Bijlage Notitie Planning en controlcyclus 2024

Notitie Planning en Controlcyclus 2024

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ............................................................................................................................................................3

2. 2.1 2.2

Uitgangspunten voor Planning en Control ........................................................................................................5 Algemene uitgangspunten Planning en Controlproducten ............................................................................... 5 Algemene uitgangspunten Planning en Controlprocessen ............................................................................... 5

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Beschrijving van de Planning en Controlproducten ...........................................................................................6 Voorjaarsrapportage ......................................................................................................................................... 6 Programmabegroting ........................................................................................................................................ 6 Najaarsrapportage ............................................................................................................................................ 7 Jaarstukken ....................................................................................................................................................... 7 Strategisch Perspectief Investeringen (SPI) ....................................................................................................... 8 (tussentijds) Meerjarenperspectief Grondzaken ((t)MPG) ............................................................................... 8

3.

2

Gemeente Haarlemmermeer - Notitie Planning en Controlcyclus 2024

Inleiding In artikel 2 van de Financiële verordening Haarlemmermeer 2023 is vastgelegd dat het college elke zes jaar de raad een beleidsnotitie aanbiedt over de Planning en controlcyclus. De raad stelt deze notitie vast. Deze notitie dient ten minste het volgende te behandelen: • de algemene uitgangspunten voor de planning- en controlproducten; • de algemene uitgangspunten voor de planning- en controlprocessen; • een beschrijving van de functie en inrichting van de planning- en controlproducten Deze beleidsnotitie maakt onderdeel uit van het financieel stelsel van de gemeente Haarlemmermeer. Hierbij is de financiële verordening het hoogste niveau en de uitwerking van de kaders in uitvoeringsregels (beleidsnotities) het niveau onder de verordening (zie figuur 1).

Figuur 1: Financieel stelsel Gemeente Haarlemmermeer

Planning en control (P&C) bestaat uit twee onderdelen: • Planning: het plannen van uit te voeren beleid in de vorm van maatschappelijke doelen (outcome), resultaten (output) en toewijzing van middelen (input) • Control: het beheersen van en sturen op de realisatie van de planning en het afleggen van verantwoording hierover. Het doel van de P&C-cyclus is dat door het tijdig, volledig en juist plannen van maatschappelijke doelen, resultaten en middelen, (bij)gestuurd kan worden op de realisatie ervan en verantwoording kan worden afgelegd. De activiteiten

3

Gemeente Haarlemmermeer - Notitie Planning en Controlcyclus 2024

binnen de P&C-cyclus zijn onderdeel van een cyclisch proces. De P&C producten stellen de raad in staat integrale afwegingen te maken. De P&C-cyclus in deze beleidsnota kent de volgende P&C-producten: • Voorjaarsrapportage (planning plus control in de vorm van sturing) • Programmabegroting (planning) • Najaarsrapportage (control in de vorm van sturing) • Jaarstukken (control als verantwoording). Daarnaast lopen gelijk met de P&C-cyclus: • Strategisch perspectief investeringen (SPI) • (tussentijds) Meerjarenperspectief Grondzaken (t)MPG.

4

Gemeente Haarlemmermeer - Notitie Planning en Controlcyclus 2024

Uitgangspunten voor Planning en Control De financiële verordening schrijft voor uitgangspunten te formuleren voor de P&C-producten en de P&C-processen.

Algemene uitgangspunten Planning en Controlproducten Voor de P&C-producten gelden de volgende algemene uitgangspunten: •

