8. Concept opdrachtbrief 2024 Haarlemmermeer

Aan de gemeenteraad van gemeente Haarlemmermeer ter attentie van de heer van der Rhee Taurusavenue 100 2132 LS Hoofddorp 7 mei 2024 Referentie: <Document ID>

Betreft: controle van de jaarrekening – boekjaar eindigend op 31 december 2024 Geachte heer van der Rhee, In verband met onze doorlopende opdracht voor de accountantscontrole van de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer willen wij in deze brief de uitgangspunten voor ons optreden als onafhankelijke accountant en de verantwoordelijkheden van de gemeenteraad (‘Raad’), het college van burgemeester en wethouders (‘College’) en onszelf uiteenzetten. De belangrijkste punten met betrekking tot onze samenwerking zijn opgenomen in uw programma van eisen en wensen zoals opgenomen in uw programma van eisen inzake de aanbesteding accountantsdiensten d.d. 6 januari 2021 en onze offerte d.d. 24 februari 2021. De hierin opgenomen condities zijn onverkort van kracht en zullen wij niet herhalen in deze opdrachtbevestiging die vooral specifieke voorwaarden met betrekking tot ons beroep bevat. De opdrachtbevestiging is een aanvulling op de ‘Overeenkomst accountantsdiensten tussen Gemeente Haarlemmermeer en PwC NV’ d.d. 17 juni 2021.

1. Accountantscontrole 1.1.

Opdracht

Onze verantwoordelijkheid als accountant van gemeente Haarlemmermeer is het onderzoeken of de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2024 zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede de rechtmatigheidsverantwoording getrouw weergeeft in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) en de Beleidsregels toepassing Wet normering topinkomens (‘WNT’). Daarnaast zullen wij onderzoeken ingevolge artikel 213 lid 3 (b) van de Gemeentewet of de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet (hierna: de specifieke uitkeringen) rechtmatig tot stand zijn gekomen. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

Ons oordeel over de jaarrekening omvat niet de andere informatie in de jaarstukken van de gemeente. Op basis van de vereisten in de Nederlandse controlestandaarden dienen wij de andere informatie te lezen en, al doende, te overwegen of de andere informatie materieel inconsistent is met de jaarrekening of met onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole, of anderszins materiële afwijkingen lijkt te bevatten. Deze werkzaamheden hebben nadrukkelijk niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Wij zullen in dit kader nagaan of de overige financiële en niet-financiële gegevens die in of bij de jaarstukken zijn opgenomen verenigbaar zijn met de jaarrekening. Wij zullen daarbij met name nagaan of het jaarverslag overeenkomstig artikelen 25 en 26 van het BBV is opgesteld en of uit onze werkzaamheden geen materiële afwijkingen zijn gebleken. In onze controleverklaring zullen wij afzonderlijk rapporteren over de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

1.2.

Verantwoordelijkheden van het college

U erkent en begrijpt dat het college verantwoordelijk is voor: • het opmaken van de jaarrekening die een getrouw beeld dient weer te geven in overeenstemming met het BBV en de Beleidsregels toepassing WNT; • de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen, in overeenstemming met de invulwijzer SiSa; • een zodanig systeem van interne beheersing dat noodzakelijk is om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten; • het opstellen van de informatie zoals opgenomen in de hierboven genoemde paragraaf 1.1; • het afwegen of de gemeente in staat is om de risico’s vanuit de normale bedrijfsvoering financieel op te vangen en de bedrijfsvoering zonder tussenkomst van de provinciale toezichthouder voort te zetten. U moet gebeurtenissen en omstandigheden waarvoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeente de financiële risico’s kan opvangen en haar bedrijfsvoering kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening; • het voldoen aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op de activiteiten van de gemeente.

