Advies Auditcommissie bij vaststelling Jaarstukken 2024

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 0900 1852

Cluster Contactpersoon Telefoon Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

Auditcommissie jaap baars 06-23234267 XS-25052610.1129 Accountantsverslag bij JR2024 Advies Auditcommissie bij vaststellen Jaarstukken 2024 en toelichting advies AC in twee bijlagen.

Verzenddatum 30 mei 2025

Geachte raadsleden, Op 12 juni aanstaande bespreekt de gemeenteraad de Jaarstukken 2024 en u ontvangt daar aan voorafgaand de controleverklaring, het definitieve accountantsverslag en de bestuurlijke reactie van het college van B&W. Deze stukken worden, samen met dit advies van de Auditcommissie successievelijk in iBabs aan de vergadering van 12 juni a.s. toegevoegd. In deze brief brengt de Auditcommissie advies uit aan de raad. In bijlage 1 gaan we in op enkele van de adviezen uit het accountantsverslag (A) en de bestuurlijke reactie (B). Tot slot kijken we in bijlage 2 wat uitgebreider terug op deze bestuursperiode waarbij de behandeling van de jaarstukken nu voor de laatste keer in deze samenstelling van raad, college en ac aan de orde is. Positief advies aan de raad De raad stelde op 18 juli 2024 de controleopdracht over 2024 vast. Vanuit zowel PwC als de organisatie is de constructieve samenwerking in deze opdracht benadrukt. De accountant geeft een goedkeurende controleverklaring af over de getrouwheid van de informatie in de jaarrekening 2024. Sinds vorig jaar geeft het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording af. De accountant bevestigt de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Het accountantsverslag 2024 bevestigt een stabiele financiële positie maar laat ook structurele aandachtspunten zien die al meerdere jaren spelen: rechtmatigheid, stijgende zorglasten, het voorspellend vermogen, informatiewaarde en de interne beheersing. De Auditcommissie geeft een positief advies bij het vaststellen van de jaarstukken 2024. Namens de Auditcommissie van de gemeente Haarlemmermeer,

Voorzitter Erik Vermeueln

Ambtelijk secretaris Jaap Baars

Ons kenmerk:

XS-25052610.1129

Pagina 2

Bijlage 1 bij het advies van de Auditcommissie, Jaarstukken 2024 A. Accountantsverslag Uit het accountantsverslag en de raadsbrief bij de interim-controle komt in algemene zin naar voren dat de kwaliteit van de interne beheersing van voldoende niveau is om tot een betrouwbare jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen. Tijdens de bespreking van de jaarrekeningcontrole 2024 heeft de auditcommissie op 15 mei jl. twee meldingen bij de accountant aangedragen. De accountant heeft vastgesteld dat deze casussen geen impact hebben op de jaarrekening 2024 (pagina 3.1 onder conclusies). PWC geeft in het accountantsverslag aandachtspunten en adviezen mee die wij hieronder deels uitlichten, in aanvulling op de bestuurlijke reactie van het college. Over het geheel genomen blijft de schaarste aan capaciteit om prioritering van taken vragen ten gunste van het versterken van de uitvoeringskracht om de gestelde maatschappelijke doelen te bereiken. De financiële ontwikkelingen, een structureel evenwicht op de middellange termijn en de beschikbaarheid van menskracht zijn overkoepelende aandachtspunten. Realistisch begroten, meetbare doelen, tijdig bijsturen De raad is of wordt eerdaags door het college geïnformeerd over de planmatige activiteiten die het college en de directie hebben ingezet om de Informatiewaarde in de Programmabegroting 2026 e.v.

conform de raadswensen uit het traject Versterken Informatiewaarde verder zichtbaar te maken. De Auditcommissie verwacht dat de inspanningen van de programmamanager, in samenwerking met de directie en wethouder zichtbaar resultaat zullen opleveren. Die ontwikkeling vormt een lang verwachte en belangrijke stap richting versterking van de informatiewaarde. Ook wordt gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteit van prognoses en het toenemen van het voorspellend vermogen. Met de verder verbetering van de kwaliteit van schattingen worden minder hevige schommelingen in het verloop van de begroting verwacht en zal er minder geld aan stelposten toegekend hoeven te worden. In het advies van de AC bij de JR2023, het AC advies bij de eerste wijziging van de financiele verordening en het Advies bij de vaststelling van de Notitie Planning & Control 20241 is de AC eerder op deze onderwerpen ingegaan. Voor alle betrokkenen zijn meetbare doelen en de mogelijkheid om tijdig bij te kunnen sturen voor het bereiken van de gestelde doelstellingen belangrijk. Die ambities zijn logisch maar niet vanzelfsprekend te realiseren. In den lande leidt het tot nieuwe wijzen van informeren en het geven van inzicht met behulp van de digitale middelen van nu, zoals bijvoorbeeld het Indicatorendashboard Programmabegroting 2025 van Breda.

