Bijlagen bij het RV Vaststellen Verordening Auditcommissie Haarlemmermeer 2024
Tekst van het document
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
BIJLAGEN RAADSVOORSTEL VERORDENING OP DE AUDITCOMMISSIE HAARLEMMERMEER
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
Groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
Inhoudsopgave Handvatten voor doorontwikkeling naar een proactieve én rolvaste toezichtsrol
3
Ontstaan en ontwikkeling auditcommissie
3
Rol auditcommissie verandert
3
Groeimodel auditcommissie
4
Doorontwikkeling auditcommissie
6
Uitbreiding van taken
6
Versterking van rol en deskundigheid
6
Verbetering van communicatie
6
Inrichting van de auditcommissie (vorm)
6
Relatie auditcommissie en externe accountant
7
Gerelateerde content
8
Abstract
8
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden - PwC
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
Handvatten voor doorontwikkeling naar een proactieve én rolvaste toezichtsrol Martine Koedijk, sectorvoorzitter lokale overheden van PwC, bespreekt de rol, de taak en de mogelijke invulling van de auditcommissie van de gemeenteraad aan de hand van een groeimodel. Ook de relatie tussen auditcommissie en externe accountant komt aan bod. Raadsleden kunnen daarmee passende keuzes maken voor de invulling voor hun gemeente en de lokale verordening 213. Nagenoeg elke gemeente heeft een audit- of rekeningencommissie (verder auditcommissie) die als (sub)commissie van de raad de opdrachtgeversrol voor de externe accountant invult. Een auditcommissie kent allerlei soorten en maten: openbaarbesloten, alle fracties vertegenwoordigd-delegatie van de raad, maandelijkse vergadering-drie keer per jaar. Ook de onderwerpen op de agenda’s en de communicatie naar de raad variëren volop. Het komt dan ook geregeld voor dat auditcommissieleden zich afvragen ‘waar zijn wij eigenlijk van?’. Ontstaan en ontwikkeling auditcommissie De auditcommissie is ontstaan om de gemeenteraad te ondersteunen bij het uitoefenen van zijn controlerende taak op de jaarrekening. De vroeger meer gebruikte naam ‘rekeningencommissie’ komt daarvandaan. Deze commissie was verantwoordelijk voor het ‘onderzoek naar de rekening’: het controleren en beoordelen van de jaarrekening van de gemeente.
De commissie bestond uit raadsleden deskundig op het gebied van financiën die hun onderzoek ‘achter de schermen’ verrichtten, het gesprek voerden met de externe accountant en vervolgens met een advies kwamen om (wel of niet) decharge te verlenen aan het college bij het vaststellen van de jaarstukken. Inmiddels is de rekeningencommissie vaak een auditcommissie. Zij heeft naast het toezicht op de jaarrekening ook andere taken. Specifieke taken variëren afhankelijk van de lokale regelgeving en de specifieke behoeften van de gemeente. Alleen het doel is hetzelfde: het versterken van de integriteit, de transparantie en de betrouwbaarheid van de financiële rapportage en het interne controlesysteem van de gemeente. De auditcommissie rapporteert bevindingen en aanbevelingen (via bijvoorbeeld een rapportage, een verslag, een brief of de notulen) aan de gemeenteraad, die deze vervolgens meeneemt bij zijn besluitvorming. Rol auditcommissie verandert PwC’s digitaal kompas voor auditcommissies voor het bedrijfsleven staat stil bij de rol van de auditcommissie, de ontwikkelingen en de (nieuwe) thema’s op de agenda. De omgeving waarin gemeenten opereren verandert steeds sneller. Thema’s zoals digitalisering, cybersecurity en duurzaamheid zijn steeds belangrijker. Ook is er toenemende aandacht voor planoptimisme, grote projecten/investeringen, cultuur en (gewenst) gedrag.
Daarbij heeft de maatschappij steeds minder vertrouwen in overheden. Een goede kaderstellende en controlerende rol van de raad is dus van belang. De gemeenteraad is als geheel verantwoordelijk voor de kaderstellende en controlerende (toezichthoudende) rol op het college. De auditcommissie vervult een belangrijke rol in de voorbereiding van de besluitvorming over vooral financiële, maar ook steeds meer niet-financiële thema’s. In de praktijk is het niet altijd eenduidig – en 3 | Groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
bovendien een kwestie van voorkeur – of voorbereiding in de auditcommissie gewenst is. Het ‘delegeren’ van de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming naar de auditcommissie is echter nooit gepast. Een ‘one size fits all’-benadering voor de invulling van de commissie bestaat niet. Passend bij de gemeente en de taakopvatting van de auditcommissie moeten er telkens weer gerichte keuzes worden gemaakt. Hoge verwachtingen noodzaken een auditcommissie tot het maken van verstandige keuzes om het toezicht (vanuit de kaderstellende en controlerende taak) op de beste manier vorm te geven: proactief, maar ook rolvast. Het gaat uiteindelijk om toezicht en monitoring, niet om zelf doen. Groeimodel auditcommissie Afbeelding 1 toont een groeimodel waarin de ontwikkeling van de auditcommissie op diverse aspecten zoals rol, focus en onderwerpen op de agenda is opgenomen. Dit groeimodel is geen normenkader maar een model om het gesprek met elkaar aan te gaan over de rol, de taak en de ambitie van de raad en de commissie. Op de verschillende aspecten kan een auditcommissie voor een ander ‘niveau’ kiezen wat haar past of passend is voor de gemeente. En zeker de voorbeelden van onderwerpen op de agenda zijn indicatief, om een beeld te geven van wat zou kunnen. Ze zijn dus niet limitatief of voorbehouden aan het niveau van het groeimodel of verplicht om allemaal te bespreken.
