Bijlage_Controleplan PWC_ bijlage 4e van 4 bij Controlecyclus Accountantscontrole 2021.pdf

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen

Gemeente Haarlemmermeer Controleplan 2021

Samenwerking Bijlagen

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 17 juni 2021

Interactief PDF rapport Foto: haarlemmermeergemeente.nl

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht

Introductie

Onze controleaanpak

Gemeente Haarlemmermeer T.a.v. raad en college van burgemeester en wethouders Raadhuisplein 1 2132 TZ Hoofddorp

Overige onderwerpen

17 juni 2021

Samenwerking

Referentie: Geachte leden van de raad en het college van burgemeesters en wethouders,

Bijlagen

Hierbij presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2021. Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector. Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke rol heeft de raad als opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening? Daarna komen uw en onze risicoanalyse, onze controleaanpak, belangrijke actuele ontwikkelingen en de wijze waarop we samenwerken aan bod. Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit tevens aan op de bedrijfsvoering van de organisatie.

Wij bespreken de inhoud van ons controleplan graag tijdens de vergadering met de auditcommissie op 17 juni 2021. Met de gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven over andere bijzonderheden, vertaald in praktische uitvoerbare aanbevelingen afgestemd op uw gemeente. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

drs. Martine J.A. Koedijk RA RE partner

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootsch appen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, 1 waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

Controleplan Introductie Kernboodschappen Basisbeginselen Uw verwachtingen

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

Onze kernboodschappen De controleopdracht omvat de ‘getrouwheid’ van de jaarrekening Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening op het aspect ‘getrouwheid’. Van het jaarverslag stellen wij alleen vast of wij, op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, onjuistheden zien.

De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole is €4,9 miljoen Als raad bepaalt u door het vaststellen van de goedkeuringstolerantie met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U heeft het wettelijke maximum gekozen, zijnde 1% van de totale lasten (€4.948.000). Daarnaast zullen we bevindingen boven de rapporteringstolerantie van €200.000 aan u rapporteren.

Geen wijzigingen met betrekking tot de gezamenlijke risicoanalyse Uit onze gezamenlijke risicoanalyse blijken de volgende verhoogde inherente risico’s. Deze zijn niet gewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar • Prestatielevering sociaal domein • Managementbeïnvloeding • Rechtmatigheid van de aanbestedingen • Aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen • Waardering voorraden (grondexploitaties) • Niet zakelijke transacties bij grondverkopen

Een rechtmatigheidsverantwoording als kans Voor de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording steunt u op de derde lijn met de VIC en CC, een solide basis en een goed vertrekpunt om de interne beheersing in de eerste en tweede lijn verder te verbeteren. Zodat

zaken eerder in het proces worden gesignaleerd en minder correctie achteraf nodig is.

We gaan een stap maken in de digitalisering van de controle Dat kan door digitalisering van beheersmaatregelen in de applicaties, de basis van de IT-beheersing op orde te brengen en door inzet van tools voor continue monitoring. Vanaf controle 2021 zetten wij een monitoring tool in die Haarlemmermeer weer een stap verder brengt. Wij zullen gedurende de controle hieraan aandacht besteden en u verder informeren in de rapportage interim-bevindingen.

Het normenkader 2021 ligt binnenkort voor ter besluitvorming Voor het oordeel van het college over de rechtmatigheid van de jaarrekening heeft het college u nog niet het normenkader met alle te toetsen wet- en regelgeving ter kennisname voorgelegd.

Geen bedreigingen rondom de onafhankelijkheid Wij hebben geen bedreigingen van onze onafhankelijkheid als uw accountant onderkend.

Speerpunten vanuit de raad nader uitgelicht Als raad kunt u ons speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Dit zullen we bespreken tijdens de vergadering van de auditcommissie op 17 juni 2021.

2

Controleplan Introductie Kernboodschappen Basisbeginselen Uw verwachtingen

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

De basisbeginselen van onze controle Onze bijdragen aan het vertrouwen in de maatschappij

Uw feedback is verwerkt in het controleplan 2021

Hoewel de controle de afgelopen jaren in veel opzichten is veranderd, zijn de basisbeginselen gelijk gebleven. Kwaliteit is een van de speerpunten van onze dienstverlening. Dit is ook in lijn met de publieke opinie zoals verwoord door de ACM en AFM. In deze paragraaf bespreken we hoe wij uw wensen en onze eigen waarden op elkaar afstemmen om u en uw stakeholders transparantie en vertrouwen te bieden. Het is ons doel om vertrouwen te creëren in de maatschappij en belangrijke problemen op te lossen.

Wij hebben naar uw feedback geluisterd over onze prestaties tijdens de controle over vorig jaar. Mede op basis van uw feedback hebben wij de belangrijkste aandachtsgebieden voor onze controle over dit jaar in dit controleplan samengevat. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, hebben we de jaarrekeningcontrole 2020 geëvalueerd en op bepaalde aspecten van de controle hebben we concrete afspraken gemaakt om weer verder te verbeteren. De meeste belangrijke speerpunten die we onszelf meegeven in de verbetering in vergelijking met de jaarrekeningcontrole:

Als uw accountant is het onze verantwoordelijkheid om een oordeel te vormen over de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer over het jaar eindigend op 31 december 2021. Wij zullen u de volgende producten verstrekken:

•

de managementletter en de boardletter naar aanleiding van de interimcontrole waarbij de managementletter gericht wordt aan de auditcommissie en aan het college en waarbij de boardletter (samenvatting, gericht op de hoofdlijnen) gericht wordt aan de gemeenteraad;

•

een controleverklaring inzake de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer voor het jaar eindigend op 31 december 2021 (zie ook de reikwijdte van onze controle);

•

accountantsverslag.

•

meer inzet om te bewegen naar een meer digitale controle;

•

waarborgen treffen om een tijdige afronding na te streven.

3

Controleplan Introductie Kernboodschappen Basisbeginselen Uw verwachtingen

Afstemmen van uw verwachtingen op onze waarden Uitgangspunt voor ons controleplan vormen de wensen en verwachtingen van gemeente Haarlemmermeer en haar stakeholders alsmede de verwachtingen van de maatschappij met betrekking tot onze controle. In onderstaande figuur lichten wij toe hoe deze aansluiten bij de waarden van PwC.

