Brief aan de raad Bestuurlijke reactie op het rapport van bevindingen van de externe accountant bij de Jaarrekening 2021.pdf

gemeente Haarlemmermeer

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus250 2130 AG Hoofddorp

Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon0900 1852 Faxnummer023 563 95 50

CorporaleControl Contactpersoon AdnanSeyban Doorkiesnummer 023-5674430 Cluster

Verzenddatum

3 1 ME! 2022

Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

X.2022.02615 Geen Bestuurlijke reactie ophet rapportvan bevindingenvan de externe accountantbij de jaarrekening 2021

Geachte heer, mevrouw, Voorde behandeling van de jaarrekening 2021 heeft u het accountantsverslagontvangen, inclusiefde goedkeurende controleverklaring.Als sluitstukvan de jaarrekeningcontrolestelt de externe accountantdeze stukkenop,zoals dat is vastgelegd in artikel 213, lid 5 van de Gemeentewet. De accountantdoet hiermee verslag van de kwaliteit van de interne beheersing van de gemeentelijke organisatie en of de beheersing een getrouwe en rechtmatige verslaglegging mogelijk maakt. Daarbij geeft de accountantadviezen ter verbetering van deze interne beheersing. Ook geeft de accountantinzicht in de aard en de omvangvan foutenen onzekerheden die zij heeft geconstateerd bij haar controlewerkzaamheden. Wij geven u hierbij onze reflectie opde bevindingenen de adviezen van de accountantover de jaarrekening 2021. Deze werkwijze is onderdeel van het jaarrekeningproces.Het draagt bij aan de transparantieover de kwaliteit van de beheersing en verslaglegging over de gemeentelijke organisatie en activiteiten, zodat de raad zijn rol als controlerendorgaan optimaal kan uitvoeren. De controleopde jaarrekening 2021 heeft geleid tot een goedkeurende controleverklaringvan de externe accountantopgetrouwheid en rechtmatigheid.

Hiermee heeft de raad zekerheid dat de gepresenteerde cijfers in de jaarrekening en balans een juiste, getrouwe weergave geven van de werkelijkheid, en dat onzegemeentelijke activiteiten zijn uitgevoerd binnende geldende regels. De goedkeurende verklaringen van de externe accountantvan de afgelopenjaren sterken ons positieve beeld over de vooruitgangdie we hebben geboekt met onder andere het programma Duurzaam in Controlen de versterking van de verbijzonderdeinterne controle(VIC). Ook in deze bestuursperiodezetten we voortopde ontwikkelingvan signaleren, herstellen, leren en

Ons kenmerk: X.2022.02615

Pagina 2

voorkomenin de toekomsten gaan we aan de slag met de resterende aandachtspuntenom de controlin de organisatie verder te versterken. De maatregelen in verband met het bestrijden van het coronavirus,en meer recent de gevolgen van de crisis in Oekraïne, hebben grote impact oponzesamenleving en daarmee ookoponze gemeente. Het beheersen van deze crisis maar ookde strategische heroriëntatie als gevolg van de oplopende tekorten heeft veel aandacht en energie van onsallemaal gekost. Het is te prijzen dat de medewerkers van de gemeente Haarlemmermeer gedurende het jaar 2021 een sterk aanpassingsvermogenvertoondenaan de veranderende werkomstandigheden. Wij complimentereniedereen met zijn of haar inzet in dit kader. Reactie op de belangrijkstebevindingenin het accountantsverslag

De externe accountantheeft haar bevindingenbij de controleopde jaarrekening 2021 vastgelegd in het accountantsverslag.De organisatie is in 2021 geconfronteerdmet grote uitdagingenzoals de impact van de coronacrisis,de strategische heroriëntatie/ombuigingen en meer recent de crisis in Oekraïne en de vluchtelingengolfdie deze teweeg heeft gebracht. Deze uitdagingenhadden en hebben een impact (druk) opde organisatie. Wij constaterendat ondanksdeze impact (lees druk) de interne beheersorganisatie die de betrouwbaarheid van de financiëleinformatievoorziening moet garanderen oporde is. De accountantbevestigt dit in haar verslag. Definanciële positiein dejaarrekening is goed,hetvoorspellend vermogen kanbeter De accountantkwalificeert evenals vorigjaar de financiëlepositievan de gemeente als goed en de ratio weerstandsvermogen als uitstekend. Wel rapporteertzij dat het voorspellend vermogen kan wordenverbeterd, gezien de verschillen vooralten aanzien van de baten en verbondenpartijen in het bijzonder.Het verwachte resultaat in de najaarsrapportagewas € 7,3 miljoennegatief, het gerealiseerde resultaat is € 6,6 miljoenpositief. De significante afwijking wordt veroorzaakt doorexogene factoren zoals een extra uitkeringvan het gemeentefondsdie buitende invloedsfeer van de gemeente is.

Daarnaast waren in de najaarsrapportagede verwachte inkomstenvan leges en onroerendzaakbelastingte laag ingeschat. De kwalificatie van de financiëlepositievan de gemeente wordt doorde accountantterecht in een bepaald perspectiefgeplaatst. Met betrekkingtot de ratio weerstandsvermogen hechten wij er waarde aan om daarbij opte merken dat wij deze ratio passend vinden gezien de opgavenen onzekerheden alsookonsambitieniveauvoorde komendejaren. De accountant memoreert hierbij het doortrekkenvan de Noord/Zuidlijn,het Uitvoeringsprogramma Mobiliteit, het Integraal HuisvestingsplanOnderwijshuisvesting en de Schaalsprong. Tevens is sprake van geplande ombuigingen voorin totaal € 13 miljoendie vanaf 2025 in de begroting wordenverwerkt. Ten slotte bestaan thans grote onzekerheden over de ontwikkelingvan het gemeentefonds, de eventuele gevolgen van de oorlogin Oekraïne en de beschikbaarheid en prijsontwikkelingen van middelen ten behoeve van onzeinvesteringsopgavenin het fysiek domein. Wij hechten een grote waarde aan de monitoring van de beschikbare middelen in relatie tot de opgavenvoorde komendejaren. In dit kader wordt in 2022 onder andere de notitiehoudbare gemeentefinanciënopgesteld.

Deze notitieis de opvolgervan de notitieSchuldbeheersing 2016 (2016.0051961)en geeft inzicht in de gevolgen van de financiëleimpact van investeringenopde schuldquote,de renterisico-normen de totale interestlasten ten opzichte van totale lasten. De notitiewordt aangebodenaan de raad en stelt de organisatie in de gelegenheid om proactiefte sturenopvoorgenomeninvesteringenen de financiëleconsequenties te analyseren.

Ons kenmerk: X.2022.02615

Pagina 3

De verbeterkansen ten aanzien van het voorspellendvermogen delen wij. Voorzover binnen onzebeïnvloedingssfeer,zijn dan wel worden concreteverbeteringen ingezet binnende organisatie en met de betreffende verbondenpartijen. De Informatiewaarde vanhetjaarverslag kanwordenverbeterd De accountanttypeert de leesbaarheid van de jaarverslag als goed. De afgelopenjaren is de auditcommissie en de raad actief aan de slag gegaan met de methode Duisenberg.Daaruit bleek dat de doelstellingenniet concreet zijn geformuleerd en de indicatorenveelal niet daarop aansluiten.Wij hebben met de raad afgesprokendat de komende periode verbeteringenzullen worden doorgevoerd. De eerste stap die wij hierin hebben gezet was het aanhaken van de organisatie en het opstellenvan een planvan aanpak voorstructurele borgingvan de methode Duisenberg.De auditcommissie heeft reeds inzicht gekregen in de hoofdlijnenvan het planvan aanpak. De in het raadsvoorstel "versterken informatiewaarde Planning& aanbevelingenopgenomen Controlcyclus" (2020.4242721) en de twee bijbehorende moties, verschillen in grootteen impact. Diverse aanbevelingenkunnenopkorte termijn worden verwerkt en hebben weinig impact opde organisatie. Andere aanbevelingenhebben een grote impact en vereisen mogelijk additionele capaciteit en het ontwikkelenen inzettenvan nieuwevaardigheden door beleidsambtenaren.