Menskracht Daar waar het teruggaat op de ambitie om realistisch te begroten gaat het inmiddels niet alleen meer om het accuraat opstellen van Programmabegrotingen tegen de achtergrond van beschikbare financiële middelen. Hier rijst tevens de gedachte aan Programma’s waarbij de nodige menskracht om de gestelde doelen te realiseren zijn inbegrepen. Rekenkamer Haarlemmermeer: Uitvoeringskracht In aansluiting op het capaciteitsvraagstuk is het recent gepubliceerde onderzoek van de Rekenkamer Haarlemmermeer inzake ‘Uitvoeringskracht’2 en de bestuurlijke reactie hierop 1 Advies bij besluit iz Notitie Planning & Controlcyclus 2024, raadsinformatie van 17 april 2025 / Lijst ingekomen

stukken, week 17 nr 11, Raadsplein van 22 mei 2025 2

Raadsinformatie, 26 mei 2025, Rekenkameronderzoek Uitvoeringskracht.

Ons kenmerk:

XS-25052610.1129

Pagina 3

relevant. Wij verwijzen om die reden dan ook naar het Rekenkamerrapport. De agendering van de raadsbehandeling van het rapport volgt na datum van verzending van dit advies.

Specifiek aandachtspunt (1) uit de raad (Startnotitite controlecyclus accountant, raadsplein van 18 juli 2024): Informatiebeveiliging De gemeentelijke organisatie heeft over de afgelopen decennia bij voortduring geïnvesteerd in informatiebeveiliging. Het onderwerp blijft aandacht vragen, gelet op de audit-score die in de PWC-raadsbrief3 aan de raad is gerapporteerd en de karakterisering van de aandacht voor dit onderwerp. Het Rekenkameronderzoek ‘bewustwording als sleutel’ (2016) gaf destijds een extra impuls aan het beleid, dat leidde tot een plan van aanpak en investeringen. In de jaren 2018 – 2022 is een nieuw beleidskader met daaraan gekoppeld actieplan uitgewerkt om de continuïteit en veiligheid verder te borgen. De Rekenkamer publiceerde in juli 2020 het vervolgonderzoek Informatiebeveiliging waarop het college haar bestuurlijke reactie verzorgde. De raad ontving sinds 2016 meerdere voortgangsrapportages en voor het laatst was dat op 9 mei 20234. In de collegereactie is benadrukt dat de gemeente in 2024 opnieuw fors heeft geïnvesteerd in de ambtelijke organisatie, om te kunnen voldoen aan de verscherpte eisen met betrekking tot Informatiebeveiliging en Privacy. Belangrijke focus is nu het vormgeven van een Information Security Management System (ISMS).

Specifiek aandachtspunt (2) uit de raad (Startnotitite controlecyclus accountant, raadsplein van 18 juli 2024): Klimaatrisico. De accountant rapporteert in zijn verslag over Klimaatrisico, als specifiek aandachtspunt dat vanuit de raad voor deze controle is meegegeven. In de bestuurlijke reactie van het college wordt hier op ingegaan en wordt voor de context ook naar de motie Klimaatrisico’s verwezen. In november 2024 informeerde het college de raad over de uitwerking van de motie d.m.v. de nota Onderzoek klimaatrisico’s en een plan van aanpak. De uitkomsten worden naar verwachting in het najaar van 2025 verwacht. Het onderwerp kan als zodanig aan de bestuurlijke planning 2025 voor het college en de raad worden toegevoegd.

B. Bestuurlijke reactie inzake Solvabiliteit en financiering In het accountantsverslag is de huidige gezonde en zelfs sterke financiële uitgangspositie van de gemeente, met een solvabiliteit van 38,2%, benadrukt. Het college onderschrijft in haar bestuurlijke reactie de mogelijke verhoging van risico’s en onzekerheden die de accountant noemt en daarmee blijft het parool van een prudent financieel beleid terecht gehandhaafd. Ten aanzien van de afsluitende zin onder het kopje ‘financiële positie’ op pagina 3 van de bestuurlijke reactie merkt de AC op dat het gestelde van ‘Een positief jaarrekeningresultaat is nodig om de schuldquote niet te laten stijgen’ echter geen wenselijke beleidslijn is. Er kan immers niet op een structureel positief jaarrekeningresultaat worden gemikt. In de eerste en belangrijkste plaats omdat de Programmabegroting idealiter volledig wordt gerealiseerd ten behoeve van de beoogde activiteiten en maatschappelijke doelen. En, daarnaast en praktisch gezien, worden vanaf 2026 negatieve jaarrekeningresultaten voorzien. Prudent financieel beleid ten aanzien van de schuldquote zou derhalve beter kunnen inhouden dat er jaarlijks een toevoeging aan de algemene reserve wordt begroot indien de doelstelling van een stabiele 3

