Accountantsverslag PwC-accountants - Gemeente Haarlemmermeer 2020

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie Speerpunten Ontwikkelingen 2020

Gemeente Haarlemmermeer Digitaal Accountantsverslag Accountantsverslag 2020

Jaarverslag Jaarstukken

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 9 juni 2021

Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

Interactive PDF report Foto van Haarlemmermeergemeente.nl

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Aanbiedingsbrief

Conclusie Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag

Gemeente Haarlemmermeer T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Raadhuisplein 1 2132 TZ HOOFDDORP 9 juni 2021 Referentie: FXR7ETEZQ2SX-1752220525-125

Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking

Geachte leden van de raad en het college, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat wij hebben opgesteld in het kader van onze controle op de jaarrekening 2020 van gemeente Haarlemmermeer. We hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan van 17 juni 2020 en de gezamenlijke startnotitie van 22 juni 2020.

Wij bedanken u en uw medewerkers voor de medewerking tijdens onze controle. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Dit document is elektronisch ondertekend door:

Bijlagen

Dit accountantsverslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit onze controle. Deze bevindingen zijn openlijk en constructief besproken met de ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder financiën. We hebben de inhoud van dit verslag besproken tijdens de vergaderingen van de auditcommissie op 27 mei 2021 en op 3 juni 2021.

Martine Koedijk []

drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam, T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

Onze kernboodschappen (1/2) Een goedkeurende controleverklaring Wij hebben onze accountantscontrole van de jaarrekening 2020 van gemeente Haarlemmermeer afgerond. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring op het aspect getrouwheid en financiële rechtmatigheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door de raad. Het totaal van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden komt neer op respectievelijk €4,3 miljoen en €0,3 miljoen. De fouten hebben met name betrekking op aanbestedingen ad €1,5 miljoen. Daarnaast zijn er in 2021 een aantal inkoopfacturen ontvangen, die betrekking hebben op 2020, maar ten onrechte niet zijn verwerkt in 2020. Dit leidt tot een fout van €0,8-1,8 miljoen. De fouten en onzekerheden blijven binnen de geldende tolerantieniveaus.

Impact van Covid-19 op de jaarstukken 2020 Aan het begin van 2020 hadden nog weinigen gehoord van het nieuwe coronavirus Covid-19. In een paar maanden tijd leidde het tot een wereldwijde pandemie. Het coronavirus heeft een onvoorstelbare impact op het openbare leven en op het persoonlijke leven van velen. Van economie tot veiligheid en van cultuur tot het welzijn van inwoners zelf. Voor specifiek inzicht en monitoring van de impact van de coronacrisis heeft het college van gemeente Haarlemmermeer een (tijdelijk) hoofdstuk ‘Coronacrisis’ ingesteld, dat het college in de reguliere P&C-documenten, waaronder de jaarstukken, opneemt. Deze paragraaf geeft de (financiële) gevolgen van de crisis overzichtelijk weer. Covid-19 heeft niet geleid tot onrechtmatigheden of bevindingen ten aanzien van getrouwheid. We concluderen dat gemeente Haarlemmermeer tijdig de juiste acties heeft ingezet om fouten en onzekerheden te voorkomen. We hebben in dat kader dan ook geen onrechtmatigheden of bevindingen ten aanzien van getrouwheid geconstateerd boven onze rapporteringstolerantie van €75.000.

De financiële vooruitzichten dwingen tot keuzes en monitoring van onzekerheden en ombuigingen In het accountantsverslag over 2019 hebben wij met u gedeeld dat de financiële positie van Haarlemmermeer goed is en daarmee weerbaar en wendbaar. De werkelijke cijfers van 2020 laten een verbetering zien ten opzichte van 2019 (en de begroting) van de schuldquote. Dit komt door uitstel van investeringen door corona en door de stijging van de baten door de extra bijdragen vanuit het Rijk. Ook is er veel bevoorschot vanuit het Rijk, wat een positief effect heeft gehad op de liquiditeitspositie en dus de leningportefeuille. Recent heeft het college aan de raad gemeld dat de ontwikkeling van het meerjarenbeeld naar verwachting slechter zal zijn dan in de begroting 2021 opgenomen. De nieuwe inschatting van het meerjarenbeeld kent nog veel onzekerheden. Wij adviseren daarom om naast de (mogelijke) ombuigingen in scenario’s aan te geven hoe wordt omgegaan met mogelijke toekomstige tegen- dan wel meevallers door deze onzekerheden. De raad moet via de P&C-cyclus in de gelegenheid zijn om de realisatie van de ombuigingen en de onzekerheden met een helder overzicht te monitoren.

De resultaten 2020 op de ruimtelijke projecten zijn beter dan verwacht bij het tMPG Het jaar 2020 stond ook voor wat de gevolgen zijn op de ruimtelijke projecten in het teken van Covid-19; toch is op alle projecten voortgang geboekt. De markt voor met name woningbouw is goed en ook op verschillende bedrijventerreinen hebben grondverkopen plaatsgevonden. Er is over 2020 een positief resultaat gehaald door (tussentijdse) winstneming en afname van de verliesvoorziening. Het risicoprofiel is in de MPG2021 wel toegenomen, voornamelijk door het project Badhoevedorp en de toevoeging van de exploitatie Lincolnpark Tweede fase. De beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst met SGN is binnen het ruimtelijk domein een bijzondere 2 transactie die juist verwerkt is in de jaarrekening.

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

Onze kernboodschappen (2/2) De gewenste ombuigingen zijn nog niet gerealiseerd op het sociaal domein Het sociaal domein kent een stevige opgave. Sinds 2015 is er sprake van een stijging van het aantal inwoners dat gebruikmaakt van maatwerkvoorzieningen (Jeugd en Wmo). Gemeente Haarlemmermeer wordt voor het derde jaar op rij geconfronteerd met tekorten binnen dit domein. De transformatieopgave in het sociaal domein is complex en kent vele afhankelijkheden. We hebben het college aangeraden om het inzicht in taakstellingen binnen dit domein meer expliciet te maken in de P&C-producten.

De leesbaarheid van de jaarstukken is goed De leesbaarheid van de jaarstukken is goed. De teksten zijn compact en goed geformuleerd. Er zijn schema’s en ‘graphics’ opgenomen die de leesbaarheid verhogen. De totale omvang van circa 280 pagina’s (exclusief bijlagen) is vergelijkbaar met of kent minder pagina’s dan bij andere gemeenten van deze omvang. We concluderen dat de jaarstukken van gemeente Haarlemmermeer goed leesbaar zijn in vergelijking met andere 100.000+ gemeenten.

De kwaliteit van het jaarverslag wordt verder verbeterd De raad heeft besloten dat de informatiewaarde van de jaarstukken versterking behoeft. De auditcommissie heeft het initiatief genomen om in de eerste helft van 2020 met PwC werksessies te organiseren om tot inventarisatie van de wensen en mogelijkheden te komen. De uitkomsten zijn dat de raadsleden het belangrijk vinden dat de P&C-stukken compact en overzichtelijk zijn én dat de raad keuzes kan maken ten aanzien van maatschappelijke effecten en indicatoren. De versterking van de informatiewaarde wordt op een praktische wijze cyclisch tot stand gebracht. De auditcommissie, het college en de ambtelijke organisatie gaan in 2021 door met het verbetertraject, startend met de Duisenbergmethode bij deze jaarrekening.

