Informatiebrief over de resultaten VIC januari tot en met augustus 2020.pdf

gemeente Haarlemmermeer

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp

Bezoekadres: Raadhuisplein 1 Hoofddorp Telefoon 0900 1852 Faxnummer 023 563 95 50

Cluster Contactpersoon Telefoon Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

Corporale Control mevrouw F. Wehrmeijer 0900 1852 n.v.t. X.2020.04751 Geen Informatie over de resultaten VIC januari tot en met augustus 2020

Verzenddatum

1 8 JAN. 2021

Geachte heer, mevrouw, Wij informeren de raad over de hoofdlijnen van de resultaten van de Verbijzonderde Interne Controles (VIC) van januari tot en met augustus 2020. Op grond hiervan concluderen we dat de interne beheersing van het merendeel van de gecontroleerde kritische dan wel omvangrijke financiële organisatieprocessen voldoende is, maar op punten verbetering behoeft. In deze brief geven wij u context bij de VIC's en lichten wij de aandachtspunten toe. Verbijzonderde interne controle (VIC) Met de VIC's stellen we vast of de interne controlemaatregelen zijn uitgevoerd en voldoende hebben gewerkt. Daarmee verkrijgen wij een beeld in welke mate de uitkomsten van de processen financieel rechtmatig en getrouw zijn. Met andere woorden in welke mate er gehandeld is in overeenstemming met alle wetten en regels en of de transacties, zoals ze hebben plaatsgevonden, juist en volledig in de jaarrekening zijn verwerkt. Wij hebben afgesproken de raad drie keer per jaar te informeren over de uitkomsten van de VIC zoals vastgelegd in het auditjaarplan 2020 (2020.0000170). Hiermee krijgt de raad een beeld van de beheersing van de interne (financiële, risicovolle en administratieve) ambtelijke processen en welke aandachtspunten er zijn. De raad is 1 oktober 2020 geïnformeerd (X.2020.01053) over de VIC-resultaten van het eerste kwartaal van 2020.

Aandachtspunten Op grond van de uitgevoerde VIC's, concluderen wij dat er nu geen aanleiding is om te veronderstellen dat er geen goedkeurende verklaring afgegeven kan worden door onze externe accountant over het jaar 2020. Echter, er volgt nog een derde oplevermoment en op basis van nieuwe informatie en uitkomsten kan mogelijk nog een gewijzigd beeld ontstaan.

Ons kenmerk: X.2020.04751

Pagina 2

Voor het jaar 2020 tot en met augustus is er een totaal aan fouten van € 2,7 miljoen geconstateerd. Bijna € 1 miljoen hiervan betreft eerder geconstateerde fouten waarvan besloten is deze niet te herstellen. De fouten zijn afkomstig uit het proces aanbestedingen en het sociaal domein. Er is sprake van een fout wanneer als bepaalde verplichtingen, uitgaven, ontvangsten of balansposten onrechtmatig zijn. Bijvoorbeeld omdat geld niet is uitgegeven of ontvangen volgens de daarvoor geldende wetten en regels. Daarnaast is € 743.000 aan onzekerheden geconstateerd. De onzekerheden zijn afkomstig uit het proces materiële vaste activa en het sociaal domein. Er is sprake van een onzekerheid wanneer de rechtmatigheid of de juiste en volledige weergave nog niet kon worden vastgesteld. In 2019 en 2020 zijn er diverse collegebesluiten (2019.0058131, 2020.0000762, 2020.0001034 en 2020.0002079) genomen tot het (voorlopig) niet herstellen van onrechtmatigheden. De onrechtmatigheden betroffen aanbestedingen waarbij de Europese aanbestedingsdrempel is overschreden. De besluiten tot het (tijdelijk) niet herstellen van deze fouten hebben tot gevolg dat er al een geraamde fout van € 937.000 voor de jaarrekening 2020 is geaccepteerd door ons. Deze raming kan nog wijzigen omdat de definitieve uitgaven in 2020 nog niet bekend zijn.

Het geraamde bedrag van € 937.000 is opgenomen in het totaal aan fouten van € 2,7 miljoen. VIC en accountantswerkzaamheden De externe accountant controleert in opdracht van de raad de financiële rechtmatigheid en de getrouwheid van de gemeentelijke administratie en verslaglegging. De uitkomsten van de VIC's worden gebruikt tijdens deze controlewerkzaamheden. Twee keer per jaar, bij de managementletter en bij het accountantsverslag wordt u geïnformeerd over de uitkomsten van de interim- en jaarrekeningcontrole. Deze controles en ons eventuele handelen naar aanleiding van de bevindingen van de accountant, zijn voor de raad een instrument om te controleren dat wij als bestuur een goede en betrouwbare administratie voeren en verslaglegging doen. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeent

drs. Carel Brugman