Raadsinformatie, 23 januari 2025, Auditcommissie - PWC raadsbrief Haarlemmermeer 2024 en collegereactie op de bevindingen 4 Lijst ingekomen stukken van week 19 (15 mei), raadsplein van 8 juni 2023.

Ons kenmerk:

XS-25052610.1129

Pagina 4

schuldqoute op dit niveau gewenst wordt. Het is aan de raad om in gesprek met het college te bepalen of het huidige niveau van de schuldquote in relatie tot de solvabiliteitsratio van 38,2% gehandhaafd moet worden.

Bijlage 2

Heden, verleden en toekomst

Interne beheersing, duurzaam in control Naar verwachting ontvangen Auditcommissie en raad op afzienbare termijn het collegevoorstel tot actualiseren van de Visie op Control en het Controlstatuut. De (door-)ontwikkeling van de interne beheersing is een speerpunt van de AC dat o.a. in het advies bij de JR2022 is benadrukt. Aan de hand van de geactualiseerde Visie op control en het Controlstatuut kunnen de verantwoordelijkheden, organisatie, structuur en werkwijze van de gemeentelijke control verder uitgediept en besproken worden. Ook ten aanzien van ieders rol en functie daarbij. Het is aan het college om te sturen op de ambtelijke organisatie en voor de raad is van belang om zeker te kunnen stellen dat het college dat voldoende en verantwoord doet i. Met de door de raad vastgestelde Verordening op de Auditcommissie inclusief de context uit de bijlagen is dat mede bij onze commissie ondergebracht. Voor de huidige stand van zaken en de aanbevelingen en adviezen die de accountant in het kader van basisvoorwaarden voor de getrouwheid van informatie in de jaarstukken benoemt zijn in de raadsbrief over de interim-controle 20245 de achtergronden en stand van zaken meer inhoudelijk weergegeven. Speerpunten uit achterliggende bestuursperiode en doorzicht naar de toekomst.

De Auditcommissie heeft in deze bestuursperiode (2022-2026) met grote regelmaat overleg gevoerd met de wethouder, organisatie en accountant over een drietal speerpunten, die ook richting de toekomst en de komende bestuursperiode actueel blijven: 1. 2. 3.

IT/ICT beheersing, nieuwe systemen en Visie op control; De implementatie van het Continuous Monitoring Platform – CMP; Doorontwikkeling van het Drielijnenmodel voor control (voorheen Three Lines of Defence) -versterken van de 1e en 2e lijnscontrol (het 'push left'-principe.)

Ad 1 IT/ICT beheersing, nieuwe systemen en Visie op control In 2024 zijn de voorbereidingen op implementatie van nieuwe systemen getroffen voor de financiële administratie, salarisadministratie en de subsidie administratie (het zgn. FHIT). De implementatie en ingebruikname is succesvol verlopen en daar zijn dan ook de complimenten voor gegeven. Het gaat nu om het vervolg. De accountant heeft nog geen kennis kunnen nemen van de nieuwe inrichting. Ten aanzien van de Jaarrekeningcontrole 2025 is van belang dat de accountants werkzaamheden op de

migratie van de data van de drie administraties en de inrichting van de algemene ITmaatregelen tijdig uitgevoerd kunnen worden. Dit is een aandachtspunt aangezien de (tijdige) uitkomsten relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole 2025. In 2025 wordt een visie op de beheersing van de IT/ICT-omgeving voor zowel de bestaande en nieuwe ICT-omgeving verwacht. Functies, systemen, technologie en 5

Lijst ingekomen stukken van week 5 (3 februari 2025), vastgesteld op het raadsplein van donderdag 27 februari 2025.