De auditcommissie bij lokale overheden heeft zich doorontwikkeld van alleen toezicht op de financiële verantwoording naar toezicht op de interne beheersing. Het groeimodel duidt dit van niveau 1 tot niveau 3: een verbreding van de controlerende (of toezichthoudende) rol op de betrouwbaarheid en de rechtmatigheid van de jaarstukken met de kwaliteit van het risicomanagement, de interne beheersing, de opvolging van aanbevelingen. De rapportages van de externe accountant, de verbijzonderde interne controle (VIC) of de interne accountant/auditfunctie zijn belangrijke bronnen. Ook geeft de auditcommissie vaak advies aan de raad over financiële kaderstellende stukken zoals de financiële verordening of de algemene subsidieverordening. De rol van de auditcommissie ten behoeve van de kaderstellende en controlerende rol van de raad omvat onder andere: • • • •
•
toezicht op de invulling van de P&C-cyclus, het proces van totstandkoming en de kwaliteit van de financiële jaarrekening en jaarstukken. toezicht op de financiële kaders en de financiële positie van de gemeente. toezicht op het interne beheersingssysteem van de organisatie gericht op het beheersen van de risico's op fraude, fouten en onjuistheden in de jaarrekening. contact (contactpersoon/gedelegeerd opdrachtgever) met de externe accountant om de kwaliteit en de effectiviteit van de externe audit te waarborgen. De auditcommissie beoordeelt de onafhankelijkheid en objectiviteit van de externe accountant en evalueert de resultaten van de audit. regelmatig overleg met het management, de interne en externe accountants en andere belanghebbenden over de kaders, de ontwikkelingen, de bevindingen en de voortgang van de opvolging daarvan ten behoeve van de kaderstellende en controlerende taak van de raad. De auditcommissie communiceert daarover met en/of adviseert daarover aan de gemeenteraad.
4 | Groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
NIVEAU 1 ADHOC
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
GROEIMODEL AUDITCOMMISSIE Rol
6.
Focus
Bevindingen accountant jaarrekening
7.
Vergaderingen
Minimaal
Onderwerpen op de agenda Niet uitputtend, steeds aanvullend
• Verslag van accountant
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
Noodzaak tbv decharge college
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
NIVEAU 2 FUNDAMENTEEL Controlerend
NIVEAU 3 ONTWIKKELD
NIVEAU 4 GEAVANCEERD
NIVEAU 5 GEOPTIMALISEERD
Controlerend Adviserend (smalle scope)
Controlerend Adviserend (brede scope)
Controlerend Adviserend Initiërend
Bevindingen accountant jaarrekening en interne beheersing Beperkt, afgestemd op rapportages accountant
Financiële beheersing en verslaggeving
Governance Risk en Compliance (GRC)
• Auditplan • Managementletter
• Financiële verordening/ kadernota’s • Rapportages auditafdeling of (verbijzonderde) interne controle • Rekenkamerrapporten over financiele onderwerpen
Brede interne beheersing en verslaggeving (inclusief jaarverslag) Vaste jaarplanning, afgestemd met accountant, organisatie en rekenkamer • P&C-stukken (inclusief informatiewaarde) • P&C-cyclus (als instrument) • Rekenkamerrapporten • 213a-onderzoeken • Risicomanagement • Operational en IT-Auditrapportages (denk aan ENSIA) • Privacy/AVG
Vaste jaarplanning, afgestemd met accountant en organisatie
5 | Groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
Vaste jaarplanning, afgestemd met organisatie en zelf agenderend (pro actief) • Rekenkamerprogrammering • Betrokken bij verbeteren informatiewaarde P&C-stukken (doelenboom, Duizenbergmethode) • Thema’s zoals: • Cyber • Projectbeheersing • Beheersing verbonden partijen • Fraude/integriteit • AI • Duurzaamheid • Digitalisering • Soft Controls • Monitoring taakstellingen
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
Adviesrol naar raad (steeds aanvullend)
Geen of korte brief
Decharge college
Aandachtspunten voor raad bij jaarrekening (financiële verslaggeving en beheersing)
Bij alle relevante stukken (brede scope)
Proactieve adviesrol naar raad/ commissies Agenderend
2.
Afbeelding 1: groeimodel auditcommissie
3.
Doorontwikkeling auditcommissie Net zoals in het bedrijfsleven evolueert de agendering van de auditcommissie bij lokale overheden de laatste jaren om tegemoet te komen aan veranderende verwachtingen en uitdagingen op het gebied van governance, risicomanagement en duurzaamheid. Dit omvat (1) uitbreiding van taken (waaronder fraude en aandacht voor niet-financiële informatie), (2) versterking van de rol en de deskundigheid en (3) verbetering van communicatie.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1 Reactie op 1 concept van de Verordening (juni ’24) e
e
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
Uitbreiding van taken De auditcommissie krijgt steeds meer taken en verantwoordelijkheden. Naast het traditionele toezicht op de financiële rapportage en de interne beheersing wordt de auditcommissie nu ook betrokken bij bredere governance-kwesties, zoals risicomanagement, naleving van wet- en regelgeving, cultuur en ethiek. Ook bij de beoordeling en rapportage van niet-financiële informatie (inclusief resultaatindicatoren), zoals milieu-, sociale en governance-aspecten (ESG) heeft de auditcommissie steeds meer een rol.
6.
Bij het invullen van de rol van de raad bij fraude is de auditcommissie vaak ‘in the lead’. Denk aan het versterken van een cultuur van integriteit en ethisch gedrag door middel van actief toezicht, het beoordelen van (de werking van) het frauderisicopreventieprogramma en het volgen van de follow-up op bevindingen.
7.
