Informatiebrief inzake het Spoorboekje planning en control 2021.pdf

gemeente Haarlemmermeer

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp

Bezoekadres: Raadhuisplein 1 Hoofddorp Telefoon 0900 1852 Faxnummer 023 563 95 50

Cluster Contactpersoon Doorkiesnummer

Verzenddatum

Financiën en Administratie de heer J.C. leeuwen +31235676093

- 2 DEC. 2020

Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

X.2020.04888 Geen Informatie over Spoorboekje planning en control 2021

Geachte heer, mevrouw, Met deze brief informeren wij u over de planning- en controlproducten die wij in 2021 ter besluitvorming aan de raad voorleggen. Elk document lichten wij kort toe. Daarnaast geven wij de data in 2021 waarop aan de raad zal worden gevraagd over deze documenten te besluiten. De planning- en controlcyclus op hoofdlijnen

Om invulling te kunnen geven aan de kaderstellende en controlerende taak van de raad verschijnen er in 2021 zes planning- en controlproducten: • Jaarstukken 2020 • Voorjaarsrapportage 2021 • Meerjarenperspectief Investeringen (MPI) voorjaar 2021 • Programmabegroting 2022-2025 • Najaarsrapportage 2021 • Meerjarenperspectief Investeringen najaar 2021 Het doel en het moment van verschijnen en behandeling van deze producten is als volgt: Maand

Plannen en begroten

Beheersen en sturen

Verantwoorden

Jaarstukken 2020

Mei/juni Mei/juni

Voorjaarsrapportage 2021 en MPI voorjaar 2021

Oktober/

Programmabegroting

november

2022-2025

November/

Najaarsrapportage 2021

december

en MPI najaar 2021

Ons kenmerk: X.2020.04888

Pagina 2

Samenhang De verschillende onderdelen zijn enerzijds zelfstandige producten, maar maken anderzijds onlosmakelijk deel uit van de totale cyclus. Dit betekent dat zowel naar het heden als naar de toekomst moet worden gekeken en in sommige gevallen ook naar het verleden. Bijvoorbeeld: de jaarstukken vormen de afronding van een begrotingsjaar (in dit geval 2020), maar geven via de risicoparagraaf tevens aan wat de gemeente, op basis van actuele kennis, mogelijk in de toekomst nog te wachten staat. Jaarstukken 2020

De Jaarstukken 2020 vormen het instrument waarmee het college verantwoording aflegt aan de raad over het in de Programmabegroting 2020-2023 voor het jaar 2020 vastgelegde beleid en beheer. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening. In het jaarverslag zijn de programmaverantwoording en de paragrafen opgenomen. De programmaverantwoording bestaat uit de verantwoording over de realisatie van de programma's. Per programma wordt inzicht gegeven in de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd, in de wijze waarop getracht is de beoogde effecten te bereiken en in de gerealiseerde baten en lasten. De paragrafen bevatten de verantwoording van hetgeen in de paragrafen van de programmabegroting is opgenomen. De jaarrekening tot slot bevat de programmarekening van baten en lasten en de balans. Aan de raad wordt voorgesteld om de jaarstukken vast te stellen. Bestuurlijke planning: - Behandeling jaarstukken in college - Indienen technische vragen door de fracties - Vaststellen door college reactie op verslag van bevindingen accountant en uitkomsten In Control Verklaring - Behandeling jaarstukken in auditcommissie - Beantwoording technische vragen - Inloopspreekuur voor raadsleden - Behandeling en besluitvorming jaarstukken in raad

4 mei 2021 24 mei 2021 1 juni 2021 3 juni 2021 4 juni 2021 8 juni 2021 10 juni 2021

Voorjaarsrapportage 2021

In de voorjaarsrapportage worden de richtlijnen en uitgangspunten voor de programmabegroting van het volgende jaar vastgesteld en wordt het meerjarenbeeld geactualiseerd. Verder wordt een actueel overzicht gegeven van de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de jaarschijf 2021 van de lopende begroting. Meerjarenbeeld In de Voorjaarsrapportage 2021 wordt een actueel financieel meerjarenbeeld gepresenteerd. Met het meerjarenbeeld krijgt de raad, voorafgaand aan het samenstellen van de Programmabegroting 2022-2025, vroeg in het jaar inzicht in de financiële knelpunten en mogelijkheden. In de berekeningen die ten grondslag liggen aan het meerjarenbeeld wordt rekening gehouden met autonome ontwikkelingen op basis van de actuele begrotingsgegevens 2021 en vastgestelde uitgangspunten zoals loon- en prijsontwikkelingen, areaaluitbreiding en ontwikkeling van de uitkeringen uit het gemeentefonds. Ook kunnen structurele effecten uit de Jaarrekening 2020 het meerjarenbeeld beïnvloeden. Tenslotte wordt het meerjarenbeeld beïnvloed door bijstellingen in het gemeentelijke investeringsplan.

