Bijlage 5 -Startnotitie PwC-Haarlemmermeer 2025

gemeente Haarlemmermeer

kk

Startnotitie jaarrekeningproces 2025 Inleiding Deze startnotitie is in samenspraak met de ambtelijke organisatie opgesteld ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2025. Tussen PwC en de Auditcommissie is daarover het volgende afgesproken: Als startpunt geeft PwC aan wat de minimumvereisten zijn waar de gemeentelijke geledingen van ambtelijke organisatie, directie en raad aan moeten voldoen om de beheersing in een gemeente als Haarlemmermeer te waarborgen en zo een goede samenwerking met de accountant mogelijk te maken. Wij denken dat wij daardoor nog meer waarde kunnen brengen. Daarom wordt aan het begin van het jaar samen met de organisatie een startnotitie opgesteld. Hierin voegen de ambtelijke organisatie (Corporate Control) en PwC hun controleplannen samen. Zo is het voor de Auditcommissie (AC), het college en de raad glashelder wat het einddoel is en wat wij van elkaar mogen verwachten. De startnotitie wordt door de gemeentesecretaris en door PwC vastgesteld door middel van de ondertekening ter bevestiging van de onderlinge afspraken. De startnotitie is een werkdocument met uitvoeringsafspraken tussen PwC en de organisatie van gemeente Haarlemmermeer. De raad neemt kennis van de vastgestelde startnotitie. De AC wil namens de raad de afspraken voor de ambities in de basisperiode van het nieuwe contract vertaald zien naar de te realiseren doelstellingen per jaar.

Onderwerpen In deze startnotitie komen achtereenvolgens de volgende onderwerpen aan de orde: ANOa hans

Begrippen/toetsingskader Implementatie nieuwe systemen en IT-audit Implementatie CMP Doorontwikkeling VIC en de onderwerpen van de VIC Rechtmatigheidsverantwoording van het college Controle-aanpak Dynamiseren van de audit Het ambitieniveau van de interne beheersing en de jaarrekeningcontrole 9. Informatie-uitwisseling 10. Inhoud van de rapportages 11. Planning 12. Honorarium en meerwerk

1. Begrippen/ toetsingskader De belangrijkste kaders voor de accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeente Haarlemmermeer zijn het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Haarlemmermeer 2023 en de Financiële verordening Haarlemmermeer die over boekjaar 2025 van toepassing zal zijn. De jaarstukken bestaan op grond van het BBV uit meerdere onderdelen. De controle van de accountant heeft primair betrekking op het hoofdstuk ‘jaarrekening’.

kat

Ere Taicipcttle]

Peceelelite verantwoording

Veele

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij

op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluiten op de jaarrekening

Onze contre

ing

bij de j

ing

heeft b

ing op deze

Bron: Controleplan PwC 2024, dit zal ook van toepassing zijn op de controle van de jaarrekening 2025 Getrouwheid versus rechtmatigheid De controleopdracht voor PwC bestaatuit de controle van de jaarrekening op het aspect ‘getrouwheid’. Met ingang van 2023 legt het college van Burgemeester en Wethouders verantwoording af aan de gemeenteraad inzake de rechtmatigheid. Deze rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening en wordt derhalve door PwC gecontroleerd op het aspect ‘getrouwheid’. De accountant geeft wel een oordeelbij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen (SiSa-verantwoording).

Toleranties

De goedkeuringstoleranties zijn de kwantitatieve criteria voor het wel of niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring. In het Bado is bepaald dat de goedkeuringstolerantie voor fouten in de gemeenterekening respectievelijk onzekerheden in de controle tenminste 1 procent respectievelijk 3 procent van de omvangbasis bedraagt. De omvangbasis is het totaal van de lasten van de jaarrekening, onder aftrek van interne verrekeningen, inclusief toevoegingen aan de reserves. De gemeenteraad heeft in het Programma van Eisen en in het controleprotocol in 2025 vastgesteld dat de goedkeuringstolerantie uit het Bado wordt overgenomen. Het ministerie van BZK is van plan om artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (‘Bado’) met betrekking tot de materialiteit te wijzigen. De maximale materialiteit zal worden gewijzigd naar 2 procent van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves en zal betrekking hebben op de som van de afwijkingen en onzekerheden; dit ten opzichte van de huidige 1 procent voor afwijkingen en 3 procent voor onzekerheden, met als omvangsbasis de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. Momenteel gaan wij uit van de regelgeving die nu geldt. Zodra er een update is over dit voornemen, zullen weu tijdig informeren over de impact op onze controle.

