Advies Auditcommissie bij de vaststelling Jaarstukken 2025 door de raad

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 0900 1852

Cluster Contactpersoon Telefoon Ons kenmerk Bijlage(n)

Onderwerp

Verzenddatum Auditcommissie 28 mei 2026 jaap baars 06-23234267 XS-26052707.2407 -Separaat: Accountantsverslag en controleverklaring bij JR2025 en de bestuurlijke reactie van het college van b&w. -Bijgaand: Reflecties van de Auditcommissie en Achtergronden bij de controle JR2025. Advies Auditcommissie bij vaststellen Jaarstukken 2025 en toelichting op het advies AC.

Geachte raadsleden, Op 11 juni aanstaande bespreekt de gemeenteraad de Jaarstukken 2025. U ontving de jaarstukken via Raadsinformatie op 23 april j.l. en deze zijn sindsdien op het Financieel portaal Gemeente Haarlemmermeer te lezen, samen met de voorgaande stukken uit de P&C-cyclus. De Auditcommissie beveelt van harte aan om de website van het Financieel portaal Gemeente Haarlemmermeer als favoriet op uw bladwijzerbalk/favorietenbalk toe te voegen. Bijgaand ontvangt u het definitieve concept-accountantsverslag inclusief de bestuurlijke reactie van het college van B&W. Deze stukken zijn, samen met dit advies van de Auditcommissie, in iBabs aan de Raadspleinvergadering van 11 juni a.s. toegevoegd. De formele, ondertekende, accountantsstukken worden successievelijk volgende week in ibabs toegevoegd. In deze brief brengt de Auditcommissie advies uit aan de raad. In de bijlage gaan we eerst in op de achtergronden bij de jaarrekeningcontrole 2025, op de adviezen uit het accountantsverslag (B), de bestuurlijke reactie (C) en tot slot kijken we onder D vooruit naar deze net aangebroken bestuursperiode, waarbij de behandeling van de jaarstukken nu voor de eerste keer in deze samenstelling van raad, college en de tijdelijke ac aan de orde is.

Voor de context van het financiële beleid- en functie en uw rol als raad verwijzen we graag naar de documenten en presentaties die tijdens de bijzonder geslaagde introductie-avond Financien van 21 mei j.l. in het interne ibabs voor de raads- en commissieleden zijn gepubliceerd. Positief advies aan de raad De Auditcommissie geeft een positief advies bij het vaststellen van de jaarstukken 2025.

Namens de Tijdelijke Auditcommissie van de gemeente Haarlemmermeer,

Voorzitter Erik Vermeulen

Ambtelijk secretaris Jaap Baars

Ons kenmerk:

XS-26052707.2407

Pagina 2

Bijlage bij het advies van de Auditcommissie, Jaarstukken 2025 A. Achtergronden bij de jaarrekeningcontrole over 2025 De raad stelde op 10 juli 2025 de controleopdracht over 2025 vast, inclusief de ‘Specifieke aandachtspunten’ die de raad aan de accountant bij deze controle mee gaf. Op 19 december 2025 is de Managementletter via Raadsinformatie verzonden. In de managementletter rapporteert de accountant de resultaten van zijn tussentijdse controles, en geeft aanbevelingen over de bedrijfsvoering aan college en directie. De raad ontvang dit ter kennisname. Volledigheidshalve: het college informeert de raad per boekjaar met drie rapportages die vanuit de interne controle van de eigen afdeling Concerncontrol voor college en directie worden verzorgd. De derde (en laatste) voortgangsbrief over resultaten uit de verbijzonderde interne controle en Audit 2025 stond op de lijst ingekomen stukken van 7 mei j.l. (2026). Met ingang van 2025 startte de gemeentelijke organisatie met een aantal nieuwe ICT-systemen onder de noemer FHIT (Financieel, HRM en Subsidies In Transitie). Dit betreft een intern digitaliserings- en transitieprogramma dat de gemeente gebruikt om de administratie, het personeelsbeheer en de financiële processen te moderniseren.

