OPLEGNOTITIE _Evaluatie Bijzondere raadsvergaderingen op locatie_12.2024_XS-24111102.679

OPLEGNOTITIE Onderwerp Nummer Thema Indiener Steller Verzoek portefeuillehouder Beslispunten voor de raad

Initiatiefvoorstel Langetermijnvisie Participatiedemocratie Evaluatie Bijzondere raadsvergaderingen op locatie en Gebiedssessies XS-24111102.679 Participatie, Programma Bestuur, Samenleving en Publiekscontact Werkgroep Werkwijzen Raad Jaap Baars De raad voor te stellen dit raadsvoorstel ter bespreking en besluitvorming te agenderen. De Werkgroep Werkwijzen Raad besluit de raad voor te stellen om: 1. De verbinding tussen de Gemeenteraad en de kernen, wijken en buurten in de gebieden nog verder uit te werken in de agenda’s waarmee periodiek met elkaar in gesprek wordt gegaan in én buiten het Raadhuis. 2. De frequentie van per jaar drie Bijzondere raadsvergaderingen op locatie door het Presidium te laten borgen in de jaaragenda’s van de gemeenteraad, gericht op een totaal van 12 per bestuursperiode, zodat voor ieder gebied de opvolging van de agenda en onderwerpen op locatie besproken en verantwoord kan worden. 3. Met de vorm van de Bijzondere raadsvergaderingen op locatie verder te experimenteren, met daarbij als denkrichtingen: a.1. Bij de voorbereiding van de agenda de raad en zijn leden meer zichtbaar te betrekken door onderwerpen aan de raad voor te leggen die de raad voor de uitvoering van de agenda kan aanwijzen (agendasetting); a.2.

Onderwerpen voor de bovengenoemde selectie te betrekken uit: i Onderwerpen die door dorpsraden en inwoners worden aangereikt; ii Onderwerpen waarvan de raads- en commissieleden die in een kern binnen een gebied wonen weten dat er een maatschappelijk vraagstuk speelt. iii De onderwerpen uit de gebiedsagenda’s van het gebiedsmanagement; iv Het gebiedsprogramma dat voor ieder gebied is opgesteld met bestuurlijk opgaven en plannen; b. Met de werkvorm te experimenteren door informatievoorziening ten behoeve van de uitvoering van een bijzondere raadsvergadering op locatie vóóraf te verzorgen, bijvoorbeeld door schriftelijke informatievoorziening over de historie en context van onderwerpen en waar wenselijk voorafgaande werkbezoeken voor de raad- en commissieleden te organiseren; c. De objectieve en feitelijke informatievoorziening zowel voorafgaand als na afloop van een bijzondere raadsvergadering via de griffie rechtstreeks uit de ambtelijke organisatie te betrekken op grond van de Verordening ambtelijke bijstand (in plaats van de bestuurlijke reactie van b&w). d.

Gelet op het tijds- en capaciteitsbeslag en de verantwoordelijkheid van de raad voor zijn eigen vergaderingen de organisatie van de bijzondere raadsvergaderingen op locatie op grond van ‘Ambtelijke Bijstand’ via de griffie bij de Gemeentesecretaris aan te vragen, zodat de betrokken ambtenaren onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad werkzaam zijn; e. Voor de opvolging van onderwerpen een overzicht in het publieke deel van Ibabs in te stellen, dit periodiek te actualiseren en een koppeling hiervan te maken in Geoviewer zodat per gebied, kern en buurt de actualiteit door inwoners gevolgd kan worden en bestuurlijk geborgd is. Aan de betrokken dorpsraden, pitchers e.a. kan in een brief van de raad over de uitkomsten van het proces een terugkoppeling worden gegeven. ;

f. De raad over de periodieke actualisatie uit het vorige punt te informeren, inclusief de kosten in ambtelijke tijd en financiële uitgaven; g. Het college te verzoeken de kosten in ambtelijke tijd en financiële uitgaven voor de organisatie met betrekking tot de huidige én de voorgestelde werkwijze in kaart te brengen en bij de Voorjaarsrapportage met een voorstel voor aanvulling van het Programma Bestuur, samenleving en publiekscontact te komen waarbij e.e.a. onder een separaat beleidsdoel ‘Participatieve democratie Haarlemmermeer’ wordt samengebracht. h. De WWR het mandaat te geven om voorstellen voor de verdere ontwikkeling van de Participatieve democratie van Haarlemmermeer aan Presidium en de Gemeenteraad voor te leggen. 4. De Bijzondere raadsvergaderingen op locatie in deze bestuursperiode tot een half jaar vóór de verkiezingen te organiseren (september 2025). Overwegingen pfh Bespreking in een raadssessie t.b.v. het aanvullen en/of wijzigen van de voorstellen. Besluitvorming

Historie: -Raad op locatie, website gemeente -Nieuw-Vennep-2023, 20 april : Gebiedssessie n.a.v. Raadsvergadering in Gebied Nieuw Vennep en de video-uitzending -Haarlemmermeer-West, 2023, 15 juni: Bijzondere raadsvergadering op locatie en 2023, 20 juli, agenda en stukken Gebiedssessie n.a.v. Raadsvergadering in HLMR-West en de video-uitzending -Haarlemmermeer - Hoofddorp-Centrum en Hoofddorp-ZuidWest 2023, 30 november, Raadsvergadering op locatie in Gebieden Hoofddorp-Centrum & ZuidWest -2024, 15 februari, Gebiedssessie n.a.v. Raadsvergadering in Gebieden Hoofddorp-Centrum & ZuidWest en de videouitzending van de gebiedssessie - Haarlemmermeer Noord, 2024, 21 maart, Raadsvergadering op locatie in Gebied HLMR-Noord, de video-uitzending, 2024, 25 april, Gebiedssessie n.a.v. Raadsvergadering in Gebied HLMR-Noord en de video-uitzending van de gebiedsssessie -Haarlemmermeer ZuidOost, 2024, 13 juni, Raadsvergadering op locatie in Gebied HLMR-ZuidOost, 2024, 11 juli, Gebiedssessie n.a.v. Raadsvergadering in Gebied HLMR-ZuidOost - (raadsplein 2 september 2021)-met informatie over Uitvoering Raadsbesluit Werkwijze gemeenteraad bij participatie, Raadsinformatie 14 februari 2022 De raad wordt over de voortgang geïnformeerd wanneer de vervolgstap in het proces wordt gezet. Na het besluit tot het interactief proces betreft dat de uitnodiging tot deelname aan dit proces.

Planning proces Thema: Stap

Datum

Doel

Gewenste rol college