De interne beheersing is van voldoende niveau In onze rapportage interim-bevindingen hebben wij ons beeld gegeven op de interne beheersing van uw gemeente. Onze conclusie was dat de interne beheersing van voldoende niveau is. De resterende bevindingen zijn onderhanden en daarvan resteerden er zeven met prioriteit ‘hoog’. Hiervan waren er zes gerelateerd aan de beheersing van de IT-omgeving. In de zomer van 2021 zullen we ons begrip van de beheersing van de IT-omgeving wederom actualiseren. Daarnaast was er één bevinding gerelateerd aan de aanbestedingen. Omdat de totale onrechtmatigheid uit aanbestedingen is afgenomen en omdat de interne beheersing hier rondom is verbeterd, hebben we deze teruggeschakeld naar prioriteit ‘middel’.

De rechtmatigheidsverantwoording als kans Voor de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording steunt u op de derde lijn met de VIC en CC, een solide basis en een goed vertrekpunt om de interne beheersing in de eerste en tweede lijn verder te verbeteren, zodat zaken eerder in het proces worden gesignaleerd en minder correctie achteraf nodig is. Dat kan door digitalisering van beheersingsmaatregelen in de applicaties, de basis van de IT-beheersing op orde te brengen en door inzet van tools voor continue monitoring. Vanaf de controle 2021 zetten wij een monitoring tool in die Haarlemmermeer weer een stap verder brengt. Financiële rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening is de reikwijdte van deze interne beheersing. Vervolgens kunt u dat uitbreiden naar andere kwaliteitsaspecten, zoals efficiency en effectiviteit van processen. Het ‘in control statement’ is een instrument om die groei in volwassenheid van uw interne beheersing te stimuleren. Het moet geen doel op zich worden, maar moet leiden tot een verbreding van de beheersing in (vooral) de processen en systemen. 2I

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Onze conclusie

Conclusie Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag

Uw jaarrekening geeft een getrouw beeld

De totale rechtmatigheidsfout is €4,3 miljoen

Wij hebben onze accountantscontrole van de jaarrekening 2020 van gemeente Haarlemmermeer afgerond. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring op het aspect getrouwheid en financiële rechtmatigheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door de raad.

Het totaal van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden komt neer op respectievelijk €4,3 miljoen en €0,3 miljoen (2019: €3,6 miljoen en €0,3 miljoen). De fouten die voortkomen uit de rechtmatigheid hebben met name betrekking op aanbestedingen ad €1,5 miljoen. Afwijkingen in relatie tot rechtmatigheid zijn niet te corrigeren. Het overzicht van fouten en onzekerheden inzake rechtmatigheid wordt hier getoond.

Fouten en onzekerheden geconstateerd in relatie tot getrouwheid

Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

In totaliteit hebben we zeven controleverschillen geconstateerd in relatie tot getrouwheid. Het overzicht van deze (ongecorrigeerde) fouten en onzekerheden inzake getrouwheid wordt hier getoond. We hebben één controleverschil buiten de bevindingen vanuit de verbijzonderde interne controle gerelateerd aan het aspect getrouwheid. Dit betreft de bevinding gerelateerd aan de voortgezette controle. Daarnaast is er vanuit de externe controle één extra dossier in relatie tot de aanbestedingen als onrechtmatig beschouwd (impact: €0,3 miljoen).

Overige informatie in uw jaarverslag is consistent met uw jaarrekening Als accountants zijn wij ervoor verantwoordelijk dat wij in onze controleverklaring verslag uitbrengen over de overige informatie die in het jaarverslag is opgenomen. De overige informatie omvat uw bestuursverslag, de overige gegevens en de bijlagen. Wij hebben geen materiële inconsistenties, materiële onjuistheden en/of omissies opgemerkt in de informatie die op grond van het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) moet worden verstrekt.

Getrouwheid

Rechtmatigheid

€20.000.000

€20.000.000

€15.000.000

€15.000.000

€10.000.000

€10.000.000

€5.000.000

€5.000.000

€-

Fouten Bevindingen

Onzekerheden Goedkeuringstolerantie

€-

Fouten Bevindingen

Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

3

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie

Overzicht van ongecorrigeerde fouten en onzekerheden inzake getrouwheid De volgende geconstateerde afwijkingen betreffen de geconstateerde fouten en onzekerheden boven de gestelde rapporteringstolerantie van €75.000. Het college heeft geconcludeerd dat het kwalitatieve en kwantitatieve effect niet materieel is. Wij zijn het eens met de beoordeling van het college en concluderen dat het bedrag aan afwijkingen in relatie tot getrouwheid niet materieel is.

Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking

#

Beschrijving

Jaarrekeningpost

Fouten

1

Omgevingsvergunningen: Er blijken fouten en onzekerheden uit (bedrijfsmatige) aanvragen voor vergunningen die zijn behandeld door de omgevingsdienst. Zie link.

Omgevingsvergunningen

2

Voortgezette controle: Er zijn in 2021 een aantal inkoopfacturen ontvangen die betrekking hebben op 2020, maar ten onrechte niet zijn verwerkt in 2020. Zie link.

Onzekerheden

€234.000

€298.000

Inkoop (diverse programma’s)

€782.000 €1.841.000

€0

Totaal

€1.016.000 €2.075.000

€298.000

Bijlagen

3I

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie

Overzicht van (ongecorrigeerde) fouten en onzekerheden inzake rechtmatigheid De volgende geconstateerde afwijkingen betreffende de geconstateerde fouten en onzekerheden boven de gestelde rapporteringstolerantie van €75.000. Het college heeft geconcludeerd dat het kwalitatieve en kwantitatieve effect niet materieel is. Wij zijn het eens met de beoordeling van het college en concluderen dat het bedrag aan afwijkingen in relatie tot rechtmatigheid, niet materieel is.

Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

#

Beschrijving

Jaarrekeningpost

Fouten

1

Aanbestedingen: Vanuit de controle op de naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen is een onrechtmatigheid ad €1,5 miljoen geïdentificeerd. Zie link.

Aanbestedingen

€1.521.000

€0

2

Bijzondere bijstand: Voor een gedeelte van deze bijstand is uit nader onderzoek gebleken dat niet is voldaan aan het voorwaardencriterium. Zie link.

Bijzondere bijstand

€686.000

€0

3

Getrouwheid: De kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV stelt dat bevindingen in het kader van getrouwheid ook ongesaldeerd meewegen als bevindingen in het kader van rechtmatigheid.

Diverse

€1.016.000 €2.075.000

€298.000

€3.223.000 €4.282.000

€298.000

Totaal

Onzekerheden

3II

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Speerpunten

Conclusie Speerpunten Verbonden partijen

In de vergadering van 11 juni 2020 van de auditcommissie zijn we in gesprek gegaan over nieuwe aandachtspunten (speerpunten) die in lijn liggen met de reguliere jaarrekeningcontrole.

VTA-kosten

Voor 2020 heeft de raad de volgende drie speerpunten meegegeven waar we in dit verslag over rapporteren:

Impact van Covid-19

• Verbonden partijen.

Ontwikkelingen 2020

• Systematiek VTA. • Corona-effecten.

Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

4

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Speerpunt: verbonden partijen en overige partijen die verbonden zijn (1/2)

Conclusie Speerpunten Verbonden partijen VTA-kosten Impact van Covid-19

Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

Het belang in en van verbonden partijen bij de realisatie van de doelstelling van Haarlemmermeer neemt steeds verder toe. Het belang van de inrichting van de governance van verbonden partijen ten behoeve van het beheersen van de risico’s, doelrealisatie en de democratische verantwoording neemt daarmee evenredig toe. De verbonden partijen zijn om die reden een specifiek aandachtspunt. Het gaat om zowel de formele alsook de ‘grote informeel' verbonden partijen en de partijen met wie gemeente Haarlemmermeer een 100%-subsidierelatie onderhoudt.