In onderstaande tabel is weergegeven welke controleverklaring wordt afgegeven onderscheiden gevallen, uitgaande van de programmabegroting 2025-2028. Goedkeuringstoleranties Fouten in

de

gemeenterekening Onzekerheden in de

eenkals

Goedkeurend SE EZ50000

< € 18.750.000

Strekking van de controleverklaring Met beperking Oordeelonthouding > € 6.250.000

< € 18.750.000 > € 18.750.000

< € 62.530.000

in de te

Afkeurend

7

6 16700000

> € 62.530.000

-

De wetgever heeft in het Bado geen rapportagetoleranties voorgeschreven. Wel heeft de wetgever voorgeschreven dat de bedragen voor de rapporteringstoleranties niet hoger kunnen zijn dan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. In overeenstemming met de financiële verordening Haarlemmermeer die over boekjaar 2025 van toepassing zal zijn is de rapporteringstolerantie €200.000.

2. Implementatie nieuwe systemen en IT-audit De implementatie van de nieuwe systemen ter ondersteuning van de financiële administratie, salarisadministratie en de subsidie administratie is in 2024 van start gegaan. De overgang van ADP naar AFAS (salarisadministratie) heeft per 1 januari 2025 plaatsgevonden. Dit geldt tevens voor de overgang van Subsidie 2.0 naar Easyfunders van Ivengy (subsidie-administratie). De overgang van EnterpriseOne naar Unit 4 ERPx (financiéle administratie) zal medio januari 2025 plaats vinden. General IT controls Door de implementatie van de nieuwe systemen zullen wij in 2025 voor de jaarrekeningcontrole hernieuwd zekerheid moeten verkrijgen over de opzet en het bestaan van de aangepasteinrichting van de general IT-controls. De betrokkenheid van de IT-auditspecialisten in 2025 zal daarom groter zijn dan u in afgelopen jaren gewend was. Nieuweapplicaties en nieuwe beheersmaatregelen vragen immers om een nieuwe beoordeling van de kwaliteit van de beheersing van de belangrijkste IT-risico's. Voor de daaraan gerelateerde onderdelen maken we indien mogelijk gebruik van het bestaande BIO assessment om overlappende of extra werkzaamheden te voorkomen.

Dataconversie Na implementatie en conversie is het vaststellen van de betrouwbaarheid van de dataconversie voor de data-objecten in scope van de controle minimaal benodigd in het kader van de jaarrekeningcontrole. Ook hier maken wij gebruik van onze IT-auditspecialisten gelet op de complexiteit en het verhoogde risico wat inherent verbonden is aan een dergelijke conversie van belangrijke systemen en databases. We voeren gesprekken met de organisatie, gezamenlijk met onze IT-auditspecialisten, om de opzet en bestaan van de IT-gerelateerde beheersingsmaatregelen in kaart te brengen en de impact hiervan op de controle te bepalen . Ons uitgangspunt is dat wij daarbij zoveel mogelijk gebruik maken van de werkzaamheden die u als gemeente hierop heeft uitgevoerd, bijvoorbeeld door aanlevering van een conversie dossier waarin alle documentatie en uitkomsten naar aanleiding van de uitgevoerde conversie controles zijn opgenomen. Het aanvullende budget voor onze werkzaamheden is onder andere afhankelijk van de complexiteit van de conversie, kwaliteit van vastlegging van de nieuwe processen en interne beheersing en de kwaliteit van de door gemeente Haarlemmermeer uitgevoerde controlewerkzaamheden en de mate waarin wij hiervan gebruik kunnen maken.

z= SF 3

raanktoord

our iegarmng., Pinfeaetike

Arras:

=

Ewalaatie

Eule beotenter

fer Weena ver. optre weerkaarten, ere maartse kern)

ontiareads weeskindsen Jer}

dotaconrversia nanpok

preetimigratia LO NTI,

Evahenthe

Rimewes nrden Gre Nate, eeaicne hana)

a

Proetrmêgratke +

my

=

Proefmigsalte n

Mharshasorxt Beweging nas

Evaluatic knterne beheersing &

-

Aneichting

woor regen.