Hieruit volgt dat het college extra geld moet vrijmaken voordit verbeterproces. In eerdere bestuurlijkereacties is de beschikbaarheid van ambtelijke capaciteit als kanttekeninggenoemd bij de verwerking van de aanbevelingen.De organisatie zal uiteraard naar mogelijkheden blijven zoeken om ervoorzorg te dragen dat de informatievoorziening en sturingopde doelstellingenaansluit opde wensen en verwachtingen van de raad. Afgrenzing kosten De accountantrapporteerdein haar accountantsverslag2020 een foutinzake een onvolledige registratie van de verplichtingen in de jaarrekening. De totale omvangvan de foutzat binnende bandbreedte van € 782.000tot € 1.841.000. Naar aanleiding van deze foutheeft de organisatie acties geïnitieerd om de volledigheid van de verplichtingen beter te waarborgen.Deze acties hebben ertoe geleid dat de foutinzake onvolledigeverplichtingen ultimo2021 € 546.000 bedraagt. Dit bedrag is 0,02% van de totale ingekomenfacturen in de maanden januari en februari 2022 en wordt als aanvaardbaar geacht gegeven het feit dat de administratie reeds begin februari is afgesloten om aan de gestelde deadlines te voldoen. Organisatie is aandeslagmet debeheersing vandeIT-omgeving, deimplementatie vande applicatie Continuous Monitoring Platform(CMP) looptachter De accountantrapporteerdein haar boardletter over geconstateerde tekortkomingenin de beheersing van de IT-omgeving.

De organisatie heeft uitgebreide acties geïnitieerd om deze tekortkomingenopte lossenen de beheersing van de IT-omgevingte versterken. Met de accountantis periodiek overleg om haar te informerenover de voortang.De raad wordt nader geïnformeerd in de managementletter 2022. Met betrekkingtot het CMP, was de wens van auditcommissie, directie, cluster Corporale Controlen de accountantuitgesprokenom deze in het eerste kwartaal van 2022 'live' te hebben. Na de opstartfase heeft het traject enige vertraging gekend. Wij kunneninmiddels melden dat het 'live' laten gaan van het CMP in de zomer van 2022 realiseerbaar lijkt.

Ons kenmerk: X.2022.02615

Pagina 4

Huurkantoor nietmeerbenodigd met debouwvanhetnieuwegemeentehuis De accountantrapporteertdat het wegvallen van de noodzaaktot het huren van een kantoor met de bouwvan het nieuwe gemeentehuis volgensde initiëleinternecalculaties mogelijk jaarlijks een besparingvan € 1,2 miljoen oplevert. Wij hebben de raad voorgesteld om een nieuwgemeentehuis te bouwenin plaats van huren. Uw besluithierop, levert mogelijk jaarlijks een besparingvan € 1,2 miljoenop.Wij merken hierbij opdat deze calculaties zijn gebaseerd ophet prijspeil2019, waardoor de daadwerkelijke besparingals gevolg van de forse prijsontwikkelingen mogelijk kan afwijken. Wij monitorende ontwikkelingenvan de nieuwbouw van het gemeentehuis inclusiefde financiëleimpact en zullende raad tussentijds informerenals daar aanleiding vooris. Overkoepelende frauderisicoanalyse De accountantverwijst in haar verslag naar haar rapportagevan interim-bevindingenvoorwat betreft haar aanbevelingom een overkoepelendefrauderisicoanalyse opte stellen. Ze memoreert dat de gemeente reeds veel aandacht voorrisicoanalyse heeft in brede zin, maar dat het aspect fraude daarvan noggeen deel uitmaakt. Een tweetal ontwikkelingenheeft voorde gemeente aanleiding gegeven tot het uitwerkenvan een integrale frauderisicoanalyse. Allereerst zijn met ingangvan 2022 de onderwerpen fraudebeheersing en fraudepreventie onderdeel geworden van de accountantscontrole.