U zult ons onbeperkte toegang verschaffen tot: • alle informatie die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals de vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden en eventueel aanvullende informatie die relevant is voor onze controle; • alle personen binnen de gemeente van wie wij vaststellen dat het noodzakelijk is controleinformatie te verkrijgen. Het college dient erop toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht, met inbegrip van die rechten en verplichtingen die al bestaan maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door een accountantscontrole worden ontdekt. Al bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden zullen op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking moeten worden gebracht.

1.3.

Verantwoordelijkheden van de accountant

Wij zullen de controle van de jaarrekening verrichten in overeenstemming met Nederlands recht waaronder de Nederlandse controlestandaarden, zoals onder meer opgenomen in het Besluit

Gemeente Haarlemmermeer, 7 mei 2024, <Document ID>

Pagina 2 van 10

accountantscontrole decentrale overheden en de Beleidsregels toepassing WNT, inclusief het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij dienen te voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften, waaronder de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants. Voorts zullen wij onze controle zodanig plannen en uit voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden, maar hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente.

Een controle omvat ook het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de gebruikte WNT-eisen van financiële rechtmatigheid en van de voorwaarden van de specifieke uitkeringen en de redelijkheid van de door het college van de gemeente gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij willen er de aandacht op vestigen dat een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude, fouten of andere illegale activiteiten mogelijk onontdekt blijft. Dit is een onvermijdbaar risico dat zelfs bestaat indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden. Dit is het gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan de controle evenals de beperkingen die inherent zijn aan elk systeem van interne beheersing. Deze ‘andere beperkingen’ omvatten onder meer subjectieve factoren zoals te onderzoeken posten, aard, omvang en moment van de werkzaamheden en de uitleg van resultaten uit de uitgevoerde werkzaamheden.

1.4. Fraude en naleving van specifieke wet- en regelgeving 1.4.1. Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude ligt bij het college, onder toezicht van de gemeenteraad. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Uw proces voor het identificeren van risico’s, inclusief risico’s met betrekking tot fraude en corruptie, die relevant zijn voor de doelstellingen van de financiële verslaggeving, het inschatten van de significantie van de risico’s, het beoordelen van de waarschijnlijkheid dat ze zich voordoen en het beslissen over acties om die risico’s aan te pakken (‘uw (fraude)risicobeoordeling’) moet in de gegeven omstandigheden naar behoren worden uitgevoerd. Vanwege de kenmerken van fraude, met name die kenmerken die betrekking hebben op samenspanning en/of vervalsing van documenten, is het toch mogelijk dat een controle die is ingericht en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een materiële fraude niet ontdekt. Aangezien onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat die het gevolg zijn van fraude of fouten, is onze controleopdracht niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude.

Indien wij tijdens de uitvoering van de controle signalen van fraude ontdekken, zullen wij aanvullend onderzoek doen

Gemeente Haarlemmermeer, 7 mei 2024, <Document ID>

Pagina 3 van 10

naar de aard en omvang van de fraude, ongeacht de mogelijke omvang en aard van de vermoedelijke fraude. Als wij aanwijzingen van fraude ontdekken, of een redelijk vermoeden van fraude hebben, melden wij dit primair aan het College en secondair aan de Raad. Als u in het geval van materiële fraude met betrekking tot financiële verslaggeving geen passende actie onderneemt, zijn wij verplicht dit te melden bij de relevante autoriteiten.

1.4.2. Nadere voorschriften NOCLAR (Non-Compliance with Laws and Regulations) Voor ons gelden de Nadere voorschriften NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door uw gemeente. In het voorkomende geval moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie en afhankelijk van de omstandigheden kan het ons op grond van de van toepassing zijnde wet- of regelgeving worden verboden om dergelijke meldingen met u te bespreken.

1.5.