• • • •

• • • • •

de P&C-producten moeten voldoen aan de wettelijke vereisten (Gemeentewet en Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)) en de interne regelgeving waaronder de financiële verordening en financiële beleidsnotities; beleid en financiën worden in samenhang gepresenteerd; de P&C-producten zijn op hoofdlijnen en zo kort mogelijk; de nadruk ligt op de bestuurlijke essentie, niet op het streven naar (gedetailleerde) volledigheid; elk P&C-product begint met een inleiding op de bestuurlijke hoofdlijnen; in de programmabegroting en de jaarstukken worden na de bestuurlijke hoofdlijnen kerngegevens opgenomen met grafieken die inzicht geven in de lange termijn ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente; in de programmabegroting en de jaarstukken worden de hoofdlijnen van de inkomsten, uitgaven en heffingen gepresenteerd; herhaling binnen een P&C-product wordt zoveel mogelijk voorkomen; de P&C-producten vertonen samenhang, consistentie en kennen dezelfde opzet; elk product is goed toegankelijk, leesbaar en bevat bestuurlijk relevante verklaringen en toelichtingen; de volgende financiële mutaties en verschillen worden toegelicht, rekening houdend met het drempelbedrag dat is vastgesteld in de financiële verordening; o mutaties die van invloed zijn op het geraamde begrotingssaldo; o mutaties op reserves en voorzieningen.

Algemene uitgangspunten Planning en Controlprocessen Voor de P&C-processen gelden de volgende algemene uitgangspunten: • de P&C-cyclus is eenvoudig, de cyclus geeft richting; • de P&C-processen verlopen efficiënt; • de P&C-cyclus draagt bij aan een proces van permanente dialoog en afstemming van verwachtingen, ambities en beschikbare middelen en is meer dan alleen het opleveren van formele rapportages; • informatieverstrekking aan de raad (waarbij een actieve informatieplicht geldt voor het college) kan zowel op reguliere momenten via de P&C-producten als ad hoc plaatsvinden; • voor de voorjaars- en najaarsrapportage en de programmabegroting geldt als uitgangspunt dat het budgetbeheer binnen de vastgestelde financiële kaders bij de verantwoordelijk portefeuillehouder ligt. Eventuele financiële problemen worden opgelost door de betreffende verantwoordelijke portefeuillehouder binnen de beschikbare budgetten. Naast de P&C producten kan informatieverstrekking aan de raad (waarbij een actieve informatieplicht geldt voor het college) ook ad hoc plaatsvinden.

5

Gemeente Haarlemmermeer - Notitie Planning en Controlcyclus 2024

Beschrijving van de Planning en Controlproducten Gemeente Haarlemmermeer kent een aantal P&C producten die hierna worden toegelicht. Behandeld worden de onderwerpen: functie, inhoud en planning. Alle producten worden door de raad vastgesteld.

Voorjaarsrapportage Functie: De voorjaarsrapportage is voor de raad een control- en sturingsinstrument en heeft een dubbel doel: • het vastleggen van de beleidsmatige en financiële kaders voor de programmabegroting van het komende jaar; • het rapporteren over de substantiële beleidsontwikkelingen, financiële afwijkingen in het lopende begrotingsjaar en risico's. Door deze combinatie komen de kaders voor de programmabegroting niet los te staan van de laatste (financiële) ontwikkelingen en wordt gerapporteerd over de hoofdlijnen van de ontwikkeling van het meerjarenbeeld. Voorstellen voor nieuwe investeringen worden voorgelegd in de voorjaarsrapportage. De raad kan daarmee een integrale afweging maken over de beschikbare middelen. Met het vaststellen van de voorjaarsrapportage besluit de raad zowel over de voortgang van het huidige jaar als over de beleidskaders voor de komende programmabegroting en worden de investeringen opgenomen in het investeringsplan. Inhoud: De voorjaarsrapportage bevat in ieder geval de kaders waarbinnen de nieuwe programmabegroting wordt opgesteld. Er wordt rekening gehouden met het bestaande beleid, de gevolgen van het stoppen van bestaand beleid, de voorstellen en gevolgen voor nieuw beleid. Ook wordt rekening gehouden met de budgetruimte (kapitaal- en exploitatielasten) voor voorgenomen nieuwe investeringen.

Hiermee kan de raad zijn kaderstellende rol op het gebied van investeringen invullen en keuzes maken in de op te nemen vervangings- en uitbreidingsinvesteringen. Verder bevat de rapportage bijsturingsinformatie over het lopende begrotingsjaar en wordt ingegaan op de ontwikkeling van de schuldpositie. Planning: De vaststelling van de voorjaarsrapportage vindt vóór het zomerreces van de raad plaats, zodat de kaders voor het opstellen van de programmabegroting tijdig bekend zijn.

