Advies Auditcommissie _Algemene Subsidieverordening HLMR 2024 _

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 0900 1852

Cluster Contactpersoon Telefoon Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

Auditcommissie jaap baars 06-23234267 n.v.t. XS-24032602.155 Geen Advies Auditcommissie bij vaststellen van Algemene Subsidieverordening Haarlemmermeer 2024

Verzenddatum 8.04.2024

Geachte raadsleden, Aanleiding Op 21 december 2023 heeft de raad de financiële verordening Haarlemmermeer vastgesteld 1. De raad stelde met die verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. De verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Uit deze verordening komen verschillende beleidsnota’s en verordeningen voort die allen een aspect van de financiële functie gemeen hebben. Het gaat daarbij steeds om de rechtmatigheid van de geldstromen en het bevorderen van doelmatigheid en effectiviteit van de ingezette middelen. In de bijlage bij de Financiële verordening is een overzicht van de betreffende beleidsnota’s en verordeningen opgenomen, inclusief het jaar waarin die voor actualisatie geagendeerd worden (zie bijlage). Bovenaan dit overzicht is de actualisatie van het Algemene Subsidiebeleid (ASV) genoemd, dat nu voor besluitvorming bij de raad voorligt. Gelet op het deels financiële karakter van de ASV zijn het raadsvoorstel en de verordening in de vergadering van de Auditcommissie van 14 maart jl. besproken. De Auditcommissie besloot advies aan de raad uit te brengen en het advies kan bij de vaststelling betrokken kan worden.

Voor zover als de raad het wenst kan gebruik worden gemaakt van het voorbeeld-amendement dat als bijlage bij dit advies is gevoegd. Zoals in het raadsvoorstel is beschreven is het toekennen van subsidie een instrument om beleid van de gemeente te realiseren. De gemeentelijke uitgaven in het kader van de ASV waren in 2016 € 35 miljoen2 en bedragen inmiddels circa € 45 miljoen.

Advies aan de raad bij de vaststelling van de Algemene Subsidieverordening Haarlemmermeer 2024. De Auditcommissie adviseert de raad bij de vaststelling van de Algemene Subsidieverordening 1 2

Financiële verordening Haarlemmermeer 2023 RV Algemene Subsidieverordening Haarlemmermeer 2017

Ons kenmerk: X.2023.07799

Pagina 2

Haarlemmermeer 2024 de volgende aanvullingen te overwegen. De aanvullingen zijn herkenbaar gemaakt door middel van tekstweergave in het blauw. Aan het Intulé Overwegende dat: -Het noodzakelijk is een wettelijk voorschrift vast te stellen, op basis waarvan de gemeente Haarlemmermeer de door haar gewenst geachte activiteiten kan subsidiëren; -De gemeente Haarlemmermeer een goed opdrachtgever wil zijn en daarvoor de kernwaarden duidelijkheid, tijdigheid, redelijkheid, betrouwbaarheid en deskundigheid als richtsnoer neemt voor haar handelen. Artikel 1, definities a.(en omletteren van de opvolgende definities) Beheersmaatregelen: een beheersmaatregel richt zich op het beheersen van risico met het oog op het verminderen, verwijderen of vermijden van een ongewenste gebeurtenis.

j (oorspronkelijk) Subsidieregeling: In de nadere regels over de activiteiten die in aanmerking komen voor subsidie de koppeling met gemeentelijke doelstellingen weer te geven, de daarmee samenhangende voorwaarden waaronder indicatoren waarmee in de aanvraag en het verslag de koppeling met de mate waarin gemeentelijke doelstellingen zijn gerealiseerd duidelijk wordt, de beheersmaatregelen die gemeente treft om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de met de subsidie nagestreefde doelstellingen vast te stellen, de verplichtingen en wijze van verdeling van de subsidie en overige relevante aspecten met betrekking tot de subsidie; Artikel 3. Bevoegdheden college 1. Het college is bevoegd om te besluiten over het verstrekken van subsidies. 2. Het college kan subsidieregelingen vaststellen. 3. Tegelijkertijd met de in lid 2 genoemde subsidieregelingen worden adequate beheersmaatregelen door het college vastgesteld. Aan artikel 9, Aanvraag 1. Een aanvraag om subsidie wordt schriftelijk ingediend bij het college. Als hiervoor een aanvraagformulier is vastgesteld geschiedt dit met gebruikmaking daarvan.

