Advies Raadswerkgroep Begeleiding Nieuwbouw RV ‘Technisch ontwerp nieuw gemeentehuis en kredietaanvraag uitvoering project nieuw gemeentehuis’ (10458476)

Aan de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 023-5676543

Contactpersoon Doorkiesnummer Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

M. Damen 06 28513616 Geen Geen Advies van de raadswerkgroep Begeleiding Nieuwbouw inzake het raadsvoorstel ‘Technisch ontwerp nieuw gemeentehuis en kredietaanvraag uitvoering project nieuw gemeentehuis’ (10458476)

Verzenddatum 12 maart 2024

Geachte raadsleden, Met deze brief informeert de raadswerkgroep begeleiding nieuwbouw u omtrent het raadsvoorstel ‘Technisch ontwerp nieuw gemeentehuis en kredietaanvraag uitvoering project nieuw gemeentehuis’ (10458476)l, hierna: TO. Inmiddels heeft de gemeenteraad het raadsvoorstel mogen ontvangen en wat betreft het proces dat is doorlopen benadrukt de werkgroep het op prijs te hebben gesteld deze keer te zijn meegenomen in het conceptraadsvoorstel. In aanloop naar het raadsvoorstel is over een aantal punten gesproken en daarnaast heeft de werkgroep ook naar aanleiding van het raadsvoorstel zelf nog een aantal vragen gesteld die mogelijk van belang zijn bij de verdere besluitvorming. Bouw Op donderdag 8 februari heeft de werkgroep een presentatie gekregen inzake het TO en de manier waarop dit tot stand is gekomen. De presentatie werd verzorgt door een externe bouwadviseur die het ontwerpteam begeleid. Door slimme bouw zonder steigers en veel prefab belooft de bouw efficiënt te kunnen verlopen. Ook heeft de werkgroep begrepen dat de planning en kosten binnen de gestelde kaders en tijd kunnen blijven, mits er geen verrassingen ontstaan. Dit is uiteraard niet te garanderen, maar de presentatie heeft een positieve indruk gegeven.

Volgvel

2

Meerwerk Het is de werkgroep opgevallen dat er in de kostenraming wordt gesproken van meerwerk voor onder andere de architect en de binnenhuisarchitect. De werkgroep heeft de vraag gesteld of dit enkel voortkwam uit de onjuiste berekening van het aantal raadsleden bij een groei naar een 200.000+ gemeente, gezien het in dat geval niet wenselijk is om deze extra kosten door te berekenen. Hierop is aangegeven dat niet alleen het aantal raadsleden is gewijzigd, maar ook bijvoorbeeld het niet doorgaan van het dakterras en de dakzaal. Er is toegezegd om de twee posten met betrekking tot het meerwerk van de architect en de binnenhuisarchitect schriftelijk nader te duiden. Toegangspoortjes In het overleg is toegelicht dat de voornaamste beveiligingsmaatregelen cameratoezicht en afgesloten zones betreffen. In een afgesloten zone is alleen met een pasje toegang mogelijk, het risico op ongewenste meelopers is hierdoor groot. Om dit risico te beperken wordt ingezet op de gecontroleerde éénpersoonstoegangspoortjes. Onderdeel van het raadsvoorstel betreft dan ook een verzoek om aanvullende maatregelen te treffen in de vorm van drie gecontroleerde éénpersoonstoegangspoortjes, dit betreft een toevoeging aan het ruimtelijk functioneel en technisch Programma van Eisen. Op basis van de gesprekken over dit onderwerp is de noodzaak van de poortjes voor de werkgroep duidelijk.

Vluchtroutes Met betrekking tot de vluchtroutes is het voor de werkgroep duidelijk dat er vanuit de Raadzaal voldoende goede mogelijkheden zijn, gezien er drie verschillende manieren zijn om te vluchten. Vanuit de Heijezaal kan men via de Burgerzaal vluchten naar het kantoorgedeelte of via de hoofdtrap. Indien men niet via de Burgerzaal kan vluchten, dan is het enkel mogelijk naar de naastgelegen zaal te vluchten. Vanuit die zaal is er vervolgens op tekening geen andere uitweg dan een deur naar de Burgerzaal. De werkgroep heeft de vraag gesteld of er andere mogelijkheden zijn om vanuit de naastgelegen zaal te vluchten, maar dat is niet het geval. Beveiliging In het raadsvoorstel wordt gesproken over exploitatiekosten op het gebied van beveiliging. Dit betreffen alle kosten op het gebied van beveiliging, waaronder de personeelskosten. Tevens is getafeld of de algehele beveiliging in alle ruimtes voldoet aan de gestelde eisen, ook wanneer sprake is van een openbare raadsvergadering. In het overleg is aangegeven dat er nogmaals een goede controle plaats zal vinden op een en ander, waaronder de exploitatiekosten op dit punt. Risico’s De werkgroep heeft zorgen omtrent de risico’s en houdt graag zicht op het maximale beloop van de kosten behorend bij de benoemde risico’s. De risico’s zelf zijn in beeld, net als de kans dat ze optreden.

Een aantal keer per jaar per risico wordt gekeken naar de kans van optreden en hier komt een gewogen bedrag uit, maar er is geen maximum beloop in beeld. In het raadsvoorstel zijn de risico’s wel opgenomen met een gewogen gemiddelde.

Volgvel

3

Conclusie Het TO volgt logischerwijs uit het Definitief Ontwerp (DO), welke reeds is vastgesteld. De werkgroep heeft geadviseerd om voor de behandeling van het TO een informatieve bijeenkomst te organiseren, gezien het een zeer technisch onderwerp betreft. Hoogachtend, De Werkgroep Begeleiding Nieuwbouw, Erik Vermeulen – voorzitter Henriët van den Berg Nikkie Elfers Jennifer Hup Hans Spijker