Deze transitie vergde extra inzet van de accountant ten aanzien van de werking, beheersing en migratie van data, waardoor ook een extra controlelast over 2025 aan de orde is. Bij de finale Jaarrekeningcontrole is een omissie in de implementatie van een deel van het financiële systeem gebleken, dat tot onvoorzien meerwerk heeft geleid waardoor de oplevering van het definitieve Accountantsverslag iets is vertraagd ten opzichte van de oorspronkelijke planning. Vanuit zowel PwC als de organisatie is de constructieve samenwerking in deze opdracht benadrukt. De accountant geeft een goedkeurende controleverklaring af over de getrouwheid van de informatie in de jaarrekening 2025. De accountant bevestigt tevens de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, die het college zelf opstelt. Het accountantsverslag 2025 bevestigt opnieuw een stabiele financiële positie. Terugkerende aandachtspunten zijn de rechtmatigheid (de onrechtmatigheid is ook voor dit controlejaar boven de verantwoordingsgrens uitgekomen); de lasten vanuit het sociaal domein die opnieuw verder zijn toegenomen en het belang tot verhoging van de informatiewaarde van het jaarverslag. Ten aanzien van de interne beheersing is een nieuwe significante tekortkoming vastgesteld voor wat betreft de verwerking van facturen. Deze vaststelling onderstreept het belang van het werken aan een robuuste interne controlorganisatie.

Een ander nieuw aandachtspunt hangt samen met de recente uitspraak van de Raad van State dat tot gevolg heeft dat gemeenten het gelijkheidsbeginsel actief moeten toepassen. Hoewel de financiële impact voor Haarlemmermeer in controlejaar 2025 beperkt is, neemt het risico op onrechtmatigheden in 2026 substantieel toe. Het voorspellend vermogen van de gemeente Haarlemmermeer laat een verbetering zien ten opzichte van de eerdere jaren. Dit houdt in dat de verschillen tussen begrote en gerealiseerde resultaten kleiner zijn geworden in 2025. Met het oog op toekomstige onzekerheden over de financiële compensatie vanuit het Rijk, blijft het nauwkeurig voorspellen van het exploitatieresultaat van belang. De Auditcommissie ziet een duidelijke samenhang tussen de implementatie van FHIT/ERPx, de doorontwikkeling van de interne beheersing, rechtmatigheidsvraagstukken, de

Ons kenmerk:

XS-26052707.2407

Pagina 3

informatiewaarde voor de raad en uiteindelijk de accountability en executiekracht van bestuur en organisatie. Juist op dat vraagstuk van de samenhang ligt in de komende jaren een belangrijke bestuurlijke ontwikkelopgave. B. Boodschap accountantsverslag Uit het accountantsverslag en de eerdere managementletter/raadsbrief bij de interim-controle komt in algemene zin naar voren dat de kwaliteit van de interne beheersing van voldoende niveau is om tot een betrouwbare jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen. De kern van de bevindingen ligt niet zozeer in de cijfers zelf, maar in de mate waarin de organisatie daadwerkelijk “in control” is. Met name de factuurprocessen, de inrichting (processen) en het gebruik van het nieuwe financiële systeem vereisen meer aandacht om de interne beheersing voldoende robuust te laten functioneren. Op basis van de drie VIC-rapportages, de bestuurlijke reactie en het accountantsverslag kan worden vastgesteld dat de bevinding van de €24 miljoen aan onjuist geautoriseerde facturen expliciet wordt beschreven in het accountantsverslag. Uit de beschikbare stukken blijkt niet dat deze bevinding eerder via de reguliere VIC-rapportages of via een auditrapport aan de raad is gerapporteerd. Evenmin blijkt uit de stukken dat de fout door de tweede of derde lijn is ontdekt.

De stukken vermelden slechts dat een interne melding aanleiding gaf tot nader onderzoek. Daarmee blijft de herkomst van het initiële signaal op basis van de beschikbare documentatie onduidelijk. PWC geeft in het accountantsverslag aandachtspunten en adviezen mee die in de kernboodschappen helder zijn verwoord. In het bijzonder is dat het ontbreken van formele rapportagelijnen tussen toezicht (Jeugd/WMO), Concerncontrol en de Verbijzonderde Interne Controle. De accountant rapporteert wel een verbetering in de communicatie maar adviseert de rapportagelijnen te formaliseren, met name ten aanzien van zorgfraude en materiële bevindingen. Tegen de achtergrond van de uitgaven in het sociaal domein, die structureel boven de begroting uit blijven komen, benadrukt de Auditcommissie het belang dat de raad erop moet kunnen vertrouwen dat relevante signalen tijdig en integraal worden meegenomen in de sturing. En in het ruimtelijk domein wordt de raad gewezen op de positieve ontwikkeling van de grondexploitaties terwijl externe risico’s zoals netcongestie structureel aanwezig zijn. Het verslag wijst ook op ontwikkelingen die vooruitkijkend van grote betekenis zijn, zoals de inzet van AI, veranderingen in subsidieregels en bredere vraagstukken rond weerbaarheid. Op deze terreinen is de gemeentelijke governance nog in ontwikkeling.

