Bestuurlijke reactie van het college van B&W op het accountantsverslag bij de Jaarrekening 2025 ( 13359264 )

gemeente Haarlemmermeer

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp

Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 0900 1852

cluster inlichtingen Telefoon

Concerncontrol Arjen van der Meulen QgQQ 1852

Verzenddatum

I 2 MEI 2026

Uw brief Ons kenmerk Bijiage(n) onderwerp

XS-26042012.2295 Geen Informatie over bestuurlijke reactie op accountantsverslag bij de Jaarrekening 2025

Geachte heer, mevrouw, Jaarlijks stelt de accountant een accountantsverslag op die volgt uit de uitgevoerde controle op de jaarrekening. Het is daarbij gebruikelijk dat wij hierop reageren, omdat in dit verslag aandachtspunten en aanbevelingen zijn opgenomen ten behoeve van de controlerende taak van de raad. Wij zijn verheugd dat de accountant een goedkeurende verklaring heeft afgegeven. Dat is, zeker gezien de omstandigheden in het afgelopen jaar, een resultaat waar wij als college trots op zijn. 2025 was geen gewoon boekjaar. Onze gemeente heeft een ingrijpende overgang naar een nieuw financieel systeem doorgemaakt. Dit traject heeft de hele organisatie geraakt en de nodige inspanning gevraagd van onze medewerkers. Een dergelijke transitie brengt onvermijdelijk aandachtspunten met zich mee in processen, beheersing en interne controle. Met deze toelichting geven wij een reflectie op een aantal van de genoemde bevindingen en adviezen en op de rapportage over de speerpunten die de accountant heeft gekregen vanuit de auditcommissie. Wij volgen hierbij de kopjes onder de kernboodschappen zoals deze door de accountant zijn verwoord. Project FHIT / Interne beheersing

Begin 2025 is het nieuwe financiële systeem Unit4ERPx in gebruik genomen. De opmerking van de accountant inzake de onjuiste inrichting van het autorisatieproces binnen het nieuwe financiële systeem ligt genuanceerder. De ambtelijke organisatie heeft moeten wennen aan het nieuwe systeem en is vooral bezig geweest met ervaring en kennis opdoen ten aanzien van een aantal processen. Dit had feitelijk niet zoveel te maken met de inrichting maar met de keuzes die gemaakt zijn bij aanmaken van inkooporders en doorgeleiden van facturen. Door extra instructies en het versterken van de functioneel beheerfunctie voor deze applicatie is deze situatie in de loop van 2025 verbeterd. Inmiddels zijn we al een langere periode bezig met een

Ons kenmerk: XS-26042012.2295

Pagina 2

optimalisatieproces voor het gebruik en de inrichting van Unit4ERPx. Dit duurt tot de zomer van 2026 waarmee een aantal processen wordt verbeterd. Ook wordt er gestart met het geven van aanvullende trainingen voor het gebruik en werken met het financiële systeem. Het boeken van memorialen, handmatige correcties, zonder workflow zal volledig worden dichtgezet. Rechtmatigheid

We hebben voor 2025 vastgesteld dat onze onrechtmatigheden de verantwoordingsgrens overschrijden. De grootste afwijking betreft de onrechtmatige aanbesteding van opvang van ontheemden uit Oekraïne. Hierover hebben we de raad met de eerste voortgangsrapportage Verbijzonderde Interne Controle (XS-25061212.1175) geïnformeerd. Begin 2026 heeft de rechtbank in Den Haag een uitspraak gedaan in een mogelijk gelijke casus en daarin geoordeeld dat geen sprake is van aanbestedingsplicht. Wij bestuderen deze uitspraak in relatie tot onze situatie en wegen de uitkomsten hiervan mee in onze toekomstige besluitvorming rond de opvang van Oekraïense ontheemden. Over de onrechtmatigheden als gevolg van de begrotingssubsidies hebben wij de raad begin 2026 geïnformeerd (XS-25121512.1760). Aan de uitspraak hebben wij in de eerste plaats invulling gegeven door vaststelling van een beleidsregel. Wij moeten beoordelen of onze begrotingssubsidies in overeenstemming met de beleidsregel verstrekt kunnen worden. Als blijkt dat een begrotingssubsidie niet in overeenstemming met de regels verstrekt kan worden, dan zullen wij beoordelen of in plaats daarvan mededingingsruimte wordt geboden met een subsidieregeling of een inkoopprocedure gehanteerd wordt.