Versterking van rol en deskundigheid De complexiteit van de opgaven waarover gemeenteraden gaan is enorm toegenomen, evenals het (financiële) risicoprofiel daarvan. Hierdoor is er ook een groeiende vraag naar een rol voor de auditcommissie als objectieve adviescommissie voor de raad op die thema’s. De rol wordt dus belangrijker. En dit zorgt vervolgens voor een groeiende behoefte aan diverse achtergronden en ervaringen binnen de auditcommissie om een breder perspectief te bieden. Denk niet alleen aan financiële expertise, maar ook aan kennis van risicomanagement, technologie, governance en ethiek bij de benoeming van auditcommissieleden.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
Verbetering van communicatie De auditcommissie wordt aangemoedigd om proactief te communiceren met de raadsleden. Denk aan het verstrekken van duidelijke en begrijpelijke informatie over de rol en activiteiten van de auditcommissie, het (laten) organiseren van technische bijeenkomsten/workshops en vooral het helder (apolitiek) adviseren aan commissies en raadsleden bij belangrijke, relevante besluitvorming, zoals kaderstelling, omvangrijke (des)investeringsbesluiten en P&C-stukken. In het groeimodel (afbeelding 1) is de doorontwikkeling van de auditcommissie zichtbaar in niveau 4 en 5. Het verschil tussen 4 en 5 zit in de mate van proactiviteit en initiërend (agenderend) zijn van de auditcommissie en de breedte van de onderwerpen die besproken worden. Inrichting van de auditcommissie (vorm) De auditcommissie kan in veel verschillende vormen voorkomen. Denk aan al dan niet openbaar, wel of niet alle fracties vertegenwoordigd, wel of niet een 6 | Groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
controller/accountant aanwezig als adviseur, wel of niet ambtenaren aan tafel, wel of niet ondersteuning door gespecialiseerde griffiemedewerkers. Ook kan een auditcommissie zich eerst voorbereiden in gesprek met ambtenaren en/of de accountant of een andere adviseur en pas daarna het gesprek met de wethouder aangaan. De vorm van de auditcommissie is vaak zo gegroeid of past bij de wijze waarop de raad is georganiseerd. Maar het is goed geregeld te overwegen of de vorm nog past bij de wensen van de leden/de raad. Uiteraard moeten de voor- en nadelen hierbij meewegen, maar vooral het doel centraal staan: de raad in positie brengen op zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van de brede interne beheersing en de kwaliteit van de verantwoording. Vorm Besloten
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Alle fracties zijn vertegenwoordigd
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
Gespecialiseerde griffieondersteuning Controller, accountant aanwezig Ambtenaren aanwezig in gesprek
Voordeel Er wordt vrijer gesproken. Veiligere omgeving. Er kan meer ‘zachtere’ en achtergrondinformatie worden gedeeld. Er kan meer duiding worden gegeven. Alle fracties zijn betrokken. Breder draagvlak. Gelijk informatieniveau.
Nadeel Niet transparant. AC-leden kunnen informatievoordeel hebben.
Deskundige ondersteuning. Dichtbij, benaderbaar.
Investering financieel.
Deskundig advies beschikbaar. Kennis van de organisatie. Ontwikkelingen en het beheerssysteem aanwezig. Technische toelichting voor besluitvorming.
Investering financieel. Controller is onderdeel van het systeem.
Afbeelding 2: Inrichting van auditcommissies
Voor kleine fracties een zware belasting. Sneller politiek.
Te veel in details gaan. Wethouder neemt niet de verantwoordelijkheid (het wordt een gesprek met de organisatie en niet met de bestuurder)
Relatie auditcommissie en externe accountant De relatie tussen de auditcommissie en de externe accountant heeft een tweezijdig karakter. Aan de ene kant vervult de auditcommissie (als vooruitgeschoven post van de gemeenteraad) de rol van opdrachtgever. De auditcommissie neemt het voortouw in de selectie (veelal via een Europese aanbestedingsprocedure) van de externe accountant en adviseert de raad over de benoeming van de externe accountant, de controleopdracht en het controleplan, de tussentijdse bevindingen en de uitkomsten van de controle. Daarnaast evalueert de auditcommissie het functioneren van de externe accountant en monitort zij de onafhankelijkheid van de externe accountant. Aan de andere kant is de externe accountant een belangrijke informatiebron en adviseur voor de auditcommissie. De externe accountant doorkruist bij de controlewerkzaamheden immers de gehele organisatie, praat met iedereen en overziet de inzet van het management, de medewerkers en de middelen. De externe accountant ziet bovendien veel andere gemeenten en (publieke) organisaties. Dat kan leiden tot waardevolle en objectieve observaties voor de controlerende (toezichthoudende) en kaderstellende rol. Zeker als de auditcommissie en de externe accountant meer bespreken dan de absoluut noodzakelijke en vereiste onderwerpen. Denk aan onderwerpen als:
7 | Groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
• • • •
observaties over het gedrag en de kwaliteit van het management, de toon aan de top en de cultuur in de organisatie. de visie van de externe accountant op kaderstellende stukken, (niet-) financiële informatie in het jaarverslag, de kwaliteit en informatiewaarde van de P&Cproducten. de visie van de externe accountant op risico’s voor lokale overheden en maatschappelijke trends, zoals disruptieve gevolgen van technologische ontwikkelingen als digitalisering en robotisering. best practices voor het effectief functioneren van de auditcommissie, gebaseerd op ervaringen bij andere gemeenten en/of het groeimodel.
In de praktijk is de externe accountant aanwezig bij alle vergaderingen van de auditcommissie, net als de concern controller/hoofd financiën en (vaak) de interne auditor of het hoofd VIC. De externe accountant kan nog een stap verder gaan en niet alleen als toehoorder fungeren, maar ook een actieve inbreng hebben, ook al heeft het onderwerp niet direct betrekking op de controle. De externe accountant kan door zijn of haar kennis, ervaring in andere gemeenten en observaties in de controle een waardevolle bijdrage leveren. In het bedrijfsleven is het verplicht dat de auditcommissie – naast de reguliere vergaderingen – in elk geval één keer per jaar zonder aanwezigheid van het bestuur en ambtenaren overlegt met de externe accountant: de ‘private session’. Dit kan een vruchtbare informatie-uitwisseling opleveren, omdat er sprake is van een veilige omgeving. Een effectieve auditcommissie maakt goed gebruik van die ruimte om apart contact te hebben met de externe accountant. Sommige griffiemedewerkers en voorzitters van de auditcommissie hebben bovendien voorafgaand aan elke commissievergadering apart overleg met de eindverantwoordelijk accountant. Dat biedt gelegenheid om de agenda door te nemen en van de externe accountant te horen welke onderwerpen en vragen er op de vergadering aan de orde zouden moeten komen.