Bij de aanvraag om subsidie legt de aanvrager in ieder geval de volgende gegevens over: een beschrijving van de activiteiten, en de daarmee nagestreefde doelstellingen waarvoor de subsidie wordt aangevraagd en de indicator(en) waarmee het bereiken van de betreffende doelstellingen worden gemeten en hoe die worden gemeten; Artikel 13. De subsidieverlening 1. Een boekjaarsubsidie wordt slechts verleend aan een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid. 2. Het college kan een subsidie verlenen voor een periode van maximaal vier opvolgende jaren. 3. Wanneer van de in het tweede lid bedoelde bevoegdheid gebruik wordt gemaakt, wordt in de verleningsbeschikking aangegeven op welk bedrag de subsidieaanvrager voor elk jaar of gedurende de subsidieperiode aanspraak kan maken. Wanneer geen bedrag kan worden genoemd, wordt in de verleningsbeschikking de wijze waarop het bedrag wordt bepaald, aangegeven.

Ons kenmerk: X.2023.07799

4.

5.

Pagina 3

Voor zover dit niet is bepaald bij subsidieregeling, wordt bij de verleningsbeschikking vermeld op welke wijze de subsidieontvanger de besteding van de subsidie dient te verantwoorden. Bij de beschikking zoals in lid 4 genoemd worden in ieder geval opgenomen de nagestreefde doelstellingen waarvoor de subsidie wordt verleend en de indicator(en) waarmee en hoe het bereiken van de betreffende doelstellingen worden gemeten tenzij deze vereisten in redelijkheid niet gesteld kunnen worden.

Artikel 21. Vaststelling subsidies tussen € 20.000 en € 50.000 1. Bij subsidies van meer dan € 20.000 en ten hoogste € 50.000 dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in: a. in geval van een boekjaarsubsidie, uiterlijk 4 maanden na afloop van het betrokken kalenderjaar; b. in andere gevallen uiterlijk 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht. 2. De aanvraag bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht, de doelstellingen zijn behaald en aan de verplichtingen is voldaan. 3. Bij subsidieregeling kan worden bepaald dat op een andere manier wordt aangetoond in hoeverre de activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan. 4. In aanvulling op het tweede lid kan het college in bijzondere gevallen bepalen dat de aanvraag ook een financieel verslag van Artikel 22. Vaststelling subsidies tussen € 50.000 en € 250.000 1. Bij subsidies van meer dan € 50.000 en ten hoogste € 250.000 dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in: a. in geval van een boekjaarsubsidie, uiterlijk 4 maanden na afloop van het betrokken kalenderjaar; b. in andere gevallen uiterlijk 13 weken nadat gesubsidieerde activiteiten zijn verricht. 2. De aanvraag bevat: a.

een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht de doelstellingen zijn behaald en aan de verplichtingen is voldaan; b. een financieel verslag van de subsidieerde activiteiten waaruit de daarmee verbonden uitgaven en inkomsten blijken. 3. Bij subsidieregeling kan worden bepaald dat op een andere manier wordt aangetoond in hoeverre de activiteiten zijn verricht, de doelstellingen zijn behaald, aan de verplichtingen is voldaan en hoe over uitgaven en inkomsten moet worden gerapporteerd. Artikel 23. Vaststelling subsidies van meer dan € 250.000 1. Bij subsidies van meer dan € 250.000 dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in: a. in geval van een boekjaarsubsidie, uiterlijk 4 maanden na afloop van het betrokken kalenderjaar; b. in andere gevallen uiterlijk 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht. 2. De aanvraag bevat: a. een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht met een toelichting op eventuele verschillen, de doelstellingen zijn behaald en in hoeverre aan de verplichtingen is voldaan; b. een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening); en c. een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant.