Onze controleopdracht Onze controleaanpak

Onafhankelijk oordeel over de jaarrekening In onze controleverklaring bieden wij onafhankelijke zekerheid dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft en in overeenstemming is met de relevante verslaggevingsstandaarden en de algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving.

Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

Jaarrekening Compleet gemeente leiderschap 2021

Kwalitatief goede jaarrekeningcontrole Wij vinden kwaliteit van groot belang. Wij geven duidelijk aan wat wij juist en onjuist vinden, met name op essentiële onderwerpen als waarderingsgrondslagen, opvolging inzake ontwikkelingen en interne beheersing. Innovatie in de controle Wij staan open voor innoverende ideeën en denken graag met de organisatie na over mogelijkheden om te innoveren in de controle. Een goed voorbeeld is de implementatie van het CMP. Meedenken over ontwikkelingen die op Haarlemmermeer afkomen We zijn graag met u en uw organisatie continu in overleg over relevante ontwikkelingen en thema’s voor uw gemeente, zoals de rechtmatigheidsverantwoording en de aanhoudende impact van Covid-19. Gestroomlijnde samenwerking Wij werken graag met u samen aan een gestroomlijnde controle waarin we heldere afspraken over en weer maken. We geven en vragen feedback om onszelf en u te verbeteren.

4

Controleplan Introductie Kernboodschappen

De reikwijdte van onze controle

Onze controleopdracht Normenkader 2020 Goedkeuringstolerantie

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

U heeft ons verzocht de jaarrekening 2021 van gemeente Haarlemmermeer te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.

Vanaf 2021 maakt de rechtmatigheidsverantwoording van het college deel uit van de jaarrekening Voorlopig gaan we ervan uit dat het college vanaf 2021 een rechtmatigheidsverantwoording moet afgeven als onderdeel van de jaarrekening. Gemeente Haarlemmermeer heeft met de VIC onder begeleiding van Corporate Control (CC), een volwassen derde lijn. Vanuit CC wordt er reeds drie keer gerapporteerd aan directie over de voortgang van de bevindingen en tevens zijn de (on)rechtmatigheden over de betreffende

periodes dan in beeld vanuit de eigen interne controle. Dit is een goede basis om te komen tot ons getrouwheidoordeel bij de rechtmatigheidsverantwoording. Gedurende de controle zullen wij aandacht besteden aan de uitgevoerde werkzaamheden ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording en u daarover informeren in onze board letter en accountantsverslag.

Speerpunten van de Raad geïncorporeerd in onze controleaanpak Als raad kunt u ons speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Dit zullen we bespreken tijdens de vergadering van de auditcommissie op 17 juni 2021.

Jaarstukken gemeente Haarlemmermeer Jaarverslag

Programmaverantwoording

Jaarrekening

Paragrafen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening

Balans + toelichting

Overzicht van baten en lasten + toelichting (incl. Wnt)

Rechtmatigheidsverantwoording van het college

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Onze controleverklaring (aspect getrouwheid) bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen. 5

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Het normenkader als meetlat voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college

Onze controleopdracht Normenkader 2020 Goedkeuringstolerantie

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

In onze controleverklaring geven wij tevens een oordeel over de juistheid van de rechtmatigheidsmatigheidsverantwoording in van de jaarrekening. De rechtmatigheid omvat drie aspecten: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten. • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?

Het normenkader voor 2021 zal in het najaar van 2021 vastgesteld worden door de gemeenteraad van gemeente Haarlemmermeer.

Onderstaand is weergegeven welke keuzes u als gemeente heeft ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader dient te worden opgenomen. Voor gemeente Haarlemmermeer geldt dat u de keuze hebt gemaakt om het inkoopbeleid niet op te nemen in het normenkader. Wel is een enkel overig collegebesluit opgenomen in het normenkader. NB: De wetgeving is nog niet definitief. Mocht de rechtmatigheidsverantwoording niet in 2021 ingaan, dan zal onze controleverklaring ook het aspect rechtmatigheid bevatten.

Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat u als gemeente voor een deel zelf bepaalt welke wet- en regelgeving betrokken wordt in de controle. Deze wet- en regelgeving wordt vastgelegd in het normenkader. Verplicht onderdeel van het normenkader • Europese aanbestedingsrichtlijnen • Staatssteunregels • Enzovoort

Optioneel onderdeel van het normenkader

• Aanbestedingswet

• Financiële verordening

• Inkoopbeleid

• Wet maatschappelijke

• Controleverordening

• Overige besluiten

ondersteuning (Wmo)

• Subsidieverordening

• Enzovoort

• Enzovoort

NB: het inkoopbeleid van Haarlemmermeer maakt geen deel uit van het normenkader

EU-regelgeving

Landelijke / provinciale wet- en regelgeving

Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad

Collegebesluiten 6

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Omvangbepaling en materialiteit

Onze controleopdracht Normenkader 2020

Reikwijdte controle

Goedkeuringstolerantie

De reikwijdte van onze controle is zodanig bepaald dat er voldoende controle-informatie met betrekking tot de getrouwheid van uw jaarrekening wordt verkregen ter onderbouwing van een hoogwaardige controle.

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

Materialiteit bedraagt €4,9 miljoen De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van materialiteit, hetgeen nader wordt toegelicht in de paragraaf rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van de jaarrekening. U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden. Als raad kunt u besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande weergegeven. Vanwege deze drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, hebben wij de aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden voor de individuele jaarrekeningposten en toelichtingen in de jaarrekening kunnen vaststellen en het effect van geïdentificeerde onjuistheden op ons oordeel kunnen beoordelen.

< 1% Fouten

< 3%

Goedkeurend

Onzekerheden

Beperking

Goedkeurend

> 3%

> 10%

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Soort tolerantie Goedkeuringstolerantie

€4.948.000 (2020: €5.737.000)

Uitvoeringstolerantie

€3.711.000 (2020: €4.303.000)

Rapporteringstolerantie

€200.000 (2020: €75.000)

Wet Normering Topinkomens (WNT) Single information, Single audit (SiSa)

De rapporteringstolerantie is verhoogd van €75.000 naar €200.000 Met het vaststellen van de hernieuwde financiële verordening 2021 is de rapporteringstolerantie verhoogd van €75.000 naar €200.000. Zoals eerder besproken vinden we dit een passend grensbedrag voor een gemeente met de omvang van gemeente Haarlemmermeer.