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
Gerelateerde content https://www.pwc.nl/nl/actueel-en-publicaties/diensten-en-sectoren/publieke-sector/vijfadviezen-voor-raadsleden-en-statenleden-bij-de-behandeling-van-de-jaarrekening.html https://www.pwc.nl/nl/actueel-en-publicaties/diensten-en-sectoren/publiekesector/sturen-op-klimaat-en-duurzaamheidsdoelstellingen-in-vijf-stappen.html https://www.pwc.nl/nl/marktsectoren/publieke-sector/lokale-overheid/rol-gemeenteraaden-accountant-bij-jaarrekening.html Abstract Martine Koedijk, sectorvoorzitter lokale overheden van PwC, biedt raadsleden handvatten voor de doorontwikkeling naar een proactieve en rolvaste toezichtsrol
8 | Groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
ADVIES OP DE ONTWERP-VERORDENING AUDITCOMMISSIE
3.
Opzet, inhoud en werking
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
Den Haag, 24 september 2024 Prof. dr. J. Bossert
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
1. INLEIDING Van de auditcommissie Haarlemmermeer is verzoek om advies op het ontwerp van de Verordening op de Auditcommissie (versie mei 2024) ontvangen. Het adviesverzoek kan als volgt worden toegelicht. Aan het einde van dit jaar (2024) zal de 'actualisatie van de visie op control' op de agenda van de Auditcommissie (AC) en de gemeenteraad komen. Deze actualisatie zal tevens leiden tot een herziening van het 'Controlstatuut'. Beide onderwerpen zijn voortgekomen uit het advies over control dat medio 2016/17 voor de gemeente Haarlemmermeer is opgesteld. Sindsdien is, mede door de komst van PWC, de methodiek van de Three-lines-of-Defence ingevoerd. De nieuwe ontwerpverordening en de komende actualisaties kunnen helpen om deze ontwikkelingen weer verder op gang te brengen en te verbeteren. Verzoek om advies Met dit rapport wordt het verzoek om advies over de conceptverordening voor de Auditcommissie beantwoord. Deze verordening is opgesteld om het mandaat van de Auditcommissie te verduidelijken, vooral met betrekking tot IT-governance, ICT-beheer en beveiliging. De afgelopen jaren zijn er, vanuit onder andere het bestuur als de ambtelijke organisatie, regelmatig vragen geweest over de betrokkenheid van de AC bij deze onderwerpen. Dit kwam onder andere tot uiting in vragen over de formele basis waarop de AC zich met deze kwesties mocht bezighouden.
Daarom wordt nu een specifieke verordening voorbereid die het mandaat van de raad duidelijk maakt en voor alle betrokkenen helderheid verschaft. De conceptverordening is 'breed' opgezet, zowel wat betreft de onderwerpen als het toezicht. Het bevat zowel 'vaste' taken en functies als facultatieve ('kan') bepalingen. Concrete onderzoeksvraag Om de formele basis te adresseren waarop de AC zich met deze onderwerpen mag en kan bezighouden, wordt nu een specifieke verordening voorbereid die het mandaat van de raad duidelijk maakt en duidelijkheid verschaft voor alle betrokkenen. Hoe kan de ontwerpverordening voor de Auditcommissie zodanig worden vormgegeven dat deze een duidelijke en breed gedragen basis biedt voor de Auditcommissie om effectief toezicht te houden op IT-governance, ICT-beheer, beveiliging en andere relevante onderwerpen?
2. KERNPUNTEN VAN ONTWERP-VERORDENING De verordening op de Auditcommissie (AC) van de gemeente Haarlemmermeer is een gedetailleerd document dat de structuur, taken en werkwijze van de AC vastlegt. De verordening begint met de afbakening van de belangrijkste begrippen zoals 'accountant', 'ambtelijk secretaris', 'audit', 'governance' en 'Three lines of defence'. Dit zorgt voor duidelijkheid over de gebruikte terminologie binnen de verordening. a) Accountant De accountant, zoals gedefinieerd in de verordening, is de persoon of het kantoor dat door de gemeenteraad wordt aangewezen conform artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De accountant heeft verschillende verantwoordelijkheden en afstemmingsmomenten met de AC, waaronder: -
Het uitvoeren van controles op de jaarrekening. Het aanbieden van concept-uitkomsten van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole aan de AC. Het opstellen van een startnotitie aan het begin van het boekjaar, waarin de afspraken en werkzaamheden tussen de accountant en de ambtelijke organisatie voor het komende jaar zijn vastgelegd. Het bespreken van problemen en voortgang met de AC, waarbij de commissie fungeert als eerste aanspreekpunt.
-2-
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
b) Ambtelijk secretaris De ambtelijk secretaris wordt in overleg met de griffier aangewezen en functioneert onder diens verantwoordelijkheid. De rol van de ambtelijk secretaris is van belang voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de commissie, waardoor de AC efficiënt kan functioneren. De taken van de ambtelijk secretaris omvatten onder andere:
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
-
c) Audit Een audit wordt in de verordening beschreven als een onderzoek naar een specifiek onderwerp, proces of organisatie. De AC is verantwoordelijk voor het initiëren en beoordelen van verschillende soorten audits om een goed inzicht te krijgen in de werking en integriteit van de gemeentelijke organisatie. Dit kan verschillende vormen aannemen, zoals onder andere -
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
-
8.
