Bijlage 3 -VIC en Auditjaarplan 2025

VIC en Auditjaarplan 2025 12 februari 2025, Haarlemmermeer

1

Inhoudsopgave 1.

2.

3.

Algemeen ......................................................................................................................................... 3 1.1

Leeswijzer ................................................................................................................................ 3

1.2

Wettelijk kader ........................................................................................................................ 3

VIC jaarplan ...................................................................................................................................... 4 2.1

Inleiding................................................................................................................................... 4

2.2

Rechtmatigheidsverantwoording ............................................................................................ 4

2.3

VIC onderwerpen .................................................................................................................... 7

2.4

Bevoegdheden inzake onrechtmatigheden .......................................................................... 10

2.5

Informatievoorziening ........................................................................................................... 11

2.6

Jaarplanning Verbijzonderde Interne Controle ..................................................................... 11

Behoeftegerichte audit jaarplan .................................................................................................... 13 3.1

Inleiding................................................................................................................................. 13

3.2

Hybride Behoeftegerichte audit / 213a onderzoek / uitvoering raadsmotie ....................... 13

3.3

Overzicht geplande audits en 213a onderzoek(en) 2025 ..................................................... 13

Begrippenlijst ..................................................................................................................................... 17

2

1. Algemeen In onze gemeente wordt dagelijks gewerkt aan het bereiken van onze maatschappelijke doelen op het gebied van het leef- en werkklimaat voor onze inwoners, instellingen en ondernemers. Deze werkzaamheden vinden plaats binnen de kaders die daarvoor zijn vastgesteld. Onze kaders zijn het vastgestelde beleid, de vigerende wet- en regelgeving, processen, afspraken en middelen. Wij hebben met elkaar controle en auditinstrumenten afgesproken om aan te tonen in welke mate de gemeente opereert binnen de kaders. Daarnaast dienen deze instrumenten om de omvang van de impact op het realiseren van onze maatschappelijke doelen inzichtelijk te maken. In dit Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en Auditjaarplan 2025 is vastgelegd op welke wijze wij vanuit de derde lijn uitvoering geven aan de VIC’s en behoeftegerichte audits voor controlejaar 2025. Met ingang van het boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording wettelijk voorgeschreven. De rechtmatigheidsverantwoording vormt ook dit jaar een belangrijk en integraal onderdeel van de werkzaamheden en planning in 2025.

1.1 Leeswijzer Het VIC en Auditjaarplan geeft inzicht in de geplande werkzaamheden inzake de VIC en audits. Na een schets van het wettelijk kader volgt het document de volgende indeling: 1. VIC a. Inleiding b. Rechtmatigheidsverantwoording c. VIC onderwerpen d. Procedure inzake onrechtmatigheden en de opvolging binnen de organisatie e. Inrichting van de informatievoorziening en de planning 2025 2. Audits a. Inleiding b. Overzicht behoeftegerichte audits 2025 De bijlage geeft inzicht in de begrippenlijst. Het VIC en Auditjaarplan Gemeente Haarlemmermeer 2025 wordt, na afstemming met de accountant, ter vaststelling voorgelegd aan het college van B&W en ter kennisname voorgelegd aan de auditcommissie.

1.2 Wettelijk kader Het college stelt periodiek het VIC en Auditjaarplan vast, inclusief de uit te voeren VIC’s en audits. De wettelijke grondslag hiervan is artikel 212, 213 en 213a van de gemeentewet en artikel 31 van de Financiële verordening Haarlemmermeer 2023 (RV 10164435 en eerste wijziging RV 11373188). Tot uitvoering van de behoeftegerichte audits is door de directie besloten in 2018.

3

2. VIC jaarplan 2.1 Inleiding De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is een instrument van Corporate Control (cluster CC). Met een vooraf vastgestelde planning controleert de VIC of de processen en ondersteunende systemen, inclusief de hierin opgenomen maatregelen van interne controle, dusdanig zijn ingericht en werken om ervoor zorg te dragen dat de uitvoering van het beleid past binnen de kaders en in overeenstemming is met de afspraken. De VIC is daarmee een instrument dat onafhankelijk objectieve sturingsinformatie biedt en (mede) bijdraagt aan de versterking van de lerende en reflecterende organisatie. De VIC vormt ook de basis voor de jaarlijkse interim- en jaarrekeningcontrole van de accountant. Daar steunt de accountant grotendeels op.

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording In deze paragraaf wordt uiteengezet op welke wijze er invulling wordt gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording en welke invloed dit heeft op de werkzaamheden vanuit de derde lijn. Bij het opstellen van dit hoofdstuk is gebruik gemaakt van de Kadernota Rechtmatigheid 2024 en van diverse notities gepubliceerd door de commissie Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De rechtmatigheidsverantwoording is vanaf het boekjaar 2023 wettelijk voorgeschreven. Het college is verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven die integraal onderdeel is van de jaarrekening. De concerncontroller stelt de rechtmatigheidsverantwoording op, gebaseerd op de uitkomsten van VIC, aangevuld met controlewerkzaamheden op juiste toepassing van de regels vermeld in de Financiële verordening Haarlemmermeer 2023 voor wat betreft begrotingsonrechtmatigheden. Tevens worden de uitkomsten van de toetsing van de naleving van de misbruik&oneigenlijk-regels in de rechtmatigheidsverantwoording betrokken. De criteria die vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording zijn het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De wijze waarop hier gevolg aan is gegeven wordt in de volgende paragrafen uitgewerkt.

