Bijlage 3 - Functieboek functies Griffie gemeente Haarlemmermeer maart 2025 (1)

Functieboek Griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer

April 2025 3V-Advies BV

2

Functieboek griffie Haarlemmermeer

Dit functieboek bevat de functieprofielen voor de griffie van Haarlemmermeer met de volgende functiegroepen: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII.

Griffier Adjunct-griffier Senior Raadsadviseur Raadsadviseur Adviseur Officemanager Medewerker ondersteuning griffie Secretaris Rekenkamer

Vastgesteld door werkgeverscommissie (griffierprofiel) en griffier (overige profielen) in de maanden februari, maart en april van 2025.

Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

3

I.

Generiek profiel functie Griffier

Functie-informatie Functienaam Sector

Griffier Gemeenten, Griffie organisatie

FUNCTIEBESCHRIJVING Positie en omgeving De Griffier wordt op basis van de Gemeentewet door de Gemeenteraad aangewezen. Voor de praktische en dagelijkse uitvoering van de werkgeverstaak wordt doorgaans, op grond van artikel 83 Gemeentewet (bestuurscommissie), gebruik gemaakt van een werkgeverscommissie met raadsleden die belast is met de specifieke werkgeversfunctie. De CAO Gemeenten is van toepassing. De griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor het griffiepersoneel. In het duale bestuur, conform wet dualisering gemeentebestuur 2002, vervult de Griffier een centrale verbindingsrol binnen een politiek gevoelig en bestuurlijk complex krachtenveld, waarin sprake is van diepgaande en wisselende belangentegenstellingen en verschillen van politiek en maatschappelijk inzicht. Deze (verbindings)rol wordt vormgegeven in bestuurlijke afstemming tussen Gemeenteraad, College van Burgemeester en wethouders, griffieorganisatie en de gemeentelijke ambtelijke organisatie: de zogenaamde driehoek. De griffier vervult zijn/haar rol vanuit de belangen van de gemeenteraad. Het duale bestuur wordt binnen deze lokale driehoek op basis van gelijkwaardigheid van rollen, vanuit de verschillende posities, gezamenlijk vormgegeven.

De griffieorganisatie ondersteunt de Gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. De Griffier bepaalt de vertaling van de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie. Deze richt zich op het faciliteren van het primaat van de politiek en is de eerstverantwoordelijke voor de inzet van diensten van de griffieorganisatie ten behoeve van Gemeenteraad, fracties, leden gemeenteraad, presidium, werkgeverscommissie, raadscommissies en Burgemeester als voorzitter van de Gemeenteraad. Stemt (pro)actief af met de Gemeentesecretaris als hoofd van de gemeentelijke ambtelijke organisatie. Resultaatgebieden Resultaatgebied 1. Strategische advisering (leden van) gemeenteraad. ✓ Adviseert op strategisch niveau over politieke-, bestuurlijke- en organisatorische processen en vraagstukken. Neemt deel aan strategische bestuurlijk-ambtelijke trajecten met een focus op strategisch perspectief voor de lange termijn, gebaseerd op een verkenning van zienswijzen, beweegredenen en inzichten van bestuurders en besluitvormers. ✓ Adviseert over positioneringsvraagstukken binnen de context van lokale democratie (zoals belangengroeperingen, pers, sociale media). ✓ Adviseert over positioneringsvraagstukken t.o.v.

andere (semi)overheden zoals samenwerkingsverbanden, regio’s, provincie, rijk en ministeries. ✓ Adviseert de gemeenteraad over (nieuwe) vormen van externe oriëntatie (o.a. communicatiebeleid, vormen van participatie, uitdaagrecht) en ontwikkelt en introduceert innovatieve en grensverleggende werkvormen. ✓ Adviseert over verbinding tussen o.a. politieke partijen, fracties, gemeenteraad, college, burgemeester, ambtelijke organisatie, maatschappelijke groeperingen, inwoner(s). Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

4

✓ Bevordert en bewaakt de kwaliteit van lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en doet verbetervoorstellen. ✓ Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals strategisch overleg met partners en instanties, hoorzittingen, raadsonderzoeken en rekenkameronderzoeken. Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad en de burgemeester ten aanzien van integer politiek bestuur en kwesties van integriteit en weerbaarheid van raad(sleden). ✓ Adviseert over positioneringsvraagstukken t.o.v. andere (semi)overheden zoals samenwerkingsverbanden, regio’s, provincie, rijk en ministeries. ✓ Coacht en helpt raadsleden in het vinden van een goede (werk/privé)balans.

Resultaatgebied 2. Ondersteuning gemeenteraad. ✓ Treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter, het presidium, de raadscommissies, de raadsfracties en de raadsleden zowel gevraagd als ongevraagd. Bewaakt hierbij de positie van de gemeenteraad binnen de gedachtegang van dualisme. ✓ Stimuleert, ondersteunt en faciliteert het ‘vakmanschap’ (toerusting en deskundigheid) van gemeenteraad en raadsleden in de meest ruime zin en in het bijzonder betreffende de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormings- en communicatieproces. ✓ Bewaakt mede de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het politieke besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. ✓ Draagt (mede) zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds en coördineert daartoe rondom informatieverzoeken, adviesaanvragen en verzoeken om ambtelijke bijstand van de gemeenteraad in overleg met de gemeentesecretaris. ✓ Draagt zorg voor organisatie- en faciliteren van incidentele raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder wijkbezoeken en inspraakavonden en onderhoudt structurele contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en inwoners.

✓ Verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en/of opmerkingen naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor. ✓ Zorgt ervoor dat raadsleden alle informatie of analyses ontvangen welke nodig zijn voor de uitoefening van hun rol en voornemen tot agendasetting. ✓ Bereidt raadsvergaderingen voor, draagt zorg voor de integrale toetsing van voorgelegde adviezen, ondersteunt en neemt deel aan raadsvergaderingen, draagt zorg voor totstandkoming termijnagenda gemeenteraad. Bewaakt het vullen van de termijnagenda door het college en het nakomen van toezeggingen aan de gemeenteraad en raadscommissies. Bewaakt tevens de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de gemeenteraad. ✓ Stimuleert gemeenteraad om de betrokkenheid van lokale burgers en instellingen en van de regio bij het werk van de gemeenteraad te vergroten door bij te dragen aan een regelmatige evaluatie van het functioneren van de gemeenteraad, zowel extern gericht op de ontwikkelingen in de samenleving en de regio als intern op de ontwikkelingen in de organisatie en vertaalt conclusies in structureel (communicatie)beleid. ✓ Draagt zorg voor profilering van de gemeenteraad in de lokale samenleving door communicatie met burgers (w.o. uitleg van en ondersteuning bij toepassing/werking van instrumenten t.b.v.

burgers, zoals spreekrecht, burgerinitiatieven e.d.) en in de regio(nale samenwerkingsverbanden). Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

5

✓ Stimuleert regionale samenwerking via samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen en is verantwoordelijk voor het positioneren van de raad in dergelijke samenwerkingen. Resultaatgebied 3. Bedrijfsvoering. ✓ Stuurt en draagt zorg voor de planning en control van de raadsprocessen in brede zin. ✓ Bevordert en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van beleids- en beheersinstrumenten. ✓ Bevordert en draagt zorg voor de optimale inrichting en beheer van het informatiemanagement. ✓ Bewaakt de budgetten van de gemeenteraad en signaleert budgetoverschrijdingen en zorgt voor rapportages. ✓ Is eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van de gemeenteraad, commissies en politiek. ✓ Verzorgt het contractbeheer met in- en externe partijen, leveranciers, belanghebbenden. ✓ Signaleert maatschappelijke en technische ontwikkelingen en trends en vertaalt deze naar innovatieve en toepasbare raadsmethodieken.