Bevestiging van het college bij de jaarrekening

Wij zullen het college verzoeken de mededelingen die in het kader van onze controlewerkzaamheden aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen voorafgaand aan het afgeven van onze controleverklaring bij de jaarrekening. Met name zullen wij informeren naar het oordeel omtrent inschattingen en subjectieve posten en de toereikendheid van de interne beheersingsmaatregelen. Voorts zullen wij het college vragen schriftelijk te bevestigen dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, zowel afzonderlijk als in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten zal in de schriftelijke bevestiging van het college bij de jaarrekening worden opgenomen of eraan worden gehecht. In het kader van de Nederlandse controlestandaard 240, ‘De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten’, zullen wij u tevens vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: • Het college erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude.

• Het college heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het college van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude. • Het college heeft aan ons zijn kennis verstrekt met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de entiteit van invloed zijn en waarbij betrokken zijn: − het college; − werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing; − anderen in het geval dat de fraude een materieel effect zou kunnen hebben op de financiële overzichten. • Het college heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de financiële overzichten van de entiteit van invloed zijn en waarvan het kennis heeft verkregen via (voormalige) werknemers, analisten, regelgevers of toezichthouders of via anderen.

1.6.

Rapportages

Wij zullen over de uitkomsten van onze werkzaamheden aan u rapporteren in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin het, op basis van onze controlebevindingen, noodzakelijk kan zijn de vorm en de inhoud van onze verklaring aan te

Gemeente Haarlemmermeer, 7 mei 2024, <Document ID>

Pagina 4 van 10

passen. Onze controleverklaring bevat onder andere informatie ter ondersteuning van ons oordeel, waaronder informatie over de controleaanpak van frauderisico’s en veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. In aanvulling op onze controleverklaring bij de jaarrekening zullen wij de Raad en het College op de hoogte brengen van eventueel door ons gedurende de controlewerkzaamheden geconstateerde significante onvolkomenheden in de interne controle, inclusief procedures met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking, die relevant zijn voor de controle. Aangezien onze controle niet in de eerste plaats is gericht op het constateren van dergelijke onvolkomenheden, mag niet worden verwacht dat onze werkzaamheden alle onvolkomenheden die bij een uitgebreider en gerichter onderzoek naar voren zouden komen, aan het licht zullen brengen. Ook zullen wij, op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, verslag uitbrengen omtrent de bevindingen voortvloeiend uit ons onderzoek die onder de aandacht dienen te worden gebracht van de Raad en het College.

1.7.

Aanvullende dienstverlening

Naast de controle van de jaarrekening voeren wij, op uw verzoek, controles uit op subsidie- en andere verantwoordingen. Deze controles zullen worden uitgevoerd overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten en, voor zover beschikbaar, in overeenstemming met de voor deze verantwoordingen geldende controleprotocollen of anderszins geldende specifieke voorschriften. Voor zover onze werkzaamheden voor deze verantwoordingen niet onderwerp zijn van een aparte opdrachtbevestiging, zullen zij worden verricht als onderdeel van onze controlewerkzaamheden en de voorwaarden van toepassing op onze controleopdracht (zoals in deze brief omschreven) zijn ook van toepassing op deze verantwoordingen. Wij aanvaarden uitsluitend verantwoordelijkheid jegens u en de derde ten behoeve van wie deze werkzaamheden worden uitgevoerd, maar niet jegens andere derden die deze verantwoordingen in handen zouden krijgen.

2. Overige bepalingen 2.1.

Onafhankelijkheid en objectiviteit

Op grond van de op ons van toepassing zijnde regelgeving dienen wij in onze dienstverlening als accountants ten aanzien van onze assuranceklanten onafhankelijk te zijn. De regelgeving bevat onder andere beperkingen ten aanzien van de diensten die wij aan onze assuranceklanten kunnen verlenen.