Criteria van rechtmatigheid De drie hierboven genoemde criteria zijn onderdeel van de in de wetgeving onderscheiden negen criteria van rechtmatigheid. De criteria één tot en met zes worden afgedekt door de toets van de accountant over getrouwheid (voldoet de jaarrekening aan het BBV) en worden niet afzonderlijk opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Vanzelfsprekend maken de zes criteria wel onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole. Over de criteria zeven tot en met negen wordt verantwoording afgelegd in de rechtmatigheidsverantwoording.

4

Figuur 1, criteria van rechtmatigheid Afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten Criteria

Omschrijving

1. Calculatiecriterium

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.

2. Valuteringscriterium

Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

3. Leveringscriterium

Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten.

4. Adresseringscriterium

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende).

5. Volledigheidscriterium

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

6. Aanvaardbaarheidscriterium

De financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.

Afgedekt door rechtmatigheidsverantwoording Criteria

Omschrijving

7. Begrotingscriterium

Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Het totaal moet passen binnen het opgestelde en geautoriseerde programma.

8. Voorwaardencriterium

Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen.

9. Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik). Misbruik wordt beschouwd als onrechtmatig. De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik). Oneigenlijk gebruik wordt niet als onrechtmatig beschouwd.

Begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten en aan de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma's. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever (Gemeentewet) bepaald en worden door de raad nader ingevuld door middel van de programmabegroting en de verordening financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Voor de controle van het begrotingscriterium wordt gesteund op de reguliere planning en control cyclus met inachtneming van de regels vermeld in de financiële verordening Haarlemmermeer 2023 (RV 10164435 en eerste wijziging RV 11373188).

5

Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Voor de controle van het voorwaardencriterium wordt hoofdzakelijk gesteund op VIC werkzaamheden.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Onze gemeente kent diverse instrumenten en regelingen ter voorkoming van fraude en misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik. Er is een notitie Misbruik en oneigenlijk gebruik (RV2020.000423), een gedragscode en een regeling Melden Vermoeden voor integriteitmeldingen. Jaarlijks wordt een jaarverslag integriteit opgesteld. De notitie Misbruik en oneigenlijk gebruik wordt in het voorjaar van 2025 geactualiseerd. Ook in de processen, procedures en interne controles is er aandacht voor de werking van de beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik. Ten slotte is er aandacht voor risicomanagement in brede zin. Het college heeft d.d. 16 januari 2024 kennisgenomen van de rapportage Frauderisicoanalyse 2023 (X.2023.07563). Deze rapportage is in het najaar van 2024 geactualiseerd en zal tegelijk met de geactualiseerde notitie Misbruik en oneigenlijk gebruik in het voorjaar van 2025 worden vastgesteld. De frauderisicoanalyse is een aanvulling op de eerdergenoemde instrumenten en regelingen en geeft inzicht in het begrip fraude, de geïdentificeerde risico's en de aanwezige beheersmaatregelen om deze risico's te beperken. Met deze overkoepelende frauderisicoanalyse ontstaat periodiek inzicht via de VIC-cyclus.

Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. Bij misbruik is wet- en regelgeving niet nageleefd, bij oneigenlijk gebruik is de wet- en regelgeving naar de letter wel nageleefd, maar is afgeweken van de doelstelling van een overheidsregeling. Geconstateerd misbruik waarbij het M&O beleid juist is uitgevoerd en op een getrouwe wijze is verwerkt in de jaarrekening, wordt niet betrokken bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel dient via de paragraaf bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en de (financiële) impact van het bij de gemeente geconstateerde misbruik. Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. De term fraude is juridisch niet gedefinieerd.

In het dagelijks taalgebruik is het gebruikelijk misbruik en oneigenlijk gebruik ook als fraude te bestempelen, denk hierbij aan een term als ‘bijstandsfraude’ of aan ‘zorgfraude’. Dit type fraudes valt nadrukkelijk onder het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Het gaat hier om derden die misbruik maken van (gemeentelijke) regelingen. Dit misbruik en oneigenlijk gebruik moet wel duidelijk worden onderscheiden van fraude in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit type fraudes omvat opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Een voorbeeld is het betalen van valse facturen waarbij één of meerdere personen binnen de gemeente betrokken zijn. 6

Verantwoordingsgrens en rapportagetolerantie De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De raad heeft op 28 januari 2021 bepaald de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsafwijkingen jaarlijks gelijk te stellen aan de goedkeuringstolerantie voor fouten bij de jaarrekeningcontrole door de externe accountant. Tot heden is dit 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves (voor 2025 is dit € 6.250.000). In het geval de goedkeuringstolerantie voor fouten voor de accountantscontrole wijzigt, geldt deze wijziging automatisch ook voor de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording (2020.0003279). In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een (gedeeltelijke) aanpassing van de landelijke regelgeving mogelijk nog noodzakelijk. De goedkeuringstolerantie wordt mogelijk wettelijk vastgesteld op 2% van de begrote lasten. De geconstateerde onjuistheden en onzekerheden worden hierbij gecumuleerd. Naast de verantwoordingsgrens, wordt ook een rapportagetolerantie gehanteerd. Dit houdt in dat de raad wordt geïnformeerd over alle afwijkingen vanaf een afgesproken ondergrens. De rapportagetolerantie is door de raad op 28 januari 2021 vastgesteld op € 200.000 (2020.0003279).

