Advies AC _1e wijziging Financiele verordening_ 25.11.2024_sgn

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 0900 1852

Cluster Contactpersoon Telefoon Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n)

Onderwerp

Auditcommissie jaap baars 06-23234267 n.v.t. XS-24111103.681 n.v.t.

Verzenddatum

25 november 2024

Advies Auditcommissie bij vaststelling 1e wijziging Financiële verordening Haarlemmermeer 2023

Geachte raadsleden, Op verzoek van het Presidium brengt de Auditcommissie advies uit over het collegevoorstel met betrekking tot de 1e wijziging van de Financiële verordening Haarlemmermeer 2023. De raad en zijn Presidium ontvingen het raadsvoorstel via de lijst ingekomen stukken van 30 september jl. De Auditcommissie heeft het voorstel in zijn eerstvolgende vergadering van 24 oktober jl. met de accountant de wethouder en haar staf besproken. De wijziging betreft het volgende artikel: Artikel I. Wijziging van de Financiële verordening Haarlemmermeer 2023 De Financiële verordening Haarlemmermeer 2023 wordt als volgt gewijzigd: Artikel 11, lid 4 komt te luiden: Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting, zowel van de baten en lasten als van investeringskredieten, als onrechtmatig wordt beschouwd indien deze niet tijdig aan de raad is gemeld. Onder ‘tijdig melden’ wordt verstaan bij de voorjaarsrapportage, de najaarsrapportage of bij de jaarstukken. De afwijkingen die tijdig zijn gemeld worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Lasten- en kredietoverschrijdingen zijn altijd onrechtmatig. Lasten- en kredietoverschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

c. Er is sprake van een overschrijding die past binnen de vastgestelde totale exploitatieopzet van een grondexploitatie. d. Er is sprake van een budgetoverschrijding op een activeerbare activiteit (investering) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere kapitaallasten in latere jaren.

Ons kenmerk:

XS-24111103.681

Pagina 2

Positief advies plus aanbeveling aan de raad De Auditcommissie geeft onder vermelding van haar onderstaande aanbeveling een positief advies bij de vaststelling van de voorgestelde 1e wijziging van de Financiële verordening Haarlemmermeer 2023. Het wijzigingsvoorstel van het college richt zich op de definitie van het begrip ‘tijdigheid’ in de context van de rechtmatigheidsverantwoording door het college 1. Het voorstel biedt een technische oplossing voor het voorkomen van (onnodige) begrotingsonrechtmatigheden. Met de wijziging wordt invulling gegeven aan de aanbeveling die de accountant heeft gedaan in o.a. de managementletter/raadsbrief van medio december 20232 en het accountantsverslag van medio mei 2024 t.a.v. het definiëren van het begrip tijdigheid.

Aanbeveling aan de raad De Auditcommissie vindt het voorstel een goede eerste stap waarmee het vraagstuk van de definitie van tijdigheid technisch is opgelost. Vanuit de optiek van de Auditcommissie zijn er twee punten te onderscheiden voor verder bespreking: 1-Tijdigheid van informatie: hoe kan dit proces versneld worden zodat de raad tijdiger is geïnformeerd? 2-Kwaliteit van de inschattingen, hoe kan de voorspelbaarheid van de P&C-documenten worden versterkt?

Ad1 Tijdige informatie Om lopende het boekjaar inzicht in de realisatie van de begroting te krijgen is ook de letterlijke betekenis van het woord tijdigheid aan de orde. Het inzicht in de realisatie van de begroting lopende het jaar verbetert voor de raad (nu nog) niet met het voorstel tot wijziging van de Financiële verordening. Een achterliggend motief bij de verplichting tot tijdig melden van onder- en overschrijdingen van budgetten is naar het inzicht van de Auditcommissie gelegen in het verbeteren van grip op de begroting voor de raad, zodat er lopende het jaar alternatieve keuzes gemaakt kunnen worden. Of – naar de actualiteit van nu- bijvoorbeeld voorgenomen ombuigingen bijgesteld kunnen worden, wanneer het beeld ten gunste van de financiële situatie verandert. Het budgetrecht van de raad komt daarmee sterker uit de verf. De Auditcommissie geeft daarom als aanbeveling bij de vaststelling van de wijziging van de verordening mee dat tijdigheid vanuit het perspectief van de raad er om gaat om lopende het jaar beter zicht op de realisatie van de door de raad vastgestelde begroting te krijgen. Het is aan de raad, het college en de organisatie om spelregels af te spreken over de tijdige wijze waarop de raad wordt geïnformeerd over significante afwijkingen van de vastgestelde begroting. Significante afwijkingen (materialiteit)3 zijn een gegeven waar de raad kwantitatieve

1

In Besluit BBV en de kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV (Besluit Begroting en verantwoording zijn de vereisten beschreven) 2 Per email via raadsinformatie aan de raad verzonden op 19-12-2023 15:07 3 Er is sprake van een materiële afwijking (in bedragen of in toelichting) wanneer deze afwijkingen in aard en omvang zodanig groot zijn dat het oordeel van de raad waarschijnlijk wordt beïnvloed. Die maatstaf wordt materialiteit van de (jaarrekening) genoemd.