Resultaatgebied 4. Integraal management. ✓ Draagt zorg voor het management van de griffieorganisatie en organiseert de raadsprocessen. ✓ Draagt zorg voor de juiste inzet van mensen en middelen ter realisatie van de gewenste producten en diensten, ook als het gaat om ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie aan het raadsproces (bodedienst, ICT). ✓ Draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de prestaties ✓ Draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de griffieorganisatie. ✓ Is adviseur van de werkgeverscommissie. ✓ Is verantwoordelijk voor de effectiviteit van ontwikkeld beleid en ontwikkelde en uitgevoerde programma’s voor de gemeenteraad. Resultaatgebied 5. Netwerken. ✓ Ontwikkelt en onderhoudt een functioneel relatienetwerk. ✓ Initieert en bevordert samenwerking met politieke partijen, lokaal bestuur, ambtelijke organisatie, verbonden partijen en belanghebbenden. ✓ Creëert draagvlak voor besluitvorming en beleid, uitvoering en evaluatie.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Kennis en vaardigheden ✓ Academisch werk- en denkniveau. ✓ Diepgaande kennis van en diepgaand inzicht in sociaal-maatschappelijke, financieeleconomische en politiek-bestuurlijke aangelegenheden. ✓ Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits en van complexe politiek/bestuurlijke besluitvormingsprocessen. ✓ Brede kennis van en inzicht in wet- en regelgeving met betrekking tot het lokale bestuur, de besluitvormingscircuits en bestuurlijke verhoudingen met andere overheden. Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

6

✓ Brede kennis van en inzicht in de hoofdlijnen van de politieke agenda rekening houdend met politieke en maatschappelijke gevoeligheid. ✓ Ervaring met het werken binnen de zogenaamde bestuurlijk- ambtelijke driehoek. ✓ Vaardigheid in het formuleren van strategische inhoudelijke politiek-bestuurlijke adviezen. ✓ Kennis van en vaardigheid in het behartigen van het integraal management van de griffieorganisatie in een politiek gevoelige context. ✓ Communicatieve, advies-, onderhandelings- en netwerkvaardigheden. ✓ Vaardigheid in management en leidinggeven. ✓ Vaardigheid in het omgaan met belangentegenstellingen. Contacten ✓ Met (leden van) gemeenteraad, politieke partijen, burgemeester, raadscommissies, gemeentesecretaris, griffieorganisatie, de overige collega’s in de gemeentelijke organisatie en de gemeentelijke omgeving (inwoners, instellingen en belangengroeperingen) om draagvlak te verwerven voor bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waarbij diepgaande, politieke en/of maatschappelijke belangentegenstellingen en bestuurlijke vernieuwing een rol kunnen spelen. ✓ Met de rekenkamer en accountant om (resultaten van) onderzoeken af te stemmen en de raad daarover te informeren. ✓ Met bestuurders en ambtenaren van andere overheden, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, bedrijfsleven e.d.

om opiniërende, informerende en draagvlakvormende themabijeenkomsten, werk- en veldbezoeken en overleggen te organiseren. ✓ Met ambtelijke functionarissen op regionaal en nationaal niveau (raads- en Statengriffiers, VNG, VvG, VvR, ministeries) om beleidsvoornemens af te stemmen. ✓ Met raadsleden en bestuurders over (inter)nationale ontwikkelingen, beleidsaangelegenheden binnen de organisatie en fundamentele verschillen in beleidsmatig inzicht, om beslissingen te realiseren en draagvlak te creëren voor het beleid, alternatieve oplossingsrichtingen e.d.. ✓ Met medezeggenschap en vakbonden, commissies en advies- en overlegorganen om de ontwikkeling en uitvoering van het beleid uit te dragen en te verdedigen. ✓ Met externe instanties, media en belangengroeperingen om beleid toe te lichten, positieve beeldvorming te creëren, draagvlak te verwerven en/of om afspraken te maken.

Speelruimte ✓ Neemt beslissingen bij het vervullen van de rol als schakel tussen gemeenteraad, politieke partijen, college en ambtelijke organisatie, bij het fungeren als sparringpartner van de voorzitter, werkgeverscommissie, presidium, bij het aansturen van de griffieorganisatie, bij het formuleren en coördineren van de visievorming, strategische beleidsontwikkeling en aansturing, bij het initiëren en formuleren van het meerjarig (organisatie)beleid, bij het integraal management van de organisatie, bij het vertegenwoordigen van de gemeente en bij het innemen van standpunten en behartigen van de belangen van de gemeenteraad en griffieorganisatie. ✓ Fundamenteel richtinggevende beleidsuitgangspunten en relevante nationale wet- en regelgeving vormen het kader. ✓ Legt verantwoording af aan de gemeenteraad. Omdat strategische beleidslijnen voor de uitvoering van de griffiefunctie niet geformuleerd zijn, is er sprake van een hoge handelingsvrijheid. Overleg vindt plaats met de werkgeverscommissie en bij de uitvoering van de werkzaamheden heeft de Griffier vrijheid om fundamentele verschuivingen in de strategische koers aan te brengen en nieuwe ontwikkelingsrichtingen vast te stellen.

✓ De vrijheid om keuzes te maken bij de aanpak én vormgeving van de werkzaamheden strekt zich uit tot de mogelijkheid te beslissen dat de werkzaamheden op geheel nieuwe wijze worden ingericht en uitgevoerd. Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

7

Competenties -

Sturend vermogen (waaronder leiderschap) Inlevingsvermogen (waaronder politieke- en bestuurlijke sensitiviteit) Onafhankelijkheid Initiatief (waaronder durf en lef) Resultaatgerichtheid (waaronder onderhandelen) Communiceren en luisteren Samenwerken Visie Omgevingsbewustzijn (waaronder netwerken en maatschappelijke oriëntatie) Analytisch vermogen Coachen Stressbestendigheid (waaronder zelfkennis en energie)

Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

8

II.

Adjunct-Griffier

Functie-informatie Functienaam Sector Gemeente:

Adjunct-Griffier Gemeenten, Griffie organisatie Haarlemmermeer

FUNCTIEBESCHRIJVING Positie en omgeving De Adjunct-Griffier wordt op basis van de Gemeentewet door de Gemeenteraad aangewezen. Voor de praktische en dagelijkse uitvoering van de werkgeverstaak wordt doorgaans, op grond van artikel 83 Gemeentewet (bestuurscommissie), gebruik gemaakt van een werkgeverscommissie met raadsleden die belast is met de specifieke werkgeversfunctie. Leiding wordt ontvangen van de Griffier. De CAO Gemeenten is van toepassing. De Adjunct-Griffier is, bij afwezigheid van de Griffier, gemandateerd om besluiten te nemen. In het duale bestuur, conform wet dualisering gemeentebestuur 2002, vervult de Adjunct-Griffier een centrale verbindingsrol binnen een politiek gevoelig en bestuurlijk complex krachtenveld, waarin sprake is van diepgaande en wisselende belangentegenstellingen en verschillen van politiek, bestuurlijk en maatschappelijk inzicht. Deze (verbindings-)rol wordt vormgegeven in bestuurlijke afstemming tussen Gemeenteraad, College van Burgemeester en wethouders, griffieorganisatie en de gemeentelijke ambtelijke organisatie: de zogenaamde driehoek. De Adjunct-Griffier vervult zijn/haar rol onafhankelijk vanuit de belangen van de gemeenteraad. Het duale bestuur wordt binnen deze lokale driehoek op basis van gelijkwaardigheid van rollen, vanuit de verschillende posities, gezamenlijk vormgegeven indien de Griffier afwezig is.

