Bestuurlijke reactie op het rapport van bevindingen van de externe accountant bij de jaarrekening 2022.pdf

gemeente Haarlemmermeer

De ledenvan degemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus250 2130AG Hoofddorp

Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 09001852

CorporaleControl Contactpersoon AdnanSeyban Doorkiesnummer 023-5674430 Cluster

Verzenddatum

23 MEI 2023

Uw brief

X.2023.03000 Bijlage(n) Geen reactieophetrapportvan bevindingen van deexterne Onderwerp Bestuurlijke accountantbij dejaarrekening 2022

Ons kenmerk

Geachteheer,mevrouw, Voordebehandeling van dejaarrekening 2022heeftu hetaccountantsverslag ontvangen, inclusiefdegoedkeurende controleverklaring. Als sluitstukvan dejaarrekeningcontrole stelt de externeaccountantdezestukkenop,zoals dat is vastgelegd in artikel 213,lid 5 van de Gemeentewet. De accountantdoethiermeeverslagvan dekwaliteit van deinternebeheersing van degemeentelijke organisatieenof debeheersing eengetrouwe enrechtmatige verslaglegging mogelijkmaakt. Daarbij geeftdeaccountantadviezenter verbeteringvan deze internebeheersing. Ook geeftdeaccountantinzichtin deaard endeomvangvan foutenen onzekerheden diezij heeftgeconstateerd bij haar controlewerkzaamheden. Wij gevenu hierbij onzereflectieopdebevindingen endeadviezenvan deaccountant overde jaarrekening 2022.Dezewerkwijzeis onderdeel van hetjaarrekeningproces. Het draagtbij aan detransparantieoverdekwaliteit van debeheersing enverslaglegging overdegemeentelijke organisatieenactiviteiten,zodatderaad zijn rol als controlerend orgaanoptimaalkan uitvoeren. De controle opdejaarrekening 2022heeftgeleidtot eengoedkeurende controleverklaring van deexterneaccountantopzoweldeaspectengetrouwheid enrechtmatigheid. Hiermeeheeftde raad zekerheid dat degepresenteerde cijfers in dejaarrekening en balans eenjuiste,getrouwe weergavegevenvan dewerkelijkheid, endat onzegemeentelijke activiteitenzijn uitgevoerd binnendegeldende regels.

Reactieop de belangrijkste bevindingenin het accountantsverslag

De externeaccountantheefthaar bevindingen bij decontrole opdejaarrekening 2022 vastgelegd in hetaccountantsverslag. De organisatieis in 2022geconfronteerd met grote uitdagingen zoals deimpact van decrisis in Oekraïneendevluchtelingengolf diedezeteweeg heeftgebracht. Ook dekrapteopdearbeidsmarkt heeftdeorganisatieuitgedaagd in de

Ons kenmerk:X.2023.03000

Pagina2

realisatievan debelangrijksteopgaven. Dezeuitdagingen hadden en hebben eenimpact (druk) opdeorganisatie.Wij constateren dat ondanksdezeimpact (leesdruk)deinterne beheersorganisatie diedebetrouwbaarheidvan definanciëleinformatievoorziening moet garanderen opordeis. Tevensis deorganisatie in staat om deinternebeheersomgeving doorte ontwikkelen endaarmeete versterken.Haarlemmermeer is klaar om te voldoen aan de minimalevereistenvoorhetafgevenvan derechtmatigheidsverantwoording (wettelijke verplichting met ingang van hetboekjaar 2023).De vereisteformeleprocedures zijn afgerond entevenszijn deinterne controles vanuitdederdelijn (verbijzonderde interne controle VIC en Corporale Control)eenbelangrijkebasis om tot eenbetrouwbare rechtmatigheidsverantwoording te komen.De accountantbevestigt dit in haar verslag. Financiële positie De accountantrapporteert in haar accountantsverslag uitgebreidoverdefinanciëlepositievan degemeente, deinformatiewaarde van hetjaarverslagenhetvoorspellende vermogen van het resultaat.De kwalificatie van definanciëlepositiewordtevenalsvorigjaar doordeaccountant in eenbepaald perspectief geplaatst.Wij onderschrijven dekwalificatie goed.Dezeis gebaseerd opdesituatieperultimo2022.De gemeente Haarlemmermeer staat voorgroteopgaven in het ruimtelijkensociaal domeinzoals deSchaalsprong wonenenhetlatenmeegroeien van de socialevoorzieningen.

