Memo inspreekmogelijkheden d.d. 4 december 2024

Memo inspreekmogelijkheden Aan Van Datum Onderwerp

Werkgroep Werkwijze Raad (WWR) Marnix Gerding (griffie Haarlemmermeer) 4 december 2024 Mogelijkheden tot inspreken Beste lezer, In deze memo worden de mogelijkheden tot inspreken door inwoners, anders dan de bestaande mogelijkheden, bij de gemeenteraad Haarlemmermeer verkend. De aanleiding om dit onderzoek uit te voeren is vanwege de volgende situatie: bij een aantal Raadspleinen van de afgelopen jaren zorgde het aantal actualiteitsvragen, het toelichten van de moties vreemd aan de orde van de dag én het aantal insprekers ervoor dat de vergadering uitliep. Normaliter sluit het eerste plenaire deel, waar de zojuist genoemde onderdelen naar voren komen, uiterlijk om 18:15 uur. In enkele gevallen werd het eerste plenaire deel vervolgd bij aanvang van de Stemmingen, het eerstvolgende plenaire moment van de avond. Een dergelijk verloop van de vergadering wordt als onwenselijk ervaren. Indien er zich meerdere insprekers zich hebben aangemeld, kunnen zij korter spreektijd toebedeeld krijgen. Echter worden fracties ook altijd in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen aan de insprekers en, naar aanleiding van het inspreken, aan het college. Dat laatste vraagt om kostbare vergadertijd.

De scope van dit discussiestuk zijn insprekers die inspreken over een onderwerp dat niet op de agenda van de betreffende avond staat, waardoor men normaal gesproken inspreekt bij het Vragenuur tijdens het plenaire gedeelte van het Raadsplein. Insprekers bij sessies of sessiedebatten worden buiten beschouwing gelaten. Dit memo draagt, mede op basis van praktijken in den lande, een aantal mogelijkheden met betrekking tot inspreken ter overweging aan om te voorkomen dat de plenaire vergadering uitloopt. Een voorwaarde voor deze mogelijkheden is dat de gehanteerde vergadertijden van de gemeenteraad niet aangepast hoeven te worden. Tot slot zijn, gezien de toekomstige aanpassingen aan het Reglement van Orde, de noodzakelijke wijzigingen op het RvO bij het kiezen van een nieuwe vorm van inspreken niet meegenomen in deze memo. Eventuele reglementaire aanpassingen volgen in een later stadium. Inhoudsopgave 1. Samenvatting 2. Welke mogelijkheden zijn er om inspreken op andere manieren mogelijk te maken? a. Inspreken tijdens sessieavonden;

Pagina 2 van 7

b.

3.

Inspreken tijdens een ‘inspraakhalfuur’ voorafgaand aan een plenair deel van een Raadsplein; c. Inspreken tijdens een (periodieke) inspreeksessie op basis van een thema; d. Inspreken voorafgaand aan de Financiële Beschouwingen; Extra: grafieken ‘drukte Vragenuur’ over de jaren heen (2018-2023)

1.

Samenvatting

In dit memo is uitgezocht wat voor mogelijkheden er buiten de huidige praktijk mogelijk zijn om inwoners van de gemeente in te kunnen laten spreken, gelet op de ontstane ‘knelpunten’ uit de praktijk van de afgelopen jaren (zie hoofdstuk drie voor de grafieken ter verduidelijking van deze knelpunten). Deze knelpunten dienen zich momenteel nog in enkele gevallen aan: het gaat dan om de volle planning die ontstaat bij het eerste plenaire deel van een Raadsplein. Het aantal insprekers, het aantal actualiteitsvragen en het aantal moties vreemd aan de orde van de dag leiden ertoe dat in enkele gevallen we later schorsen dan de gebruikelijke tijd van 18:15 uur. In dit memo worden, geïnspireerd op inspraakmogelijkheden bij andere gemeenten, een aantal mogelijkheden verkend om inspraak voor inwoners op andere manieren vorm te geven. Daarnaast is binnen een subparagraaf (2d) uitgezocht op welke manieren inwoners kunnen inspreken over de inhoud van de Algemene Financiële Beschouwingen, bestaande uit de behandeling van de Voorjaarsnota in juni en de behandeling van de Programmabegroting in november van een kalenderjaar.