De rapportagetolerantiegrens is een absoluut bedrag en niet afhankelijk van de omvang van een begrotingspost.

2.3 VIC onderwerpen Selectie VIC onderwerpen Een belangrijk criterium voor het bepalen of een VIC wordt uitgevoerd op een proces is de materialiteit (financiële omvang van de baten en/of lasten) van dit proces in de begroting. Als materialiteitsgrens voor een jaarlijkse VIC wordt de grens van € 3.100.000 gebruikt in controlejaar 2025. Dit is een 0,5 % van de omvangbasis van de begroting 2025 en de berekeningswijze is in overeenstemming met voorgaand jaar. Een ander criterium is dat de financiële beheershandelingen binnen de processen een sterk repeterend karakter hebben en periodiek plaatsvinden. De uitvoering van een VIC over meerdere periodes wordt anders niet passend geacht. Het aantonen van de getrouwheid en rechtmatigheid van niet-periodieke financiële beheershandelingen vindt plaats aan de hand van een gegevensgerichte controle, met name in het kader van het financiële jaarrekeningtraject.

7

Overzicht onderwerpen VIC In figuur 2 wordt weergegeven welke processen en deelprocessen onderdeel zijn van een VIC. Figuur 2, overzicht onderwerpen VIC Proces Baten en Lasten Aankopen grond en vastgoed

Sociaal Domein

Verkopen grond en vastgoed

•

Huren en Pachten Inkoop en Aanbestedingen Inkoopfacturen Burgerzaken leges Parkeren opbrengsten

• • • • • •

Balansmutaties**

Uitkeringen Inkomensvoorziening PW/Bbz2004/IOAW/IOAZ Re-integratievoorzieningen PW Bijzondere Bijstand Doelgroepenvervoer Wmo oude taken (ZiN en PGB) nWmo (ZiN en PGB) Jeugdwet (ZiN en PGB)

Personeelslasten Subsidieverstrekkingen Omgevingsvergunningen leges Tijdschrijven*

*De VIC beoordeelt in het tweede halfjaar van 2025 de opzet en het bestaan van het proces tijdschrijven in het nieuwe financiële systeem. Op basis hiervan bepaalt Corporate Control welke controlemix effectief is om periodiek de werking van het proces te beoordelen. **De kapitaallasten worden één keer per jaar in het derde kwartaal gecontroleerd aan de hand van de staat C en de notitie activabeleid. De balansmutaties zijn onderdeel van de controle op de jaarrekening.

Overige processen De beoordeling van de totstandkoming van het Meerjaren Perspectief Grondzaken alsmede de beoordeling van de toegepaste parameters voor verwachte opbrengsten van grondexploitaties zijn onderdeel van de controle op de jaarrekening. De beoordeling van fiscale beheersingsaspecten is deels belegd bij de VIC (VIC Personeelslasten en VIC op Inkoopfacturen). Overige fiscale aspecten zijn onderdeel van de controle op de jaarrekening.

VIC Bevindingen De VIC’s zijn primair gericht op getrouwheid (fouten en onzekerheden) en rechtmatigheid (financiële onrechtmatigheden en onduidelijkheden). Zie voor een overzicht van de rechtmatigheidscriteria paragraaf 2.2. Tijdens de controle naar getrouwheid en financiële rechtmatigheid kunnen ook bevindingen naar voren komen van kwalitatieve aard of op het gebied van juridische rechtmatigheid 8

en/of fraude (niet zijnde misbruik door derden). Deze zullen bij constatering uiteraard ook worden gerapporteerd.

Doorontwikkeling VIC De organisatie investeert permanent in de versterking van de interne beheersorganisatie. Voor 2025 continueren wij met de aandachtspunten uit 2024 binnen de kaders van de evaluatie Visie op Control die in het eerste halfjaar van 2025 door het college wordt vastgesteld. Reeds bekende ontwikkellijnen voor de VIC in 2025 zijn: •

•

•

•

• •

•

In aansluiting bij de overgang naar de drie nieuwe systemen (financiële, subsidie- en personele systeem via programma FHIT) wordt in 2025 gewerkt aan een plan om onze controleaanpak te transformeren naar een procesgerichte controle. Een procesgerichte controle betekent ten eerste het verkrijgen van een adequaat inzicht in de geautomatiseerde beheersmaatregelen (automation en application controls). Ten tweede is hierbij belangrijk om vast te stellen dat deze maatregelen altijd moeten worden uitgevoerd om een financiële transactie te realiseren. De procesgerichte controle zal resulteren in een meer efficiënte en effectieve controle. Daarnaast wordt de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving door geautomatiseerde beheersmaatregelen nog meer gegarandeerd. Onze organisatie kan daardoor meer gebruik maken van data-analyses al dan niet met behulp van AI. Het streven is een continuous auditing, waarbij met een hoge mate van frequentie de werkelijke financiële transacties worden afgezet tegen vooraf vastgestelde normen. Dit vergroot het inzicht in de mogelijke afwijkingen die aanleiding zijn om maatregelen te nemen ter versterking van enerzijds de interne beheersing maar mogelijk tevens de dagelijkse bedrijfsvoering.