Ons kenmerk:

XS-24111103.681

Pagina 3

of kwalitatieve normen aan kan verbinden Het is aan te bevelen om die te gaan maken. Ad2 Kwaliteit van schattingen De kwaliteit van de begroting begint met het proces dat schattingen goed worden gemaakt. Dit beginpunt is de professionele basis voor de voorbereiding van de begroting. Afwijkingen zouden binnen bepaalde grenzen moeten blijven. Wanneer er zich grote begrotingsafwijkingen voordoen komen de volgende politiek-bestuurlijke vragen aan de orde: (1) Wat doen we met de onder- en overschrijdingen van budgetten; (2) Wat is er van die afwijkingen te leren. Naast het tijdig gesprek dat raad en college over de onder- of overschrijdingen voeren wordt hiermee een feedbackloop aangelegd. De schattingsmechanismes worden bijgesteld en verbeteren gaandeweg. Het gaat om grip op de begroting, het opbouwen van kennis en die verworven kennis vervolgens borgen. Uitwerking Indien de raad het wenst dienen er nieuwe afspraken te worden gemaakt over de informatievoorziening ten aanzien van de realisatie van de begroting lopende het jaar. Het is aan de raad, het college en de organisatie om daar met elkaar een balans in te vinden. Indien de raad het wenst kan het gesprek daarover in de Auditcommissie vervolgen. Suggesties aan de raad voor het gesprek met het college Integraal inzicht wordt reeds via de rapportages uit de P&C-cyclus gegeven.

De Voorjaars- en Najaarsrapportage aan de raad geven echter informatie uit een periode van ca. twee tot drie maanden eerder. Bij de Voorjaarsrapportage in juni gaat de informatie daarmee terug op de start van het jaar en bij de Najaarsrapportage in december kijkt de raad terug op feiten die voor het begrotingsjaar geen nadere keuzes meer mogelijk maken ten aanzien van onder- en overschrijdingen van budgetten. Vandaag de dag zijn er ook andere mechanismen en instrumenten waarmee monitoring mogelijk is lopende het begrotingsjaar. Een verkennend gesprek hierover kan richting geven aan de uitwerking, bijvoorbeeld aan de hand van het volgende: -

Periodiek tussentijds inzicht in de actuele stand van de financiële resultaten ten opzichte van de begroting geven, zoals de inkomsten en uitgaven per programma en de beleidsdoelen daarbinnen. Dit inclusief een update over de voortgang van de doelstellingen, zoals de realisatiegraad, klanttevredenheid, doorlooptijden en andere kwaliteitsindicatoren. Op basis hiervan komt de raad beter in positie om te zien of het bestuur op koers ligt. College en raad kunnen dan tijdig met elkaar in gesprek om bij te kunnen sturen. Of aandacht te vragen voor bepaalde doelstellingen en afspraken te maken over eventuele aanpassingen in de planning en uitvoering.

-

Prognoses over de belangrijkste resultaten kunnen naast de tussentijdse periodieke informatie aangeven in hoeverre de gemeente verwacht de begroting te halen, rekening houdend met eventuele bijgestelde uitgaven of inkomsten.

-

De interne audits die het college jaarlijks met het Jaarplan VIC- en audits vaststelt kunnen verder afgestemd worden op het signaleren waar budgetten mogelijk niet

Ons kenmerk:

XS-24111103.681

Pagina 4

toereikend zijn of waar doelstellingen door knelpunten niet gehaald worden. Overweging daarbij is om interne audits in te zetten om onderzoek te doen om in retrospectief de voorspellende waarde van de begroting en de kwaliteit van schattingen te beoordelen.

-

Doorontwikkeling van de digitalisering van de Programmabegroting inclusief de resultaten kan op een meer continue basis worden ingericht. Vandaag de dag zijn daar digitale informatiesystemen voor ingericht, die (realtime) informatie bieden over doelstellingen, realisatie en financiële data. Bij de inrichting van een dashboard/information system kan per bestuurslaag de toegang tot informatie ingeregeld worden, waarmee een doorlopend relevant inzicht in de stand van zaken mogelijk wordt, op het passende geaggregeerde niveau. De raad heeft eerder op de ontwikkeling van digitale instrumenten aangestuurd, zie ook het raadsplein 30 juni 2016 – Motie toetreding begroting Haarlemmermeer tot het digitale tijdperk, beantwoording door het college in brief 33, raadsplein 22.09.2016, welke in het interne iBabs is terug te lezen.

Auditcommissie van de gemeente Haarlemmermeer Ambtelijk secretaris

Voorzitter

Jaap Baars

Erik Vermeulen

Ons kenmerk:

XS-24111103.681

Pagina 5

Verzendlijst t.b.v. FM/DRM Steller Telefoon Geadresseerde Uw brief Bijlage(n) Onderwerp Kenmerk

: : : : : : :

Jaap Baars 0900 1852 / 06-23234267 De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer n.v.t. Advies Auditcommissie bij de 1e wijziging van de Financiële verordening 2023 XS-24111103.681

Afschriften aan: − Archief FM/DRM − raadsinformatie@haarlemmermeer.nl