Bijlage 4. Brief PwC aandachtspunten voor de fracties ihkv fractieverantwoording 2023

Gemeente Haarlemmermeer T.a.v. de gemeenteraad Taurusavenue 100 2132 LS HOOFDDORP

21 november 2023 Referentie: NLE00023562.1.1

Betreft: aandachtspunten voor de fracties in het kader van de fractieverordening en verantwoording 2023 en verder Geachte raadsleden, U verzoekt ons jaarlijks om werkzaamheden met betrekking tot de verantwoording fractievergoedingen uit te voeren. Wij komen overeen om de volgende werkzaamheden te verrichten voor de fractieverantwoordingen: 1. 2.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoordingen. Voor elke fractie voor alle declaraties in de fractieverantwoording vaststellen dat: a) het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. de betreffende bon; b) de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of de bon passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 4 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer; c) de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari tot en met 31 december van het betreffende jaar; d) het niet-bestede deel van de jaarlijkse tegemoetkoming (reserve) aansluit met het banksaldo per 31 december 2023. Wij willen benadrukken dat we voor de opdracht over 2023 geen werkzaamheden verrichten op de stand van de reserve en het saldo op de bankrekening van de fractie per 1 januari 2023.

Eventuele bevindingen die voortkomen uit deze werkzaamheden worden afgestemd met de betreffende fracties en de reacties van de betreffende fracties worden gerapporteerd in het rapport van feitelijke bevindingen. In de praktijk blijkt dat er gedurende het proces veel (aanvullende) vragen zijn, waar vervolgens de nodige tijd overheen gaat. Een voorbeeld is de jaarlijks terugkomende bevindingen, waarvan wij vinden dat het afstemmen aan de voorkant veel efficiënter zou zijn. Zowel de griffie als PwC zijn van mening dat hier een efficiencyverbetering en daarmee een versnelling van het proces mogelijk is. In deze brief gaan we in op de punten die kunnen bijdragen aan het efficiënter uitvoeren van de opdracht.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

We zien twee oorzaken van onze aanvullende vragen, namelijk een onvoldoende ‘robuuste’ aanlevering door de fracties zodat we bovenstaande werkzaamheden niet kunnen uitvoeren en daarnaast ook onduidelijkheid over de bestedingscriteria. Tot slot willen we ingaan op ons voorstel om het proces rondom de verantwoording te versnellen en te vereenvoudigen. Afgelopen jaren hebben we een aantal feitelijke bevindingen moeten rapporteren doordat de bestedingscriteria zoals genoemd in artikel 4 van de door u vastgestelde Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer (verder: de Verordening) onvoldoende duidelijkheid geven. Daardoor is niet vast te stellen of bepaalde uitgaven binnen de bestedingscriteria passen. Wij hebben in de afgelopen jaren uw aandacht gevraagd voor het verduidelijken van de bestedingscriteria. Tot op heden hebben wij hier geen opvolging van gezien. Om deze reden herhalen wij deze aandachtspunten hieronder: • We stellen vast dat er voor sommige bestedingen (met name abonnementen op bijvoorbeeld dagbladen of motorrijtuigenbelasting), geen facturen beschikbaar zijn. Dat leidt automatisch tot een feitelijke bevinding. We raden aan om in een nadere uitwerking van de Verordening een verduidelijking op te nemen dat, in dit soort gevallen, het aanleveren van gerelateerde contracten, overeenkomsten, opgaven of orderbevestigingen ook zijn toegestaan.

• We raden u aan om in een nadere uitwerking van de Verordening een verduidelijking op te nemen dat expliciet blijkt dat aanschaf en/of reparatie van hardware in de vorm van een iPad, computer en laptop wél of niet is toegestaan. • We raden u aan om in een nadere uitwerking van de Verordening een verduidelijking op te nemen dat expliciet blijkt dat aanschaf en/of reparatie van telefoons en bijbehorende abonnementen (voor bijvoorbeeld fractieassistenten), wél of niet is toegestaan. • Wij wijzen u erop dat in overeenstemming met artikel 4 lid 6b van de Verordening, fooien en cadeaus of attenties (zoals bijvoorbeeld afscheids- of kraamcadeaus en bloemen) niet zijn toegestaan en leiden tot een feitelijke bevinding. • We wijzen u erop dat in overeenstemming met artikel 4 lid 6b van de Verordening, giften niet zijn toegestaan. Voorbeelden waar u aan kan denken zijn giften aan goede doelen en bijdragen aan (buurt)braderieën en soortgelijke acties. • De onkostenvergoedingen zijn in de afgelopen jaren niet meegenomen bij de uitgaven. Vanaf 2023 moeten de uitgaven die gerelateerd zijn aan de onkostenvergoedingen als totaalbedrag worden opgenomen in de verantwoording. Dit bedrag valt niet onder de verantwoording maar is bedoeld voor het inzichtelijk kunnen maken van de aansluiting tussen de reserve en het banksaldo per jaareinde.

Voor een goede aanlevering zijn de volgende aandachtspunten van belang: • Bij declaraties uit hoofde van communicatie, bijeenkomsten en teamverband is het noodzakelijk dat duidelijk is gedocumenteerd welke personen aanwezig zijn geweest door middel van een door de voorzitter en penningmeester getekende presentielijst. • Het is noodzakelijk om op brondocumenten (bijvoorbeeld facturen) duidelijk te beschrijven voor welk doel de kosten van de activiteit/het product worden gemaakt en zo nodig aan te geven waarom de fractie van mening is dat dit past binnen de Verordening. • We hebben bij meerdere fracties geconstateerd dat de initiële verantwoordingsformulieren onvolledig, niet juist of niet tijdig zijn ingevuld. Ook hebben we geconstateerd dat de verantwoordingsformulieren niet altijd waren getekend. Tot slot willen we graag een bijdrage leveren om het proces te versnellen en te vereenvoudigen. Daarom zullen we net als vorig jaar een inloopspreekuur organiseren met de griffier en

Gemeente Haarlemmermeer, 15 november 2023, NLE00023562.1.1

Pagina 2 van 3

ondergetekende waar fracties eventueel kunnen afstemmen of bepaalde bestedingen wel of niet tot een feitelijke bevinding zullen leiden. Daarnaast willen we voor 2024 voorstellen om tussentijdse werkzaamheden uit te voeren op de verantwoorde bestedingen over de eerste tien maanden van het jaar, om zo de doorlooptijd in 2025 te verkorten. Dit betekent dat wij u vragen om in november 2024 het Excel-overzicht met bestedingen tot en met oktober aan te leveren met de onderliggende onderbouwingen, zodat wij onze werkzaamheden daarop al voor het jaareinde kunnen uitvoeren. In januari levert u dan de volledige verantwoording met Excel-overzicht en onderbouwingen aan. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van deze brief nader toe te lichten. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Dit document is elektronisch ondertekend door:

Martine Koedijk []

drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner

Gemeente Haarlemmermeer, 15 november 2023, NLE00023562.1.1

Pagina 3 van 3