Dit is een zorgvuldig proces dat wij voor de begrotingssubsidies 2027 hebben ingericht, vandaar dat wij voor 2025 hebben geconcludeerd dat de subsidies die wij na de zomer hebben beschikt alsnog onrechtmatig zijn. Ook voor de begrotingssubsidies 2026 zal dit betekenen dat deze financieel onrechtmatig zijn. De omvang bedraagt in 2026 op basis van de programmabegroting 47 subsidies met een totale waarde van € 38,2 miljoen. Ook met betrekking tot de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) hebben wij de raad in maart 2026 geïnformeerd (XS-26022607.2069) over onze werkwijze en de gevolgen voor de ambtelijke organisatie. Wij hebben gemeend dat we hiermee voor de financiële rechtmatigheid een aantal casussen hebben die wij als onduidelijk classificeren. In 2026 werken wij aan het wegnemen van deze onduidelijkheden. Speerpunten

De accountant heeft namens de raad gerapporteerd over een tweetal speerpunten, te weten het gebruik van Artificial Intelligence (Al) en de impact van netcongestie op onze grondexploitaties. Vanuit het speerpunt netcongestie willen wij de raad meegeven dat de accountant enkel naar de risico's voor grondexploitaties heeft gekeken. Het risico van netcongestie hebben wij echter ook in beeld bij diverse investeringsprojecten waarover wij de raad informeren via het Strategisch Perspectief Investeringen. In december 2025 hebben wij de Artificial Intelligence-strategie vastgesteld (12782197). Bij dit besluit hebben wij aandacht gehad voor de risico's die het gebruik van Al heeft. Wij zijn ons bewust van de positie die wij als gemeente hebben, waardoor wij in bezit zijn van diverse (bijzondere) persoonsgegevens. Dit betekent dat wij zorgvuldig moeten omgaan met de inzet van applicaties en algoritmes. We starten daarom bewust met kleinschalige pilots om ervaring op te doen en te leren wat werkt. Op lange termijn willen we Al duurzaam gebruiken in onze

Ons kenmerk: XS-26042012.2295

Pagina 3

belangrijkste processen, zoals burgerzaken en het sociaal domein. Daarbij houden we ons aan alle relevante wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Europese Al Act. Transparantie vinden we daarbij ook belangrijk en gaan wij op termijn onze Al-toepassingen in het landelijke Algoritmeregister publiceren. Sociaal domein

Wij herkennen de constatering van de accountant dat de lasten in het programma Zorg en Werk toenemen. Daarover hebben wij de raad middels de Voor- en Najaarsrapportage 2025 over geïnformeerd en een aangepaste begroting voorgelegd. Daarbij willen wij ook benadrukken dat de uitgaven binnen deze bijgestelde begroting zijn gebleven. Wij nemen de aanbeveling over de formele rapportagelijn tussen Toezicht Jeugd & Wmo en cluster Concerncontrol deels over. Wij zien voordelen in een intensievere samenwerking tussen de toezichthouders en Concerncontrol, bijvoorbeeld op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid, maar ook in het leren van eikaars onderzoeksmethodiek en impactanalyses. Maar zien niet direct toegevoegde waarde in een formele rapportagelijn. Uw grondexploitaties

Wij erkennen de waardestijging die in project Lincolnpark is gerealiseerd. Deze waardestijging is het gevolg van een aantal jaar waarin geen indexering toegepast is op de grondprijzen. Met het herstellen van de grondprijzen naar prijspeil 2026, conform de grondprijzennota, zijn wij echter van mening dat dit een realistische inschatting is en we eerdere jaren de opbrengsten conservatief hadden ingeschat. De accountant beveelt tevens aan om in het Meerjaren Perspectief Grondzaken de kansen en risico's bruto te rapporteren in plaats van beiden te salderen. Wij onderschrijven de ambitie om de informatiewaarde van onze rapportages te verhogen maar daarbij houden wij ook oog voor de leesbaarheid van het document. Een verdere uitbreiding van het aantal tabellen en pagina's leidt niet altijd tot een hogere informatiewaarde. Wij staan open voor het aanpassen van de rapportages op basis van deze uitgangspunten. Informatiewaarde jaarverslag

De laatste nadere duiding die wij op basis van het accountantsverslag doen gaat over de informatiewaarde jaarverslag. De accountant merkt op dat nog niet alle ambities vanuit het raadsvoorstel 2021 zijn gerealiseerd. Met het opleveren van de eindrapportage (XS25050109.1069) en de brief vanuit de raadswerkgroep doorlichten programma Maatschappelijke ontwikkeling (XS-24041703.21) zijn wij van mening dat invulling is gegeven aan de behoefte van de raad. Wij staan open voor verbeteringen van de informatiewaarde maar hebben op dit moment geen concrete vervolgstappen gepland. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

r\