7

Controleplan

Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is de grens die u als raad bepaalt binnen met een maximum van 1% van de totale lasten. Indien wij afwijkingen in de jaarrekening constateren boven deze grens leidt dat ertoe dat wij geen goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven.

Uitvoeringstolerantie Omdat wij in de controle gebruikmaken van deelwaarnemingen en steekproeven ‘reserveren’ wij een deel van de goedkeuringstolerantie voor onontdekte fouten. Om die reden doen wij een afslag van 25% op de goedkeuringstolerantie om te komen tot de uitvoeringstolerantie.

Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij geconstateerde afwijkingen aan u rapporteren. Deze grens bepaalt u zelf en is afhankelijk van de mate van detail waarmee u geïnformeerd wilt worden. Met het vaststellen van de hernieuwde financiële verordening 2021 is de rapporteringstolerantie verhoogd van €75.000 naar €200.000.

7i

Controleplan

Wet Normering Topinkomens Voor de controle op de bijlage Wet Normering Topinkomens gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De betreffende toleranties variëren van 0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording.

Single information, Single audit (SiSa) Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De goedkeurings- en uitvoeringstolerantie zijn gelijk aan die voor de jaarrekening. De rapporteringstolerantie wijkt af van de jaarrekening: •

Voor regelingen < €125.000: €12.500

•

Voor regelingen > €125.000 en <€1.000.000: 10% van de omvang basis van de specifieke uitkering

•

Voor regelingen > €1.000.000: €125.000

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Onze controleaanpak

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie Frauderisico's Audit risico's IT-Audit Cybersecurity Inzet data-analyse

Overige onderwerpen

Dit hoofdstuk geeft u een duidelijk inzicht in de manier waarop wij de controle van de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer zullen uitvoeren, onze controleaanpak. Allereerst staan we stil bij de controlefilosofie. Op basis van onze kennis van uw organisatie en de ontwikkelingen in de omgeving hebben wij in dit hoofdstuk de controlerisico’s (incl. frauderisico’s) in kaart gebracht. Daarnaast staan we stil bij de ontwikkelingen en gewenste verbeteringen rondom de beheersing van de IT-omgeving en staan we stil bij cybersecurity. Tot slot beschrijven we onze controleaanpak in relatie tot dataanalyse, waar we voor deze jaarrekeningcontrole voor het eerst het CMP zullen inzetten.

Samenwerking Bijlagen

8

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Onze controlefilosofie

Onze controleopdracht

Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het ‘three lines’-model. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen.

Onze controleaanpak Controlefilosofie Frauderisico's

De derde lijn vanuit het 3LM bestaat bij gemeente Haarlemmermeer uit de auditfunctie waaronder ook de VIC-functie en Corporate Control als

1e

Audit risico's IT-Audit Cybersecurity

Overige onderwerpen

gemeente

Inzet data-analyse

Samenwerking PwC

Bijlagen

toezichthouder op het systeem van control. De VIC-adviseurs voeren interne controles uit, c.q. coördineert controles op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen. Daarnaast adviseren zij, samen met de corporate controller, over verbeteringen in de eerste en de tweede lijn. Naast de VIC-functie en Audit bestaat Corporate Control uit de organisatie brede Corporate Control functie en Informatie- en gegevensbeveiliging (en sturing op opvolging IT-audit bevindingen).

lijn

2e

lijn

3e

lijn

Lijnmanagement

Ondersteuning

Verbijzonderde Interne controle

Afdelingen

Financiën en Control

Verbijzonderde Interne Controle

•Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen. •Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten. •Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces •Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen.

•Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen. •De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn. •Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT. •Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten.

•De VIC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen. •Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.

•Adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak. •Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de VIC.

Wij rapporteren via het push-left principe Het push-left principe is erop gericht de interne beheersing in de 1e en 2e lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de 1e en 2e lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de 3e lijn met verbijzonderde interne controle ondervangen wordt.

9

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Fraude, omkoping en corruptie en naleving van wet- en regelgeving

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie Frauderisico's Audit risico's IT-Audit

Ons beeld van uw risicobeoordelings- en -beheersingsproces op het gebied van fraude en naleving van wet- en regelgeving Wij willen allereerst inzicht krijgen in uw risicobeoordeling en uw proces om de risico's vast te stellen, te beheersen en te communiceren op het gebied van fraude, omkoping, corruptie en niet-naleving van wet- en regelgeving. In dit verband willen wij een stevige dialoog voeren met de directie, over uw risicobeoordelings- en -beheersingsproces.

Cybersecurity

Voor een overzicht van de verantwoordelijkheden van het management, het college van burgermeester en wethouders en de raad en de accountant in dit verband, klik hier.

Inzet data-analyse

Onze observaties en risicobeoordeling

Overige onderwerpen Samenwerking

De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt bij college van B&W. Een programma om frauderisico's te beheersen kan bijdragen aan het voldoen aan deze verantwoordelijkheid. Frauderisico's kunnen worden beheerst door een proces voor frauderisicobeheersing.

Het is onze verantwoordelijkheid als accountants om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de financiële overzichten als geheel vrij zijn van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude of van fouten. In dat kader willen we eerst inzicht verkrijgen in uw proces voor het beoordelen van frauderisico's en het risico op afwijkingen van materiële omvang door fraude bij gemeente Haarlemmermeer. We hebben inzicht verkregen van uw proces voor het beoordelen van frauderisico's. Op basis van de observaties hierboven, het gesprek met u in de planningsfase van onze controle en onze eigen analyse, hebben we de volgende significante frauderisico's geïdentificeerd: Significante frauderisico’s 1. 2. 3.

Risico op doorbreking interne beheersing Aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen Niet zakelijke transacties bij grondverkopen

Bijlagen

10

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Significante en overige verhoogde risico’s (1/2)

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie

Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de controlerisico's in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico's. Het eerste risico is een verplicht significant risico uit hoofde van de controlestandaarden. De overige risico’s komen met name voor uit complexiteit en schattingsgevoeligheid die met deze posten gemoeid gaan. Deze risico’s komen doorgaans terug bij de controle op elke gemeente. Samenvattend is onze inschatting dat het controlerisico verbonden aan gemeente Haarlemmermeer gelijk is gebleven ten opzichte van vorig jaar.

