Amendement_incl. logo's_ Controleverordening ex art 213 Gemeentewet_

Amendement/subamendement (RvO 26) Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Haarlemmermeer 2023 ex artikel 213 Gemeentewet Amendement op de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Haarlemmermeer 2023 ex artikel 213 Gemeentewet, Bijlage bij raadsvoorstel Vaststellen Verordeningen ex art 212, 213 en 213a Gemeentewet De Raad van de gemeente Haarlemmermeer in vergadering bijeen op 21 december 2023, Gelezen het advies van de Auditcommissie d.d. 19.12.2023, Gelezen de bestuurlijke reactie van b&w via Raadsinformatie d.d. 21.12.2023, Betreft wijziging op raadsvoorstelnummer 10164435 Inhoud wijzigingen: Te wijzigen: Artikel 2 (Opdrachtverlening accountantscontrole) Artikel 2 luidt: Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar. a. verlenging van de in lid 1 genoemde periode is mogelijk voor een periode van maximaal 2 jaren; b. de raad kan bij gemotiveerd besluit afwijken van de in lid 1 genoemde benoeming van 4 jaar en de hieronder in lid 2 genoemde aanbesteding van de accountantscontrole, een en ander met inachtneming van de geldende Europese aanbestedingsregels. 2.

Burgemeester en Wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen; b. controle van de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening (de zgn. Sisaverantwoording); c. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringtoleranties; d. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; e. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; f. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering zoals de management- en boardletter;

g. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; h. de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. 4. In afwijking van het gestelde in lid 3, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f, g en h genoemde onderdelen vaststelt. 5. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast Artikel 2 te wijzigen in: 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. 2. De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties de accountant daarbij dient te hanteren. Toe te voegen: een nieuw artikel 3, De auditcommissie (en het voorgestelde artikel 3 e.v. om te nummeren) 1.

Een door de raad uit zijn midden ingestelde auditcommissie stuurt de accountant aan en vormt voor de accountant het eerste aanspreekpunt bij eventuele problemen bij de uitvoering van de opdracht. 2. De auditcommissie bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven leden en benoemt vanuit zijn midden een voorzitter. 3. De auditcommissie stelt voor zijn werkzaamheden een Reglement van Orde op en zendt dit ter vaststelling aan de gemeenteraad. 4. De auditcommissie heeft tot taak, ten behoeve van de controle door de gemeenteraad van het door het college gevoerde financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie, de overgelegde verantwoordingsstukken in het kader van de jaarrekening als geheel of op onderdelen van de algemene dienst en de door de gemeenteraad aangewezen bedrijven en/of fondsen, te (laten) onderzoeken. De taak van de auditcommissie omvat tevens de verantwoording van de relatie van de gemeenteraad met gesubsidieerde instellingen en gemeentelijke deelnemingen. 5. De auditcommissie heeft tot taak, ten behoeve van de selectie van de accountant, a. het voeren van overleg met het college over de voorbereidingen van de aanbesteding van de accountantscontrole; b.

het ten behoeve van vaststelling door de gemeenteraad voorbereiden van het programma van eisen, zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 alsmede in geval van een Europese aanbestedingsprocedure een voorstel voor de selectiecriteria en de weging daarvan; c. het vormen van de selectiecommissie in de selectieprocedure. Toe te voegen: bij huidig artikel 3 (Overige controles en opdrachten) een nieuw lid 2 artikel 3 luidt: Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1. Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Haarlemmermeer 2023 voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. 3. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht.

Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Een nieuw Lid 2 van artikel 3 toe te voegen en volgende leden om te nummeren: Artikel 3. Overige controles en opdrachten

1. Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Haarlemmermeer 2023 voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. De Auditcommissie kan in situaties waarin hij van oordeel is dat er sprake is van strijdigheid van een opdracht van het college met de onafhankelijkheid van de accountant in overleg met de accountant besluiten dat de opdracht niet wordt uitgevoerd. 3. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. 4. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Te wijzigen: Artikel 4 (Inrichting accountantscontrole), lid 2 Artikel 4 lid 2 luidt: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente met inachtneming van het reglement van orde voor de auditcommissie 2005. Artikel 4 lid 2 te wijzigen in: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie, de griffier, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller. Overleg met de rekenkamercommissie vindt plaats indien daar volgens beide partijen reden toe is. Te wijzigen: Artikel 5 (Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders), lid 7 Artikel 5 lid 7 luidt: De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 5 lid 7 te wijzigen in: De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke systeemgerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Toelichting Dit amendement volgt op het d.d. 19 december 2023 van de Auditcommissie ontvangen advies en de daarin beschreven nadere overwegingen. De bestuurlijke reactie van b&w d.d. 21 december is in het amendement verwerkt. Ondertekening: Jordy Schaap, Forza!