De griffieorganisatie ondersteunt de Gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. De Adjunct-Griffier kent en beheerst dezelfde resultaatgebieden als de Senior Raadsadviseur, en bepaalt bovendien mede de vertaling van de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie. Dit door het overzicht te bewaken, collega’s te ondersteunen en richting te geven aan strategisch handelen. Deze griffie-organisatie richt zich op het faciliteren van het primaat van de politiek. De Adjunct Griffier is bij afwezigheid van de Griffier of op specifiek toebedeelde onderwerpen de verantwoordelijke voor de inzet van diensten van de griffieorganisatie ten behoeve van Gemeenteraad, fracties, leden gemeenteraad, presidium, werkgeverscommissie, raadscommissies en Burgemeester als voorzitter van de Gemeenteraad. Hij/zij stemt in overleg met, of bij afwezigheid van de Griffier, als vervanger (pro)actief af met de Gemeentesecretaris als hoofd van de gemeentelijke ambtelijke organisatie. Dit kan integraal, op specifieke projecten, trajecten, of ten aanzien van raadsgremia betrekking hebben.

Resultaatgebieden Resultaatgebied 1. Strategische advisering (leden van) gemeenteraad. ✓ Adviseert gevraagd en ongevraagd, pro-actief op strategisch niveau over politieke-, bestuurlijke-, democratische en organisatorische processen en vraagstukken. Neemt deel aan strategische bestuurlijk-ambtelijke trajecten met een focus op strategisch perspectief voor de lange termijn, gebaseerd op een verkenning van zienswijzen, beweegredenen en inzichten van bestuurders en besluitvormers. Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

9

✓ Signaleert ontwikkelvragen vanuit de raad en initieert daarop strategische of meerjarige trajecten met betrokkenheid van diverse gremia. ✓ Adviseert over positioneringsvraagstukken binnen de context van lokale democratie (zoals belangengroeperingen, pers, sociale media). ✓ Adviseert over positioneringsvraagstukken t.o.v. andere (semi)overheden zoals samenwerkingsverbanden, regio’s, provincie, rijk en ministeries. ✓ Adviseert de gemeenteraad over (nieuwe) (werk)vormen van externe oriëntatie (o.a. communicatiebeleid, vormen van actieve en passieve participatie, uitdaagrecht) en ontwikkelt en introduceert innovatieve en grensverleggende werkvormen. ✓ Adviseert over verbinding tussen o.a. politieke partijen, fracties, gemeenteraad, college, burgemeester, ambtelijke organisatie, maatschappelijke groeperingen, inwoner(s). ✓ Bevordert en bewaakt de kwaliteit van lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en doet verbetervoorstellen. ✓ Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals strategisch overleg met partners en instanties, hoorzittingen, raadsonderzoeken en rekenkameronderzoeken. ✓ Adviseert en ondersteunt de burgemeester, griffier en gemeenteraad ten aanzien van integer politiek bestuur en kwesties van integriteit en weerbaarheid van raad(sleden).

✓ Scant het landelijke wetgevingsproces op relevante ontwikkelingen en geeft hier zelfstandig vertaling aan. Resultaatgebied 2. Ondersteuning gemeenteraad. ✓ Treedt bij vervanging van de Griffier op als aanspreekpunt en adviseur van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter, het presidium, de raadscommissies, de raadsfracties en de raadsleden zowel gevraagd als ongevraagd. Bewaakt hierbij de onafhankelijke positie van de gemeenteraad binnen de gedachtegang van dualisme. ✓ Stimuleert, ondersteunt en faciliteert het ‘vakmanschap’ (toerusting en deskundigheid) van gemeenteraad en raadsleden in de meest ruime zin, legt verbinding met het democratisch instrumentarium in het kader van de kaderstellende en controlerende rol en in het bijzonder betreffende de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormings- en communicatieproces. ✓ Bewaakt mede de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het politieke besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. ✓ Draagt (mede) zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds en coördineert daartoe rondom informatieverzoeken, adviesaanvragen en verzoeken om ambtelijke bijstand van de gemeenteraad in overleg met de gemeentesecretaris.

✓ Draagt zorg voor organisatie- en het faciliteren van raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder wijkbezoeken en inspraakavonden en onderhoudt structurele contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en inwoners. ✓ Verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en/of opmerkingen naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor. ✓ Zorgt ervoor dat raadsleden alle informatie of analyses ontvangen welke nodig zijn voor de uitoefening van hun rol en voornemen tot agendasetting. ✓ Bereidt raadsvergaderingen mede voor, draagt zorg voor de integrale toetsing van voorgelegde adviezen, ondersteunt en neemt deel aan raadsvergaderingen, draagt zorg voor totstandkoming termijnagenda gemeenteraad. ✓ Adviseert pro-actief integraal aan de (leden van de) gemeenteraad en in te stellen raadscommissies, werkgroepen en onderzoeken, en vervult daarbij een coachende, ondersteunende en\of uitvoerende rol ✓ Bewaakt het vullen van de termijnagenda door het college en het nakomen van toezeggingen aan de gemeenteraad en raadscommissies. Bewaakt tevens de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de gemeenteraad. Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

10

✓ Stimuleert gemeenteraad om de betrokkenheid van lokale burgers en instellingen en van de regio bij het werk van de gemeenteraad te vergroten door bij te dragen aan een regelmatige evaluatie van het functioneren van de gemeenteraad, zowel extern gericht op de ontwikkelingen in de samenleving en de regio als intern op de ontwikkelingen in de organisatie en vertaalt conclusies in structureel (communicatie)beleid.

Resultaatgebied 3. Bedrijfsvoering. ✓ Stuurt en draagt zorg voor de planning en control van de raadsprocessen in brede zin. ✓ Bevordert en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van beleids- en beheersinstrumenten. ✓ Bevordert en draagt zorg voor de optimale inrichting en beheer van het informatiemanagement. ✓ Bewaakt mede de budgetten van de gemeenteraad en signaleert budgetoverschrijdingen en zorgt voor rapportages. ✓ Is mede verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van de gemeenteraad, commissies en politiek. ✓ Verzorgt het contractbeheer met in- en externe partijen, leveranciers, belanghebbenden.