Programmabegroting Functie: De programmabegroting is de meerjarige uitwerking van de voorjaarsrapportage. In de programmabegroting staat wat de gemeente wil bereiken in de komende vier begrotingsjaren, wat wij daarvoor gaat doen en wat de kosten zijn. Met het vaststellen van de programmabegroting autoriseert de raad de baten en lasten van de eerste jaarschijf van de nieuwe programmabegroting conform de regels in de financiële verordening. Tevens autoriseert de raad, conform artikel 6 van de Financiële verordening Haarlemmermeer 2023, de investeringen die opgenomen zijn in het investeringsplan die starten in het nieuwe begrotingsjaar en waarvan het investeringsbedrag lager is dan € 2 miljoen. Op basis van deze autorisaties kan het college per 1 januari van het nieuwe begrotingsjaar starten met de uitvoering van de doelen en activiteiten uit de programmabegroting. In de programmabegroting wordt ook het meerjarenbeeld per programma en per beleidsdoel gepresenteerd. Hiermee is de raad in staat om sturing op de langere termijn te realiseren en hierover richtinggevende uitspraken te doen. Met het vaststellen van de programmabegroting, stemt de raad in met het meerjarenbeeld. In de programmabegroting wordt alleen nieuw beleid verwerkt, dat is aangekondigd in de voorjaarsrapportage.

Daarnaast worden ten opzichte van de voorjaarsrapportage alleen wijzigingen doorgevoerd die autonoom zijn. Een voorbeeld daarvan is een mutatie op de algemene uitkering op basis van de jaarlijkse meicirculaire van het Rijk. Inhoud: De programmabegroting bestaat volgens het BBV standaard uit programma's, paragrafen en de financiële begroting. De programma's worden door de raad bepaald. Voor de paragrafen geldt dat minimaal de wettelijk verplichte paragrafen opgenomen moeten worden. In de Financiële verordening Haarlemmermeer 2023 is in artikel 5 vastgelegd hoe omgegaan wordt met de programma's, de programma-indeling en de paragrafen. De programmabegroting beschrijft de beleids- en financiële uitgangspunten van de komende vier begrotingsjaren. Per programma wordt in hoofdlijnen beschreven welk maatschappelijk doel (strategisch) de raad met het programma wil bereiken. Elk programma is onderverdeeld in beleidsdoelen (tactisch) die bijdragen aan de realisatie van het maatschappelijk doel. Per beleidsdoel wordt beschreven hoe dit bijdraagt aan het realiseren van het maatschappelijk 6

Gemeente Haarlemmermeer - Notitie Planning en Controlcyclus 2024

doel, wat dit mag kosten en wat daarvoor op activiteitenniveau (operationeel) wordt gedaan. In de programmabegroting worden maximaal drie gemeentelijke indicatoren per beleidsdoel opgenomen. Per indicator worden zo mogelijk gerealiseerde metingen gepresenteerd van tenminste het vorige kalenderjaar en maximaal vier voorgaande jaren. Voor het lopende verslagjaar en begrotingsjaar worden zo mogelijk streefwaarden opgenomen. De financiële begroting bestaat uit onder andere de grondslagen van de begroting, geprognosticeerde balans met een toelichting op de belangrijkste posten, een overzicht van incidentele baten en lasten, de recapitulatie op taakvelden en het Economische en Monetaire Unie (EMU) saldo. Planning: De vaststelling van de programmabegroting moet jaarlijks vóór 15 november plaats vinden. Latere vaststelling heeft gevolgen voor het toezichtsregime op de gemeente door de provincie. De gemeente komt dan automatisch onder preventief toezicht te staan.

