd alle bevindingen boven de rapporteringstolerantie van €200.000 aan u te rapporteren.
Evaluatie 2021 De jaarrekeningcontrole 2021 is goed verlopen. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, zullen we ambtelijk op 16 juni 2022 de jaarrekeningcontrole 2021 evalueren en op bepaalde aspecten van de controle concrete afspraken maken om nóg verder te verbeteren.
5
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Uw feedback en hoe wij die opvolgen Onze toewijding aan het ondersteunen van kwaliteit
Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie
De ervaring die u hebt met onze dienstverlening is van cruciaal belang. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, zullen we ambtelijk op 16 juni 2022 de jaarrekeningcontrole 2021 evalueren en op bepaalde aspecten van de controle concrete afspraken maken om verder te verbeteren. Daarnaast plannen we graag een evaluatie met de auditcommissie. Vooruitlopend op deze evaluaties benoemen we alvast een viertal observaties en actiepunten die we meenemen naar die evaluaties.
Bijlagen Een gezamenlijke startnotitie
We blijven de communicatielijnen kort houden
Om een mooie gestroomlijnde controle te doorlopen met zo min mogelijk verrassingen, zijn we voornemens om een ‘startnotitie’ op te stellen samen met de ambtelijke organisatie. In deze gezamenlijke startnotitie willen we de afspraken over en weer formaliseren. De startnotitie wordt getekend door de eindverantwoordelijk accountant en de gemeentesecretaris.
Inhoudelijke afronding van de controle voor de behandeling van de jaarstukken in het college De jaarrekeningcontrole 2021 is goed verlopen. Wel waren er nog bevindingen en vragen in de staart van de controle waardoor er ook een Erratum op de jaarstukken is verschenen. Het gezamenlijke streven is om de jaarrekeningcontrole 2022 afgerond te hebben voor behandeling van de jaarstukken in het college.
1
2
Wij communiceren proactief met zowel de ambtelijke organisatie als de griffie en de auditcommissie. Wij zullen periodieke afstemmomenten houden in alle fasen van de controle om de (uren)voortgang te kunnen monitoren en vaktechnische vraagstukken en eventuele knelpunten te kunnen opvolgen. Dit met het doel om te waarborgen dat de raad tijdig over onze controleverklaring en rapportages beschikt.
3
4
Plannen van kick-off meetings bij eindejaarscontrole Met de organisatie hebben we afgesproken om de zogenaamde kick-off meetings (startbesprekingen per jaarrekeningpost) nog slimmer in te richten. Dit betekent dat wij niet bij aanvang van de werkzaamheden maar op een later moment het gesprek met de organisatie aangaan om zo mogelijke bevindingen ook meteen mee te nemen in de besprekingen.
6
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie Controlerisico's IT-aanpak Fraude en niet-naleving Onze controleverklaring Communicatie Bijlagen
Onze controleaanpak Dit hoofdstuk is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer uitvoeren. Dit omvat inzichten in materialiteit, reikwijdte, normenkader, controlefilosofie, controlerisico’s, IT-aanpak en risico’s rondom fraude en het niet-naleven van wet- en regelgeving.
02
7
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Materialiteit De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht
Onze controleaanpak Materialiteit
Diepgang van de controle
Reikwijdte van de controle
Wij hebben de diepgang van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel om voldoende en geschikte controleinformatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel.
Normenkader 2021 Controlefilosofie Controlerisico's IT-aanpak Fraude en niet-naleving Onze controleverklaring Communicatie Bijlagen
Fouten
< 1%
< 3%
> 3%
> 10%
Goedkeurend
Beperking
Afkeuring
Afkeuring
Beperking
Oordeelonthouding
Onzekerheden
Goedkeurend
Materialiteit is bepaald op €5.247.000 De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit. Wij stellen bepaalde kwantitatieve drempels voor materialiteit vast. Op basis van deze drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, hebben wij de aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden voor de individuele jaarrekeningposten en toelichtingen in de jaarrekening kunnen vaststellen en het effect van geïdentificeerde onjuistheden op ons oordeel kunnen beoordelen.
Soort tolerantie
U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden. Als raad kunt u besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit hebt u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is onderstaand weergegeven.
Single information, Single audit (SiSa)
Herziening van de materialiteit naarmate de controle vordert
We evalueren onze beoordeling van de materialiteit het gehele jaar door om veranderingen in uw gemeente en haar financiële prestaties weer te geven.
Goedkeuringstolerantie
€5.247.000 (2021: €4.948.000)
Uitvoeringstolerantie
€3.935.000 (2021: €3.711.000)
Rapporteringstolerantie
€200.000
Wet Normering Topinkomens (WNT)
(2021: €200.000)
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Wet Normering Topinkomens
Single information, Single audit (SiSa)
Voor de controle op de bijlage Wet Normering Topinkomens gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het Controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De betreffende toleranties variëren van 0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording.
Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De goedkeurings- en uitvoeringstolerantie zijn gelijk aan die voor de jaarrekening. De rapporteringstolerantie wijkt af van de jaarrekening: •
Voor regelingen < €125.000: € 12.500.
•
Voor regelingen > €125.000 en < €1.000.000: 10% van de omvangsbasis van de specifieke uitkering.
•
Voor regelingen > €1.000.000: €125.000.
2
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Inhoudsopgave Begeleidende brief
1
Vereiste communicatie
19
Inhoudsopgave
2
Verantwoordelijkheden
20
Onze boodschappen
3
Onze 'audit tools'
21
Onze kernboodschappen
4
Afhankelijkheid van derden
22
Uw feedback
5
Onze controleaanpak
6
Materialiteit
7
Reikwijdte van de controle
8
Normenkader 2021
9
Controlefilosofie
10
Controlerisico's
11
IT-aanpak
12
Fraude en niet-naleving
13
Onze controleverklaring
14
Communicatie
15
Ons team
16
Controleplanning
17
Bijlagen
18
8
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave
Reikwijdte van de controle
Onze boodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie
U hebt ons verzocht de jaarrekening 2022 van gemeente Haarlemmermeer te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken. Speerpunten van de Raad geïncorporeerd in onze controleaanpak
Als raad kunt u ons speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Dit zullen we bespreken tijdens de vergadering van de auditcommissie in juni 2022.
We adviseren om de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening 2022. Het wetsvoorstel inzake de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in mei 2022 goedgekeurd door de tweede kamer. Wel is besloten dat het pas wordt ingevoerd vanaf 2023 in verband met verdere parlementaire behandeling. U heeft 2021 als pilotjaar gebruikt. Echter maakte de rechtmatigheidsverantwoording nog geen onderdeel uit van de jaarrekening. Wij adviseren u om de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening 2022.
Controlerisico's Jaarstukken gemeente Haarlemmermeer
IT-aanpak Fraude en niet-naleving Onze controleverklaring Communicatie
Jaarverslag
Jaarrekening
Bijlagen
Programmaverantwoording
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening
Balans + toelichting
Overzicht van baten en lasten + toelichting
WNT-bijlage
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen
9
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave
Het normenkader als meetlat voor de controle
Onze boodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle
In onze controleverklaring geven wij tevens een oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening. De rechtmatigheid omvat drie aanvullende aspecten: • •
Normenkader 2021 Controlefilosofie
•
Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat u als gemeente voor een deel zelf bepaalt welke wet- en regelgeving betrokken wordt in de controle. Deze wet- en regelgeving wordt vastgelegd in het normenkader.
Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten?
Het normenkader wordt momenteel geactualiseerd door de ambtelijke organisatie en zal in het najaar van 2022 door de raad worden vastgesteld.
Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan?
Onderstaand hebben wij weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader dient te worden opgenomen. Wij adviseren om alleen de verplichte onderdelen op te nemen.
Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Controlerisico's IT-aanpak Fraude en niet-naleving Verplicht onderdeel van het normenkader Onze controleverklaring Communicatie
• Europese aanbestedingsrichtlijnen
Bijlagen
• Staatssteunregels
Optioneel onderdeel van het normenkader
• Aanbestedingswet
• Financiële verordening
• Inkoopbeleid
• Wet maatschappelijke
• Controleverordening
• Overige besluiten
ondersteuning (Wmo)
• Subsidieverordening
N.B.: het inkoopbeleid van
gemeente Haarlemmermeer maakt geen deel uit van het normenkader
EU-regelgeving
Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving
Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad
Collegebesluiten
10
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021
Onze controlefilosofie Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het ‘drielijnen’-model. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen: De derde lijn vanuit het 3LM bestaat bij gemeente Haarlemmermeer uit de auditfunctie waaronder ook de VIC-functie en Corporate Control als
1e
Controlefilosofie Controlerisico's IT-aanpak
Onze controleverklaring
Gemeente
Fraude en niet-naleving
lijn
toezichthouder op het systeem van control. De VIC-adviseurs voeren interne controles uit, c.q. coördineert controles op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen. Daarnaast adviseren zij, samen met de corporate controller, over verbeteringen in de eerste en de tweede lijn. Naast de VIC-functie en Audit bestaat Corporate Control uit de organisatie brede Corporate Control functie en Informatie- en gegevensbeveiliging (en sturing op opvolging IT-audit bevindingen).
2e
lijn
3e
lijn
Lijnmanagement
Ondersteuning
Verbijzonderde Interne controlefunctie
Afdelingen (inclusief Financiën)
Financiën en Control
Verbijzonderde Interne Controle
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.
• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.
• De VIC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen.
• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten.
• De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.
• Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces
• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.
• Adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.
• Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen.
• Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten.
• Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de VIC.
• Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn
Communicatie
PwC
Bijlagen
Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen wordt.
11
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controlerisico’s Overzicht van de significante en overige verhoogde controlerisico’s
Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021
Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de controlerisico's in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. De frauderisico’s zijn inherente landelijke risico’s. Wij hebben geen indicatie dat dit bij gemeente Haarlemmermeer speelt. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico’s.
Samenvattend is onze inschatting dat het controlerisico verbonden aan gemeente Haarlemmermeer is gedaald ten opzichte van vorig jaar. De risico’s zijn gelijk in vergelijking met het controleplan 2021. Enkel het risico rondom prestatielevering Jeugd en Wmo (Zorg in Natura) is verlaagd van ‘verhoogd’ naar ‘normaal’ omdat we in de afgelopen jaren een stabiel beeld aantreffen en geen onjuistheden of onzekerheden waren te rapporteren.
Controlefilosofie Controlerisico's
Inherente risico
Type risico
Risiconiveau dit jaar
Risiconiveau vorig jaar
IT-aanpak
Managementbeïnvloeding: Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Waardering voorraden: Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Aanbestedingen: het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Grondverkopen: het risico van niet zakelijke transacties bij grondverkopen
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Fraude en niet-naleving Onze controleverklaring Communicatie Bijlagen
Sociaal domein: het risico rondom prestatielevering
Sectorspecifiek
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Managementbeïnvloeding: Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management Achtergrond
Onze controleaanpak
Hoewel het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management van entiteit tot entiteit zal verschillen, is het risico bij alle entiteiten aanwezig en tevens significant, in overeenstemming met ISA 240.
•
Journaalposten controleren onder andere door gebruik van data-analyse.
•
Detailcontrole niet-routinematige boekingen.
•
Onvoorspelbaar item in de controleaanpak door het uitvoeren van niet-routinematige controlewerkzaamheden met een focus op fraude.
•
Wij bespreken en beoordelen meldingen inzake integriteit en non-compliance met wet- en regelgeving.
Belangrijkste observaties voor dit risico Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management wordt beïnvloed door: • •
schattingen als (debiteuren) voorzieningen, bijzondere waardevermindering; handmatige journaalposten.
Interne beheersing De directie van de gemeente heeft een goede ethische houding ten opzichte van haar medewerkers en integriteit is een veelbesproken onderwerp binnen de gemeente.
Audit tools Voor de controle van de journaalposten zetten wij onze dataanalysetool Halo for Journals in.
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Waardering voorraden: Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties Achtergrond
Onze controleaanpak
De waardering van grondexploitaties is afhankelijk van inschattingen van toekomstige kosten en opbrengsten en daarmee in haar aard vatbaar voor fouten, omdat er sprake is van een relatief grote schattingsonzekerheid.
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot de grondexploitaties.
•
Controle op de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten en in grondexploitaties.
Belangrijkste observaties voor dit risico
•
Controle van de gehanteerde uitgangspunten en parameters ten behoeve van de waardering.
•
Controle op de volledigheid van de verliesvoorziening voorraden.
De kans is aanwezig door een hoge mate van subjectiviteit en de constant veranderende macro-economische omstandigheden. Gemaakte inschattingen kunnen van moment tot moment verschillen.
Interne beheersingsmaatregelen •
Functiescheiding tussen de afdeling grondzaken en de financiële administratie.
•
Aan- en verkoop van gronden wordt vastgelegd door de raad middels een besluit.
•
Kostenfacturen inzake grondexploitaties worden geautoriseerd door bevoegde mandaathouders.
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen Achtergrond
Onze controleaanpak
Het betreft hier de naleving van complexe regelgeving. Bij het niet (volledig) naleven van (EU-)aanbestedingsregelgeving ontstaat er direct een onrechtmatigheid die meeweegt in ons oordeel bij de jaarrekening.
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten.
•
Controle op de naleving van de aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.
Belangrijkste observaties voor dit risico Door de centrale inkoopfunctie en gespecialiseerde functionarissen binnen de gemeente zien wij een middelmatig risico op het niet naleven van de aanbestedingsrichtlijnen.
Interne beheersingsmaatregelen •
Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse.
•
Interne beheersing rondom het inkoopproces.
•
Offerteprocedures.
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Aanbestedingen: het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen Achtergrond
•
Gelet op het feit dat de overheidssector als een sector met verhoogd risico is aangemerkt in NBA-handreiking 1137 corruptie en omkoping, is de waarschijnlijkheid op hoog ingeschat.
Onze controleaanpak •
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten.
•
Controle op de naleving van de aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.
