Bijlage 4. Brief PwC aandachtspunten voor de fracties ihkv fractieverantwoording 2024

Gemeente Haarlemmermeer T.a.v. de gemeenteraad Taurusavenue 100 2132 LS HOOFDDORP

9 januari 2025 Referentie: NLE00030968.1.1

Betreft: aandachtspunten voor de fracties in het kader van de fractieverordening en verantwoording 2024 en verder Geachte raadsleden, U verzoekt ons jaarlijks om werkzaamheden met betrekking tot de verantwoording fractievergoedingen uit te voeren. Wij komen overeen om de volgende werkzaamheden te verrichten voor de fractieverantwoordingen: 1. 2.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoordingen. Voor elke fractie voor alle declaraties in de fractieverantwoording vaststellen dat: a) het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. de betreffende bon; b) de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of de bon passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 4 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2022; c) de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari tot en met 31 december van het betreffende jaar; d) het niet-bestede deel van de jaarlijkse tegemoetkoming (reserve) aansluit met het banksaldo per 31 december 2024.

Eventuele bevindingen die voortkomen uit deze werkzaamheden worden afgestemd met de betreffende fracties en worden tezamen met de reacties van de betreffende fracties gerapporteerd in het rapport van feitelijke bevindingen. In de praktijk blijkt dat er gedurende het proces veel (aanvullende) vragen zijn, waar vervolgens de nodige tijd overheen gaat. In deze brief gaan we in op de punten die kunnen bijdragen aan het efficiënter uitvoeren van de opdracht.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

In 2023 hebben verschillende bevindingen geleid tot vertragingen in het proces. Om voor 2024 dergelijke vertragingen te voorkomen geven wij een aantal aandachtspunten vooraf mee. Deze zetten we hieronder nader uiteen: 





  

Over het algemeen zien we dat de kwaliteit en volledigheid van de aangeleverde stukken niet over alle fracties voldoende ‘robuust’ is. We verwachten dat de uitgaven zijn onderbouwd met facturen die geadresseerd zijn aan de fractie. Een voorbeeld is dat aanwezigheidslijsten niet worden aangeleverd voor teambijeenkomsten. Er is wel een verbetering ten opzichte van eerdere jaren. In 2023 hebben we voor het eerst gewerkt met de aansluiting van het niet-bestede deel van de jaarlijkse tegemoetkoming (reserve) met het banksaldo. Deze aansluiting was niet altijd helder te volgen. Een voorbeeld is dat er overboekingen via de spaarrekeningen op de rekening van de fractie zijn gemaakt. We raden u aan om de aansluiting zichtbaar te maken in de documentatie. Daarnaast zullen wij overboekingen van de spaarrekening naar de betaalrekening rapporteren als een bevinding. Volgens art. 2 lid 10 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2022 mag de fractie namelijk gebruikmaken van één bankrekening. Wij raden u aan om in een nadere uitwerking van de Verordening een verduidelijking op te nemen of een spaarrekening wél of niet is toegestaan. De verantwoordingsformulieren zijn in 2023 in verschillende bestandsformaten aangeleverd (pdf, Excel).

Het werken met pdf-bestanden maakt het voor ons lastiger om werkzaamheden uit te voeren, wij verzoeken u om de verantwoordingsformulieren in Excel aan te leveren, zodat het nalopen van de rekenkundige juistheid vanuit onze rol efficiënter plaats kan vinden. Uiteraard dient u ook de getekende verantwoordingsformulieren aan te leveren. De berekening van het overschot was niet bij alle fracties duidelijk te volgen. We raden u aan om de berekening van het overschot per 31 december 2024 zichtbaar te maken in het Excel verantwoordingsformulier met formules. We stellen vast dat de totaal verantwoorde bedragen in diverse bestedingscategorieën niet altijd aasluiten met het totaal van bonnen die wij aansluiten. We raden u aan om een specificatie aan te leveren waarin deze aansluiting zichtbaar wordt gemaakt. We stellen vast dat de reserve per 31 december niet altijd rekenkundig juist is geweest. We raden u aan om de berekening van de reserve per 31 december 2024 zichtbaar te maken in het Excel verantwoordingsformulier met formules.