Ons kenmerk: X.2023.07799

Pagina 4

3. Bij verleningsbeschikking of subsidieregeling kan worden bepaald dat voor de in het tweede lid onder c genoemde verklaring aan een door het college vastgesteld controleprotocol wordt voldaan. 4. Bij subsidieregeling kunnen andere termijnen worden vastgesteld of andere gegevens worden verlangd. Artikel 26. Bijzondere afwijkingsbevoegdheid Het college kan naast de in de voorgaande artikelen van deze verordening genoemde mogelijkheden ook afwijken van de bepalingen gesteld bij of krachtens deze verordening: a. bij het vaststellen van nadere regels als bedoeld in artikel 3, tweede en derde lid, indien deze ten behoeve van uniformiteit zijn opgesteld in samenwerking met een ander bestuursorgaan; b. indien subsidie wordt verstrekt voor activiteiten waarvoor ook door andere bestuursorganen subsidie wordt verstrekt en de bepalingen daarbij afwijken van de voorgaande artikelen; c. bij de verstrekking van subsidies uit gelden, die door het Rijk of de provincie aan de gemeente beschikbaar zijn gesteld voor specifiek aangewezen activiteiten en de bepalingen daarbij afwijken van de voorgaande artikelen; d. voor zover dit voor subsidieverstrekking noodzakelijk is gelet op: i. een wet of een daarop gebaseerde regeling; ii. bepalingen inzake Europese cofinanciering.

Achtergronden bij het advies van de Auditcommissie Op 29 april 2021 stelde de raad de voorstellen met betrekking tot het Versterken van informatiewaarde vast (2020.4242721). De versterking van informatiewaarde van producten in de Planning & Control cyclus wordt gerealiseerd op basis van de informatiecriteria zoals beschreven in de notitie Versterken informatiewaarde welke als bijlage bij het raadsvoorstel is gevoegd. De versterking van informatiewaarde wordt stapsgewijs gerealiseerd en is later uitgewerkt in een plan van aanpak3. De raad besloot op 29 april 2021 ten aanzien van raadsvoorstellen: 1. in raadsvoorstellen waarin nieuw beleid wordt voorgesteld, voor zover als mogelijk is, een beleidstheorie, nul-waarde en streefwaarde voor het maatschappelijk beoogde doel vast te leggen; 2. per raadsvoorstel waarin (geactualiseerd) beleid wordt voorgesteld keuzes voor beleidsindicatoren door het college aan de raad voor te laten leggen. Het college heeft recent aan de Auditcommissie en de raad laten weten dat dit met ingang van september 2024 daadwerkelijk invulling krijgt. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens de Auditcommissie van de gemeente Haarlemmermeer, Erik Vermeulen, Beryl van Straten, Carin Smand, Eline Gumbert, Hans Spijker, Tim Beusenberg de ambtelijk secretaris,

de voorzitter,

Jaap Baars

Erik Vermeulen

3

plan van aanpak versterken informatiewaarde

Ons kenmerk: X.2023.07799

Pagina 5

Bijlage Beleidsnotitie Algemene subsidieverordening 2017 Beleidskader verbonden partijen Planning- en controlcyclus Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) Visie op Control en Controlstatuut Activabeleid Beleidskader Strategisch Grondbeleid Garantiebeleid Verordening Grondzaken Reserves en voorzieningen Beheerplan Fysieke omgeving Financiële verordening Notitie Schuldpositie Risicomanagement en Weerstandsvermogen

RV nummer 2016.0069187

Datum vaststelling 13 december 2016

Vast te stellen door Gemeenteraad

Actualiseren uiterlijk 2023

2017.0041195

2 november 2017

Gemeenteraad

2023

2017.0040561

19 oktober 2017

Gemeenteraad

2023

2020.0002929

3 december 2020

Gemeenteraad

2023

2018.0056726

18 september 2018

Gemeenteraad

2024

2019.0054155 2019.0057735

31 oktober 2019 14 november 2019

Gemeenteraad Gemeenteraad

2025 2025

2019.0057727 2020.0000918

28 november 2019 11 juni 2020

Gemeenteraad Gemeenteraad

2025 2026

2019.0058406

3 september 2020

Gemeenteraad

2026

2020.0000724

28 mei 2020

Gemeenteraad

2026

7282099 7999971

9 maart 2023

Gemeenteraad Gemeenteraad Gemeenteraad

2027 2029 2029

Ons kenmerk: X.2023.07799

Verzendlijst t.b.v. FM/DRM Steller Telefoon Geadresseerde Uw brief Bijlage(n) Onderwerp Kenmerk

: : : : : : :

Jaap Baars 06-23234267 De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer n.v.t. (separaat) voorbeelden voor concepten van amendementen Informatie over Verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a X.2023.07799

Afschriften aan: − Archief FM/DRM − raadsinformatie@haarlemmermeer.nl

Evt. opmerkingen m.b.t. verzending van brief en/of afschriften:

Pagina 6