We blijven ook naast de transformatie van de controleaanpak investeren op versterking van de AO/IC in de eerste en tweede lijn (gericht op het bestaan en de werking), zodat de derde lijn daar in hoge mate op kan steunen en een meer procesgerichte VIC kan zijn. Uitgangspunt is het 'push-left' principe. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Hierdoor is de organisatie “aan de voorkant” in control en zijn herstelwerkzaamheden achteraf in mindere mate of niet meer noodzakelijk. Dit past binnen een organisatie waar middelen en capaciteit onder druk staan. De focus kan dan verlegd worden naar het inzetten op de belangrijkste opgaven en het behalen van de maatschappelijke doelen. Met de in 2024 geïmplementeerde ‘Directiemonitor bevindingen en aanbevelingen VIC en accountant’ is een effectief en efficiënt sturingsinstrument voor de directie ontstaan. De opvolging van gedetecteerde tekortkomingen in de VIC wordt hiermee sterker bewaakt. De directiemonitor stelt dit gremium ook beter in de gelegenheid om hun verantwoordelijkheid te nemen met betrekking tot de opvolging van de aanbevelingen. In 2025 zal de inzet van dit instrument met de directie worden geëvalueerd. Jaarlijkse evaluatie van inhoud en opzet van de VIC's, mede langs de lijn van de rechtmatigheidsverantwoording.

Voor de kernproducten van de VIC zijn in 2024 vanuit het perspectief van cluster CC procesbeschrijvingen opgesteld en getoetst. In 2025 worden nut en noodzaak onderzocht om het VIC-proces in algemene zin en de specifieke VIC-processen per cluster onderdeel te laten uitmaken van het project van cluster INFO+ om de bedrijfsprocessen te beschrijven m.b.v. de procestool Engage Process. In 2024 zijn de rapportages gefinetuned in het Key Control Dashboard. In 2025 volgt een nadere introductie bij het management.

9

•

•

2.4

Ook in 2025 investeren we in de professionaliteit van de VIC en VIC-ers. Dit doen wij onder andere via periodieke kennisdeling in de reguliere en thematische bijeenkomsten van het Platform Interne Audit (PIA), via een in 2025 te lanceren PIA-teamsomgeving en via inventarisatie van aanvullende opleidingsbehoefte en -mogelijkheden. De reguliere driehoeksgesprekken (VIC-er/proceseigenaar/functionele aansturing CC) blijven ook in 2025 een belangrijk instrument om met elkaar de verbinding te houden over de samenwerking op en opbrengst van de diverse VIC’s.

Bevoegdheden inzake onrechtmatigheden

Bevoegdheden college en raad Geconstateerde fouten kunnen bewust wel of niet worden hersteld door het college. De onderstaande procedure geldt om bevoegdheden in dit verband vast te leggen.

Raad De raad heeft de bestuurlijke kaders vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De raad heeft op 28 januari 2021 bepaald de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsafwijkingen jaarlijks gelijk te stellen aan de goedkeuringstolerantie voor fouten bij de jaarrekeningcontrole door de externe accountant. Daarnaast is de rapportagetolerantie door de raad vastgesteld op € 200.000. Dit houdt in dat de raad wordt geïnformeerd over alle afwijkingen vanaf een afgesproken ondergrens. Ten slotte bevestigt de raad jaarlijks het door het college opgestelde normenkader van interne en externe wet- en regelgeving.

College Het college borgt de rechtmatigheid binnen de processen en interne beheersing. De interne toetsing hierop wordt uitgevoerd door de VIC. Uitgangspunt hierbij is volledige naleving van de vigerende weten regelgeving opgenomen in het normenkader. Indien sprake is van afwijkingen van het normenkader, dan worden deze in de basis hersteld. Indien de primair verantwoordelijke functionaris valide overwegingen heeft om een onrechtmatigheid niet te herstellen, dan worden deze overwegingen opgenomen in de VIC-managementrapportage en de VIC-voortgangsrapportage ten behoeve van het college en worden de betreffende directeur en portefeuillehouder vroegtijdig geïnformeerd. Het college neemt het formele besluit om een fout (tijdelijk) wel of niet te herstellen. Cluster CC stemt het proces hiertoe af met de organisatie. Besluitvorming door het college kan plaatsvinden door middel van vaststelling van de VIC-voortgangsrapportage, dan wel op basis van een afzonderlijk collegevoorstel van de primair verantwoordelijke, dat na advies van cluster CC en de directie ter besluitvorming wordt voorgelegd. De organisatie kan op basis van valide overwegingen besluiten tot het uitvoeren van een onrechtmatige handeling, bijvoorbeeld afwijken van de Europese aanbestedingsregels voorafgaande aan een opdrachtverlening.

Een dergelijk besluit moet altijd vooraf door het college worden goedgekeurd in een afzonderlijk collegevoorstel. De Raad wordt binnen de reguliere P&C-cyclus geïnformeerd over alle financiële onrechtmatigheden met een individuele omvang groter dan € 200.000 (rapporteringstolerantie).

