Advies Auditcommissie bij Jaarstukken 2022

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp

Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 0900 1852

Cluster Contactpersoon Telefoon Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

Auditcommissie jaap baars 06-23234267 n.v.t. X.2023.03805 Controleverklaring Accountant Jaarstukken 2022

Verzenddatum

2 juni 2023

Geachte raadsleden, Op 8 juni aanstaande bespreekt de gemeenteraad de Jaarstukken 2022. U ontving op 30 mei jl. via raadsinformatie reeds de goedkeurende controleverklaring, het definitieve accountantsverslag en de bestuurlijke reactie van het college van b&w. Deze definitieve stukken zijn, inclusief de gewaarmerkte jaarrekening, in iBabs aan de vergadering toegevoegd. In deze brief brengt de Auditcommissie zijn advies aan de raad uit en wordt ingaan op enkele van de adviezen uit het accountantsverslag. Positief advies aan de raad De auditcommissie heeft de opdracht om namens de raad de accountant aan te sturen en is voor de accountant het eerste aanspreekpunt bij eventuele problemen bij de uitvoering van de opdracht. De raad stelde op 14 juli 2022 de controleopdracht over 2022 vast en de Auditcommissie heeft sindsdien vrijwel maandelijks overlegd met de accountant, wethouder en ambtelijke organisatie over de uitvoering hiervan. Er hebben zich geen bijzonderheden tijdens het controleproces voorgedaan en de opdracht is binnen de begroting uitgevoerd. De accountant geeft een goedkeurende controleverklaring af op de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. De Auditcommissie geeft een positief advies bij het vaststellen van de jaarstukken 2022.

Accountantsverslag Uit de kernboodschappen van PWC-accountants komt een goede indruk over de administratieve organisatie van de gemeentelijke organisatie naar voren. Er zijn evenwel aandachtspunten in de bedrijfsvoering en de schaarste aan capaciteit vraagt om prioritering van taken. Het blog dat de accountant over prioritering in haar verslag biedt kan het gesprek tussen college en raad helpen

Ons kenmerk: X.2023.03805

Pagina 2

vorm te geven. Want ook Haarlemmermeer loopt voor de realisatie van doelstellingen tegen actuele problemen aan, die te maken hebben met schaarste aan materialen, beschikbare leveranciers en met name ‘eigen’ ambtenaren die werk uitvoeren of projecten aansturen. Het advies is om het gesprek tussen raad en college over het maken van keuzes en het prioriteren van taken te agenderen. De doorontwikkeling van de interne beheersing, zoals met het model van de Three Lines of Defence, blijft een ontwikkelopgave waarover de Auditcommissie stelselmatig het gesprek voert met het bestuur en de directie. De Interne beheersing is standaard onderdeel van de interim rapportages en alleen bij significante wijzigingen of bevindingen gaat de accountant hierop in bij het accountantsverslag. Rechtmatigheidsverantwoording Het accountantsoordeel over de financiële rechtmatigheid van het gevoerde bestuur is in de controleverklaring over 2022 voor het laatst aan de orde. Met ingang van 2023 zal het college zelf en rechtstreeks aan de raad verantwoording over de rechtmatigheid afleggen (horizontaal toezicht). De accountant zal vanaf dit jaar de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording controleren daar deze een integraal onderdeel is van de jaarstukken.

De accountant constateert dat de gemeente klaar is om over dit lopende jaar, 2023, voor het eerst zelf de rechtmatigheidsverantwoording op te gaan stellen. De organisatie dient een aantal verordeningen aan te passen. Dit zijn vanuit het perspectief van de rechtmatigheidsverantwoording de financiële verordening (artikel 212 gemeentewet) en de Verordening controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet). Deze verordeningen worden in het 3e kwartaal aangeboden aan de Raad. De Auditcommissie adviseert om in samenwerking met de accountant een workshop te organiseren over de informatie die de raad nodig heeft om zijn controlerende en toezichthoudende rol te kunnen spelen bij de rechtmatigheidsverantwoording die het college over 2023 af gaat geven. De uitkomsten hiervan kunnen mogelijk ook bij de actualisatie van de Financiële verordening worden betrokken. Continuïteit bedrijfsvoering, IT/ICT en dienstverlening Naar aanleiding van het hack-incident in november vorig jaar is de interne beheersing verder aangescherpt. De raad is in afgelopen maanden december en mei, mede naar aanleiding van schriftelijke vragen, geïnformeerd over de getroffen maatregelen voor informatiebeveiliging en het borgen van de bedrijfscontinuïteit.

