Bestuurlijke reactie op het rapport van bevindingen van de externe accountant bij de jaarrekening 2020

gemeente Haarlemmermeer

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp

Bezoekadres: Raadhuisplein 1 Hoofddorp

Telefoon 0900 1852 Faxnummer 023 563 95 50

Cluster Contactpersoon

Telefoon

Corporate Control De heer Adnan Seyban 06-48174055

Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

X.2021.03703

Verzenddatum

— 7 JUNI 2021

Geen

Informatie over bestuurlijke reactie op het rapport van bevindingen van de externe accountant bij de jaarrekening 2020

Geachte heer, mevrouw,

Voor de behandeling van de jaarrekening 2020 heeft u het accountantsverslag ontvangen, inclusief de goedkeurende controleverklaring. Als sluitstuk van de jaarrekeningcontrole stelt de externe accountant deze stukken op, zoals dat is vastgelegd in artikel 213, lid 5 van de Gemeentewet. De accountant doet hiermee verslag van de kwaliteit van de interne beheersing van de gemeentelijke organisatie en of de beheersing een getrouwe en rechtmatige verslaglegging mogelijk maakt. Daarbij geeft de accountant adviezen ter verbetering van deze interne beheersing. Ook geeft de accountant inzicht in de aard en de omvang van fouten en onzekerheden die hij heeft geconstateerd bij zijn controlewerkzaamheden. Voordat wij onze reflectie geven op de bevindingen willen wij ons verontschuldigen voor de verstoring in het bestuurlijke proces en planning als gevolg van omissies bij onze externe accountant. Na een eerdere erratum op de jaarstukken heeft de accountant aangegeven dat er nog een technische aanpassing in de SISa bijlage noodzakelijk is. Ondanks dat het een beperkte technische aanpassing is, leidt het moment waarop dit door de accountantis geconstateerd ertoe dat een tweede erratum nodig is. Wij geven u hieronder onze reflectie op de bevindingen en de adviezen van de accountant over de jaarrekening 2020. Deze werkwijze is onderdeel van het jaarrekeningproces.

Het draagt bij aan de transparantie over de kwaliteit van de beheersing en verslaglegging over de gemeentelijke organisatie en activiteiten, zodat de raad zijn rol als controlerend orgaan optimaal kan uitvoeren. De controle op de jaarrekening 2020 heeft geleid tot een goedkeurende controleverklaring van de externe accountant op getrouwheid en rechtmatigheid. Hiermee heeft de gemeenteraad zekerheid dat de gepresenteerde cijfers in de jaarrekening en balans een juiste, getrouwe

Ons kenmerk: X.2021.03703

Pagina 2

weergave geven van de werkelijkheid, en dat onze gemeentelijke activiteiten zijn uitgevoerd binnen de geldende regels. De goedkeurende verklaringen van de externe accountant van de afgelopen jaren sterken ons positieve beeld over de vooruitgang die we hebben geboekt met onder andere het programma Duurzaam in Control en de versterking van de verbijzonderde interne controle (VIC). Ook in deze bestuursperiode zetten we voort op de ontwikkeling van signaleren, herstellen, leren en voorkomen in de toekomst. De maatregelen in verband met het bestrijden van het coronavirus hebben grote impact op onze samenleving en daarmee ook op onze gemeente. Het beheersen van deze crisis maar ook de strategische heroriëntatie als gevolg van de oplopende tekorten kost veel aandacht en energie van ons allemaal. Hetis te prijzen dat de medewerkers van de gemeente Haarlemmermeer gedurende het jaar 2020 een sterk aanpassingsvermogen vertoonden aan de veranderende werkomstandigheden. Er was daardoor geen significante impact op de totale organisatie. Wij complimenteren iedereen metzijn of haar inzet in dit kader. Reactie op de belangrijkste bevindingen in het accountantsverslag De externe accountant heeft zijn bevindingen bij de controle op de jaarrekening 2020 vastgelegd in het accountantsverslag.