Najaarsrapportage Functie: De najaarsrapportage is een tussentijdse rapportage waarin de raad wordt geïnformeerd over de afwijkingen in de realisatie van de doelen en activiteiten uit de programmabegroting van het lopende jaar en financiële afwijkingen. Verder kunnen in de najaarsrapportage voorstellen worden gedaan om budgetten over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Met de najaarsrapportage wordt een inschatting gegeven van het verwachte rekeningresultaat. Verder is dit product de laatste mogelijkheid om de raad voorstellen te doen tot bijstelling van de baten en de lasten van de programmabegroting. Dit om in de jaarstukken begrotingsonrechtmatigheid van de uitgaven te voorkomen. In de najaarsrapportage kunnen geen voorstellen voor nieuw beleid gedaan worden. Als in de najaarsrapportage in het lopende jaar financiële ruimte ontstaat, dan komt dit ten gunste van het jaarresultaat. Als er financiële ruimte ontstaat in het meerjarenbeeld, dan wordt deze meegenomen in de integrale afweging in de eerstvolgende voorjaarsrapportage. Inhoud: De najaarsrapportage is gebaseerd op de realisatie van de programmabegroting over de eerste acht maanden van het jaar. Verder wordt rekening gehouden met alle bekende interne en externe ontwikkelingen. De geconstateerde mutaties in het begrotingsjaar kunnen een doorwerking hebben op het meerjarenbeeld.

Deze doorwerking wordt inzichtelijk gemaakt. De najaarsrapportage wordt niet gebruikt om het gehele meerjarenbeeld te herzien. Het geactualiseerde meerjarenbeeld is de uitgangspositie voor de volgende voorjaarsrapportage. In de najaarsrapportage worden belangrijke ontwikkelingen in de voortgang, accentverschuivingen in bestaand beleid of andere noemenswaardige wijzigingen die geen consequenties voor het resultaat hebben toegelicht. Ook worden de risico's geactualiseerd ten opzichte van de in de laatst vastgestelde programmabegroting opgenomen risico's. Verder worden de drie indicatoren van de schuldpositie berekend en toegelicht. Eventuele voorstellen tot overheveling van budget naar het volgende begrotingsjaar worden toegelicht, waarbij ingegaan wordt op de toetsingscriteria zoals opgenomen in de financiële verordening. Planning: De najaarsrapportage moet vanwege het voldoen aan begrotingsrechtmatigheid vóór het einde van het begrotingsjaar, uiterlijk in de laatste raadsvergadering van het jaar, worden vastgesteld.

Jaarstukken Functie: De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening, die tezamen de verantwoording van het college aan de raad vormen en daarmee het sluitstuk van de planning- en controlcyclus zijn. In het jaarverslag wordt aangegeven in hoeverre de gestelde doelen zijn bereikt en in de jaarrekening welke middelen daarvoor zijn ingezet. De jaarrekening is de financiële verantwoording, waarover de accountant een verklaring afgeeft over de getrouwheid. Op grond van de artikelen 9, 10 en 11 van de Financiële verordening Haarlemmermeer 2023 rapporteert het college aan de raad over de rechtmatigheidsaspecten van het voorwaardencriterium, begrotingscriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium. Verder worden de jaarstukken ook gebruikt als verantwoording van de gemeente aan provincie en Rijk (verantwoording volgens de systematiek van single information, single audit (SiSa)). Het onderdeel jaarrekening wordt gecontroleerd door de accountant. Inhoud: De jaarstukken zijn een spiegel van de programmabegroting, aangevuld met de jaarrekening. De indeling in programma's en paragrafen in het jaarverslag is daarom gelijk aan de programmabegroting. In de jaarstukken worden de afwijkingen toegelicht op de gerealiseerde bedragen ten opzichte van de begrote bedragen (inclusief de 7

Gemeente Haarlemmermeer - Notitie Planning en Controlcyclus 2024

vastgestelde begrotingswijzigingen). Hierbij wordt aangeven of sprake is van incidentele of structurele verschillen. In de eerstvolgende voorjaarsrapportage wordt beoordeeld of de geconstateerde structurele verschillen worden verwerkt in de ramingen. Planning: De vaststelling van de jaarstukken moet vóór 15 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar gebeuren. Het niet halen van deze datum leidt tot sancties vanuit het Rijk, zoals opschorting van de uitbetaling van de algemene uitkering en korting op specifieke uitkeringen.

