Advies Raadswerkgroep Begeleiding Nieuwbouw.pdf

Aan de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 023-5676543

Contactpersoon Doorkiesnummer Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

M. Damen 06 28513616 Geen Raadsbesluit ‘Instellen raadswerkgroep begeleiding nieuwbouw’ (7151397) Advies van de raadswerkgroep Begeleiding Nieuwbouw inzake het raadsvoorstel ‘Vaststellen voorlopig ontwerp nieuwe gemeentehuis (2022.0002621)’

Verzenddatum 16 februari 2023

Geachte raadsleden, In de raadsvergadering van 22 december 2022 is de raadswerkgroep Begeleiding Nieuwbouw ingesteld om de gemeenteraad te positioneren en zijn betrokkenheid te faciliteren bij de nieuwbouw van het gemeentehuis. Kort daarop heeft de gemeenteraad het raadsvoorstel ‘Vaststellen voorlopig ontwerp nieuwe gemeentehuis (2022.0002621)’ (hierna: VO) ontvangen. Proces Direct na het kerstreces is de werkgroep door de portefeuillehouder, de projectmanager en de projectsecretaris uitgenodigd om kennis te maken. Tijdens dit overleg is ook gesproken over de rol van de raadswerkgroep en zijn afspraken gemaakt over volgende bijeenkomsten. Vervolgens is de werkgroep onderling bij elkaar gekomen om naar het VO te kijken en bepalen welke vragen dit oproept. Hier is in een volgende bijeenkomst met het projectteam verder op ingegaan. Daarna heeft een overleg plaatsgevonden waarbij ook de architect van Cepezed, bij aanwezig was. Zij heeft de werkgroep meegenomen in de plannen aan de hand van de tekeningen. Met deze brief informeert de werkgroep u over de punten die zijn besproken en voor u als raadslid van belang zijn bij de verdere besluitvorming. De genoemde overleggen hebben de werkgroep in de gelegenheid gesteld met dit advies te komen.

Punten van gevoerd overleg In de wekelijkse bijeenkomsten zijn een aantal belangrijke punten aan de orde geweest en het is voor de werkgroep duidelijk geworden dat er ruimte is voor de opmerkingen, wensen en bedenkingen van de raad. Zo worden met het VO, naast de expliciet benoemde afwijkingen van het Programma van Eisen (hierna: PvE), enkel de grote bouwelementen en buitenmuren vastgesteld. Dit betekent dat bijvoorbeeld de plaatsing van de raadzaal vast komt te staan, maar er wel nog ruimte is

Raadsgriffie Volgvel

2

om de fractiekamers te verplaatsen. Gezien de raad bij het raadsvoorstel niet van elke verdieping een plattegrond heeft ontvangen was dit een belangrijk onderwerp van gesprek voor de werkgroep. Het projectteam heeft benadrukt dat de vaststelling van het VO niet tevens de vaststelling van de al dan niet geleverde plattegronden betekent. Veiligheid Daarnaast is veel gesproken over de veiligheid in het nieuwe pand, zowel fysiek, als auditief, als visueel. Dit betekent uiteraard dat het mogelijk moet zijn om een besloten sessie te houden in de raadzaal of Heijezaal, zonder dat er personen mee kunnen luisteren of lezen. Maar dit betekent vooral ook dat een ieder zich veilig kan voelen. Dat er in het geval van een calamiteit of geweldsdreiging een veilige vluchtroute moet zijn, zowel vanuit de raadzaal als de Heijezaal. In de huidige tekeningen is dit nog niet het geval, zo komt de vluchtroute vanuit de raadzaal uit in de publieke hal. Vanuit het projectteam is aangegeven dat er in de fase van het definitief ontwerp (DO) nog wordt gekeken naar zaken als vluchtroutes en logische looplijnen. In het vorige raadhuis waren de fractiekamers gesitueerd in een gang waar alleen personen met een pasje toegang toe hadden. In de huidige tijdelijke locatie is dit niet het geval.

Een recente veiligheidsschouw van de tijdelijke locatie heeft als belangrijke conclusie dat de fractiekamers niet vrij toegankelijk mogen zijn gezien de veiligheidsrisico’s. Het is dan ook van belang dat er in het nieuwe pand weer sprake is van een afgeschermde zone waarbinnen zich de fractiekamers bevinden. Een zone die niet vrij toegankelijk is en waar een vluchtroute mogelijk is. De architect heeft aangegeven dat dit mogelijk een afwijking is van het PvE, maar wel realiseerbaar is. Raadzaal In het nieuwe ontwerp is rekening gehouden met drie extra raadsleden. Indien de gemeente echter groeit naar 200.000 inwoners, bestaat de raad uit 45 raadsleden. Dit betekent dat er ruimte dient te zijn voor zes extra raadsleden, zonder dat zij met de rug naar de voorzitter zitten. Ook het aantal wethouders moet toe kunnen nemen. De werkgroep maakt zich dan ook zorgen of de raadzaal qua formaat ruim genoeg is om deze groei aan te kunnen. Daarnaast is gesproken over een aantal andere punten die in de fase van het DO verder uitgewerkt zullen worden. Zo is geen rekening gehouden met de notulist, bodes en mist het spreekgestoelte voor het college. Ook is een regiehok ingetekend achterin de raadzaal, dit betekent dat medewerkers van de techniek in het geval er iets misgaat de hele zaal door moeten. De wens is om de techniekmedewerkers plaats te laten nemen in de zaal, bij de ingang.

Fractiekamers In het huidige ontwerp wordt gesproken over het vergadercentrum, dit zijn echter de fractiekamers. De werkgroep is van mening dat deze terminologie verwarring veroorzaakt. Zoals in het PvE staat: “de fractiekamers zijn vergaderruimtes die overdag kunnen worden gereserveerd door de gehele organisatie”1. Het beheer van deze ruimtes dient bij de fracties te liggen. Daarnaast is niet duidelijk hoe de gevraagde flexibiliteit in het aantal fractiekamers na elke verkiezingen gewaarborgd kan worden, ook met inachtneming van eventuele geluidsoverdracht tussen de fractiekamers. Conform het PvE zou de fractiegang zich in de nabijheid van de griffie moeten bevinden. De wens is dan ook om de fractiekamers niet op de eerste etage, maar op de tweede etage te plaatsen. Op die manier bevinden de fracties zich op dezelfde etage als de raadzaal, de griffie en het college. Deze 1

Bijlage 1 bij het Raadsbesluit Gemeentehuis: ruimtelijk functioneel en technisch programma van eisen (2020.00029), p. 27

Raadsgriffie Volgvel

3

optie is ook met de architect besproken. Het is mogelijk om op de tweede etage een fractiegang te situeren binnen een afgeschermde zone. Griffie De griffie bevindt zich op de tweede etage, nabij de raadzaal. Er wordt in de volgende fase gekeken naar het intekenen van een afgesloten kantoor voor griffiemedewerkers, conform het PvE. Dakzaal en daktuin De werkgroep heeft zorgen geuit met betrekking tot de vraag wat en of je iets kunt zien in de raadzaal vanaf de daktuin. De daktuin en de dakzaal zijn beiden niet toegankelijk voor publiek en de werkgroep heeft begrepen dat deze als doel vooral vergroening en het aangezicht van het gemeentehuis hebben. Onderling heeft de werkgroep veel gesproken over het collegevoorstel om in afwijking van het PvE deze daktuin met multifunctionele dakzaal toe te voegen. Het toevoegen van een daktuin en multifunctionele dakzaal betekent een flinke extra investering. Gezien het huidige financiële klimaat en de zorgen vanuit de raad over dit klimaat, alsmede de symboliek van een vergaderzaal bovenop de raadzaal, acht de werkgroep de kans groot dat de raad zeer kritisch op dit punt van het collegevoorstel zal zijn. Daarnaast kan deze ruimte op het dak bijvoorbeeld ook gebruikt worden voor de plaatsing van zonnepanelen, om aan de ENG-eisen te voldoen.

Terras bij koffiebar Wat betreft het terras bij de conform PvE ingetekende koffiebar ziet de werkgroep in dat het van belang is eerst door te laten rekenen wat de effecten en eventuele opbrengsten zijn. De werkgroep hoort binnen de raad het geluid dat de meeste voordelen worden verwacht van exploitatie door een commerciële partij en is dan ook blij dat de consequenties van deze mogelijkheid ook mee worden genomen in de fase naar het DO. Vervolg De ambtelijke projectorganisatie en de architect hebben de punten van overleg uit de projectgroep goed opgepakt en deze proberen vorm te geven. De werkgroep heeft aangegeven dat het zeer van belang is om ook de gehele raad te informeren over het VO. Er wordt dan ook een informatieve bijeenkomst georganiseerd. De werkgroep is van mening dat de raad na deze bijeenkomst en met deze brief in de gelegenheid is om tot behandeling over te gaan. Eventueel resterende aandachtspunten zal de werkgroep als discussiestuk in de vorm van een motie bij de raad onder de aandacht brengen. De besluitvorming ter zake is uiteraard aan de gehele raad. Pas na de vaststelling van het VO door de raad, zal de werkgroep zich buigen over het DO. In deze fase zal onder andere gekeken worden naar de beveiliging, definitieve inrichting en functionele eisen voor de raadzaal, Heijezaal en fractiekamers.

Raadsgriffie Volgvel

4

Conclusie De werkgroep informeert de portefeuillehouder over de inhoud van deze brief ter voorbereiding op de sessie. Deze brief vormt duidelijke gesprekspunten voor de raad bij de behandeling van het raadsvoorstel.

Hoogachtend, Namens de raadswerkgroep Begeleiding Nieuwbouw,

Erik Vermeulen Voorzitter