De externe accountant De accountant controleert de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) en verstrekt een verklaring waarin zij een oordeel geeft over het getrouwe beeld. De verantwoording over de specifieke uitkeringen blijft onderdeel uitmaken van de zogeheten SiSa-bijlage (Single Information Single Audit). Dit is een afzonderlijke bijlage in de jaarrekening. De accountant rapporteert zijn constateringen aan de raad in de boardletter en het verslag van bevindingen. De accountant maakt hiervoor onder andere gebruik van de VIC’s. 10

2.5 Informatievoorziening In deze paragraaf wordt de samenhang van informatiestromen over de uitvoering van de VIC en rapportage omtrent de VIC uiteengezet.

Samenhang informatievoorziening De VIC’s en accountantscontroles leveren aanbevelingen en adviezen op waarmee onze interne beheersing kan worden verbeterd. Over de voortgang van de acties die bijdragen tot deze verbetering wordt periodiek gerapporteerd. In figuur 3 wordt dit schematisch weergegeven. Figuur 3, samenhang informatievoorziening VIC managementrapportage (driemaal per jaar)

VIC

Interimcontrole

Ontvangen door procesverantwoordelijke

Voortgangsrapportage (driemaal per jaar)

Ontvangen door: directie (voorzien van directiemonitor), procesverantwoordelijke, VIC-er en portefeuillehouder Fin.

Brief voortgang t.b.v. rechtmatigheid en getrouwheid* (driemaal per jaar)

Ontvangen door: college, raad en auditcommissie

Managementletter

Directiereactie

Rechtmatigheidsverantwoording

Ontvangen door: procesverantwoordelijke, VIC-er, directie, college, raad en auditcommissie

Accountantsverslag

Bestuurlijke reactie

Ontvangen door: procesverantwoordelijke, VIC-er, directie, college, raad en auditcommissie

Jaarrekeningcontrole Ontvangen door: procesverantwoordelijke, VIC-er, directie, college, raad en auditcommissie

* M.i.v. van 2025 wordt in de voortgangsbrief t.b.v. rechtmatigheid en getrouwheid ook eventuele voortgang t.b.v. afronding behoeftegerichte audits gerapporteerd.

2.6 Jaarplanning Verbijzonderde Interne Controle Voor de VIC’s op processen met een repeterend karakter is het essentieel om de controles tijdig en periodiek uit te voeren. Op deze wijze is er tijdig inzicht in welke mate het proces gedurende het jaar wel of niet in control is en kan er direct bijgestuurd worden indien resultaten uit een controle hier aanleiding toe geven. De kans dat een fout een repeterend karakter krijgt wordt hierdoor verkleind. De uitvoering en geplande oplevering van de VIC’s vinden derhalve verdeeld over het jaar plaats.

Hoofdplanning Verbijzonderde Interne Controle In figuur 4 staan de momenten weergegeven waarop respectievelijk de directie en het college worden geïnformeerd over de uitkomsten van de VIC 2025.

11

Figuur 4, planning VIC

De perioden zijn gebaseerd op de volgende verdeling van de uitvoering van de VIC’s over het jaar: periode 1 januari t/m april, periode 2 mei t/m juli, periode 3 augustus t/m december. Deze verdeling en planning maakt het mogelijk dat de accountant bij zijn interimcontrole en managementletter naar de eerste 7 maanden van het jaar kijkt. Dit verhoogt de informatie- en sturingswaarde van zowel de managementletter als de voortgangsrapportage VIC periode 2 voor bestuurders. Er is dan ook een betere afstemming tussen de planning van de voortgangsrapportage VIC periode 2 en de managementletter.

Hoofdplanning accountantscontroles De planning van de accountant met betrekking tot het uitvoeren van controlewerkzaamheden voor boekjaar 2025 is: • Vanaf 29 sept. t/m 10 okt. 2025 • Vanaf 2 t/m 20 maart 2026

→ interimcontrole → eindejaarscontrole

12

3. Behoeftegerichte audit jaarplan 3.1 Inleiding Met de opdrachtformulering “leren en verbeteren door audits” (directiebesluit 19 juli 2018) is het besluit genomen om naast VIC’s ook interne audits (behoeftegerichte audits) uit te gaan voeren. De reikwijdte betreft (financiële) rechtmatigheid, getrouwheid, efficiëntie en/of effectiviteit van onze processen. De primaire focus ligt daarbij op het functioneren (en het verbeteren) van de interne organisatie. De audits zijn gericht op het verbeteren van de interne beheersing van de organisatie. De directie is daarmee als opdrachtgever in de leidende positie met betrekking tot deze audits. Door de audits op te nemen in het VIC en Auditjaarplan 2025 wordt op transparante wijze weergegeven op welke wijze er wordt ingezet op het verbeteren van de interne organisatie. Naar aanleiding van de uitgevoerde audits wordt door de directie besloten welke acties of maatregelen worden getroffen om met de door de directie overgenomen aanbevelingen aan de slag te gaan. Hierop wordt door de auditfunctie na verloop van tijd een follow-up gedaan om de effectiviteit van de getroffen maatregelen vast te stellen.