Raheersing im

Meckete)

5

=

Preetrnigratie =

—

clout

interns:

reren:

GoLive

Ewowatte (TGCe mey dement

TGs

bran emg)

eptlorat=

bs Wieners

processen

‘Dimtusthicetings

anistimand barcetige?

fapportage:

Orthos

contrat

=

5

=

Giada;

Lagere

Scopeuitbreiding en honorarium De overgang naar de nieuwe systemen per boekjaar 2025 betreft een scope uitbreiding voor onze controle. Deze is gerelateerd aan het feit dat we de dataconversie moeten controleren en dat we de beheersing in de nieuwe omgevingen moeten controleren. Wij informeren u nader over de omvang van de verwachte kosten.

3. De implementatie van CMP Het Continious Monitoring Platform (CMP) wasinitieel gericht op de financiéle administratie waarbij het idee was om dit uit te breiden naar de salarisadministratie en ook naar de IT-controls. Door de drukte omtrent het vervangen van de financiéle administratie, subsidies- en de salarisadministratie, is besloten om de implementatie van CMP op EnterpriseOneuit te stellen. De ambtelijke organisatie heeft besloten om alle beschikbare resources in te zetten om een succesvolle implementatie van de drie applicaties te garanderen. Op een later nog te bepalen momentgaatde organisatie graag met ons in gesprek over de implementatie van CMP.

4. Doorontwikkeling VIC en de onderwerpen van de VIC In 2024 is verder gewerkt aan het versterken van de vakbekwaamheid, regie, onafhankelijkheid en samenwerking. Voor 2025 continueert de VIC met de aandachtspunten uit 2024 en ligt daarnaast de focus op verdere betrokkenheid van de eerste en tweede lijn met de VIC en van signaleren van bevindingen tot het leren van de bevindingen (verbetercyclus).

Proces Baten en Lasten Aankopen grond en vastgoed

Sociaal Domein

Verkopen grond

*

Huren en Pachten Inkoop en Aanbestedingen Inkoopfacturen Burgerzaken leges Parkeren opbrengsten

Balansmutaties

Uitkeringen Inkomensvoorziening

PW/Bbz2004/IOAW/IOAZ

Re-integratievoorzieningen PW Bijzondere Bijstand Doelgroepenvervoer Wmo oude taken (ZiN en PGB) nWmo (ZiN en PGB) Jeugdwet (ZiN en PGB)

Personeelslasten Subsidieverstrekkingen Omgevingsvergunningen leges Tijdschrijven

Bron: Auditjaarplan Gemeente Haarlemmermeer 2025 Het proces doelgroepenvervoer maakt deel uit van de controle van de VIC, echter is niet in scope voor de jaarrekeningcontrole van PwC vanwege materialiteit. De totstandkoming van onze ‘uitvoeringsmaterialiteit’ wordt nader toegelicht in PwC's controleplan 2025 en betreft 90% van de goedkeuringstolerantie, zijnde 90% van € 6,250 miljoen, oftewel € 5,625 miljoen. Als materialiteitsgrens voor een jaarlijkse VIC is de grens van € X miljoen [nader te bepalen] gebruikt voor het controlejaar 2025. Dit is een half procent van de omvangbasis van de begroting. Daarnaast streeft de gemeente Haarlemmermeer naar een centrale gestandaardiseerde, integrale ondersteuning en vastlegging van de VIC-werkzaamheden. Per 1 april 2023 is de Governance Risk and Compliance-applicatie Key Control Dashboard in gebruik genomen. In deze applicatie zijn de volgende aandachtsgebieden opgenomen: VIC-werkzaamheden inclusief de uitkomsten; = Privacy en informatiebeveiliging; en Risicomanagement. De applicatie is inmiddels in gebruik genomen voor de vastlegging van de VIC-werkzaamheden. De afronding van de inrichting van het onderdeel privacy heeft plaatsgevonden in 2024. De implementatie is voor de informatiebeveiliging nog niet volledig afgerond, hiervoor wacht men op de nieuwe BIO 2.0 (2° half jaar 2025).