Resultaatgebied 4. Integraal management. ✓ Draagt mede zorg voor de coördinatie en het management van de griffieorganisatie en organiseert de raadsprocessen. ✓ Draagt mede zorg voor de juiste inzet van mensen en middelen ter realisatie van de gewenste producten en diensten, ook als het gaat om ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie aan het raadsproces (bodedienst, ICT). ✓ Draagt mede zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de prestaties ✓ Bewaakt de samenhang tussen projectdoelen, planning, inzet en gewenste opbrengsten voor de raad. ✓ Draagt mede zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de griffieorganisatie. ✓ Vervult mede een coachende en ondersteunende rol richting collega’s binnen de griffie, onder meer door het geven van inhoudelijke richting bij complexe raadsprocessen en het delen van kennis. ✓ Stimuleert reflectie en teamleren binnen de griffie, onder andere door gezamenlijke evaluaties van processen, trajecten en raadswerkvormen. ✓ Is plaatsvervangend adviseur van de werkgeverscommissie. ✓ Is mede verantwoordelijk voor de effectiviteit van ontwikkeld beleid en ontwikkelde en uitgevoerde programma’s voor de gemeenteraad. Resultaatgebied 5. Netwerken. ✓ Ontwikkelt en onderhoudt een functioneel intern- en extern relatienetwerk ten behoeve van de resultaatgebieden.

✓ Versterkt het element van externe oriëntatie en anticiperend vermogen. ✓ Initieert en bevordert samenwerking met politieke partijen, lokaal bestuur, ambtelijke organisatie, verbonden partijen en belanghebbenden. ✓ Creëert draagvlak voor beleid, uitvoering en evaluatie. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

11

Kennis en vaardigheden ✓ Academisch werk- en denkniveau. ✓ Diepgaande kennis van en diepgaand inzicht in sociaal-maatschappelijke, financieeleconomische en politiek-bestuurlijke aangelegenheden. ✓ Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits en van complexe politiek/bestuurlijke besluitvormingsprocessen. ✓ Brede kennis van en inzicht in wet- en regelgeving met betrekking tot het lokale bestuur, de besluitvormingscircuits en bestuurlijke verhoudingen met andere overheden. ✓ Brede kennis van en inzicht in de hoofdlijnen van de politieke agenda rekening houdend met politieke en maatschappelijke gevoeligheid. ✓ Ervaring met het werken binnen de zogenaamde bestuurlijk- ambtelijke driehoek. ✓ Vaardigheid in het formuleren van strategische inhoudelijke politiek-bestuurlijke adviezen. ✓ Kennis van en vaardigheid in het mede behartigen van het integraal management van de griffieorganisatie in een politiek gevoelige context. ✓ Communicatieve, advies-, onderhandelings- en netwerkvaardigheden. ✓ Vaardigheid in management en leidinggeven. ✓ Vaardigheid in het omgaan met belangentegenstellingen.

Contacten ✓ Met (leden van) gemeenteraad, politieke partijen, burgemeester, raadscommissies, gemeentesecretaris, griffieorganisatie, de overige collega’s in de gemeentelijke organisatie en de gemeentelijke omgeving (inwoners, instellingen en belangengroeperingen) om draagvlak te verwerven voor bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waarbij diepgaande, politieke en/of maatschappelijke belangentegenstellingen en bestuurlijke vernieuwing een rol kunnen spelen. ✓ Treedt op als vraagbaak voor griffiemedewerkers en ondersteunt hen gevraagd en ongevraagd in hun professionele ontwikkeling ✓ Met de rekenkamer en accountant om (resultaten van) onderzoeken af te stemmen en de raad daarover te informeren. ✓ Met bestuurders en ambtenaren van andere overheden, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, bedrijfsleven e.d. om opiniërende, informerende en draagvlakvormende themabijeenkomsten, werk- en veldbezoeken en overleggen te organiseren. ✓ Met ambtelijke functionarissen op regionaal en nationaal niveau (raads- en Staten-Griffiers, VNG, VvG, VvR, ministeries) om beleidsvoornemens af te stemmen. ✓ Met raadsleden en bestuurders over (inter)nationale ontwikkelingen, beleidsaangelegenheden binnen de organisatie en fundamentele verschillen in beleidsmatig inzicht, om mede beslissingen te realiseren en draagvlak te creëren voor het beleid, alternatieve oplossingsrichtingen e.d..

✓ Met medezeggenschap en vakbonden, commissies en advies- en overlegorganen om de ontwikkeling en uitvoering van het beleid uit te dragen en te verdedigen in afwezigheid van de griffier. ✓ Met externe instanties, media en belangengroeperingen om mede beleid toe te lichten, positieve beeldvorming te creëren, draagvlak te verwerven en/of om afspraken te maken. Speelruimte ✓ Neemt mede beslissingen bij het vervullen van de rol als schakel tussen gemeenteraad, politieke partijen, college en ambtelijke organisatie, bij het fungeren als sparringpartner van de voorzitter, werkgeverscommissie, presidium, bij het aansturen van de griffieorganisatie, bij het formuleren en coördineren van de visievorming, strategische beleidsontwikkeling en Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

12

aansturing, bij het initiëren en formuleren van het meerjarig (organisatie)beleid, bij het integraal management van de organisatie, bij het vertegenwoordigen van de gemeente en bij het innemen van standpunten en behartigen van de belangen van de gemeenteraad en griffieorganisatie. ✓ Fundamenteel richtinggevende beleidsuitgangspunten en relevante nationale wet- en regelgeving vormen het kader. ✓ Legt in eerste instantie verantwoording af aan de griffier, en waar gewenst aan de gemeenteraad. Omdat strategische beleidslijnen voor de uitvoering van de griffiefunctie niet geformuleerd zijn, is er sprake van een hoge handelingsvrijheid. Overleg vindt plaats met de griffier en/of de werkgeverscommissie, en bij de uitvoering van de werkzaamheden heeft de Adjunct-Griffier vrijheid om fundamentele verschuivingen in de strategische koers aan te brengen en nieuwe ontwikkelingsrichtingen vast te stellen. ✓ De vrijheid om keuzes te maken bij de aanpak én vormgeving van de werkzaamheden strekt zich uit tot de mogelijkheid te beslissen dat de werkzaamheden op geheel nieuwe wijze worden ingericht en uitgevoerd. Competenties -

Sturend vermogen (waaronder leiderschap) Inlevingsvermogen (waaronder politieke- en bestuurlijke sensitiviteit) Onafhankelijkheid Initiatief (waaronder durf en lef) Resultaatgerichtheid (waaronder onderhandelen) Communiceren en luisteren Samenwerken Visie Omgevingsbewustzijn (waaronder netwerken en maatschappelijke oriëntatie) Analytisch vermogen Coachen Stressbestendigheid (waaronder zelfkennis en energie)

Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

13

III.

Senior Raadsadviseur

Functie-informatie Functienaam Sector Gemeente:

Senior Raadsadviseur Gemeenten, Griffie organisatie Haarlemmermeer

FUNCTIEBESCHRIJVING Positie en omgeving De Senior Raadsadviseur, werkzaam binnen de griffieorganisatie, wordt op basis van de Gemeentewet door de Griffier aangesteld. Leiding wordt ontvangen van de Griffier. De CAO Gemeenten is van toepassing. De Griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor het griffiepersoneel. De griffieorganisatie ondersteunt de Gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. De Griffier bepaalt de vertaling van de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie. Deze ondersteuning richt zich op het faciliteren van het primaat van de politiek van Gemeenteraad, fracties, leden gemeenteraad, presidium, werkgeverscommissie, raadscommissies en Burgemeester als voorzitter van de Gemeenteraad. Daar waar nodig werkt de griffieorganisatie (pro)actief samen met de gemeentelijke ambtelijke organisatie.