2.2. Optreden accountant in de Raad of commissies

Wij kunnen worden verzocht om aanwezig te zijn in de raads- of commissievergadering en daarin het woord te voeren over onze controlewerkzaamheden en onze controleverklaring bij de jaarrekening. Wij benadrukken dat wij alleen vragen met betrekking tot de controle en de controleverklaring bij de jaarrekening kunnen beantwoorden. Deze kunnen betrekking hebben op de doelstelling en reikwijdte van de controle, de controleaanpak, het toetsen van het stelsel van interne beheersingsmaatregelen voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening, de uitvoering van de controlewerkzaamheden en de inhoud van de controleverklaring. Alle overige vragen met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag of met betrekking tot de relatie tussen de gemeente en de accountant, dienen in beginsel door de voorzitter van de vergadering te worden beantwoord of te worden doorverwezen naar een lid van het College of de voorzitter van de auditcommissie. U zult ons ten behoeve van ons optreden in de raads- of commissievergadering voor de duur van deze vergadering ontslaan van onze geheimhoudingsplicht.

Gemeente Haarlemmermeer, 7 mei 2024, <Document ID>

Pagina 5 van 10

Teneinde ons de gelegenheid te bieden om de juiste en volledige weergave van onze antwoorden op de gestelde vragen te kunnen nagaan, verzoeken wij u ons de conceptnotulen van de vergadering, voor zover wij daarin geciteerd worden, tijdig te doen toekomen.

2.3. Geprivilegieerde informatie Het is uw verantwoordelijkheid om alle relevante informatie te verstrekken die wij nodig hebben voor onze werkzaamheden. Het kan voorkomen dat die informatie (of delen ervan) onderworpen is aan een wettelijk verschoningsrecht. Wij willen benadrukken dat alle door ons ontvangen informatie als nietgeprivilegieerd zal worden behandeld, tenzij u (of uw juridisch adviseur) ons schriftelijk meedeelt dat op bepaalde documenten die voor onze werkzaamheden van belang zijn, een wettelijk verschoningsrecht van toepassing is. In dat geval zullen wij dergelijke geprivilegieerde informatie afzonderlijk in ons controledossier opslaan en deze informatie duidelijk als geprivilegieerde informatie markeren. Indien ons – in het kader van onze controlewerkzaamheden – de toegang tot informatie wordt ontzegd, zullen wij beoordelen of wij over voldoende geschikte controle-informatie beschikken om ons een oordeel te vormen op basis van andere beschikbaar gestelde informatie, hetgeen van invloed kan zijn op het oordeel van de accountant. In het kader van deze brief wordt onder ‘geprivilegieerde informatie’ verstaan: elk elektronisch opgeslagen of papieren document dat door u of uw juridisch adviseur aan ons is verstrekt en dat voldoet aan elk van de volgende criteria: 1.

U of uw juridisch adviseur verzoekt ons schriftelijk om het document als geprivilegieerde informatie te behandelen. 2. Het document is duidelijk voorzien van de vermelding ‘geprivilegieerd en vertrouwelijk’ in de titel of is duidelijk opgesteld door de juridisch adviseur. 3. Het document gaat vergezeld van een schriftelijke verklaring waarom het door u of uw juridisch adviseur als vallend onder een wettelijk verschoningsrecht wordt beschouwd. Onder ‘juridisch adviseur’ wordt verstaan: een advocaat ingeschreven op het tableau van de Nederlandse orde van advocaten of een buitenlands equivalent, of een notaris of kandidaat-notaris in de zin van de Wet op het notarisambt of een buitenlands equivalent.

2.4. Toegang tot dossiers Alle (digitale) werkpapieren en dossiers en andere materialen, rapporten en zaken gecreëerd, ontwikkeld of uitgevoerd door PwC als onderdeel van onze opdracht (inclusief geprivilegieerde informatie), zijn eigendom van PwC. Wij kunnen verplicht worden om aan overheidsinstanties op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften informatie te verschaffen of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen, bijvoorbeeld aan het Openbaar Ministerie, de AFM (Autoriteit Financiële Markten), de ACM (Autoriteit Consument & Markt) en andere toezichthouders, de belastingdienst of de FIOD-ECD (Fiscale Inlichtingen en Opsporingsdienst & Economische Controledienst). Als onderdeel van onze verplichting tot vertrouwelijkheid zijn we in sommige gevallen verplicht om uw schriftelijke toestemming te verkrijgen voordat we derden toegang tot onze dossiers verlenen. Als we een dergelijk verzoek ontvangen, nemen we in die gevallen zo snel mogelijk contact met u op om de voorwaarden te bespreken waaronder we aan dit verzoek kunnen voldoen en om uw toestemming te verkrijgen.