Sterk punt is dat onderscheid wordt gemaakt in het college tussen de inhoudelijke, beleidsmatige aansturende rol en de rol van ‘eigenaar’, die de financiële en continuïteitsbelangen beheert (wethouder financiën, portefeuille deelnemingen). Er is geen onderscheid gemaakt tussen de rol van opdrachtgever en beleidsmaker, dit is in het algemeen ook niet vaak nodig maar kan wenselijk zijn als die belangen kunnen verschillen. Het beheer van de verbonden partijen is decentraal belegd (in de eerste lijn) en kan dus in uitvoering verschillen.

Hoe is de governance en beheersing van ‘verbonden partijen’ ingericht vanuit de diverse rollen van de gemeente als eigenaar, opdrachtgever en beleidsmaker?

Hoe is de governance en beheersing van ‘zorginstellingen’ ingericht vanuit de diverse rollen van de gemeente als opdrachtgever en beleidsmaker?

De definitie van een verbonden partij luidt: “Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft”.

De gemeente is verantwoordelijk voor de maatschappelijke ondersteuning en zorg aan inwoners van Haarlemmermeer, van jong tot oud. Het gaat daarbij om vrijwel alle jeugdhulp (in het kader van de Jeugdwet), individuele begeleiding, dagbesteding (inclusief vervoer), kortdurend verblijf, beschermd wonen/maatschappelijke opvang (belegd bij centrumgemeente Haarlem), hulpmiddelen, woningaanpassingen (Wmo), inkomensondersteuning en de ondersteuning en begeleiding bij het vinden van werk (Participatiewet).

Voor gemeente Haarlemmermeer geldt dat de visie op en de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen zijn vastgelegd in het in 2017 vastgestelde ‘Beleidskader verbonden partijen’ (2017). Hier wordt onder meer stilgestaan bij het beheer, de regie en de aansturing van verbonden partijen, inclusief het onderscheid tussen privaat- en publiekrechtelijke verbonden partijen. Ook wordt er stilgestaan bij informatievoorziening aan en bevoegdheden van de raad. Gemeente Haarlemmermeer stuurt de verbonden partijen aan op basis van het ‘public governance’-model. Bij aansturing op basis van dit model staan vier deelprocessen centraal: sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. De mate van aansturing wordt aangepast aan het belang dat de gemeente in een verbonden partij heeft en aan het risicoprofiel van de verbonden partij. Jaarlijks wordt een uitgebreide risicoscan uitgevoerd.

Het beleidskader voor het sociaal domein is ‘Koersvast, steeds beter’. Uitgangspunt is dat de gemeente inwoners stimuleert om zo veel mogelijk eerst zelf, met hulp van het eigen netwerk en algemene voorzieningen, naar oplossingen te zoeken. Daar waar nodig ondersteunt gemeente Haarlemmermeer. In de toegang wordt samengewerkt met gemandateerde professionals op de vindplaatsen.

5

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Speerpunt: verbonden partijen en overige partijen die verbonden zijn (2/2)

Conclusie Speerpunten Verbonden partijen VTA-kosten Impact van Covid-19

Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag

Aanbieders worden bij gemeente Haarlemmermeer niet alleen als opdrachtnemers beschouwd, maar ook als partners en medeverantwoordelijk om passende zorg en ondersteuning te bieden, binnen het beschikbare budget. Vijf sturingsprincipes worden daarbij gehanteerd: co-creatie, ruimte vooraf verantwoording achteraf, maatwerk, beperkte informatie-uitvraag, en betrek cliënten bij de verantwoording. Door middel van accountgesprekken uitgevoerd door de categoriemanager samen met een beleidsadviseur worden de rollen van zowel opdrachtgever als beleidsmaker ingevuld. Signalen met betrekking tot kwaliteit van de dienstverlening of continuïteit van de zorgaanbieder moeten zo naar boven komen. Budgetanalyses vinden maandelijks plaats door categoriemanagers samen met de business- en financial controller. De resultaten van de analyses worden meegenomen in de accountgesprekken met de aanbieders.

Jaarstukken

Hoe is de governance en beheersing van ‘subsidiepartners’ ingericht vanuit de rol van de gemeente als beleidsmaker?

Vooruitblik 2021

Gemeente Haarlemmermeer beschikt over een Uitwerkingsnota Subsidiebeleidskader (2017) en het Subsidiebeleidskader zelf (2015). Beide zijn een nadere uitwerking van diverse inhoudelijke beleidsnota’s die de basis vormen van het subsidiebeleid in Haarlemmermeer. Een voorbeeld van een dergelijke beleidsnota is het ‘Haarlemmermeer met sport en bewegen positief gezond’ (2019). Het doel van deze uitwerkingsnota is om heldere en overzichtelijke informatie te verschaffen over subsidiabele activiteiten binnen de gemeente. De nota geeft concreet aan voor welke activiteiten gemeente Haarlemmermeer subsidie beschikbaar heeft. Naast deze nota’s is er uiteraard de Algemene Subsidieverordening (2017) die door de raad van Haarlemmermeer is vastgesteld. Hiermee heeft zij de kaders uitgezet waarbinnen het college van gemeente Haarlemmermeer dient te bewegen.

Samenwerking Bijlagen

Hier worden ook de bevoegdheden van het college opgesomd rondom het verlenen en vaststellen van subsidies evenals bijvoorbeeld het instellen van subsidieplafonds. De verordening van gemeente Haarlemmermeer bevat, evenals vele algemene subsidieverordeningen, een ‘hardheidsclausule’. De aanduiding ‘hardheidsclausule’ geeft aan dat zich bijzondere omstandigheden kunnen voordoen, waarin een strikte toepassing van één of meer artikelen van de verordening in redelijkheid niet kan worden verlangd. In dat geval mag er dus ‘onderbouwd’ afgeweken worden van de verordening. Bij het verlenen van subsidie door gemeente Haarlemmermeer wordt door het subsidiebureau aan de hand van een checklist geanalyseerd of wordt voldaan aan de subsidievoorwaarden (verschillend per soort subsidie). Inhoudelijk wordt de aanvraag beoordeeld door beleidsmedewerkers. Onderdeel van deze beoordeling is de financiële positie van de organisatie. Gedurende het jaar monitort de verantwoordelijke beleidsafdeling voor de grotere subsidiepartners tussentijds op de (kwalitatieve) realisatie van de beleidsdoelen en continuïteit van de subsidiepartner. De monitoring van de grote subsidieaccounts vindt plaats door middel van de interventiepiramide (interne controlelijst met betrekking tot de solvabiliteit van de aanvrager) getoetst door de financieel adviseur van het accountteam.

Bij de vaststelling worden de jaarverslagen en activiteiten getoetst van de prestatiesubsidies en de eenmalige subsidies. Bij de genormeerde subsidies onder €5.000 wordt steekproefsgewijs gecontroleerd. Naast het verstrekken van subsidie kan de gemeente ook kiezen voor andere instrumenten, denk aan het verstrekken van leningen of om als waarborg te functioneren. De kaders hiervoor zijn vastgelegd in het treasurystatuut. Monitoring vindt plaats bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening. 5I

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Speerpunt: de systematiek rondom VTA-kosten (1/3)

Conclusie Speerpunten Verbonden partijen VTA-kosten Impact van Covid-19

Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

In 2010 is onderzoek gedaan naar de wijze waarop het college en de directie de berekening van de VTA-kosten hebben geregeld en managen. De systematiek rondom de VTA-kosten blijkt echter nog niet altijd duidelijk. Hoe worden VTA-kosten beheerst?