-
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
Financial auditing: onderzoek naar de financiële administratie en jaarrekening. Forensic auditing: onderzoek naar mogelijke fraude of financiële misdragingen. IT-auditing: onderzoek naar de IT-systemen en informatiebeveiliging. Operational auditing: onderzoek naar de effectiviteit en efficiëntie van operationele processen.
d) Governance Governance in de context van de verordening verwijst naar het sturen, beheersen en controleren van het gemeentebestuur met het oog op rechtmatigheid, transparantie, getrouwheid van informatie en verantwoording. De focus op governance helpt de AC om bij te dragen aan een transparant en verantwoord bestuur. De AC speelt een belangrijke rol in het waarborgen van goede governance door:
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
Het organiseren en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten van de AC. Het voorbereiden van voorlopige agenda’s en verslaglegging. Het archiveren van documenten en correspondentie. Het voorbereiden van notities, brieven, adviezen en voorstellen voor of namens de AC.
Het controleren van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Het voeren van overleg met het college over rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Het adviseren van de gemeenteraad over jaarstukken en andere relevante onderwerpen.
e) Three lines of defence (3LOD) Het three lines of defence-model, zoals toegepast door de gemeente Haarlemmermeer, wordt in de verordening als volgt beschreven. De eerste ‘line of defence’ is het lijnmanagement (de clusters), zij zijn verantwoordelijk voor de eigen processen. De tweede ‘line of defence’ (de bedrijfsvoering adviseurs) ondersteunt, adviseert, coördineert en bewaakt of het cluster zijn verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk neemt. Ook bepaalde beleidsvoorbereidende taken en het organiseren van integrale risk assessments zijn taken van de tweede lijn. De derde ‘line of defence’ (corporate control) controleert of het samenspel tussen de eerste en tweede ‘line of defence’ goed functioneert en geeft daarover een objectief en onafhankelijk oordeel, inclusief mogelijkheden tot verbetering. f)
Samenstelling De AC bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven leden, die door de gemeenteraad worden benoemd. Deze leden kunnen tussentijds ontslag nemen of worden ontslagen. De voorzitter van de AC wordt vanuit de commissie zelf benoemd en is verantwoordelijk voor het leiden van vergaderingen, het regelen van ondersteuning, het handhaven van orde en het vertegenwoordigen van de AC in externe contacten. De ambtelijk secretaris, die in overleg met de griffier wordt aangewezen, zorgt voor de organisatorische en facilitaire aspecten van vergaderingen, de voorbereiding van agenda’s, notities, brieven, adviezen en voorstellen voor of namens de AC, verslaglegging en archivering.
-3-
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
g) Taken en bevoegdheden De taken van de AC omvatten het controleren van het financiële beheer van de gemeente en het onderzoeken van verantwoordingsstukken, waaronder de jaarrekening. De AC kan ook bedrijven, fondsen, gesubsidieerde instellingen en gemeentelijke deelnemingen onderzoeken. Verder overlegt de AC met het college over zaken die belangrijk zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. De AC heeft ook een adviserende rol ten aanzien van de gemeenteraad, bijvoorbeeld over de vaststelling van de jaarstukken en het verlenen van décharge aan het college. Daarnaast is de AC betrokken bij de selectie van de accountant, waarbij zij overleg voert met het college en de selectiecommissie vormt. h) De AC fungeert als eerste aanspreekpunt voor de accountant bij problemen in de uitvoering van controles en bewaakt de voortgang van deze controles. De AC stelt jaarlijks een controleprotocol vast en nodigt de raad uit om aandachtspunten voor de accountantscontrole aan te leveren. De uitkomsten van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole worden door de AC besproken met de accountant en het college, en vervolgens aan de gemeenteraad verzonden.
De AC evalueert jaarlijks het functioneren van de accountant en kan externe adviseurs raadplegen, onderzoeksopdrachten verstrekken en trainingen organiseren om haar taken effectief uit te voeren. i)
Facultatieve taken Naast de vaste taken kan de AC facultatieve onderzoeken en audits uitvoeren. Deze kunnen zich richten op de informatiewaarde van raadsvoorstellen, de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid, en de governance, risk en compliance van het gemeentebestuur. Specifieke onderwerpen die de AC kan onderzoeken zijn onder andere risicomanagement, projectbeheersing, ICT-beleid, privacy en AVG-regelgeving, fraude, soft-controls en financiële verslaggeving.
j)
Werkwijzen De vergaderingen van de AC zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders besluit. De voorzitter kan op eigen initiatief of op verzoek van leden derden uitnodigen om vergaderingen bij te wonen. Het college moet binnen twee weken reageren op verzoeken van de AC om documenten of informatie. Van elke vergadering wordt een verslag opgesteld, dat binnen tien werkdagen aan de leden wordt toegezonden. De AC kan hoorzittingen beleggen om informatie te verzamelen over relevante onderwerpen en kan in gevallen waarin het reglement niet voorziet, zelf besluiten nemen op voorstel van de voorzitter.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
Door deze uitgebreide en gedetailleerde beschrijving biedt de verordening een duidelijk kader voor de werking van de Auditcommissie, waardoor zij effectief toezicht kan houden op het financiële beheer en andere belangrijke governance-kwesties binnen de gemeente. De verordening is over het algemeen goed gestructureerd en duidelijk. Door bovenstaande verbeteringen in taalgebruik, vermijding van herhaling en verbeterde leesbaarheid door te voeren, kan het document nog effectiever en toegankelijker worden.
3. STERKE EN ZWAKKE PUNTEN 3.1.
Sterke punten
De conceptverordening voor de Auditcommissie van de gemeente Haarlemmermeer bevat verschillende sterke punten die bijdragen aan een robuust en effectief controle- en governancekader. Hier zijn enkele van de opvallende sterke punten: a) Duidelijke structuur en takenverdeling: de verordening biedt een gestructureerde en gedetailleerde beschrijving van de instelling, samenstelling, taken, en werkwijze van de
-4-
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
Auditcommissie. Dit zorgt voor helderheid en voorkomt misverstanden over verantwoordelijkheden en bevoegdheden. b) Integratie van het three lines of defence model: de verordening benadrukt het gebruik van het 3LOD model, wat een best practice is in moderne control frameworks. Dit model zorgt voor een duidelijke scheiding tussen operationele controle, risicobeheer en onafhankelijke assurance, wat de effectiviteit en betrouwbaarheid van de controleprocessen verhoogt. c) Gedetailleerde taakomschrijving: artikel 7 geeft een gedetailleerde beschrijving van de taken van de Auditcommissie, inclusief het onderzoeken van verantwoordingsstukken en het voeren van overleg met het college over belangrijke beheersingszaken. Dit helpt de commissie om gericht en effectief te werken.