Van het onderdeel risicomanagement is de testfase gereed. In 2025 zal risicomanagement in productie worden genomen. Het jaar 2025 zal verder in het teken staan van de beheerfase van de applicatie inclusief governance en communicatie binnen de organisatie.

5. Rechtmatigheidsverantwoording door het college Het college moet net als in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven, als onderdeel van de jaarrekening. Gemeente Haarlemmermeer heeft met de VIC, onder leiding van Corporate Control (CC), een volwassen derde lijn. Vanuit CC wordt er reeds drie keer per jaar gerapporteerd aan directie en college over de voortgang van de bevindingen en tevens zijn de (on)rechtmatigheden over de betreffende periodes in beeld vanuit de eigen interne controle. Daarnaast wordt de opvolging van de aanbevelingen bewaakt en gerapporteerd aan de directie. Tenslotte adviseert CC over de verdere versterking van de interne beheersorganisatie om het risico van mogelijke onrechtmatigheden te verkleinen. Dit is een goede basis om tot een oordeel te komen over de rechtmatigheidsverantwoording. Deze rechtmatigheidsverantwoording zal integraal onderdeel zijn van de jaarrekening. Tevens geeft het college in de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht in de onrechtmatigheden groter dan de rapporteringstolerantie en de maatregelen om deze onrechtmatigheden in de toekomst mogelijk te

voorkomen. De geconstateerde onrechtmatigheden en onduidelijkheden worden gedurende het jaar centraal bijgehouden, dit is de basis voor de op te nemen toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering. De ervaringen uit de vorige jaren waarin de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening worden in overleg met PwC meegenomen naar de jaarrekeningcontrole 2025.

6. Controle-aanpak De functie van de Interne Beheersing Afhankelijk van de inschatting van de opzet en de kwaliteit van de interne beheersing wordt per proces een controleaanpak opgesteld. De controle bestaat uit het beoordelen van de opzet, bestaan en werking (systeemgerichte controle) en/of gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Het heeft de voorkeur om steeds meer systeemgericht en datagedreven te controleren, daar deze aanpak de organisatie alsmede de accountant in staat stelt om mogelijke tekortkoming in de interne beheersorganisatie effectiever en efficiënter te detecteren. Een gegevensgerichte controle-aanpak wordt gehanteerd indien de kwaliteit van de interne beheersing van een specifiek proces ontoereikend is of een gegevensgerichte aanpak efficiënter is gegeven de aard en omvang van het aantal transacties voor een specifiek proces. De gemeente Haarlemmermeer zal de komende periode en aankomende jaren investeren in de verdere ontwikkeling van de interne beheersorganisatie gericht op de versterking van de controlemaatregelen in de eerste en de tweede lijn. Hierdoor is de organisatie beter in de gelegenheid om beheersmaatregelen aan de voorkant en meer preventief in te richten en uit te voeren.

Risico-inschatting PwC komt, mede op basis van het VIC en Auditjaarplan 2025, voor controlejaar 2025 in afstemming met Corporate Control tot de onderstaande risico-inschatting per proces. De controle-aanpak is gebaseerd op de belangrijkste onderdelen van elk proces. PwC zal geen gebruik maken van de werkzaamhedenvan de interne controlefunctie (VIC), op processen waar ‘schattingen’ aan ten grondslag liggen (bijvoorbeeld de waardering van grondexploitaties) en op processen waar geen verbijzonderde interne controle op wordt uitgevoerd. De geformuleerde risico’s betreffen ‘inherente’ risico’s en dat betekent dat dit risico’s zijn zonder inbegrip van interne beheersing en zonder rekening te houden metinrichting van processen. Op basis van onze kennis van gemeente Haarlemmermeer hebben wij de controlerisico's in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico's. Het eerste risico is een verplicht significant risico uit hoofde van de controlestandaarden. De overige risico's komen met name voort uit de omvang van de post en de complexiteit en schattingsgevoeligheid die met deze posten gemoeid gaan. Deze risico’s komen doorgaans terug bij de controle van iedere gemeente.