Hoe wordt de omvang van de VTA-kosten beheerst: zijn er go/no-gomomenten in dergelijke trajecten? VTA-kosten zijn de apparaatskosten om het plan te kunnen maken en uitvoeren, de kosten voor voorbereiding, toezicht en administratie. Inschattingen van VTA-kosten gebeuren voor grondexploitaties en voor infrastructurele projecten. Bij een aantal gebieden is er sprake van zowel een grondexploitatie als een infrastructureel project. Haarlemmermeer kent drie fasen binnen de projectontwikkeling met verschillende kredieten waarbij VTA-kosten aan de orde zijn: • Initiatievenbudget voor de te maken VTA-kosten van een project of initiatief gericht op een ruimtelijke ontwikkeling en ten laste van de reserve grondzaken (bevoegdheid college tot €430.000 per jaar). • Voorbereidingsbudget voor de te maken VTA-kosten met als doel een initiatief (met een globale projectdefinitie) verder uit te werken naar een ruimtelijk kader en grondexploitatie (bevoegdheid raad). • Grondexploitatie wordt geopend met een uitgebreide beschrijving inclusief begroting en kansen- en risicoanalyse (bevoegdheid raad). Het initiatievenbudget en het voorbereidingsbudget bestaan volledig uit VTA-kosten. Een raming wordt door verschillende projectmedewerkers en controllers ‘gechallenged’ voordat deze definitief wordt. Daarbij worden bestuurlijke stukken eerst in het ambtelijke projectoverleg (APO) besproken.

Vooraf vindt er tevens afstemming plaats met de adviseurs van F&A (tweede lijn).

De overgang naar een ander ‘type’ budget is een natuurlijk afwegingsmoment voor het college en de raad om al dan niet door te gaan met de ontwikkeling. Ditzelfde geldt voor eventuele aanvullende kredietaanvragen. In de organisatie zijn diverse maatregelen geïmplementeerd voor de beheersing van de kredieten, inclusief de VTA-kosten: Beheersingsmaatregelen eerste lijn Ten aanzien van de uitputting van het krediet worden wekelijks overzichten beschikbaar gesteld. Deze overzichten zijn eenvoudig toegankelijk voor alle medewerkers van projecten, de planeconomen en de adviseurs van F&A. Hierover vindt periodiek inhoudelijk overleg plaats (projectmanager, planeconoom en projectplanner). Aan de hand van de overzichten wordt inzicht verkregen in de verplichtingen, urenregistratie en uitputting van het krediet. Het bedrijfsbureau (eerste lijn) stelt daarnaast periodiek een rapportage op voor het MT van cluster Projecten. Overschrijdingen van het krediet worden per project inzichtelijk gemaakt. Sinds kort (als pilot voor één jaar) is de eerste lijn verstevigd met een programmacontroller.

Beheersingsmaatregelen tweede lijn De tweede lijn stelt samen met de eerste lijn twee bestuurlijke rapportages op: • Het (t)MPG waarin over de grondexploitaties, anterieure overeenkomsten, de voorbereidingskredieten (voor de grondexploitaties) en het initiatiefkrediet wordt gerapporteerd (regie: planeconomie) en de daaruit voortvloeiende consequentie voor de grondzakenreserve. • Het MPI waarin over een select aantal investeringen wordt gerapporteerd (regie: F&A). De selectie ligt vast in de kaders (financiële verordening). 6

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Speerpunt: de systematiek rondom VTA-kosten (2/3)

Conclusie Speerpunten Verbonden partijen VTA-kosten Impact van Covid-19

Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

Methode van inschatting VTA-kosten Voor de VTA-inschatting van het project wordt onderscheid gemaakt tussen de verschillende fases van een project en de aard van een project. Belangrijk uitgangspunt is dat voor alle projecten altijd wordt uitgegaan van een rechtlijnig proces (en dus niet van het twee keer overdoen van een tussenfase bijvoorbeeld). De gemeente gebruikt voor de diverse soorten projecten daarnaast standaarduitgangspunten en -percentages voor VTA-kosten, die aangevuld/aangepast worden voor de specifieke omstandigheden. Bij een initiatief, intentie (als voorbereiding voor een anterieure overeenkomst), of een voorbereidingsproject is er sprake van een projectgerichte raming afgestemd op de aard van het project, de gevraagde producten en de verwachte doorlooptijd en het aantal overleggen. Dit is mogelijk omdat het project vaak maximaal twee jaar duurt en daarmee overzichtelijk is. Met name de inschatting van de doorlooptijd is hierbij belangrijk. Eventuele overschrijdingen zijn vaak het gevolg van een langere doorlooptijd doordat er sprake is van een onderhandelingspositie en/of meerdere partijen. De duur en complexiteit van deze onderhandelingen zijn dan onderschat. Ook als een nadere uitwerking en/of aanvullend beleid nodig is voor het project, komt het voor dat zowel de kosten als de doorlooptijd te laag zijn ingeschat.

Voor de kleinere anterieure overeenkomsten en de daarmee samenhangende proceskosten is de plankostenscan voor exploitatieplannen de basis zoals die is opgezet door het Rijk. Voor de grotere gebiedsontwikkelingen wordt een puur op dat gebied toegesneden overeenkomst gemaakt. De belangrijkste aspecten voor de VTA-inschatting daarbij zijn de afspraken in de overeenkomst (wie doet wat) en de verwachte doorlooptijd.

Voor grondexploitaties wordt voor de verschillende elementen (zoals aankopen, ontwerp, uitgiftes) verschillende uitgangspunten voor de VTA-kosten gehanteerd. Alles is daarbij wel gebaseerd op standaardwerkzaamheden en er wordt uitgegaan van een rechtlijnig proces. In een project wordt een vast percentage aan nader te detailleren over de investeringskosten opgenomen en dit percentage te gebruiken in het gehele project (dus voor alle kostensoorten inclusief VTA). Dit is een gangbare systematiek bij projectramingen, omdat gedurende een project meer duidelijkheid over de invulling ontstaat. Het percentage is dan ook afhankelijk van de fase in het project (hoger bij initiatief, lager bij bestek) of de aard van het project (zoals binnenstedelijk gebied of lange doorlooptijd). Aandachtspunt bij de ramingen is dat alle kosten op het prijspeil van vaststelling worden gedaan. Sinds 2020 wordt er bij elke herziening van de grondexploitaties rekening gehouden met de prijsstijgingen van de kosten tot en met de volgende fasering. Bij investeringsprojecten is dit niet zo.

Er is geen ‘leerloop’ voor de inschatting van VTA-kosten De ervaring leert dat veelal de langere doorlooptijd van de projecten, al dan niet door langere procedures (in combinatie met deels het opnieuw doen van fases) oorzaak is van overschrijding van de VTA-kosten. De raming gaat immers uit van een gestage doorlooptijd van de verschillende fases. Er is geen procedure om specifiek terug te kijken naar de verschillende projecten, wel wordt bij een kredietverhoging gemotiveerd waarom een eventuele verhoging noodzakelijk is. Het is te overwegen om periodiek de inschattingen van de VTA-kosten te evalueren van de diverse typen projecten/elementen om met eventuele leerpunten de inschattingen voor de toekomst te verbeteren.

6I

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Speerpunt: de systematiek rondom VTA-kosten (3/3)

Conclusie Speerpunten Verbonden partijen VTA-kosten Impact van Covid-19

Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021

Actualisatie vindt plaats via het (t)MPG

Grondexploitaties met ontwikkelaar

Het college informeert de raad halfjaarlijks via het (t)MPG over het initiatievenbudget, het voorbereidingsbudget en de grondexploitaties. De eerste kredietaanvraag voor een project - zowel voor het voorbereidingsbudget als een grondexploitatie - gaat separaat naar de raad en dus niet mee met het (t)MPG. Vervolgkredietaanvragen wel.