Ons kenmerk:

XS-25052610.1129

Pagina 5

mensen dienen in de visie op control met elkaar verbonden te zijn en de visie(s) voor de controlorganisatie en de IT/ICT-beheersing dienen met elkaar in verband te staan. Over dat verband en de onderlinge afstemming binnen de organisatie verneemt de AC in de komende overleggen met de wethouder en algemeen directeur graag hoe de bestuurlijke aansturing hiervan is georganiseerd. (zie ook het advies van de AC bij de JR2023). Ad 2. De implementatie van het Continuous Monitoring Platform De route voor implementatie van het Continuous Monitoring Platform (CMP) is in 2021 ter uitwerking van de huidige contractperiode met PWC in de eerste Startnotitie voor de samenwerking tussen PWC en de gemeente opgesteld. De implementatie van het CMP is in de afgelopen jaren niet geluktii. Het CMP gaat om een systematiek waarin data continue wordt gecontroleerd door computerapplicaties en betreft dus een zgn. data-gedreven en daarmee toekomstgerichte controle mogelijkheid. Dit betreft moderne, doelgerichte inzet van technologie. Het is in eerste instantie aan college en de organisatie om zich uit te spreken over hoe zij de ontwikkeling van de interne beheersing in dit licht zien en de ontwikkeling van (deels) gegevensgerichte naar systeemgerichte controle en data-gedreven beheersing en control willen maken. In eerdere jaren heeft PWC nagestreefd om dit van de grond te krijgen.

De overgang naar de FHIT systemen in combinatie met de beschikbare capaciteit zijn eerder redenen geweest om dit uit te stellen.

Nu de voornoemde drie nieuwe FHIT systemen zijn geïmplementeerd is óók het moment aangebroken om de koppeling met het (of een) CMP te gaan maken. De Auditcommissie verzoekt het college om te worden geïnformeerd over de benodigdheden hiervoor. Zodra daar een uitspraak op komt kan over toepassing van het CMP of een ander systeem verder worden gesproken. Ad 3. Doorontwikkeling van het Drielijnenmodel voor control (voorheen Three Lines of Defence) -versterken van de 1e en 2e lijnscontrol: het 'push left'-principe Medio 2017 is de control-methodiek van de Three Lines of Defence (inmiddels Drielijnen model genoemdiii) geïntroduceerd in de ambtelijke organisatie en gepresenteerd aan de raad. In 2018 is het hierop ingerichte organisatiebesluit met betrekking tot het Controlstatuut vastgesteld. Er is vanuit de collegenota (LIS maart 2023), evaluatie van de Visie op control 2023 en de daarbij behorende uitvoeringsagenda Doorontwikkeling visie op control aanleiding om veranderingen ook in 2025 verder door te voeren in de werkwijze, in het bijzonder ten aanzien van het ‘push-left’ principe en de rolverduidelijking met betrekking tot proceseigenaren VICiv. De implementatie en evaluatie van een directiemonitor om bevindingen en aanbevelingen uit de Verbijzonderde Interne Controle (VIC-)rapportages en de accountantsverslagen te volgen is inmiddels gerealiseerd.

Met dit sturingsinstrument kan de directie de opvolging van gedetecteerde tekortkomingen in de VIC sterker bewaken en nog beter de regie en verantwoordelijkheid nemen met betrekking tot de opvolging van de aanbevelingen VIC.

Retrospectie én vergezicht: In control statement In de periode 2016/2017-2019 is vooruitlopend op de Visie op Control door het college en de ambtelijke organisatie een traject doorlopen om door te groeien naar het niveau waarop een In Control Statement door het college verstrekt kan worden. De huidige ontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording (de jaarrekening 2024 is het tweede jaar waarin het college dit

Ons kenmerk:

XS-25052610.1129

Pagina 6

aan de raad aanbiedt) is een stap die mede in die richting bijdraagt. Met het verder op orde komen en doorontwikkelen van de controlorganisatie komt de ambitie van een In Control Statement in de toekomst mogelijk weer terug in beeld. Het was aan de start van de huidige contractperiode met PWC een vergezicht waar we vanuit de Auditcommissie en gemeentelijk betrokkenen vanuit de clusters Financien en Control samen met de accountant naar toe wilden werken maar die uiteindelijk niet van de grond is gekomen v. Wij refereren graag aan het Programma Duurzaam in Control waarmee de gemeente in het recente verleden (2016 -2019) de eerste en concrete groeven eerder heeft getrokken. Versterken informatiewaarde In 2021 is gestart met het traject Versterken Informatiewaarde, dat tot doel heeft om als gemeenteraad, college en organisatie effectiever te kunnen sturen en controleren. De P&C documenten zijn openbaar toegankelijk en via het financieel portaal van de gemeente te volgen. Op dit portaal wordt tevens het actueel geldende financieel beleid bijgehouden. Met de Methode Duisenberg is tweemaal per jaar door raadsleden inzet gepleegd om te rapporteren over de informatiebehoefte. De methode is zowel een instrument om het eigen raadswerk mee te helpen verdiepen als ook een middel om de informatiebehoefte bij raadsleden te leren kennen (zie ook de Monitor Duisenberg).