Frauderisico's Audit risico's IT-Audit Cybersecurity Inzet data-analyse

Risico Managementbeïnvloeding: Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management

Uitkomst controlewerkzaamheden

Risiconiveau

Normaal

Significant

Overige onderwerpen Samenwerking

Waardering voorraden: Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties

Normaal

Significant

Het risico van waardering van de grondexploitaties is doorgaans bij gemeenten een verhoogd risico. Dit komt omdat er veel schattingsposten zijn gemoeid bij deze balanspost. Behalve de parameters (kostenstijging, opbrengstenstijging, etc.) is de waardering gebaseerd op een raming van nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten. We zullen controlewerkzaamheden uitvoeren op de waardering.

Significant

De aanbestedingsrichtlijnen zijn complex. De omvang van de onrechtmatige aanbestedingen zijn in 2020 afgenomen naar €1,5 miljoen. Deze komen met name voort uit dossiers die in het verleden ten onrechte (nog) niet zijn aanbesteed. We zullen uitgebreide controlewerkzaamheden uitvoeren op de (EU) aanbestedingen.

Bijlagen Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen

Normaal

Het doorbreken van beheersingsmaatregelen door het management is op basis van de controlestandaarden altijd een significant risico. Interne beheersingsmaatregelen, ongeacht hoe goed in opzet en bestaan, kunnen risico's van materiële onjuistheden in de jaarrekeningen slechts beperken, en niet volledig afdekken, wegens de inherente beperkingen van interne beheersingsmaatregelen. We zullen een data analyse uitvoeren op (handmatige) boekingen 2020 voor gemeente Haarlemmermeer.

11

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Significante en overige verhoogde risico’s (2/2)

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie Frauderisico's

Risico

Aanbestedingen: het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen

Uitkomst controlewerkzaamheden

Risiconiveau

Normaal

Significant

Audit risico's IT-Audit Cybersecurity Inzet data-analyse

Grondverkopen: het risico van niet zakelijke transacties bij grondverkopen

Normaal

Significant

Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

Sociaal domein: het risico rondom prestatielevering

Normaal

Significant

Dit risico rondom mogelijke gunning aan bevriende partijen, is doorgaans bij gemeenten een verhoogd risico. Dit komt omdat gemeenten zaken doen met een veelvoud aan leveranciers met ook nog een grote diversiteit in inkoop van goederen en diensten. Bij onze controlewerkzaamheden hebben we gecontroleerd of voldoende functiescheiding is gehanteerd bij aanbestedingstrajecten en bij het aangaan van contracten. In 2019 en 2020 zijn verbeterpunten geconstateerd zoals het meer consequent gebruik maken van het startformulier. We zullen uitgebreide controlewerkzaamheden uitvoeren op de (EU) aanbestedingen. Dit risico rondom mogelijke niet zakelijke transacties bij grondverkopen, is doorgaans bij gemeenten met een relatief grote projectportefeuille, een verhoogd risico. Dit komt omdat er doorgaans veel grondverkopen plaatsvinden. Bij onze controlewerkzaamheden zullen we controleren of bij grondverkopen een marktconforme prijs is ontvangen en daarbij de bandbreedtes zijn gehanteerd die de raad heeft meegegeven in de grondprijzennota c.q. grondprijzenbrief. Prestatielevering in het sociaal domein was al complex. Ook nog in 2021 zijn bepaalde takken van zorg (zoals hulp bij huishouden en dagopvang), maandenlang dicht geweest. Ook zijn gevallen bekend waarbij zorgleveranciers niet welkom waren vanwege het risico van verspreidingsgevaar.

In deze gevallen is zorg (deels) niet geleverd, maar wél doorbetaald. Gemeente Haarlemmermeer heeft de landelijke aanpak gehanteerd waarbij de zorgleveranciers via productieverantwoordingen zekerheid hebben verstrekt over onder andere het ‘meerwerk’ en de ‘continuiteitsbijdragen’. We zullen controlewerkzaamheden rondom de prestatielevering in het kader van geleverde zorg.

11I

Controleplan Introductie Kernboodschappen

IT-risico’s en IT General Controls

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie Frauderisico's Audit risico's IT-Audit Cybersecurity Inzet data-analyse

Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

We hebben ons opnieuw verdiept in de IT General Controls (‘ITGC') van . De IT General Controls (‘ITGC’) zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en de IT-activiteiten te beheren, en het proces van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde accountingprocedures die afhankelijk zijn van computerprocessen te garanderen. We hebben ook ITGC’s geëvalueerd, omdat bepaalde handmatige beheersmaatregelen en rapporten afhankelijk zijn van systeemgenereerde informatie. In onze controle noemen we dit IT-afhankelijkheden.

We zullen ons focussen op de verbeteringen rondom de beheersing van de IT-omgeving

De ‘scoping’ rondom de IT-audit nader toegelicht

We hebben op basis van onze werkzaamheden ten tijde van de interimcontrole 2020 vastgesteld dat de IT-bevindingen nog onvoldoende waren opgevolgd. We rapporteerden daarbij nog steeds bevindingen in relatie tot onder andere wijzigingsbeheer (procedures bij updates en vernieuwingen van applicaties) en gebruikersbeheer (procedures rondom rechten van gebruikers van applicaties). Rond de zomer van 2021 zullen we onze inzicht in de beheersing van de IT-omgeving en de gerelateerde aanbevelingen actualiseren. Hierover zullen we rapporten in de managementletter en de boardletter naar aanleiding van de interimcontrole waarbij de managementletter gericht wordt aan de auditcommissie en aan het college en waarbij de boardletter (samenvatting, gericht op de hoofdlijnen) gericht wordt aan de gemeenteraad.

Wij hebben applicatiesystemen, datawarehouses, rapportages en lagen van ondersteunende IT-infrastructuur (database, besturingssysteem en netwerk) die bij de desbetreffende bedrijfsprocessen betrokken zijn vanaf het allereerste begin van een transactie tot de vastlegging ervan in het grootboek beoordeeld. Die transacties leiden uiteindelijk tot verslaglegging in de jaarrekening. Derhalve kunnen deze systemen en de IT-infrastructuur (of een deel daarvan) van belang zijn voor de controle. De volgende systemen zijn in scope voor de jaarrekeningcontrole: a) de financiële administratie (E1), de uitkeringsadministratie (SAM) en c) de personeelsen salarisadministratie (ADP).

We gaan een stap maken in de digitalisering van de controle Dat kan door digitalisering van beheersmaatregelen in de applicaties, de basis van de IT-beheersing op orde te brengen en door inzet van tools voor continue monitoring. Vanaf controle 2021 zetten wij een monitoring tool (in eerste instantie gericht op de IT-beheersing) in die Haarlemmermeer weer een stap verder brengt. Op de pagina over data-analyse geven we u inzicht in deze monitoring tool.

