b4 Brief PwC aandachtspunten voor de fracties ihkv fractieverantwoording

Gemeente Haarlemmermeer T.a.v. de gemeenteraad Taurusavenue 100 2132 LS HOOFDDORP 12 januari 2023 Referentie: MSJX5ED737R5-922188376-56

Betreft: aandachtspunten voor de fracties in het kader van de fractieverordening en verantwoording 2022 en verder Geachte raadsleden, U verzoekt ons jaarlijks om werkzaamheden met betrekking tot de verantwoording fractievergoedingen uit te voeren. Daarbij komen wij overeen om de volgende werkzaamheden te verrichten voor de fractieverantwoordingen: 1. Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de fractieverantwoordingen. 2. Voor elke fractie vaststellen dat voor alle declaraties in de fractieverantwoording: a. het in de verantwoording opgenomen bedrag aansluit met het bedrag op de betreffende factuur c.q. het betreffende bonnetje; b. de bestedingen qua omschrijving volgens de factuur of het bonnetje passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in artikel 4 van de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer; c. de bestedingen zijn betaald in de periode 1 januari tot en met 31 december van het betreffende jaar. Eventuele bevindingen die voortkomen uit deze werkzaamheden, worden afgestemd met de betreffende fracties en de reacties van de betreffende fracties worden gerapporteerd in het rapport van feitelijke bevindingen. Aanleiding In de praktijk blijkt dat er gedurende het proces veel (aanvullende) vragen zijn, waar vervolgens de nodige tijd overheen gaat.

Zowel de griffie als PwC zijn van mening dat hier echt een efficiencyverbetering en daarmee een versnelling van het proces mogelijk is. Daarnaast heeft de raad een nieuwe verordening aangenomen. Met de aanbevelingen in deze brief willen we een bijdrage leveren aan een verbetering en een versnelling van het proces.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

Aanbevelingen We zien twee oorzaken van onze aanvullende vragen, namelijk a) een onvoldoende ‘robuuste’ aanlevering door de fracties, waardoor wij bovenstaande werkzaamheden niet kunnen uitvoeren en b) onduidelijkheid over de bestedingscriteria. Tot slot willen we ingaan op een aanpassing in het proces om de afstemming rondom de verantwoording te vereenvoudigen. Afgelopen jaren hebben we een aantal feitelijke bevindingen moeten rapporteren, doordat de bestedingscriteria zoals genoemd in artikel 4 van de door u vastgestelde Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer (hierna: de Verordening) onvoldoende duidelijkheid geven. Daardoor is niet vast te stellen of bepaalde uitgaven binnen de bestedingscriteria passen. De volgende typen bevindingen zullen leiden tot een feitelijke bevinding in ons rapport van feitelijke bevindingen: • Declaraties, voornamelijk in de bestedingscategorieën communicatie, bijeenkomsten en teamverband, waarbij partners van fractieleden aanwezig zijn. • Declaraties, voornamelijk in de bestedingscategorieën communicatie, bijeenkomsten en teamverband, waarbij niet blijkt welke personen aanwezig zijn geweest. • Declaraties waarvoor geen facturen aanwezig zijn. In de praktijk zien we dat nog wel eens bij abonnementen op bijvoorbeeld dagbladen of motorrijtuigenbelasting.

• Declaraties gerelateerd aan de aanschaf en/of reparatie van hardware in de vorm van een iPad, computer of laptop, inclusief gerelateerde software (zoals Microsoft Office-pakketten en Adobe Pro). • Declaraties gerelateerd aan de aanschaf en/of reparatie van telefoons en bijbehorende abonnementen (voor bijvoorbeeld fractieassistenten). • Declaraties van giften. Voorbeelden die we in de praktijk wel eens zijn tegengekomen zijn boeketten of fruitmanden. • Declaraties van fooien. Wij constateerden in voorgaande jaren dat er bij een aantal fracties fooien van geringe omvang werden gedeclareerd. Omdat deze soms werden gezien als (persoonlijke) gift, bestond hierover binnen de fracties onduidelijkheid en gingen de fracties er verschillend mee om. Uiteindelijk is besloten dat fooien niet gedeclareerd mogen worden. Hiertoe is specifiek besloten via het Raadvoorstel 2645444 van 22 maart 2018. Een flink aantal aanvullende vragen heeft ook te maken met de kwaliteit van de aanlevering door de fracties. We onderkennen op basis van afgelopen jaren de volgende aandachtspunten voor de fracties inzake de voorbereidingen van de fractieverantwoordingen: • We raden aan om op brondocumenten (bijvoorbeeld facturen) duidelijk aan te geven voor welk doel de kosten van de activiteit/het product worden gemaakt en zo nodig aan te geven waarom de fractie van mening is dat dit past binnen de Verordening.

• We hebben bij meerdere fracties geconstateerd dat de initiële verantwoordingsformulieren onvolledig, niet juist of niet tijdig zijn ingevuld. Met name de tijdigheid was een issue afgelopen jaar. Ook hebben we geconstateerd dat de verantwoordingsformulieren niet altijd waren getekend. Wij bevelen de fracties aan om daar in volgende jaren extra aandacht aan te besteden. We adviseren de raad om meer duidelijkheid te verschaffen over de vraag of bepaalde uitgaven binnen de bestedingscriteria passen. Dit kan bijvoorbeeld in een nadere uitwerking die jaarlijks wordt geagendeerd (en vastgesteld) in het seniorenconvent. Een dergelijke nadere uitwerking zou dan een verduidelijking bevatten op de bestedingscriteria, alsmede eisen die aan onderliggende stukken worden gesteld.

Gemeente Haarlemmermeer, 12 januari 2023, MSJX5ED737R5-922188376-56

Pagina 2 van 3

Tot slot willen we graag een bijdrage leveren om het proces te versnellen en te vereenvoudigen. Daarom stellen we voor dat er na indiening van de conceptverantwoording door een fractie en na de eerste checks van PwC, een spreekuur wordt georganiseerd met de griffier en ondergetekende waarin fracties eventueel kunnen afstemmen of bepaalde bestedingen wel of niet tot een feitelijke bevinding zullen leiden. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van deze brief nader toe te lichten. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Dit document is elektronisch ondertekend door:

Martine Koedijk []

drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner

Gemeente Haarlemmermeer, 12 januari 2023, MSJX5ED737R5-922188376-56

Pagina 3 van 3