Advies Auditcommissie bij Besluitvorming Raad iz Visie op Control 2025_sgn

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp

Leden van de raad en de raadscommissie van de gemeente Haarlemmermeer

Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp

Cluster Contactpersoon

Auditcommissie jaap baars

Telefoon

06-23234267

Uw brief

n.v.t.

Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

Telefoon 0900 1852 Verzenddatum

21 november 2025

XS-25111705.1631 (1) Samenvatting adviezen PWC en Professor Bossert Advies bij de vaststelling van RV Visie op control 2025 (12181414)

Geachte leden van de gemeenteraad en raadscommissie, Op de raadspleinagenda van 27 november a.s. is de raadsessie inzake ‘Visie op control 2025’ opgenomen. De Auditcommissie heeft dit raadsvoorstel besproken in zijn vergaderingen in het 3e en 4e kwartaal van dit jaar. Advies Auditcommissie bij de vaststelling van het Raadsvoorstel Visie op Control 2025 I De Auditcommissie geeft een positief advies met betrekking tot het vaststellen van het Raadsvoorstel Visie op control en het beleidsstuk Visie op control 2025. II Wij adviseren tevens de Visie op control 2025 en het Organisatiebesluit toe te voegen op: a) De gemeentelijke website ‘Financieel portaal Haarlemmermeer’ waar de notities voor de financiële functie en de P&C-stukken op worden gepubliceerd; b) De Organisatieverordening op de gemeentelijke website toe te voegen bij de beschrijving van de organisatie en het bestuur. III Artikel 31 van de Financiële verordening (Interne beheersing) bij de eerstvolgende wijziging aan te passen, waarbij lid 2i wordt aangepast door het Organisatiebesluit in de plaats van het Controlstatuut te laten komen, en het overige ongewijzigd te laten zodat de regelmaat waarmee de raad wordt geïnformeerd geborgd blijft. IV De uitvoeringsagenda welke het college vaststelt ruim voor de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 aan de raad en zijn Auditcommissie te doen toekomen.

Toelichting De Auditcommissie heeft in achterliggende periode met de accountant, corporate controller, gemeentesecretaris en de wethouder financiën de achtergrond van de controlorganisatie besproken. Ten behoeve van de actualisatie van de Visie op control is ook professor Hans Bossert gevraagd reflectie te geven, aangezien hij sinds de start met de nieuwe opzet van de controlorganisatie, medio 2015,

beurtelings vanuit de ambtelijke organisatie en de Auditcommissie betrokken is gebleven bij de ontwikkeling van de controlorganisatie. De Auditcommissie is mede op grond van de adviezen en reflecties van PWC en Bossert van mening dat het raadsvoorstel Visie op control een helder en actueel kader biedt voor de verdere ontwikkeling van de controlorganisatie van de gemeente. De doelstellingen die in de Visie op control worden benadrukt sluiten 1 op 1 aan op de aandachtspunten waar de Auditcommissie en de accountant in de afgelopen jaren met regelmaat over hebben gesproken1. Met de door de raad vast te stellen (nieuwe) Visie op Control en het door het college vastgestelde Organisatiebesluit komt het Controlstatuut 2018 te vervallen. De inhoud van het Controlstatuut 2018 is geactualiseerd en nu als hoofdstuk 6 in de Organisatieverordening opgenomen. De Financiële verordening zal in artikel 31 hierop nog aangepast worden. De collegenota bij de Organisatieverordening uit juni j.l. gaat verder op de achtergronden en samenhang met het gemeentelijke financiële beleid inii. Met de ambities in de Visie op control en de insteek van het Organisatiebesluit plaatst de gemeente de controlorganisatie in het bredere perspectief van governance.

Met het Organisatiebesluit is na decennia weer een formele algehele beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van het bestuur en de ambtelijke organisatie beschikbaar. Voor wat betreft de controlorganisatie en de ambities uit de Visie op control gaat het nu verder om de concrete uitvoering en de dwarsverbanden tussen clusters, directie en bestuur. De onafhankelijke functie van cluster Corporate Control is daarbij van wezenlijk belang en had scherper geformuleerd kunnen worden. In de Auditcommissie is besproken dat ten behoeve van het concreet realiseren van de ambities een uitvoeringsagenda opgesteld zal worden, waarmee de raad en zijn Auditcommissie de ontwikkelingen kunnen volgen op grond van toekomstige terugkoppelingen over de voortgangsresultaten. Ten behoeve van de overdracht naar de volgende raadsperiode adviseert de Auditcommissie deze uitvoeringsagenda (ruim) voor de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 aan de raad en zijn Auditcommissie te doen toekomen. In de bijlage bij dit advies is een samenvatting van de adviezen en reflecties van PWC en professor Hans Bossert opgenomen. De volledige adviesbrieven zijn bij de Auditcommissie via de griffie op te vragen.

