Bijlage 7 Brief van Hoofddorp Pioniers

Hoofddorp, 5 november 2024 Geacht college van B&W van gemeente Haarlemmermeer, Wij, het bestuur van de honk- en softbal vereniging Hoofddorp Pioniers, willen u ervan op de hoogte brengen dat Hoofddorp Pioniers - kernhuurder van Sportpark21 - niet in de positie is om onder de huidige voorwaarden akkoord te gaan met het voorstel gebruiksovereenkomst vanuit Stichting ETO dat wij recent ontvingen. Graag lichten wij in deze brief toe wat ons tot dit besluit heeft doen komen, met daarbij tevens de oproep aan u om hierin een rol te vervullen om te waarborgen dat onze belangen als kernhuurder van Sportpark21 gewaarborgd worden én blijven en het mooie sportpark wat we hebben invulling krijgt op de manier zoals bedacht. Wat betreft onze toelichting maken we graag de volgende informatie beschikbaar: • • •

de aangeboden gebruiksovereenkomst voor 1 jaar (bijlage 1); de bijbehorende werkafspraken (bijlage 2); en de begeleidende toelichtingen van ETO waarin we allerlei zaken ongefundeerd verweten krijgen én ook nog een verdere waarschuwing voor de toekomst krijgen (bijlage 3 en 4).

Zoals u weet, heeft Stichting ETO ons voor het jaar 2024 een 1-jarige huurovereenkomst aangeboden zonder automatische verlenging. Dit voorstel volgde nadat door Stichting ETO de positie werd ingenomen dat onze eerdere overeenkomst van 10 jaar met automatische verlenging door hen was opgezegd. Mede door financiële druk van de voor ons te duur geworden velden en onder tijdsdruk van de start van het seizoen hebben wij dit 1-jarige contract voor 2024 geaccepteerd om trainen en spelen mogelijk te blijven maken voor onze leden. Hierbij hadden wij – als kernhuurder van Sportpark21 – wel de verwachting dat beide partijen dit jaar zouden gebruiken als overgangsjaar richting een meerjarige, bij onze verenigingsactiviteiten én bij de andere (commerciële) activiteiten van Sportpark21 passende, huurovereenkomst met geborgde continuïteit voor zowel Hoofddorp Pioniers als Sportpark21. Wat betreft het contract voor 2025 en verder hebben wij vanuit Hoofddorp Pioniers al in juni van dit jaar bij Stichting ETO een voorstel neergelegd voor een nieuwe, vijfjarige overeenkomst. De insteek vanuit Hoofddorp Pioniers is geweest om voor het eind van het seizoen en voor de ALV van vandaag, 5 november, tot een nieuwe overeenkomst te komen voor de periode 2025-2030.

De communicatie met Stichting ETO over bestuurlijke onderwerpen, waaronder de nieuwe overeenkomst, is dit jaar vanuit ons als Hoofddorp Pioniers gevoerd door de heren De Bos en Slot. Dit hebben wij zo ingericht vanwege de in de loop der tijd verslechterende perceptie vanuit Stichting ETO jegens enkele bestuursleden van Hoofddorp Pioniers. De heren De Bos en Slot hebben in de periode tussen juni en heden meerdere malen met Stichting ETO gesproken over de inhoud van de overeenkomst en ons steeds laten weten dat deze gesprekken constructief verliepen. Groot was dan ook onze teleurstelling toen we van Stichting ETO half oktober opnieuw een jaarcontract kregen aangeboden (bijlage 1), zonder hiervoor gegronde inhoudelijke redenen aan te voeren (bijlage 3 en 4). Ook een aantal door ons voorgestelde wijzigingen is niet overgenomen - ook zonder verdere toelichting.

Zonder te veel op de inhoud van het contract in te willen gaan, zitten, naast de eerdergenoemde termijn van slechts 1 jaar, vanuit Hoofddorp Pioniers de kernpunten met name in de volgende elementen: -

-

ETO heeft de tekst met betrekking tot onze preferente positie als huurder zonder uitleg uit het contract geschrapt. Wij weten niet goed wat dit betekent voor onze positie en toekomst; Hoofddorp Pioniers betaalt als gebruiker voor het volledige gebruik van de overeengekomen velden. Wij dienen echter de uren op te geven dat deze velden in gebruik zijn, zodat Stichting ETO binnen de niet opgegeven uren de velden aan een andere partij kan verhuren. Op zich goed voor de exploitatie, maar wij betalen toch de huur voor dat gebruik? Ontvangt ETO dan dubbele huur?; Enkele faciliteiten dienen extra betaald te worden buiten het seizoen om; dit geldt bijvoorbeeld voor de slagtunnels, maar ook voor licht en het mogen ophangen van sponsordoeken. Voorbeeld: de slagtunnels hebben wij in 2023 gehuurd tegen een tarief van EUR 750, in 2024 was dit tarief inmiddels EUR 1.200 en voor de komende periode vraagt Stichting ETO hier een prijs voor van EUR 2.000, terwijl deze slagtunnels dezelfde zijn als in voorliggende jaren (alleen ieder jaar weer een ietsje ouder).

