Advies Auditcommissie bij vaststelling jaarstukken 2020

Aan de leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp Bezoekadres: Raadhuisplein 1 Hoofddorp Telefoon 0900 1852 Faxnummer 023 563 95 50

Cluster Contactpersoon Doorkiesnummer Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

Auditcommissie jaap baars 06-23234267 2021.AC-JR Accountantsverklaring- en verslag 2020 Advies Auditcommissie bij vaststellen Jaarstukken 2020

Verzenddatum

9 juni 2021

Geachte raadsleden, Op 10 juni aanstaande bespreekt de gemeenteraad de Jaarstukken 2020. Bij deze brief ontvangt u de goedkeurende controleverklaring en het definitieve accountantsverslag over 2020. Deze definitieve stukken worden, inclusief de gewaarmerkte jaarrekening, in iBabs toegevoegd. De organisatie ontving eerder al complimenten van de accountant over de kwaliteit én tijdigheid van de aangeleverde controle-informatie. Ondanks dat de voorwaarden voor de controle vanaf maart jl uitstekend op orde waren heeft het controleproces toch vertragingen opgelopen, als gevolg van uitval in het controleteam van de accountant. En, in de staart van de controle is uit een interne review bij de accountant nog een laatste fout geconstateerd, wat tot een tweede erratum op de jaarrekening heeft geleid. Het tweede erratum is vanochtend in Ibabs toegevoegd. Als antwoord op deze vertragingen zijn documenten steeds in conceptvorm en tijdig voor de raad beschikbaar gekomen. De auditcommissie beschouwt dit als een belangrijk punt dat uitdrukking geeft aan het tijdig informeren van de raad én het vertrouwen in de wisselwerking tussen raad, college en accountant. Het college heeft geheel volgens de planning van het spoorboekje de concept jaarstukken 2020 op 30 april jl. voor de raad beschikbaar gesteld. De accountant heeft het concept van het accountantsverslag op 27 mei jl.

voor de raad beschikbaar gesteld. Het college heeft de bestuurlijke reactie afgelopen maandag, 6 juni aan de raad verzonden. De bestuurlijke planning voor de raadsbehandeling van de jaarstukken op 10 juni a.s. is op deze wijze toch gerealiseerd. In deze brief wil de Auditcommissie stilstaan bij de laatste behandeling van jaarstukken in deze raadsperiode en ingaan op enkele van de adviezen uit het accountantsverslag. Het is aan de volgende raad om over de opvolging van de huidige adviezen en aanbevelingen te oordelen. Continue monitoring Het monitoren van de opvolging van adviezen, van nieuwe ontwikkelingen en van het bereiken van doelen wordt in de komende jaren steeds meer een zaak van continuïteit. Continue monitoring is van betekenis, want tijdig bijsturen is immers zinvoller dan achteraf constateren wat er beter had gekund. Digitale sturingsinformatie en monitoring op een continue basis zijn onderwerpen die in de volgende bestuursperiode in ieder geval in de interne beheersing een belangrijke rol zal gaan spelen. PwC en de gemeentelijke organisatie zetten het groeipad voor

Ons kenmerk: 2021.AC-JR2020

Pagina 2

deze ambities uiteen in de startnotitie voor de controlecyclus van 2021 e.v. Daarover ontvangt de raad binnenkort bericht. Eerst kijken we nu terug op het achterliggende jaar. Hieronder wordt ingegaan op de adviezen en aanbevelingen uit het accountantsverslag, die door de auditcommissie in het bijzonder voor de toezichthoudende rol van de raad worden benadrukt. Monitoring ombuigingen en taakstellingen De inschattingen voor het meerjarenbeeld kennen veel onzekerheden en het advies van de accountant aan het college is daarom met betrekking tot de ombuigingen in scenario’s aan te gaan geven hoe er wordt omgegaan met mogelijke toekomstige tegen-dan wel meevallers met betrekking tot deze onzekerheden. De realisatie van de ombuigingen en de onzekerheden dient door de raad met een helder overzicht gemonitord te kunnen worden in de P&C documenten (zie pagina14 e.v.). Ook met betrekking tot het sociaal domein is het advies om het inzicht in de taakstellingen en de transformatieopgave meer expliciet te maken in de P&C producten (p.10). De auditcommissie adviseert de raad om het college uit te nodigen hierover voorstellen te ontwikkelen. Versterken informatiewaarde Bij de vaststelling van de jaarstukken 2018 (in juni 2019) benadrukte de raad het advies van de accountant om de informatiewaarde te verbeteren.