In een voorbereidend project met ontwikkelaar(s) worden VTA-kosten gemaakt die gedekt moeten worden door het door de raad vastgestelde voorbereidingskrediet voor de te maken kosten die toerekenbaar zijn aan het specifieke project. Het streven is de gemaakte en de nog te maken kosten te verhalen via een intentieovereenkomst of een anterieure overeenkomst.

Bij elke actualisatie (prospectie en herziening) van het (t)MPG wordt gekeken of de restantraming nog voldoende is tot einde looptijd of dat er een risico op meerkosten of kans op minder kosten ontstaat. Dit risico of deze kans wordt vervolgens opgenomen in de risicoanalyse die elke grondexploitatie heeft.

De gemaakte kosten in voorbereidende projecten met ontwikkelaars worden verrekend en zijn boekwaarde bij het te openen project met ontwikkelaars. Op het moment dat er geen anterieure overeenkomst tot stand komt en er geen project met ontwikkelaars wordt geopend, worden de reeds gemaakte kosten verrekend met de voorziening overige ruimtelijke projecten (projecten met ontwikkelaar). Het resterende saldo komt vervolgens ten laste van de reserve grondzaken. Verantwoording over voorbereidende projecten met ontwikkelaars gaat via het (t)MPG.

Bij herzieningen van grondexploitaties wordt apart inzichtelijk gemaakt wat de eventuele VTA-aanvraag is en wordt de nieuwe kredietstand door de raad vastgesteld. Wijzigingen in de scope van het project of onvoorziene omstandigheden bij de uitvoering van het project kunnen leiden tot een extra VTA-behoefte en dus een kredietaanvraag. De reden en de omvang worden vervolgens aan de raad voorgelegd, inclusief de kredietaanvraag.

Voorbereidende grondexploitaties

Samenwerking Bijlagen

In een voorbereidende grondexploitatie worden voornamelijk VTA-kosten gemaakt die gedekt moeten worden door het door de raad vastgestelde voorbereidingskrediet. Deze gemaakte kosten worden verrekend en zijn de boekwaarde bij de start van de grondexploitatie. In een voorbereidende grondexploitatie worden nooit gronden/verwervingskosten geboekt. Indien geen grondexploitatie geopend wordt, dan worden deze kosten ten laste gebracht van de reserve grondzaken (en niet eerder). Verantwoording over een voorbereidende grondexploitatie gaat via het (t)MPG. 6II

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Speerpunt: de impact van Covid-19 op gemeente Haarlemmermeer (1/2)

Conclusie Speerpunten Verbonden partijen VTA-kosten Impact van Covid-19

Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

Aan het begin van 2020 hadden nog weinigen gehoord van het nieuwe coronavirus Covid-19. In een paar maanden tijd leidde het tot een wereldwijde pandemie. Het coronavirus heeft een onvoorstelbare impact op het openbare leven en op het persoonlijke leven van velen. Van economie tot veiligheid en van cultuur tot het welzijn van inwoners zelf. Dat het nog niet voorbij is, ondervinden we recentelijk. De Covid-19-monitor Haarlemmermeer brengt trends en ontwikkelingen als gevolg van corona in beeld. In deze monitor zijn de meest relevante en beschikbare gegevens samengevat. De monitor wordt dagelijks - indien er nieuwe cijfers beschikbaar zijn - bijgewerkt.

Gemeente Haarlemmermeer heeft een specifieke paragraaf ingericht ten aanzien van de impact van Covid-19 Voor specifiek inzicht en monitoring van de impact van de coronacrisis heeft het college van gemeente Haarlemmermeer een (tijdelijk) hoofdstuk ‘Coronacrisis’ ingesteld, dat het college in de reguliere P&C-documenten, waaronder de jaarstukken, opneemt. Deze paragraaf geeft de (financiële) gevolgen van de crisis overzichtelijk weer.

De financiële impact van Covid-19 is fors, maar tegenover deze kosten staan voor een deel (te) ontvangen compensaties vanuit het Rijk De coronacrisis heeft ook grote financiële effecten gehad op de gemeente. Hierover is de raad regelmatig geïnformeerd via brieven aan de raad en in de voor- en najaarsrapportage. De communicatie en rapportage aan de raad over de financiële gevolgen van maatregelen, acties en besluiten zijn ons inziens volledig en juist verlopen. In deze jaarstukken zijn de volgende financiële effecten verwerkt, waarbij de bedragen van €75.000 en hoger zijn opgenomen. De overige kleinere verschillen zijn als één totaalbedrag opgenomen.

Het totale nadeel van de coronacrisis op Haarlemmermeer ad €5,4 miljoen is circa €2,3 miljoen lager dan geraamd bij de Najaarsrapportage 2020. De belangrijkste afwijking betreft de huurcompensatieregeling gemeentelijk vastgoed. Over 2020 heeft het Rijk nog niet alle nadelen als gevolg van de coronamaatregelen gecompenseerd. Dit betreft de inkomstenderving (toeristen- en parkeerbelasting) en de extra lasten van afvalinzameling en afvalverwerking waarvoor compensatie is toegezegd. Het Rijk heeft hier wel bedragen voor gereserveerd, in totaal €282 miljoen. Het aandeel van Haarlemmermeer wordt door het college ingeschat op circa €6,9 miljoen. De daadwerkelijke compensatie wordt door het Rijk bepaald op basis van de jaarrekeningen 2020 van de gemeenten. De verwachting is dat pas in de septembercirculaire gemeentefonds 2021 de verdeling over de gemeenten bekend wordt gemaakt.

Er resteren uiteraard onzekerheden en risico’s Op basis van eerdere compensaties concludeert het college dat het kabinet er in deze overbruggingsfase alles aan doet om de gevolgen voor gemeenten van de coronacrisis zoveel mogelijk te compenseren. Het risico op die onderdelen is daarmee vooralsnog beperkt. Dat neemt niet weg dat er een risico bestaat dat deze steun een keer ophoudt dan wel (veel) minder wordt. Onduidelijk is ook hoe tijdelijk de verslechtering zal zijn. In de coronaparagraaf én in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing worden de gerelateerde risico’s uitgelicht.

Complimenten voor de organisatie Aan het begin van 2020 hadden nog maar weinigen gehoord van het nieuwe coronavirus Covid-19. In een paar maanden tijd leidde het tot een wereldwijde pandemie. Toch heeft gemeente Haarlemmermeer ‘wendbaarheid’ getoond door binnen snelle tijd processen in te richten (bijvoorbeeld de ToZo). Daarnaast zijn vanuit de jaarrekeningcontrole geen onrechtmatigheden 7 geconstateerd in relatie tot de impact van Covid-19.