Als bestuur van de vereniging Hoofddorp Pioniers vragen wij ons inmiddels af of Stichting ETO beseft dat wij een sportvereniging zijn en geen commerciële partij. Dergelijke prijsverhogingen dienen wij – in ieder geval deels – af te wentelen op onze leden via de contributie, die wij 1x per jaar in de ALV laten vaststellen. Er ontstaat bij ons als Hoofddorp Pioniers het gevoel dat wij als gebruiker van Sportpark21 financieel opdraaien voor de exploitatie die Stichting ETO als exploitant voert en het daarbij behorende financiële beleid en risico’s. Wij vragen ons af of dit ook van toepassing is bij andere sportaccommodaties en verenigingen binnen onze gemeente. Is de gemeente op de hoogte van de exploitatie van Stichting ETO en ziet zij hierop toe binnen de kaders die daarvoor zijn gesteld, zowel richting Stichting ETO als de activiteiten op Sportpark21 met Hoofddorp Pioniers als kernhuurder? Als bestuur van Hoofddorp Pioniers zien wij in de huidige constellatie een grote impact op onze vereniging en de continuïteit hiervan. Vanuit ons als bestuur hebben wij de afgelopen 2,5 jaar ons ingespannen om de relatie met Stichting ETO te normaliseren met als voornaamste doel een bestendige relatie gericht op de langere termijn, waarbij de belangen van onze vereniging geborgd zijn.

Het huidige voorstel van Stichting ETO geeft voor Hoofddorp Pioniers te veel financiële en operationele onzekerheid vanwege met name het 1-jarige karakter en bijbehorende waarschuwing voor de toekomst. Ledenvergadering van Hoofddorp Pioniers De huidige situatie heeft diepe sporen achtergelaten binnen het bestuur van Hoofddorp Pioniers. Ondanks onze inspanningen om de samenwerking met Stichting ETO te verbeteren, waaronder de aanstelling van niet-bestuursleden de heren De Bos en Slot om objectief te onderhandelen, is de situatie gestagneerd. Het huidige bestuur heeft sinds zijn aantreden 2,5 jaar geleden met volle inzet gewerkt aan het versterken van de vereniging en de samenwerking met Stichting ETO, echter zien wij vanuit Stichting ETO te weinig aanknopingspunten richting een toekomstbestendige relatie. Afgelopen half jaar zijn er inmiddels 3 bestuursleden geweest die mede om deze reden hun taken binnen Hoofddorp Pioniers hebben neergelegd. Hoewel het gelukkig met onze vereniging sporttechnisch en organisatorisch eigenlijk best HSV Hoofddorp Pioniers Nieuwe Molenaarslaan 10

NL24INGB0001468362 2134 AS

KVK 40595308 Hoofddorp

www.hoofddorp-pioniers.nl bestuur@hoofddorp-pioniers.nl

wel goed gaat en we het ook financieel weer net lijken te kunnen redden dit jaar met belangrijke behulp van onze leden, vrijwilligers, sponsoren en andere geldinzamelacties, staat onze continuïteit door het huidige jaarcontract, de steeds maar blijvende moeizame samenwerking en communicatie en de steeds maar bijkomende kosten alsmaar onder druk. Tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV) van vanavond hebben wij onze leden geïnformeerd dat wij als bestuur het aangeboden contract niet kunnen accepteren vanwege de eerdergenoemde risico’s en dat wij ons vanwege de huidige relatie met Stichting ETO genoodzaakt voelen de onderhandelingen over een nieuw contract op te schorten en het college hierover te informeren. Daarnaast hebben de vier overgebleven bestuursleden kenbaar gemaakt aan de leden dat zij de moeilijke beslissing hebben genomen af te treden per de volgende ALV. Het huidige bestuur is vrijwillig aan haar taak begonnen met als doel om in een prettige en veilige sfeer de relatie tussen Stichting ETO en Hoofddorp Pioniers te normaliseren en toe te werken naar een meerjarig huurcontract om daarmee de vereniging duidelijkheid en perspectief te verschaffen. Helaas heeft dit niet tot het gewenste resultaat geleid, waarbij wij helaas hebben moeten vaststellen dat interpersoonlijke relaties in de weg hebben gestaan aan een verbetering van de samenwerking.

Met het terugtreden van het voltallige bestuur van Hoofddorp Pioniers is er de hoop dat dit relationele aspect niet langer in de weg hoeft te staan en vanuit Hoofddorp Pioniers denken wij dat eenzelfde verandering aan de kant van Stichting ETO in bij zou dragen aan een toekomstige, permanente oplossing. Tot slot Als bestuur vinden wij het moeilijk, maar belangrijk u hierover te informeren. Gelijktijdig delen wij deze brief ter informatie ook met de bij ons bekende ambtenaren sport binnen de gemeente Haarlemmermeer. Naast de impact die deze situatie heeft op Hoofddorp Pioniers menen wij dat ons besluit mogelijk ook gevolgen heeft voor (i) de activiteiten op Sportpark21, (ii) de exploitatie en bijdrage hieraan van de gemeente Haarlemmermeer voor Stichting ETO en (iii) de mogelijkheid tot het uitoefenen van de fantastische sporten van honk- en softbal in Hoofddorp. Tegelijkertijd is dit een dringende oproep aan de gemeente om op korte termijn een rol te spelen in het faciliteren van een structurele oplossing, gezien haar verbondenheid als subsidieverstrekker aan Stichting ETO, in bovenstaande impasse. In verband met de start van het nieuwe seizoen en alle voorbereidingen die daar nu al voor gestart zijn, zult u begrijpen dat wij grote druk ervaren bij het aangaan van een nieuwe overeenkomst. Wij hopen dat u daar in uw reactietermijn rekening mee wil houden.

Wij danken u voor uw aandacht en hopen op uw steun en betrokkenheid bij het vinden van een duurzame oplossing voor Hoofddorp Pioniers en Sportpark21. Hoofddorp Pioniers Shirley Beljaards, Maurice Cuvelier, Lucinda Schuurman, Martine Zoetmulder

HSV Hoofddorp Pioniers Nieuwe Molenaarslaan 10

NL24INGB0001468362 2134 AS

KVK 40595308 Hoofddorp

www.hoofddorp-pioniers.nl bestuur@hoofddorp-pioniers.nl