De accountant benadrukt in haar verslag aan de raad het belang van Cybersecurity en wijst op de komst van de NIS2-richtlijn die daar ondersteunend aan is. De Auditcommissie adviseert de raad om het college te vragen hoe het er voor gaat zorgen dat de raad zijn controlerende en toezichthoudende rol in dezen goed kan vervullen en welke informatie daarvoor door het college beschikbaar wordt gesteld. Continue monitoring Het monitoren van de opvolging van adviezen, van nieuwe ontwikkelingen en van het bereiken van doelen verloopt idealiter op continue basis. Continue monitoring is van betekenis, want tijdig bijsturen is immers zinvoller dan achteraf constateren wat er beter had gekund. Digitale sturingsinformatie en monitoring op een continue basis zijn onderwerpen die aan de vooravond van deze bestuursperiode hoog in de aandacht stonden- en nog steeds staan. Bij de start van de huidige contractperiode met PWC-accountants is onder andere de implementatie van het zogenaamde ‘Continuous monitoring platform’ (CMP) afgesproken. De verwachting is dat dit in de toekomst voor de interne beheersing een belangrijke rol gaat spelen. De eerste concrete schreden op dit pad zijn in 2022 gezet door monitoren in te richten op de applicaties waarmee

Ons kenmerk: X.2023.03805

Pagina 3

in de interne organisatie de financiële administratie wordt verzorgd. In 2023 kan de organisatie hier de real-time resultaten van gaan benutten en de accountant kan in haar controle op de resultaten steunen. Voor deze ontwikkeling is van belang om te weten of het college ook waarde hecht aan deze ontwikkeling. Verbeteren van de informatiewaarde Bij de vaststelling van de jaarstukken 2018 (in juni 2019) benadrukte de raad het advies van de accountant om de informatiewaarde te verbeteren. Het project Versterken informatiewaarde is sinds april 2021 de rode draad in de controlerende rol van de raad. Inmiddels merkt de accountant op dat er resultaten worden geboekt met bondige beschrijvingen, tabellen en graphics in het jaarverslag. Tevens wordt aangegeven dat de informatiewaarde verder vergroot kan worden, in het bijzonder door de beoogde en bereikte effecten per programma te benoemen en daar kengetallen bij aan te wenden. Ook een terugkoppeling van het effect dat de gemeente bereikt met het geheel van alle ingezette middelen en beleidsprogramma’s wordt aanbevolen. De auditcommissie onderschrijft deze aanbevelingen. De activiteiten uit het traject Versterken Informatiewaarde gaan hierover. Op 1 juni jl.

is het daarbij behorende Plan van Aanpak in een raadssessie besproken en geconcludeerd dat de uitwerking en uitvoering van het plan vanaf nu een gezamenlijke opdracht van de raadsleden, collegeleden en organisatie is. In aanvulling op de ontwikkeling van informatiewaarde geeft de Auditcommissie de raad in overweging om aan het college voor te stellen met ingang van dit jaar een Publieksversie van het ‘grote’ jaarverslag te maken. Een publieksversie van het jaarverslag dient korter en makkelijker toegankelijk te zijn door taalgebruik, vormgeving en opmaak waarmee de inhoud voor een breed publiek begrijpelijk gepresenteerd wordt. Namens de Auditcommissie van de gemeente Haarlemmermeer, Erik Vermeulen

Voorzitter Auditcommissie

Ons kenmerk: X.2023.03805

Verzendlijst t.b.v. FM/DRM Steller Telefoon Geadresseerde Uw brief Bijlage(n) Onderwerp Kenmerk

: : : : : : :

Jaap Baars 0900 1852 De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer n.v.t. Advies Auditcommissie bij vaststellen jaarstukken 2022 X.2023.03805

Afschriften aan: − −

Archief FM/DRM raadsinformatie@haarlemmermeer.nl

Evt. opmerkingen m.b.t. verzending van brief en/of afschriften:

Pagina 4