•
Specifieke controle ten aanzien van de autorisaties en functiescheidingen rondom geselecteerde deelwaarnemingen, kortom de naleving van interne aanbestedingsprocedures.
Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van de inkopen is materieel voor de jaarrekening. Daarnaast blijkt uit de media dat opdrachtnemers bereid zijn om forse bedragen te betalen om opdrachten bij overheden binnen te halen. Daarnaast is er sprake van naleving van complexe regelgeving. Het risico betreft dus het gunnen van aanbestedingen aan bevriende partijen, tegen een mogelijke betaling. Hierdoor worden interne procedures en wet –en regelgeving inzake aanbestedingen niet nageleefd. Interne beheersingsmaatregelen •
Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse.
•
Interne beheersing rondom het inkoopproces.
Naleving van interne aanbestedingsprocedures waaronder offerteprocedures.
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Grondverkopen: het risico van niet zakelijke transacties bij grondverkopen Achtergrond
Onze controleaanpak
Omdat er geen vaste kaders zijn en grondprijzen zowel in de tijd veranderen alsook afhankelijk zijn van vele zaken (ligging, bestemming, omvang, etc.) bestaat er de gelegenheid een nietmarktconforme prijs overeen te komen. Zolang de kwaliteit van het project er niet onder lijdt, kan er mogelijk ook sprake zijn van rationalisatie. Of er druk is, hangt af van de persoon betrokken bij de transactie.
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot verkopen van onroerend goed.
•
Uitvoeren van deelwaarnemingen op materiële verkooptransacties.
•
Controle op de marktconformiteit van de gehanteerde verkoopprijzen.
Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van opbrengsten uit grondexploitaties is materieel voor de jaarrekening. Ook individuele transacties kunnen materieel zijn voor de jaarrekening.
Interne beheersingsmaatregelen Er is functiescheiding tussen de afdeling grondzaken en de financiële administratie.
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Sociaal domein: het risico rondom prestatielevering Achtergrond De gemeente betaalt zorg uit op basis van de door zorgleveranciers uitgevoerde zorgtaken en met betrekking tot verstrekte pgb-budgetten. Het is moeilijk grip te krijgen op de levering van de zorgtaken.
•
tussentijdse afstemming met instellingen met een (verwachte) productie van > €125.000;
•
voortzetting afgesproken interne controlemaatregelen inclusief uitgebreide toets op het aspect ‘prestatielevering’;
•
verantwoording op basis van voorlopige productierapportages.
Belangrijkste observaties voor dit risico
Onze controleaanpak
De door de gemeente betaalde zorg wordt volledig uitgevoerd door zorgaanbieders in de regio. De gemeente heeft niet realtime volledig zicht op de werkzaamheden die door de zorgaanbieders worden uitgevoerd. De kans op fouten met betrekking tot de zorgprestatie is hierdoor aanwezig.
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot de lasten sociaal domein.
•
Uitvoering van deelwaarnemingen om de rechtmatigheid van de toekenning van zorg en de juistheid van de gefactureerde bedragen te controleren. De deelwaarnemingen worden afgeleid van de reeds verrichte kwaliteitstoetsen die zijn uitgevoerd door de organisatie.
•
Met betrekking tot de prestatielevering maken we gebruik van de productieverantwoordingen van zorgleveranciers en de bijbehorende controleverklaringen.
Interne beheersingsmaatregelen Voor het sociaal domein geldt dat wordt gesteund op verbijzonderde interne controles rondom prestatielevering en tussentijdse afstemming met zorgleveranciers. De gemeente is dus minder afhankelijk van de productieverantwoordingen van de instellingen. De volgende randvoorwaarden zijn hierbij leidend :
12
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave
IT-aanpak
Onze boodschappen
De impact van IT-risico’s en IT General Controls op onze controleaanpak
Onze controleaanpak Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie
De IT General Controls (‘ITGC’) zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en de IT-activiteiten te beheren, en het proces van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde accountingprocedures die afhankelijk zijn van computerprocessen te garanderen. We hebben ook ITGC’s geëvalueerd, omdat bepaalde handmatige beheersmaatregelen en rapporten afhankelijk zijn van systeemgenereerde informatie. In onze controle noemen we dit IT-afhankelijkheden.
Het CMP monitort automatisch ingerichte controles in de IT-infrastructuur en applicaties en geeft realtime inzicht in de uitzonderingen daarop. Zo monitort het CMP of er geen signaleringen zijn op de ingerichte monitors voor de rechtmatigheidsverantwoording en de getrouwheid van de jaarrekening. Een dashboard geeft inzicht in de afwijkingen zodat direct op dit soort situaties geacteerd kan worden met een workflow-functionaliteit. Deze functionaliteit documenteert bovendien de uitgevoerde handelingen. De VIC kan vervolgens vaststellen of deze uitzonderingen adequaat zijn opgevolgd.
De ‘scoping’ rondom de IT-audit nader toegelicht
We zullen ons focussen op de verbeteringen rondom de beheersing van de IT-omgeving
Controlerisico's IT-aanpak Fraude en niet-naleving Onze controleverklaring Communicatie
Wij hebben applicatiesystemen, datawarehouses, rapportages en lagen van ondersteunende IT-infrastructuur beoordeeld. Die transacties leiden uiteindelijk tot verslaglegging in de jaarrekening. Derhalve kunnen deze systemen en de IT-infrastructuur (of een deel daarvan) van belang zijn voor de controle. De volgende systemen zijn in scope voor de jaarrekeningcontrole: a) de financiële administratie (E1), de uitkeringsadministratie (SAM) en c) de personeels- en salarisadministratie (ADP).
Bijlagen We gaan een stap maken in de digitalisering van de controle In ons controleplan hebben wij aangegeven dat 2021 een implementatiejaar wordt voor het Continuous Monitoring Platform (‘CMP’). De uitgesproken wens van auditcommissie, directie, cluster Corporate Control en onszelf was om CMP in het eerste kwartaal van 2022 ‘live’ te hebben. Dat is niet gelukt, maar de ambitie van zowel cluster Corporate Control als PwC is om het CMP in de zomer van 2022 wél ‘live’ te laten gaan. Momenteel voeren wij gesprekken met de organisatie over de voortgang van de implementatie.
In onze board letter 2021, hebben we de raad geïnformeerd over dat de gewenste ontwikkeling in de beheersing van de IT-omgeving achterbleef. Onze kernboodschap was dat de volwassenheid van de IT-beheerprocessen nog niet toereikend was en dat de beheersing van de IT-omgeving ook in de tweede lijn en de derde lijn nog onvoldoende aandacht had. Er resteerde nog negen detailbevindingen waarvan vijf met prioriteit ‘hoog’. Deze onwenselijk situatie is benadrukt en erkend door zowel directie als college en (met name) sinds december 2021 is er initiatief genomen om de gewenste ontwikkeling een impuls te geven. De diverse detailbevindingen zijn belegd en vervolgacties zijn geconcretiseerd. Bij de interim-controle van 2022 zullen we met uw organisatie bespreken in hoeverre de gewenste vooruitgang ook is gerealiseerd en daarover zullen we rapporteren in de boardletter.
13
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Materialiteit
Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet
Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie Controlerisico's IT-aanpak
Ons beeld van uw risicobeoordelings- en -beheersingsproces op het gebied van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving Allereerst willen wij inzicht krijgen in uw risicobeoordeling en uw proces om de risico's vast te stellen, te beheersen en te communiceren op het gebied van fraude, omkoping, corruptie en niet-naleving van wet- en regelgeving. In dit verband willen wij een robuuste dialoog voeren met de directie, het college van burgemeester en wethouders en de auditcommissie over uw risicobeoordelings- en -beheersingsproces.
Fraude en niet-naleving Wat we van uw organisatie mogen verwachten Onze controleverklaring Communicatie Bijlagen
De video hiernaast legt uit wat we mogen verwachten van een organisatie als de uwe, waarin goed bestuur belangrijk is om fraude te voorkomen en op te sporen. De video belicht de verantwoordelijkheden van de organisatie en hoe u dit kunt aanpakken.
Onze observaties en risicobeoordeling We willen graag de volgende observatie van uw risicobeoordelings- en -beheersingsproces met u delen op het gebied van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving: •
Gemeente Haarlemmermeer beschikt over een gedragscode en klokkenluidersregeling. Meldingen die via de klokkenluidersmeldpunten binnenkomen worden onderzocht.
Video over verwachtingen en verantwoordelijkheden
13I
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Materialiteit
Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet
Reikwijdte van de controle
•
Gemeente Haarlemmermeer beschikt over een informeel proces voor het vaststellen en beoordelen van het risico van fraude, omkoping en corruptie, voor het beheersen van deze risico's en voor tijdige opvolging van (aanwijzingen voor) fraudegevallen. Uw organisatie is zich bewust van risico’s ten aanzien van fraude en heeft dit bij een aantal processen ook geïntegreerd in de (interne) controles.
•
Wel adviseren we gemeente Haarlemmermeer om minimaal eenmaal per jaar een gedegen frauderisicoanalyse uit te voeren en daarin tevens aandacht te besteden aan risico’s op het niet naleven van wet- en regelgeving en maatregelen op te zetten en te implementeren om risico’s te beheersen en te mitigeren. De frauderisicobeoordeling en maatregelen ter voorkoming van mogelijke fraude zijn niet formeel goedgekeurd door de raad, en er vindt nog geen (periodieke) rapportage plaats aan de raad inzake frauderisico’s.
•
Gemeente Haarlemmermeer beschikt niet over een geformaliseerd proces voor het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die op de organisatie van toepassing is en voor het garanderen van de zekerheid daarvan, voor het beoordelen van het risico van niet-naleving en het beheersen daarvan, en voor de opvolging van (mogelijke) nietnaleving. Naleving van relevante wet- en regelgeving is opgenomen in de verschillende interne controlewerkzaamheden van de organisatie.
Normenkader 2021 Controlefilosofie Controlerisico's IT-aanpak Fraude en niet-naleving Onze controleverklaring Communicatie Bijlagen
In 2022 zullen wij in onze controleverklaring rapporteren over de risico-inschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude. Op de volgende slide geven wij u hier nadere informatie over.
Our thought leadership De bovenstaande rapporten zullen u helpen een beter inzicht te krijgen in het huidige fraudelandschap en de dynamiek van fraude: •
Global Economic Crime and Fraud Survey 2021
•
Netherlands Economic Crime Survey 2019
14 23
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze controleverklaring Aanstaande wijzigingen in de controleverklaring inzake fraude
Onze controleaanpak Achtergrond Materialiteit Reikwijdte van de controle Normenkader 2021 Controlefilosofie Controlerisico's IT-aanpak
In december 2021 heeft de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (‘NBA’) wijzigingen in controlestandaard 700 aangebracht. De wijzigingen betreffen de uitgebreide rapportage door accountants over de verrichte werkzaamheden op het gebied van fraude en continuïteit in de controleverklaring van controles in het Wta-domein. De wijzigingen gaan in voor controles van boekjaren die aanvangen op of na 15 december 2021. Deze wijzigingen hebben dus ook gevolgen voor de controleverklaring die wij verstrekken bij de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer. Het is belangrijk dat we ons hier gezamenlijk op voorbereiden. Fraude
Fraude en niet-naleving Onze controleverklaring Communicatie Bijlagen
Wij zullen op basis van de aangepaste standaard gaan rapporteren over de risico-inschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude. Ten behoeve daarvan zullen we het fraudepreventieprogramma van gemeente Haarlemmermeer onderzoeken, waaronder: •
de implementatie van een gedragscode met ethische gedragsregels voor het creëren van een cultuur van eerlijkheid;
•
de door het management uitgevoerde frauderisicoanalyse;
•
de maatregelen van interne beheersing die getroffen zijn om specifieke frauderisico’s af te dekken;
•
de wijze waarop het management opvolging geeft aan meldingen van klokkenluiders of andere signalen van fraude;
•
het opstellen van een redresplan en het uitvoeren en monitoren van de acties.
Wij adviseren u te beoordelen wat de kwaliteit is van uw fraudepreventieprogramma en indien nodig tijdig maatregelen te treffen om de kwaliteit van dit programma te verbeteren aangezien de kwaliteit van dit programma mede bepalend is voor de bevindingen die wij in de controleverklaring zullen (moeten) rapporteren. Wij adviseren u ook om hierover zelf in de risicoparagraaf in uw jaarverslag te rapporteren zodat wij hier in onze controleverklaring naar kunnen verwijzen en wij de door u gerapporteerde informatie kunnen bevestigen.
15
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Ons team Controleplanning Bijlagen
Communicatie In deze sectie belichten we onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden en de basis van het overeengekomen aantal uren.
03
16
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Ons team Een betrokken en ervaren controleteam
Onze controleaanpak Communicatie Ons team Controleplanning Bijlagen
Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn. In de figuur hiernaast vermelden we de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam met hun rollen en contactgegevens, zodat u hen op elk moment kunt bereiken. Een gedeelte van het team is gewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar, maar we zullen waarborgen treffen dat er een goede overdracht plaatsvindt. Uw feedback vertalen in verbeteracties Een open en eerlijke evaluatie is belangrijk voor de optimalisatie van de dienstverlening die wij bieden, en dat is ook belangrijk voor u. Via een evaluatiegesprek met uw ambtelijke organisatie hebben wij u gevraagd naar uw ervaringen en uw suggesties voor verbetering. We hechten veel waarde aan het continueren van onze open communicatie met u en vertalen uw feedback in verbeterpunten en relevante acties. We verwijzen tevens naar de slide waarin we de feedback vanuit de voorgaande controle hebben verwerkt in het controleplan dat nu voorligt.