Met vriendelijke groet, Namens de Auditcommissie Haarlemmermeer Ambtelijk secretaris

Jaap Baars

Voorzitter

Erik Vermeulen

1

a. behoud van het Three Lines model en het investeren in mensen; b. digitaal in control; c. digitaal weerbaar; d. in control op de grote opgaven.

Bijlage bij het advies van de Auditcommissie inzake Raadsvoorstel Visie op control (12181414) Samenvatting Onderstaand zijn de adviezen en reflecties van PWC en Professor Bossert inzake de Controlfunctie (hoofdstuk 6 van het door het college reeds vastgestelde Organisatiebesluit) van de Gemeente Haarlemmermeer samengevat. De volledige adviezen zijn bij de Auditcommissie via de griffie te verkrijgen. Kernbevindingen - De controlfunctie is degelijk gepositioneerd, maar de effectiviteit verschilt per domein en hangt sterk af van samenwerking en cultuur. - De concerncontroller heeft een duidelijke rol, maar mist directe toegang tot de auditcommissie en de verbinding met de raad is impliciet. - Verantwoordingsplicht van de 1e en 2e lijn ontbreekt, waardoor eigenaarschap en risicobewustzijn niet structureel zijn geborgd. - IT-control en IT-audit zijn onvoldoende uitgewerkt. - Risicomanagement ontwikkelt zich richting een lerende aanpak, maar moet bestuurlijk consistenter worden toegepast. - Visie op Control is strategisch sterk, maar kent nog geen operationele uitvoeringsagenda. Kernadviezen - De positie van de concerncontroller als onafhankelijke stem in de organisatie is een belangrijk gespreksonderwerp. Herijk in de toekomst de positie van de concerncontroller, inclusief directe toegang tot auditcommissie en structurele informatie- en overleglijnen.

- Introduceer een passende vorm van verantwoordingsplicht voor de 1e en 2e lijn (bijv. incontrol-verklaring) gericht op eigenaarschap. - Versterk governance op clusteroverstijgende thema’s, grote opgaven en projecten (IPM) en borg proces- en risico-eigenaarschap. - Ontwikkel en implementeer een uitvoeringsagenda bij de Visie op Control met heldere deadlines, verantwoordelijkheden en rapportagemomenten aan de Auditcommissie en Raad. - Professionaliseer IT-control en richt een robuuste 3e-lijn IT-auditfunctie in. - Borg control als lerend systeem dat cultuur, soft controls en tegenspraak centraal stelt. - Maak risicomanagement een vast onderdeel van bestuurlijke dialoog. Regelmatige uitwisseling tussen corporate control, auditcommissie en raad kan bijdragen aan een gedeeld beeld van risico’s en verbeterpunten. Dit versterkt zowel de interne werking als de publieke verantwoording. i

Artikel 31. Interne beheersing

1.Het college draagt zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren burgemeester en wethouders daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 28 onder h. Daarnaast informeren burgemeester en wethouders de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen. 2.Het college stelt tenminste eens in de zes jaar, of zoveel eerder als daar aanleiding toe is, het Controlstatuut vast waarin de kaders voor de controlorganisatie in de gemeentelijke organisatie worden ingevuld. Het Controlstatuut wordt ter informatie aan de raad gezonden. 3.Het college biedt de raad tenminste eens in de zes jaar de Visie op Control aan. 4.Het college stelt een VIC- en Auditjaarplan vast waarin in ieder geval de, onder verantwoordelijkheid van het college, uit te voeren verbijzonderde interne controles en audits over lid 1 zijn opgenomen.

ii In de collegenota is het besluit van het college verder toegelicht. Op 3 juni j.l. heeft het college besloten om:

(1.) het 'Organisatiebesluit gemeente Haarlemmermeer 2025', inhoudende de vastlegging van de huidige hoofdstructuur, sturing en control van de organisatie Haarlemmermeer alsmede de ambtsinstructie aan de gemeentesecretaris onder gelijktijdige intrekking van het 'Organisatiebesluit inrichting controlfunctie gemeente Haarlemmermeer' d.d. 18 september 2018 (kenmerk 2018.0056726) vast te stellen.