De gemeente Haarlemmermeer heeft naar aanleiding van onze rapportage interim-bevindingen 2019 diverse acties genomen ten aanzien van de ITbevindingen teneinde het volwassenheidsniveau van de IT-beheersing te verbeteren. Zo is een IT Audit werkgroep opgezet en is medio 2020 door de gemeente Haarlemmermeer in kaart gebracht wat de status is van de door PwC gerapporteerde IT-bevindingen in 2019.

Naast de VIC-functie en Audit bestaat Corporate Control uit de organisatie brede Corporate Control functie en Informatie- en gegevensbeveiliging (en sturing op opvolging IT-audit bevindingen). Gedurende 2020 is vanuit corporate control de beweging ingezet om de controlefunctie te versterken en meer naar de voorkant te komen (signaleren en verbeteren aan de voorkant en minder correctie achteraf). Ook is er ambitie om meer gebruik te maken van IT-tooling om beheersing van VIC maar ook Informatie en gegevensbeveiliging meer efficiënt en meer effectief te maken.

12

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie Frauderisico's Audit risico's IT-Audit Cybersecurity Inzet data-analyse

Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

Onze aanpak van cyberveiligheid Digitale informatie is de levensader geworden voor het hedendaagse onderling verbonden ecosysteem van het bedrijfsleven en wordt steeds waardevoller voor organisaties — en voor handige bedreigingsactoren. Dit is voor uw organisatie niet anders. Door digitalisering wordt u blootgesteld aan nieuwe digitale kwetsbaarheden, waardoor effectieve interne beheersingsmaatregelen rond cyberveiligheid en privacy belangrijker worden dan ooit. Als onderdeel van onze controle bekijken we de gevolgen die cyberveiligheidsrisico’s kunnen hebben voor de jaarrekening en bedenken we een passende reactie om die risico's waar nodig aan te pakken. Onze aanpak van cyberveiligheid is gebaseerd op onze beoordeling van het inherente risico. Deze beoordeling begint met het vaststellen van cyberveiligheidsrisicofactoren, zoals de toepasselijkheid van specifieke wetgeving op het gebied van cyberveiligheid, het bestaan van contractuele verplichtingen inzake cyberveiligheid jegens klanten of het feit dat u zeer gevoelige persoonsgegevens verwerkt (AVG). Ook de huidige Covid-19-crisis heeft gevolgen voor het cybersecurityrisico. Doordat mensen thuiswerken vinden snelle implementaties van nieuwe technologie plaats. Dit zorgt voor nieuwe cyberrisico’s en de impact van cyberincidenten neemt toe.

Organisaties reageren op verschillende manieren op Covid-19, vanzelfsprekend gaat de eerste zorg gaat uit naar de liquiditeit en de continuïteit van de operatie, waarbij het risico bestaat dat niet in alle gevallen voldoende aandacht wordt gegeven aan de veiligheid van systemen en data. Wij zien dat kwaadwillenden gebruik maken van de onzekerheid en de unieke situatie, waar organisaties veelal niet op voorbereid zijn. Op basis van de aard, waarschijnlijkheid en omvang van deze factoren bepalen wij of de risicofactoren leiden tot een cybersecurityrisico dat materiële gevolgen zou kunnen hebben voor de jaarrekening. Daarbij houden wij ook rekening met het frauderisico in relatie tot cybersecurity.

Relevante cyberrisicofactoren

Minimale cyberveiligheidbeheersingsmaatregelen

Cyberveiligheid als controlerisico

Wij wegen uw reactie af tegen de te verwachten minimale beheersingsmaatregelen.

Wij beoordelen of een cyberincident zou kunnen leiden tot materiële onjuistheden in de jaarrekening.

13

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Inzet data-analyse in de controle

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie Frauderisico's Audit risico's IT-Audit Cybersecurity

Met het CMP willen we een ‘boost’ geven aan de digitalisering van zowel de (verbijzonderde) interne controle als onze externe controle Onze processen zijn ontworpen om helderheid te creëren uit complexiteit. Waar relevant zijn de processen geautomatiseerd. Door slim gebruik te maken van data in onze controle identificeren wij belangrijke aandachtsgebieden in uw financiële processen. Wij maken gebruik van data-analyse in de controle om de uitkomsten van uw processen te valideren en om de uitvoering en opzet van enkele van onze gegevensgerichte werkzaamheden daarop aan te passen.

De toepassing van data-analyse in de controle waarborgt dat gedurende de controle de aandacht in een passende verhouding uitgaat naar de reguliere dan wel de eenmalige en/of bijzondere transacties. Zo kunnen we onze controleprocedures richten op de belangrijke controlerisico's in plaats van op gebieden met een laag risico. Voor de controle over 2021 hebben we het voornemen om gegevens te verkrijgen uit de systemen van gemeente Haarlemmermeer voor 2021. Voor gemeente Haarlemmermeer maken wij gebruik van de onderstaande tools, waarvan het CMP nieuw is voor de 2021 controle.

Data-analysetool

Inzet in de controle

Halo for journals

Halo is een data-analysetool die door middel van algoritmen en datavisualisatie ongewone en inconsistente transacties identificeert. Deze tool zetten we in als onderdeel van de werkzaamheden om fraude te detecteren, bijvoorbeeld om te detecteren of bepaalde gebruikers ongebruikelijke transacties hebben verwerkt.

HR4Insights

HR4Insights richt zich op de controle van de salariskosten. Door het geautomatiseerd uitvoeren van een aantal controlestappen (zoals een integrale bruto-netto controle en het vaststellen van de juistheid van de sociale premies), kan snel worden geconcludeerd of de salarisadministratie op orde is.