Om te kunnen sturen, monitoren en controleren blijft nodig dat beleidsdoelstellingen concreter en meetbaarder worden geformuleerd, zodat de relatie tussen beleidsinzet, kosten en beoogde resultaten duidelijk wordt. Daarover kan dan consistent en transparant worden gerapporteerd in de P&C producten. Een belangrijk onderdeel van het programma is ook het aangepaste format voor raadsvoorstellen. Dit format vereist dat bij nieuw en te actualiseren beleid: • Een duidelijke beleidstheorie wordt opgenomen; • Nulwaarden en streefwaarden voor doelstellingen worden vastgesteld; • De inzet van instrumenten en middelen wordt gekoppeld aan beoogde prestaties Inmiddels kan worden uitgezien naar raadsvoorstellen die deze informatie bieden en ook bij de Programmabegroting 2026 zal verder invulling aan de informatiecriteria worden gegeven.

Ons kenmerk:

XS-25052610.1129

Pagina 7

i

college Instrument / middel

Raad/auditcommissie Functie

Collegeprogramma

Richtinggevend kader voor directie en organisatie

Programmabegroting / jaarrekening

Bevat afspraken over doelen, prestaties, middelen en risico’s

Planning- en controlcyclus

Sturing op voortgang, afwijkingen en risico’s

Inzicht in mate van Rechtmatigheidsverantwoor naleving regelgeving door ding (sinds 2023) ambtelijke organisatie Interne control / corporate control

Onafhankelijke advisering over beheersing binnen organisatie

Auditrapporten 213a onderzoeken rekenkameronderzoek

Feitelijke onderbouwing van functioneren organisatie(onderdelen)

Directiegesprekken (structureel)

Sturing op cultuur, leiderschap, uitvoering

Verordening ambtelijke organisatie

Regelt inrichting, taken en positie van directie

Mandaatbesluiten

Duiding van bevoegdheden die directie/organisatie mag uitvoeren namens het college

Functie Regie op informatievoorziening en verantwoording;

Instrument/middel

Versterken Informatiewaarde

risicoprofielen, verantwoording over de aansturing van de ambtelijke Toepassen van organisatie, risicogericht toezicht vastleggen van de minimale vereisten over doelbereik, interne beheersing en control. auditcommissie bespreekt rapportages, audits e.d. en verdiept het gesprek o.a. met inzet van de accountant; Gebruikmaken van onafhankelijke controlinstrumenten;

De gemeentelijke accountant en de rekenkamer zijn onafhankelijke bronnen van toezicht op de werking van de interne beheersing raadsaudits/onderzoeken en second opinions college dat transparant, reflectief en aanspreekbaar is in haar rol als bestuurlijk verantwoordelijke voor de organisatie

Knelpunt

Omschrijving

Het college bepaalt in grote Informatiemacht ligt mate welke informatie de raad bij college ontvangt, hoe gedetailleerd en hoe tijdig. Indirect zicht op uitvoering

De raad heeft geen directe lijn met de ambtelijke organisatie; zicht op uitvoering is altijd gemedieerd via college.

Afhankelijk van vertrouwen in college

Raad moet vaak vertrouwen op de eigen reflectie en controlekracht van het college t.a.v. ambtelijke beheersing.

Beperkte ondersteuning / capaciteit

Raadsleden hebben weinig tijd, beperkte ambtelijke ondersteuning en beperkte toegang tot onafhankelijke expertise.

Ons kenmerk:

XS-25052610.1129

Pagina 8

ii

Startnotitie 2021: afspraken tussen PWC en gemeentelijke organisatie. In de startnotitie 2021 zijn de ambities uit het begin van de huidige contratperiode met PWC voor de ontwikkeling van control in de gemeente nader beschreven. Ten aanzien van het CMP was de oorspronkelijke planning voor samenwerking tussen de gemeente en PWC, pagina 8, Startnotitie 2021 (raadsplein 8 juli 2021):

Ons kenmerk:

XS-25052610.1129

iii

raadsbrief over de interim-controle 2024, pagina 6IV:

iv

Push-left in het Drielijnenmodel, zie de toelichting hierboven.

v

Pagina 9

Ten aanzien van het In Control Statement werd het vergezicht voor samenwerking tussen de gemeente en PWC op pagina 7 van de Startnotitie 2021 (raadsplein 8 juli 2021) als volgt gegeven:

Ons kenmerk:

XS-25052610.1129

Pagina 10