Bijlage: 8413987 bwn Evaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer

gemeente Haarlemmermeer

nota vanB&W

Onderwerp

Portefeuillehouder Collegevergadering Inlichtingen Registratienummer

Evaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer drs. Jurgen Nobel 31 oktober2023 Pieter Bas Opheij (+31611186143) 8413987

1. Voorstel Collegebesluit(en) Het college heeft besloten om: 1. in te stemmen met het rapport"Evaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer"; 2. de in het rapportopgenomen conclusies en aanbevelingen in de notitie beleidskader verbonden partijen te verwerken en deze in het eerste kwartaal 2024 aan de raad aan te bieden. 3. conform artikel 87 Gemeentewet geheimhouding opte leggen opde bijlage "Evaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer" bij deze nota van B&W. De geheimhouding wordt opgelegd opgrond van artikel 5.1 lid 1 onder c van de Wet open overheid in verband met vertrouwelijkmeegedeelde bedrijfsgegevens en opgrond van artikel 5.1 lid 2 onder b van de Wet open overheid in verband met de economische of financiële belangen van de gemeente; 4. deze nota ter informatie te zenden aan de raad.

2. Samenvatting Het beleidskader verbonden partijen van onze gemeente schrijft voordat de verbonden partijen één keer in de vier jaar moeten worden geëvalueerd. Een grootschaligediepgaande evaluatie van alle verbonden partijen heeft niet eerder plaatsgevonden. De belangrijkste bij de evaluatie te beantwoorden vraag is in hoeverre een verbonden partij nog bijdraagt aan het behalen van de beoogde doelstelling(en), en of de financiële of bestuurlijke risico's nog opwegen tegen de voordelen van samenwerking.

3. 3.1

Uitwerking Wat willenwe bereiken?

De evaluatie van de verbonden partijen is bij SchipholArea Development Company (SADC), Grondexploitatie Maatschappij(GEM) A4 Zone West en Duurzaambedrijf Haarlemmermeer B.V. (Meermaker) uitgevoerd opbasis van een volledige evaluatie. Dat houdtin dat er een analyse is uitgevoerd opde aangeleverde documenten en met de betrokken ambtenaren interviews zijn gehouden. Het Gemeenschappelijk Orgaan beschermd wonen. Hoofdvaart B.V., de Recreatieplas B.V, Stedin Holding N.V., de Bank Nederlandse gemeenten N.V. en

Evaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer

Pagina 2

deVereniging van Nederlandse Gemeenten zijn niet geëvalueerd. De overige 13 verbonden partijen zijn opbasis van een beperkte evaluatie geanalyseerd. Dat zijn: o o o o o o o o o o o o o

Vervoerregio Amsterdam (VRA) Amstelland-Meerlanden Overleg AM Match Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) Cocensus Omgevingsdienst NZKG Recreatieschap Spaarnwoude Meerlanden Holding N.V. N De Waterwolf Buitenruimte B.V. Energiebedrijf Haarlemmermeer B.V. (Tegenstroom) Zonnepanelen Haarlemmermeer B.V. (Tegenstroom voorYmere) GEM President C.V. en B.V. Polanenpark C.V. en B.V.

In de periodejanuari tot en met juni 2023 is de evaluatie van de verbonden partijen van de gemeente Haarlemmermeer uitgevoerd. Op 4 augustus2023 is het rapportopgeleverd. In deze nota informeren wij u over de bevindingen van de uitgevoerde evaluatie. Het rapportis uitgevoerd aan de hand van een centrale onderzoeksvraag, te weten, "Zijn de verbonden partijen van de gemeente Haarlemmermeer nog opportuun, dienen deze nog steeds het publiek belang, of is bijstelling nodig?". Hieruit zijn een viertal deelvragen geëxtraheerd te weten: 1. In welke mate is sprake van een duidelijke beleidsonderbouwing van de verbonden partijen? 2. In hoeverre is er een optimalestrategische aansturing van de gemeente? 3. In hoeverre zijn de verbonden partijen effectief en dienen zij het publieke belang? 4. Is een bijstelling nodig van de verbonden partijen? Het evaluatieonderzoek heeft onze gemeente per individuele verbonden partij inzichten opgeleverd maar ookover de inzet van het instrument verbonden partijen dooronze gemeente in het algemeen.