Gelet op de op handen zijnde ombuigingen die nodig zijn om het ravijnjaar 2026 en de vervolgjaren te dichten, is het verstandig om op tijd na te denken over allerlei instanties en organisaties die mogelijk financieel geraakt kunnen worden en derhalve hun zorgen kenbaar willen maken aan de raad. 2.

Welke mogelijkheden zijn er om inspreken op andere manieren mogelijk te maken? a. Inspreken tijdens sessieavonden

Zoals in de inleiding is beschreven kan het aantal actualiteitsvragen en het aantal insprekers er in sommige gevallen voor zorgen dat de eindtijd voor het plenaire Vragenuur, 18:15 uur, overschreden wordt. Het is onwenselijk om op het moment zelf de insprekers die nog niet hebben ingesproken naar het volgende plenaire deel, bij de Stemmingen vanaf 22:15 uur, te verplaatsen. In een ander geval dienen bij buitengewoon veel aanmeldingen door insprekers, denk hierbij aan vijf of meer, de niet toegezegde insprekers te worden verwezen naar het eerstvolgende Vragenuur, dat zonder recesperiodes twee weken later plaatsvindt. Ook dat laatste is niet wenselijk voor de raad, commissieleden, griffie en niet in de laatste plaats de insprekers zelf. Een eerste optie om op een ander moment insprekers toe te laten zou de sessieavond van een Raadsplein kunnen zijn. Specifieker gezegd zouden insprekers tijdens de Vragensessie kunnen inspreken. Gezien het feit dat er een beperkt aantal vragen worden gesteld tijdens de Vragensessie en er derhalve ruim voor de daaropvolgende sessie wordt geschorst, is er ruimte voor insprekers om in dit deel hun bijdrage voor te dragen. Wel moet worden opgemerkt dat de Vragensessie een ‘sessie’ betreft en als gevolg daarvan geen onderdeel is van een plenair Raadsplein. Kortom, de raad én het college hoeven hierbij niet verplicht aanwezig te zijn.

Wel kan de gehele raad en het college worden uitgenodigd om bij deze ‘inspreeksessie’ aanwezig te zijn. Het behoort uiteraard ook tot de mogelijkheden om deze inspreeksessie eenmaal per maand te laten plaatsvinden, in plaats van op iedere sessie-avond. In dat geval zou de inspreeksessie van 19:00 uur tot 20:30 uur op een sessieavond ingepland kunnen worden met dus de mogelijkheid om te kunnen inspreken door inwoners, en de gebruikelijke mogelijkheid van raads- en commissieleden om vragen te stellen aan het college over minder politieke onderwerpen, zoals bij de Vragensessie. Deze inspreeksessie zou uiteraard ook van 18:00 uur tot 19:00 uur ingepland kunnen worden, waardoor er meer ruimte is voor de sessie(debatten). Een plenair Vragenuur onderdeel maken van een sessieavond kan (tweede variant), maar dit verandert het karakter van de sessieavond als geheel. Immers, raad en college dienen aanwezig

Pagina 3 van 7

te zijn, en commissieleden kunnen niet deelnemen aan het plenaire gedeelte. De griffie zou wel een rol kunnen oppakken om een Vragensessie met insprekers wat meer ‘gewicht’ toe te kennen, door de insprekers actief kenbaar te maken via Raadsinformatie op de woensdag na de aanmelddeadline. In dit geval zijn de raads-, commissie- en collegeleden op de hoogte van deze of gene die zal komen inspreken, wat de opkomst van de Vragensessie zou kunnen bevorderen. Een derde variant gaat als volgt: het inspreken tijdens een Vragensessie kan worden gebruikt als ‘overloop’ op het moment dat het Vragenuur overvol raakt met actualiteitsvragen en al aangemelde insprekers. Daar komt bij dat de Vragensessies er ook voor zorgen dat inwoners eerder de fracties uit de gemeenteraad bereiken om hun punt te maken. Immers is op deze manier iedere week de mogelijkheid om in te spreken over een onderwerp dat niet op de agenda van het Raadsplein staat. BESLISPUNT 2C RAADSVOORSTEL: Een vierde variant is een zogeheten ‘gesprekssessie’. Het idee is hetzelfde als een ‘inspreeksessie’, waarbij inwoners kunnen inspreken én raads- en commissieleden vragen kunnen stellen zoals bij de Vragensessie. Alleen in plaats van de mogelijkheid om als raadslid slechts een vraag te stellen aan de inspreker(s), is er een gesprek mogelijk die wordt voorgezeten door een van de sessievoorzitters.