4.
d) Verantwoordings- en rapportageverplichtingen: de verordening legt duidelijke verantwoordings- en rapportageverplichtingen vast, zoals de jaarlijkse bespreking van het VIC- en Auditjaarplan (Artikel 7, lid 5b) en de evaluatie van de overeenkomst met de accountant (Artikel 14). Dit zorgt voor een systematische en transparante evaluatie van de activiteiten.
5.
e) Onafhankelijkheid van de auditcommissie: de onafhankelijkheid van de Auditcommissie wordt gewaarborgd door bepalingen zoals het eerste aanspreekpunt voor de accountant bij problemen (Artikel 10) en de bevoegdheid om extern advies in te winnen (Artikel 15). Dit helpt om de objectiviteit en integriteit van de auditfunctie te behouden.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
f)
Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: de verordening biedt flexibiliteit in de werkzaamheden van de Auditcommissie door de mogelijkheid te geven voor het uitvoeren van onderzoeken en audits op diverse onderwerpen, zoals risicomanagement, cyberbeveiliging en privacy (Artikel 16). Dit zorgt ervoor dat de commissie kan inspelen op actuele en relevante risico's.
g) Sterke governance en compliance focus: de nadruk op governance, risk en compliance door specifieke taakomschrijvingen en rapportagevereisten versterkt de algehele governance structuur en zorgt voor een goed beheerde en transparante organisatie. h) Betrokkenheid en informatie-uitwisseling: de verordening faciliteert een goede informatieuitwisseling tussen de Auditcommissie, het college en de gemeenteraad, zoals blijkt uit Artikel 7 (informatievoorziening door het college) en Artikel 23 (informatieverstrekking aan de Auditcommissie). Dit bevordert een integrale aanpak van controle en toezicht. De conceptverordening bevat sterke elementen die bijdragen aan een effectieve controle- en governance-praktijk binnen de gemeente Haarlemmermeer. Deze aspecten zorgen ervoor dat de Auditcommissie op deze punten goed toegerust is om haar controlerende en adviserende rol effectief te vervullen.
3.2.
Punten van aandacht
Hoewel de conceptverordening voor de Auditcommissie van de gemeente Haarlemmermeer veel sterke punten heeft, zijn er ook enkele punten die aandacht behoeven: a) Gebrek aan specifieke kwalificaties voor leden: de verordening specificeert niet duidelijk de vereiste kwalificaties of expertise van de leden van de Auditcommissie. Dit kan leiden tot een gebrek aan noodzakelijke kennis en vaardigheden binnen de commissie. b) Beperkte transparantie van vergaderingen: de vergaderingen van de Auditcommissie zijn niet openbaar (Artikel 17). Dit kan de transparantie en het vertrouwen verminderen. Hoewel vertrouwelijkheid soms noodzakelijk is, zou een balans tussen vertrouwelijkheid en transparantie wenselijk zijn, bijvoorbeeld door niet-technische samenvattingen van
-5-
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
vergaderingen beschikbaar te maken.
2.
c) Onvoldoende gedetailleerde rapportagevereisten van de auditcommissie aan de gemeenteraad: hoewel de verordening rapportagevereisten bevat, kan deze worden versterkt door meer specifieke richtlijnen te geven over de inhoud en frequentie van rapportages. Dit zorgt voor consistentie en volledigheid in de informatievoorziening aan de raad.
3.
d) Beperkte verplichtingen voor evaluatie van control frameworks: de verordening benadrukt niet voldoende de noodzaak van periodieke evaluatie en verbetering van de control frameworks zelf, zoals het Three Lines of Defence model. Regelmatige beoordelingen en updates van deze frameworks kunnen de effectiviteit en relevantie van de control-activiteiten waarborgen.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
e) Ontbreken van geformaliseerde feedbackmechanismen: er is geen duidelijk geformaliseerd mechanisme voor het ontvangen en verwerken van feedback van belanghebbenden, zoals gemeenteraadsleden, over de effectiviteit van de Auditcommissie en haar werkzaamheden. f)
Mogelijke beperkingen in onafhankelijkheid: ondanks de waarborgen voor onafhankelijkheid, kan de nauwe samenwerking met het college (zoals in Artikel 7) de objectiviteit van de Auditcommissie in gevaar brengen. Extra maatregelen om de onafhankelijkheid te waarborgen, zoals externe reviews, kunnen nuttig zijn.
g) Onvoldoende aandacht voor innovatie en technologie: er is beperkte aandacht voor het gebruik van moderne technologieën en data-analyse in de auditprocessen. Integratie van geavanceerde data-analyse tools kan de controle- en auditfuncties aanzienlijk verbeteren en efficiënter maken. De Auditcommissie kan zich op het gebruik van moderne technologieën en data-analyse richten voor zowel zijn eigen rol als ten aanzien van de wijze waarop informatie die de AC ontvangt door middel van deze technologieën wordt samengesteld. h) Afwezigheid van specifieke actieplannen voor risicomanagement: hoewel risicomanagement genoemd wordt, ontbreekt een gedetailleerd actieplan dat de Auditcommissie zelf initieert ten aanzien van het risicomanagement: er ontbreekt een kader voor het identificeren, evalueren, en mitigeren van risico’s. Een meer gedetailleerde aanpak zou helpen bij het systematisch beheersen van risico’s en de rapportage daarover aan de gemeenteraad. i)
Beperkte flexibiliteit in samenstelling en vervanging van leden: de regels rond de samenstelling en vervanging van leden van de Auditcommissie kunnen flexibeler worden gemaakt. Specifieke kennis en kunde kan daarnaast ook door middel van externe leden worden geborgd, die de Auditcommissie voor al of niet tijdelijke benoeming bij de raad kan voordragen. Zo kan snel worden ingespeeld op veranderende omstandigheden zoals vertrek van een lid en het verkrijgen van specifieke kennis om snel in te spelen op veranderende omstandigheden. Dit kan de continuïteit van de commissie waarborgen.