3.2

Wat gaanwe daarvoor doen?

Onderstaand is het algemene beeld dat uit het onderzoek naar voren komt weergegeven. Er wordt ingegaan opde conclusies per onderzoeksvraag. Omdat de aanbevelingen niet specifiek opde onderzoeksvragen zien, worden deze apart weergegeven. Bij opvolgingen van de aanbevelingen' wordt specifiek ingegaan oponze reactie opde bevindingen en aanbevelingen per deelneming. Bij alle verbonden partijen een scherp beeld aanwezig van realisatie van het publiek belang, functioneert de governance goed en worden de risico's periodiek gemonitord De vertaling van de gemeentelijke belangen in doelstellingen vindt bij SADC, GEM A4 Zone West, de VRA, AM Match, VRK, Cocensus, Omgevingsdienst NZKG, Meerlanden Holding N.V., Zonnepanelen Haarlemmermeer B.V., GEM President en GEM Polanenpark opeen duidelijke manier plaats. Bij Amstelland-Meerlanden, De Waterwolf, Meermaker en Energiebedrijf Haarlemmermeer B.V. (Tegenstroom)is de doelstelling breed of minder specifiek geformuleerd.

Evaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer

Pagina 3

Via de planning- en control (P&C) cyclus van onze gemeente vindt de aansturing van de verbonden partij naar behoren plaats, maar kan wat betreft inzicht in effectiviteit en herijking van de verbonden partij worden verbeterd. In het onderzoeksrapportwordt geconcludeerd dat met uitzondering van SADC bij alle verbonden partijen een vastgelegde integrale visie ontbreekt wat de gemeente met de verbonden partij voorogen heeft. Ook ontbreekt een vastgelegde exit strategie, namelijk dat vastgelegd is wanneer wordt overgegaan tot stoppen met de verbonden partij. Conclusies 1. In welke mate is sprake van een duidelijke beleidsonderbouwing van de verbonden partijen? De conclusie bij deze deelvraag is dat voorSADC, GEM A4 Zone West, de VRA, AM Match, VRK, Cocensus, Omgevingsdienst NZKG, Meerlanden Holding N.V., Zonnepanelen Haarlemmermeer B.V., GEM President en GEM Polanenpark een goede vertaling gemaakt is van gemeentelijke belangen in doelstellingen. Bij Amstelland-Meerlanden, De Waterwolf, Meermaker en Energiebedrijf Haarlemmermeer B.V. (Tegenstroom) is de doelstelling breed of minder specifiek geformuleerd. Bij alle verbonden partijen heeft een navolgbare instrumentafweging plaatsgevonden. Bij een aantal verbonden partijen is deze uit beeld geraakt.

Dat geldt voorDe Waterwolf Buitenruimte B.V., Tegenstroom en Recreatieschap Spaarnwoude en oplangere termijn mogelijk ookvoor Zonnepanelen Haarlemmermeer B.V. en Energiebedrijf Haarlemmermeer B.V. (Tegenstroom). 2. In hoeverre is er een optimalestrategische aansturing dooronze gemeente? Onze gemeente heeft een heldere nota beleidskader verbonden partijen 2017 (2017.0041195). Op SADC na ontbreekt bij de overige verbonden partijen een vastgestelde visie over wat wij met de verbonden partij voorogen hebben en ontbreekt een exit strategie. De aansturing van de verbonden partijen vindt nauwkeurig plaats via de P&C-cyclus. De organisatorische inbedding van de aansturing en scheiding van de opdrachtgevers- en eigenaarsrol kan worden verbeterd. Voorde partijen waaraan deelname wettelijk verplicht is (gemeenschappelijke regelingen), exit strategie vastgelegd.