De organisatie is in 2020 geconfronteerd met grote uitdagingen zoals de impact van de Coronacrisis en de strategische heroriëntatie/ombuigingen. Deze uitdagingen hadden en hebben een impact (druk op) de organisatie. Wij constateren dat deze impact (lees druk) geen invloed had op de interne beheerorganisatie die de betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening moet garanderen. De accountant bevestigt dit in haar verslag. Financiële positie

De accountant kwalificeert evenals vorig jaar de financiële positie van de gemeente als goed en memoreert de verbetering ten opzichte van het voorgaande jaar. De ontwikkeling van de financiële positie is in het meerjarenperspectief echter slechter dan in de meerjarenbegroting 2021-2024 is opgenomen. Wij hebben dit reeds intern onderkend en neemt het advies met betrekking tot hetinrichten van scenario’s over. Wij hebben vanuit dit perspectief ten behoeve van de strategische heroriëntatie c.q. ombuigingen draaiknoppen aangereikt om binnen bepaalde bandbreedtes college en raad de mogelijkheden te geven om keuzes daarin te maken. De rapportering over de uitkomsten van deze keuzes wordt in de reguliere Planning & Control-cyclus opgenomen. Financiële vooruitzichten dwingen tot keuzes en monitoring van onzekerheden en ombuigingen De accountant rapporteert in haar verslag over de ontwikkeling van de financiële positie. De werkelijke cijfers van 2020 laten een verbetering zien ten opzichte van 2019 (en de begroting) van de schuldquote, dit komt door uitstel van investeringen door corona en door de stijging van de baten door de extra bijdragen vanuit het Rijk. Ook is er veel bevoorschot vanuit het Rijk, wat een positief effect heeft gehad op de liquiditeitspositie en dus de leningportefeuille.

Wij willen hieraan toevoegen dat het uitstel van investeringen niet alleen een gevolg is van corona maar ook door andere omstandigheden. Het positieve effect op de liquiditeitspositie is niet alleen een gevolg van extra bevoorschotting vanuit het Rijk maar ook veroorzaakt door eerdere afname van gronden. De resultaten 2020 op de ruimtelijke projecten zijn beter dan verwacht bij het MPG De resultaten op de grondexploitatie zijn positiever dan de initiële verwachtingen door zowel een toename van de vraag naar woningbouw en bedrijventerreinen. Wij onderkennen de toename van hetrisicoprofiel in de grondexploitatie zoals door de accountantis gerapporteerd.

Ons kenmerk: X.2021.03703

Pagina 3

Deze toename is een gevolg van het deelgebied project Badhoevedorp-Centrum en Lincolnpark Fase 2. Het risicoprofiel van het deelgebied project Badhoevedorp-Centrum stijgt als gevolg van mogelijke vertragingen in het project met als gevolg een mogelijk tekort op het voorbereiding, toezicht en administratie (VTA)-budget. Hetrisicoprofiel van Lincolnpark Fase 2 stijgt omdat de 2° fase nu in uitvoering is genomen. Een project in uitvoering impliceert een hoger risicoprofiel. Ombuiging nog niet ingezet tegen tekorten op het sociaal domein Voor het vierde jaar op rij worden we geconfronteerd met tekorten binnen het sociaal domein, als gevolg van een toegenomen vraag naar voornamelijk jeugdzorg. Dit is een landelijk beeld, hierop is de gemeente geen uitzondering. Op basis van onderzoek naar de tekorten zijn gemeenten in de meicirculaire door het Rijk incidenteel (2019-2021) gecompenseerd. Ondanks de extra middelen van het Rijk zijn wij niet in staat gebleken de wettelijke taken uit te voeren binnen het daarvoor beschikbare budget. Met de vaststelling van de Voorjaarsrapportage 2018, is een taakstelling opgelegd. Over de uitvoering van de maatregelen (aanpak multi problematiek en inzet van extra praktijkondersteuners bij de huisartsen) waarmee invulling wordt gegeven aan de taakstelling is onder andere gecommuniceerd in de Voorjaars- en Najaarsrapportage 2019.