Ons kenmerk: X.2020.04888

Pagina 3

Stand van zaken uitvoering Programmabegroting 2021-2024 De voorjaarsrapportage biedt een actueel overzicht van de afwijkingen ten opzichte van de begroting 2021. De gegevens op de peildatum zijn (mede) basis voor een prognose voor geheel 2021. Door het rapporteren te beperken tot de afwijkingen van het aanvaarde beleid, wordt een betere sturing op hoofdlijnen door de raad mogelijk gemaakt. Afwijkingen betreffen niet alleen nadelen, maar ook voordelen en beleidsontwikkelingen zonder direct financieel effect. Indien blijkt dat het aanvaarde beleid duurder of goedkoper uitvalt dan oorspronkelijk geraamd, moet naast signalering dat een over- of onderschrijding wordt verwacht, eveneens een concreet voorstel tot bijsturing worden ingediend. Bestuurlijke planning: - Behandeling voorjaarsrapportage in college - Indienen technische vragen door de fracties - Beantwoording technische vragen - Inloopspreekuur voor raadsleden - Behandeling en besluitvorming voorjaarsrapportage in raad

1 juni 2021 20 juni 2021 29 juni 2021 29 juni 2021 1 juli 2021

Programmabegroting 2022-2025

De programmabegroting geeft de budgettaire kaders aan voor de komende vier jaar (20222025). De programmabegroting wordt opgesteld binnen de richtinggevende kaders zoals door de raad bij de voorjaarsrapportage zijn aangegeven. In de programmabegroting zijn deze richtinggevende kaders nader uitgewerkt in concrete voorstellen waarover de raad besluiten neemt. Aan de raad wordt voorgesteld: • De Programmabegroting 2022-2025 vast te stellen en daarmee: o de totale baten en lasten per raadsprogramma voor 2022 te autoriseren; o in te stemmen met de meerjarenraming 2023-2025; o de investeringen kleiner dan € 2 miljoen waarvan de uitvoering in 2022 start te autoriseren en de jaarschijf 2022 van de investeringen vrij te geven. Bestuurlijke planning: - Behandeling programmabegroting in college - Indienen technische vragen door de fracties - Beantwoording technische vragen - Inloopspreekuur voor raadsleden - Behandeling en besluitvorming programmabegroting in raad

5 oktober 2021 24 oktober 2021 5 november 2021 9 november 2021 11 november 2021

Najaarsrapportage 2021

De Najaarsrapportage 2021 biedt een actueel overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de Programmabegroting 2021-2024, jaarschijf 2021. Eén van de doelen van de najaarsrapportage is mutaties die zich hebben voorgedaan in de begroting op te nemen of te corrigeren. Hiermee wordt voorkomen dat baten en lasten worden verantwoord buiten de autorisatie van de raad om en daarmee onrechtmatig zijn. Een tweede doel is het rapporteren over afwijkingen van het aanvaarde beleid. Hierbij wordt getracht een betere sturing op hoofdlijnen door de raad mogelijk te maken. Afwijkingen betreffen niet alleen nadelen, maar ook voordelen. Indien blijkt dat het aanvaarde beleid duurder of goedkoper uitvalt dan oorspronkelijk geraamd, moet naast signalering dat een over- of onderschrijding wordt verwacht, eveneens een concreet voorstel tot bijsturing worden ingediend.

Ons kenmerk: X.2020.04888

Pagina 4

Bestuurlijke planning: - Behandeling najaarsrapportage in college - Indienen technische vragen door de fracties - Beantwoording technische vragen - Inloopspreekuur voor raadsleden - Behandeling en besluitvorming najaarsrapportage in raad

9 november 2021 21 november 2021 3 december 2021 7 december 2021 9 december 2021

Meerjarenperspectief Investeringen (MPI)

Tegelijkertijd met de voorjaarsrapportage en de najaarsrapportage ontvangt de raad een MPI. In een MPI wordt de stand van zaken van de uitvoering van het investeringsplan weergegeven. Hierbij worden de investeringen met een totaal krediet van € 2 miljoen of hoger altijd toegelicht. Verder wordt het investeringsplan geactualiseerd, waarin ook wijzigingen in de kleinere investeringen zijn opgenomen. Door deze vorm van kredietbewaking wordt geanticipeerd op de verwachte over- en onderschrijdingen op investeringskredieten. Hiermee verhogen wij de mate van rechtmatigheid en getrouwheid in de bestedingen in deze projecten. De bestuurlijke planning van de MPI's is gelijk aan de planning voor de voorjaars- en najaarsrapportage. Begrotingsrechtmatigheid

Zoals hiervoor gemeld is één van de doelen van de najaarsrapportage mutaties die zich hebben voorgedaan in de begroting op te nemen ofte corrigeren, zodat deze worden geautoriseerd en daarmee is voldaan aan de eis van begrotingsrechtmatigheid. Aangezien de najaarsrapportage naar verwachting eind november in de raad wordt behandeld bestaat de kans dat zich daarna nog mutaties voordoen die dienen te worden geautoriseerd. Deze eventuele mutaties zullen tezamen met de Jaarstukken 2021 ter autorisatie aan de raad voorgelegd worden.

Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris, de burgemeestefT

drs. Carel Brugman

Schuurmans-Wijdeven