Een inspreker, of meerdere insprekers, kunnen zich aanmelden zoals te doen gebruikelijk voor woensdagmiddag 12:00 uur ‘s middags, maar nu heeft de raad de kans om dieper op een onderwerp in te gaan met een inwoner of meerdere inwoners. Deze variant lijkt op het Almeerse voorbeeld onder ‘2c’, met het verschil dat een ‘gespreksessie’ niet verbonden hoeft te zijn aan een (vooraf bepaald) thema. In combinatie met een of meerdere van bovenstaande varianten, kan de raad er ook voor kiezen om bij het plenaire Vragenuur alleen het inspreken toe te laten en de raad geen vragen te laten stellen aan de inspreker en vervolgens aan het college. Het schrappen van vragen stellen schept ruimte in het plenaire Vragenuur, en met ‘inspreeksessies’, ‘gespreksessies’ en inspreker met vragen tijdens Vragensessie is de mogelijkheid voor de raad om vragen te stellen aan het college toch geborgd. Concluderende opmerkingen • Inspreken tijdens de Vragensessie kan, maar is geen plenair onderdeel van een Raadsplein. De griffie zou wel actief de aangemelde inspreker kenbaar kunnen maken aan raad en college, teneinde de opkomst te bevorderen; • Inspreken tijdens het Vragenuur, en deze inplannen op sessieavonden. De zogenaamde ‘inspreeksessies’; • Inspreken tijdens de Vragensessie kan worden aangewend als het Vragenuur te vol dreigt te worden.

• Inspreken kan tijdens een ‘gesprekssessie’, waarbij de raads- en commissieleden met de inwoner(s) in gesprek kunnen gaan. b. Inspreken tijdens een ‘inspraakhalfuur’ voorafgaand aan een plenair deel van een Raadsplein BESLISPUNT 2A RAADSVOORSTEL: Een andere mogelijkheid om de incidentele drukte van het Vragenuur te verminderen, is het inlassen van een inspraakhalfuur om 16:30 uur voordat het plenaire Raadsplein aanvangt. Aangezien het gebruikelijk is om het halfuur voor het Raadsplein vrij te houden voor de raad, zou deze tijd, indien het zich voordoet, gebruikt kunnen worden voor insprekers. Indien er zich geen insprekers hebben aangemeld, begint het Raadsplein om 17:00 uur met daarin een Vragenuur zonder insprekers. Deze mogelijkheid is immers voor vijf uur al geweest. Dit inspraakhalfuur kan zowel formeel als informeel worden ingezet. De formele betekenis is dat het presidium en halfuur voor de opening van het Raadsplein het inspraakhalfuur indeelt. Aanwezigheid van raad en college kan wenselijk worden geacht, maar dat hoeft niet noodzakelijkerwijs zo te zijn. Zoals in hoofdstuk 2a al is aangehaald, kan inspreken in

Pagina 4 van 7

sessieverband of in plenair-verband worden begrepen. Dit is een keuze die ook bij deze mogelijkheid voorligt. De gemeenteraad Groningen kent een informeel inspraakhalfuur1. Inwoners en organisaties kunnen op een ingepland halfuur binnenlopen bij het stadhuis en in gesprek gaan met de lokale volksvertegenwoordiging. De griffie van de gemeente Groningen adviseert inwoners en organisaties echter wel om zich aan te melden voor eventuele presentaties of ‘zeepkist-praatjes’. De gemeenteraad van Haarlemmermeer kan ervoor kiezen om deze ‘Groningse variant’ toe te passen, waarbij het formele inspreken nog steeds plaatsvindt tijdens het plenaire Vragenuur op een Raadsplein. c.

