Document · PDF

Bijlage 4 -PWC_Controleplan 2025 - Haarlemmermeer

Raadsplein: Agenda en raadsstukken 10 juli 2025, gemeente HaarlemmermeerBij agendapunt: RV Controlecyclus 2025 accountantscontrole (nazending)9.478 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen

Controleplan 2025

Gemeente Haarlemmermeer 13 maart 2025

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen

Begeleidende brief

Gemeente Haarlemmermeer T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Taurusavenue 100 2132 LS HOOFDDORP 13 maart 2025 Referentie: XX Geachte leden van de raad en het college van burgemeester en wethouders, Met genoegen presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2025. Net als in voorgaande jaren is kwaliteit onze basis en delen we graag hoe we werken aan kwaliteit, terwijl we uw audit vormgeven door een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie.

Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit tevens aan op de bedrijfsvoering van de organisatie.

Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector.

Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke rol heeft de raad als opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening? Daarna komen uw en onze risicoanalyse, onze controleaanpak, belangrijke actuele ontwikkelingen en de wijze waarop we samenwerken aan bod. Voor het komende jaar heeft de implementatie van de nieuwe systemen onze bijzondere aandacht.

N. van Someren RA partner

Met de gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven, vertaald in praktische, uitvoerbare aanbevelingen, afgestemd op uw gemeente.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: 088 792 00 10, F: 088 792 95 33, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop) voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen

Inhoudsopgave Bijlagen

Begeleidende brief

Inhoudsopgave

Onze controlefilosofie

Onze boodschappen

ISA-vereisten

Onze kernboodschappen

Verantwoordelijkheden

Uw feedback

Onze controletools

Onze controleaanpak

Afhankelijkheid van derden

Reikwijdte van de controle

Materialiteit

Normenkader 2024

Controlefilosofie

Controlerisico’s

Controle-aanpak

IT-aanpak

Fraude wet- en regelgeving

Vooruitkijkend

Communicatie

Ons team

Samenwerking

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen

Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan we stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle. Ook staan we stil bij de feedback die we vanuit gemeente Haarlemmermeer hebben gekregen.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen

Onze kernboodschappen Onze opdracht

Onze risicobeoordeling

Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2025 met betrekking tot het aspect getrouwheid. Daarnaast controleren wij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Naast de jaarrekening bevat de jaarstukken het jaarverslag. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen onjuistheden zien.

Onze opdracht

Risicobeoordeling

Voor 2025 heeft de implementatie van de nieuwe systemen onze bijzondere aandacht, dit komt ook terug in onze risicobeoordeling. Verder zijn er geen andere wijzigingen in onze risicobeoordeling ten opzichte van 2024. Indien wij risico’s identificeren ten opzichte van ons controleplan, met impact op de jaarrekeningcontrole 2025, communiceren we dit tijdig met u.

Belangrijkste ontwikkelingen en observaties •

Uw speerpunten Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegegeven, waarover u additioneel geïnformeerd wilt worden. Ten tijden van het uitbrengen van dit controleplan heeft de uitvraag voor speerpunten in de controle 2025 nog niet plaats gevonden.

Uw speerpunten

Materialiteit van de controle Als raad bepaalt u door het vaststellen van de goedkeuringstolerantie met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U hebt, net als veel andere gemeenten en volgens de bepalingen uit het Bado, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten. U hebt ons gevraagd alle bevindingen boven €200.000 aan u te rapporteren.

Jaarrekeningcontrole 2025

Ontwikkelingen en observaties Onze controleaanpak

Materialiteit van de controle

•

Evaluatie 2024

•

Begin 2025 zijn de migraties van de nieuwe systemen gestart. Tot op heden is de personeelsadministratie overgegaan, de overige twee systemen nog niet. Wij blijven in gesprek met de organisatie over de impact van de migraties op de jaarrekeningcontrole en de interne beheersing. In de raadsvergadering d.d. 4 juli 2024 is het college verzocht om klimaatrisico’s in beeld te brengen, deze te kwantificeren en hiervan de financiële impact in te schatten. In 2025 vindt het onderzoek hiernaar plaats door een externe partij. De actualisatie van ‘visie op control’ staat voor dit jaar gepland.

Evaluatie en samenwerking Wij hechten belang aan het verder ontwikkelen van onze dienstverlening. De jaarlijkse evaluatie is hier een belangrijk onderdeel van. We evalueren jaarlijks onze samenwerking met de ambtelijke organisatie en de auditcommissie. Voor 2025 nemen we de verbeterpunten mee en uiteraard blijven we inzetten op de sterke punten.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Uw feedback en hoe wij die opvolgen Onze toewijding aan het ondersteunen van kwaliteit

Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen

De ervaring die u hebt met onze dienstverlening is van cruciaal belang. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening evalueren we jaarlijks onze samenwerking met de ambtelijke organisatie en de auditcommissie. Een evaluatie over controlejaar 2024 dient nog plaats te vinden, deze zal plaatsvinden na het jaarrekeningcontroleproces. Vanuit eerdere evaluaties (2023) nemen wij de onderstaande onderwerpen mee in de controle over 2025. Eventuele aanvullende punten die uit de gezamenlijke evaluatie van 2024 blijken, zullen wij tussentijds aan u terugkoppelen. Korte communicatielijnen

Wij communiceren proactief met zowel de ambtelijke organisatie als de griffie en de auditcommissie. Wij zullen periodieke afstemmomenten houden in alle fasen van de controle om de (uren)voortgang te kunnen monitoren en vaktechnische vraagstukken en eventuele knelpunten te kunnen opvolgen. Dit met het doel om te waarborgen dat de raad tijdig over onze controleverklaring en rapportages beschikt.

Stroomlijnen afstemming rapportages PwC

Onze rapportages hebben een relatief lange doorlooptijd vanwege de betrokkenheid van diverse gremia. Corporate control heeft inmiddels een voorstel gedaan om dit proces efficienter te laten verlopen. Aan onze kant is het uitvoeren van grammaticale checks een punt van aandacht, dit doen we zoals afgesproken in het eerste concept.