Daarnaast treedt naar verwachting ookde wetswijziging omtrentde rechtmatigheidsverantwoording in werking met ingangvan controlejaar2022. Als gevolg daarvan zal de organisatie intensiever toetsen of wij voldoendemaatregelen hebben georganiseerd om misbruikvan onzeregelingen te voorkomen.Dit zogenoemdemisbruiken oneigenlijkgebruik-criteriumricht zich dus opexterne frauderisico's en wordt doorCorporale Controlgeborgd in de VIC. De overkoepelendefrauderisicoanalyse is inmiddels in concept uitgewerkt in samenwerkingtussen CorporaleControlen de integriteitscoördinator.De frauderisicoanalyse gaat in eerste instantie uit van risicoanalyses die er binnende organisatie reeds aanwezig zijn. De geïdentificeerde risico's, de risicovolleprocessenen eerdere fraudeincidentenworden in samenhang beoordeeld. Hierdoorontstaateen totaalbeeld als uitgangspunt voormogelijke vervolgstappen.De frauderisicoanalyse zal in het derde kwartaal van 2022 worden vastgesteld waarna deze jaarlijks wordt geactualiseerd. Risicoprofiel grondexploitaties Met betrekking tot het ruimtelijk domein schrijft de accountantin haar verslag dat het risicoprofielvan de grondexploitatiesis verminderd bij Badhoevedorp Centrum. Op 2 december 2020 heeft de Raad van State (RvS) een tussenuitspraakgedaan inzake het beroepvan KLM ophet bestemmingsplanSchuilhoeve.

De RvS heeft de gemeente opgedragen om opde puntenwaar gebreken zijn geconstateerd een herstelbesluit te nemen. Hiertoe heeft de organisatie aanvullendonderzoekgedaan, ondermeer naar het effect van grondgeluidin de winterperiode.Met de resultaten van deze onderzoekenheeft de raad op29 april 2021 een herstelbesluit genomen.Het niet volledig vernietigen van het bestemmingsplanSchuilhoeve doorde RvS en de vervolgensgegeven mogelijkheid doorde RvS om geconstateerde gebreken te herstellen gaf mogelijkheden voorde organisatie. In afwachting van de definitieve uitspraak van de RvS blijft de uitkomstonzeker. Bij het komende tussentijdse Meerjaren Perspectief Grondexploitatieswordt dit risicoprofielopnieuwbeoordeeld.

Ons kenmerk: X.2022.02615

Pagina 5

SociaalDomein De accountantrapporteertover gerealiseerde besparingenals gevolg van ombuigingen, afbakenenvan de jeugdhulp en expliceren van de transformatie. De organisatie heeft stevig ingezet opmogelijke besparingenbinnenhet sociaal domein. Deze inspanningen hebben in 2021 reeds geleid tot een ombuiging van in totaal € 0,3 miljoen. De gemeente zet verder in op mogelijke besparingendoormiddel van de aanscherping van afspraken met zorgleveranciers gericht opeen sterkere beheersing van de instroom,doorstroomen uitstroomvan gebruikers van jeugdhulp. De raad heeft de kaderstellende uitgangspunten hiervoor onlangsvastgesteld doorin te stemmen met het 'Ontwerpkadernota sociaal domein 2023-2026 (2022.0000058). Tevens worden nieuwe aanbestedingenuitgeschreven met een stringentere definiëringvan de opdracht naar jeugdhulpaanbieders. De resultaten van deze maatregelen zullen mogelijk niet direct opkorte termijn merkbaar zijn, maar naar verwachting oplangere termijn bijdragen aan een structurele beheersing van de kosten. Het college informeertde raad per kwartaal over de stand van zaken binnenhet programma Zorg en Werk. Elke (toekomstige) afwijking van de begrotingwordt daarnaast voorgelegd aan de raad en vervolgens vastgesteld tijdens een planning-en controlmoment.