is de

3. In hoeverre zijn de verbonden partijen effectief en dienen zij het publieke belang? Bij enkele verbonden partijen kan het inzicht in de effectiviteit ervan worden verbeterd. Wij hebben bij de verbonden partijen met een hoogfinancieel risico een scherp beeld van de financiële positieen resultaten. Dit geldt onder meer voorde partijen voor gebiedsontwikkeling en grondexploitatie. Bij partijen met voornamelijk maatschappelijke doelstellingen is dat beeld minder scherp. 4. Is een bijstelling nodig van de verbonden partijen? Een aantal verbonden partijen is minder opportuun en daar kan worden nagedacht over eventuele beëindiging ervan ofover samenwerking met andere partijen. Aanbevelingen In het onderzoeksrapportworden de volgende zes aanbevelingen

gedaan:

1. Stel vooriedere verbonden partij een duidelijke visie ofstrategie op. Aan de hand hiervan kan de aansturing, monitoring en evaluatie worden vormgegeven. Onderdeel van de visie en strategie is de wijze waaropde eigenaars- en opdrachtgeversrol wordt vervuld, wat de exit strategie is, hoe de aansturing en monitoring van risico's plaatsvindt.

Evaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer

Pagina 4

Daarbij hoortookeen vastlegging van welk rendement onze gemeente voorogen heeft alsmede het bijhouden van herijking van de verbonden partij. 2. Wees voorzichtigmet al te ingewikkelde complexestructuren. Complexestructuren zijn deels te verklaren uit oogpuntvan benodigde waarborgen voor risicobeheersing en aansprakelijkheden, maar heeft als keerzijde dat deze lastig zijn te doorgronden. 3. Maak een heldere verdeling van de opdrachtgevers- en eigenaarsrol. Bij grote risico's en belangen is het van belang om de rollen van opdrachtgever en eigenaar ambtelijk te scheiden. Bij de opdrachtgeversrolligt de focusophet formuleren en uitzetten van opdrachten, opstellen van doelen en prestatie-indicatoren, maken van rapportageafspraken,bewaken van levering en budgetten, inhoudelijke afstemming en inhoudelijke ontwikkelingen. Bij de eigenaarsrol ligt de focusopde continuïteit en toezicht ophet beleid en de algemene gang van zaken van de verbonden partij. Zaken met betrekking tot het wijzigen van samenwerkingsovereenkomst of statuten, uittreding of opheffing, werking van rechts- en/of samenwerkingsvorm, organisatieontwikkeling en P&C-cyclus. 4. Informeer de raad bij onvoorziene gebeurtenissen en wijzigingen in financiële risico's.

Naast de informatieverschaffing via de P&C-cyclus kan de raad ookbij tussentijdse wijziging van financiële risico's ofonvoorziene gebeurtenissen worden geïnformeerd. 5. Zorg voormeer duidelijkheid en continuïteit in aansturing en ondersteuning. De ambtelijke ondersteuning bij aansturing van deelnemingen kan een risico vormen door verloopen aantrekken en inwerken van nieuwe medewerkers. Bij enkele verbonden partijen is een risico aanwezig met betrekking tot de continuïteit van de ambtelijke ondersteuning bij de aansturing en ondersteuning. Dit speelt onder meer bij de deelnemingen waar veel expertise en kennis is vereist en de continuïteit van de ondersteuning een aandachtspunt gaat vormen. 6. Organiseer een jaarlijkse bijeenkomst voorbetrokken medewerkers. Doorperiodiek bijeenkomsten te organiseren voorbij de verbonden partijen betrokken ambtenaren kunnen ervaringen en kennis worden gedeeld en wordt het lerend vermogen vergroot.Ook worden betrokkenheid en het borgen van kennis van deelnemingen binnen de organisatie geborgd.

Reactie en opvolgingvan de aanbevelingen Algemeen Ten aanzien van aanbevelingen 1 'Stel vooriedere verbonden partij een duidelijke visie of strategie op'en 3 'Maak een heldere verdeling van de opdrachtgevers- en eigenaarsrol' gaan wij dit per verbonden partij vastleggen en aan de hand daarvan gaan wij na of de aansturing en monitoring voldoende is ingericht. Wij willen dit medio 2024 hebben gerealiseerd. Van aanbeveling 2 'om voorzichtigte zijn met het aangaan van complexestructuren' zijn wij ons bewust. Bij het aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden gaan wij na of het gemeentelijk belang voldoende via het publieke spoorgeborgd kan worden zonder in een complexe structuur te participeren.

Evaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer

Pagina 5

Met betrekking tot aanbeveling 4 'Informeer de raad bij onvoorziene gebeurtenissen en wijzigingen in financiële risico's' blijven wij onverminderd aandacht besteden om de raad bij onvoorziene ontwikkelingen bij onze deelnemingen opde hoogtete stellen. Dit naast de reguliere informatiestroom die via de P&C-cyclus is geregeld. Bij aanbevelingen 5 'Zorg voormeer duidelijkheid en continuïteit in aansturing en ondersteuning' en 6 'Organiseer een jaarlijkse bijeenkomst voorbetrokken medewerkers' kunnen wij aangeven dat de bezetting en daarmee kennis en continuïteit van bij de verbonden partijen betrokken ambtenaren onverminderd onze aandacht heeft. Wat het organiseren van bijeenkomsten betreft, wordt bij de complexere verbonden partijen doormiddel van een ambtelijke werkgroepsamengewerkt waarin naast de opdrachtgeversrolen de eigenaarsrol ook juridisch- en fiscale expertise vertegenwoordigd is. Deze werkgroepen komen periodiek samen om stukken voorbesluitvorming voorte bereiden. Waar nodig breiden wij het inzetten van ambtelijke werkgroepen uit bij aansturen en monitoring van onze deelnemingen. SADC en verwante deelnemingen met betrekking tot gebiedsontwikkeling Wij herkennen ons in de bevindingen, conclusies en aanbevelingen die in het onderzoeksrapportworden gedaan.

Met de constatering in het rapportdat de aansturing van een complexedeelneming als SADC goed verlooptzijn wij tevreden. Het advies om te anticiperen ophet uitfaseren van een verbonden partij als het ontwikkeldoel bereikt is, en er sprake is van het ingaan van een beheerfase wordt doorons in zijn algemeen onderschreven. Het uitfaseren van een verbonden partijen neemt in de regel een periode van circa vier jaar in beslag omdat allerlei juridische en organisatorische zaken in gang moeten worden gezet en afgewikkeld. Om die reden is dit voornu niet actueel. Een stappenplan voor afbouwvan een deelneming is aanwezig. Ten aanzien van een vergelijkbaar advies voorde GEM President CV, GEM President BV en Polanenpark CV en Polanenpark BV ligt de mogelijkheid van uitfaseren genuanceerder. President 1.2 is al een eind in ontwikkeling en als er overeenstemming is over het overgangsgebied naar Lincolnpark, zou dit deelplan snel uitontwikkeld zijn. Echter de ontwikkeling van President 2.0 komt hier achter aan. Logischerwijs zal 2.0 ontwikkeld worden doorde staande SADC organisatie voorde President. Met het formuleren en uitvoeren van een exit strategie betekent dat wij de verbonden partij voorde gebiedsontwikkeling opgaan heffen en de beheeractiviteiten ervan zoals het parkmanagement separaat gaan organiseren.

Tenslotte wordt de suggestie gedaan dat ookSADC optermijn uitgefaseerd kan worden en het nadenken over een exitstrategie opportuun is. Wij onderschrijven deze suggestie maar het lijkt opzijn plaats om hierbij te vermelden, dat met het feit dat SADC ooksubstantieel financieel gaat bijdragen aan de realisatie van doortrekking van de Noord/Zuidlijn, SADC niet vóór2040 kan worden opgeheven. Desalniettemin zien we wel de noodzaak om optermijn een exitstrategie te formuleren. Dit om inzet opeen aantal activiteiten te voorkomen die neigen naar een voortdurend bestaan zoals doorlopende beheer-, advies- en onderzoeksactiviteiten. Meermaker In de evaluatie wordt geconstateerd dat de missie en doelstellingen van Meermaker passen bij de beleidsdoelstellingen van Haarlemmermeer en dat er in 2012 een navolgbare afweging heeft plaatsgevonden om een verbonden partij opte richten om deze doelstellingen te realiseren. Ondertussen is de markt wel veranderd en is de missie met betrekking tot het verstrekken van leningen hierdoorbeïnvloed.

Evaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer

Pagina 6

Wij zien dat het rapportzich vooralricht opéén van de doelen en taken van Meermaker, namelijk het financieren van duurzame projecten. Wij hebben net als de onderzoekers geconstateerd dat deze taak inmiddels niet meer past bij de huidige marktomstandigheden. Ondernemers hebben geen risicodragende cofinanciering meer nodig voorduurzame projecten, omdat de markt dit nu zelf doet. De rol van Meermaker om duurzame projecten te financieren is niet meer nodig. Dat de toekomstvan Meermaker doorhet verlopen van de termijn om als Dienst Algemeen Economisch Belang (DAEB) te fungeren onzeker is geworden, geldt alleen voorhaar rol als financier, maar niet voorde overige rollen die Meermaker vervult. Immers, bij niet kunnen fungeren als DAEB wordt financiering van leningen via onze gemeente als staatssteun aangemerkt. Het resultaat van Meermaker over 2022 bedraagt € 0,8 miljoen negatief, omdat vooreen deel van de uitstaande leningen een voorziening vooroninbaarheid ervan moest worden opgenomen. Met name opdie andere taken werken wij als gemeente intensief met Meermaker samen om verschillende projecten te kunnen realiseren. Voorbeelden hiervan zijn het aanleggen van een duurzamestroomvoorziening in het Haarlemmermeerse Bos ten behoeve van evenementen zoals Mysteryland. Ook van projecten die Meermaker zelfstandig heeft opgepakt,plukken we nu de vruchten.

Denk hierbij aan het opzetten van een energiebank waarmee wij als gemeente mensen in energiearmoede beter kunnen ondersteunen. We beamen dan ookdat er in het rapportgeconcludeerd wordt dat Meermaker 'bijdraagt aan het publiek belang' en haar netwerk 'van grote toegevoegde waarde is ophet gebied van duurzameenergie'. De overige voornoemde rollen die Meermaker vervult opgebied van duurzaamheid en energie kunnen ookzonder inzet van een verbonden partij worden uitgevoerd. De mogelijkheden en keuzes hierin werken wij uit en leggen deze begin 2024 aan de raad voor. Tegenstroom Het rapportconcludeert dat het publiek belang van Tegenstroom helder is. En doordatde doelstellingen breed zijn geformuleerd, geeft het bewegingsruimte om te handelen. Zeker in de energietransitie, die lastig is te voorspellen. Echter is het onduidelijk hoe effectief Tegenstroom is. Daarvoorzijn geen indicatoren aanwezig om te kunnen monitoren. Ook mist voor Tegenstroom een duidelijke exitstrategie. Wij herkennen de bevindingen die in het rapportgeschetst worden. Tegenstroom is een verbonden partij die in de afgelopen jaren onder andere heeft bijgedragen aan het realiseren van zonne-energie opdaken in Haarlemmermeer. Daarmee draagt het direct bij aan onze doelstellingen uit de Regionale energiestrategie en voorkomen we dat er extra duurzame opwekking opland moet plaats vinden.