Afspraken over errata

In de huidige werkwijze dient voor elke wijziging in de jaarstukken een erratum worden opgesteld. Dit geldt zowel voor cijfermatige als voor tekstuele aanpassingen. Voor cijfermatige en omvangrijke tekstuele aanpassingen begrijpen wij dat dit van belang is, echter kunnen ook situaties ontstaan waarbij kleine tekstuele aanpassingen de kwaliteit van definitieve stukken verbeterd. Wij stellen voor om te onderzoeken of voor dergelijke aanpassingen een vereenvoudigde werkwijze kan worden gevonden.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controle-aanpak IT-aanpak Fraude wet- en regelgeving Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen

Onze controleaanpak Dit hoofdstuk is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop wij met de inbreng van het voorgaande de controle van de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer gaan uitvoeren. Dit omvat inzichten in materialiteit, reikwijdte, normenkader, controlefilosofie, controlerisico’s, IT-aanpak en risico’s rondom fraude en het niet-naleven van wet- en regelgeving.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle

Reikwijdte van de controle U hebt ons verzocht de jaarrekening 2025 van gemeente Haarlemmermeer te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.

Materialiteit

Onze controleopdracht

Normenkader 2024

Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2025 met betrekking tot het aspect getrouwheid. Hieronder valt ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast controleren wij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen materiële onjuistheden of inconsistenties zien.

Controlefilosofie Controlerisico’s Controle-aanpak IT-aanpak

Speerpunten van de Raad geïncorporeerd in onze controleaanpak Als raad kunt u ons speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Ten tijden van het uitbrengen van dit controleplan heeft de uitvraag voor speerpunten in de controle 2025 nog niet plaats gevonden. Nadat de uitvraag heeft plaats gevonden zullen wij deze punten bespreken tijdens de vergadering van de auditcommissie (naar verwachting medio 2025). De besproken speerpunten zullen wij opnemen in de raadsbrief 2025 en naar gelang van de aard van de speerpunten zullen wij deze rapporteren in de raadsbrief of ons accountantsverslag.

Jaarstukken

Fraude wet- en regelgeving Vooruitkijkend

Jaarrekening

Jaarverslag

Communicatie Bijlagen Programmaverantwoording

Paragrafen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening

Balans + toelichting

Overzicht van baten en lasten + toelichting

Rechtmatigheidsverantwoording

WNTbijlage

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Materialiteit De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht

Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie

Diepgang van de controle Wij hebben de diepgang van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel. De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit (zie toelichting). De relatie tussen de materialiteit, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in de tabel weergegeven.

Controlerisico’s

Materialiteit is voorlopig bepaald op €6,25 miljoen

Controle-aanpak

De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit. Wij stellen bepaalde kwantitatieve drempels voor materialiteit vast. Op basis van deze drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, hebben wij de aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden voor de individuele jaarrekeningposten en toelichtingen in de jaarrekening kunnen vaststellen en het effect van geïdentificeerde onjuistheden op ons oordeel kunnen beoordelen.

IT-aanpak Fraude wet- en regelgeving Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen

Samenloop tussen materialiteit en verantwoordingsgrens rechtmatigheid De raad bepaalt de verantwoordingsgrens waarboven (individueel of cumulatief) het college afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet toelichten in de rechtmatigheidsverantwoording. Onze rol als externe accountant is het toetsen van de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, inclusief de toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij stellen wij vast dat de

jaarrekening geen afwijkingen bevat die groter zijn dan de goedkeuringstolerantie (de materialiteit die wij als accountant hanteren). De verantwoordingsgrens is dus uitsluitend bepalend voor de nauwkeurigheid van de informatie die het college verstrekt over rechtmatigheid. De materialiteit bepaalt met welke diepgang wij de verstrekte informatie controleren en de strekking van ons oordeel. Herziening van de materialiteit naarmate de controle vordert We evalueren onze beoordeling van de materialiteit het gehele jaar door om veranderingen in uw gemeente en haar financiële prestaties weer te geven.

Fouten

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Onzekerheden

Goedkeurend

Soort tolerantie Goedkeuringstolerantie

€6.250.000 (2024: €5.100.000)

Uitvoeringstolerantie

€5.625.000 (2024: €4.590.000)

Rapporteringstolerantie

€200.000 (2024: €200.000)

Rapporteringstolerantie presentatie en toelichting Wet Normering Topinkomens (WNT) Single information, Single audit (SiSa)

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Materialiteit Mogelijke aanpassing materialiteit voor de controle

Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controle-aanpak IT-aanpak Fraude wet- en regelgeving Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen

Achtergrond Het ministerie van BZK is van plan om artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (‘Bado’) met betrekking tot de materialiteit te wijzigen. De maximale materialiteit zal worden gewijzigd naar 2% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves en zal betrekking hebben op afwijkingen en onzekerheden samen; dit ten opzichte van de huidige 1% voor afwijkingen en 3% voor onzekerheden, met als omvangsbasis de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. In uw situatie zal de materialiteit wijzigen van €6,25 miljoen conform de huidige bepalingen naar €11,9 miljoen. In het algemeen wijzigt dus de diepgang van de controle. Onderdeel van deze wijziging is ook dat de basis voor de maximale verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording zal wijzigen naar de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Voor een nadere toelichting met de mogelijke bestuurlijke impact van deze wijzigingen voor u als gemeente verwijzen wij naar de volgende pagina. Mogelijke impact op onze controle Momenteel is het tijdspad van het ministerie voor deze voorgenomen aanpassing nog onduidelijk en daardoor ook of de mogelijke aanpassing in zal gaan over 2025. Voor de controle 2025 hanteren wij gezien deze onzekerheid over de invoeringsdatum, de huidige wettelijke kaders van 1% van de totale lasten inclusief reservemutaties.

Mocht de maximale materialiteit veranderen naar 2% exclusief reservemutaties (en de raad neemt dit over) dan zal dit in onze controle naar verwachting een impact hebben op onder andere de volgende items:

•

Het aantal posten of stromen in de reikwijdte zal mogelijk verminderen; het kan zijn dat bepaalde kleinere posten, zoals leges of parkeeropbrengsten, niet meer materieel zijn om mee te nemen in de aanpak. Het aantal uit te voeren gegevensgerichte deelwaarnemingen bij de verschillende posten kan in het algemeen verminderen; de ‘uitspraak’ per steekproef mag door de stijging immers minder nauwkeurig zijn. Aanvullende (extra) werkzaamheden kunnen nodig zijn indien de fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld dicht bij de materialiteitsgrens komen. Door het optellen van de afwijkingen en onzekerheden is het mogelijk dat de bevindingen eerder materieel worden. Indien dit niet te corrigeren bevindingen betreffen, met name in relatie tot onzekerheden, kan dit impact hebben op de strekking van ons oordeel in de controleverklaring.

De feitelijke impact op de controle is afhankelijk van de risico-inschatting (het risicoprofiel) en de specifieke situatie van uw gemeente. Wij houden deze ontwikkeling nauw in de gaten en informeren u tijdig bij wijzigingen.

8II

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Materialiteit Toelichting op de materialiteitsbedragen

Rapporteringstolerantie Op basis van uw financiële verordening hanteren wij een rapporteringstolerantie van €200.000. Dit betekent dat wij alle fouten en onzekerheden groter dan dat bedrag aan u rapporteren. Indien wij het relevant achten rapporteren wij ook fouten en onzekerheden met lagere bedragen.

•

Reclassificaties met impact op kernindicatoren zoals opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing: €200.000.

Wet normering topinkomens

Wij gaan graag met u in gesprek over de hoogte van deze rapporteringstolerantie, zoals opgenomen in de financiële verordening. De begroting is in omvang gestegen, waardoor wij ook mogelijkheden zien om deze grens te verhogen.

Voor de controle op de bijlage Wet normering topinkomens geldt de materialiteit zoals jaarlijks gepubliceerd in het Controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De desbetreffende materialiteit varieert van €0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording.

Correcties presentatie en toelichting

Single information, Single audit (‘SiSa’)

Onder correcties presentatie en toelichting verstaan wij reclassificaties zonder resultaatimpact. Omdat sommige reclassificaties minder van belang zijn voor het inzicht in de financiële positie van de gemeente, hanteren wij daarvoor een hogere rapporteringsgrens. Hieronder geven wij een overzicht van de verschillende typen reclassificaties en de bijbehorende rapporteringstoleranties:

Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De goedkeurings- en uitvoeringstolerantie zijn gelijk aan die voor de jaarrekening. De rapporteringstolerantie wijkt af van de jaarrekening:

•

Reclassificaties balansposten: €5.625.000.

•

Reclassificaties programmarekening – binnen hetzelfde programma: €5.625.000.

•

Reclassificaties programmarekening – over programma’s heen: €200.000.

•

Voor regelingen ≤ €125.000: €12.500.

•

Voor regelingen > €125.000 en ≤ €1.000.000: 10% van de omvangsbasis van de specifieke uitkering.

•

Voor regelingen > €1.000.000: €125.000.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024

Het normenkader als meetlat voor de controle

•

Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten?

•

Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan?

Controlefilosofie Controlerisico’s

Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat u als gemeente voor een deel zelf bepaalt welke wet- en regelgeving betrokken wordt in de controle. Deze wet- en regelgeving wordt vastgelegd in het normenkader. Het voorlopige normenkader voor 2025 is op 26 november 2024 door de raad vastgesteld. Onderstaand hebben wij weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader dient te worden opgenomen. Wij adviseren om alleen de verplichte onderdelen op te nemen, zoals u ook heeft gedaan.

De verantwoordelijkheid voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording ligt bij het college. De onderstaande aspecten van de rechtmatigheid dienen te worden meegenomen in de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording:

•

In 2024 hebben wij de organisatie geadviseerd om de financiële verordening te herzien op het onderdeel tijdig melden van begrotingsafwijkingen, dit is doorgevoerd in de Financiële verordening Haarlemmermeer 2023 (geldend van 15-01-2025 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2024).

Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?

Controle-aanpak IT-aanpak

Verplicht onderdeel van het normenkader

Fraude wet- en regelgeving Vooruitkijkend Communicatie

• Europese aanbestedingsrichtlijnen • Staatssteunregels

Optioneel onderdeel van het normenkader

• Aanbestedingswet

• Financiële verordening

• Inkoopbeleid

• Wet maatschappelijke

• Controleverordening

• Overige besluiten

ondersteuning (Wmo)

• Subsidieverordening

N.B.: het inkoopbeleid van gemeente Haarlemmermeer maakt

Bijlagen

geen deel uit van het normenkader

EU-regelgeving

Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving

Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad

Collegebesluiten

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Onze controlefilosofie Het drielijnenmodel

Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het drielijnenmodel. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. De derde lijn vanuit het drielijnenmodel bestaat bij de gemeente Haarlemmermeer uit de auditfunctie waaronder ook de VIC-functie en Corporate Control als toezichthouder op het systeem van control. De VICadviseurs voeren interne controles uit, c.q. coördineren controles op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen. Daarnaast adviseren zij, samen met de corporate controller, over verbeteringen in de eerste en de tweede lijn. Naast de VIC-functie en audit bestaat Corporate Control uit de organisatie brede Corporate Control-functie en Informatie- en gegevensbeveiliging (en sturing op opvolging IT-auditbevindingen). Het nieuwe drielijnenmodel in ontwikkeling We zien op dit gebied een ontwikkeling dat in de komende periode zal leiden tot een herziening van het drielijnenmodel. Op het huidige model zijn kritiekpunten geleeverd.

Deze zijn met name gerelateerd aan de verbinding tussen de verschillende lijnen, de nadruk op risico’s in plaats van waardecreatie, beperkte aandacht voor de buitenwereld en de bepekrte aandacht voor de businesscontroller (vaak zien we dit terug in de tweede lijn). Momenteel is het nieuwe model in ontwikkeling.