Afgelopen jaren hebben we een aantal feitelijke bevindingen moeten rapporteren doordat de bestedingscriteria zoals genoemd in artikel 4 van de door u vastgestelde Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2022 (verder: de Verordening) onvoldoende duidelijkheid geven. Daardoor is niet vast te stellen of bepaalde uitgaven binnen de bestedingscriteria passen. Wij hebben in de afgelopen jaren uw aandacht gevraagd voor het verduidelijken van de bestedingscriteria. Deze opvolging heeft vooralsnog niet plaatsgevonden. Zodoende zijn de volgende aandachtspunten nog steeds van toepassing:  We stellen vast dat er voor sommige bestedingen (met name abonnementen op dagbladen, motorrijtuigenbelasting), geen facturen beschikbaar zijn. Dat leidt automatisch tot een feitelijke bevinding. We raden aan om in een nadere uitwerking van de Verordening een verduidelijking op te nemen dat, in dit soort gevallen, het aanleveren van gerelateerde contracten, overeenkomsten, opgaven of orderbevestigingen ook zijn toegestaan.  We raden u aan om in een nadere uitwerking van de Verordening een verduidelijking op te nemen dat expliciet blijkt dat aanschaf en/of reparatie van hardware in de vorm van een iPad, computer en laptop wél of niet is toegestaan.

Gemeente Haarlemmermeer, 9 januari 2025

Pagina 2 van 3

   

We raden u aan om in een nadere uitwerking van de Verordening een verduidelijking op te nemen dat expliciet blijkt dat aanschaf en/of reparatie van telefoons en bijbehorende abonnementen (voor bijvoorbeeld fractieassistenten), wél of niet is toegestaan. Wij wijzen u erop dat in overeenstemming met artikel 4 lid 6b van de Verordening, fooien en cadeaus of attenties (zoals bijvoorbeeld afscheids- of kraamcadeaus en bloemen) niet zijn toegestaan en leiden tot een feitelijke bevinding. We wijzen u erop dat in overeenstemming met artikel 4 lid 6b van de Verordening, giften niet zijn toegestaan. Voorbeelden waar u aan kan denken zijn giften aan goede doelen en bijdragen aan (buurt)braderieën en soortgelijke acties. De onkostenvergoedingen zijn in de afgelopen jaren niet meegenomen bij de uitgaven. Vanaf 2023 moeten de uitgaven die gerelateerd zijn aan de onkostenvergoedingen als totaalbedrag worden opgenomen in de verantwoording. Dit bedrag valt niet onder de verantwoording maar is bedoeld voor het inzichtelijk kunnen maken van de aansluiting tussen de reserve en het banksaldo per jaareinde.

Voor een goede aanlevering zijn de volgende aandachtspunten van belang:  Bij declaraties uit hoofde van communicatie, bijeenkomsten en teamverband is het noodzakelijk dat duidelijk is gedocumenteerd welke personen aanwezig zijn geweest door middel van een door de voorzitter en penningmeester getekende presentielijst.  Het is noodzakelijk om op brondocumenten (bijvoorbeeld facturen) duidelijk te beschrijven voor welk doel de kosten van de activiteit/het product worden gemaakt en zo nodig aan te geven waarom de fractie van mening is dat dit past binnen de Verordening.  We hebben bij meerdere fracties geconstateerd dat de initiële verantwoordingsformulieren onvolledig, niet juist of niet tijdig zijn ingevuld. Ook hebben we geconstateerd dat de verantwoordingsformulieren niet altijd waren getekend. We raden u aan om de verantwoordingsformulieren ondertekend aan te leveren. Wij willen graag een bijdrage leveren om het proces te versnellen en te vereenvoudigen. Daarom zullen we net als vorig jaar een inloopspreekuur organiseren met de griffier en ondergetekende waar fracties eventueel kunnen afstemmen of bepaalde bestedingen wel of niet tot een feitelijke bevinding zullen leiden. Tot slot, vanaf het jaar 2025 vragen wij u om in de getekende verantwoording een passage op te nemen waarin u bevestigt dat de verantwoording juist en volledig is opgesteld.

Vanuit de griffie komt een tekstvoorstel die u kunt opnemen in uw verantwoording. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van deze brief nader toe te lichten. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

N. van Someren MSc RA partner

Gemeente Haarlemmermeer, 9 januari 2025

Pagina 3 van 3