3.2 Hybride Behoeftegerichte audit / 213a onderzoek / uitvoering raadsmotie Het audit jaarplan 2025 krijgt door een aantal ontwikkelingen in 2024 dit jaar een hybride vorm. In 2024 heeft de gemeenteraad de Verordening 213a vastgesteld. Hierin is besloten dat eens in de twee jaar tenminste een 213a onderzoek uitgevoerd zal worden. Dit betreft een onderzoek naar de efficiency en/of effectiviteit van gevoerd bestuur in opdracht van het college van B&W. In de verordening is vastgesteld dat Burgemeester en wethouders eens in de twee jaar, na de Auditcommissie hiervan in kennis te hebben gesteld, een onderzoeksplan naar de raad zenden voor het (of de) in dat jaar te verrichten onderzoek(en) naar de doelmatigheid en/of doeltreffendheid. Hierbij is de afspraak gemaakt dat het uitvoeren van een onderzoek in het kader van Verordening 213a in het jaar van uitvoering ten koste gaat van de capaciteit die beschikbaar is voor de behoeftegerichte audits. In 2025 zal tenminste een 213a onderzoek geagendeerd en uitgevoerd worden. Dit betekent dat het audit jaarplan voor 2025 een andere indeling kent dan voorgaande jaren, deels bestaande uit het afronden van doorlopende audits uit 2024 en (in de tweede helft van 2025) een nader te bepalen 213a onderzoek.

Daarnaast heeft de gemeentesecretaris een beroep gedaan op de auditfunctie van Corporate Control om een trekkende rol te vervullen bij het uitvoeren van onderzoek om invulling te geven aan een raadsmotie uit juli 2024. Dit betreft een onderzoek naar de financiële consequenties van klimaatrisico's. Dit onderzoek wordt uitgevoerd in opdracht van het college van B&W en de Gemeentesecretaris als ambtelijk opdrachtgever.

3.3 Overzicht geplande audits en 213a onderzoek(en) 2025 Selectie van behoeftegerichte audits Voor het selecteren en prioriteren van relevante en behoeftegerichte audit onderwerpen wordt in principe jaarlijks ter voorbereiding op het audit jaarplan van het volgende jaar een inventarisatie uitgevoerd onder alle clusters en worden ter voorbereiding daarop belangrijke ontwikkelingen binnen de gemeente gemonitord (o.a. beoordelen van risico’s, management letter en VIC voortgangsrapportages). Door Corporate Control wordt vanuit de verkregen input en uitgevoerde analyse een longlist opgesteld van mogelijke auditonderwerpen. Deze wordt intern besproken en getoetst en nader gefilterd op basis van materialiteit, risico (kans maal impact) en strategisch karakter 13

(aansluiting met de strategische opgaven van de gemeente). Hieruit wordt vervolgens een nadere selectie gemaakt die is vastgelegd in een shortlist. Deze shortlist wordt besproken met de Gemeentesecretaris en de directie en leidt uiteindelijk tot de onderzoeksonderwerpen die in het audit jaarplan worden opgenomen. In het najaar van 2024 is om twee redenen geen nieuwe inventarisatie gemaakt. Ten eerste worden enkele audits doorgeschoven naar 2025 (vanwege inzet capaciteit vanaf de zomer van 2024 op het klimaatonderzoek). Ten tweede zal in de tweede helft van 2025 een 213a onderzoek worden uitgevoerd, waarvan het thema nog bestuurlijk bepaald moet worden. Deze wijzigingen zijn vastgelegd in een memo1 die is vastgesteld door de directie. Concreet heeft dit als consequentie dat een in 2024 gestarte audit langer doorloopt en een andere monitoring activiteit die conform audit jaarplan 2024 in 2024 zou starten pas in het voorjaar van 2025 wordt opgestart.

Uitvoering motie Klimaatrisico's in Beeld In juli 2024 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen om door middel van een onderzoek de financiële consequenties van klimaatrisico's in kaart te gaan brengen. De Gemeentesecretaris heeft deze opdracht belegd bij Corporate Control. Aangezien de uitvoering van dit belangrijke onderzoek veel capaciteit vraagt, is het audit jaarplan 2024 inhoudelijk aangepast.

Doorlopende audits uit jaarplan 2024 In het audit jaarplan 2025 is rekening gehouden met het gegeven dat een behoeftegerichte audit uit het eerder vastgestelde audit jaarplan 2024 doorloopt in 2025 (risico's m.b.t. subsidies die zijn ontvangen voor investeringsopgaven) en een monitoring activiteit die voor 2024 was gepland pas in 2025 start (prestatiemonitoring sociaal domein).

Gemeentewet artikel 213a onderzoek Na vaststelling van de Verordening 213a door de raad en om deze tweejaarlijks uit te voeren is besloten om in 2025 aan de herziene verordening invulling te geven en om hiervoor capaciteit vrij te maken vanuit de behoeftegerichte audit. Het onderwerp voor een 213a onderzoek moet nog worden bepaald. Hiervoor is bestuurlijke input vereist, de wijze van het verkrijgen van deze input zal gebeuren in overleg met de Gemeentesecretaris.