Op basis van onze eerste inzichten zien we dat het nieuwe model kan bijdragen aan het verbeteren van de bovenstaande kritiekpunten: 1. Focus op waardecreatie door het leveren van diensten en oplossen van matschappelijke problemen. Daarnaas is er ook focus op het managen van risico’s 2. De bevordering van samenwerking tussen de diverse lijnen; 3. De aanwezigheid van een centrale manager in de tweede lijn die diverse specialisten aanstuurt; en 4. Aandacht voor de buitenwereld waaronder de externe accountant en externe toezichthouders. Daarnaast is er ook aandacht voor de rol van het bestuur (B&W) en toezichthoudend orgaan (raad). Zodra het model definitief is gepubliceerd gaan wij in gesprek met de directie om de mogelijkheden voor de doorontwikkeling van Haarlemmermeer te bespreken. Wij adviseren om het nieuwe model ook mee te nemen in de geactualiseerde Visie op Control.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle

Onze controleaanpak gaat uit van de belangrijkste risico’s voor uw jaarrekening. Daarbij kijken we naar factoren die tot een materiële afwijking kunnen leiden en naar de complexiteit van deze factoren. Op basis van onze controlestandaarden en onze kennis van Haarlemmermeer kennen we significante (S), verhoogde (V), en normale (N). Ook zijn sommige risico’s sectorspecifiek (Spec). In onderstaande figuur hebben we deze risico’s visueel weergeven. De nadere toelichting en rationale van de classificering van specifieke risico’s hebben we op de volgende slides nader toegelicht. Ten opzichte van het voorgaande jaar is één nieuwe risico toegevoegd aan ons controleplan, deze ziet toe op de datamigratie rondom de nieuwe systemen. We zullen extra aandacht besteden aan de datamigratie van de drie nieuwe systemen

Materialiteit #

Omschrijving

Risico

Controlefilosofie

Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management

Controlerisico’s

Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties

S, Spec

Controle-aanpak

Het risico van het niet-nakomen van aanbestedingsrichtlijnen

S, Spec

Het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen

S, Spec

Vooruitkijkend

Het risico van niet-zakelijke transacties bij grondverkopen

S, Spec

Communicatie

Risico van betrouwbaarheid en continuïteit data als gevolg van datamigratie

Prestatielevering binnen het sociaal domein is onvoldoende onderbouwd

N, Spec

Risico op fouten in de verantwoording van de SiSa-regelingen vanwege de omvang en complexiteit

N, Spec

Risico dat de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft over de werkelijkheid

N, Spec

Normenkader 2024

IT-aanpak Fraude wet- en regelgeving

Bijlagen

Verhoogd

Hoog

Onze boodschappen

Risicoprofiel en controlerisico’s

Significant

21 51

Risico op een mtaeriële afwijking

Inhoudsopgave

71 11 81 91

Laag

Begeleidende brief

Risico 2025

Laag

Complexiteit

Vorig jaar

Hoog

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Managementbeïnvloeding: Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management Achtergrond

Onze controleaanpak

Hoewel het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management van entiteit tot entiteit zal verschillen, is het risico bij alle entiteiten aanwezig en ook significant (in overeenstemming met ISA 240).

•

Journaalposten controleren onder andere door gebruik van data-analyse.

•

Detailcontrole niet-routinematige boekingen.

•

Onvoorspelbaar item in de controleaanpak door het uitvoeren van niet-routinematige controlewerkzaamheden met een focus op fraude.

Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management wordt beïnvloed door:

•

Werkzaamheden op diverse schattingen waaronder de waardering van de grondexploitaties.

•

schattingen zoals de waardering grondexploitaties en voorzieningen;

•

Wij bespreken en beoordelen meldingen inzake integriteit en non-compliance met wet- en regelgeving.

•

handmatige journaalposten.

Belangrijkste observaties voor dit risico

Controletools Interne beheersing De directie van de gemeente heeft een goede ethische houding ten opzichte van haar medewerkers en integriteit is een veelbesproken onderwerp binnen de gemeente.

Voor de controle van de journaalposten zetten wij onze dataanalysetool Halo for Journals in.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Waardering voorraden: Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties Achtergrond

Onze controleaanpak

De waardering van grondexploitaties is afhankelijk van inschattingen van toekomstige kosten en opbrengsten en daarmee in haar aard vatbaar voor fouten, omdat er sprake is van een relatief grote schattingsonzekerheid.

•

Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot de grondexploitaties.

•

Controle op de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten en in grondexploitaties.

Belangrijkste observaties voor dit risico

•

Controle van de gehanteerde uitgangspunten en parameters ten behoeve van de waardering.

•

Controle op de volledigheid van de verliesvoorziening voorraden.

De kans is aanwezig door een hoge mate van subjectiviteit en de constant veranderende macro-economische omstandigheden. Gemaakte inschattingen kunnen van moment tot moment verschillen. Interne beheersingsmaatregelen •

Functiescheiding tussen de afdeling grondzaken en de financiële administratie.

•

Aan- en verkoop van gronden wordt vastgelegd door de raad middels een besluit.

•

Kostenfacturen inzake grondexploitaties worden geautoriseerd door bevoegde mandaathouders.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen Achtergrond

Onze controleaanpak

Het betreft hier de naleving van complexe regelgeving. Bij het niet (volledig) naleven van (EU-)aanbestedingsregelgeving ontstaat er direct een onrechtmatigheid die meeweegt in het oordeel van het college in de rechtmatigheidsverantwoording.

•

Beoordeling van de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten.

•

Controle op de naleving van de aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.

Belangrijkste observaties voor dit risico Door de complexe regelgeving is de kans aanwezig dat de aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd. Hierdoor zien wij een significant risico. Interne beheersingsmaatregelen •

Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse.

•

Interne beheersing rondom het inkoopproces.

•

Offerteprocedures.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Aanbestedingen: Het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen Achtergrond

•

Gelet op het feit dat de overheidssector als een sector met verhoogd risico is aangemerkt in NBA-handreiking 1137 corruptie en omkoping, is de waarschijnlijkheid op hoog ingeschat.

Onze controleaanpak •

Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten.

•

Controle op de naleving van de aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.

•

Specifieke controle ten aanzien van de autorisaties en functiescheidingen rondom geselecteerde deelwaarnemingen, kortom de naleving van interne aanbestedingsprocedures.

•

Specifieke aandacht voor het risico op corruptie en omkoping door een risicogerichte controle uit te voeren op het meerwerk en de vaststelling van de geleverde prestatie.

Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van de inkopen is materieel voor de jaarrekening. Daarnaast blijkt uit de media dat opdrachtnemers bereid zijn om forse bedragen te betalen om opdrachten bij overheden binnen te halen. Daarnaast is er sprake van naleving van complexe regelgeving. Het risico betreft dus het gunnen van aanbestedingen aan bevriende partijen, tegen een mogelijke betaling. Hierdoor worden interne procedures en wet- en regelgeving inzake aanbestedingen niet nageleefd. Interne beheersingsmaatregelen • •

Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse. Interne beheersing rondom het inkoopproces.

Naleving van interne aanbestedingsprocedures waaronder offerteprocedures.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Grondverkopen: Het risico van niet zakelijke transacties bij grondverkopen Achtergrond

Onze controleaanpak

Omdat er geen vaste kaders zijn en grondprijzen zowel in de tijd veranderen alsook afhankelijk zijn van vele zaken (ligging, bestemming, omvang, etc.) bestaat er de gelegenheid een nietmarktconforme prijs overeen te komen. Zolang de kwaliteit van het project er niet onder lijdt, kan er mogelijk ook sprake zijn van rationalisatie. Of er druk is, hangt af van de persoon betrokken bij de transactie.

•

Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot verkopen van onroerend goed.

•

Uitvoeren van deelwaarnemingen op materiële verkooptransacties.

•

Controle op de marktconformiteit van de gehanteerde verkoopprijzen.

Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van opbrengsten uit grondexploitaties is materieel voor de jaarrekening. Ook individuele transacties kunnen materieel zijn voor de jaarrekening. Interne beheersingsmaatregelen Er is functiescheiding tussen de afdeling grondzaken en de financiële administratie.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Risico van betrouwbaarheid en continuïteit data als gevolg van datamigratie Achtergrond

migratie mee te controleren;

Voor boekjaar 2025 is sprake van implementatie van nieuwe systemen ter ondersteuning van de financiële administratie, salarisadministratie en de subsidie administratie.

•

Gescheiden OTAP-omgeving;

•

Back-up en recovery procedures, evenals wijziging management.

Belangrijkste observaties voor dit risico

Onze controleaanpak

Risico’s van de migratie zien voornamelijk toe op:

In deze slide is onze controleaanpak opgenomen, waaronder het inzetten van IT-auditors.

•

Het verlies van data;

•

Het niet correct migreren/overzetten van data;

•

Het niet beschikbaar zijn van de nieuwe systemen (continuïteit).

Interne beheersingsmaatregelen •

Het opstellen van migratieplannen;

•

Het uitvoeren van nulmetingen om de volledigheid van de

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Sectorspecifieke risico’s Achtergrond sectorspecifieke risico’s •

•

Binnen het sociaal domein is het inherente risico op het niet kunnen aantonen van de prestatielevering aanwezig. Dit betreft een sectorspecifiek risico waar we aandacht aan besteden in onze controle; De omvang van de SiSa-regelingen is flink toegenomen in de afgelopen jaren, waardoor de tijdsbesteding in onze controle is toegenomen. Het aantal regelingen en de complexiteit neemt inherent het risico met zich mee op het maken van fouten; In 2023 is er voor het eerst een verantwoording over de rechtmatigheid afgelegd. De drie criteria van rechtmatigheid (begroting, voorwaarden en M&O) hebben afzonderlijk onze aandacht tijdens de controle.

Onze controlewerkzaamheden •

Gegevensgerichte werkzaamheden sociaal domein ten aanzien van de prestatielevering;

•

Gegevensgerichte werkzaamheden op de SiSa-regelingen;

•

In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording verrichten we onder andere de volgende werkzaamheden: • Controle op dossiers inkopen en aanbestedingen, sociaal domein en verstrekte subsidies. • Vaststellen begrotingsonder- en overschrijdingen; • Vaststellen of overschrijdingen passen binnen het door de raad gestelde beleid en/of tijdig zijn gemeld; • Uitvoeren programma-analyse in relatie tot begrotingsoverschrijdingen. • Kennisnemen M&O-beleid; • Het bedrag aan misbruik controleren voor diverse regelingen/verstrekkingen.

12I

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle

Onze controle-aanpak is ‘gemengd’ en toegespitst op uw processen Het college en is verantwoordelijk voor het creëren van een interne controleomgeving die nodig is om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Om de controleaanpak te bepalen, werken we ons begrip van de interne controles en interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer die relevant zijn voor de controle bij. De controleaanpak per bedrijfsproces op hoofdlijnen wordt hieronder vermeld. Onze controleaanpak is gericht op groei en ontwikkeling van uw interne beheersing en onze controle naar meer datagedreven controles. Deze transitie zien wij niet als een proces dat binnen één jaar is voltooid, maar als een gezamenlijke reis. Wij zien 2025 als een mooi startpunt vanwege de migraties die zijn gerealiseerd.

Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controle-aanpak IT-aanpak Fraude wet- en regelgeving

Frauderisico & beheersing

Gegevensgerichte werkzaamheden bestaan onder andere uit: • Controle van journaalposten • Controleren van schattingen • Element van onvoorspelbaarheid in de controle

Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen

Controls: fraudemanagementsysteem, functieschedingen Data-gedreven controle: Halo for Journals Legenda:

Baten

Baten bestaan onder andere uit: Grondverkopen Gemeentefonds Belastingen en heffingen Bouwleges Huren en pachten Rentebaten Overige opbrengsten De baten controleren wij voornamelijk gegevensgericht, door het maken van aansluitingen, het uitvoeren van gegevensgerichte steekproeven en herberekeningen.

Inkoop (inkopen & inkooplasten)

Gegevensgerichte werkzaamheden bestaan onder andere uit: • Controle van inkoopfacturen en betalingen • Controle van de prestatielevering • Controle op de naleving van de Europese aanbestedingswet.

Gegevensgerichte werkzaamheden bestaan onder andere uit: • Aansluiting tussen de financiele administratie en salarisadministratie • Controle van mutaties in het personeelsbestand.

Jeugd en WMO (PGB en ZIN)

Lasten participatiewet

Uitgaande subsidies

Gegevensgerichte werkzaamheden bestaan onder andere uit: • Dossiercontroles op cliënt- en factuurniveau • Controle op de prestatielevering

Gegevensgerichte werkzaamheden bestaan onder andere uit: • Aansluiting tussen uitkeringenadministr atie en financiele administratie • Dossiercontroles diverse uitkeringsstromen op cliënt- en factuurniveau.

Gegevensgerichte werkzaamheden bestaan onder andere uit: • Controleren van de beschikkingen en vaststellingen. • Vaststellen dat de beschikte en vastgestelde subsidies passen in het kader van de ASV.

Controls: Serviceorganisatie SVB & CAK

Controls: Serviceorganisatie AFAS Controls: Integrale crediteurenspendanalyse Data-gedreven controle: HR Insights

Controls: Serviceorganisatie Cocensus en controleverklaring onafhankelijke accountant (Belastingen en heffingen) Proces

Salarislasten

Gegevensgericht

Systeemgericht

Data-gedreven

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

IT-aanpak De impact van IT-risico’s en IT General Controls op onze controleaanpak

De opvolging van de IT-bevindingen en de IT-migratie De implementatie van de nieuwe systemen ter ondersteuning van de financiële administratie, salarisadministratie en de subsidie administratie is in 2024 van start gegaan. De overgang van ADP naar AFAS (salarisadministratie) heeft per 1 januari 2025 plaatsgevonden. Dit geldt tevens voor de overgang van Subsidie 2.0 naar Easyfunders van Ivengy (subsidie-administratie). De overgang van EnterpriseOne naar Unit 4 ERPx (financiële administratie) zal in de loop van februari 2025 plaatsvinden. De wijzigingen in uw IT-landschap hebben impact op uw organisatie, maar zal ook impact hebben op de jaarrekeningcontrole 2025. Dataconversie Na implementatie en conversie is het vaststellen van de betrouwbaarheid van de dataconversie voor de data-objecten in scope van de controle minimaal benodigd in het kader van de jaarrekeningcontrole. Ook hier maken wij gebruik van onze IT-auditspecialisten gelet op de complexiteit en het verhoogde risico wat inherent verbonden is aan een dergelijke conversie van belangrijke systemen en databases. In onze rapportages over 2024 hebben wij de belangrijkste aandachtspunten voor het vormen van een adequaat dossier meegegeven aan de ambtelijke organisatie.

Interne beheersing We voeren gesprekken met de organisatie, gezamenlijk met onze ITauditspecialisten, om de opzet en bestaan van de IT-gerelateerde beheersingsmaatregelen in kaart te brengen en de impact hiervan op de

controle te bepalen. Ons uitgangspunt is dat wij daarbij zoveel mogelijk gebruik maken van de werkzaamheden die u als gemeente hierop heeft uitgevoerd, bijvoorbeeld door aanlevering van een conversie dossier waarin alle documentatie en uitkomsten naar aanleiding van de uitgevoerde conversie controles zijn opgenomen. In het bijzonder vragen wij uw aandacht voor de reeds geconstateerde bevindingen ten aanzien van het ontbreken van (zichtbare) periodieke controles op activiteiten van uitgebreide rechten. Voor controlejaar 2025, zullen wij onze IT-auditors inzetten. De ‘scoping’ rondom de IT-audit nader toegelicht De overgang naar de nieuwe systemen per boekjaar 2025 betreft een scope uitbreiding voor onze controle. Deze scope uitbreiding is gerelateerd aan het feit dat we de dataconversie moeten controleren en dat we de beheersing in de nieuwe omgevingen moeten controleren. Wij hebben applicatiesystemen, datawarehouses, rapportages en lagen van ondersteunende IT-infrastructuur beoordeeld Die transacties leiden uiteindelijk tot verslaglegging in de jaarrekening. De transacties van de systemen en de ITinfrastructuur (of een deel daarvan) leiden tot vastlegging in de jaarrekening. De volgende transacties van de systemen en de IT-infrastructuur zijn van belang voor de controle, de scope van de systemen voor de jaarrekeningcontrole is als volgt: a.

de financiële administratie (Unit 4 ERPx); b. de subsidieadministratie (Easyfunders - Ivengy); en c.

de personeels- en salarisadministratie (AFAS).

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

IT-aanpak De overgang naar de nieuwe systemen als kans om de implementatie van CMP te hervatten

Implementatie van CMP in de nieuwe omgeving Het Continous Monitoring Platform (CMP) was initieel gericht op de financiële administratie waarbij het idee was om dit uit te breiden naar de salarisadministratie en ook naar de IT-controls. Wij zien de overgang naar de nieuwe financiële systemen als een kans voor het implementeren van CMP. Door de drukte omtrent het vervangen van de financiële administratie, subsidies- en de salarisadministratie heeft de ambtelijke organisatie besloten op een later moment het gesprek aan te gaan met betrekking tot de implementatie van CMP.