Gemeente Haarlemmermeer, 7 mei 2024, <Document ID>

Pagina 6 van 10

In het geval dat u (of uw juridisch adviseur) ons heeft laten weten dat het verschoningsrecht van toepassing is op een of meer documenten in onze werkpapieren, zullen wij contact met u opnemen, voor zover toegestaan onder de toepasselijke wetgeving, om u in staat te stellen te bevestigen of dat verschoningsrecht nog steeds van toepassing is. In het geval dat u (of uw juridisch adviseur) ons meedeelt dat het verschoningsrecht nog steeds van toepassing is, zullen wij de overheidsinstantie informeren dat onze werkdocumenten geprivilegieerde informatie bevatten. In het geval dat wij u mogen informeren, kunt u de kwestie desgewenst ook zelf met die overheidsinstantie bespreken. Ten slotte kan de Auditdienst Rijk (‘ADR’) in het kader van zijn toezichthoudende rol verzoeken om een review uit te voeren op de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Een dergelijk verzoek zal altijd eveneens aan u kenbaar worden gemaakt. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, zullen wij zo spoedig mogelijk contact met u opnemen. De met deze review verband houdende kosten zullen wij aanvullend bij u in rekening brengen.

2.5. Publicatie van documenten met de naam van PwC De controleverklaring is (tezamen met de jaarrekening) bestemd om te worden overgelegd aan de Raad. Onze controleverklaring (via de website en/of ibabs) en rapportages mogen pas openbaar gemaakt worden (via ibabs) na onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Deze toestemming geven wij in onze aanbiedingsbrieven van onze producten (auditplan, raadsbrief met interim bevindingen en accountantsverslag. Onder openbaarmaking wordt verstaan het verspreiden van een kopie of een gedrukt exemplaar van de jaarrekening en het opnemen van de jaarrekening in zijn geheel op uw internetsite. Mocht u het voornemen hebben om het jaarstukken op uw internetsite te plaatsen of om een gedrukt exemplaar van de jaarrekening te maken, dan verzoeken wij u contact met ons op te nemen zodat we de kopie kunnen beoordelen op consistentie met de gecontroleerde versie. Ook andere documenten waarin onze naam wordt genoemd, bijvoorbeeld de rapportage interimbevindingen, het accountantsverslag of andere verantwoordingen waarbij wij een rapportage hebben afgegeven, mogen niet zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming aan derden worden verstrekt. Dit geldt eveneens voor publicatie op een internetsite.

2.6. De kwaliteit van onze dienstverlening De heer van Someren, partner, zal optreden als de externe accountant van uw gemeente. Wij willen u te allen tijde diensten leveren van een hoge kwaliteit teneinde aan uw behoeften te voldoen. Wij zullen u dan ook om feedback over onze dienstverlening vragen, zodat wij deze kunnen blijven verbeteren. Als u zelf op enig moment met ons wilt bespreken hoe onze dienstverlening zou kunnen worden verbeterd, of als u ontevreden mocht zijn over enig onderdeel van onze diensten, neemt u dan direct contact op met de persoon die verantwoordelijk is voor dat onderdeel van onze dienstverlening aan u. Mocht u dit, om welke reden dan ook, liever met iemand anders bespreken dan met die persoon, neemt u dan contact op met de heer I. Linnemeijer RA, onze businessunitleider. Zo kunnen wij u verzekeren dat uw belangen zorgvuldig worden behartigd. Wij zullen iedere klacht zorgvuldig en direct behandelen en wij zullen de resultaten daarvan met u bespreken. Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden voor onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers. Wij verzoeken u dan ook onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten.

Gemeente Haarlemmermeer, 7 mei 2024, <Document ID>

Pagina 7 van 10

2.7. Algemene verordening gegevensbescherming Wij vragen uw aandacht voor de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) die van toepassing is op het verwerken van persoonsgegevens door u en door PwC. Voor werkzaamheden die worden uitgevoerd onder de Controlestandaarden 100-3850 en adviesopdrachten geldt PwC als verwerkingsverantwoordelijke. De AVG schrijft voor dat uitsluitend gegevens die ter verwerking noodzakelijk zijn door u aan PwC ter beschikking mogen worden gesteld. Door het toesturen van persoonsgegevens aan PwC bevestigt u dat zowel het verstrekken van deze gegevens aan PwC als uw opdracht of verzoek aan PwC tot verwerking van deze gegevens in overeenstemming is met de AVG en uw interne beleid omtrent het verwerken van persoonsgegevens. U stemt ermee in de betrokkenen te informeren over de verwerking van persoonsgegevens tenzij u hiertoe niet gehouden bent op grond van toepasselijke wet- en regelgeving. De betrokkenen kunnen verwezen worden naar PwC’s online privacystatement voor meer informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens door PwC. Het privacystatement vindt u hier: www.pwc.nl/nl/onzeorganisatie/privacy-statement.html.

2.8. Overig In het kader van onze rol als accountant worden wij niet geacht op de hoogte te zijn van informatie die is verstrekt aan andere vertegenwoordigers van PwC dan die betrokken zijn bij de controle van de jaarrekening. Wij verwachten te kunnen rekenen op de volledige medewerking van uw personeel en vertrouwen erop dat alle vastleggingen, documentatie en informatie die in het kader van de controle benodigd zijn, aan ons ter beschikking zullen worden gesteld. Voor de uitvoering van deze opdracht kunnen wij gebruikmaken van beveiligde webportalen.

3. Honoraria Ons honorarium is gebaseerd op de mate van verantwoordelijkheid en vakbekwaamheid en de tijd benodigd om onze werkzaamheden te verrichten. De individuele uurtarieven variëren afhankelijk van de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en vakbekwaamheid van elk der teamleden. Ons voorstel voor het honorarium voor de werkzaamheden is samengevat in een separate brief aan de auditcommissie.

4. Overige Op alle in deze opdrachtbevestiging beschreven dienstverlening zijn de met gemeente Haarlemmermeer overeengekomen voorwaarden van toepassing. Indien u vragen hebt ten aanzien van het bovenstaande, dan verzoeken wij u vriendelijk zo spoedig mogelijk contact met ons op te nemen. Indien u met ons voorstel kunt instemmen, dan verzoeken wij u deze brief te ondertekenen en te retourneren als bevestiging van het voorgaande.

Gemeente Haarlemmermeer, 7 mei 2024, <Document ID>

Pagina 8 van 10

Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

/PwC _Partner _Signature/

N. van Someren RA partner

Wij bevestigen hierbij dat vorenstaande brief (inclusief bijlage) een juiste weergave is van de door ons aan u verstrekte opdracht en van de uitgangspunten die op de opdracht van toepassing zijn. Getekend namens gemeente Haarlemmermeer door:

Handtekening:

/Client_Signature1/

/Client_Signature2/

/Client_N ame1/

/Client_N ame2/

/Client_Position1/

/Client_Position2/

/Client_Signing _Date1/

/Client_Signing _Date2/

Naam:

Functie:

Datum:

Gemeente Haarlemmermeer, 7 mei 2024, <Document ID>

Pagina 9 van 10

Gemeente Haarlemmermeer, 7 mei 2024, <Document ID>

Pagina 1 van 10