Dezeopgaven trekkeneengrotewissel opdebeschikbare financiële middelen. Daarnaast is sprakevan exogene factorenzoals deontwikkeling van derente,de extremeprijsontwikkelingen endeonzekerheid overhetgemeentefonds ingevolge mogelijke bezuinigingen van hetRijk. Ingevolge eenprudent financieelbeleid is degemeente in de gelegenheid te voldoen aan deopgaven en demogelijkefinanciële consequenties van de exogene factorenopte vangen.Wij merkenhierbij opdat deratio weerstandvermogen in 2022 is gedaaldtenopzichte van 2021waardooreencontinuering van hetvoorzichtige financiële beleid noodzakelijk zal zijn. Informatiewaarde jaarverslag De accountantadviseerteenverbeteringvan deinformatiewaarde doormeeraandachtte gevenaan debeoogde en bereikteeffectenperprogramma(bijvoorbeeldoverdeontwikkeling van dekengetallen) als van degemeente als geheel (in samenhang). De organisatieis voornemens om dezeverbeteringte realiserendoormiddelvan eenstructureleborgingvan de methode Duisenberg.Dezemethode is onderdeel van hetverbeterenvan deinformatiewaarde. Om goede stappente zettenom deinformatiewaarde van zowelbeleid als financiële stukkente verbeterenis eensamenwerking tussenderaad, hetcollegeenhetambtelijk apparaatvan belang.

We willenstap voorstap kijkennaar mogelijkheden om opeenverantwoorde manierde informatiewaarde te versterken.Daar is eengezamenlijk(auditcommissie,collegeen ambtenaren)planvan aanpakvooropgesteld wat nu in uitvoering is. Diverseaanbevelingen zijn al verwerkt,andereaanbevelingen hebben eengroteimpact envereisenmogelijkadditionele capaciteiten hetontwikkelen eninzetten van nieuwe vaardigheden doorbeleidsambtenaren. Dit betekentmogelijk dater extra geldbeschikbaar gesteldmoetwordendoorderaad. In eerdere bestuurlijkereactiesis debeschikbaarheidvan ambtelijke capaciteitals kanttekening genoemd bij deverwerking van deaanbevelingen. De organisatiezal uiteraardnaar mogelijkheden blijven zoekenom ervoorzorgte dragendat deinformatievoorziening ensturing opdedoelstellingen aansluitopdewensenenverwachtingen van deraad. De samenwerking dienu plaatsvindtbinnendegemeente enhetplanvan aanpakwat voorligtis hiereengoede basis voor.

Ons kenmerk:X.2023.03000

Pagina3

Voorziening verlofsparen De gemeente heeftmet ingang van hetboekjaar 2022eenvoorziening verlofsparen in de jaarrekening verantwoord. Dezeverantwoordingswijze is eengevolgvan eenuitspraakvan de commissieBesluitBegroting enVerantwoording provinciesengemeenten (BBV). De uitspraak geeftrichtlijnen voordeverantwoordingswijze van arbeidsgerelateerde verplichtingen met een fluctuerende omvang.De uitspraakvan decommissieis in eenzeerlaat stadiumgeactualiseerd waarbij naderis gestelddat eenvoorziening slechtsis toegestaan voorgeoormerkt spaarverlof enbovenmatigbovenwettelijkverlofmet eenongelijke omvang.Tijdenshetopstellen van de jaarrekening is vastgestelddat onvoldoende inzichtwas in deomvangvan hetverlofom een betrouwbare schattingvan devoorziening te maken.Dientengevolge is hetbovenmatig bovenwettelijkverlofte laag ingeschat,waardooreencontroleverschil van € 1.025.000 resteert. Wij zullenin 2023deinformatievoorziening overhetbovenwettelijkverlofverbeteren.Tevens wordenmogelijkrichtlijnenopgesteld om hetonderscheid tussengewoon en bovenmatig bovenwettelijke verlofnaderte duiden. De verbeterdeinformatievoorziening ennieuwe richtlijnenmoetenbijdragenaan eenmeerbetrouwbare schattingvan deomvangvan de voorziening verlofsparen ultimo2023.

A16 Bekostigingsregeling opvang ontheemden uit Oekraïne De gemeente Haarlemmermeermoetdekostenvoordeopvang van deontheemden uit Oekraïneverantwoorden in deSiSa bijlage. De financiering van dekostenvindtplaats opbasis van normbedragen pergerealiseerde opvangplaats. De verantwoording over2022heeftook plaatsgevonden opbasis van dezenormbedragen. De totalewerkelijkekostenover2022zijn € 1,8miljoenlagerdandevergoeding opbasis van denormbedragen. Bij hetopstellen van de jaarrekening bestondonvoldoende zekerheid dat definitieve vergoeding opbasis van dehogere normbedragen plaats zal vinden.Om dieredenis in dejaarrekening 2022slechtseenvordering ophetRijk verantwoord ter grootte van dewerkelijkgerealiseerde kosten.Hierbij is geen rekening gehouden met demogelijkehogere vergoeding opbasis van denormbedragen. Door dediscrepantie met deSiSa-verantwoording is dezeverantwoordingswijze in dejaarrekening naar demeningvan deaccountantnietjuist, waardooreencontroleverschil resteert. Cybersecurityendekomst vandeNIS2-richtlijn Een relevanteontwikkeling ophetgebiedvan cybersecurityvoordegemeente Haarlemmermeer is dekomst van denieuweEuropese NIS2-richtlijn.Het doelvan dezerichtlijn is hetverhogen van hetalgemene niveauvan cybersecuritybinnendeEuropese Unie.Vanuitde nieuwerichtlijnverwachtenwij strengere normen,meeraandachtvoorgovernance en meer verantwoordelijkheden voorbestuursleden.