Samenvattend is onze inschatting dat het controlerisico verbonden aan gemeente Haarlemmermeer gelijk is aan vorig jaar. 1. 2. 3. 4. 5

Managementbeïnvloeding: Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management. Waardering voorraden: Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties. Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen. Aanbestedingen: Het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen. Grondverkopen: Hetrisico van niet-zakelijke transacties bij grondverkopen.

De mogelijke invloed van klimaatrisico's op de waardering van activa of projecten binnen gemeente Haarlemmermeer en de daaraan gerelateerde toelichtingen in de jaarstukken hebben steeds meer de aandacht vanuit onze controle. Op dit moment hebben wij geen significant risico geïdentificeerd op dit gebied, echter willen wij als PwC graag in gesprek blijven met de ambtelijke organisatie over dit onderwerp.

Speerpunten vanuit de raad voor de jaarrekeningcontrole 2025 De raad kan PwC speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. De uitvraag bij de raad moet nog verzorgd worden. De voorstellen voor specifieke aandachtspunten en de uitvoerbaarheid hiervan zullen met de accountant worden besproken in de Auditcommissie en besluitvorming volgt daarna in de raadsvergadering. De datums van uitvraag, bespreking en besluitvorming zijn momenteel nog niet bekend, dit zal verder worden opgenomen in het controleplan 2025.

7. Dynamiseren van de audit Onze opdracht voor de jaarrekeningcontrole van gemeente Haarlemmermeer neemt steeds meer tijd in beslag, bijvoorbeeld door de uitbreiding van het aantal SiSa-regelingen en de uitgebreide wet- en regelgeving waar accountants aan moeten voldoen. Daarnaast is er vanuit de ambtelijke organisatie een wens om de audit af te ronden in april. In 2023 hebben wij hiertoe het project Dynamiseren van de audit gezamenlijk uitgevoerd. Door werkzaamheden eerder in het jaar op te pakken, hebben.wij de druk in het voorjaar verlaagd (voor zowel de ambtelijke organisatie als voor PwC). Deze werkwijze zetten wij ook door in 2025. Voorbeelden van werkzaamheden die wij sinds 2024 eerder oppakkenzijn: De tussentijdse controle van de personeelskosten; De tussentijdse controle van mutaties in de boekwaarde van de grondexploitaties; De tussentijdse controle van de (des) investeringen in materiele vaste activa; De tussentijdse controle van de overige opbrengsten; De tussentijdse controle van de garanties (NUBBV); De tussentijdse controle van de uitgaande facturen (BTW); De tussentijdse controle van sociaal domein; De tussentijdse controle van diverse onderdelen van de SiSa-verantwoordingen; Speerpunten vanuit de raad.

8. Het ambitieniveau van de interne beheersing en de jaarrekeningcontrole Gezamenlijk werken wij de komende jaren vanuit ieders perspectief aan de verbetering van de interne beheersing van zowel de eerste, tweede als derde lijn van gemeente Haarlemmermeer. De voorgestelde doorontwikkeling leidt tot een stelsel van beheersing en een controleaanpak met meer toegevoegde waarde, waarbij preventieve en detectieve maatregelen maximaal samengaan. De werkzaamheden gaan (grotendeels) verschuiven van gegevensgericht naar systeem- en datagericht. Hierbij staan de volgende ontwikkelingen centraal. Het push-left principe om de interne beheersing in de eerste en de tweede lijn te optimaliseren In de achterliggende jaren heeft het thema ‘Control’ steeds een belangrijke plaats gehad in de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Naar aanleiding van toenmalige gebeurtenissen is een perspectief geschetst rondom de doorontwikkeling van control in de organisatie en de versterking van de ‘checks and balances’ op basis van het ‘three lines model. De derde lijn bestaat bij gemeente Haarlemmermeer uit de auditfunctie waaronder ook de VIC-functie. Het cluster Corporate Control is verantwoordelijk voor het toezicht op het systeem van control. De VICadviseurs voeren interne controles uit, c.q. coördineren controles op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel-kritische processen.