Om het effect van Tegenstroom te kunnen monitoren gaan we prestatie-indicatoren opstellen. We kijken daarbij of en hoe deze indicatoren ookgebruikt kunnen worden in een exit strategie. De monitoring maken we onderdeel van de jaarlijkse Energie- & Klimaatmonitor. Zonnepanelen Haarlemmermeer (Tegenstroom voorYmere) In de evaluatie van Tegenstroom voorYmere wordt gesteld dat het publieke belang vooreen deel gerealiseerd is en het projectis afgerond. De oorspronkelijkedoelstelling is - achteraf gezien - te groot.Wel heeft dit projectaangetoond dat deze vorm een goede manier is om de

Evaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer

Pagina 7

doelgroepvan huurders aan te kunnen spreken en hen zo deel te laten nemen aan de energietransitie. Ook voorTegenstroom voorYmere is er geen exitstrategie geformuleerd. De oorspronkelijkedoelstelling om 3.000 huurwoningen van zonnepanelen te voorzien is inderdaad niet direct doorTegenstroom voorYmere behaald. Echter Tegenstroom voorYmere heeft wel als aanjager gefunctioneerd dat andere partijen eenzelfde propositiezijn gaan ontwikkelen om huurwoningen te voorzien van zonnepanelen. Daarmee is het achterliggende doel om mensen in de huursectorookmee te kunnen laten profiteren van eigen zonne-energie wel degelijk gehaald. We zien dat er nu eenzelfde vraagstuk ligt voorandere technieken om woningen te verduurzamen, zoals warmtepompen. Verder is de uitvoering van het projectafgerond omdat er geen nieuwe zonnepanelen meer geplaatst worden. De verbonden partij heeft echter nog wel de verplichting voor het onderhoud van de systemen. Tegenstroom voorYmere zit nu in een beheerfase waarin zij het onderhoud moet verzorgen van de geïnstalleerde systemen. De beheerovereenkomst loopttot en met april 2027. Voor afloop van deze beheerovereenkomst gaan wij, zoals aanbevolen, ookvoorTegenstroom voorYmere een exitstrategie formuleren.

Meerlanden en Waterwolf Ten aanzien van Meerlanden en Waterwolf wordt in de evaluatie aanbevolen om bijstelling van deze deelnemingen te overwegen vanwege raakvlak in publiek belang en doelstelling. Aan deze aanbeveling is inmiddels invulling gegeven. Er is tussen Waterwolf dienstverlening buitenruimte B.V. en Meerlanden Holding N.V. een intentieovereenkomst gesloten met als doel het procesvan samengaan te beschrijven. Uiterlijk in het eerste kwartaal van 2024 wordt door het college over samenvoeging besloten.

3.3 Wat maghetkosten? Aan de uitvoering van deze nota zijn, naast de beschikbare ambtelijke capaciteit, geen kosten verbonden.

Watzijn definanciële risico's? Onze gemeente looptgeen vermeldenswaardige financiële risico's bij de uitvoering van deze nota.

3.4

Wie is daarvoor verantwoordelijk?

Op grond van artikel 18 van de Financiële verordening biedt het college de raad eens in de vier jaar een evaluatie aan over verbonden partijen en stelt de raad deze vast. Het college is verantwoordelijk voorde uitvoering van het Beleidskader. Binnen het college is de portefeuillehouderDeelnemingen het eerste aanspreekpunt.

3.5 Welkeoverigerelevante informatie is beschikbaar? Geheimhouding Bij onze besluitvorming is het uitgangspunt dat informatie openbaar is. Dit sluit aan bij het principe van een transparante overheid zoals is bedoeld in de Wet open overheid. Er kunnen zich echter gevallen voordoen waarbij openbaarmaking van bepaalde informatie niet gewenst is. Daarvan is in dit geval sprake. De bijlage bij deze nota bevat informatie over de financiële situatie van private ondernemingen, waar onze gemeente aandeelhouder van is. Daarom maken wij gebruik van de

Evaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer

Pagina 8

uitzonderingsgronden opgrond van artikel 5.1 lid 1 onder c van de Wet open overheid in verband met vertrouwelijk meegedeelde bedrijfsgegevens en opgrond van artikel 5.1 lid 2 onder b van de Wet open overheid in verband met de economische offinanciële belangen van de gemeente. We besluiten in dit geval die informatie niet openbaar te maken.

4. Ondertekening Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de loco-secretaris.

drs. Rob van Daal

Marianne Schuurmans-Wijdeven

Bijlage 1. Rapportevaluatie verbonden partijen gemeente Haarlemmermeer (geheim)