De Auditcommissie benadrukt graag de aandacht die de accountant op het raadstraject Versterken Informatiewaarde richt en dat tot doel heeft dat de raad optimale raadsinformatie voor zijn te nemen besluiten ontvangt. C. Bestuurlijke reactie van het college De bestuurlijke reactie van het college is inhoudelijk serieus en evenwichtig. Het zwaartepunt ligt nog wel bij nuanceren, verklaren en positioneren en minder bij het expliciet tonen van eigenaarschap over de bredere governance vraagstukken zoals die uit het accountantsverslag naar voren komen. Dat komt bijvoorbeeld naar voren bij de reactie op de bevinding rondom de €24 miljoen aan onjuist geautoriseerde facturen, waarbij de nadruk in belangrijke mate wordt gelegd op gewenning aan het systeem en gebruikerservaringen, terwijl de accountant tegelijkertijd wijst op tekortkomingen in monitoring en signalering in het factuurproces zelf (onvoldoende functionerende controles in de eerste lijn van het 3-lines-model). De Auditcommissie complimenteert het college met de plaatsing van de bevindingen in een bestuurlijke context en het concreet ingaan op de opvolging van verbetermaatregelen, zoals bij

Ons kenmerk:

XS-26052707.2407

Pagina 4

het FHIT traject, waar Versterking van functioneel beheer; aanvullende trainingen; optimalisatie van processen tot zomer 2026 en het volledig dichtzetten van memoriaalboekingen zonder workflow worden ingezet. Inhoudelijk ronduit sterk is dat het college ook nuances toevoegt, zoals dat bij netcongestie het risico breder speelt binnen investeringsprojecten. Ook in de reactie op A.I. wordt bewustzijn getoond ten aanzien van privacyrisico’s, publieke verantwoordelijkheid, AVG, A.I.-Act en toekomstige transparantie via het algoritmeregister, waarmee A.I. ook als governancevraagstuk wordt neergezet. Een diepere reflectie op de onderliggende governance- en controlvraagstukken zou de bestuurlijke reactie hebben gecompleteerd in antwoord op de signalen in het accountantsverslag die raken aan sturing, cultuur, verantwoordelijkheid en risicobeheersing. Het gaat om meer dan implementatieproblemen bij de omissie binnen de FHIT: de fundamentele vraag is hoe het kon ontstaan dat € 24 miljoen aan facturen niet conform procedure is geautoriseerd. De fouten hebben een dergelijke omvang dat het structurele en duurzame verbetering vereist in de uitvoering en in het systeem. Ook roept het de vraag op of de accountant en /of Concerncontrol aan de voorkant betrokken hadden moeten zijn bij de beoordeling van de inrichting van het financiële systeem en/of in de governance rondom FHIT.

Ook ontbreekt een expliciete erkenning dat de bevindingen niet alleen technisch zijn, maar raken aan de betrouwbaarheid van het control-framework van de gemeente. De accountant spreekt over significante tekortkomingen; het college vertaalt dit vooral naar een tijdelijk transitievraagstuk. Daarmee blijft het bestuurlijke niveau van reflectie nog te beperkt. In hoeverre sprake is van een tijdelijk vraagstuk of van structurelere problematiek zal de toekomst uitwijzen. Het vraagt in ieder geval serieuze aandacht. Een integrale visie op risicomanagement komt niet uit de verf omdat de reactie op het niveau van de onderwerpen blijft steken en de bevindingen niet met elkaar in verband worden gebracht. Interessant is dat op het geheel van de bevindingen (ERPx, aanbestedingsrechtmatigheid, DBA, sociaal domein, A.I., netcongestie, informatievoorziening en weerbaarheid) een indruk over de volwassenheid van governance en control naar voren komt. Reflectie daarop ontbreekt vrijwel volledig. De positie van de raad zelf lijkt daarnaast, en daarbij, niet op het netvlies te staan. De accountant benoemt impliciet en expliciet meerdere keren de informatiewaarde voor de raad en het belang van risico-informatie.