De taakstelling is niet (volledig) gerealiseerd. De gemeente is hierdoor genoodzaakt om andere maatregelen te nemen om de taakstellingen te realiseren. De oplopende tekorten en toenemende vraag naar zorg is onderdeel van de strategische heroriëntatie. De accountant adviseert evenals in 2019 om de voortgang van de transformatie en taakstellingen standaard onderdeel uit te laten maken van deze rapportages, zodat de raad nog beter inzicht heeft in de hieraan gerelateerde ontwikkelingen en de financiële impact hiervan. Wij zijn van mening dat in elk P&C product de huidige stand van zaken ten aanzien van de taakstellingen c.q. de transformatie al is opgenomen. Over de transformatie in het sociaal domein wordt apart gerapporteerd in de Transformeermonitor. Maximale steun op de eigen interne controles bij verantwoording zorgleveranciers Ook dit jaar zijn we zelf in control op de prestatielevering van de zorg en niet afhankelijk van de productieverantwoordingen van de instellingen. Net als voorgaand jaar heeft deze aanpak weer goed gewerkt. Governance en beheersing van verbonden partijen De aansturing van de verbonden partijen gebeurt op basis van het ‘public-goverance’ model met aandacht voor sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht. De accountant rapporteert

in haar verslag dat de governance en beheersing op een adequate wijze plaatsvindt, maar merkt tevens op dat de aansturing in de lijn kan verschillen. Wij kunnen instemmen met de bevindingen van de accountant en zien vooralsnog geen aanleiding om wijzigingen in dit proces door te voeren.

De systematiek rondom voorbereiding, toezicht en administratie (VTA)-kosten De accountant rapporteert in haar verslag uitgebreid over de systematiek rondom de VTAkosten inclusief de wijze van totstandkoming van de budgetten, de monitoring van de aanwending en de mogelijke bijstelling van het budget. Het college en de raad worden hierover twee keer per jaar via het MPG geïnformeerd. De inschatting van de VTA-kosten is in de basis altijd gebaseerd op de veronderstelling dat de uitvoering van een project conform planning verloopt. Hierdoor is in het budget geen ruimte voor hogere VTA kosten ingevolge vertragingen in de totstandkoming van individuele projecten. Wij zullen de berekeningswijze van de totstandkoming van de budgetten gaan evalueren en rekening houden met het risico van een

Ons kenmerk: X.2021.03703

Pagina 4

vertraagde doorlooptijd. De aanbeveling van de accountant wordt in dit kader overgenomen. Daarnaast zijn wij voor de versterking, sturing en beheersing van de investeringskredieten gestart met een pilot om de rol van programma/projectcontroller te introduceren. Daartoe is recent een interim programma/projectcontroller gestart op de programma’s versnelling woningbouw en vernieuwing gemeentehuis.

De interne beheersing is van voldoende niveau, basis IT-beheersing onderhanden De accountant heeft in haar interim-bevindingen al een beeld gegeven op de interne beheersing van onze gemeente. De conclusie was dat de interne beheersing van voldoende niveau is. Maar dat de organisatie thans (nog) in ruime mate op de werkzaamheden van de VIC en Corporate Control steunt. Hierdoor zijn de controlemaatregelen volgens de accountant veelal repressief van aard. Komende periode en aankomende jaren investeren we sterk in de verdere ontwikkeling van de interne beheersorganisatie gericht op de versterking van de controlemaatregelen in de 1° en de 2° lijn. Dit is wat PWC typeert als het “push left” principe. Dit principe impliceert dat beheersmaatregelen nog verder zijn geïntegreerd in de 1° en 2° lijn. Hierdoor is de organisatie beter in de gelegenheid om beheersmaatregelen aan de voorkant en meer preventief in te richten en uit te voeren. Voorgaand jaar is vanuit corporate control de beweging ingezet om, met behulp van de versterking van corporate control met de senior strategische controlfunctie, meer naar de voorkant te komen (signaleren en verbeteren aan de voorkant en minder correctie achteraf). Ook wordt op dit moment onderzocht hoe we gebruik kunnen maken van IT-hulpmiddelen om beheersing van VIC maar ook Informatie en gegevensbeveiliging meer efficiënt en meer effectief te maken.

Het formuleren van een pakket van eisen en selectie van geschikte partijen is nu gaande. In de achterliggende jaren heeft het thema “Control” steeds een belangrijke plaats gehad in de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Naar aanleiding van toenmalige gebeurtenissen is een perspectief geschetst rondom de doorontwikkeling van control in de organisatie en de versterking van de checks and balances op basis van het three lines of defence model. Dat heeft in 2018 geresulteerd in een “Visie op Control” en een “Controlstatuut”. In het raadsvoorstel bij de Visie op Control en Controlstatuut was voorzien om na twee jaar een evaluatie uit te voeren. Deze evaluatie wordt op dit moment uitgevoerd. Speerpunt rondom omgevingsvergunningen