Dezerichtlijnis eind2022goedgekeurd doorhet Europees Parlement,waarbij delidstaten21 maandendetijd hebben om dezerichtlijnte implementeren in nationalewetgeving. Wij zijn opdehoogte van dezerichtlijnenondernemen al denodige stappenom te voldoen aan dewettelijkeeisenna deimplementatie in nationale wetgeving. De gemeente zoekthierbij desamenwerking met anderegemeenten in deprovincie Noord-Holland. Naast eenmeldplicht voorincidenten, is ookeenzorgplicht onderdeel van de nieuwewettelijkeeisen.Dat houdtin dat gemeenten danverplichtzijn om passende beveiligingsmaatregelen te treffen,zoals opgenomen in deBaselineInformatiebeveiliging Overheid(BIO). Vooruitlopend hieropheeftgemeente Haarlemmermeer eenself-assessment uitgevoerd. Op basis van deuitkomstenwordteenactieplandigitaalveiligHaarlemmermeer gepresenteerd, waarmeeblijvendeaandachtwordtgevraagdvan deorganisatievoordit onderwerp. Ook wordtdegovernance en hetbeleid inzakeinformatiebeveiliging opnieuw geüpdatet.

Ons kenmerk:X.2023.03000

Pagina4

Overkoepelende frauderisicoanalyse De gemeente heeftin 2022eenfrauderisicoanalyse opgesteld als aanvullingopreedsbestaande instrumenten enregelingen ter voorkoming van fraudeen misbruik enoneigenlijk gebruik. De frauderisicoanalyse wordtjaarlijks geactualiseerd, rekening houdende met mogelijkenieuwe latentefrauderisico's(bijvoorbeeldcyberfraude).De toetsing van debeheersmaatregelen vindt plaats binnendeVIC en bij hetactualiserenvan dezeoverkoepelende frauderisicoanalyse. Met defrauderisicoanalyse is hetbewustzijn in deorganisatie voorfrauderisico's vergrootenis continue aandachtvoorhetonderwerp geborgdin deorganisatie. Opvangontheemden uit Oekraïnena1 april2023 Wij informeerden u overdeaanbestedingsplichtige opdrachtverlening aan hotelsin de raadsbrief overresultatenVIC derdeperiode 2022(X.2023.01033).

Tot 1 april 2023is er sprake van dwingende spoedbij hetaangaanvan contractenvoorhetopvangen van ontheemden uit Oekraïne.Gegeven dedwingende spoedwordttot degenoemde datumaan de aanbestedingsregels voldaan.De gemeente Haarlemmermeer is nogsteedsgenoodzaakt om opvangplekken te realiserenvoorontheemden uit Oekraïne.Eenverhuizing van dezekwetsbare groepmensenwordtuit humanitairoogpunt nietwenselijkgeacht.Het collegeis daarom voornemens om delopende contractenmet dehotelste verlengen tot enmet 31 december 2023.Momenteel vindtnaderonderzoek plaats naar hetbestaan van jurisprudentie dieeen onderhandse verlenging van dezecontractenna 1 april 2023rechtvaardigtbinnende aanbestedingswetgeving. Wij zullenu hierovernaderinformeren in deperiodieke brieven aan deraad met informatieoverresultatenVIC. Overzichtvan(on)gecorrigeerde fouten enonzekerheden inzakerechtmatigheid engetrouwheid Wij stemmenin met hetoverzichtvan gecorrigeerde enongecorrigeerde foutenen onzekerheden inzakegetrouwheid enrechtmatigheid. Wij constateren met tevredenheid dat de externeaccountanthierbij wederom goedheeftkunnen steunen opderesultatenvanuitdeVIC. Wij informeerden deraad recentoverdezeresultatenin debrief overresultatenVIC derde periode 2022(X.2023.01033). Klimaatrisico's De accountant constateertdat Haarlemmermeer aandachtheeftvoorklimaatgerelateerde risico's.

Eenconcrete vertalingvan dezerisico's naar kans enimpact heeftechternogniet plaatsgevonden. Dientengevolge zijn dezerisico's nognietopgenomen in deparagraaf weerstandvermogen. Wij hebben momenteel besluitvormingin voorbereiding aangaande de RaadsnotitieRisicomanagement enWeerstandsvermogen 2023.Hierinwordendeeerder vastgestelde beleidskadersuit 2017 geijkten naderuitgewerkt.In deRaadsnotitie2023worden klimaatrisico's structureelgeborgdbinnendeoverkoepelde risicomanagement analyse. Wij verwachtenu hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend,