B&W_Bijlage bij de Nota: Bestuurlijke reactie op het rapport van bevindingen van de externe accountant bij de jaarrekening 2024

gemeente Haarlemmermeer

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus250 2130 AG Hoofddorp

Bezoekadres: Marktlaan 124 Hoofddorp Telefoon 0900 1852

cluster Contactpersoon Doorkiesnummer

Corporate Control Peter Beumer 023-5674809

Verzenddatum

1 6 ME! 2025

Uw brief Ons kenmerk Bijiage(n)

onderwerp

XS-25042809.1063 Accountantsverslag bij de jaarrekening 2024 concept versie vO.4 d.d. 7 mei 2025 Bestuurlijke reactie op het rapport van bevindingen van de externe accountant bij de jaarrekening 2024

Geachte heer, mevrouw, Voor de behandeling van de Jaarstukken 2024 heeft de raad het accountantsverslag ontvangen, inclusief de goedkeurende controleverklaring met een paragraaf ter benadrukking van aangelegenheden. Als sluitstuk van de jaarrekeningcontrole stelt de externe accountant deze stukken op, zoals dat is vastgelegd in artikel 213, lid 5 van de Gemeentewet. De accountant doet hiermee verslag van de kwaliteit van de interne beheersing van de gemeentelijke organisatie. Deze beheersing dient een getrouwe en rechtmatige verslaggeving te garanderen. Daarbij geeft de accountant adviezen ter verbetering van deze interne beheersing. Ook geeft de accountant inzicht in de aard en de omvang van fouten en onzekerheden van specifieke uitkeringen die hij heeft geconstateerd bij zijn controlewerkzaamheden. Wij geven de raad hierbij onze reflectie op de bevindingen en de adviezen van de accountant over de Jaarrekening 2024. Deze werkwijze is onderdeel van het jaarrekeningproces. Het draagt bij aan de transparantie over de kwaliteit van de beheersing en verslaglegging over de gemeentelijke organisatie en activiteiten, zodat de raad zijn rol als controlerend orgaan optimaal kan uitvoeren.

De controle op de Jaarrekening 2024 heeft geleid tot een goedkeurende controleverklaring van de externe accountant op het aspect getrouwheid en een paragraaf ter benadrukking van aangelegenheden gericht op de rechtmatigheid. Hiermee heeft de raad zekerheid dat de gepresenteerde cijfers in de jaarrekening een getrouwe weergave zijn van de werkelijkheid en in welke mate onze gemeentelijke activiteiten zijn uitgevoerd binnen de geldende regels en door de raad gestelde grens.

Ons kenmerk:

XS-25042809.1063

Pagina 2

Reactie op de belangrijkste bevindingen in het accountantsverslag

De externe accountant heeft zijn bevindingen bij de controle op de Jaarrekening 2024 vastgelegd in het accountantsverslag. Evenals bij de Jaarrekening 2023 legden wij over het aspect rechtmatigheid verantwoording af aan de raad door middel van de wettelijk verplichte rechtmatigheidsverantwoording. Onze organisatie is daarvoor goed toegerust. De financiële verordening is hiervoor aangepast en ook in 2024 zijn de interne controles vanuit de derde lijn (Corporate Control/verbijzonderde interne controle (VIC)) een belangrijke basis gebleken om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen. Wij onderschrijven de positieve boodschap van de accountant dat hij op de getroffen algemene beheersingsmaatregelen en de uitgevoerde VIC goed heeft kunnen steunen en dat de rechtmatigheidsverantwoording voldoet aan de vereisten. De goedkeurende controleverklaring is dan ook de verwachte uitkomst van de jaarrekeningcontrole van de accountant. College geeft oordeel 'onrechtmatig' in rechtmatigheidsverantwoording

In onze rechtmatigheidsverantwoording, oordeelden wij zelf dat de baten en lasten alsmede de balansmutaties op één onderdeel niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door de raad gestelde grens. Dit betreft de bij de raad bekende uitgaven voor de opvang van Oekraïnse ontheemden. Wij merken op dat dit tevens inhoudt dat alle overige onderdelen wel rechtmatig tot stand zijn gekomen. In de rechtmatigheidsverantwoording en de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarrekening lichten wij de achtergronden hiervan aan de raad toe en gaven wij weer welke maatregelen ter voorkoming van herhaling wij treffen. Begrotingsafwijkingen tijdig aan de raad gemeld

In tegenstelling tot de Jaarrekening 2023 zijn alle begrotingsonrechtmatigheden tijdig aan de raad gemeld. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening lichten wij de aard en omvang van de begrotingsafwijkingen toe inclusief de informatievoorziening naar de raad. De dynamiek van de gemeente bemoeilijkt de inschatting van het verwachte resultaat in een jaar. Onze gemeente heeft in het afgelopen jaar veel geïnvesteerd in het voorspellende vermogen van het resultaat, maar meer gericht op de lange termijn en dit is vertaald in de meerjarenbegroting. Met inachtneming van de verwachte korting op het gemeentefonds in 2026 (ravijnjaar) hebben wij in 2024 een gedegen analyse gemaakt van mogelijke maatregelen om de financiële gevolgen van de lagere uitkering van het Rijk op te vangen. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een besluit van de raad (11753909) waarin de financiële impact van de voorgenomen maatregelen is opgenomen en die uiteindelijk verwerkt worden in de Voorjaarsrapportage 2025. Onrechtmatige aanbestedingen/Rechtmatigheid specifieke uitkeringen

In de rechtmatigheidsverantwoording zijn onrechtmatige aanbestedingen voor een totaalbedrag van € 15,7 miljoen opgenomen. Hiervan bestaat het majeure deel, van € 14,7 miljoen, uit de onrechtmatige aanbesteding van de uitgaven voor de opvang van ontheemden uit Oekraïne. De uitgaven voor de hotelopvang, ondersteuning en beveiliging na 1 april 2023 (afloop periode dwingende spoed) kwalificeren als onrechtmatig, aangezien deze dienstverlening om moverende redenen niet is aanbesteed. Wij hebben de raad hierover geïnformeerd in onze brief van 21 november 2023 (10193428). In de paragraaf Bedrijfsvoering in de jaarstukken hebben wij een doorkijk opgenomen naar 2025 en verder. Om een continuïteit in de opvang te blijven garanderen is één contract voor hotelopvang 2025 gecontinueerd. Hierdoor zal met een redelijke mate van zekerheid in 2025 eveneens de tolerantiegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording worden overschreden. Wij hebben de raad hierover geïnformeerd in onze brief van 6 juli 2024 (11167882).

Ons kenmerk:

XS-25042809.1063

Pagina 3

Financiële positie

De kwalificatie van de financiële positie wordt evenals vorig jaar door de accountant in een bepaald perspectief geplaatst. Wij onderschrijven de kwalificatie 'gezond', maar memoreren dat deze is gebaseerd op de situatie per ultimo 2024. De mogelijk verhoogde risico's binnen de grondexploitaties, de onzekerheid over het gemeentefonds en grote geplande investeringen (zoals het gemeentehuis en 'Weg om de Zuid') blijven echter aanleiding geven om een prudent financieel beleid te voeren. De raad heeft in 2023 (7282099) de Notitie schuldpositie 2023 vastgesteld. Met deze notitie is vastgelegd welke indicatoren gebruikt worden om de financiële positie van de gemeente vanuit het perspectief van kredietwaardigheid benaderen. Onze gemeente is thans goed in staat om aan haar verplichtingen uit hoofde van aangetrokken financieringen te voldoen. Een positief jaarrekeningresultaat is nodig om de schuldquote niet te laten stijgen. Grondexploitaties

Onze gemeente heeft sinds jaren een positief voorcalculatorisch resultaat van de grondexploitaties. De stijgende verkoopprijzen van de grond zijn nog voldoende om met name de stijgende bouwkosten te kunnen dekken. Wij hechten grote waarde aan een goede financiële beheersing van onze grondexploitatieprojecten. Vanuit dit perspectief wordt de raad twee keer per jaar geïnformeerd (Meerjaren Perspectief Grondzaken (MPG) en tussentijds MPG) over alle relevante ontwikkelingen. De impact van de netcongestie kwalificeert als een dergelijke ontwikkeling en wordt overeenkomstig het advies van de accountant verwerkt in het tMPG 2025. Implementatie van de nieuwe systemen

Onze gemeente heeft met ingang van 1 januari 2025 drie nieuwe financiële applicaties (ter ondersteuning van de financiële administratie, salarisadministratie en de subsidieadministratie) in gebruik genomen. De implementatie van nieuwe applicaties heeft altijd een impact op de dagelijkse bedrijfsvoering omdat een nieuwe werkwijze is vereist. Wij mogen thans constateren dat deze impact beperkt is met uitzondering van de door de accountant gememoreerde achterstand in de facturenverwerking. Deze achterstand werd onder andere veroorzaakt door het feit dat met ingang van 1 januari 2025 een geautomatiseerde afstemming tussen bestelling en factuur is ingericht. Deze herinrichting van het proces verbetert de efficiency in de afhandeling van facturen en versterkt tevens de interne beheersorganisatie. Door inzet van extra capaciteit is de achterstand voor een groot deel ingelopen en zal naar verwachting deze achterstand aan het einde van het tweede kwartaal zijn ingelopen. Voor de dataconversie heeft onze gemeente een conversieplan opgesteld. Zoals aangegeven in de brief zal de accountant in het derde kwartaal van 2025 aandacht besteden aan de juistheid en volledigheid van de dataconversie alsmede de nieuw ingerichte beheersorganisatie. Actualisatie frauderisicoanalyse 2024/herijking notitie Misbruik en Oneigenlijk gebruik

De actualisatie van de frauderisicoanalyse 2024 staat gepland in juni 2025, tevens zal per die datum de notitie Misbruik en oneigenlijk gebruik (2020.000423) zijn herijkt. Ter voorbereiding van de actualisatie hebben intern besprekingen plaatsgevonden. Het algemene beeld is, dat de aanvullende beheersmaatregelen door de organisatie zijn opgepakt en dat de naleving hiervan wordt getoetst door de VIC. Naast de 'harde' beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude, is ook nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de inzet op soft Controls, bewustwording en blijvende aandacht voor frauderisico's. In de organisatie wordt hier al op verschillende wijze aandacht aan gegeven, wat bijdraagt aan een veilige werkomgeving waarin het bespreken van frauderisico's en melden van signalen gestimuleerd wordt.

Ons kenmerk:

XS-25042809.1063

Pagina 4

Overeenkomsten met zorgaanbieders ontbonden naar aanleiding van meldingen

Wij hebben in 2024 de interne beheersmaatregelen op de toetsing van adequate levering van zorg versterkt. Voorbeelden in dit kader zijn de verdere intensivering van contractmanagement of controles op de juistheid van de urenregistraties van zorgverleners. Daarnaast zijn vanaf 2024 twee toezichthouders in dienst, zij onderzoeken signalen van mogelijke inadequate levering van zorg. De activiteiten hebben ertoe geleid dat in 2024 de overeenkomst met twee zorgverleners is beëindigd. Deze contractontbinding wordt binnen ons totale zorglandschap beschouwd als een incident. Met een regelmatige frequentie komen publicaties in de landelijke pers over mogelijke fraude bij zorgverleners. Deze publicaties blijven aanleiding om nog verder te investeren over het toezicht op zorgverleners. Wij blijven streven naar een zorglandschap waarin zowel de inwoners als de gemeente de rechthebbende zorg krijgen conform gemaakte afspraken en gefactureerde bedragen. Met inachtneming van de genoemde tekortkomingen bestaat onvoldoende zekerheid over de levering van de gefactureerde zorgprestaties. De totale cumulatieve omvang van de geleverde zorg was circa € 521.000. Dit bedrag is als maximale onzekerheid opgenomen in het accountantsverslag. Speerpunt Duurzaamheid

Wij willen uitvoering geven aan de motie 'klimaatrisico's in beeld (RVO 27)' en wij willen met de ondersteuning van een externe partij de klimaatrisico's in beeld krijgen. Hierbij wordt tevens de verbinding gezocht met andere gemeenten om een gedegen inzicht te krijgen in de aard en omvang van de risico's en de mogelijke gevolgen voor het te voeren beleid. De uitkomsten worden naar verwachting in het najaar van 2025 verwacht. De accountant rapporteert over de vorming van mogelijke voorzieningen ingevolge de klimaatrisico's. Wij onderschrijven het standpunt dat de vorming van een voorziening (nog) niet noodzakelijk is. De financiële consequenties zullen worden vertaald in de risicoparagraaf en hebben daarmee een impact op het weerstandvermogen. De raad wordt naar verwachting hierover in de Najaarsrapportage 2025 nader geïnformeerd. Speerpunt Informatiebeveiligingen Privacy

Er worden de komende jaren op het gebied van privacy, security en digitalisering (waaronder Artificial Intelligence (Al)) veel nieuwe wetten vanuit de Europese Unie gemaakt. De ontwikkelingen op het gebied van Al bieden zowel kansen als risico's voor onze organisatie. In samenwerking met de Vereniging Nederlandse Gemeenten zullen wij ons hierop voorbereiden. De gemeente heeft in 2024 fors geïnvesteerd in de ambtelijke organisatie om te kunnen voldoen aan de verscherpte eisen met betrekking tot Informatiebeveiliging en Privacy. Belangrijke focus is het vormgeven van een Information Security Management System (ISMS). Dit is een systeem om informatie binnen een organisatie veilig te houden. Het helpt onze organisatie te beschermen tegen cyberdreigingen, datalekken en menselijke fouten, zodat vertrouwelijke gegevens niet in verkeerde handen vallen. We hebben daar de komende jaren nog een grote opgave in. Om hieraan mede invulling te geven is een apart programma met medewerkers ingericht die tot taak hebben de volwassenheid in de informatiebeveiliging nog verder te vergroten.

Ons kenmerk:

XS-25042809.1063

Pagina 5

Tenslotte

Met deze ontwikkeling is het goed te constateren dat de financiële huishouding en de interne beheersing op orde is. Op die goede basis gaan we in vertrouwen door met het oppakken van de vele hiervoor genoemde ontwikkelingen. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend,