Advies Raadswerkgroep Begeleiding Nieuwbouw oktober 2023

Aan de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 023-5676543

Contactpersoon Doorkiesnummer Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

M. Damen 06 28513616 Geen Raadsbesluit ‘Instellen raadswerkgroep begeleiding nieuwbouw’ (7151397) Advies van de raadswerkgroep Begeleiding Nieuwbouw inzake het raadsvoorstel ‘Definitief ontwerp nieuw gemeentehuis (8325757)’

Verzenddatum 26 oktober 2023

Geachte raadsleden, Met deze brief informeert de raadswerkgroep begeleiding nieuwbouw raadhuis de raad conform de informatie die gegeven is tijdens de informatieve bijeenkomst van donderdag 19 oktober. Na de presentatie van een voorlopig ontwerp werd op 22 december 2022 de raadswerkgroep begeleiding nieuwbouw in het leven geroepen teneinde de gemeenteraad te positioneren en haar betrokkenheid te faciliteren bij de nieuwbouw van het gemeentehuis aan het raadhuisplein in het algemeen en met enkele aandachtspunten in het bijzonder. Door deze benoeming hebben de leden van de raadswerkgroep een formele positie namens de gemeenteraad die als hoogste orgaan van de gemeente verantwoordelijk is voor de besluitvorming. Voor ons ligt nu een definitief ontwerp van het gebouw. Dit ontwerp is slechts ten dele tot stand gekomen door de inbreng die wij als werkgroep namens u, de gemeenteraad van Haarlemmermeer, hebben mogen doen. Hoewel wij als werkgroep al tijdens de eerste vergadering duidelijk hebben aangegeven hoe wij onze rol zagen, zijn we toch op cruciale punten buiten de besluitvorming gehouden. Dit heeft ertoe geleid dat het definitieve ontwerp en het bijbehorende raadsvoorstel voor ons bijna net zo’n grote verrassing was als voor u.

En dan gaat het niet om het feit dat het proces volgens de richtlijnen is gelopen; het DO is door het college geleid en daarna naar de pers gestuurd zoals gebruikelijk, waarna het de volgende dag in de kranten stond. Wij hebben inmiddels ons ongenoegen over de gang van zaken uitgebreid in het bijzijn van de portefeuillehouder geventileerd. Eerst waar wij ons in herkennen: Raadzaal • In het voorlopig ontwerp bleek onvoldoende rekening te zijn gehouden met de groei naar een gemeente met 200.000+ inwoners. Het realiseren van zes extra werkplekken voor

Volgvel

2

evenzoveel raadsleden en het mogelijkerwijs uitbreiden van het aantal wethouders bleek binnen de contouren van de raadszaal tot te grote uitdagingen te leiden. Hetzelfde gold voor werkplekken voor de wethouders, de notulist, de techniek, de bodes en zowel het spreekgestoelte naast de voorzitter en de griffier als het spreekgestoelte voor het college. U treft daarom in dit ontwerp een grotere raadszaal aan. Omdat bij de vaststelling van het VO de daktuin en de vergaderzaal op het dak waren vervallen, bleek dit zonder extra kosten mogelijk. Fractiekamers • In het VO heette de fractiekamers vergadercentra en deze waren op een voor de raad onlogische plek in het gebouw gesitueerd. Deze zijn verplaatst naar de tweede verdieping waarbij bijzondere aandacht is besteed aan de veiligheid van de raadsleden en de privacy. Met oog op de verwachte groei van de gemeente en de daarmee samenhangende uitbreiding van het aantal raadsleden en wellicht ook fracties hebben we altijd gesproken over makkelijk te verplaatsen wanden. Deze wanden zijn zonder terugkoppeling niet terug te vinden in het definitieve ontwerp. Als een verkiezingsuitslag er straks voor zorgt dat de huidige indeling niet langer voldoet, moet er ingrijpend worden verbouwd. Een punt van aandacht.

Veiligheid • Door de inbreng van de werkgroep is er aandacht gekomen voor de vluchtroutes vanuit de Raadzaal (van origine kwam deze uit in de centrale hal, wat onwenselijk is in een noodsituatie) en de Heijezaal (van origine via een demontabele systeemwand naar de zaal ernaast). Helaas is het de werkgroep niet duidelijk hoe deze veiligheid terug is gekomen in dit definitieve ontwerp. Groene rand • In het geamendeerde raadsvoorstel tot vaststelling van het voorlopig ontwerp heeft de raad bij meerderheid via een amendement bepaald, dat de bovenste rand van de voorkant een groene uitstraling moest hebben. In het definitieve ontwerp dat nu aan u wordt gepresenteerd is deze opdracht van de raad niet terug gekomen en in het raadsvoorstel dat nu voorligt om tot een definitief ontwerp te komen is het laten vervallen van deze groene rand niet als beslispunt opgenomen. Indien de werkgroep wel betrokken geweest zou zijn hadden we op de omissie kunnen wijzen. Verder is ook het vervangen van deze groene rand door borden met tekst voor ons een verrassing. Borden en regels tekst uit een gedicht zijn nooit onderwerp van gesprek geweest. Koffiecorner • Hetzelfde geldt voor de koffiecorner en het terras.

Hoewel de Wet Markt en Overheid aanknopingspunten biedt en bij de bouw rekening gehouden kan worden met afwijkende openingstijden en het marktconform verhuren, is er voor gekozen vast te houden aan het oorspronkelijke idee. We hadden als werkgroep hier graag namens u het gesprek over gevoerd zodat we u van een gedegen advies hadden kunnen voorzien. Zeker omdat sinds de laatste beslissingen aangaande het komen tot een definitief ontwerp in juni de vergaderingen meerdere keren zijn gecanceld met de boodschap dat er geen voortgang was en dat er niets te bespreken was. Een gemiste kans.

Volgvel

3

Kostenoverschrijding • Ook de kostenoverschrijding met dit keer nog eens 5 miljoen zagen wij niet aankomen. Hoogachtend, De Werkgroep Begeleiding Nieuwbouw, Erik Vermeulen – voorzitter Henriët van den Berg Nikkie Elfers Jennifer Hup Hans Spijker