De Senior Raadsadviseur adviseert over complexe, strategische thema’s aan (de leden van) de gemeenteraad, het presidium, fracties, raadscommissies en de werkgeverscommissie, en draagt mede zorg voor de coördinatie van procesmatige en inhoudelijke advisering (kwaliteit) aan de raad en commissies, voert complexe onderzoeksprojecten uit, leidt programma’s en projecten en verzorgt mede de (pro)actieve afstemming met de ambtelijke organisatie.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Resultaatgebieden Resultaatgebied 1.

Adviseren

✓ Adviseert op strategisch niveau over politieke-, bestuurlijke- en organisatorische processen en vraagstukken. Neemt deel aan strategische bestuurlijk-ambtelijke trajecten met een focus op strategisch perspectief voor de lange termijn, gebaseerd op een verkenning van zienswijzen, beweegredenen en inzichten van bestuurders en besluitvormers. ✓ Adviseert over positioneringsvraagstukken binnen de context van lokale democratie (zoals belangengroeperingen, pers, sociale media). ✓ Adviseert over positioneringsvraagstukken t.o.v. andere (semi)overheden zoals samenwerkingsverbanden, regio’s, provincie, rijk en ministeries. ✓ Adviseert over verbinding tussen o.a. politieke partijen, fracties, gemeenteraad, college, burgemeester, ambtelijke organisatie, maatschappelijke groeperingen, inwoner(s). ✓ Bevordert en bewaakt de kwaliteit van lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en doet verbetervoorstellen. ✓ Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals strategisch overleg met partners en instanties, hoorzittingen, raadsonderzoeken en rekenkameronderzoeken. Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

14

✓ Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad en de burgemeester ten aanzien van integer politiek bestuur en kwesties van integriteit en weerbaarheid van raad(sleden). ✓ Bedenkt en verfijnt werkvormen, concepten en werkwijzen waarmee de gemeenteraad de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol kan vervullen en adviseert hierover integraal. ✓ Adviseert integraal aan de (leden van de) gemeenteraad en in te stellen raadscommissies, werkgroepen en onderzoeken en vervult daarbij een coachende, ondersteunende en/of uitvoerende rol. ✓ Ontwerpt en bewaakt mede de procedures ten aanzien van de besluitvorming, bewaakt mede de uitvoering van besluiten en de kwaliteit van de aangeleverde nota’s en voorstellen. ✓ Adviseert integraal en ondersteunt op grond van maatschappelijke, politiek-bestuurlijke ontwikkelingen bij het formuleren van richtinggevende concepten, over onderwerpen en beleidsaspecten van strategische aard en over agenderings- en voortgangsaspecten. ✓ Adviseert over innovatieve modellen (processen en methoden) inzake de informatievoorziening en draagt bij aan het optimaliseren en aanboren van nieuwe (externe) informatiestromen. ✓ Bereidt discussie- en beslisdocumenten voor die de inhoudelijke besluitvorming en afspraken van de gemeenteraad borgen. ✓ Draagt bij aan de totstandkoming, uitvoering en evaluatie (bijv.

via effectmeting) van de raadsagenda en besluiten. ✓ Adviseert (leden van) de gemeenteraad over het gebruik van het hen ter beschikking staande instrumentarium.

Resultaatgebied 2. Ondersteunen. ✓ Initieert, richt in en stuurt multidisciplinaire programma’s en projecten aan als programma/projectleider en/of onderzoek coördinator en is verantwoordelijk voor de juiste procedurele en inhoudelijke informatie en bijdragen vanuit de griffie. ✓ Vertegenwoordigt, onder verantwoordelijkheid van de griffier, de griffie en gemeenteraad in externe overlegsituaties en onderhoudt contacten. ✓ Informeert en adviseert in grote mate van zelfstandigheid de gemeenteraad, het presidium, fracties, werkgeverscommissie en individuele leden van gemeenteraad over relevante ontwikkelingen, politiek/bestuurlijke dilemma’s en over de consequenties van te nemen besluiten. ✓ Organiseert mede raadsvergaderingen en vorming- en opleidingsprogramma’s. ✓ Ondersteunt bij besluitvorming en bestuurlijke processen en de bewaking van gedane toezeggingen. ✓ Het (mede) voeren van het secretariaat van raadsbijeenkomsten, waaronder de organisatie van de verslaglegging.

Resultaatgebied 3. Communiceren en samenwerken. ✓ Zorgt (mede) voor informatie-uitwisseling binnen de griffie, met raadsleden en de gemeentelijke ambtelijke organisatie. ✓ Draagt (mede) zorg voor het voorkomen, verheldering en oplossing van conflicten en bij verschillende verwachtingspatronen tussen actoren binnen de gemeenteraad, griffie en gemeentelijk ambtelijke organisatie. ✓ Bewaakt een goede scheiding van rollen tussen gemeenteraad, ambtelijke organisatie en griffie en adviseert hierover. ✓ Voert de Kieswet uit met betrekking tot verkiezing leden gemeenteraad. ✓ Ondersteunt waar nodig het inwerken van nieuwe raads- en/of commissieleden. Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

15

Resultaatgebied 4. Bijdrage aan integraal griffie- en dualiseringsbeleid ✓ Draagt bij aan de strategie en integrale visievorming ten aanzien van de griffie. ✓ Geeft vakinhoudelijk aanwijzingen aan andere medewerkers van de griffie. ✓ Analyseert externe ontwikkelingen en effecten ervan op het strategisch beleid en doelstellingen van de griffie en gemeenteraad. ✓ Is op de hoogte van lokale, provinciale, landelijke, maatschappelijke, politieke en bestuurlijke ontwikkelingen en weet deze te vertalen in acties/keuzes voor de gemeenteraad. ✓ Levert, met kennis van betreffende wet- en regelgeving, een bijdrage aan strategiebepaling ten aanzien van de dualiserings- en bestuurlijke vraagstukken. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Kennis en vaardigheden ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Academisch werk- en denkniveau. Ruime relevante werkervaring. Kennis van en inzicht in ontwikkelingen binnen de lokale democratie. Kennis van en inzicht in sociaal-maatschappelijke en financieel-economische aangelegenheden. Vaardigheid in het inschatten van politieke en bestuurlijke verhoudingen en de politiek bestuurlijke en technische haalbaarheid van adviezen en in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van standpunten. ✓ Inzicht in het functioneren van de gemeentelijke organisatie en taakverdelingen, functionele verhoudingen binnen het politiek-bestuurlijke domein en tussen griffie en gemeentelijke organisatie. ✓ Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits, maatschappelijke organisaties en van complexe politiek/bestuurlijke besluitvormingsprocessen. ✓ Onderzoek begeleidende deskundigheid.

Contacten ✓ Met de griffier, griffiemedewerkers, (leden van) de gemeenteraad, fractiemedewerkers, gemeentelijk ambtelijk apparaat en politieke of maatschappelijke vertegenwoordigers over de procesmatige en inhoudelijke advisering, uitdragen van beleid en besluiten en om draagvlak te verwerven. ✓ Met ambtelijke functionarissen op regionaal en nationaalniveau om beleidsvoornemens af te stemmen. ✓ Met de Rekenkamer om (resultaten van) onderzoeken af te stemmen. ✓ Met overige overheden, instellingen, bedrijfsleven en andere organisaties en belanghebbenden in de regio over de besluitvormingsprocedures om op de juiste momenten de juiste mensen bij het overleg te kunnen betrekken en om informatie te geven over genomen besluiten.

Speelruimte ✓ De Senior Raadsadviseur neemt beslissingen bij het voorbereiden van strategische beslisdocumenten (raads- en commissiestukken) die de inhoudelijke besluitvorming en afspraken van de gemeenteraad borgen en bij het verrichten van de inhoudelijke toetsing bij complexe, integrale onderwerpen, het adviseren van de gemeentelijke ambtelijke organisatie hierover en bij het bewerkstelligen dat de noodzakelijke bijstellingen/versnellingen tot stand Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

16

komen. ✓ Algemene strategische beleidslijnen en wet- en regelgeving zijn uitgangspunt voor de adviezen, de analyses en voor de toetsing van voorstellen. ✓ De Senior Raadsadviseur legt verantwoording af aan de Griffier over de ondersteuning en coördinatie van de strategische advisering.

Competenties -

Adviesvaardigheid (waaronder visie, analytisch vermogen en omgevingsbewustzijn) Inlevingsvermogen (waaronder politieke- en bestuurlijke sensitiviteit) Onafhankelijkheid Communicatieve vaardigheden (waaronder onderhandelings- en netwerkvaardigheden). Samenwerken Resultaatgerichtheid Zelf-initiërend

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

17

IV.

Raadsadviseur

Functie-informatie Functienaam Sector Gemeente:

Raadsadviseur Gemeenten, Griffie organisatie Haarlemmermeer

FUNCTIEBESCHRIJVING Positie en omgeving De Raadsadviseur, werkzaam binnen de griffieorganisatie, wordt op basis van de Gemeentewet door de Griffier aangesteld. Leiding wordt ontvangen van de Griffier. De CAO Gemeenten is van toepassing. De Griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor het griffiepersoneel. De griffieorganisatie ondersteunt de Gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. De Griffier bepaalt de vertaling van de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie. Deze ondersteuning richt zich op het faciliteren van het primaat van de politiek van Gemeenteraad, fracties, leden gemeenteraad, presidium, werkgeverscommissie, raadscommissies en Burgemeester als voorzitter van de Gemeenteraad. Daar waar nodig werkt de griffieorganisatie (pro)actief samen met de gemeentelijke ambtelijke organisatie.

De Raadsadviseur adviseert over strategische-, tactische- en administratieve thema’s en dossiers aan (de leden van) de gemeenteraad, het presidium, fracties, raadscommissies en de werkgeverscommissie, draagt mede zorg voor de kwaliteit van procesmatige en inhoudelijke advisering aan de raad en commissies, voert onderzoeksprojecten uit, leidt projecten en verzorgt mede de actieve afstemming met de ambtelijke organisatie.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Resultaatgebieden Resultaatgebied 1.

Adviseren

✓ Adviseert integraal over strategische-, tactische- en administratieve thema’s c.q. dossiers aan de (leden van de) gemeenteraad, in te stellen raadscommissies, werkgroepen en onderzoeken en vervult daarbij een coachende, ondersteunende en/of uitvoerende rol. ✓ Adviseert over politieke-, bestuurlijke- en organisatorische processen en vraagstukken. Neemt deel aan bestuurlijk-ambtelijke trajecten met een focus op strategisch perspectief, gebaseerd op een verkenning van zienswijzen, beweegredenen en inzichten van algemeen bestuurders en besluitvormers. ✓ Ontwerpt en bewaakt mede de procedures ten aanzien van de besluitvorming, bewaakt mede de uitvoering van besluiten en de kwaliteit van de aangeleverde nota’s en voorstellen. ✓ Adviseert integraal en ondersteunt op grond van maatschappelijke, politiek-bestuurlijke ontwikkelingen bij het formuleren van richtinggevende concepten, over onderwerpen en beleidsaspecten van strategische- en tactische aard en over agenderings- en voortgangsaspecten. ✓ Draagt bij aan het optimaliseren en aanboren van nieuwe (externe) informatiestromen. ✓ Bereidt discussie- en beslisdocumenten voor die de inhoudelijke besluitvorming en afspraken van de gemeenteraad borgen. Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

18

✓ Draagt bij aan de totstandkoming, uitvoering en evaluatie (bijv. via effectmeting) van de raadsagenda en besluiten. ✓ Adviseert (leden van) de gemeenteraad over het gebruik van het hen ter beschikking staande instrumentarium. ✓ Bevordert en bewaakt de kwaliteit van lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en doet verbetervoorstellen. ✓ Bedenkt en verfijnt werkvormen, concepten en werkwijzen waarmee de gemeenteraad de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol kan vervullen.

Resultaatgebied 2. Ondersteunen. ✓ Stuurt multidisciplinaire en/of complexe projecten aan als projectleider en/of onderzoek coördinator en is verantwoordelijk voor de juiste procedurele en inhoudelijke informatie en bijdragen vanuit de griffie. ✓ Vertegenwoordigt, onder verantwoordelijkheid van de griffier, de griffie en gemeenteraad in externe overlegsituaties en onderhoudt contacten. ✓ Informeert en adviseert mede de gemeenteraad, het presidium, fracties en individuele leden van gemeenteraad over relevante ontwikkelingen, politiek/bestuurlijke dilemma’s en over de consequenties van te nemen besluiten. ✓ Organiseert mede raadsvergaderingen en vorming- en opleidingsprogramma’s. ✓ Ondersteunt bij besluitvorming en bestuurlijke processen en de bewaking van gedane toezeggingen.

Resultaatgebied 3. Communiceren en samenwerken. ✓ Zorgt (mede) voor informatie-uitwisseling binnen de griffie, met raadsleden en de gemeentelijke ambtelijke organisatie. ✓ Draagt (mede) zorg voor het voorkomen, verheldering en oplossing van conflicten en bij verschillende verwachtingspatronen tussen actoren binnen de gemeenteraad, griffie en gemeentelijk ambtelijke organisatie. ✓ Bewaakt mede een goede scheiding van rollen tussen gemeenteraad, ambtelijke organisatie en griffie en signaleert hierover. ✓ Voert de Kieswet uit met betrekking tot verkiezing leden gemeenteraad. ✓ Ondersteunt waar nodig het inwerken van nieuwe raads- en/of commissieleden.

Resultaatgebied 4. Bijdrage aan integraal griffie- en dualiseringsbeleid ✓ Draagt bij aan de strategie en integrale visievorming ten aanzien van de griffie. ✓ Geeft vakinhoudelijk aanwijzingen aan andere medewerkers van de griffie. ✓ Analyseert externe ontwikkelingen en effecten ervan op het beleid en doelstellingen van de griffie en gemeenteraad. ✓ Is op de hoogte van lokale, provinciale, landelijke, maatschappelijke, politieke en bestuurlijke ontwikkelingen en weet deze te vertalen in acties/keuzes voor de gemeenteraad. ✓ Levert, met kennis van betreffende wet- en regelgeving, een bijdrage aan strategiebepaling ten aanzien van de dualiserings- en bestuurlijke vraagstukken. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Kennis en vaardigheden Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

19

✓ ✓ ✓ ✓

HBO werk- en denkniveau met ruime relevante werkervaring. Kennis van en inzicht in ontwikkelingen binnen de lokale democratie. Kennis van en inzicht in sociaal-maatschappelijke en financieel-economische aangelegenheden. Vaardigheid in het inschatten van politieke en bestuurlijke verhoudingen en de politiek bestuurlijke en technische haalbaarheid van adviezen en in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van standpunten. ✓ Inzicht in het functioneren van de gemeentelijke organisatie en taakverdelingen, functionele verhoudingen binnen het politiek-bestuurlijke domein en tussen griffie en gemeentelijke organisatie. ✓ Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits, maatschappelijke organisaties en van complexe politiek/bestuurlijke besluitvormingsprocessen. ✓ Onderzoek-begeleidende deskundigheid. Contacten ✓ Met de griffier, griffiemedewerkers, (leden van) de gemeenteraad, commissieleden fractiemedewerkers, gemeentelijk ambtelijk apparaat en politieke of maatschappelijke vertegenwoordigers over de procesmatige en inhoudelijke advisering, uitdragen van beleid en besluiten en om draagvlak te verwerven. ✓ Met ambtelijke functionarissen op regionaal en nationaalniveau om beleidsvoornemens af te stemmen. ✓ Met de Rekenkamer om (resultaten van) onderzoeken af te stemmen.

✓ Met inwoners, overige overheden, instellingen, bedrijfsleven en andere organisaties en belanghebbenden in de regio over de besluitvormingsprocedures om op de juiste momenten de juiste mensen bij het overleg te kunnen betrekken en om informatie te geven over genomen besluiten.

Speelruimte ✓ De Raadsadviseur neemt beslissingen bij het voorbereiden van beslisdocumenten (raads- en commissiestukken) die de inhoudelijke besluitvorming en afspraken van de gemeenteraad borgen en bij het verrichten van de inhoudelijke toetsing bij integrale onderwerpen, het adviseren van de gemeentelijke ambtelijke organisatie hierover en bij het bewerkstelligen dat de noodzakelijke bijstellingen/versnellingen tot stand komen. ✓ Algemene strategische beleidslijnen, wet- en regelgeving en bekende methodieken en werkwijzen zijn uitgangspunt voor de adviezen, de analyses en voor de toetsing van voorstellen. ✓ De Raadsadviseur legt verantwoording af aan de Griffier over de ondersteuning en coördinatie van de advisering en ondersteuning.

Competenties -

Adviesvaardigheid (waaronder visie, analytisch vermogen en omgevingsbewustzijn) Inlevingsvermogen (waaronder politieke- en bestuurlijke sensitiviteit) Onafhankelijkheid Communicatieve vaardigheden Samenwerken Resultaatgerichtheid Politiek- bestuurlijke sensitiviteit

Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

20

V.

Adviseur

Functie-informatie Functienaam Sector Gemeente:

Adviseur Gemeenten, Griffie organisatie Haarlemmermeer

FUNCTIEBESCHRIJVING Positie en omgeving De Adviseur, werkzaam binnen de griffieorganisatie, wordt op basis van de Gemeentewet door de Griffier aangesteld. Leiding wordt ontvangen van de Griffier. De CAO Gemeenten is van toepassing. De Griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor het griffiepersoneel. De griffieorganisatie ondersteunt de Gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. De Griffier bepaalt de vertaling van de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie. Deze ondersteuning richt zich op het faciliteren van het primaat van de politiek van Gemeenteraad, fracties, leden gemeenteraad, presidium, werkgeverscommissie, raadscommissies en Burgemeester als voorzitter van de Gemeenteraad. Daar waar nodig werkt de griffieorganisatie (pro)actief samen met de gemeentelijke ambtelijke organisatie. De Adviseur adviseert inhoudelijk over strategische- en tactische thema’s op één of meerdere specifieke vakdisciplines als bijvoorbeeld Communicatie, Informatievoorziening, Juridische zaken en is specialist en vraagbaak voor de griffieorganisatie, leden van de Raad, commissies e.d..

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Resultaatgebieden Resultaatgebied 1.

Adviseren

✓ Adviseert proactief over strategische- en tactische thema’s betreffende haar/zijn specialisme aan de griffier, raadsadviseurs, de (leden van de) gemeenteraad en in te stellen raadscommissies, werkgroepen c.a.. ✓ Adviseert integraal en ondersteunt op grond van maatschappelijke, politiek-bestuurlijke of financieel-economische ontwikkelingen bij het formuleren van richtinggevende concepten, over onderwerpen en beleidsaspecten van strategische- en tactische aard. ✓ Bereidt discussie- en beslisdocumenten voor die de inhoudelijke besluitvorming en afspraken, zoals rondom communicatie en voorlichting, van de gemeenteraad en griffie-organisatie borgen. ✓ Draagt bij aan de totstandkoming, uitvoering en evaluatie (bijv. via effectmeting) van de raadsagenda en besluiten. ✓ Adviseert (leden van) de gemeenteraad over het gebruik van het hen ter beschikking staande instrumentarium. Resultaatgebied 2. Ondersteunen. ✓ Participeert in multidisciplinaire projecten en leidt projecten op het specialistische kennisgebied. Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

21

✓ Vertegenwoordigt, onder verantwoordelijkheid van de griffier, de griffie en gemeenteraad in externe overlegsituaties en onderhoudt contacten. ✓ Informeert en adviseert mede de gemeenteraad en zijn gremia, fracties en individuele leden van gemeenteraad over relevante vakontwikkelingen, en over de consequenties van te nemen besluiten. ✓ Rapporteert (tussentijds), signaleert dreigende knelpunten en verzorgt de algemene voortgangsinformatie.

Resultaatgebied 3. Communiceren en samenwerken. ✓ Zorgt mede voor het opstellen van integrale adviezen. ✓ Zorgt (mede) voor informatie-uitwisseling binnen de griffie, met raadsleden en de gemeentelijke ambtelijke organisatie. ✓ Draagt (mede) zorg voor het voorkomen, verheldering en oplossing van conflicten en bij verschillende verwachtingspatronen tussen actoren binnen de gemeenteraad, griffie en gemeentelijk ambtelijke organisatie. ✓ Bewaakt mede een goede scheiding van rollen tussen gemeenteraad, ambtelijke organisatie en griffie en signaleert hierover. ✓ Voert de Kieswet uit met betrekking tot verkiezing leden gemeenteraad. ✓ Ondersteunt waar nodig het inwerken van nieuwe raads- en/of commissieleden.

Resultaatgebied 4. Bijdrage aan integraal griffie- en dualiseringsbeleid ✓ Draagt bij aan de strategie en integrale visievorming ten aanzien van de griffie. ✓ Geeft vakinhoudelijk aanwijzingen aan andere medewerkers van de griffie. ✓ Analyseert externe ontwikkelingen en effecten ervan op het beleid en doelstellingen van de griffie en gemeenteraad. ✓ Is op de hoogte van lokale, provinciale, landelijke, maatschappelijke, politieke en bestuurlijke ontwikkelingen en weet deze te vertalen in acties/keuzes voor de gemeenteraad. ✓ Levert, met kennis van betreffende wet- en regelgeving, een bijdrage aan strategiebepaling ten aanzien van het vakspecialisme. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Kennis en vaardigheden ✓ ✓ ✓ ✓

HBO werk- en denkniveau met ruime relevante werkervaring op het specialistische vakgebied. Kennis van en inzicht in (technologische) ontwikkelingen binnen de lokale democratie. Kennis van en inzicht in sociaal-maatschappelijke of financieel-economische aangelegenheden. Vaardigheid in het inschatten van politieke en bestuurlijke verhoudingen en de politiek bestuurlijke en technische haalbaarheid van adviezen en in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van standpunten. ✓ Inzicht in het functioneren van de gemeentelijke organisatie en taakverdelingen, functionele verhoudingen binnen het politiek-bestuurlijke domein en tussen griffie en gemeentelijke organisatie. Contacten ✓ Met de griffier, griffiemedewerkers, (leden van) de gemeenteraad, fractiemedewerkers, gemeentelijk ambtelijk apparaat en politieke of maatschappelijke vertegenwoordigers over de procesmatige en inhoudelijke advisering, uitdragen van beleid en besluiten en om draagvlak te Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

22

verwerven. ✓ Met ambtelijke functionarissen op regionaal en nationaal niveau om beleidsvoornemens af te stemmen. ✓ Met overige overheden, instellingen, bedrijfsleven, leveranciers en/of pers en andere organisaties en belanghebbenden in de regio over de besluitvormingsprocedures om op de juiste momenten de juiste mensen bij het overleg te kunnen betrekken en om informatie te geven over genomen besluiten.

Speelruimte ✓ De Adviseur neemt beslissingen bij het opstellen van beleidsnota’s en de implementatie ervan. ✓ Algemene strategische beleidslijnen, wet- en regelgeving en bekende methodieken en werkwijzen zijn uitgangspunt voor de adviezen, de analyses en voor de toetsing van voorstellen. ✓ De Adviseur legt verantwoording af aan de Griffier over de advisering en ondersteuning.

Competenties -

Adviesvaardigheid (waaronder visie, analytisch vermogen en omgevingsbewustzijn) Inlevingsvermogen (waaronder politieke- en bestuurlijke sensitiviteit) Communicatieve vaardigheden (waaronder onderhandelings- en netwerkvaardigheden). Samenwerken Resultaatgerichtheid Creatief Plannen en organiseren

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

23

VI.

Office manager

Functie-informatie Functienaam Sector Gemeente

Office manager Gemeenten, Griffie organisatie Haarlemmermeer

FUNCTIEBESCHRIJVING Positie en omgeving De Office manager, werkzaam binnen de griffieorganisatie, wordt op basis van de Gemeentewet door de Griffier aangesteld. Leiding wordt ontvangen van de Griffier. De CAO Gemeenten is van toepassing. De Griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor het griffiepersoneel. De griffieorganisatie ondersteunt de Gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. De Griffier bepaalt de vertaling van de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie. Deze ondersteuning richt zich op het faciliteren van het primaat van de politiek van Gemeenteraad, fracties, leden gemeenteraad, presidium, werkgeverscommissie, raadscommissies en Burgemeester als voorzitter van de Gemeenteraad. Daar waar nodig werkt de griffieorganisatie (pro)actief samen met de gemeentelijke ambtelijke organisatie. De Office manager ondersteunt de Griffier, de medewerkers Griffie en de leden van de raad en commissies, op zowel logistiek- als administratief-secretarieel gebied, en zorgt voor het coördineren en uitvoeren van de ondersteuning van de dienstverlening van de griffie organisatie.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Resultaatgebieden Resultaatgebied 1. Organisatorische ondersteuning van vergaderingen en overleggen ✓ Coördineert, organiseert en bereidt (mede) logistiek- en administratief vergaderingen voor. ✓ Coördineert de stukkenstroom tussen gemeenteraad, commissie(s)en andere overleggremia; bewaakt de termijnen met betrekking tot het aanleveren van informatie. ✓ Coördineert de organisatie van verslaglegging van de vergaderingen en overleggen, waarin onder meer de kritische argumenten, overwegingen en standpunten van de deelnemers, adviezen en toezeggingen zijn opgenomen. ✓ Bewaakt de termijnagenda’s voor de verschillende vergaderingen in overleg met de voorzitter en secretaris. ✓ Coördineert de lijst van toezeggingen en bewaakt de afhandeling daarvan. ✓ Coördineert de nazorg van de vergaderingen en overleggen. ✓ Concipieert en redigeert correspondentie en verzendt de correspondentie van de griffieorganisatie in de vastgestelde stijl. Gebruikt hiervoor het beschikbare digitale informatiesysteem. ✓ Coördineert specifieke bijeenkomsten zoals recepties, afscheidsbijeenkomsten, thematische conferenties en werkbezoeken. ✓ Beheert de voorraad kantoorartikelen voor de griffieorganisatie en raadsleden. Functieboek griffie-organisatie gemeente Haarlemmermeer 3V-Advies BV

24

Resultaatgebied 2. Inhoudelijke ondersteuning ✓ Fungeert als sparringpartner voor de griffier en (raads)adviseurs o.a. door middel van het bespreken, verzamelen en/of bewerken van informatie en het naar aanleiding hiervan opstellen van een rapportage en/of -notitie. ✓ Vertegenwoordigt de griffie in het kader van bijvoorbeeld marketing- en/of pr- activiteiten. ✓ Legt en onderhoudt contacten met de media die voor de raad van belang zijn. 3. Communicatie en agendabeheer ✓ Beheert de agenda van de griffier en de griffie; ✓ Plant, agendeert, coördineert en maakt afspraken met in- en externe relaties en bepaalt, eventueel in overleg, prioriteiten. ✓ Organiseert de behandeling van in- en uitgaande post en voorziet deze van een afhandeladvies. ✓ Stelt concept-antwoordbrieven op met betrekking tot (standaard) correspondentie.

4. Werkprocessen ✓ Adviseert gevraagd en ongevraagd met betrekking tot griffie brede secretariële-, logistieke- en administratieve aangelegenheden en zorgt voor effectieve en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. ✓ Coördineert de facilitaire ondersteuning van de griffie. ✓ Is vakinhoudelijk aanspreekpunt voor medewerker Ondersteuning.

5. Complexe secretariële- en administratieve werkzaamheden ✓ Coördineert de informatiestroom naar interne en externe relaties. ✓ Houdt diverse administraties bij en verstrekt hieruit de relevante informatie aan ten behoeve van voortgangsrapportages, de begroting en jaarrekening. ✓ Draagt zorg voor de juiste archivering van stukken. Coördineert het geheime archief. ✓ Verzorgt de budgetbewaking van die budgetten waarvoor de te ondersteunen functionaris(sen) budgethouder is. Autoriseert facturen op basis van een verplichtingenadministratie en bewijs van geleverde werkzaamheden of diensten. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Kennis en vaardigheden ✓ MBO/HBO werk- en denkniveau, op secretarieel- en administratief vakgebied. ✓ Vaardigheid in plannen en organiseren. ✓ Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits en van politiek/bestuurlijke besluitvormingsprocessen. ✓ Ervaring met het coördineren van logistieke processen in een dynamische omgeving. ✓ Aantoonbare mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.