Continious Monitoring Platform (CMP)

Het continue monitoren van de uitzonderingen in uw primaire processen en bedrijfsvoering (op transactieniveau) is in onze visie de toekomst en heeft de meeste toegevoegde waarde voor Haarlemmermeer. Wij zetten voor u daarom meteen vanaf de controle 2021 het ‘Continuous Monitoring Platform’ (CMP) in waarbij we 2021 beschouwen als ‘implementatiejaar’ en waarin ‘we’ (de organisatie van Haarlemmermeer én wijzelf) daar vanaf 2022 gebruik van zullen maken. Het CMP monitort automatisch ingerichte controles in uw IT-infrastructuur (daar starten we mee) en applicaties en geeft realtime inzicht in de uitzonderingen daarop. Zo monitort het CMP of er geen signaleringen zijn op de ingerichte monitors voor de rechtmatigheidsverantwoording en de getrouwheid van de jaarrekening. Een ‘eigen’ dashboard geeft u inzicht in de afwijkingen zodat direct op dit soort situaties geacteerd kan worden met een workflow-functionaliteit (in plaats van weken of maanden later). Deze functionaliteit documenteert bovendien de uitgevoerde handelingen. De VIC kan vervolgens vaststellen of deze uitzonderingen adequaat zijn opgevolgd.

Inzet data-analyse

Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

14

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Professionalisering leidt tot betere beheersing en een verschuiving van de controlemix.

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Controlefilosofie

Gezamenlijk werken we de komende jaren vanuit ieders perspectief aan de verbetering van de interne beheersing van zowel de eerste, tweede als derde lijn van gemeente Haarlemmermeer. Hierbij staan de volgende ontwikkelingen centraal:

Frauderisico's

-

Het push-left principe om de interne beheersing in de 1e en 2e lijn te optimaliseren;

-

Van rechtmatigheidsverantwoording naar ICS;

-

Van gegevensgericht achteraf naar continue monitoring.

Audit risico's IT-Audit Cybersecurity Inzet data-analyse

Overige onderwerpen Samenwerking

De voorgestelde doorontwikkeling leidt tot een stelsel van beheersing en een controleaanpak met meer toegevoegde waarde, waarbij preventieve en detectieve maatregelen maximaal samengaan. De werkzaamheden gaan (grotendeels) verschuiven van gegevensgericht naar systeem en datagericht, wat meer gespecialiseerde inzet vereist, en naar inzet van tools. In de startnotitie hebben we deze stappen nader uitgewerkt.

Bijlagen

14I

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Overige onderwerpen

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen

Allereerst behandelen we een aantal externe ontwikkelingen waaronder de aanhoudende impact van Covid-19, de invoering van de omgevingswet en de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Externe ontwikkelingen

Vervolgens besteden wij aandacht aan de afhankelijkheid van derden in het controleproces.

Afhankelijkheid van derden

Tot slot staan we stil bij de schattingen die relevant zijn voor de controle van gemeente Haarlemmermeer.

Schattingen

Samenwerking Bijlagen

15

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Ontwikkelingen die u als raad raken (1/2)

Onze controleopdracht Onze controleaanpak

De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is een kans om de beheersing in de organisatie te verbeteren…

Overige onderwerpen

Gemeente Haarlemmermeer heeft met de VIC onder begeleiding van Corporate Control (CC), een volwassen derde lijn. CC rapporteert drie keer per jaar aan de directie over de opvolging van bevindingen en geeft een beeld van de (on)rechtmatigheden over de betreffende periodes zoals geconstateerd bij de eigen interne controle. Dit is een goede basis om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen.

Externe ontwikkelingen Afhankelijkheid van derden Schattingen

Samenwerking Bijlagen

Dit betekent wel dat Haarlemmermeer hiervoor volledig steunt op haar derde lijn volgens het Drielijnenmodel. In onze visie is de invoering ook een kans om de beheersing controleerbaar in de primaire processen (eerste lijn) en tweede lijn (control) verder te ontwikkelen. Naarmate de interne beheersing verder richting de eerste lijn zit, verschuift immers de beheersing van detectief (fouten herstellen) naar preventief (fouten voorkomen). Dit “push left” principe van het model is de basis van al onze concrete adviezen, waarmee uw beheersing verder komt.

… naar systeem en procesgericht met continue monitoring op uitzonderingen Het volgende volwassenheidsniveau wordt vormgegeven door digitalisering van interne beheersmaatregelen in de applicaties in combinatie met het op orde brengen van de basis van de IT-beheersomgeving. We weten dat u daar al mee aan de slag bent, mede naar aanleiding van onze adviezen in de boardletter van 2019. Daarom is de volgende stap in het volwassenheidsniveau ook op redelijk termijn (deels) bereikbaar. Het continue monitoren van de uitzonderingen in uw primaire processen en bedrijfsvoering (op transactieniveau) is in onze visie de toekomst en heeft de meeste toegevoegde waarde voor Haarlemmermeer.

Een kans om de beheersing van de organisatie te verbreden Wat ons betreft is de rechtmatigheidsverantwoording de eerste stap in het expliciet zelf verantwoording afleggen vanuit het college. De volgende stap zou verbreding zijn naar andere kwaliteitsaspecten van de interne beheersing, bijvoorbeeld naar de effectiviteit of efficiency van de processen. Een ambitie die binnen gemeente Haarlemmermeer eerder uitgesproken is. Het ‘in control statement’ (ICS) is een instrument om die groei in volwassenheid van uw interne beheersing te stimuleren. Een interne beheersing die het college in staat stelt vanuit een breder perspectief te sturen en de raad inzicht te geven in de kwaliteit van de beheersing. Van belang is daarbij om te zorgen dat een ICS geen ‘administratieve oplossing’ wordt met alleen versterking van het bewustzijn, maar leidt tot daadwerkelijke verbreding van de beheersing naar andere aspecten.

Een kans om de controlerende rol van de raad te verdiepen De afgelopen jaren was bij alle gemeenten het gesprek tussen de raad en het college over rechtmatigheid relatief beperkt. Door de verantwoordelijkheid weer expliciet bij het college te leggen, wordt het belang van rechtmatige handelen bij het college versterkt. De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is een kans voor de raad om het gesprek met het college te verdiepen. Zowel ‘kaderstellend’ over de ambitie (welke kwaliteitsaspecten, normenkader), de nauwkeurigheid (verantwoordingsgrens) en de gewenste informatiewaarde (onderwerpen in de paragraaf bedrijfsvoering) als ook ‘controlerend’ over de bevindingen, mogelijke afwegingen van het college bij bewust gekozen afwijkingen en benodigde verbeteringen in de beheersing. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een eerste stap. Door daarna en daarna stap voor stap te verbreden naar een volwaardige ICS komt de raad in positie om langs meerdere invalshoeken het goede gesprek te voeren over de kwaliteit van de organisatie. 16

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Ontwikkelingen die u als raad raken (2/2)

Onze controleopdracht Ontwikkelingen rondom de omgevingswet

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Externe ontwikkelingen Afhankelijkheid van derden Schattingen

Samenwerking Bijlagen

Inmiddels is afgesproken dat per 1 juli 2022 de omgevingswet in werking treedt. Dit is half jaar later dan eerder beoogd om het Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen en uitvoeringsorganisaties meer ruimte te geven om de implementatie van de wet op een zorgvuldige en verantwoorde wijze af te ronden. Het is dus van belang dat alle processen binnen de gemeente in lijn gebracht wordt om de ‘live’ gang per 1 juli 2022 mogelijk te maken. Recent wordt er steeds meer aandacht gevraagd dat de nieuwe omgevingswet succes kan hebben als alle elementen, op zowel ICT als financieel gebied, juist werken. Wij raden u aan om kennis te nemen van Route 2022, een roadmap geïntroduceerd door de VNG om belangrijke mijlpalen in het kader van de invoering van de omgevingswet te identificeren en uit te voeren.