Daarnaast adviseren zij, samen met de corporate controller, over verbeteringen van beheersmaatregelen in de eerste en tweede lijn. Naast de VIC-functie en Audit bestaat Corporate Control uit de organisatie-brede Corporate Control-functie en Informatie- en gegevensbeveiliging (inclusief sturing op opvolging IT-auditbevindingen). Voorgaande jaren is vanuit Corporate Control de beweging ingezet om de controlefunctie te versterken en meer naar de voorkant te komen (signaleren en verbeteren aan de voorkant en minder correctie achteraf). Ook is er de ambitie om meer gebruik te maken van [T-tooling om de beheersing van de VIC en ook Informatie-en gegevensbeveiliging meer efficiënt en meer effectief te maken.

9. Informatie-uitwisseling Bestuurlijke informatie

Het cluster Corporate Control informeert de directie over de uitgevoerde VIC-werkzaamheden en de inhoudelijke bevindingen, waarop de directie het college hierover informeert. Het college informeert de raad hierover op hoofdlijnen op de volgende momenten: -

Eerste voortgangsrapportage september 2025; Tweede voortgangsrapportage december 2025; Eindrapportageapril 2026.

In de Verordening controle op het financiéle beheer en op de inrichting van de financiéle organisatie van de gemeente Haarlemmermeer 2023 is vastgelegd aan welke organen en gremia de accountant zijn rapportages aanbiedt. De planning voor de op te leveren stukken wordt in het Spoorboekje P&C vastgelegd. Voor een overzicht van de rapportages zie hierna de paragraaf inhoud rapportages. Operationele informatie De organisatie en de accountant wisselen alle operationele informatie uit via een tool voor beschermde gegevensuitwisseling. Deze tool is door PwC beschikbaar gesteld. Een beperkt aantal medewerkers van de gemeente heeft toegang tot deze tool. Het programma jaarrekening houdt het overall overzicht op de aan te leveren informatie en het aantal toegangsgerechtigden. De tool is ingericht volgens de structuur van de gemeente. Gedurende de jaarrekeningcontrole voeren we wekelijkse voortgangsgesprekken met de ambtelijke organisatie. Tijdens de Auditcommissie vergaderingen informeren we de auditcommissie over de voortgang van onze werkzaamheden.

10. Inhoud rapportages De managementletter en raadsbrief n.a.v. de interim-controle De managementletter biedt de organisatie en het college inzicht in knelpunten in het financiële beheer en de (financiële) besturing van de organisatie. De managementletter en een daaropvolgende bestuurlijke reactie worden door de directie ter informatie aan het college aangeboden. De bestuurlijke reactie wordt door het college goedgekeurd en gezamenlijk met de Raadsbrief aangeboden aan de Auditcommissie. De raadsbrief betreft een samenvatting van de managementletter dat is bestemd voor de Auditcommissie en de gemeenteraad. Het college informeert vervolgens de raad op hoofdlijnen. De raadsbrief heeft voor de Auditcommissie de functie te kunnen monitoren op de voortgang van werkzaamheden en kwaliteit van de interne beheersing die voorwaardelijk is voor getrouwe verslaglegging. De raadsbrief wordt in de Auditcommissie besproken en wordt door PwC mondeling toegelicht. Het accountantsverslag bij de jaarrekeningcontrole Het concept accountantsverslag bij de jaarrekeningcontrole wordt in de Auditcommissie besproken en wordt door PwC mondeling toegelicht. Het accountantsverslag en een daaropvolgende bestuurlijke reactie worden door de directie ter besluitvorming aan het college aangeboden.