Evenals vorig jaar is sprake van onrechtmatigheden en procesmatige bevindingen gerelateerd aan het proces heffen en innen van leges omgevingsvergunningen. De uitkomsten zijn aanleiding om een audit uit te voeren op het proces leges omgevingsvergunningen. Naar verwachting zullen de uitkomsten na de zomer van 2021 bekend zijn. Op basis hiervan worden acties geïnitieerd om de interne beheersing rondom het proces leges omgevingsvergunningen en de interactie met de omgevingsdiensten te verbeteren. Dit is mede noodzakelijk met het oog op de nieuwe omgevingswet. De accountant zal naar verwachting in de managementletter 2021 rapporteren over de mogelijke resultaten van de gememoreerde verbeteracties. Niet naleven aanbestedingsregels De onrechtmatigheden binnen het proces inkoop en aanbestedingen zijn in 2020 afgenomen naar € 0,8 miljoen. Dit vindt zijn oorzaak in het lager uitvallen van deze reeds bekende oude gevallen van de overschrijding van de Europese aanbestedingsgrenzen. De accountant heeft daarnaast in haar steekproef een additionele onrechtmatigheid geconstateerd met een omvang van € 214.600. Deze onrechtmatigheid is geëxtrapoleerd naar een totaalbedrag van € 0,7

Ons kenmerk: X.2021.03703

Pagina 5

miljoen. Dientengevolge bedraagt de totale omvang van de onrechtmatigheden € 1,5 miljoen. Geconcludeerd kan worden dat door versterking in 2020 van de naleving op de vigerende aanbestedingsregels de som van de onrechtmatigheden significant is gedaald. Wij complimenteren de medewerkers in de organisatie voor hun inzet in dit kader. De verwachting is dat met de opvolging van de aanbevelingen van de audit naar contractmanagement, die onlangsis afgerond, de kans op onrechtmatigheden verder zal afnemen. De toetsing op de naleving van de aanbestedingsregels gebeurt op dit moment achteraf aan de hand van de spendanalyse. Wij zijn voornemens een onderzoek te starten naar de aanschaf en implementatie van een applicatie die de keten van inkoop, verplichtingenadministratie en facturering optimaal ondersteunt. Deze applicatie zal het proces van inkopen tot en met betalingen nog beter faciliteren. Tevens ontstaat een adequater en beter inzicht in de aangegane opdrachten richting derden. Daarnaast draagt een geïntegreerde verplichtingenadministratie bij aan de versterking van de budgetbewaking. Ten slotte kan deze administratie bijdragen aan de verbetering van de doelmatigheid van opdrachtverlening.

Voortgezette controle De gemeente Haarlemmermeer hanteert de interne procedure dat ingekomen facturen na 29 januari 2021 met een bedrag van minder dan € 75.000 in 2021 worden verantwoord, onafhankelijk van de datum van de prestatielevering. Deze procedure is niet afwijkend van voorgaande jaren. Ingevolge deze procedure is de volledigheid van kortlopende verplichtingen niet gegarandeerd. De accountant heeft dit punt in voorgaande jaren niet geconstateerd lees hierover niet gerapporteerd. De accountant heeft tijdens de controle van de jaarrekening 2020 voor de eerste keer geconstateerd dat de kortlopende verplichtingen onvolledig in de jaarrekening zijn verantwoord ingevolge de bovenstaand beschreven procedure. De totale geconstateerde fout zit in de range € 780.000 - € 1,8 miljoen. Er is hierbij sprake van een foutweging waarbij de accountant bij het bepalen van de totale hoogte van de onrechtmatigheden is uitgegaan van het maximum van deze range. De daadwerkelijke omvang van de afwijking zal naar verwachting lager zijn dan € 1,8 miljoen.