Ook voor 2021 gelden onzekerheden en risico’s in relatie tot Covid-19 Over 2020 had het Rijk nog niet alle nadelen als gevolg van de coronamaatregelen gecompenseerd. Dit betreft de inkomstenderving (toeristen- en parkeerbelasting) en de extra lasten van afvalinzameling en -verwerking waarvoor compensatie is toegezegd. Het Rijk heeft hier wel bedragen voor gereserveerd, totaal €282 miljoen. Het aandeel van Haarlemmermeer wordt door het college ingeschat op circa €6,9 miljoen. De daadwerkelijke compensatie wordt door het Rijk bepaald op basis van de jaarrekeningen 2020 van de gemeenten. De verwachting is dat pas in de septembercirculaire gemeentefonds 2021 de verdeling over de gemeenten bekend wordt gemaakt. Over eventuele extra compensatie over 2021 is nog niets bekend.

De Covid-19 monitor Haarlemmermeer brengt trends en ontwikkelingen als gevolg van corona in beeld. In deze monitor zijn de meest relevante en beschikbare gegevens samengevat. De monitor wordt dagelijks - indien er nieuwe cijfers beschikbaar zijn - bijgewerkt.

Gemeenteraadsverkiezingen in 2022 vragen om een zorgvuldige overdracht De huidige bestuursperiode duurt tot maart 2022. Dit betekent dat de gemeenteraad in een nieuwe samenstelling de jaarrekening over 2021 zal gaan vaststellen. Het is raadzaam om als auditcommissie een overdrachtsdocument te maken om de continuïteit van de aandachtspunten (zoals de versterking van de control en de informatiewaarde van de P&C stukken) te waarborgen. Graag geven we een workshop aan de (nieuwe) raadsleden om hun mee te nemen in hun (nieuw) rol als raadslid, uiteraard met focus op de P&C-cyclus en hun kaderstellende en controlerende rol. Ook zal de rol van de accountant als onafhankelijk adviseur daarbij aan de orde komen.

16I

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Het college en wij zijn afhankelijk van derden

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen

Een deel van uw gemeentelijke taken heeft u uitbesteed aan derden. Dit betekent dat voor de verantwoording van de bijbehorende baten en lasten u afhankelijk bent van verantwoordingen (vaak inclusief controleverklaringen) van derden voor het opstellen van uw jaarrekening.

Onderstaand hebben wij de met de organisatie uitgevoerde inventarisatie van deze afhankelijkheden weergegeven, inclusief de impact hiervan op onze werkzaamheden.

Externe ontwikkelingen Afhankelijkheid van derden Schattingen

Onderwerp

Partij waaraan is uitbesteed

Samenwerking Bijlagen

Heeft college reeds afspraken gemaakt over tijdige aanlevering ja

nee

1

Pgb Jeugd en Wmo

SVB





2

Eigen bijdrage Wmo

CAK





17

Controleplan Introductie Kernboodschappen

De schattingen onderhevig aan de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen Externe ontwikkelingen Afhankelijkheid van derden Schattingen

Samenwerking Bijlagen

Schattingen zijn geldbedragen die een essentieel onderdeel van de jaarrekening uitmaken. Zodra de noodzaak van een schatting erkend wordt, geldt de waardering van deze geldbedragen onder voorbehoud van schattingsonzekerheid als gevolg van inherente beperkingen in kennis of gegevens. Als gevolg daarvan kunnen de resultaten van de waarderingen sterk uiteenlopen. Uw proces en beheersingsmaatregelen voor het afleiden van de geldbedragen van schattingen brengen met zich mee dat er methodes (met inbegrip van modellen) moeten worden gekozen en toegepast waarbij gebruik wordt gemaakt van aannames en gegevens.

In veel gevallen zullen er wijzigingen zijn in de aard en de omvang van informatie. Wij, als uw accountant, verzoeken u informatie te verstrekken inzake uw proces en beheersingsmaatregelen voor:

Hiervoor is het nodig dat u een beroep doet op uw eigen beoordelingsvermogen, hetgeen kan leiden tot complexiteit en subjectiviteit (met inbegrip van mogelijke vertekening) in uw waarderingen.

Door afwezigheid van deze processen en beheersingsmaatregelen kan uw jaarrekening gevoeliger worden voor materiële onjuistheden.

•

het vaststellen van de noodzaak van schattingen, bijvoorbeeld de transacties, voorwaarden of gebeurtenissen die aanleiding geven tot die schattingen;

•

het afleiden van de geldbedragen voor schattingen en daarmee samenhangende toelichtingen.

Door deze factoren kunnen uw schattingen gevoelig zijn voor materiële onjuistheden. Wij onderkennen de volgende schattingen in uw jaarrekening, die gevolgen zouden kunnen ondervinden: • • • •

waardering van de vaste activa; waardering van de grondexploitaties; waardering dubieuze debiteuren; voorzieningen.

18

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Mededelingen

Onze controleopdracht Onze controleaanpak

In dit hoofdstuk starten we met een korte introductie van het controleteam.

Overige onderwerpen

Daarna staan we stil bij de beoogde planning van de jaarrekeningcontrole 2021.

Samenwerking

Tot slot staan we stil bij de constructieve samenwerking die we steeds ervaren, alsmede geven we inzicht in de geplande uren.