4. CONCLUSIES EN OVERWEGINGEN De conceptverordening voor de Auditcommissie biedt een solide basis, maar er zijn enkele zwakke punten die aangepakt kunnen worden om de effectiviteit en transparantie verder te verbeteren. Door te focussen op specifieke kwalificaties voor leden, meer transparantie, gedetailleerdere rapportagevereisten, en de integratie van moderne technologieën en geformaliseerde feedbackmechanismen, kan de verordening sterker en meer toekomstbestendig worden gemaakt.
-6-
1.
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
memo
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
Aan Van Datum Onderwerp
5.
Corporate Control Wethouder Nobel Adnan Seyban 9 juni 2024 Reactie op concept verordening op de Auditcommissie gemeente Haarlemmermeer 2024
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
Geachte heer Nobel,
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
1. Inleiding De Auditcommissie van Haarlemmermeer is voornemens om de gemeenteraad te verzoeken een verordening op de Auditcommissie vast te stellen. De auditcommissie is bij raadsbesluit 2004/182 ingesteld op 27 mei 2004 en vulde haar taken tot op heden in op basis van het reglement uit 2005. De gemeente had tot op heden dus geen verordening maar een regelement. De secretaris van de auditcommissie heeft de wethouder Financiën, de gemeentesecretaris, de Corporate Controller en de manager F&A gevraagd om de concept verordening van commentaar te voorzien. Wij hebben onderling besproken één reactie te geven. De conceptverordening op de Auditcommissie gemeente Haarlemmermeer 2024 bestaat uit 3 hoofdstukken zijnde: Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen, instelling en samenstelling Hoofdstuk 2: Taken en bevoegdheden van de Auditcommissie - paragraaf 1 : taken en bevoegdheden van de Auditcommissie - paragraaf 2 : facultatieve taken en bevoegdheden van de Auditcommissie Hoofdstuk 3: Werkwijze Auditcommissie Omdat er geen norm bestaat voor verordeningen van auditcommissies en ook geen VNG modelverordening wordt de rol van de auditcommissie door gemeenten verschillend ingevuld. We hebben het concept langs twee gezichtspunten beoordeeld: (1) gemeentewet, (2) technische aspecten. 2.
Beoordeling op basis van gemeentewet Sinds de wet dualisering (2002) zijn de rollen, taken en posities van de gemeenteraad en het college gescheiden. Voor de beoordeling van de (concept) verordening zijn in het bijzonder de volgende kaders relevant: 1. Het college van B&W voert het dagelijks bestuur van de gemeente, voor zover niet bij of krachtens de wet de raad of de burgemeester hiermee is belast.
1.
Concept verordening op de Auditcommissie gemeente Haarlemmermeer 2024
Pagina 2 van 4
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
2.
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
De volgende onderdelen van de concept verordening staan op gespannen voet met het dualisme zoals geregeld in de gemeentewet: 1.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
2.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
3.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
4.
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
Raad en college beschikken over een eigenlijke ambtelijke organisatie ter ondersteuning. In de ’Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer houdende regels omtrent ambtelijke bijstand’ van 2 januari 2019 is geregeld op welke wijze door de raad vanuit de ambtelijke organisatie bijstand kan worden gevraagd.
5.
Artikel 7.1.5.d: ‘De Auditcommissie bespreekt jaarlijks het VIC- en Auditjaarplan dat door het Cluster Corporate Control wordt opgesteld ten behoeve van de 3e lijnscontrole’. De corporate controller en het cluster corporate control hebben geen directe gezagsrelatie met de auditcommissie. Voorstel om de bepaling als volgt te wijzigen: ‘De Auditcommissie bespreekt jaarlijks het VIC- en Auditjaarplan dat door het college is vastgesteld ten behoeve van de 3e lijnscontrole’. Artikel 7.1.5.c: De Auditcommissie ontvangt de voortgangsrapportages over de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en de rapportages die uit de audits die door het cluster Corporate Control worden verzorgd’. De corporate controller en het cluster corporate control hebben geen directe gezagsrelatie met de auditcommissie. De VIC en de audits vinden primair plaats om het college in staat te stellen verantwoordelijkheid te dragen voor het dagelijks bestuur en daarover verantwoording te kunnen afleggen aan de raad.
Voorstel om de bepaling als volgt te wijzigen: ‘De Auditcommissie ontvangt de voortgangsrapportages over de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en de auditrapportages die door het college zijn vastgesteld.’ Artikel 7.1.5.d: ‘De Auditcommissie kan de rapportages die uit het VIC- en Auditjaarplan volgen met de Corporate Controller en/of de gemeentesecretaris/algemeen directeur en/of het college bespreken’. De corporate controller en de gemeentesecretaris hebben geen directe gezagsrelatie met de auditcommissie. Voorstel om de bepaling als volgt te wijzigen: ‘De Auditcommissie kan de rapportages die uit het VIC- en Auditjaarplan volgen met het college bespreken’. Artikel 12.1: ‘De accountant biedt de concept-uitkomsten van de interim controle in de vorm van een managementletter aan de Auditcommissie aan.’ De interim controle is primair bedoeld om het college in staat te stellen verantwoordelijkheid te dragen voor het dagelijks bestuur en daarover verantwoording te kunnen afleggen aan de raad. De managementletter is gericht aan het college en gaat in afschrift naar de auditcommissie en in een raadsbrief naar de gemeenteraad. Voorstel om de bepaling als volgt te wijzigen: ‘Het college biedt de uitkomsten van de interim controle c.q. managementletter aan de Auditcommissie aan’.