Flexibiliteit in audit jaarplan Gedurende het jaar kunnen aanpassingen en toevoegingen plaatsvinden als op dat moment daarvoor capaciteit en/of middelen beschikbaar zijn. Waar nodig zal gebruik worden gemaakt van specifieke interne en/of externe expertise indien de aard van de werkzaamheden dit vereist. Voor iedere audit afzonderlijk zal als onderdeel van de planningsfase een Plan van Aanpak worden opgesteld met risico’s, onderzoeksvragen en scope. Ook deze plannen van aanpak worden geagendeerd in de directie. Daarnaast kan in het audit jaarplan capaciteit worden gereserveerd of, indien geen capaciteit beschikbaar is, vrijgemaakt om specifieke verzoeken vanuit de directie, clusters en/of college van B&W op te kunnen pakken. Ook voor de opvolging van de door de directie goedgekeurde aanbevelingen naar aanleiding van uitgevoerde audits is in het jaarplan ruimte gecreëerd.

1

memo directie actualisatie audit jaarplan – 18 september 2024 def.

14

Naast de audit onderwerpen die in het audit jaarplan zijn opgenomen voor 2025 houdt Corporate Control (beperkte2) ruimte beschikbaar om enkele second opinions of verzoekopdrachten van de directie en/of het college van B&W (in het kader van art. 213a onderzoek) uit te kunnen voeren. De aard en omvang van eventuele verzoekaudits heeft invloed op de beschikbare capaciteit en daarmee op de uitvoerbaarheid van onderstaand auditplan.

Wettelijk verplichte audits Naast de behoeftegerichte audits die intern worden geïnitieerd zijn er ook wettelijk verplichte audits die vanuit wettelijke eisen uitgevoerd dienen te worden. Voorbeelden zijn de ENSIA3 en WPG audit4. Deze worden uitgevoerd door externe onafhankelijke auditors. De inzet op de wettelijk verplichte audits wordt dus niet gepleegd door de auditor die bij Corporate Control is aangesteld om de behoeftegerichte audits uit te voeren. Voor de wettelijke verplichte audits dient de organisatie de noodzakelijke documentatie aan te leveren en kan mogelijk om toelichting worden verzocht. Corporate Control neemt de opdrachtverlening, coördinatie en centrale bewaking van de uitvoering van deze audits voor zijn rekening. De inzet hierop en de middelen hiervoor zijn geborgd binnen Corporate Control en gaat niet ten koste van inzet op de behoefte gerichte audits.

Audits en aanverwante onderzoeken 2025 Onderwerp

Categorie

Toelichting

Start/afgerond in kwartaal

Soft controls

Inventarisatie / scan

Plan van aanpak is besproken in het DO d.d. 12-02-2025. De door de directie gewenste richting wordt nader uitgewerkt. Dit uitgewerkte PvA wordt nogmaals in de directie besproken en na besluitvorming wordt dit in de tweede helft van 2025 uitgevoerd.

Start Q3, 2025

Risico’s bij subsidies/ Audit (groot), investeringsportefeuille inhuur expertise

Gemeente heeft een imposant grote investeringsambitie, de komende 10 jaar moet voor +/- 1 mld. geïnvesteerd worden. Met de huidige realisatiekracht kan voor een bedrag van 50 mln. worden besteed op jaarbasis. Bij gelijkblijvende omstandigheden kan dan de komende 10 jaar geen 1 mld. maar “slechts” 500 mln. worden geïnvesteerd. Een deel hiervan betreft subsidies die bij niet tijdig leveren mogelijk terugbetaald moeten worden. Dit thema raakt aan de eerder uitgevoerde analyse naar de realisatiegraad die vanuit

Start Q3, 2024, afronding Q2, 2025

2

Indien beschikbare capaciteit ontoereikend is en in het geval een verzoekopdracht gewenst is, zal worden bezien of een ander thema geherprioriteerd kan worden of dat aanvullende middelen beschikbaar zijn / capaciteit extern wordt ingehuurd. 3 ENSIA: Gemeenten verantwoorden zich over informatiebeveiliging en informatiekwaliteit middels ENSIA. Dat staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit. 4 WPG audit: Gemeenten moeten zich vanaf 2022 verantwoorden over de verwerking van persoonsgegevens door een Buitengewoon opsporingsambtenaar, wanneer deze in het kader van opsporing zijn verkregen. Deze gegevens vallen onder de Wet politiegegevens (WPG).

15

Corporate Control is uitgevoerd en op basis waarvan verbetermaatregelen zijn getroffen. Met deze behoeftegerichte audit kan gekeken worden naar (1) de mate waarin reeds getroffen verbetermaatregelen effect hebben gehad, (2) inventarisatie van de (omvang en aard van de ) risico’s en (3) welke aanvullende maatregelen getroffen kunnen of moeten worden om de beoogde ambities waar te kunnen maken. Daarnaast wordt ook gekeken naar hoe risico's m.b.t. overige ontvangen subsidies worden beheerst Prestatielevering / facturatie in de zorg

Monitoring / advisering (middel/groot), inhuur expertise

Klimaatrisico's en financiële consequenties

Onderzoek n.a.v. Onderzocht wordt welke klimaatrisico's de raadsmotie gemeente heeft, welke maatregelen reeds (groot) zijn getroffen om deze te mitigeren en wat de financiële consequenties zijn van de (netto) risico's. In het najaar van 2024 is plan van aanpak uitgewerkt en vastgesteld door het college. De uitvoering van het onderzoek vindt plaats in de eerste helft van 2025, rapportage in het najaar van 2025.

Start uitvoering Q1 2025 / rapport in het najaar van 2025

Leges Wabo

Follow-up audit (klein)

In 2024 is de follow-up rapportages op het verbeterprogramma leges-Wabo besproken in de directie. Conclusie was dat de werking van maatregelen (en de effecten daarvan) nog niet beoordeeld kon worden. De directie heeft verzocht medio 2025 de werking van de maatregelen te toetsen.

Start Q2 / rapport Q3

Nog bepalen, hiervoor wordt een voorstel gedaan.

213a onderzoek

In de tweede helft van 2025 zal op een nog nader te bepalen thema een 213a onderzoek worden uitgevoerd in opdracht van het college van B&W.

Start Q3 / rapport Q1 of Q2 2026

(middel / groot)

De VIC en de accountant maken al jarenlang Start Q1 2025, een opmerkingen over de prestatielevering afronding Q3, bij zorgfacturen. Zijn er gemeenten waar dit 2025 wel goed gaat en hoe hebben zij dit dan georganiseerd (benchmark / inventarisatie / wat kunnen we leren van andere voorbeelden)? Het gaat om aantoonbaarheid van geleverde zorgdiensten. Sturing en beheersing, vastlegging, weten we wat geleverd wordt en welke prijs/kwaliteit wordt geboden?

16

Bijlagen

Begrippenlijst In dit VIC en Auditjaarplan wordt verstaan onder: Audit: Een audit is een activiteit (proces) die wordt uitgevoerd door een onafhankelijke partij (voldoende distantie) die beschikt over de competenties om een dergelijk ‘onderzoek’ uit te voeren. Het uiteindelijke resultaat moet de opdrachtgever zicht bieden op enerzijds de mate waarin men voldoet aan de kwaliteitsstandaarden of aspecten uit het referentiekader en anderzijds de mate waarin de organisatie zich nog kan verbeteren of ontwikkelen5. Bedrijfsvoering: Dit omvat de bedrijfsvoering clusters Financiën & Administratie, Human Resource Management, lnfo+, Inkoop & Juridische Zaken, Facility Management en Communicatie & Externe Betrekkingen. Ook stafcluster Staf, Bestuur & Directie voor wat betreft hun bedrijfsvoeringstaken. Control (in control): De wijze van sturen, beheersen, verantwoording afleggen en toezicht houden teneinde het realiseren van de vooraf vastgestelde doelstellingen van werkprocessen, projecten of beleid met de overeengekomen kwaliteit (effectief-doeltreffend), inzet van middelen (efficiëntdoelmatig) en binnen de daartoe geldende regelgeving (rechtmatig). Concerncontroller: De functionaris die door de gemeentesecretaris is aangewezen om de onafhankelijke control functie uit te oefenen.

Deze functionaris is tevens verantwoordelijk voor de auditfunctie en verantwoordelijk voor het systeem van control. De concerncontroller is tevens clustermanager van het cluster Corporate Control. Fout: Er is sprake van een fout wanneer bepaalde verplichtingen, uitgaven, ontvangsten of balansposten onrechtmatig zijn. Bijvoorbeeld omdat geld niet is uitgegeven of ontvangen volgens de daarvoor geldende wetten en regels. Getrouwheid: Of de transacties, zoals ze hebben plaatsgevonden, juist en volledig in de jaarrekening zijn verwerkt. Interne controle (IC): Heeft als doel om onvolkomenheden in de procesbeheersing en de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. De interne beheersing (interne controle) vindt plaats in de lijn, dus in de werkprocessen. Procesverantwoordelijke: De clustermanagers/procesverantwoordelijken geven leiding aan en zijn verantwoordelijk voor de (deel) processen die binnen hun cluster plaatsvinden. Sommige processen worden door meerdere clusters uitgevoerd. Bij deze processen is één procesverantwoordelijke als eindverantwoordelijke aangewezen. Rechtmatigheid: Het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Het gaat om de financiële beheershandelingen.

5

Met open vizier Ronald Stevens: 2012

17

Verbijzonderde interne controle (VIC): De VIC is een controle vanuit de onafhankelijke derde lijn. In de VIC wordt gecontroleerd of het proces juist is doorlopen, werkt zoals het is ontworpen en of de uitkomst / het resultaat uit het proces juist zijn. Bij bevindingen dan wel afwijkingen wordt de procesverantwoordelijke geadviseerd tot verbetering. De implementatie van de verbetermaatregelen leidt tot een verbetercyclus. VIC-er: Uitvoerder van de verbijzonderde interne controle. Veelal decentraal georganiseerd in de tweede lijn. Three Lines Model: 3 Lijnen model voor de verdeling van verantwoordelijkheden binnen het ‘systeem van control’ binnen de gemeentelijke organisatie6. Met als doel het bevorderen van een effectieve samenhang van control werkzaamheden.

6

2018.56726 Visie op control en Controlstatuut. Het Three Lines model heette tot juli 2020 het “Three Lines of Defense” model. Deze wijziging is doorgevoerd om naast de oorspronkelijke focus op waardenbehoud ook meer het belang van waardencreatie te benadrukken.

18