De accountant adviseert om aanvullendnogeen terugbliknaar voorgaandejaren in de kwartaalrapportages te maken, zodat de rode draad vanuithet verleden meer helder is. Wij nemen het advies van de accountantover in die zin, dat wij in de kwartaalrapportages nog een terugblikmaken naar de ontwikkelingten opzichte van de jaarrealisatie van het voorgaande jaar. Aanbestedingen De omvangvan de onrechtmatige aanbestedingenis toegenomenvan € 1,5 miljoen in 2020 naar € 1,7 miljoen in 2021. De onrechtmatigheden betreffen lopendecontractenuit voorgaande jaren ad. € 0,7 miljoen,drie kleinere, niet-jaar-overschrijdende foutenin 2021 ad. € 0,5 miljoen en het contractschuldhulpverlening ad. € 0,5 miljoen. Dit dossier wordt hieronder nader toegelicht. Geconcludeerd kan worden dat doorversterking in 2020 en 2021 van de naleving van geldende aanbestedingsregels geen majeure langlopendeopdrachten onrechtmatig meer zijn aanbesteed. Wij complimenterende medewerkers in de organisatie voorhun inzet. Wij zullen blijvende aandacht vragen voorde beheersing van dit onderdeel. De accountantrapporteertin haar verslag over een onrechtmatige opdrachtverlening inzake schuldhulpverlening (totale onrechtmatigheid € 0,5 miljoen).Wij verschillen van meningmet de accountantover deze onrechtmatigheid. De opdracht is in 2016 initieel Europeesaanbesteed met een looptijdinclusiefverlengoptiestot en met 31 mei 2020.

Vervolgens is het contract driemaal verlengd zonderwezenlijke wijziging met een beroepopde onvoorziene omstandigheden die de Aanbestedingswet biedt in artikel 2.163e. Onderhands verlengen van een lopendeopdracht is mogelijk binnende aanbestedingswet indien sprake is van onvoorziene omstandigheden. Dit zijn externe omstandigheden die buitende invloedsfeer liggen van de gemeente. Hierbij gelden de coronacrisisen gewijzigde wetgeving als belangrijkste externe factoren (lees onvoorziene omstandigheden), waardoor een beroepopdeze regeling moest worden gedaan. Van rijkswege is een andere nadrukgelegd opgemeentelijke integratie van armoedebestrijding. Daarnaast heeft de toeslagenaffaire impact opde dienstverleningaan deze kwetsbare doelgroep.De organisatie heeft de onderhandse verlengingengedegen onderbouwd. Als gevolg van de genoemde externe factoren is het contractmet de huidige leverancier verlengd tot en met 31 december 2022. Wij zijn van meningdat oprechtmatige grondeneen beroepis gedaan opde onvoorziene omstandigheden ex. artikel 2.1636. De accountantwijkt af van deze zienswijze en kwalificeert

Ons kenmerk: X.2022.02615

Pagina 6

de tweede en derde onderhandse verlengingals onrechtmatig omdat zij de aangedragen omstandigheden opdat momentniet meer als onvoorzien beschouwt. De gemeente benadrukt hierbij dat voorafgaandeaan iedere verlenging meerdere specialisten bij de verlengingen betrokkenwaren en sprake was van goed gedocumenteerde besluitvorming.Hierbij zijn beslissingengenomendie vanuitbeleidsoogpunt te rechtvaardigen zijn, maar als strijdig met de Aanbestedingswet kunnenwordengekwalificeerd. Binnende aanbestedingswetgevingis op sommige vlakken namelijk sprake van een grijs gebied, met daarbij mogelijk ook interpretatieverschillen tussenverschillende specialisten. Deze verschillen zitten hoofdzakelijk in de bepalingen interpretatie van onvoorziene omstandigheden en de duurdat hiervan sprake kan zijn. De combinatievan factoren, lees het doorzettenvan de effecten van de coronacrisisin combinatiemet de gewijzigde wetgeving, de andere nadrukdie van rijkswege gelegd is op gemeentelijke integratie van armoedebestrijding en de impact van de toeslagenaffaire, maakt dat de organisatie van meningis dat oprechtmatige grondeneen beroepis gedaan opde onvoorziene omstandigheden.