Artikel 16: naast het feit dat de tekst technisch rammelt (zie volgende paragraaf) doorbreekt het op diverse punten de gemeentewet door de auditcommissie bevoegdheden toe te delen die de wetgever bij het college heeft neergelegd. Graag grondig herzien. Onder andere: a. Artikel 16 lid 1a sub ii: Het college is verantwoordelijk voor de opdrachtverlening van onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur (213a GW). b. De in artikel 16 lid. 2 b tot en met h genoemde onderzoeken hebben alle betrekking op dagelijkse bedrijfsvoering onder verantwoordelijkheid van het college. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op deze onderwerpen, dit is niet specifiek voorbehouden aan een auditcommissie.
1.
Concept verordening op de Auditcommissie gemeente Haarlemmermeer 2024
Pagina 3 van 4
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
3. Technische opmerkingen Hoofdstuk 1 1. Algemene opmerking: hoofdstuk 1 is een nadere uitwerking van artikel 3 in de financiële verordening 2023. De voorgenomen vaststelling van de verordening op de Auditcommissie zal een aanpassing van het genoemde artikel vereisen om eventuele discrepantie tussen de financiële verordening 2023 en de Verordening op de Auditcommissie te voorkomen. 2. Bij Artikel 1 sluit de begripsomschrijving voor de derde lijn niet goed aan op het controlstatuut. 3. Bij artikel 2 wordt geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid voor buitengewone raadsleden/commissieleden die geen onderdeel van de gemeenteraad uitmaken. Is dit een bewuste keuze? Hoofdstuk 2 Paragraaf 1 1. Artikel 7 lid 4 is de taak Auditcommissie wel erg ruim gedefinieerd. In de gemeentewet is voor de Rekenkamer in artikel 184 GW het volgende opgenomen. Geadviseerd wordt om daarbij aan te sluiten. Artikel 184 1.: De rekenkamer heeft de in de volgende leden vermelde bevoegdheden ten aanzien van de volgende instellingen en over de volgende periode: a. openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat de gemeente deelneemt in de regeling; b.
naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, over de jaren dat de gemeente meer dan vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt; c. andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van ten minste vijftig procent van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft. 2. Artikel 8 lid 1: Is het wel formeel zo dat décharge wordt verleend? Checken op tekst Gemeentewet. 3. Artikel 11: De rechtmatigheidscontrole staat nu in artikel 11 wat gaat over de accountantscontrole, terwijl rechtmatigheidscontrole vanaf 2023 door college wordt uitgevoerd. Hoofdstuk 2 Paragraaf 2 1. Algemene opmerking: Wat is de status van artikel 16? Een door de gemeenteraad ingestelde commissie kan niet eenzijdig kiezen om haar taken uit te breiden. 2. Artikel 16 lid 1a sub i: is heel erg breed en buiten de kaders van artikel 7. De geest van de verordening is dat het verband moet houden met de financiële functie, governance, risk en compliance van de gemeente. Zie artikel 16 lid 1 b. 3.
Artikel 16 lid 1a sub ii: De gemeenteraad heeft in haar vergadering van 21 december 2023 de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemeente Haarlemmermeer (Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) aangenomen. Deze Verordening geeft de kaders voor de zogeheten artikel 213a onderzoeken. Het
1.
Concept verordening op de Auditcommissie gemeente Haarlemmermeer 2024
Pagina 4 van 4
Blog-advies van PWC-accountants, groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden
2.
Briefadvies Geerten Boogaard, waarin wordt ingegaan op het Gemeenterecht
3.
4.
Advies Hans Bossert, waarin wordt ingegaan op de inhoud van de verordening
4.
1e Reactie op 1e concept van de Verordening (juni ’24)
5.
Controlstatuut Haarlemmermeer 2018
6.
Uitnodiging tot een zienswijze door B&W (november ’24)
7.
Reactie van het college aan de raad (november ’24)
Hoofdstuk 3 1. Artikel 22 lid 4 tekstueel: Rekenkamercommissie moet zijn Rekenkamer. 2. Artikel 25 geeft de Auditcommissie de mogelijkheid om hoorzittingen te beleggen. De organisatie heeft altijd een open en transparante communicatie richting Raad en ook Auditcommissie betracht. Een hoorzitting is vanuit dit perspectief een vergaand juridisch middel dat naar onze mening niet past bij de huidige informatievoorziening. Wij verzoeken u daarom om dit artikel te schrappen. 3. Artikel 27 lid 1: Dit vergt ons inziens een afzonderlijk besluit tot wijziging van de verordening financieel beheer?
8.
Auditcommissie- brief aan de raad in antwoord op de reactie van het college (december ’24)
9.
Algemene Jaaragenda Auditcommissie t/m 2024
College van Burgemeester en Wethouders is verantwoordelijk voor de opdrachtverlening van onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur. Dit is primair geen taak van de Auditcommissie en moet daarom niet zijn opgenomen in de voorliggende verordening. Artikel 16 lid 2 geeft inzicht in onderwerpen waarover de Auditcommissie separaat geïnformeerd wenst te worden c.q. onderzoek naar laten doen. Zoals al aangegeven zijn onderzoeken ex artikel 213a van de gemeentewet al verankerd in een afzonderlijke verordening. Dit past daarom niet bij de taken van de Auditcommissie. De genoemde onderzoeken in artikel 16 lid. 2 b tot en met h hebben allen betrekking op dagelijkse bedrijfsvoering onder verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en Wethouders. De Raad is verantwoordelijk voor het toezicht op deze onderwerpen, dit is niet specifiek voorbehouden aan de Auditcommissie. De huidige informatievoorziening over de dagelijkse bedrijfsvoering moet ons inziens blijven plaatsvinden door Raadsinformatiebrieven. De Raad kan dan mogelijk besluiten om een additioneel onderzoek in te stellen en hiervoor een opdracht te verstrekken aan de Rekenkamer. Deze handelswijze is volledig in lijn met de governance zoals bepaald in de gemeentewet. Wij adviseren daarom om artikel 16 lid 2 te schrappen uit de Verordening.