13I

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet

Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controle-aanpak IT-aanpak

In onze controleverklaring 2024 zullen wij rapporteren over de frauderisico’s die zijn geïdentificeerd voor gemeente Haarlemmermeer. De evaluatie van de geïdentificeerde frauderisico’s uit 2024 vormt de basis voor de evaluatie voor het nieuwe boekjaar. Na afronding van controle 2024 zal deze evaluatie plaats vinden. Frauderisico management programma We willen graag de volgende observatie van uw risicobeoordelings- en beheersingsproces met u delen op het gebied van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving: •

Gemeente Haarlemmermeer beschikt over een informeel proces voor het vaststellen en beoordelen van het risico van fraude, omkoping en corruptie, voor het beheersen van deze risico's en voor tijdige opvolging van (aanwijzingen voor) fraudegevallen. Uw organisatie is zich bewust van risico’s ten aanzien van fraude en heeft dit bij een aantal processen ook geïntegreerd in de (interne) controles.

•

Gemeente Haarlemmermeer heeft in 2023 voor het laatst de frauderisicoanalyse geactualiseerd, hierbij is specifiek aandacht gegeven aan het belang van soft controls. Voor 2014 is de actualisatie nog niet afgerond. Het belang om de frauderisicoanalyse jaarlijks te actualiseren en tijdig te laten vaststellen door het college onderstrepen wij.

Fraude wet- en regelgeving Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen

•

In 2024 is er gewerkt aan de nieuwe notitie Misbruik en oneigenlijk gebruik. De verwachting is dat deze in het eerste kwartaal van 2025 wordt vastgesteld door het college. Hiermee geeft de organisatie invulling aan het advies van de Commissie BBV en de accountant. Met deze actualisatie wordt het bewustzijn in de organisatie voor fraude- en misbruikrisico’s verder vergroot en is continue aandacht voor het onderwerp geborgd in de organisatie.

In onze controleverklaring 2025 zullen wij onze geactualiseerde risicoinschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude rapporteren.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Vooruitkijkend (1/2) Mogelijke aanpassing maximale materialiteitsgrens

Impact op de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording Bij de materialiteit hebben wij een toelichting gegeven op het voornemen van het ministerie van BZK om de materialiteitsgrens aan te passen en daarbij ook de basis voor de berekening daarvan aan te passen naar de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Tegelijkertijd zal in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) ook het maximum van de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording worden aangepast naar maximaal 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. De raad heeft de huidige verantwoordingsgrens bepaald op 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, oftewel €6,25 miljoen. De wijziging van het BBV en het Bado zal dus sowieso leiden tot een wijziging van de financiële verordening. Wij adviseren u om rekening te houden met deze aanpassingen en het bijbehorende bestuurlijke proces dat mogelijk voor de kaders van de verantwoording (en de controle 2025) nog moet gaan plaatsvinden. Wij adviseren om de hoogte van de verantwoordingsgrens en de materialiteit op elkaar aan te laten sluiten en aan te sluiten op het maximum van het BBV en het Bado. Dat leidt tot eenduidigheid en voorkomt ingewikkelde vaktechnische afwegingen.

Waar extra aandacht nodig is kan de raad nadere speerpunten aangeven met vragen aan het college (verantwoording) of aan de accountant (controle).

Tot slot zal de mogelijke verhoging van de materialiteit de diepgang van de verbijzonderde interne controles kunnen raken. Omdat wij zoveel mogelijk gebruikmaken van interne werkzaamheden (om dubbel werk te voorkomen) zullen aanpassingen in nauw gezamenlijk overleg moeten plaatsvinden. Gemeente Haarlemmermeer heeft actief toezicht op Jeugd & WMO Sinds december 2023 voert afdeling Toezicht Jeugd & WMO, toezicht op de naleving van de jeugd –en WMO wet. De focus ligt op het vaststellen van de rechtmatigheid en de prestatielevering bij zorgaanbieders. Deze ontwikkeling zien we ook landelijk bij meerdere gemeenten. Wij zullen kennisnemen van de onderzoeken die gedurende 2025 worden uitgevoerd. De uitkomsten rapporteren we in de raadsbrief.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Vooruitkijkend (2/2) Gemeente Haarlemmermeer brengt de klimaat gerelateerde risico’s verder in beeld

Gemeente Haarlemmermeer is onderweg om de klimaatrisico’s in kaart te brengen Tot op heden hebben wij in onze controle vastgesteld dat gemeente Haarlemmermer de klimaat gerelateerde risico's globaal in beeld heeft, maar dat deze nog niet verder zijn verdiept en vertaald naar financiële risico’s. Gemeente Haarlemmermeer heeft vooralsnog besloten om geen duurzaamheidsverslaggeving te implementeren. In de raadsvergadering d.d. 4 juli 2024 wordt aan het College verzocht om klimaatrisico's in beeld te brengen, deze te kwantificeren en de mogelijke financiële impact van deze klimaatrisico's in beeld te brengen. Corporate Control is verantwoordelijk voor dit onderzoek en de uitvoering ligt momenteel bij een externe partij. In januari tot en met april 2025 vindt de uitvoering van het onderzoek plaats. Wij zullen kennisnemen over de uitkomsten van dit onderzoek en hierover rapporteren in de raadsbrief.

15I

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Ons team Samenwerking Bijlagen

Communicatie In dit hoofdstuk belichten we onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden en de basis van het overeengekomen aantal uren.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Ons team Een betrokken controleteam

Onze controleaanpak Communicatie Ons team Samenwerking Bijlagen

Een team dat goed past bij uw organisatie Nils-Erik van Someren is uw eindverantwoordelijke accountant voor de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer. Emre Aydemir is de opdrachtmanager en is voor u de aanspreekpunt voor de controle. Frederike Dopper stuurt het controleteam aan. Marjan Hof is onze IT-specialist, zij zal voornamelijk betrokken zijn bij onze werkzaamheden rondom de IT-migratie. Onze teamleden hebben in hun klantenpakket een specifieke focus op binnenlands bestuur en maken deel uit van diverse sectorgroepen. Hierdoor kunnen wij meedenken over alle relevante thema’s die bij u spelen en putten uit ruime ervaring en kennis van de sector. Tevens zorgen wij voor een goede overdracht van kennis binnen het team. Observaties en nieuwe inzichten delen we met u via onze rapportages. Wij maken gebruik van experts Bepaalde gebieden vragen mogelijk om aanvullende expertise die verdergaat dan de traditionele controlemiddelen. Gedurende de controle maken we, waar nodig, gebruik van onze experts om de belangrijkste gebieden van uw bedrijfsrisico's te evalueren, zoals pensioenen, financiële instrumenten, WNT, SiSa en Sociale Zaken. Deze specialisten zorgen ervoor dat we over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te realiseren.

Op basis van hun best practice-kennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de organisatie, de industrie en de naleving van de regelgeving.

Nils-Erik van Someren Eindverantwoordelijk accountant 06 132 165 57 Nils.van.someren@ pwc.com

Emre Aydemir Senior manager 06 193 047 36 emre.aydemir@ pwc.com

Een betrokken controleteam

Marjan Hof Director IT audit 06 129 799 46 Marjan.Hof@pwc.com

Frederike Dopper Manager 06 124 035 59 Frederike.dopper@ pwc.com

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Onze samenwerking tijdens de controle (1/2) Een overzicht van onze geplande uren

Onze controleaanpak Communicatie Ons team Samenwerking Bijlagen

De controle van de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer vereist voldoende tijd en aandacht van de teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn voorgeschreven in het rapport In het publiek belang, geven wij hieronder een samenvatting van aantal uren dat wij verwachten te besteden aan de controle over 2025. Functie

Totaal geplande uren

Partner

120

(Senior) manager

430

Overige teamleden

1.800

2.350*/**

100%

Totaal

* Inclusief de uren besteed door de afdelingen waaraan we werkzaamheden uitbesteden zoals het Sourcing-team. ** Exclusief scope-uitbreidingen met betrekking tot de SiSa-regelingen en IT-audit werkzaamheden

Scope uitbreiding IT-audit De overgang naar de nieuwe systemen per boekjaar 2025 betreft een scope uitbreiding voor onze controle. Deze is gerelateerd aan het feit dat we de dataconversie moeten controleren en dat we de beheersing in de nieuwe omgevingen moeten controleren. Het aantal benodigde uren zijn nog niet opgenomen in het bovenstaande overzicht, dit inzicht geven we in onze honorariumbrief over 2025. Geen bedreigingen inzake onze onafhankelijkheid geïdentificeerd Het Nederlands recht en ons interne beleid verplichten ons onze onafhankelijkheid actief te beschermen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen, controleren wij onder meer - vooraf - dat elk controleverzoek en verzoek om controleverwante en niet-controlediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt, in overeenstemming met de huidige externe regelgeving en vragen, zoals afgesproken, daarnaast alle verzoeken ter goedkeuring voor aan de auditcommissie. Er zijn geen andere controles of controleverwante en niet-controlediensten die u ons gevraagd heeft te verrichten, met uitzondering van de overeengekomen specifieke werkzaamheden in relatie tot de verantwoording fractievergoedingen. Wij hebben geconcludeerd dat er geen bedreigingen zijn geïdentificeerd ten aanzien van de onafhankelijkheid als accountant van de gemeente Haarlemmermeer.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Onze samenwerking tijdens de controle (2/2) Wij vragen aandacht voor het collectief geheugen

Onze controleaanpak Communicatie Ons team Samenwerking Bijlagen

Onze controleplanning We faseren onze controle zo gelijkmatig mogelijk gedurende het jaar en besteden veel tijd aan het begrijpen van wijzigingen in de controleomgeving, het testen van tussentijdse saldi en het bespreken van mogelijke transacties en accountingkwesties. Ons doel is om tijdig (complexe) accountingonderwerpen te bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar. De planning voor de jaarrekeningcontrole 2025, in het bijzonder voor de planning van onze rapportages wordt op dit moment nader afgestemd. Stabiliteit sleutelposities binnen Haarlemmermeer Wij hebben in de afgelopen periode meerdere personele wisselingen op sleutelposities binnen Haarlemmermeer waargenomen. Zowel binnen het team Financiën, als binnen Corporate Control. Het behoud van het collectief geheugen binnen de kritische domeinen zoals Financien en Corporate Control zien wij als een belangrijk aandachtspunt. We vragen uw aandacht om de nodige maatregelen te treffen. U kunt hierbij denken aan het organiseren van overdrachtsmomenten en het vastleggen hiervan.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen Onze controlefilosofie ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools Afhankelijkheid van derden

Bijlagen In dit hoofdstuk hebben we de bijlagen opgenomen waaronder de vereiste communicatie, en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en ons als externe accountant. Tot slot staan we stil bij de ‘audit tools’ die we inzetten gedurende de controle van gemeente Haarlemmermeer.

2033

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave

Onze controlefilosofie – het drielijnenmodel

Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie

Bijlagen Onze controlefilosofie

Verantwoordelijkheden Onze controletools

Gemeente

ISA-vereisten

Afhankelijkheid van derden

lijn

Lijnmanagement

Ondersteuning

Verbijzonderde Interne controlefunctie

Afdelingen (inclusief Financiën)

Cluster Financiën en Control

Cluster Corporate Control

• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.

• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.

• De VIC (onderdeel Corporate Control) voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen.

PwC

• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten.

• De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.

• Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces.

• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.

• Adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.

• Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen.

• Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten.

• Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de VIC.

• Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.

Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen wordt.

Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen Onze controlefilosofie ISA-vereisten

Door controlestandaarden vereiste communicatie Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel.

Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden

Controleplan

Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant



Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC



Boardletter

Accountantsverslag



De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle



Verantwoordelijkheden

Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle



Onze controletools

Eventuele ontdekte of vermoede fraude



Afhankelijkheid van derden

Niet naleven van wet- en regelgeving



Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management



Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring.



Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college



Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces



Niet-gecorrigeerde afwijkingen



Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente



Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s



Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2025 | Concept

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen

Verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening

Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen

Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening

Verantwoordelijkheid van de accountant

Het college is verantwoordelijk voor:

Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Haarlemmermeer&id=7c7afc2b-471a-49ec-bf7e-6f65bc14c689