Het project Versterken informatiewaarde is sindsdien de rode draad in de controlerende rol van de raad gedurende deze bestuursperiode. Op 15 april jl. stelde de raad het ontwikkelproces vast door middel van het raadsvoorstel Versterken informatiewaarde. Onderdeel daarvan is het werken met de methode Duisenberg. De eerste rapportages uit deze methode worden nog voor het zomerreces verwacht. In nieuwe raadsvoorstellen voor beleid zal direct invulling aan de informatiewaarde worden gegeven, zoals die is benoemd in het raadsvoorstel. De accountant waardeert de resultaten die de organisatie reeds heeft bereikt in het huidige jaarverslag en doet de aanbeveling om als volgende stap van 'beschrijvende' naar 'verklarende' teksten over te schakelen. De auditcommissie is enthousiast over de huidige ontwikkelingen en ziet uit naar de vervolgstappen uit het programma Versterken informatiewaarde.

Versterken Horizontaal toezicht: rechtmatigheidsverantwoording als kans Het controlejaar 2020 is het laatste jaar waarin de accountant een verklaring over de rechtmatigheid afgeeft. Met ingang van dit jaar 2021 zal het college de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur rechtstreeks aan de raad verantwoorden. De accountant beoordeelt voortaan de getrouwheid van deze rechtmatigheidsverantwoording van het college aan de raad. De Auditcommissie adviseert de raad om zich te laten informeren en adviseren over de wenselijke informatie en informatiewaarde met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording, die in de paragraaf bedrijfsvoering tot uitdrukking gebracht kan gaan worden. Naar de toekomst toe is de verkenning van mogelijkheden die het instrument ‘in control statement’ kan brengen interessant voor de beoogde groei in de volwassenheid van de interne beheersing. Zoals de accountant aangeeft is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een eerste stap op het groeipad om tot een volwaardig In Control Statement (ICS) te komen (zie p.21 e.v. van het accountantsverslag). In de vorige bestuursperiode heeft de gemeente met het programma Duurzaam in Control (DinC) reeds belangrijke ervaringen en werkwijzen opgedaan met in control statements.

Visie op Control Informatiewaarde en rechtmatigheidsverantwoording zijn onderwerpen die verwant zijn aan goed bestuur (governance en control in bredere zin). De afdeling corporate control speelt als

Ons kenmerk: 2021.AC-JR2020

Pagina 3

derde ‘line of defence’ bij deze en bij de beoogde toekomstige ontwikkelingen een centrale rol die ook cruciaal is voor de rollen van de bestuursorganen raad, college en burgemeester. De uitkomsten uit de huidige evaluatie van de Visie op control en het Controlestatuut worden met belangstelling afgewacht. Bedrijfsvoering De accountant constateert dat de schuldpositie te laag is verantwoord als gevolg van facturen die na het jaareinde zijn ontvangen en de beoordeling van het jaar waarop deze betrekking hebben. De Auditcommissie is benieuwd naar de keuze voor een oplossingsrichting bij de opvolging van het advies om waarborgen te treffen om fouten rondom de volledigheid van de schuldpositie in de toekomst te verkleinen en ziet er naar uit hierover nader te worden geïnformeerd (p.11) Positief advies De Auditcommissie geeft een positief advies bij het vaststellen van de jaarstukken 2020. Met vriendelijke groet, Namens de auditcommissie

Maaike Ballieux-Hamel Voorzitter

Ons kenmerk: 2021.AC-JR2020

Pagina 4

Verzendlijst t.b.v. FM/DRM

Contactpersoon Telefoon Steller Geadresseerde Uw brief Bijlage(n) Onderwerp Kenmerk

: : : : : : : :

jaap baars 06-23234267 Auditcommissie Aan de leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer Geen Advies Auditcommissie bij vaststellen Jaarstukken 2019 2021.AC -JR2020

Digitale afschriften aan: Archief FM/DRM (geen emailadres benodigd) Papieren afschriften aan: Evt. opmerkingen m.b.t. verzending van brief en/of afschriften:

Regels m.b.t. postverzending: Afschriften van deze brief worden standaard per email verzonden; Indien een afschrift per post verzonden dient te worden, s.v.p. ingevuld rolbericht toevoegen; Bovenstaande gegevens m.b.t. adressering/onderwerp checken i.v.m. juiste registratie; Afschriften: i.v.m. scannen, één emailadres per regel en s.v.p. hyperlink verwijderen