Martine Koedijk Partner, sectorleider lokale overheden 06 18 30 45 41 martine.koedijk@ pwc.com
Marjan Hof Director IT audit 06 12 97 99 46 marjan.hof@pwc.com
Arne Koole Senior manager 06 43 98 04 93 arne.koole@pwc.com
Een toegewijd team
Wij maken gebruik van experts Bepaalde gebieden vragen mogelijk om aanvullende expertise die verdergaat dan de traditionele controlemiddelen. Gedurende de controle maken we, waar nodig, gebruik van onze experts om de belangrijkste gebieden van uw bedrijfsrisico's te evalueren, zoals pensioenen, financiële instrumenten, WNT, SiSa en Sociale Zaken. Deze specialisten zorgen ervoor dat we over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te realiseren. Op basis van hun best practice-kennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de organisatie, de industrie en de naleving van de regelgeving.
Robert Spruijt Manager IT audit Risk Assurance 06 13 89 00 82 robert.spruijt@pwc.com
Emre Aydemir Manager Assurance 06 19 30 47 36 emre.aydemir@ pwc.com
17
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controleplanning Een overzichtelijk controleproces
Onze controleaanpak Communicatie Ons team
We faseren onze controle zo gelijkmatig mogelijk gedurende het jaar en besteden veel tijd aan het begrijpen van wijzigingen in de controleomgeving, het testen van tussentijdse saldi en het bespreken van mogelijke transacties en accountingkwesties. Ons doel is om tijdig (complexe) accountingonderwerpen te bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar. In onderstaande tabel is de planning voor de jaarrekeningcontrole 2022 gevisualiseerd.
Controleplanning Bijlagen
Juni
Oktober
November - December
Maart - mei
Planningsfase
Interim-controle
Vroegtijdige zekerheid
Eindejaarscontrole
• Bespreken controleplan • Kennisnemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering • Opzet algemene IT-beheersing beoordelen
• Bespreken opzet financiële processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen tot en met tweede VIC periode
• Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen tot en met 31 oktober • Bespreken risicovolle dossiers met organisatie/directie ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole • Met de organisatie op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole bespreken
• Uitvoeren jaarrekeningcontrole • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de processen tot en met 31 december • Bespreken uitkomsten controle • Controleaanpassingen in definitieve jaarrekening • Bespreken accountantsverslag met organisatie, college en raad (auditcommissie) • Evaluatie
Opdrachtbevestiging raad
Controleplan raad Startnotitie directie
Managementletter college Boardletter raad
Accountantsverslag raad Controleverklaring raad
17I
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze samenwerking tijdens de controle Een overzichtelijk controleproces en een constructieve samenwerking
Onze controleaanpak Communicatie Ons team Controleplanning Bijlagen
De controle van de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer vereist voldoende tijd en aandacht van teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn voorgeschreven in het rapport ‘In het publiek belang’, geven wij hiernaast een samenvatting van het aantal uren dat PwC Nederland verwacht te besteden aan de controle over 2022. Geen bedreigingen inzake onze onafhankelijkheid geïdentificeerd Het Nederlands recht en ons interne beleid verplichten ons onze onafhankelijkheid actief te beschermen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen, controleren wij onder meer - vooraf - dat elk controleverzoek en verzoek om controleverwante en niet-controlediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt, in overeenstemming met de huidige externe regelgeving en vragen, zoals afgesproken, daarnaast alle verzoeken ter goedkeuring voor aan de Auditcommissie. Er zijn geen andere controles of controleverwante en niet-controlediensten die u ons gevraagd heeft te verrichten bij de controle van 2022, met uitzondering van de overeengekomen specifieke werkzaamheden in relatie tot de verantwoording fractievergoedingen.
Wij hebben geconcludeerd dat deze en eerdere opdrachten geen bedreiging zijn voor onze onafhankelijkheid als accountant van uw gemeente. Tevens hebben alle teamleden betrokken bij de controle van de gemeente verklaard persoonlijk onafhankelijk te zijn van de gemeente.
We ervaren wederom een constructieve samenwerking tijdens het controleproces We ervaren tijdens de start van de controle wederom een constructieve samenwerking met uw organisatie. In de afgelopen jaren hebben we ondanks het op afstand werken korte communicatielijnen gehad. Wij zullen in het komende jaar zowel op afstand als op locatie werken en dat doen we op evenwichtige wijze. We ervaren een open en fijne cultuur. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, zullen we ambtelijk op 16 juni 2022 de jaarrekeningcontrole 2021 evalueren en op bepaalde aspecten van de controle concrete afspraken maken om nóg verder te verbeteren. Een definitieve inschatting van de uren volgt in een honorarium brief. Functie
Totaal geplande uren
%
Partner
110
4
(Senior) manager
390
18
Overige teamleden
1.600
78
Totaal
2.100*^
100
* Inclusief de uren besteed door de afdelingen waaraan we werkzaamheden uitbesteden zoals het ‘Delivery Center’, het ‘Competence Center’ en ‘Audit Support’ (ongeveer 400 uur). ^ Exclusief scope uitbreidingen m.b.t. de SiSa-regelingen
18
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze 'audit tools' Afhankelijkheid van derden
Bijlagen In deze sectie hebben we de bijlagen opgenomen waaronder de vereiste communicatie, en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en ons als externe accountant. Tot slot staan we stil bij de ‘audit tools’ die we inzetten gedurende de controle van gemeente Haarlemmermeer.
04
19
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie
Door controlestandaarden vereiste communicatie Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel.
Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden
Controleplan
Boardletter
Accountantsverslag
Bijlagen Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze 'audit tools'
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Afhankelijkheid van derden
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet naleven van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring.
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s
20
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening
Verantwoordelijkheid van de accountant
Het college is verantwoordelijk voor:
Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.
• Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze 'audit tools'
het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) en het bepaalde bij en krachtens de Wet normering topinkomens (‘WNT’);
•
de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; en voor
•
interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Afhankelijkheid van derden
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.
Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.
20I
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
De verantwoordelijkheden van het college Deze bestaan uit: •
Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden
•
Onze 'audit tools' Afhankelijkheid van derden
het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de entiteit en zorgen voor volledigheid ervan; het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving;
De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met governance, dat wil zeggen de raad Deze bestaan uit: •
het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht;
•
het evalueren van de beoordeling door het management van de risico's in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste tone at the top;
•
het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen;
•
ervoor zorgen dat het college passende maatregelen nemen om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen;
•
ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de entiteit eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen;
•
het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht;
•
ervoor zorgen dat de activiteiten van de entiteit worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, en dat deze voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld;
•
het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.
•
het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.
20II
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
De verantwoordelijkheid van de accountant De accountant is verantwoordelijk voor:
In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt:
•
het inplannen en uitvoeren van de controle om redelijke zekerheid te bieden dat de jaarrekening geen materiële onjuistheden bevat, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten;
•
het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van weten regelgeving;
•
het evalueren of de programma's en beheersingsmaatregelen van de entiteit waarmee geïdentificeerde risico's van materiële fouten als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt op de juiste wijze zijn opgezet en in werking gesteld;
•
het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico's van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren;
•
het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat ze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en
•
het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze 'audit tools' Afhankelijkheid van derden •
het evalueren van het proces van het management voor het beoordelen van de effectiviteit van programma’s en beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving;
•
het evalueren van noemenswaardige fraude aan de zijde van het seniormanagement en de gevolgen voor de controleomgeving;
•
het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
21
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze ‘audit tools’ Onze belangrijkste technologieën
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
We weten dat het belangrijk is om gelijke trend te houden met onze klanten. We passen onze aanpak aan de situatie aan om te komen tot een digitale controle oftewel meer gebruik te maken van onze technologie die naast die van u werkt. Het optimaal benutten van uw investering en verbetering zal tegelijkertijd leiden tot grotere voordelen voor de digitale controle van PwC. Hieronder is een beschrijving van deze tools en controletechnieken opgenomen.
Vereiste communicatie Continues Monitoring Platform
Verantwoordelijkheden
Aura
Connect
Onze 'audit tools'
Ons ERP-systeem dat de drijfveer is achter wereldwijde kwaliteit en consistentie.
Een tool voor gezamenlijk werken waarmee informatie snel en veilig kan worden gedeeld.
Afhankelijkheid van derden
Het CMP monitort automatisch ingerichte controles in de ITinfrastructuur en applicaties en geeft realtime inzicht in de uitzonderingen daarop.
Halo HR Insights HR Insights is een applicatie die zich richt op de geautomatiseerde controle van de salariskosten.
Bekroonde gegevenscontroletool waarmee de betrouwbaarheid van informatie kan worden getoetst.
22 34
Controleplan | Gemeente Haarlemmermeer 2022
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Afhankelijkheid van derden Een opsomming van de serviceorganisaties waaraan taken zijn uitbesteed die relevant zijn voor de jaarrekening
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Een deel van uw gemeentelijke taken hebt u uitbesteed aan derden. Dit betekent dat voor de verantwoording van de bijbehorende baten en lasten u afhankelijk bent van verantwoordingen (vaak inclusief controleverklaringen) van derden voor het opstellen van uw jaarrekening.
Onderstaand hebben wij de met de organisatie uitgevoerde inventarisatie van deze afhankelijkheden weergegeven, inclusief de impact hiervan op onze werkzaamheden.
Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onderwerp
Partij waaraan is uitbesteed
Onze 'audit tools' Afhankelijkheid van derden
Heeft het college reeds afspraken gemaakt over tijdige aanlevering Ja
Nee
1. Pgb Jeugd en Wmo
SVB
2. Eigen bijdrage Wmo
CAK