Team PwC Planning van de controle Onze samenwerking

Bijlagen

19

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Uw controleteam

Onze controleopdracht Onze controleaanpak

Een ervaren controleteam

Overige onderwerpen

Ons team streeft ernaar wanneer nodig voor u beschikbaar te zijn. In de figuur hiernaast vindt u een overzicht van de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam en hun contactgegevens, zodat u hen op elk moment kunt bereiken.

Samenwerking

Het team is licht gewijzigd ten opzichte van vorig jaar. De beoogde manager is uitdienst getreden dus daarvoor zullen we een geschikte vervanger regelen. Daarnaast hebben we verfrissing aangebracht in de rest van het controleteam.

Team PwC Planning van de controle

In ons team hebben wij onder meer IT specialisten nodig om uw controle uit te voeren. In de figuur hiernaast vindt u een overzicht van de belangrijke leden van ons controleteam en hun functies.

Onze samenwerking

Expertise op IT-gebied

Bijlagen

Op bepaalde gebieden is mogelijk aanvullende expertise nodig naast de traditionele controlemiddelen. In de loop van de controle zullen we gebruikmaken van onze experts om een beoordeling te geven van de belangrijkste onderdelen van uw bedrijfsrisico’s, zoals beheersingsmaatregelen van informatiesystemen en beveiliging. Deze specialisten waarborgen dat we over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te behalen. Met gebruikmaking van hun kennis van best practices levert ons team input met betrekking tot de activiteiten van de organisatie, de sector en het voldoen aan wet- en regelgeving.

Arne Koole senior manager Assurance +31 6 13 98 04 93

Martine Koedijk partner Assurance +31 6 18 30 45 41

Marjan Hof director IT Audit +31 6 12 97 99 46

Uw controleteam

Muhammed Angun manager Assurance +31 6 13 91 90 43

Robert Spruijt manager IT Audit +31 6 13 89 00 82

20

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak

Onze planning van de controle 2021 De afgelopen periode hebben wij met de organisatie en de griffie de planning voor onze controle afgestemd. Het resultaat daarvan is onderstaand op hoofdlijnen weergegeven. Hierbij hebben wij aangegeven tot welk product dit leidt en aan welk gremium dit product gericht is.

Uiteraard vindt bij alle rapportages hoor- en wederhoor plaats om de feitelijkheid af te stemmen.

Overige onderwerpen Samenwerking Team PwC Planning van de controle Onze samenwerking

Bijlagen

21

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Onze samenwerking tijdens de controle

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen Samenwerking Team PwC Planning van de controle Onze samenwerking

Bijlagen

De controle van de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer vereist voldoende tijd en aandacht van de teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn voorgeschreven in het rapport ‘In het publiek belang’, geven wij hieronder een samenvatting van het aantal uren dat wij verwachten te besteden aan de controle over 2021.

Geen bedreigingen inzake onze onafhankelijkheid geïdentificeerd Het Nederlands recht en ons interne beleid verplichten ons onze onafhankelijkheid actief te beschermen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen, controleren wij onder meer - vooraf - dat elk controleverzoek en verzoek om controleverwante en niet-controlediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt, in overeenstemming met de huidige externe regelgeving en hetgeen hierover met u is afgesproken. Er zijn geen andere controles of controleverwante en niet-controlediensten die u ons gevraagd heeft te verrichten met uitzondering van de overeengekomen specifieke werkzaamheden in relatie tot de verantwoording fractievergoedingen. Wij hebben geconcludeerd dat deze opdrachten geen bedreiging zijn voor onze onafhankelijkheid als accountant van uw gemeente. Tevens hebben alle teamleden betrokken bij de controle van de gemeente verklaard persoonlijk onafhankelijk te zijn van de gemeente.

We ervaren wederom een constructieve samenwerking tijdens het controleproces We ervaren tijdens de start van de controle wederom een constructieve samenwerking met uw organisatie. Ondanks het op afstand werken als gevolg van de coronapandemie, zijn de communicatielijnen redelijk kort. We ervaren een open en fijne cultuur. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, zullen we op korte termijn de jaarrekeningcontrole 2020 evalueren en op bepaalde aspecten van de controle concrete afspraken maken om nóg verder te verbeteren. Totaal # geplande uren

%

Partner

114

6%

(Senior) manager

384

20%

Overige medewerkers

1.448

74%

Totaal

1.946*

100%

* Inclusief de uren besteed door de afdelingen waaraan we werkzaamheden uitbesteden zoals het ‘Delivery Center’ en het ‘Competence Center’ (ongeveer 300 uur) en exclusief eventuele te verstrekken adviesopdrachten. 22

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Bijlagen

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen Samenwerking

In deze bijlagen staan we stil bij de verantwoordelijkheden van het college, de raad en tevens van onszelf als externe accountant. Daarna geven we een overzicht over onze communicatie van belangrijke voorwaarden en aandachtspunten van de controle.

Bijlagen Verantwoordelijkheden

Communicatie

23

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening Het college is verantwoordelijk voor: •

•

Verantwoordelijkheden

Communicatie

•

het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV en het bepaalde in en krachtens de Wet normering topinkomens (‘WNT’); de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; en voor interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt. Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar niet absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen.

Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen.

Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring.

De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.

Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.

24

Controleplan Introductie Kernboodschappen

Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving

Onze controleopdracht Onze controleaanpak Overige onderwerpen Samenwerking Bijlagen

De verantwoordelijkheden van het college, bestaan uit: Deze bestaan uit:

De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met governance, de raad, bestaan uit:

•

het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de entiteit en zorgen voor volledigheid ervan;

•

het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht;

•

het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving;

•

het evalueren van de beoordeling door het management van de risico's in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste ‘tone at the top’;

•

het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen;

•

ervoor zorgen dat het college passende maatregelen nemen om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen;

•

het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht.

•

het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.

Verantwoordelijkheden

Communicatie •

ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de entiteit eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen;

•

ervoor zorgen dat de activiteiten van de entiteit worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, en dat deze voldoen aan de weten regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld;

•

het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.

24I

Controleplan Introductie Kernboodschappen Onze controleopdracht Onze controleaanpak

Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving De verantwoordelijkheid van de accountant De accountant is verantwoordelijk voor: •

het inplannen en uitvoeren van de controle om redelijke zekerheid te bieden dat de jaarrekening geen materiële onjuistheden bevat, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten;

•

het evalueren of de programma's en beheersingsmaatregelen van de entiteit waarmee geïdentificeerde risico's van materiële fouten als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt op de juiste wijze zijn opgezet en in werking gesteld;