Het gebruik vanstartformulieren blijfteenaandachtspunt De accountantadviseert om te waarborgendat consequent en voorafgebruikwordt gemaakt van het startformulierom zodoendete kunnenborgendat de Europeseaanbestedingsregels, de Nederlandse aanbestedingsregels en het interneinkoopbeleidworden nageleefd bij de clusters. Analyse van de VIC geeft aan dat er in 2021 ten opzichte van 2020 11% meer startformulieren zijn opgesteld. De organisatie investeert al langere tijd in de versterking van beheersmaatregelen gericht op nalevingvan inkoop-en aanbestedingsregels wat heeft geresulteerd in een positievestijgende lijn in het gebruikvan startformulieren.Om deze stijgende lijn doorte trekken continueren wij de ingezette acties opdit onderdeel. Dit houdt in dat wij het belang van het gebruikvan het startformulier blijven benadrukkenen zullen monitorenbij de MARAP-cyclus (managementrapportage-cyclus)en inkooptrainingen. De inkoopadviseursen klantmanagers (businesspartners) blijven periodiek extra aandacht vragen voorhet correct gebruikvan de startformulieren.Tevens is hiervoor aandacht gevraagd bij de managementbijeenkomstbegin 2021 en 2022.

Speerpunt - De totstandkoming vanhettariefafvalstoffenheffingen gebeurt optransparante wijze De accountantis gevraagd om als speerpuntonderzoekte doen naar de grondslagenvoorde kostendekkingvan de afvalstoffenheffing (de totstandkoming)en de wijze van verantwoording daarvan in de paragraaf lokale heffingen. Zij heeft geen afwijkingen geconstateerd en stelt vast dat de totstandkomingvan het tarief afvalstoffenheffingen optransparantewijze gebeurt. Wij kunneninstemmen met de bevindingenvan de accountanten zien geen aanleiding om wijzigingen in dit procesdoorte voeren. Continuontwikkelen

De omgevingwordt steeds complexeren verandert sneller. Nieuwe ontwikkelingenals de Omgevingswet, de energietransitie, de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording, de versnellingvan de woningbouw, verdere decentralisatie van overheidstaken en invloeden van informatietechnologiebrengenzowel kansen als risico's met zich mee voorde uitvoering van onzetaken en onzefinanciëlepositie. Om kansen goed te blijven benuttenen risico's te minimaliseren is het belangrijk dat we adequaat opdeze ontwikkelingenblijven anticiperen.We hebben daarbij een grote verscheidenheid aan uitdagingen,denk daarbij aan de groei van onze gemeente in de komende decennia. Deze groei vraagt een andere schaal van denken en werken van onsallemaal.

Ons kenmerk: X.2022.02615

Pagina 7

Leren en verbeteren en vergroten van anticiperendvermogen moet tot onze routinebehoren om de continuveranderende omgevingwaarin wij met elkaar leven, nuen in de toekomst,goed te blijven bedienen.We zijn opde goede weg, maar uit onzeeigen controlesblijkt dat er ruimte voorverbetering blijft. De zaken gaan immers soms anders dan verwacht. Belangrijk is dat we openstaan voorhoe we dit signaleren, herstellen énvoorkomenin de toekomst. Net als de accountantonderschrijven wij het belang van de ontwikkelingenin relatie tot het opnemenvan de rechtmatigheidsverantwoording dooronsbij de jaarstukken vanaf2022. Afgelopenjaren hebben we belangrijke stappengezet in de versterking van de VIC (derde lijn). Wij willen in 2022 verder investeren in de versterking van de administratieve organisatie en internecontrolein het primair procesvan de eerste en tweede lijn. Dit is een belangrijke randvoorwaarde voorborgingvan de rechtmatigheid. Wij informeerdenu reeds in 2020 over een planvan aanpak voorde beoogderechtmatigheidsverantwoording. Ondanks dat de benodigdewetgeving nogniet is vastgesteld, liggen wij met de uitvoeringopkoers om volgend jaar te kunnenvoldoenaan deze verplichting. Op verzoek van de auditcommissie is een informatiebijeenkomstgeorganiseerd waarmee de raad nader is geïnformeerd over de impact voorde organisatie en de rol van het college en de raad.

Wij verwachten u hiermee voldoendete hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeen de secretaris,

Michiel Ruis

rmans-Wijdeven