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie Speerpunten Verbonden partijen VTA-kosten Impact van Covid-19

Ontwikkelingen 2020 Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

Speerpunt: de impact van Covid-19 op gemeente Haarlemmermeer (2/2) Covid-19 heeft niet geleid tot onrechtmatigheden of bevindingen ten aanzien van getrouwheid In de aanloop van de jaarrekeningcontrole tot en met de eindejaarscontrole hebben we in gesprekken met u en uw organisatie gesproken over de gevolgen van Covid-19 op uw jaarrekening(controle). Voor het zomerreces hebben we een ‘praatplaat’ met de gemeente gedeeld en vlak na de zomer ook een ‘actieplan’. Deze waren beide bedoeld om gemeente Haarlemmermeer handvatten te geven om nader te analyseren op welke domeinen een potentieel (materieel) risico bestond in het kader van getrouwheid en rechtmatigheid. Dit met het doel om acties te onderkennen om eventuele fouten en onzekerheden te voorkomen. In artikel 17 van de Participatiewet is een identificatieplicht opgenomen met een ID-bewijs. Veel gemeenten, waaronder Haarlemmermeer, hebben ervoor gekozen om identificatie via DigiD, BRP en Suwinet toe te staan voor ToZo 1, 2 en 3. In overleg met het Rijk is dit als een formele onrechtmatigheid gedefinieerd en daarom niet van invloed op ons oordeel. Wij lichten dit wel toe in de SiSa-bijlage. Voor ToZo 4 geldt de identificatieplicht conform artikel 17 overigens weer wel. We concluderen dat gemeente Haarlemmermeer tijdig de juiste acties heeft ingezet om fouten en onzekerheden te voorkomen.

We hebben in dat kader dan ook geen onrechtmatigheden of bevindingen ten aanzien van de getrouwheid geconstateerd boven onze rapporteringstolerantie van €75.000.

Een toelichting van de ingezette acties rondom Covid-19 op de verschillende domeinen In de voornoemde ‘praatplaat’ en het actieplan hebben we een aantal domeinen geformuleerd met potentiële impact. Hieronder geven we kort inzicht in de betreffende domeinen: • Prestatielevering bij uitgaande subsidies: Afhankelijk van de omvang van een subsidie wordt veelal een subsidie verleend onder de voorwaarde van een activiteitenplan. Als bepaalde activiteiten stil hebben gestaan (zoals een bibliotheek of een sportvereniging), dan zijn prestaties (deels) niet geleverd. We hebben vastgesteld dat de organisatie dit vraagstuk (juridisch) heeft uitgezocht. • Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (ToZo): Aanvragen werden al ingediend voordat het normenkader bekend was. We hebben een procesbespreking gehouden waarin de ambtelijke organisatie van gemeente Haarlemmermeer ons heeft meegenomen in de stappen die de gemeente heeft gezet om snel doch getrouw en rechtmatig ToZo-uitkeringen te verstrekken. • Prestatielevering bij zorginstellingen: Bepaalde takken van zorg (zoals hulp bij huishouden en dagopvang), zijn maandenlang dicht geweest. Ook zijn er gevallen bekend waarbij zorgleveranciers niet welkom waren vanwege het risico van verspreidingsgevaar. In deze gevallen is zorg (deels) niet geleverd, maar wél doorbetaald.

Gemeente Haarlemmermeer heeft de landelijke aanpak gehanteerd waarbij zorgleveranciers alternatieve zorglevering mochten verlenen en factureren. Voor meerkosten en continuïteitsbijdragen zijn afzonderlijke afspraken gemaakt. In totaal is €0,8 miljoen aan meerkosten en continuïteitsbijdragen overeengekomen. • Prestatielevering bij reguliere inkopen: Bij bepaalde ‘typen’ inkoop zijn prestaties niet+en of in mindere mate geleverd ten opzichte van de contractuele afspraken. Voorbeelden zijn beveiliging, catering en schoonmaak. Gemeente Haarlemmermeer heeft dit nader inzichtelijk gemaakt en nader geanalyseerd. Dit is in voldoende mate opgepakt. • Interne beheersing: In relatie tot het nieuwe (thuis)werken ontstonden er wel praktische problemen, maar niet met significante impact op de jaarrekeningcontrole. Het gebruik van IT-middelen vanuit huis kan risicovol zijn. Bijvoorbeeld omdat het wifi-netwerk van thuiswerkers storingen vertoont waardoor die genoodzaakt zijn om informatie, waaronder ook privacygevoelige, naar hun privéadres te mailen. Dit heeft de aandacht binnen Haarlemmermeer. 7I

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Ontwikkelingen 2020

Conclusie Speerpunten

In dit hoofdstuk beschrijven we de ontwikkelingen bij gemeente Haarlemmermeer langs drie verschillende domeinen:

Ontwikkelingen 2020

Het jaar 2020 stond voornamelijk in het teken van corona en wat de gevolgen hiervan zijn. Niet alleen de gevolgen voor de maatschappij en de economie maar ook op het ruimtelijke domein in gemeente Haarlemmermeer.

Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering

Jaarverslag

Voor het sociaal domein geldt dat er wederom maximaal is gesteund op interne controles. De tekorten in relatie tot het sociaal domein (met name Jeugdzorg) lopen wel op. Bij de bedrijfsvoering staan we met name stil bij de status van de interne beheersing.

Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

8

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Het jaar 2020 stond ook voor de ruimtelijke projecten in het teken van Covid-19

Conclusie Speerpunten

Het jaar 2020 stond ook voor de ruimtelijke projecten in het teken van Covid-19, maar de resultaten 2020 zijn beter dan bij het tMPG

Het risicoprofiel van de grondexploitaties stijgt vooral door project Badhoevedorp en de toevoeging van Lincolnpark Tweede Fase

Ontwikkelingen 2020

Het jaar 2020 stond voornamelijk in het teken van Covid-19 en wat de gevolgen hiervan zijn. Niet alleen de gevolgen voor de maatschappij en de economie maar ook de gevolgen op de ruimtelijke projecten in gemeente Haarlemmermeer. Ondanks corona is in alle projecten voortgang geboekt. De markt voor met name woningbouw is goed en ook op verschillende bedrijventerreinen hebben grondverkopen plaatsgevonden.

In 2020 is een positief bedrijfsresultaat grondbedrijf gehaald. Dit positieve resultaat wordt met name gerealiseerd door (tussentijdse) winstneming (ad €2,6 miljoen) en een vrijval van de voorziening voor negatieve plannen van €1,3 miljoen. De voorziening voor negatieve grondexploitaties is hierdoor gedaald naar €35,6 miljoen (2019: €36,9 miljoen), voornamelijk door het afsluiten van Lincolnpark Eerste Fase.

In het tMPG 2020 (per 1 juli 2020) waren reeds de eerste effecten van Covid-19 verwerkt, voornamelijk vertraging in het moment waarop opbrengsten worden verwacht. Daarnaast zijn scenario’s doorgerekend om op totaalniveau een gevoel te krijgen wat de effecten kunnen zijn op de gebiedsontwikkelingen. De uitkomst was een gevoeligheidsanalyse op basis van een aantal parameters. Deze scenario’s zijn geactualiseerd in het MPG per 1 januari 2021 (MPG 2021). We vinden dat Haarlemmermeer deze scenario’s zorgvuldig heeft uitgewerkt.

De project gerelateerde risico’s zijn (conform het MPG 2021) gestegen naar €37,0 miljoen (2019: €24,9 miljoen). Deze stijging wordt met name veroorzaakt door het nieuwe project Lincolnpark Tweede Fase, waardoor het totale gewogen saldo van kansen en risico’s toeneemt met €4,3 miljoen. Daarnaast is het gewogen saldo van kansen en risico’s van het project Badhoevedorp toegenomen met €4,1 miljoen door het risico op onvoldoende VTA-budget en vertragingen. Daarnaast is de kans op extra grondopbrengsten gedaald.

Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering

Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

De parameters voor de grondexploitaties zijn ‘voorzichtig’ ingeschat De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op, de zogenaamde jaarschijven, waarin een schatting is opgenomen van de te maken kosten en opbrengsten. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten en parameters beoordeeld. De parameters voor de grondexploitaties zijn voorzichtig ingeschat.

Ontwikkeling risicoprofiel grondexploitaties €60.000.000 €40.000.000 €20.000.000 €0

Prognose resultaat

Risico's 2020

2019

Verliesvoorziening

9

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering

Jaarverslag

Schatting

Beoordeling 2020

Beoordeling Toelichting 2019

Gehanteerde rekenrente

De gemeente hanteert voor de grondexploitaties een interne rekenrente, zijnde het gewogen gemiddelde van verstrekte en nieuwe leningen. Deze is 1,5% (2019: 1,5%).

Kostenstijging

Dit is het percentage waarmee wordt verwacht dat de kosten zullen stijgen. Haarlemmermeer hanteert een percentage van 1,7% (2019: 2,0%).

Opbrengstenstijging

Dit is het percentage waarmee wordt verwacht dat de opbrengsten zullen stijgen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen woningen ad 1,7% (2019: 2,0%) en overig van 1,3% (2019: 1,5%).

Verkoopprijzen

Elk jaar stelt de raad van Haarlemmermeer de hoogte van de grondprijzen vast. Haarlemmermeer voert een grondprijsbeleid waarbij de waarde van de grond gerelateerd is aan de daarop te realiseren bestemming of functie.

Ramingen

In de grondexploitaties worden detailberekeningen gemaakt over de nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten. Hierin wordt onder andere rekening gehouden met posten ‘onvoorzien’. We concluderen dat deze ramingen voorzichtig zijn bepaald.

Overall oordeel

In zijn algemeenheid kan gezegd worden dat de parameters ‘voorzichtig’ zijn bepaald.

Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen Controleverschil

Voorzichtig

Evenwichtig

Optimistisch

Controleverschil

9I

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Overige belangrijke ontwikkelingen in relatie tot het ruimtelijke domein

Conclusie Speerpunten

De samenwerkingsovereenkomst met SGN is beëindigd

Ontwikkelingen 2020

In 2005 heeft gemeente Haarlemmermeer met Stallingsbedrijf Glastuinbouw Nederland (SGN) om praktische redenen afgesproken om grond via de gemeente aan te kopen, zodat dit later teruggeleverd zou kunnen worden aan SGN.

Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering

Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing was daarnaast een risico opgenomen die hieraan was gerelateerd, namelijk ‘Inroepen garantie Stallingsbedrijf Glastuinbouw’. Gemeente Haarlemmermeer stond namelijk garant voor SGN. Eind 2020 heeft u als raad besloten tot beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst met SGN. De geplande ontwikkeling is niet goed op gang gekomen. Als onderdeel van de beëindiging is de lening afgelost, waarmee gemeente Haarlemmermeer het volledig eigendom over de gronden heeft verkregen en deze post is afgeboekt. De verkregen gronden zijn nu opgenomen onder de strategische gronden (materiële vaste activa). De waarde van de verkregen gronden was lager dan de garantstelling, waardoor gemeente Haarlemmermeer een bijdrage heeft moeten leveren in het liquidatieverlies. Dit bedrag is ten laste gekomen van de algemene dekkingsreserve.

De ongecorrigeerde fouten (€0,2 miljoen) en onzekerheden (€0,3 miljoen) in relatie tot de omgevingsvergunningen zijn gestegen ten opzichte van 2019 Er blijken fouten en onzekerheden uit meerdere door VIC beoordeelde (bedrijfsmatige) aanvragen voor omgevingsvergunningen die zijn behandeld door de omgevingsdienst. Er is niet voldoende controle-informatie verkregen om de juistheid van de opgelegde leges te toetsen. Middels extrapolatie is de totale fout en onzekerheid berekend over de totale massa van aanvragen van (bedrijfsmatige) omgevingsvergunningen behandeld door de omgevingsdienst. De totale fout betreft €0,2 miljoen en de onzekerheid betreft €0,3 miljoen. In 2019 rapporteerden we ook een fout van €0,2 miljoen maar geen onzekerheden in relatie tot de omgevingsvergunningen. Waar we voorgaand jaar rapporteerden dat er zichtbare verbeteringen waren ten opzichte van 2018, lijkt er nu dus sprake te zijn van een terugval. Daar komt bij dat de fout van €0,2 miljoen en de onzekerheid van €0,3 miljoen de ongecorrigeerde bevindingen betreffen. Vanuit de verbijzonderde interne controle van Haarlemmermeer zijn initieel meer bevindingen gerapporteerd, maar die zijn grotendeels hersteld. We hebben het college aangeraden om het met de omgevingsdienst overeengekomen verbeterplan opnieuw onder de aandacht te brengen.

Dit verbeterplan bevat met name een aanvullend kader om de opgegeven bouwsom te toetsen voor situaties waarin het bouwkostenkompas niet goed bruikbaar is. 9II

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

De gewenste ombuigingen zijn nog niet gerealiseerd op het sociaal domein

Conclusie Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering

Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

Het sociaal domein kent een stevige opgave. Sinds 2015 is er sprake van een stijging van het aantal inwoners dat gebruikmaakt van maatwerkvoorzieningen (Jeugd en Wmo). Voor het derde jaar op rij wordt Haarlemmermeer geconfronteerd met tekorten binnen het sociaal domein. Het betreft vooral een tekort op de jeugdzorg, wat ook landelijk het beeld is. Ondanks de extra middelen van het Rijk is Haarlemmermeer nog niet in staat gebleken haar wettelijke taken uit te voeren binnen het daarvoor beschikbare budget. Wanneer de begrote kosten tegen de gerealiseerde kosten worden afgezet, is er wel sprake van een overschrijding van €0,8 miljoen (Beleidsdoel Zorg en ondersteuning thuis) ten opzichte van begroting na wijzigingen. Dit is tevens €8,5 miljoen hoger dan de originele begroting. Vergelijken we de lasten met 2019, dan zien we dat de lasten van beleidsdoel A met €4,2 miljoen zijn gestegen (een stijging van 7,6%).

We raden aan om het inzicht in taakstellingen in het kader van het sociaal domein meer expliciet te maken U als raad wordt door het college periodiek op de hoogte gesteld van de voortgang van de ombuigingen in het sociaal domein. We stellen vast dat in de jaarstukken, maar ook in de andere P&C-documenten (voorjaarsrapportage, najaarsrapportage, begroting 2020) niet veel tekst is opgenomen over de huidige stand van zaken ten aanzien van de taakstellingen c.q. de transformatie die moet worden gerealiseerd. In het najaar van 2020 heeft het college toegezegd de raad periodiek te informeren over de stand van zaken binnen het programma Zorg en Werk door middel van een aparte financiële kwartaalrapportage. In de eerste kwartaalrapportage 2021 zal ook worden teruggeblikt op de behaalde resultaten van de maatregelen die zijn ingezet om de taakstelling sociaal domein te realiseren.

De impact van corona op het sociaal domein Het sociaal domein in 2020 stond logischerwijs in het teken van de coronacrisis. De crisis had grote impact op welzijnswerk, jongerenwerk, jeugdpreventie, mantelzorg, vrijwilligersorganisaties, inclusie, inburgering, etc. In de eerste plaats was de impact groot omdat de crisis leidde tot een nieuwe, grotere vraag van inwoners om ondersteuning. Eenzaamheid, psychische problematiek en (zorgen over) armoede namen toe. Vanuit de samenwerkingspartners van gemeente Haarlemmermeer in de sociale basis, zoals bewonersinitiatieven, buurthuizen en vrijwilligersorganisaties, krijgt gemeente Haarlemmermeer signalen dat de vraag aan deze organisaties toeneemt. Ook steeds meer data onderschrijven deze ontwikkeling. De grote afwijkingen op beleidsdoel D (bestaansminimum) ten opzichte van zowel voorgaand jaar als begroting, hebben betrekking op ToZo die saldoneutraal is verwerkt. Immers het Rijk vergoedt deze verstrekkingen een-opeen met daarnaast nog een vergoeding per te beoordelen aanvraag. Lasten per beleidsdoel in programma ‘Zorg en Werk’

Begroting Begroting Rekening Rekening origineel gewijzigd 2020 2019 (x 1.000) (x 1.000) (x 1.000) (x1.000)

A: Zorg en ondersteuning thuis

€51.061

€58.650

€59.480

€55.296

B: Zorg en ondersteuning verblijf

€9.572

€11.131

€11.158

€8.976

C: Werk boven uitkering

€7.346

€9.462

€9.581

€8.462

D: Bestaansminimum

€37.715

€66.510

€67.293

€38.137

Totaal

€105.694

€145.753

€147.512

€110.871

10

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Net als voorgaand jaar wordt er maximaal gesteund op interne controles

Conclusie Speerpunten Ontwikkelingen 2020 Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering

Er wordt maximaal gesteund op verbijzonderde interne controles rondom prestatielevering en tussentijdse afstemming met zorgleveranciers Voor het sociaal domein geldt dat maximaal wordt gesteund op verbijzonderde interne controles rondom prestatielevering en tussentijdse afstemming met zorgleveranciers. De gemeente is dus niet afhankelijk van de productieverantwoordingen van de instellingen. Net als voorgaand jaar heeft deze aanpak weer goed gewerkt. De volgende randvoorwaarden zijn hierbij leidend geweest:

Jaarstukken

• tussentijdse afstemming met instellingen met een (verwachte) productie van > €125.000; • voortzetting afgesproken interne controlemaatregelen inclusief uitgebreide toets op het aspect ‘prestatielevering’; • verantwoording op basis van voorlopige productierapportages.

Vooruitblik 2021

Bijzondere bijstand; rechtmatigheidsfout van €0,7 miljoen vanwege voorwaardencriterium

Jaarverslag

Samenwerking Bijlagen

Voor wat betreft de onrechtmatigheid bij bijzondere bijstand geldt dat voor de regelingen Haarlemmermeer Doet Mee (HMDM) voor volwassenen, de tegemoetkoming schoolkosten en de computerregeling niet wordt onderzocht of de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn na financiële verstrekking aan inwoners. Omdat in de lijn niet is onderzocht of de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn na verstrekking aan inwoners, is vervolgonderzoek uitgevoerd. Hieruit is gebleken dat voor een gedeelte van de kosten vaststaat dat niet is voldaan aan het voorwaardencriterium. Dit heeft een financiële rechtmatigheidsfout tot gevolg van €686.000.

Landelijke ‘formele’ fouten rondom pgb’s leiden niet tot onrechtmatigheid’ Voor alle cliënten die een pgb-budget ontvangen worden door de gemeente beschikkingen verstrekt aan de cliënt. Conform landelijke afspraken verzorgt de Sociale Verzekeringsbank (SVB) het administratieve proces rondom de pgb-verstrekkingen en legt daarover verantwoording af aan de gemeenten. Daar wordt echter niet getoetst op het aspect prestatielevering. Doordat de gemeente zelf proactief uitgebreide tests heeft uitgevoerd op aspecten zoals het beoordelen van de rechtmatigheid zorgvraag, administratieve afhandeling en vaststellen en verwerken van pgb’s (inclusief prestatielevering), is zelfstandig zekerheid verkregen over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de te verantwoorden lasten in het kader van de pgb’s.

Formele onrechtmatigheid in relatie tot de identificatieplicht In artikel 17 van de Participatiewet is een identificatieplicht opgenomen met een ID-bewijs. Veel gemeenten, waaronder Haarlemmermeer, hebben ervoor gekozen om identificatie via DigiD, BRP en Suwinet toe te staan voor ToZo 1, 2 en 3. In overleg met het Rijk is dit als een formele onrechtmatigheid gedefinieerd en daarom niet van invloed op ons oordeel. Deze formele onrechtmatigheid is gelijk aan de totale omvang van verstrekkingen (levensonderhoud en kapitaalverstrekking) ad €20,0 miljoen. Wij lichten dit wel toe in de SiSa-bijlage. Voor ToZo 4 geldt de identificatieplicht conform artikel 17 overigens weer wel.

10I

Accountantsverslag gemeente Haarlemmermeer 2020 Aanbiedingsbrief Kernboodschappen

Een aantal ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering (1/2)

Conclusie Speerpunten

Wij hebben geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd

Ontwikkelingen 2020

Er zijn geen nieuwe (significante) tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd tijdens de jaareindecontrole. We hebben gereflecteerd op de genomen stappen door het college op de eerder gemelde tekortkomingen. In onze rapportage interim-bevindingen hebben wij gerapporteerd dat zes van de 21 bevindingen uit 2019 zijn opgevolgd. Daarnaast hebben we bij de interim-controle 2020 één nieuwe bevinding geconstateerd. De resterende 16 oude bevindingen zijn onderhanden en daarvan resteerden er zeven met prioriteit ‘hoog’. Hiervan waren er zes gerelateerd aan de beheersing van de IT-omgeving. In de zomer van 2021 zullen we ons begrip van de beheersing van de IT-omgeving wederom actualiseren. Daarnaast was er één bevinding gerelateerd aan de aanbestedingen. Omdat de totale onrechtmatigheid uit aanbestedingen is afgenomen en omdat de interne beheersing hier rondom is verbeterd, hebben we deze teruggeschakeld naar prioriteit ‘middel’.

Ruimtelijk domein Sociaal domein Bedrijfsvoering

Jaarverslag Jaarstukken Vooruitblik 2021 Samenwerking Bijlagen

Wij zijn verplicht melding te maken van onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Bij onze controle is in dit opzicht niets naar voren gekomen wat aan u moet worden gemeld.

De derde lijn vanuit het 3LM nader toegelicht In de achterliggende jaren heeft het thema ‘Control’ steeds een belangrijke plaats gehad in de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Naar aanleiding van toenmalige gebeurtenissen is een perspectief geschetst rondom de doorontwikkeling van control in de organisatie en de versterking van de ‘checks and balances’ op basis van het ‘three lines of defence’-model. Dat heeft in 2018 geresulteerd in een ‘Visie op Control’ en een ‘Controlstatuut’.

In het raadsvoorstel bij de Visie op Control en het Controlstatuut was voorzien om na twee jaar een evaluatie uit te voeren. Deze evaluatie wordt op dit moment door Corporate Control uitgevoerd. De derde lijn vanuit het 3LM bestaat bij Haarlemmermeer uit de auditfunctie waaronder ook de VIC-functie en Corporate Control als toezichthouder op het systeem van control. De VIC-adviseurs voeren interne controles uit, c.q. coördineren controles op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel-kritische processen. Daarnaast adviseren zij, samen met de corporate controller, over verbeteringen in de eerste en tweede lijn. Naast de VIC-functie en Audit bestaat Corporate Control uit de organisatiebrede Corporate Control-functie en Informatie- en gegevensbeveiliging (en sturing op opvolging IT-auditbevindingen). Voorgaand jaar is vanuit Corporate Control de beweging ingezet om de controlefunctie te versterken en meer naar de voorkant te komen (signaleren en verbeteren aan de voorkant en minder correctie achteraf). Ook is er de ambitie om meer gebruik te maken van IT-tooling om de beheersing van VIC maar ook Informatie- en gegevensbeveiliging meer efficiënt en meer effectief te maken. In het hoofdstuk over de rechtmatigheidsverantwoording reflecteren we op dit push-leftprincipe.