Het college reageert daar defensief op, met name bij de informatiewaarde van het jaarverslag: “wij hebben op dit moment geen concrete vervolgstappen gepland.” Dat is bestuurlijk gezien eigenlijk een opvallende passage, omdat de accountant expliciet aangeeft dat de ambitie uit 2021 (Versterken Informatiewaarde) nog niet volledig is gerealiseerd. Hier had juist een meer ontwikkelgerichte houding verwacht mogen worden. Het vervolg met de interne begeleiding van het raadstraject Versterken Informatiewaarde is even zo door het college einde vorige raadsperiode afgerond en afgesloten als intern traject. Verder ontbreekt een duidelijke bestuurlijke prioritering van de risico’s die het college zelf als het meest urgent ziet. Waar zit volgens het college de grootste kwetsbaarheid? Welke governance-verbeteringen vinden b&w strategisch noodzakelijk? De echte meerwaarde had gelegen in een expliciete bestuurlijke reflectie op de staat van de gemeentelijke governance als geheel. De Auditcommissie zou het waarderen als de raad door b&w wordt geïnformeerd over de druk op de traditionele beheersingsstructuren, de doorontwikkeling die daarop wordt voorzien en de wil om te investeren in de verdergaande versterking van de derde lijn (ingevuld door de afdeling Concerncontrol), de effectieve doorontwikkeling van risicomanagement, datagedreven monitoring, governance rondom grote

Ons kenmerk:

XS-26052707.2407

Pagina 5

implementaties en de kwaliteit van sturingsinformatie voor de raad (en niet in de laatste plaats het college zelf). De raad kan beter in zijn controlerende rol worden gefaciliteerd, en dat is iets waar het college uiteindelijk ook zelf de vruchten van kan plukken in zijn verantwoordelijkheid als eigenaar van governance-processen. Los daarvan gaat het in het nu ook om een blijk van het werkelijk doorgronden van de onderliggende bestuurlijke betekenis van het accountantsverslag. Niettemin zijn in het afgelopen jaar stappen gezet die in belangrijke mate kunnen gaan bijdragen aan de verdere versterking van sturing en governance. Er is een Organisatiebesluit door het college vastgesteld en de raad heeft een nieuwe Visie op Control vastgesteld. Met deze beide documenten is de beleidsmatige basis voor control versterkt en zijn de ambities t.a.v. de positionering van Concerncontrol herbevestigd. Nieuw is ook dat er een uitvoeringsagenda aan de Visie op control is gekoppeld, zodat directie, college, raad en auditcommissie) de realisatie van de ambities kunnen volgen. De stukken staan online: Uitvoeringsagenda doorontwikkeling Visie op control en de bijbehorende bestuurlijke context in de Visie op Control Haarlemmermeer. Die basis is dus in aanleg gereed. D.

Volgende ronde, controlecyclus 2026 Tegen de achtergrond van het voorgaande werpt de Auditcommissie de blik vooruit naar de controlecyclus over het huidig boekjaar, 2026, waarover de raad in komende weken het raadsvoorstel nog zal ontvangen. De raad zal bij de start van die nieuwe controlecyclus zoals gebruikelijk in de gelegenheid zijn om ‘Specifieke Aandachtspunten’ aan de accountant mee te geven. De Auditcommissie verwacht daarbij dat in de controlecyclus 2026 in het bijzonder aandacht zal worden besteed aan de verdere afronding en optimalisatie van ERPx/FHIT, de opvolging van verbetermaatregelen op het gebied van interne beheersing en de mate waarin bestuur en organisatie aantoonbaar verder ‘in control’ komen. De nieuwe controlecyclus en Specifieke Aandachtspunten vormen een goed moment én instrument om de accountant te verzoeken in welke mate het oplossend vermogen van bestuur en organisatie tot uitdrukking komt, wanneer dit wordt afgezet tegen de adviezen en aanbevelingen die de (opeenvolgende) accountants in de jaarlijkse Managementletters en Accountantsverslagen afgegeven hebben. En, of en zo ja, in welke mate dat verbetering behoeft en welk ontwikkelpad daarbij nodig is om accountability en executiekracht van bestuur en organisatie te versterken.

Ons kenmerk:

XS-26052707.2407

Pagina 6