b3. Griffie Jaarplan 2023 _ (1).docx

Jaarplan Griffie 2023 De griffie verricht zijn werkzaamheden op basis van de Gemeentewet, de instructie griffier, het reglement van orde van de raad, de commissieverordening, de financiële verordening en de Verordening fractievergoedingen. In de begroting en jaarstukken van de gemeente is de volgende tekst opgenomen, die bovenstaande in een paar zinnen handzaam omschrijft: 1. Het faciliteren van de bestuursorganen van de gemeente Het gemeentebestuur bestaat uit drie bestuursorganen, te weten: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. De gemeenteraad is het hoogste orgaan van de gemeente en heeft volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rollen om in te vullen. Deze rollen komen terug in de besluitvorming van de raad en zijn tevens de basis voor de neutrale ondersteuning en facilitering door zijn eigen apparaat, de griffie. De gemeenteraad streeft op diverse manieren transparantie van zijn besluitvorming na. De raadsvoorstellen en raadsbesluiten zijn op de website terug te vinden. Dezelfde openbaarheid geldt voor de raadspleinvergaderingen. De griffie ondersteunt tevens de burgemeester als voorzitter van de raad.

De griffie is ambtelijk verantwoordelijk voor het verzorgen van de reguliere werkzaamheden van de gemeenteraad Haarlemmermeer. Die werkzaamheden vereisen structurele en permanente afstemming met de ambtelijke organisatie, Van FM tot projectteam Nieuwbouw, van Financien tot Burgerzaken. Gegevensbestanden en bestuurlijke informatie wordt in de Haarlemmeerse ICT systemen verwerkt en waar nodig gepubliceerd. In 2023 is dit in ieder geval: Bestuursorgaan Raad: - 36 ingeplande raadspleinen (zowel plenaire raadsvergaderingen als sessie-avonden) - 1x Voorjaarsrapportage-raad - 1x Begrotingsraad - 21 Presidium-vergaderingen - Vergaderingen van de werkgroepen, commissies en platforms (Auditcommissie (incl. opdrachtgeverschap accountant en voorbereiding Jaarrekening, de WWR, de werkgroep Communicatie, de RKC klankbordgroep, het Seniorenconvent, de Werkgroep AM-MRA, het AM-raadsledenplatform (de werkgroep Omgevingswet), rapporteurs methode Duisenberg, de Jongerengemeenteraad, de werkgroep Bereikbaarheid Bollenstreek, de excursiecommissie, de werkgeverscommissie burgemeester, werkgeverscommissie burgemeester, de Begeleidingsgroep Nieuwbouw. - Permanente en structurele advisering individuele raadsleden, fracties, voorzitter en vicevoorzitter gemeenteraad.

- Permanent en structureel budgetbeheer van 4 raadsbudgetten (Raad, Griffie, RKC en Accountant) - 1x periode uitvoering verordening Fractievergoedingen in samenwerking met accountant - Twee-wekelijks driehoeksoverleg (burgemeester, gemeentesecretaris, griffier) - Reguliere ondersteuning RKC door ambtelijk secretaris RKC Ten behoeve van de ambtelijke organisatie wordt jaarlijks rol genomen in interne gemeentelijke programma’s: - 4x introductie nieuwe ambtenaren in gemeentelijke politiek - 6x Notabene-on-tour; werking politieke proces uitleggen aan stellers van stukken - 2x Module Politiek-bestuurlijke sensitiviteit als deel van persoonlijke ontwikkelingstrajecten - 2x Ervaar de Raad Extern, ten behoeve van inwoners: - Wekelijks webcasting verzorgen - Wekelijks vergaderingen raadsplein communiceren - Social media bijhouden (permanent) - 4x Ervaar de Raad (of meer, naar behoefte) - 2x De Raad Fietst - 1 periode Raadslid in de Klas op alle middelbare scholen HLMR - 1x Haarlemmermeers Scholieren Debat Toernooi

(2e kwartaal) (4e kwartaal)

Daarnaast een aantal andere informele activiteiten: - 1x bezoek organiseren van delegatie HLMR aan VNG-congres (2e kwartaal) - 1x Zomerexcursie Raad (3e kwartaal) - 1x Informeel afsluitend Begrotingsdiner (4e kwartaal) Per kwartaal is hieronder aangegeven wat er naast reguliere raadszaken ook ingepland staat in 2023: 1e kwartaal 2023 - Training IBABS tbv raadsleden verzorgen - Training gemeentefinanciën tbv raadsleden verzorgen - Training Auditcommissie - Vervanging 3 tijdelijke raadsleden door van ziekteverlof terugkerende raadsleden - Start fractieverantwoordingen ism accountant - Opstart en operationaliseren werkgroep begeleiding Nieuwbouw (Voorlopig Ontwerp, VO) - Afronding fractiebezoeken door burgemeester en griffier - Start uitvoering Langetermijnvisie Participatie Democratie; 1e gebiedsbezoek door raad. - Inwerken nieuwe collega raadscommunicatie-adviseur - Planningsgesprekken griffie - Start regionaal overleg wetswijziging Gemeenschappelijke Regelingen, nav VRK verzoek. - Regioraden bijeenkomst inzake VRK - IBABS als ambtelijk moedersysteem documentenstroom (ter vervanging COSA) invoeren 2e kwartaal 2023 - uitvoering initiatiefvoorstel Participatieve Democratie; 2e gebiedsbezoek door raad.

- Uitvoering initiatiefvoorstel Participatieve Democratie: 1e ontvangst van gebiedspartners - Afronding fractieverantwoordingen ism accountant - Afronding besluitvorming raad VO, volgende stap werkgroep begeleiding Nieuwbouw - Uitvoering Regionale bijeenkomst bereikbaarheid Bollenstreek-Haarlemmermeer - Invoering digitaal stemmen gemeenteraad (inclusief koppeling overige ICT systemen) - Uitvoering motie raad inzake Kindervragenuur - Invoering in IBABS-overzicht gevraagde afschriften lijst ingekomen stukken Raad. - Invoering in IBABS digitale handtekening - Besluitvorming over griffie formatie - Uitvoering regionaal overleg wetswijziging Gemeenschappelijke Regelingen 3e kwartaal 2023 - Opening Politieke Jaar - Benoeming leden Jongerengemeenteraad - Uitvoering initiatiefvoorstel Participatieve Democratie; 3e gebiedsbezoek door raad, 2e editie van gebiedsontvangst van gebiedspartners in het raadhuis - Uitvoering regionaal overleg wetswijziging Gemeenschappelijke Regelingen - Voortgangsgesprekken griffie - Nieuwe beschrijving werkprocessen raadscommunicatie 4e kwartaal 2023 - Uitvoering initiatiefvoorstel Participatieve Democratie; 4e gebiedsbezoek door raad.

- 3e editie van gebiedsontvangst van gebiedspartners in het raadhuis - Uitvoering regionaal overleg wetswijziging Gemeenschappelijke Regelingen - Voorbereiding fractieverantwoordingen - Update convenant FM – Griffie - Beoordelingsgesprekken griffie

Werkwijze griffie Haarlemmermeer Sinds de inrichting van de griffie in 2002, is er een aantal werkprocessen te onderscheiden: - Het reguliere proces (Raadspleinen, sessie-avonden en Presidium-vergaderingen). Hieronder valt wekelijks ambtelijke voorbereiding, uitvoering en afronding, naar zowel raad, ambtelijke organisatie als inwoners toe. Proces en uitvoering: assistent-griffiers, secretariaat en griffier Ondersteuning: secretariaat Communicatie: communicatie-adviseur Inhoudelijke advisering raadsadviseur en griffier De griffie voert dit op hoofdlijnen ongewijzigde proces uit, met sinds 2002 dezelfde functieindeling en vrijwel dezelfde functiebezetting. Afwijking hierin is de noodzakelijkerwijs toegenomen inzet op communicatie door webcasting, social media en toegenomen inzet op communicatie-activiteiten gericht op jongeren. -

Het proces van werkgroepen en commissies (aanvankelijk met een zeer beperkt aantal structurele commissies -bijv. Auditcommissie- en incidenteel een aantal tijdelijke werkgroepen en commissies. Anno 2023 is dit gekanteld naar een groot aantal structurele werkgroepen en commissies, en een beperkt aantal tijdelijke werkgroepen en commissies). Proces en uitvoering: raadsadviseur, griffier Ondersteuning: raadsadviseur, griffier en secretariaat Inhoudelijke advisering; raadsadviseur en griffier De griffie voert met steeds meer inzet vanuit meerdere functies dit zowel qua taken als Intensiteit wezenlijk gekantelde en daardoor uitgebreide proces van ondersteuning en advisering van werkgroepen uit. Hierdoor is een vergrootte inzet van assistent-griffiers noodzakelijk, op zowel proces, ondersteuning als inhoudelijke advisering.