De accountant stelt voor om de grens van € 75.000 te verlagen om hetrisico van deze getrouwheidsfout te verminderen. De gemeentelijke organisatie gaat in gesprek om een structurele oplossing te formuleren en een pakket van maatregelen in te zetten om de geconstateerde omissie volgend jaar te voorkomen. Het gaat dan om het beter werken met verplichtingen (zoals hierboven onder aanbestedingsregels beschreven), langer de administratie open te houden en later te starten met de controle, of weer op de ouderwetse manier de steekproef te doen. Verlaging van de grens kan daarbij ook in overweging worden genomen. Onrechtmatigheden als gevolg van ontbreken prestatielevering bijzondere bijstand Voor de regelingen Haarlemmermeer doet mee (HMDM) voor volwassen, de tegemoetkoming schoolkosten en de computerregeling is door de medewerkers niet onderzocht of de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt na financiële verstrekking aan inwoners. De accountant concludeert dat daarmee niet is voldaan aan het voorwaardencriterium. Dit heeft een financiële rechtmatigheidsfout tot gevolg van € 686.000. Wij hebben last-minute nog veel inzet gepleegd om de omvang van deze fout te reduceren maar dat is helaas voor 2020 niet meer gelukt. Het heeft wel veel inzichten opgeleverd om in 2021 dit proces sterk te verbeteren.

De organisatie zal naar aanleiding van deze constatering het proces inzake verstrekkingen bij bijzondere bijstand gaan evalueren. In 2021 wordt de computerregeling door de gemeente zelf uitgevoerd, waardoor hetrisico op een verkeerde aanwending van de ter beschikking gestelde middelen is gereduceerd naar nagenoeg nihil. Inzake de regeling HMDM en tegemoetkoming

Ons kenmerk: X.2021.03703

Pagina 6

schoolkosten is een versterking van de beheersmaatregelen in de organisatie noodzakelijk. De rapportering hierover zal in het najaar 2021 plaatsvinden. De voorgenomen werkzaamheden worden uitgevoerd om te voldoen aan wettelijke criteria zijnde het voorwaardencriterium. Deze wettelijke vereisten zijn aanzienlijk strenger dan het doel van de regeling zoals opgenomen in de verordening en beoogd door de raad. De doelstelling was om begunstigden te ondersteunen waardoor de participatie in de samenleving kan worden vergroot lees de gelegenheid te bieden om op een goede en adequate wijze te kunnen deelnemen aan onderwijs zonder dat uitgebreide verantwoording achteraf noodzakelijk zou zijn. De wetgeving vereist echter deze verantwoording om aan de vigerende criteria te voldoen. Continu ontwikkelen

De omgeving wordt steeds complexer en verandert sneller. Nieuwe ontwikkelingen als de omgevingswet, de energietransitie, de implementatie van de rechtmatigheidsverklaring, de versnelling van de woningbouw, verdere decentralisatie van overheidstaken en invloeden van informatietechnologie brengen zowel kansen als risico’s met zich mee voor de uitvoering van onze taken en onze financiële positie. Om kansen goed te blijven benutten en risico’s te minimaliseren is het belangrijk dat we adequaat op deze ontwikkelingen blijven anticiperen. We hebben daarbij een grote verscheidenheid aan uitdagingen, denk daarbij aan de groei van onze gemeente in de komende decennia. Deze groei vraagt een andere schaal van denken en werken van ons allemaal. Leren en verbeteren moet tot onze routine behoren om de continu veranderende omgeving waarin wij met elkaar leven, nu en in de toekomst, goed te blijven bedienen. We zijn op de goede weg, maar uit onze eigen controles blijkt dat er ruimte voor verbetering blijft. De zaken gaan immers soms anders dan verwacht. Belangrijk is dat we open staan voor hoe we dit signaleren, herstellen én voorkomen in de toekomst. Net als de accountant onderschrijven wij het belang van de ontwikkelingen in relatie tot het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring door ons vanaf de Jaarstukken 2021.

Afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet in de versterking van de VIC (3° lijn). Wij willen in 2021 verder investeren in de versterking van de administratieve organisatie en interne controle in het primair proces van de 1° en 2° lijn. Dit is een belangrijke randvoorwaarde voor borging van de rechtmatigheid. Wij informeerden u vorig jaar over een plan van aanpak voor de beoogde rechtmatigheidsverklaring. Ondanks dat de benodigde wetgeving nog niet is opgesteld, liggen wij met de uitvoering op koers om volgend jaar te kunnen voldoen aan deze verplichting. Binnenkort zal op verzoek van de auditcommissie een informatiebijeenkomst worden georganiseerd waarmee de raad nader wordt geïnformeerd over de impact voor de organisatie en de rol van het college en de raad. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris,

drs. Carel Brugman

de burgemeester,