De bestuurlijke reactie wordt door het college goedgekeurd en gezamenlijk met het accountantsverslag aangeboden aan de Auditcommissie. De Auditcommissie zendt het definitieve accountantsverslag en de controleverklaring aan de raad.

11. Planning Uitgangspunt voor de planning(en) van het jaarrekeningproces 2025 is het in mei 2026 kunnen verstrekken van de jaarstukken 2025 aan de raad, inclusief controleverklaring van PwC. In het Spoorboekje P&C wordt de raad over de exacte data van raadsbehandeling geïnformeerd. De bestuurlijke planning is momenteel nog niet bekend, dit zal verwerkt worden in het controleplan 2025.

Een schematische weergave van ons controleproces zal conform voorgaand jaar worden opgenomen in de rapportage interim bevindingen 2025. PwC spant zich in om de controle in vier weken af te ronden als de stukken tijdig en kwalitatief goed worden aangeleverd door de organisatie. Het streven is om het accountantsverslag 2025 gereed te hebben op de datum van de eerste aanlevering van de jaarrekening aan het college. Belangrijk hierbij is dat wij gezamenlijk het dynamiseren van de audit voortzetten. Het waarborgen van continuiteit in het controleteam van PwC blijft een aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole van 2025 (en verder). Bij wisselingen in het team zal PwC tijdig de organisatie op de hoogte stellen. PwC zal bij onverwachte situaties (denk aan bijzondere bevindingen die aanvullende werkzaamheden noodzakelijk maken, fraudes of niet verwachte scope-uitbreidingen) die de afronding vertragen zowel de corporate controller, de clustermanager financiën en de voorzitter van de auditcommissie hiervan op de hoogte brengen.

12. Honorarium en meerwerk Het voorstel voor het honorarium voor de werkzaamheden van PwC, zoals wordt opgenomen in de opdrachtbrief en/of honorariumbrief, is gebaseerd op de inschrijving bij de Aanbesteding Accountantsdiensten. Het honorarium zal conform de eisen uit het Programma van Eisen op grond van de voortgangsrapportages in rekening worden gebracht (werkelijk bestede uren of het lagere begrote aantal uren). Toelichting contractuele bepalingen t.a.v. meerkosten Facturering met betrekking tot meerwerk is alleen mogelijk indien daartoe vooraf (telefonisch) contact is geweest met de Auditcommissie (melding) en zo snel mogelijk daarna een voorstel per e-mail met helder inhoudelijke én kostentechnische toelichting is ingediend bij de Auditcommissie. De noodzaak van het meerwerk is altijd helder onderbouwd en nooit vanzelfsprekend. De Auditcommissie verleent eerst na melding en daarna op de ureninschatting toestemming voor het verzorgen van meerwerk aangaande de jaarrekeningcontrole. Meerwerk dat niet op grond van deze procedure wordt verricht, komt niet voor vergoeding in aanmerking. Daarnaast is door PwC in haar offerte aangegeven dat uitgegaan wordt van de volgende werkafspraken: Tijdens de tussentijdse controles en jaareindecontrole zijn uw medewerkers beschikbaar voor het beantwoorden van vragen.

Bij start van de verschillende fases van de controle liggen de digitale documenten, conform de afspraken in het controleplan en onze lijst op te leveren stukken, volledig klaar voor controle en volgen de conceptjaarstukken conform afspraak. Tevens gaan wij ervan uit dat de interne controles voor aanvang van onze controles conform de planning van het controleplan volledig zijn afgerond en dat de oplevering van de conceptjaarstukken inclusief SiSa-bijlage, bijlage taakvelden en de WNT-bijlage volledig is. Tijdige aanpassing van uw interne beheersing bij nieuwe regelgeving, vooral als die de rechtmatigheid raakt.

Getekend namens gemeente Haarlemmermeer door: Naam: C. Vermeer Functie:

Datum:

Gemeentesecretaris

b mand 210295

Handtekening:

Getekend namens PwC door: Naam: N. van Someren RA Functie:

Datum:

Partner

23 January 2025

Handtekening: W-Eonk

ban

Someren