Inspreken tijdens een (periodieke) inspreeksessie op basis van een thema

BESLISPUNT 2B RAADSVOORSTEL: Een andere mogelijkheid om inwoners binnen het systeem van Haarlemmermeer in te spreken komt uit het vernieuwde vergadermodel van de gemeenteraad van Almere2. Almere kent een soortgelijk vergadermodel als Haarlemmermeer met wekelijkse parallelle sessies. Een van de sessies heet de ‘Inwonerstafel’. De insteek van een Inwonerstafel wordt als volgt in een oplegnotitie omgeschreven: “De inwonerstafel is de plek waar de raad informatie ophaalt uit de stad en inwoners suggesties of ideeën kunnen aandragen. Het gesprek van vanavond is daarom een gesprek waarbij de raad de inwoners een luisterend oor biedt. De inwoners komen daarbij eerst aan het woord, waarna de raad hen vragen kan stellen en de informatie tot zich neemt. Het is dus geen politiek gesprek en daarmee geen ruimte voor de raad om elkaar te bevragen of om in discussie te gaan”3. Een Almeerse Inwonerstafel kent twee smaken: enerzijds kunnen inwoners een onderwerp agenderen en in gesprek gaan met de raad. Daarvoor hebben zij vijftig handtekeningen nodig en het presidium van de raad moet het onderwerp bespreekbaar achten en goedkeuren4. Anderzijds kunnen fracties zelf een onderwerp agenderen voor een Inwonerstafels en daar inwoners voor uitnodigen5.

Zo heeft een fractie uit Almere ‘coronamaatregelen en de toekomst voor de maatschappij’ geagendeerd via het presidium en daarbij inwoners vanuit verschillende hoeken van de Almeerse samenleving uitgenodigd. De raad van Haarlemmermeer zou kunnen kiezen voor een dergelijke inspraakmodel als toevoeging op de bestaande praktijk. De inspraak is in het geval van de Inwonerstafel niet beperkt tot het houden van een bijdrage door inwoners aan de raad, maar de raad heeft in een sessie de mogelijkheid om dieper in te gaan op het onderwerp en de voordrachten van de inwoners door middel van een gesprek. Het presidium van Haarlemmermeer zou initiatieven van inwoners en fracties om over een onderwerp in gesprek te gaan kunnen beoordelen en bij overeenstemming kunnen inplannen op een Raadsplein. Inwoners kunnen van tevoren hun pleidooi aanleveren en fracties kunnen van tevoren het onderwerp en doel van de bespreking met de genodigden aangeven. d. Inspreken voorafgaand aan de Financiële Beschouwingen BESLISPUNT 2D RAADSVOORSTEL: Binnen de Haarlemmermeerse gemeentepolitiek is het niet op dit moment niet mogelijk om in te spreken tijdens de bespreking van de Voorjaarsrapportage en de Programmabegroting, de grote financiële producten van de gemeenteraad.

In dit memo wordt in dit deelhoofdstuk uitgezocht wat andere gemeenten van soortgelijke omvang doen als het gaat om inspreken bij de p&c-producten. 1https://gemeenteraad.groningen.nl/contact-met-de-raad/Inwoners-in-gesprek-met-raadsleden 2 https://raadvanalmere.nl/page/hoe-we-vergaderen

3 https://almere.notubiz.nl/document/13817094/2/GW+Burgeractiviteit+Stedenwijk 4 https://almere.notubiz.nl/document/13817094/2/GW+Burgeractiviteit+Stedenwijk

5https://almere.notubiz.nl/document/13415130/1/2a+GW+AV+FvD+Coronamaatregelen+GESP

REKSWIJZER

Pagina 5 van 7

Breda6 De gemeente Breda biedt een separate mogelijkheid om in te kunnen spreken voorafgaand aan de raadsbehandeling van de belangrijkste financiële raadsstukken. In het voorjaar biedt de gemeente op in juni haar inwoners twee uur de mogelijkheid om in te spreken tijdens een ‘beeldvormende sessie’, waarna twee weken later, in juli, de kadernota wordt behandeld in de raadsvergadering. De webpagina waarop de mogelijkheid tot inspreken en de behandeling van de kadernota is aangekondigd, biedt tevens een hyperlink naar hetgeldvanbreda.nl, waarop alle p&c-producten van de gemeente te vinden zijn. De gemeente Haarlemmermeer zou ook voor de ‘Bredase variant’ kunnen kiezen door het inspreken tijdens het Vragenuur twee weken voorafgaand aan de raadsbehandeling van de Voorjaarsnota en de Programmabegroting, in te lassen en expliciet kenbaar te maken op de website van de gemeenteraad. Purmerend7 De gemeenteraad van Purmerend heeft, anders dan de gemeente Haarlemmermeer, een commissiestelsel. Het afgelopen voorjaar werd de Voorjaarsnota als volgt behandeld: op 13 juni 2024 werd de Voorjaarsnota behandeld in de commissie. Tijdens deze commissievergadering was het mogelijk voor inwoners om te komen inspreken over de financiële keuzes van de gemeenten. De week daarna, op 20 juni, werd de Voorjaarsnota in de raad behandeld.

Net als in het geval van Breda vermeld de gemeentelijke website en/of de website van de gemeenteraad expliciet welke vergadering en op welke dag het mogelijk is om in te spreken over de Voorjaarsnota. Eenzelfde route wordt toegepast op de begroting in het najaar. De gemeente Haarlemmermeer zou, zoals min of meer het geval is in Purmerend, ervoor kunnen kiezen om de vragensessie tijdens de sessieavond voorafgaand aan de bespreking van de twee Algemene Financiële Beschouwingen, in het teken te laten staan van de Voorjaarsnota dan wel van de Programmabegroting. Zaanstad In tegenstelling tot bovenstaande gemeenten, besteed de gemeente Zaanstad geen speciale aandacht aan inspreken ten behoeve van de Voorjaarsnota. Afgelopen voorjaar is de Voorjaarsnota in twee vergaderingen behandeld, te weten in een Zaanstad Beraad op 13 juni en tijdens de raadsvergadering van 15 juni. Tijdens dit Zaanstad Beraad is er een ‘Praat met de raad’ ingelast, waarop inwoners hun vragen aan de raad kunnen stellen. De mogelijkheid om in te spreken over de Voorjaarsnota is in dit geval twee dagen, wat een kortere route is dan bij de bovenstaande twee gevallen. 3.

Extra: grafieken ‘drukte Vragenuur’ over de jaren heen

Ter verdieping is dit hoofdstuk met grafieken over de ‘drukte’ van de Vragenuren van het jaar 2018 tot nu toe weergegeven. De grafieken geven een indicatie van de ‘drukte’ tijdens het Vragenuur. De tijd die nodig is om alles te behandelen verschilt in de praktijk. Zo kan de ene actualiteitsvraag, inspreker of motie vreemd meer debat oproepen dan de andere, maar het geeft wel in grote lijnen de drukte aan van het eerste plenaire deel van de raadsvergadering. Wat betreft de data zijn alle individueel aangemelde vragen bij elkaar opgeteld. Het gebeurt regelmatig dat meerdere raadsleden vragen stellen over eenzelfde onderwerp, maar deze verschillende vragen binnen een en hetzelfde onderwerp zijn dus als losse vragen geteld. Zoals in onderstaande grafieken te zien is fluctueert het aantal actualiteitsvragen, het aantal insprekers en het aantal moties vreemd aan de orde van de dag flink en is er per kalenderjaar nauwelijks een trend waar te nemen. Wel valt er op te maken dat de som van de drie onderdelen binnen het Vragenuur vandaag de dag is toegenomen ten opzichte van de jaren 2018 en 2019.

6 https://www.breda.nl/nieuws/wensen-voor-breda

7https://purmerend.nl/actueel/meer-nieuws/college-biedt-voorjaarsnota-2024-aan-met-

scenarios-voor-de-toekomst

Pagina 6 van 7

Pagina 7 van 7