Strategisch Perspectief Investeringen (SPI) Het SPI bestaat uit drie onderdelen: de hoofdstukken investeringsruimte, lange termijn perspectief en lopende investeringen groter dan € 2 miljoen. De bijlage ‘investeringen lange termijn perspectief’ van deze rapportage wordt, vanwege financiële en economische belangen van de gemeente, onder geheimhouding aan de raad verstrekt. Deze bijlage is ter informatie en wordt niet vastgesteld door de raad. De hoofdstukken investeringsruimte en lange termijn perspectief worden alleen in het SPI voorjaar opgenomen. Functie: Met het SPI wordt de raad geïnformeerd over alle investeringsplannen van ambitie tot uitvoering. Het vergroot de mogelijkheid van de raad om te prioriteren en te sturen. Met het SPI wordt de raad tevens geïnformeerd over de voortgang van de investeringen waarvoor de raad een krediet heeft geautoriseerd. Verder wordt de raad geïnformeerd over de voorgenomen vervangings- en uitbreidingsinvesteringen, waarbij een investeringsplan wordt gepresenteerd voor de lopende meerjarenperiode. Op basis van het investeringsplan worden de kapitaal- en exploitatielasten berekend, die worden meegenomen in het meerjarenbeeld van de P&C-producten. Inhoud: Het SPI bevat een inventarisatie van alle lopende en toekomstige investeringen met een reikwijdte van 17 jaar (het lopende jaar en vier blokken van vier jaar) uitgedrukt in geld.

Daarnaast biedt het inzicht in de planning van de investeringen, de projectfases en de beschikbare ambtelijke capaciteit om de plannen te verwezenlijken. Ook worden in het SPI de lopende investeringen nader toegelicht, per peildatum 31 maart en 31 augustus. Van de grote investeringen (€ 2 miljoen en hoger) wordt de algemene projectinformatie gegeven, de stand van zaken per investering wordt toegelicht, kansen en risico's worden aangegeven en indien van toepassing worden beslispunten aan de raad voorgelegd. Het SPI bevat tevens een bijstelling van het investeringsplan, waarin ook wijzigingen in de kleinere investeringen zijn opgenomen. Planning: Het SPI wordt gelijk met de voorjaars- en de najaarsrapportage aangeboden aan de raad. De behandeling en de vaststelling vindt plaats voorafgaand aan de behandeling van deze rapportages.

(tussentijds) Meerjarenperspectief Grondzaken ((t)MPG) Deze rapportage wordt, vanwege financiële en economische belangen van de gemeente, onder geheimhouding aan de raad verstrekt. Functie: In het (t)MPG wordt aan de raad inzicht verschaft in de stand van zaken van de actieve grondexploitaties, de kansen en risico's in deze grondexploitaties, voorbereidende grondexploitaties, projecten met ontwikkelaars en strategische gronden en het resultaat van de Algemene reserve grondzaken en de reserve Ruimtelijke Investeringen Haarlemmermeer (RIH). Voor het MPG geldt de stand van de gegevens per 1 januari en voor het tMPG de stand van de gegevens per 1 juli. Inhoud: Per grondexploitatie wordt verslag gedaan over de resultaten die zijn bereikt met een vooruitzicht naar wat in de toekomst verwacht wordt. Verder wordt ingegaan op de ontwikkeling van de Algemene reserve grondzaken en de reserve Ruimtelijke investeringen Haarlemmermeer (RIH). Bij een tMPG worden ook geactualiseerde grondexploitaties opnieuw vastgesteld met bijbehorend ruimtegebruik, programma, financieel resultaat en budgetstanden.

8

Gemeente Haarlemmermeer - Notitie Planning en Controlcyclus 2024

Planning: Het MPG wordt tegelijk met de jaarstukken en het (t)MPG tegelijk met de voorjaarsrapportage aangeboden aan de raad. De rapportages worden in een besloten sessie van de raad behandeld, voordat de jaarstukken respectievelijk de voorjaarsrapportage worden behandeld door de raad.

9

Gemeente Haarlemmermeer - Notitie Planning en Controlcyclus 2024